Après avoir intégré votre calendrier Google ou Office 365, vous pouvez planifier des réunions avec des contacts depuis les fiches d'informations de contact, d'entreprise, de transaction ou de ticket.
- Dans votre compte HubSpot, accédez à vos contacts, entreprises, transactions ou tickets.
- Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône Réunions . Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, configurez votre réunion :
- Ajouter un titre à votre réunion.
- Cliquez sur Sélectionner le type de réunion pour choisir le type de réunion. Cette option est uniquement disponible si vous avez activé les types d'appels et de réunions personnalisés.
- Cliquez sur le menu déroulant Participants pour rechercher et sélectionner d'autres contacts qui doivent être inclus dans la réunion.
- Définissez l'heure de début de votre réunion.
- Cliquez sur Durée pour définir la durée de votre réunion.
- Saisissez une description pour votre réunion.
- Cliquez sur l'icône vidéo pour insérer une vidéo Zoom ou UberConference dans votre réunion.
- Cliquez sur l'icône Joindre pour joindre un fichier à votre réunion.
Remarque : Pour ajouter un lien Zoom ou UberConference à votre réunion, votre adresse e-mail d'utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail Zoom ou UberConference.
- Cliquez sur le menu déroulant Associé à pour rechercher et sélectionner les fiches d'informations que vous souhaitez associer à la réunion, ou décochez les fiches d'informations pour les retirer.
- Sélectionnez l'option Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365 pour ajouter cette réunion à votre Google Agenda ou Office 365 et pour envoyer une invitation au contact concerné. Cliquez ici pour savoir comment connecter votre Google Agenda ou votre Calendrier Office 365 à votre CRM.
- Si l'option Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365 est sélectionnée, cliquez sur Enregistrer.
- Si Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365 est sélectionné :
- Une adresse e-mail doit être enregistrée dans la propriété E-mail du contact pour qu'il reçoive une invitation.
- Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
- Une réunion acceptée sera automatiquement créée dans votre calendrier.
- Si vous n'avez pas sélectionné Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365, aucune invitation de réunion ne sera envoyée.
- Si Ajouter à Google Agenda ou Ajouter au calendrier Office 365 est sélectionné :
Remarque : Si vous ne disposez pas encore de l'intégration avec les Google Agenda ou le calendrier Office 365, vous pourrez l'effectuer lorsque vous planifierez une réunion.