Gebruik de agendasynchronisatie van HubSpot met Google Agenda of Outlook Agenda
Laatst bijgewerkt: januari 13, 2025
Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:
|
De Google Agenda en Outlook Agenda synchronisatie met HubSpot stelt je in staat om tegelijkertijd een vergadering te registreren in je CRM, een gebeurtenis voor die vergadering te creëren in je agenda en uitnodigingen te versturen naar de gasten van de vergadering. Bovendien, als je een gebeurtenis voor een vergadering aanmaakt in Google Agenda of Outlook Agenda met een HubSpot contactpersoon, zal de gebeurtenis verschijnen op hun contactpersoonrecord tijdlijn.
Als je je agenda wilt gebruiken met de HubSpot vergadertool, raadpleeg dan dit artikel.
Let op: agendasynchronisatie synchroniseert alleen met de primaire agenda van een gebruiker. Als een gebruiker meerdere agenda's in Outlook of Google heeft, zal HubSpot alleen synchroniseren met de primaire of standaard agenda.
Verbind je Google Agenda met HubSpot
- Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
- Zoek naar de Google Agenda-integratie en selecteer Google Agenda in de resultaten. Klik rechtsboven op App verbinden.
- Je wordt doorgestuurd naar Google om je aan te melden of kies een Google-account als je meerdere accounts hebt.
- Klik op Toestaan.
Let op: het is alleen mogelijk om HubSpot te integreren met je standaard Google agenda.
Je wordt teruggeleid naar HubSpot met een dialoogvenster waarin wordt aangegeven dat Google Agenda voor Hubspot is geïnstalleerd.
Verbind je Outlook agenda met HubSpot
Zorg ervoor dat je bent aangemeld bij het juiste e-mailaccount in Outlook voordat je verbinding maakt met HubSpot:
- Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens App-marktplaats.
- Zoek naar de Outlook Agenda-integratie en selecteer Outlook Agenda in de resultaten. Klik rechtsboven op App verbinden.
- Je wordt doorgestuurd naar Office 365, waar je kunt inloggen op je account.
- Controleer de gevraagde machtigingen en klik op Accepteren.
Nadat je je inloggegevens hebt ingevoerd, word je doorgestuurd naar HubSpot met een dialoogvenster dat aangeeft dat Outlook Calendar is geïnstalleerd.
Zodra de integratie is geïnstalleerd, kunnen andere gebruikers in de account navigeren naar Instellingen > Algemeen. Klik op het tabblad Agenda en klik op Uw agenda koppelen.
Let op: je kunt de Google Agenda synchronisatie of de Outlook Agenda synchronisatie koppelen aan HubSpot. Beide integraties kunnen niet tegelijkertijd worden geïnstalleerd.
Plan een vergadering in HubSpot
Nadat je je Google Agenda of Outlook Agenda hebt gekoppeld, navigeer je naar contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
- Klik in het linkerpaneel op het pictogram Ontmoeten date om een gebeurtenis voor een vergadering aan te maken.
- Voer in het pop-upvenster uw vergaderingsgegevens in.
- Klik op Opslaan om de vergadering aan uw agenda toe te voegen en de contactpersoon een uitnodiging voor de vergadering te sturen.
Let op: het verwijderen van een vergadering in HubSpot verwijdert de gebeurtenis niet uit Google Agenda of Outlook Agenda.
Plan een vergadering in Google Agenda of Outlook Agenda
Als je een vergadering aanmaakt in Google Agenda of Outlook Agenda en een gast toevoegt die een contactpersoon is in je HubSpot account, dan verschijnt de vergadering op hun tijdlijn. Hetzelfde geldt als een contactpersoon in HubSpot je uitnodigt voor een vergadering; de vergadering verschijnt op de tijdlijn van de contactpersoon.
Als je de gebeurtenis in je agenda bewerkt of verwijdert, verschijnen de updates ook automatisch in de vergadering op de Tijdlijn voor contactpersonen.
- Wanneer een vergadering wordt aangemaakt vanuit je gekoppelde agenda, wordt de vergadering alleen aangemeld op de tijdlijn van contactpersonen die al bestaan in je Hubspot account. HubSpot maakt niet automatisch contactpersoonrecords aan als de gasten nog niet bestaan in je Hubspot account.
- Om de vergadering te laten verschijnen op de tijdlijn van je contactpersoon, moet de gast hetzelfde e-mailadres gebruiken in de eigenschap E-mail van zijn contactpersoonrecord.
- HubSpot voorkomt automatisch dat gebeurtenissen worden toegevoegd voor leden van je organisatie op basis van e-maildomeinen (de doel- en gekoppelde domeinen van je portaal) en bestaande gebruikers. Gebeurtenissen zullen ook niet worden aangemaakt voor @hubspot.com e-mailadressen.
- Gebeurtenissen die vóór de integratie zijn gemaakt, worden niet gesynchroniseerd met HubSpot, zelfs als gasten in dergelijke gebeurtenissen bestaan als contactpersoon in je HubSpot-account en hetzelfde e-mailadres hebben in de eigenschap E-mail. Alleen gebeurtenissen die zijn gemaakt in Google en Office 365 terwijl de integratie actief is, worden gesynchroniseerd met de tijdlijn van de contactpersoon.
- Voor terugkerende vergaderingen zal HubSpot alleen de eerste gebeurtenis in de reeks synchroniseren. Als een andere gebeurtenis in de serie verandert, of als de reactie van een deelnemer verandert, zal de bijgewerkte gebeurtenis worden gesynchroniseerd met HubSpot. Bijvoorbeeld, als iemand een bepaalde week een reguliere wekelijkse vergadering afzegt, zal de gebeurtenis van die week worden gesynchroniseerd met HubSpot.
- De agendasynchronisatie van HubSpot synchroniseert geen privé gebeurtenissen in de agenda met je HubSpot-account. Als een openbare gebeurtenis later wordt gewijzigd in privé, blijft de interactie in je HubSpot-account staan, maar worden wijzigingen aan de gebeurtenis niet meer gesynchroniseerd.
- Zodra een vergadering is aangemaakt, zal het toevoegen van deelnemers aan de interactie van de vergadering in HubSpot ze niet toevoegen aan de gebeurtenis in de agenda. Om dit probleem te voorkomen, kun je een kleine wijziging aanbrengen in de beschrijving van de vergadering op het moment dat je deelnemers toevoegt, klik dan op Opslaan en verstuur update.
- E-mails van advertentiegroepen die zijn toegevoegd als deelnemers in de uitnodiging voor de gebeurtenis van de vergadering worden niet gesynchroniseerd met HubSpot. Nodig in plaats daarvan elk groepslid afzonderlijk uit voor de gebeurtenis.