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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Integrations

Synchroniser HubSpot avec Google Agenda ou le calendrier Outlook

Dernière mise à jour: décembre 6, 2022

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La synchronisation de Google Agenda et du calendrier Outlook avec HubSpot vous permet simultanément d'enregistrer un rendez-vous dans votre CRM, de créer un événement dans votre calendrier pour cette réunion et d'envoyer une invitation aux participants. De plus, si vous créez une réunion dans Google Agenda ou dans le calendrier Outlook avec un contact HubSpot, l'événement apparaîtra dans la chronologie de sa fiche d'informations.

Pour utiliser votre calendrier avec l'outil de réunions de HubSpot, consultez cet article.

Remarque : la synchronisation du calendrier ne synchronisera que le calendrier principal de l'utilisateur. Si un utilisateur possède plusieurs calendriers dans Outlook ou Google, HubSpot ne synchronisera que le calendrier principal ou par défaut.

Connecter votre agenda Google à HubSpot

  • Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
  • Recherchez l'intégration Google Agenda et sélectionnez Google Agenda dans les résultats. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Connecter l'application.
  • Dans la fenêtre suivante, connectez-vous au compte Google souhaité.
  • Cliquez sur Autoriser.

Remarque : vous ne pouvez connecter HubSpot qu'à votre agenda Google par défaut.

Une boîte de dialogue HubSpot s'affiche alors, confirmant la connexion de Google Agenda à HubSpot.

Connecter votre calendrier Outlook à HubSpot

  • Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale, puis sélectionnez Marketplace des applications.
  • Recherchez l'intégration Outlook Calendar et sélectionnez Outlook Calendar dans les résultats. Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Connecter l'application.
  • Dans la fenêtre suivante, connectez-vous à votre compte Office 365.
  • Vérifiez les autorisations demandées et cliquez sur Accepter.

Lorsque vous aurez saisi vos identifiants de connexion, une boîte de dialogue HubSpot s'ouvrira, indiquant que l'intégration Outlook Calendar a été installée.

Une fois l'intégration installée, les autres utilisateurs du compte peuvent accéder à Paramètres > Général. Cliquez sur l'onglet Calendrier et cliquez sur Connecter votre calendrier.

Remarque : vous pouvez connecter à HubSpot soit Google Agenda soit le calendrier Outlook. Les deux intégrations ne peuvent pas être installées en même temps.

Planifier un rendez-vous dans HubSpot

Une fois que vous avez connecté Google Agenda ou le calendrier Outlook, accédez à un contact, une entreprise, une transaction ou un ticket. Dans le panneau de gauche, cliquez sur l'icône de réunion date pour créer un rendez-vous. Dans la boîte contextuelle, saisissez les détails du rendez-vous. Une fois votre rendez-vous créé, un événement correspondant sera ajouté à votre agenda Google ou à votre calendrier Outlook et le contact recevra une invitation. Pour en savoir plus sur la planification d'un rendez-vous depuis la fiche d'informations d'un contact, d'une entreprise, d'une transaction ou d'un ticket, consultez cet article.schedule-meeting-from-contact-record

Remarque : la suppression d'un rendez-vous dans HubSpot ne supprime pas l'événement dans Google Agenda ou le calendrier Outlook.

Planifier un rendez-vous dans Google Agenda ou le calendrier Outlook

Si vous créez un rendez-vous dans Google Agenda ou le calendrier Outlook et que vous ajoutez un invité qui figure dans la liste de vos contacts dans HubSpot, cet événement s'affichera dans sa chronologie. De même, si un contact dans HubSpot vous invite à un rendez-vous, celui-ci apparaîtra dans sa chronologie. create-google-calendar-event

Si vous modifiez ou supprimez l'événement dans votre calendrier, les mises à jour s'afficheront automatiquement dans le rendez-vous enregistré dans la chronologie du contact.

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Organisez une réunion à l'aide de l'assistant de réunion de Google Agenda

Vous pouvez utiliser la fonction d'assistant de réunion de Google Agenda lors d'un appel ou d'une vidéoconférence. Sans quitter votre boîte de réception Gmail, vous pouvez prendre des notes, consulter l'enregistrement d'un contact ou lancer une réunion. Grâce à la fonction de notes de l'assistant de réunion, vous pouvez noter les moments importants de l'appel afin d'en assurer le suivi, et faire en sorte que vos notes soient synchronisées avec l'activité de la réunion sur la chronologie de l'enregistrement dans votre CRM.

Remarque : pour utiliser l'outil d'assistant de réunion, vous devez avoir l'intégration de Google Calendar connectée dans votre compte HubSpot

  • Connectez-vous à Gmail.
  • Dans le panneau latéral de droit de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l'icône du logo HubSpot sprocket.

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  • Dans la barre latérale de HubSpot, cliquez sur l'icône de réunion meetings

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  • Sélectionnez une réunion dans la liste. 

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  • Dans l'assistant de réunion, la liste des participants est affichée.
    • Pour accéder à l'enregistrement du contact dans la barre latérale, cliquez sur le nom d'un participant. 
    • Si certains participants n'ont pas de fiche d'informations de contact dans le CRM, cliquez sur Ajouter à côté de leur nom pour créer une fiche de contact. 

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  • Pour lancer la réunion, cliquez sur Lancer la réunion.
  • Vous serez dirigé vers votre calendrier Google, où vous pourrez accéder à l'événement du calendrier pour commencer la réunion. L'assistant de réunion restera ouvert sur le côté droit de votre écran, ce qui vous permettra de lancer la vidéoconférence ou l'appel depuis votre bureau sans perdre l'accès à l'assistant de réunion. 
  • Pour prendre des notes pendant l'appel, cliquez sur l'onglet Notes dans l'assistant de réunion. 

notes-tabulation-assistant de réunion

  • Saisissez des notes dans la zone de texte, puis appuyez sur la touche d'entrée. Les notes apparaîtront avec l'horodatage dans l'assistant de réunion et dans l'événement chronologique de la fiche de contact du participant dans le CRM.  

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Remarque :
  • Lorsqu'une réunion est créée à partir de votre calendrier connecté, elle ne sera enregistrée que dans la chronologie des contacts qui existent déjà dans votre compte HubSpot. HubSpot ne créera pas automatiquement de fiches d'informations de contact si les participants n'existent pas dans votre compte HubSpot. 
  • Pour que la réunion apparaisse dans la chronologie de vos contacts, les participants doivent utiliser l'adresse e-mail figurant dans la propriété E-mail de leur fiche d'informations.
  • HubSpot empêche automatiquement l'ajout d'événements pour les utilisateurs existants et les membres de votre organisation sur la base du domaine de messagerie (les domaines cibles et connectés de votre portail).
  • Aucun des événements créés avant l'intégration de Google Agenda ou du calendrier Outlook ne sera synchronisé avec HubSpot, même si les participants à ces événements existent en tant que contacts dans votre compte HubSpot et ont la même adresse e-mail que celle dans la propriété E-mail. Seuls les événements créés dans Google et Office 365 alors que l'intégration est active seront synchronisés dans la chronologie du contact.
  • Pour les réunions récurrentes, HubSpot ne synchronise que le premier événement. Si un autre événement de la série est modifié ou que la réponse des participants change, l'événement mis à jour sera synchronisé avec HubSpot. Par exemple, si une personne annule sa participation à une réunion hebdomadaire récurrente pour une semaine spécifique, cela déclenchera la synchronisation de l'événement de cette semaine avec HubSpot.
  • Aucun événement durant toute une journée ne sera synchronisé avec HubSpot. 
  • Le calendrier de HubSpot ne synchronise pas les événements de calendrier marqués comme privés avec votre compte HubSpot. Si un événement public est transformé en événement privé, l'engagement restera dans votre compte HubSpot, mais les modifications apportées à l'événement ne seront plus synchronisées.
  • Une fois qu'une réunion a été créée, l'ajout de participants à l'engagement de réunion dans HubSpot ne les ajoutera pas à l'événement du calendrier. Pour éviter ce problème, vous pouvez apporter une petite modification à la description de la réunion en même temps que vous ajoutez les participants, puis cliquer sur Enregistrer et envoyer la mise à jour

 

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