Dernière mise à jour: septembre 10, 2024
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La synchronisation de Google Agenda et du calendrier Outlook avec HubSpot vous permet simultanément d'enregistrer un rendez-vous dans votre CRM, de créer un événement dans votre calendrier pour cette réunion et d'envoyer une invitation aux participants. De plus, si vous créez une réunion dans Google Agenda ou dans le calendrier Outlook avec un contact HubSpot, l'événement apparaîtra dans la chronologie de sa fiche d'informations.
Pour utiliser votre calendrier avec l'outil de réunions de HubSpot, consultez cet article.
Remarque : La synchronisation du calendrier ne synchronisera que le calendrier principal de l'utilisateur. Si un utilisateur possède plusieurs calendriers dans Outlook ou Google, HubSpot ne synchronisera que le calendrier principal ou par défaut.
Connecter votre agenda Google à HubSpot
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
- Recherchez l'intégration Google Agenda et sélectionnez Google Agenda dans les résultats. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Connecter l'application.
- Dans la fenêtre suivante, connectez-vous au compte Google souhaité.
- Cliquez sur Autoriser.
Remarque : Vous ne pouvez connecter HubSpot qu'à votre agenda Google par défaut.
Une boîte de dialogue HubSpot s'affiche alors, confirmant la connexion de Google Agenda à HubSpot.
Connecter votre calendrier Outlook à HubSpot
Assurez-vous que vous êtes connecté au bon compte de messagerie dans Outlook avant de vous connecter à HubSpot :
- Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplaces dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
- Recherchez l'intégration Outlook Calendar et sélectionnez Outlook Calendar dans les résultats. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Connecter l'application.
- Dans la fenêtre suivante, connectez-vous à votre compte Office 365.
- Vérifiez les autorisations demandées et cliquez sur Accepter.
Lorsque vous aurez saisi vos identifiants de connexion, une boîte de dialogue HubSpot s'ouvrira, indiquant que l'intégration Outlook Calendar a été installée.
Une fois l'intégration installée, les autres utilisateurs du compte peuvent accéder à Paramètres > Général. Cliquez sur l'onglet Calendrier et cliquez sur Connecter votre calendrier.
Remarque : Vous pouvez connecter à HubSpot soit Google Agenda soit le calendrier Outlook. Les deux intégrations ne peuvent pas être installées en même temps.
Planifier un rendez-vous dans HubSpot
Une fois que vous avez connecté Google Agenda ou le calendrier Outlook, accédez à un contact, une entreprise, une transaction ou un ticket.
- Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône de réunion pour créer un rendez-vous.
- Dans la boîte contextuelle, saisissez les détails du rendez-vous.
- Cliquez sur Enregistrer pour ajouter la réunion à votre calendrier et envoyer une invitation au contact.
Remarque : La suppression d'un rendez-vous dans HubSpot ne supprime pas l'événement dans Google Agenda ou le calendrier Outlook.
Planifier un rendez-vous dans Google Agenda ou le calendrier Outlook
Si vous créez un rendez-vous dans Google Agenda ou le calendrier Outlook et que vous ajoutez un invité qui figure dans la liste de vos contacts dans HubSpot, cet événement s'affichera dans sa chronologie. De même, si un contact dans HubSpot vous invite à un rendez-vous, celui-ci apparaîtra dans sa chronologie. 
Si vous modifiez ou supprimez l'événement dans votre calendrier, les mises à jour s'afficheront automatiquement dans le rendez-vous enregistré dans la chronologie du contact.
- Lorsqu'une réunion est créée à partir de votre calendrier connecté, elle ne sera enregistrée que dans la chronologie des contacts qui existent déjà dans votre compte HubSpot. HubSpot ne créera pas automatiquement de fiches d'informations de contact si les participants n'existent pas dans votre compte HubSpot.
- Pour que la réunion apparaisse dans la chronologie de vos contacts, les participants doivent utiliser l'adresse e-mail figurant dans la propriété E-mail de leur fiche d'informations.
- HubSpot empêche automatiquement l'ajout d'événements pour les utilisateurs existants et les membres de votre organisation sur la base du domaine de messagerie (les domaines cibles et connectés de votre portail). Les événements ne seront pas non plus créés à partir d'une adresse e-mail @hubspot.com.
- Aucun des événements créés avant l'intégration de Google Agenda ou du calendrier Outlook ne sera synchronisé avec HubSpot, même si les participants à ces événements existent en tant que contacts dans votre compte HubSpot et ont la même adresse e-mail que celle dans la propriété E-mail. Seuls les événements créés dans Google et Office 365 alors que l'intégration est active seront synchronisés dans la chronologie du contact.
- Pour les réunions récurrentes, HubSpot ne synchronise que le premier événement. Si un autre événement de la série est modifié ou que la réponse des participants change, l'événement mis à jour sera synchronisé avec HubSpot. Par exemple, si une personne annule sa participation à une réunion hebdomadaire récurrente pour une semaine spécifique, cela déclenchera la synchronisation de l'événement de cette semaine avec HubSpot.
- Le calendrier de HubSpot ne synchronise pas les événements de calendrier marqués comme privés avec votre compte HubSpot. Si un événement public est transformé en événement privé, l'engagement restera dans votre compte HubSpot, mais les modifications apportées à l'événement ne seront plus synchronisées.
- Une fois qu'une réunion a été créée, l'ajout de participants à l'engagement de réunion dans HubSpot ne les ajoutera pas à l'événement du calendrier. Pour éviter ce problème, vous pouvez apporter une petite modification à la description de la réunion en même temps que vous ajoutez les participants, puis cliquer sur Enregistrer et envoyer la mise à jour.
