Aikatauluta kokous tietueessa olevan yhteyshenkilön kanssa

Kun olet integroinut Google-kalenterin tai Office 365 -kalenterin, voit suunnitella kokouksia yhteystietojen, yritys-, kauppa- tai lipputietueiden yhteystietojen kanssa ja lähettää kalenterikutsun kokousalustoille. Voit myös lisätä käyttäjiä kokousalustaksi.

Tämä artikkeli koskee käyttäjiä, jotka käyttävät Google-kalenteri- tai Office 365 -integraatiota HubSpotin kanssa. Jos olet yhdistänyt kalenterisi kokoustyökaluun, lue lisää aikataulusivujen luomisesta ja muokkaamisesta.

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, tarjouksiin tai lippuihin.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Napsauta vasemmassa paneelissa kokouksia Ajantaa kokous. Ponnahdusikkuna yhdistettyyn kalenteriin tulee näkyviin. Kokouksen määrittäminen:
  • Määritä kokouksen pituus napsauttamalla pudotusvalikkoa Duration (Kesto ).
  • Napsauta kalenterissasi haluamaasi aikaa.

• • Kirjoita kokoukselle otsikko.
  • Valitse kokoustyyppi napsauttamalla Kokous tyyppi -pudotusvalikkoa. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut mukautetut puhelu- ja kokoustyypit käyttöön.

• • Napsauta Osallistujat-pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi muita yhteystietoja ja käyttäjiä, joiden tulisi osallistua kokoukseen.

• • Napsauta avattavaa Sijainti-valikkoa ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista kokouksen sijainniksi.
    • Puhelu: Kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
    • Henkilökohtaisesti: Kirjoita osoite tekstikenttään.
    • Videoneuvottelu: Yhdistä videoneuvottelusovellus, kuten Zoom, Google Meet tai UberConference. Linkki luodaan automaattisesti kokousta luotaessa. Lue lisää HubSpotin integraatioiden käytöstä Zoomin, Google Meetin tai UberConferencen kanssa. Jos olet kehittäjä tai sinulla on kehittäjä tiimissäsi, opi käyttämään videokonferenssien laajennuksen API:ta.
    • Mukautettu: Kirjoita mukautetut sijaintitiedot tekstikenttään.

• • Kirjoita Osallistujan kuvaus -osioon kokouksen tiedot. Kokousalustat näkevät nämä tiedot kalenterikutsussa.
    • Käytä Osallistujan kuvaus -osion alareunassa olevia muotoiluvaihtoehtoja tekstin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, tiedoston liittämiseen tai pätkän käyttämiseen.

Huomaa: jotta voit lisätä Zoom-, Google Meet- tai UberConference-linkin kokoukseesi,HubSpot-käyttäjän sähköpostiosoitteen on vastattava Zoom-, Google Meet- tai UberConference-käyttäjän sähköpostiosoitetta.

• • Avaa Tiimin huomautukset -tekstikenttä valitsemalla + Lisää sisäinen huomautus. Kirjoita Tiimin muistiinpanot -tekstiruutuun sisäisiä muistiinpanoja, joita tiimisi jäsenet voivat tarkastella. Kokouskontaktiosallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Käytä alareunan muotoiluvaihtoehtoja tekstin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, tiedoston liittämiseen tai pätkän käyttämiseen.
  • Napsauta Associated with -pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi/poistaaksesi valintaruudut niiden tietueiden vieressä, jotka haluat liittää kokousaktiviteettiin.

• Napsauta Tallenna.
  
  • • Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite, joka on täytetty Email -ominaisuuteen, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
    • Kun kokous on ajoitettu, yhteyshenkilösi saa .ics-tiedoston sisältävän kutsun, jonka hän voi lisätä kalenteriinsa.
    • Kokous luodaan sinulle automaattisesti kalenteriin.

Kokous tallennetaan sitoumuksena tietueen aikajanalle. Kun kokous on pidetty, voit määrittää kokouksen lopputuloksen, jotta voit paremmin seurata tapaamisia yhteystietojen kanssa.

• Napsauta tietueessa kokoussitoumuksen Actions (Toiminnot ) -pudotusvalikkoa ja valitse Edit (Muokkaa).

• Napsauta Tulos -pudotusvalikkoa ja valitse kokouksen tulos.

• Napsauta Tallenna.

Huomaa: yhteystietueessa olevien kokouskuvausten muutokset lähetetään osallistujille vain, jos käytät Google-kalenteria ja olet ottanut käyttöön Google-kalenterin kaksisuuntaisen integroinnin HubSpotin kanssa. Jos käytät Office 365 -kalenteria tai integraatio ei ole käytössä, päivitä kokouksen kuvaus kalenteritapahtumassa lähettääksesi muutokset osallistujille, ei yhteystietueessa.