Planifier une réunion avec un contact dans une fiche d'informations

Une fois que vous avez intégré votre calendrier Google ou Office 365, vous pouvez planifier des réunions avec des contacts à partir des enregistrements de contact, d'entreprise, d'affaire ou de ticket et envoyer une invitation de calendrier aux participants à la réunion. Vous pouvez également ajouter des utilisateurs en tant que plates-formes de réunion.

Utilisateurs dans un Sales Hub Pro ou Entreprise disposant d'un siège assigné peuvent planifier des réunions au nom d'autres utilisateurs du compte disposant également d'un siège assigné.

Cet article s'applique aux utilisateurs utilisant l'intégration Google Agenda ou Office 365 avec HubSpot. Si vous avez connecté votre calendrier à l'outil de réunions , apprenez-en plus sur la création et l'édition de pages de planification. 

Planifiez une réunion pour vous-même sur le bureau

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers vos contacts, entreprises, deals ou tickets .
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur meetingsPlanifier une réunion. Une fenêtre contextuelle de votre calendrier connecté s'affiche. Pour organiser votre réunion :
  • Cliquez sur le menu déroulant Durée pour définir la durée de votre réunion.
  • Cliquez sur l'heure souhaitée dans votre calendrier. 

• • Ajouter un titre à votre réunion.
  • Cliquez sur le menu déroulant Type de réunion pour sélectionner le type de votre réunion. Ce paramètre n'est disponible que si vous avez activé types d'appels et de réunions personnalisés.

• • Cliquez sur le menu déroulant Participants pour rechercher et sélectionner d'autres contacts et utilisateurs qui devraient être inclus dans la réunion.

• • Cliquez sur le menu déroulant Emplacement et sélectionnez l'une des options suivantes pour l'emplacement de la réunion. 
    • Appel téléphonique : Inscrivez le numéro de téléphone dans le champ de texte.
    • En personne : Inscrivez l'adresse dans le champ de texte.
    • Vidéoconférence : Connectez une application de vidéoconférence telle que Zoom, Google Meet ou UberConference. Un lien sera généré automatiquement lors de la création de la réunion. En savoir plus sur l'utilisation des intégrations de HubSpot avec Zoom, Google Meet ou UberConference. Si vous êtes un développeur ou que vous disposez d'un développeur sur votre équipe, découvrez comment utiliser l'API d'extension de vidéoconférence.
    • Personnalisé : Inscrivez les détails de l'emplacement personnalisé dans le champ de texte.

• • Pour envoyer des e-mails de rappel avant une réunion, dans la section Scheduled reminder emails, sélectionnez le nombre de semaines, de jours, d'heures ou de minutes avant la réunion, saisissez un numéro dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant Scheduled reminder email et sélectionnez une durée.
    Si l'option turn on meeting reminder by default est activée pour votre compte, les nouvelles réunions hériteront des rappels par défaut.
    • Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de rappel. Pour ajouter des e-mails de rappel supplémentaires, cliquez sur + Ajouter un rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur l'icône de la corbeille delete  delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToPour inclure la description de l'invitation dans le corps de l'e-mail de rappel, cochez la case Inclure la description de l'invitation dans le corps de l'e-mail de rappel.

• • Dans la section Description du participant, saisissez les détails de la réunion. Les plateformes de réunion verront cette information dans l'invitation au calendrier.
    • Utilisez les options de formatage au bas de la section Description du participant pour modifier le texte, insérer un lien, utiliser un extrait ou joindre un fichier interne uniquement (disponible uniquement lorsque vous réduisez le calendrier).

Remarque : pour ajouter un lien Zoom, Google Meet ou UberConference à votre réunion, votre adresse e-mail d'utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail d'utilisateur Zoom, Google Meet ou UberConference.

• • Cliquez sur + Add Internal Note pour ouvrir la zone de texte Team notes. Dans la zone de texte Notes de l'équipe , saisissez des notes internes que les membres de votre équipe pourront consulter. Les participants au contact de la réunion ne verront pas cette information sur leur invitation de calendrier. Utilisez les options de formatage disponibles en bas de la page pour modifier le texte, insérer un lien, joindre un fichier ou utiliser un bloc de texte. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Associé à  pour effectuer une recherche et sélectionnez/déselectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'information à associer à l'activité de réunion. 

• Vous pouvez également cliquer sur l'icône de réduction pour planifier la réunion sans afficher votre calendrier.
  

  

• Cliquez sur Enregistrer.
  
  • Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail pour recevoir une invitation.
  • Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
  • Une réunion sera automatiquement créée pour vous dans votre calendrier.

La réunion sera sauvegardée en tant qu'engagement dans la chronologie de la fiche d'informations. Votre nom sera mentionné en tant qu'hôte et organisateur.

Planifiez une réunion pour vous-même dans l'application mobile HubSpot

Remarque : Cette fonction n'est actuellement disponible que pour les utilisateurs d'iOS.

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
• Tapez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale gauche.
• Appuyez sur le nom de la fiche d'informations.
• Appuyez sur Plus. Appuyez ensuite sur Meeting. Pour organiser votre réunion :
  • Saisissez un titre et une description pour votre réunion.
  • Appuyez sur les boutons Date de début, Heure de début, Date de fin, et Heure de fin pour définir la date et la durée de votre réunion.
  • Appuyez sur Type de réunion pour sélectionner le type de réunion. Ce paramètre n'est disponible que si vous avez activé types d'appels et de réunions personnalisés.
  • Appuyez sur location et sélectionnez l'une des options suivantes pour le lieu de la réunion.
    • Adresse : Inscrivez l'adresse dans le champ de texte.
    • Numéro de téléphone : Inscrivez le numéro de téléphone dans le champ de texte.
    • Lieu personnalisé : Inscrivez les détails de l'emplacement personnalisé dans le champ de texte.

    Remarque : La visioconférence n'est pas disponible lorsque vous planifiez une réunion à partir de l'application mobile HubSpot.

  • Appuyez sur Internal Note pour saisir des notes internes que les membres de votre équipe pourront consulter. Les participants au contact de la réunion ne verront pas cette information sur leur invitation de calendrier. Utilisez le @ pour marquer d'autres utilisateurs.
  • Touchez Associé à pour rechercher et sélectionner/effacer les enregistrements X suivants à associer à l'activité de la réunion. 
  
  • Appuyez sur Enregistrer. Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Continuer et envoyez.
    • Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail pour recevoir une invitation.
    • Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
    • Une réunion sera automatiquement créée pour vous dans votre calendrier.

La réunion sera sauvegardée en tant qu'engagement dans la chronologie de la fiche d'informations. Votre nom sera mentionné en tant qu'hôte et organisateur.

Une fois la réunion programmée, vous pouvez la modifier dans l'application mobile HubSpot. Pour modifier une réunion : 

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
• Tapez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale gauche.
• Appuyez sur le nom de l'enregistrement associé à la réunion. 
• Appuyez sur l'icône du menu  en haut à droite de l'activité. Cliquez ensuite sur Modifier. 
• Une fois les modifications apportées, appuyez sur Enregistrer.

Planifier une réunion pour un autre utilisateur sur le bureau (Sales Hub et Service Hub Pro et Entreprise)

Si vous êtes un utilisateur dans un Sales Hub Pro ou Entreprise avec un siège attribué, vous pouvez planifier des réunions au nom d'autres utilisateurs du compte qui ont également un siège attribué, dont le calendrier est connecté et dont la synchronisation du calendrier est activée. Cela peut s'avérer utile si vous êtes un représentant du développement des affaires ou des ventes et que vous devez planifier une réunion avec un chargé de clientèle.

Pour programmer une réunion pour un autre utilisateur : 

• Dans votre compte HubSpot, naviguez vers vos contacts, entreprises, deals ou tickets .
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur meetingsPlanifier une réunion. Une fenêtre contextuelle de votre calendrier connecté s'affiche. Pour organiser la réunion :
  
  • Cliquez sur le menu déroulant Hôte pour sélectionner l'utilisateur pour lequel vous planifiez la réunion. Le calendrier sera mis à jour pour refléter la disponibilité de l'hôte. Le lieu sera également mis à jour pour refléter les options de vidéoconférence de l'hôte. 
• Poursuivre la programmation de la réunion.

Remarque : vous ne serez pas ajouté à la réunion en tant que participant par défaut. Si vous souhaitez participer à la réunion, ajoutez-vous en tant que participant en utilisant le menu déroulant Participants.

• Cliquez sur Enregistrer.
  
  • Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail pour recevoir une invitation.
  • Une fois la réunion programmée, le contact et l'hôte recevront une invitation avec un fichier .ics qu'ils pourront ajouter à leur calendrier.

Les utilisateurs peuvent savoir qui a organisé et accueilli une réunion en consultant la chronologie de l'enregistrement.

Les utilisateurs peuvent également utiliser l'activité créée par la propriété (organisateur) et l'activité attribuée à la propriété (hôte) pour créer un rapport.

Attribuer un résultat de réunion sur le bureau

Une fois que la réunion a eu lieu, l'hôte peut attribuer un résultat à la réunion afin de mieux suivre les réunions avec les contacts.

• Dans l'enregistrement, cliquez sur le menu déroulant Actions de l'engagement de réunion et sélectionnez Modifier.

• Cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez un résultat de réunion.

• Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les modifications apportées par aux descriptions des réunions dans la fiche de contact ne seront envoyées aux participants que si vous utilisez Google Calendar et que vous avez activé l'intégration bidirectionnelle de Google Calendar avec HubSpot . Si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si l'intégration n'est pas activée, mettez à jour la description de la réunion dans l'événement du calendrier pour envoyer les modifications aux participants, et non dans la fiche de contact.

Attribuer un résultat de réunion dans l'application mobile HubSpot

Remarque : Cette fonction n'est actuellement disponible que pour les utilisateurs d'iOS.

• Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
• Tapez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale gauche.
• Appuyez sur le nom de l'enregistrement associé à la réunion. 
• Appuyez sur l'icône du menu  en haut à droite de l'activité. Cliquez ensuite sur Modifier. 
• Cliquez sur le lien meeting outcome pour sélectionner un nouveau résultat à partir d'une liste.
   
• Appuyez sur Enregistrer.