Planifier un rendez-vous avec un contact dans une fiche d'informations

Après avoir intégré votre agenda Google ou Office 365, vous pouvez planifier des réunions avec des contacts depuis les fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket, et envoyer une invitation de calendrier aux participants à ces réunions. Vous pouvez également ajouter des utilisateurs dans votre Hub comme plateformes de réunion.

Cet article s'applique aux utilisateurs utilisant l'intégration Google Agenda ou Office 365 avec HubSpot. Si vous avez connecté votre calendrier à l' outil de réunions, découvrez comment créer et modifier les pages de planification. 

• Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur réunions Planifier une réunion. Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, configurez votre réunion :
  • Ajouter un titre à votre réunion.
  • Cliquez sur la zone de texte Date pour sélectionner la date de votre réunion dans le menu déroulant du calendrier ou en saisissant la date au format MM/JJ/AA.

• • Cliquez sur les menus déroulants Start time et End time pour définir la durée de votre réunion. Elle sera basée sur le fuseau horaire de votre navigateur.
  • Cliquez sur le menu déroulant Participants pour rechercher et sélectionner d'autres contacts et utilisateurs de votre Hub qui doivent être inclus dans la réunion.

• • Cliquez sur le menu déroulant Type de réunion pour sélectionner le type de votre réunion. Ce paramètre est disponible uniquement si vous avez activé les types d'appels et de rendez-vous personnalisés.
  • Cliquez sur le menu déroulant Lieu et sélectionnez l'une des options suivantes pour le lieu de la réunion
    • Appel téléphonique : Écrivez le numéro de téléphone dans le champ de texte.
    • En personne : Inscrivez l'adresse dans le champ de texte.
    • Vidéo-conférence : Connectez une application de vidéoconférence telle que Zoom, Google Meet ou UberConference. Un lien sera généré automatiquement lors de la création de la réunion. En savoir plus sur l'utilisation des intégrations de HubSpot avec Zoom, Google Meet ou UberConference. Si vous êtes un développeur ou que vous disposez d'un développeur sur votre équipe, découvrez comment utiliser l'API d'extension de vidéoconférence.
    • Personnalisé : Inscrivez les détails de l'emplacement personnalisé dans le champ de texte.

• • Dans la section Description du participant, saisissez les détails de la réunion. Les plateformes de réunion verront cette information dans l'invitation au calendrier.
    • Utilisez les options de formatage disponibles en bas de la section Description du participant pour modifier le texte, insérer un lien, joindre un fichier ou utiliser un bloc de texte.

Veuillez noter : pour ajouter un lien Zoom, Google Meet ou UberConference à votre réunion,votre adresse e-mail d'utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail d'utilisateur Zoom, Google Meet ou UberConference.

• • Cliquez sur + Add Internal Note pour ouvrir la zone de texte Team notes. Dans la zone de texte Notes de l'équipe , saisissez des notes internes que les membres de votre équipe pourront consulter. Les participants au contact de la réunion ne verront pas cette information sur leur invitation de calendrier. Utilisez les options de formatage disponibles en bas de la page pour modifier le texte, insérer un lien, joindre un fichier ou utiliser un bloc de texte. 
  • Cliquez sur le menu déroulant Associé à  pour effectuer une recherche et sélectionnez/déselectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'information à associer à l'activité de réunion. 
  • Sélectionnez la case à cocher Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au Calendrier Office 365 pour ajouter l'événement à votre agenda Google ou Office 365 et envoyer une invitation au contact. Cliquez ici pour savoir comment connecter votre Google Agenda ou votre Calendrier Office 365 à votre CRM.

• Cliquez sur Enregistrer.
  • Si Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au Calendrier Office 365 est sélectionné :
    • Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
    • Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
    • Une réunion acceptée sera automatiquement créée dans votre calendrier.
  • Si vous n'avez pas sélectionné Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au Calendrier Office 365, aucune invitation de réunion ne sera envoyée.

La réunion sera sauvegardée en tant qu'engagement dans la chronologie de la fiche d'informations. Une fois la réunion terminée, vous pouvez attribuer un résultat à la réunion afin de mieux suivre vos réunions avec vos contacts.

• Sur l'enregistrement, cliquez sur le menu déroulant Actions sur l'engagement de réunion et sélectionnez Editer.

• Cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez un résultat de réunion.

• Cliquez sur Enregistrer. Si vous avez choisir d'ajouter cet événement à votre agenda Google ou votre calendrier Office 365 intégré, cliquez sur Enregistrer et envoyer des mises à jour.

Remarque : les modifications apportées aux descriptions des réunions dans l'enregistrement du contact ne seront envoyées aux participants que si vous utilisez Google Agenda et avez activé l' intégration bidirectionnelleGoogle Agenda avec HubSpot. Si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si l'intégration n'est pas activée, mettez à jour la description de la réunion dans l'événement du calendrier pour envoyer les modifications aux participants, et non dans l'enregistrement du contact.