Aikatauluta kokous tietueessa olevan yhteyshenkilön kanssa

Kun olet integroinut Google-kalenterin tai Office 365 -kalenterin, voit suunnitella kokouksia yhteyshenkilöiden kanssa yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai lipputietueista ja lähettää kalenterikutsun kokousalustoille. Voit myös lisätä Hubin käyttäjiä kokousalustoiksi.

Tämä artikkeli koskee käyttäjiä, jotka käyttävät Google-kalenteri- tai Office 365 -integraatiota HubSpotin kanssa. Jos olet yhdistänyt kalenterisi kokoustyökaluun, saat lisätietoja aikataulusivujen luomisesta ja muokkaamisesta.

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, tarjouksiin tai lippuihin.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Valitse vasemmanpuoleisessa paneelissa kokoukset Ajantaa kokous. Määritä kokous näytön alareunassa avautuvassa ikkunassa:
  • Kirjoita kokoukselle otsikko.
  • Napsauta Päivämäärä-tekstikenttää ja valitse kokouksesi päivämäärä kalenterin pudotusvalikosta tai kirjoittamalla päivämäärä käyttäen MM/DD/YY-muotoa.

• • Napsauta Aloitusaika- ja Lopetusaika-pudotusvalikoita asettaaksesi kokouksen aikataulun. Tämä perustuu selaimesi aikavyöhykkeeseen.
  • Napsauta Attendees (Osallistujat ) -pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi muita yhteystietoja ja käyttäjiä Hubissasi, joiden tulisi osallistua kokoukseen.

• • Valitse kokoustyyppi napsauttamalla Kokous tyyppi -pudotusvalikkoa. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut mukautetut puhelu- ja kokoustyypit käyttöön.
  • Napsauta Sijainti-pudotusvalikkoa ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista kokouksen sijainniksi.
    • Puhelu: Kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
    • Henkilökohtaisesti: Kirjoita osoite tekstikenttään.
    • Videoneuvottelu: Yhdistä videoneuvottelusovellus, kuten Zoom, Google Meet tai UberConference. Linkki luodaan automaattisesti kokousta luotaessa. Lue lisää HubSpotin integraatioiden käytöstä Zoomin, Google Meetin tai UberConferencen kanssa. Jos olet kehittäjä tai sinulla on kehittäjä tiimissäsi, opettele käyttämään videokonferenssien laajennuksen API:ta.
    • Mukautettu: Kirjoita mukautetut sijaintitiedot tekstikenttään.

• • Kirjoita Osallistujan kuvaus -osioon kokouksen tiedot. Kokousalustat näkevät nämä tiedot kalenterikutsussa.
    • Käytä Osallistujan kuvaus -osion alareunassa olevia muotoiluvaihtoehtoja tekstin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, tiedoston liittämiseen tai pätkän käyttämiseen.

Huomaa: Jotta voit lisätä Zoom-, Google Meet- tai UberConference-linkin kokoukseesi,HubSpot-käyttäjän sähköpostiosoitteen on vastattava Zoom-, Google Meet- tai UberConference-käyttäjän sähköpostiosoitetta.

• • Napsauta + Add Internal Note (Lisää sisäinen huomautus ) avataksesi Tiimin huomautukset -tekstiruudun. Kirjoita Tiimin muistiinpanot -tekstiruutuun sisäisiä muistiinpanoja, joita tiimisi jäsenet voivat tarkastella. Kokouskontaktiosallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Käytä alareunassa olevia muotoiluvaihtoehtoja tekstin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, tiedoston liittämiseen tai pätkän käyttämiseen.
  • Napsauta Associated with -pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi/poistaaksesi valintaruudut niiden tietueiden vieressä, jotka haluat liittää kokousaktiviteettiin.
  • Valitse Lisää Google-kalenteriin tai Lisää Office 365 -kalenteriin -valintaruutu lisätäksesi tapahtuman Google-kalenteriin tai Office 365 -kalenteriin ja lähettääksesi yhteyshenkilölle kutsun. Lisätietoja Google-kalenterin tai Office 365 -kalenterin liittämisestä CRM:ään.

• Napsauta Tallenna.
  • Jos Lisää Google-kalenteriin tai Lisää Office 365 -kalenteriin on valittu:
    • Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite täytettynä Email -ominaisuuteen, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
    • Kun kokous on sovittu, yhteyshenkilösi saa .ics-tiedoston sisältävän kutsun, jonka hän voi lisätä kalenteriinsa.
    • Hyväksytty kokous luodaan sinulle automaattisesti kalenteriin.
  • Jos Add to Google Calendar (Lisää Google-kalenteriin ) tai Add to Office 365 Calendar (Lisää Office 365 -kalenteriin ) ei ole valittuna, kokouskutsua ei lähetetä.

Kokous tallentuu sitoumuksena tietueen aikajanalle. Kun kokous on pidetty, voit määrittää kokouksen lopputuloksen, jotta voit paremmin seurata tapaamisia yhteystietojen kanssa.

• Napsauta tietueessa kokouksen sitoumuksen Toiminnot-pudotusvalikkoa ja valitse Muokkaa.

• Napsauta Tulos -pudotusvalikkoa ja valitse kokouksen tulos.

• Napsauta Tallenna. Jos valitsit lisätä tämän tapahtuman integroituun Google-kalenteriin tai Office 365 -kalenteriin, napsauta Tallenna ja lähetä päivitykset.

Huomaa: yhteystietueessa olevien kokouskuvausten muutokset lähetetään osallistujille vain, jos käytät Google-kalenteria ja olet ottanut käyttöön Google-kalenterin kaksisuuntaisen integroinnin HubSpotin kanssa. Jos käytät Office 365 -kalenteria tai integraatio ei ole käytössä, päivitä kokouksen kuvaus kalenteritapahtumassa lähettääksesi muutokset osallistujille, ei yhteystietueessa.