Planifier une réunion avec un contact dans une fiche d'informations

Après avoir intégré votre agenda Google ou Office 365, vous pouvez planifier des réunions avec des contacts depuis les fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket, et envoyer une invitation de calendrier aux participants à ces réunions.

Cet article s'applique aux utilisateurs utilisant l'intégration Google Agenda ou Office 365 avec HubSpot. Si vous avez connecté votre calendrier à l' outil de réunions, découvrez comment créer et modifier les pages de planification. 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur meetings Réunions. Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, configurez votre réunion :
  • Ajouter un titre à votre réunion.
  • Cliquez sur le menu déroulant Type de réunion pour sélectionner le type de votre réunion. Ce paramètre est disponible uniquement si vous avez activé les types d'appels et de rendez-vous personnalisés.
  • Cliquez sur le menu déroulant Participants pour rechercher et sélectionner d'autres contacts qui doivent être inclus dans la réunion.
  • Définissez l' heure de début de votre réunion, qui sera basée sur le fuseau horaire de votre navigateur
  • Cliquez sur le menu déroulant Durée pour définir la durée de votre réunion.
  • Dans la section Description du participant, saisissez les détails de la réunion. Le participant à la réunion verra ces informations dans l'invitation de calendrier.
    • Utilisez les options de formatage disponibles en bas de la section Description du participant pour modifier le texte, insérer un lien, joindre un fichier ou utiliser un bloc de texte.
    • Cliquez sur l'icône vidéo insertVideo pour ajouter des détails de vidéoconférence. En savoir plus sur l'utilisation de l'intégration de HubSpot avec Zoom ou UberConference. Si vous êtes un développeur ou que vous disposez d'un développeur sur votre équipe, découvrez comment utiliser l'API d'extension de vidéoconférence.

Remarque :  pour ajouter un lien Zoom ou UberConference à votre réunion, votre adresse e-mail d'utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail Zoom ou UberConference.

• • Dans la section Notes de l'équipe, saisissez les notes internes à destination des membres de votre équipe. Les participant à la réunion ne verront pas ces informations dans leur invitation de calendrier. Utilisez les options de formatage disponibles en bas de la page pour modifier le texte, insérer un lien, joindre un fichier ou utiliser un bloc de texte. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Associé à  pour effectuer une recherche et sélectionnez/déselectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'information à associer à l'activité de réunion. 
  • Sélectionnez la case à cocher Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au Calendrier Office 365 pour ajouter l'événement à votre agenda Google ou Office 365 et envoyer une invitation au contact. Cliquez ici pour savoir comment connecter votre Google Agenda ou votre Calendrier Office 365 à votre CRM.

• Cliquez sur Enregistrer.
  • Si Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au Calendrier Office 365 est sélectionné :
    • Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
    • Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
    • Une réunion acceptée sera automatiquement créée dans votre calendrier.
  • Si vous n'avez pas sélectionné Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au Calendrier Office 365, aucune invitation de réunion ne sera envoyée.

Remarque : Si vous ne disposez pas encore de l'intégration avec les Google Agenda ou le calendrier Office 365, vous pourrez l'effectuer lorsque vous planifierez une réunion.

• Sur la fiche d'informations, passez le curseur de la souris sur l'engagement de rendez-vous et cliquez sur Modifier.

• Cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez un résultat de réunion.

• Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez choisir d'ajouter cet événement à votre agenda Google ou votre calendrier Office 365 intégré, cliquez sur Enregistrer et envoyer des mises à jour.

Remarque : . Les modifications apportées aux descriptions des réunions dans l'enregistrement du contact ne seront envoyées au contact que si vous utilisez Google Agenda et avez activé l'intégration bidirectionnelle de Google Calendar avec HubSpot. si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si l'intégration n'est pas activée, mettez à jour la description de la réunion dans l'événement du calendrier pour envoyer les modifications au contact, et non dans l'enregistrement du contact.