Aikatauluta kokous tietueessa olevan yhteyshenkilön kanssa

Kun olet integroinut Google-kalenterin tai Office 365 -kalenterin, voit suunnitella kokouksia yhteystieto-, yritys-, kauppa- tai lipputietueiden yhteystietojen kanssa ja lähettää kalenterikutsun kokouksen osallistujille. Voit myös lisätä käyttäjiä kokouksen osallistujiksi.

Sales HubProfessional- tai Enterprise-tilin käyttäjät, joille on varattu paikka, voivat suunnitella kokouksia muiden tilillä olevien käyttäjien puolesta, joille on myös varattu paikka.

Tämä artikkeli koskee käyttäjiä, jotka käyttävät Google-kalenteri- tai Office 365 -integraatiota HubSpotin kanssa. Jos olet yhdistänyt kalenterisi kokoustyökaluun, saat lisätietoja aikataulusivujen luomisesta ja muokkaamisesta.

Varaa itsellesi kokous työpöydälle

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, tarjouksiin tai lippuihin.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Napsauta vasemmassa paneelissa meetingsAikatauluta kokous. Ponnahdusikkuna yhdistettyyn kalenteriin tulee näkyviin. Voit määrittää kokouksen:
  • Määritä kokouksen pituus napsauttamalla pudotusvalikkoa Duration (Kesto ).
  • Napsauta kalenterissasi haluamaasi aikaa.

• • Kirjoita kokouksen otsikko.
  • Valitse kokoustyyppi napsauttamalla Kokousmuoto-pudotusvalikkoa. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut mukautetut puhelu- ja kokoustyypit käyttöön.

• • Napsauta Osallistujat-pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi muita yhteystietoja ja käyttäjiä, joiden tulisi osallistua kokoukseen.

• • Napsauta avattavaa Sijainti-valikkoa ja valitse jokin seuraavista kokouspaikkavaihtoehdoista.
    • Puhelinsoitto: kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
    • Henkilökohtaisesti: kirjoita osoite tekstikenttään.
    Videoneuvottelu: liitä videoneuvottelusovellus, kuten Zoom, Google Meet tai UberConference. Linkki luodaan automaattisesti kokousta luotaessa. Lue lisää HubSpotin integraatioiden käytöstä Zoomin, Google Meetin tai UberConferencenkanssa . Jos olet kehittäjä tai sinulla on kehittäjä tiimissäsi, opettele käyttämään videokonferenssien laajennuksen API:ta.
    
    • Mukautettu: Kirjoita mukautetut sijaintitiedot tekstikenttään.

• • Jos haluat lähettää muistutussähköposteja ennen kokousta, valitse Ajastetut muistutussähköpostit-osiossa, kuinka monta viikkoa, päivää, tuntia tai minuuttia ennen kokousta sähköpostiviesti lähetetään, kirjoita numero tekstikenttään, napsauta sitten Ajastettu muistutussähköposti -pudotusvalikkoa ja valitse mitta.
    Jos tililläsi on päällä kytkin Ota kokousmuistutus oletusarvoisesti käyttöön, uudet kokoukset perivät oletusarvoiset muistutukset. Lue, miten kokousmuistutuksen aikavyöhyke määritetään.
    • Voit lisätä enintään kolme muistutussähköpostia. Voit lisätä lisää muistutussähköposteja valitsemalla + Lisää muistutus. Jos haluat poistaa muistutuksen, napsauta roskakorin poistokuvaketta delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToJos haluat sisällyttää kutsun kuvauksen muistutussähköpostin runkoon, valitse Sisällytä kutsun kuvaus muistutussähköpostin runkoon -valintaruutu.

• • Kirjoita osallistujan kuvaus -osioon kokouksen yksityiskohdat. Kokouksen osallistujat näkevät nämä tiedot kalenterikutsussa.
    • Käytä Osallistujan kuvaus -osion alareunassa olevia muotoiluvaihtoehtoja, jos haluat muuttaa tekstiä, lisätä linkin, käyttää katkelmaa tai liittää vain sisäisen tiedoston (käytettävissä vain kalenterin sulkeutuessa ).

Huomaa: jotta voit lisätä Zoom-, Google Meet- tai UberConference-linkin kokoukseesi, HubSpot-käyttäjän sähköpostiosoitteen on vastattava Zoom-, Google Meet- tai UberConference-käyttäjän sähköpostiosoitetta.

• • Napsauta + Lisää sisäinen huomautus avataksesi Tiimin huomautukset -tekstiruudun. Kirjoita Tiimin muistiinpanot -tekstiruutuun sisäisiä muistiinpanoja, joita tiimisi jäsenet voivat tarkastella. Kokouskontaktiosallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Käytä alareunan muotoiluvaihtoehtoja tekstin muokkaamiseen, linkin lisäämiseen, tiedoston liittämiseen tai pätkän käyttämiseen.
  • Napsauta Associated with -pudotusvalikkoa etsiäksesi ja valitaksesi/poistaaksesi valintaruudut niiden tietueiden vieressä, jotka haluat liittää kokousaktiviteettiin.

• Voit myös napsauttaa romahduskuvaketta, jos haluat ajoittaa kokouksen katsomatta kalenteriasi.
  

  

• Napsauta Tallenna.
  
  • Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite Sähköposti ominaisuus, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
  • Kun kokous on sovittu, yhteyshenkilösi saa kutsun .ics-tiedoston, jonka hän voi lisätä kalenteriinsa.
  • Kokous luodaan sinulle automaattisesti kalenteriin.

Kokous tallennetaan vuorovaikutus tietueen aikajana. Nimesi mainitaan isäntänä ja järjestäjänä.

Varaa itsellesi kokous HubSpotin mobiilisovelluksessa

• Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
• Napauta Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
• Napauta tietueen nimeä .
• Napauta Lisää. Napauta sitten Kokous. Kokouksen järjestäminen:
  • Kirjoita kokouksen otsikko ja kuvaus.
  • Aseta kokouksen päivämäärä ja kesto napauttamalla Aloituspäivämäärä, Aloitusaika, Lopetuspäivämäärä ja Lopetusaika.
  • Näytä kalenteri napauttamalla Tarkista saatavuus.
  • Valitse kokoustyyppi napauttamalla Kokoustyyppi. Tämä asetus on käytettävissä vain, jos olet ottanut mukautetut puhelu- ja kokoustyypit käyttöön.
  • Napauta sijainti ja valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista kokouspaikaksi.
    • Osoite: Kirjoita osoite tekstikenttään.
    • Puhelinnumero: Kirjoita puhelinnumero tekstikenttään.
    • Mukautettu sijainti: Kirjoita mukautetut sijaintitiedot tekstikenttään.

    Huomaa: videoneuvottelu ei ole käytettävissä, kun suunnittelet kokousta HubSpotin mobiilisovelluksesta.

  • Napauta Internal Note (Sisäinen huomautus ): Kirjoita mahdolliset sisäiset huomautukset tiimisi jäsenten tarkasteltavaksi. Kokouskontaktiosallistujat eivät näe näitä tietoja kalenterikutsussaan. Käytä @-merkkiä muiden käyttäjien merkitsemiseen.
  • Napauta Associated with ( Yhdistetty kanssa ) etsiäksesi ja valitaksesi/poistaksesi X:n niiden tietueiden vierestä, jotka haluat yhdistää kokousaktiviteettiin.
  
  • Napauta Tallenna. Valitse ponnahdusikkunassa Jatka ja lähetä.
    • Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite ominaisuus, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
    • Kun kokous on sovittu, yhteyshenkilösi saa kutsun .ics-tiedoston kanssa, jonka hän voi lisätä kalenteriinsa.
    • Kokous luodaan sinulle automaattisesti kalenteriin.

Kokous tallennetaan vuorovaikutus tietueen aikajana. Nimesi mainitaan isäntänä ja järjestäjänä.

Kun kokous on ajoitettu, voit muokata sitä HubSpotin mobiilisovelluksessa. Kokouksen muokkaaminen:

• Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
• Napauta Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
• Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä .
• Napauta valikkokuvaketta aktiviteetin oikeassa yläkulmassa. Napsauta sitten Muokkaa.
• Kun olet tehnyt muutokset, napauta Tallenna.

Aikatauluta kokous toiselle käyttäjälle työpöydällä (Sales Hub ja Service Hub Professional ja Enterprise)

Jos olet käyttäjä Sales HubProfessional- tai Enterprise-tilillä, jolle on varattu paikka, voit suunnitella kokouksia muiden tilillä olevien käyttäjien puolesta, joille on myös varattu paikka, joiden kalenteri on yhdistetty ja joiden kalenterisynkronointi on käytössä. Tämä voi olla hyödyllistä, jos olet liiketoiminnan tai myynnin kehittämisen edustaja ja sinun on ajoitettava kokous asiakasvastaavalle.

Kokouksen ajoittaminen toiselle käyttäjälle:

• Siirry HubSpot-tililläsi yhteystietoihin, yrityksiin, tarjouksiin tai lippuihin.
• Napsauta tietueen nimeä .
• Napsauta vasemmassa paneelissa meetingsAikatauluta kokous. Ponnahdusikkuna yhdistettyyn kalenteriisi tulee näkyviin. Voit määrittää kokouksen:
  
  • Valitse käyttäjä, jolle suunnittelet kokouksen, napsauttamalla Isäntä-pudotusvalikkoa.
  • Valitse Kokouskierto käyttääksesi kokouskiertoa. Napsauta sitten Search meeting rotation -pudotusvalikkoa valitaksesi kokousvuoron.Kokouskierron käyttäjä -kenttään tulee se kierron jäsen, jolle on määritetty vähiten kokouksia. Myös kyseisen jäsenen kalenteri tulee näkyviin. Jos useammalla jäsenellä on sama määrä kokouksia määritetty, määritetään se jäsen, jonka kokousaikataulu on viimeisin.
    • Jos ehdotetun käyttäjän kalenteri on täynnä tai jos haluat valita toisen käyttäjän, voit valita toisen jäsenen napsauttamalla Kokouskierron käyttäjät -pudotusvalikkoa.
  • Kalenteri päivittyy vastaamaan isännän saatavuutta. Sijainti päivittyy myös vastaamaan isännän videoneuvotteluvaihtoehtoja.

• Jatka kokouksen suunnittelua.

• Napsauta Tallenna.
  
  • Yhteyshenkilöllä on oltava voimassa oleva sähköpostiosoite ominaisuus, jotta hän voi vastaanottaa kutsun.
  • Kun kokous on ajoitettu, yhteyshenkilö ja isäntä saavat .ics-tiedoston sisältävän kutsun, jonka he voivat lisätä kalenteriinsa.

Käyttäjät voivat tarkastella, kuka on järjestänyt ja isännöinyt kokouksen tarkastelemalla tietueen aikajana.

Käyttäjät voivat myös käyttää raportin luomiseen ominaisuus (järjestäjä) luomaa toimintoa ja ominaisuus (isäntä ) määritettyä toimintoa.

Huomaa: jos suunnittelet kokouksen toiselle käyttäjälle, hänen kalenterissaan jo olevat kokoukset näkyvät kokouksen otsikon sijasta näytössä Busy.

Määritä kokouksen lopputulos työpöydällä

Kun kokous on pidetty, isäntä voi määrittää kokouksen lopputuloksen, jotta yhteystietojen kanssa pidettyjä kokouksia voidaan seurata paremmin. Kokouksen oletustulosvaihtoehdot ovat: sovittu, suoritettu, siirretty, ei ilmestynyt ja peruttu. Voit myös luoda mukautettuja kokoustuloksia.

• Napsauta tietueessa kokouksen vuorovaikutus avattavaa Toiminnot-valikkoa ja valitse Muokkaa.

• Napsauta pudotusvalikkoa Tulos ja valitse kokouksen tulos.

• Napsauta Tallenna.

Huomaa: yhteystietueessa olevien kokouskuvausten muutokset lähetetään osallistujille vain, jos käytät Google-kalenteria ja olet ottanut käyttöön Google-kalenterin kaksisuuntaisen integraation HubSpot . Jos käytät Office 365 -kalenteria tai integraatio ei ole käytössä, päivitä tapahtuma kokouskuvaus, jotta muutokset lähetetään osallistujille, ei yhteystietueeseen.

Määritä kokouksen lopputulos HubSpotin mobiilisovelluksessa

Huomaa: Tämä ominaisuus on tällä hetkellä käytettävissä vain iOS-käyttäjille.

• Avaa HubSpot-sovellus iOS- tai Android-laitteellasi.
• Napauta Valikko ja napauta sitten vasemmanpuoleisessa sivupalkissa Yhteystiedot.
• Napauta kokoukseen liittyvän tietueen nimeä .
• Napauta valikkokuvaketta aktiviteetin oikeassa yläkulmassa. Napsauta sitten Muokkaa.
• Valitse uusi lopputulos luettelosta kokouksen lopputuloksen yläpuolelta.
  
• Napauta Tallenna.