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Integrations

Usar la sincronización del calendario de HubSpot con Google Calendar o Outlook

Última actualización: octubre 19, 2020

Requisitos

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La sincronización del Calendario de Google y el Calendario de Outlook con HubSpot te permite registrar una reunión en tu CRM, crear un evento de calendario para esa reunión y enviar una invitación a los asistentes a esa reunión simultáneamente. Además, si creas un evento de reunión en el Calendario de Google o en el Calendario de Outlook con un contacto de HubSpot, el evento aparecerá en la cronología de su registro de contacto.

Para usar tu calendario con la herramienta reuniones de HubSpot, consulta este artículo en su lugar.

Conectar el Calendario de Google con HubSpot
  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de mercados en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Visita el mercado de aplicaciones.
  • Usa la barra de búsqueda para buscar la sincronización del Calendario de Google. Coloca el cursor sobre la integración y haz clic en Ver integración.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Conectar con el Calendario de Google.
  • Serás redirigido a Google para iniciar sesión o elegir una cuenta de Google si tienes varias cuentas.
  • Haz clic en Permitir.

Nota: solo es posible integrar HubSpot con tu calendario de Google predeterminado.

Serás redirigido a HubSpot mediante un cuadro de diálogo que indica que se instaló el Calendario de Google para HubSpot.

Conecta tu calendario de Outlook a HubSpot

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de mercados en la barra de navegación. Debajo de Administrar, selecciona Aplicaciones conectadas.
  • En la parte superior derecha, haz clic en Visita Marketplace.
  • Usa la barra de búsqueda para buscar la sincronización del Calendario de Outlook. Coloca el cursor sobre la integración y haz clic en Ver integración.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Conectar con el Calendario de Outlook.
  • Serás redirigido a Office 365, donde puedes iniciar sesión en tu cuenta.

Después de escribir tus credenciales de inicio de sesión, serás redirigido a HubSpot con un cuadro de diálogo que indica que se instaló el Calendario de Outlook.

Nota: puedes conectar la sincronización del Calendario de Google o la sincronización del Calendario de Outlook con HubSpot. Ambas integraciones no se pueden instalar al mismo tiempo.

Programar una reunión en HubSpot

Después de conectar tu Calendario de Google o el Calendario de Outlook, navega a contactos, empresas, negocios o tickets. En el panel izquierdo, haz clic en el ícono de reunión date para crear un evento de reunión. En la ventana que se abre en la parte inferior de la pantalla, ingresa los detalles de la reunión. Cuando se crea tu reunión, se agregará un evento correspondiente a tu Calendario de Google o al Calendario de Outlook y el contacto recibirá una invitación a la reunión. Más información sobre cómo programar una reunión en un registro de contacto, empresa, negocio o ticket de asistencia técnica.schedule-meeting-from-contact-record

Nota: eliminar una reunión en HubSpot no eliminará el evento de Google Calendar o del Calendario de Outlook.

Programar una reunión en el Calendario de Google o en el Calendario de Outlook

Si creas una reunión en el Calendario de Google o en el Calendario de Outlook e incluyes un invitado que también es un contacto en tu cuenta de HubSpot, la reunión aparecerá en su cronología. Lo mismo ocurre si un contacto en HubSpot te invita a una reunión; la reunión aparecerá en la cronología del contacto. create-google-calendar-event

Si editas o eliminas el evento en el calendario, las actualizaciones también van a aparecer automáticamente en la reunión en la cronología del contacto.

contact-record-scheduled-meeting

Ten en cuenta:
  • Cuando se crea una reunión desde tu calendario conectado, la reunión solo se registra en la cronología de contactos que ya existen en tu cuenta de HubSpot. HubSpot no creará automáticamente registros de contactos si los asistentes no existen ya en tu cuenta de HubSpot. 
  • Para que la reunión aparezca en la cronología de tu contacto, el invitado debe usar la misma dirección de correo electrónico en la propiedad Correo electrónico del registro de contacto.
  • HubSpot automáticamente evita que se agregue cualquier evento para miembros de tu organización según el dominio del correo electrónico (el objetivo y los dominios conectados), y los usuarios existentes.
  • Cualquier evento creado antes de la integración no se va a sincronizar con HubSpot, incluso si los invitados a dichos eventos existen como un contacto en tu cuenta de HubSpot y tienen la misma dirección de correo electrónico en la propiedad Correo electrónico. Solo los eventos creados en Gmail y Office 365 mientras la integración está activa se van a sincronizar con la cronología del contacto.
  • Para reuniones recurrentes, HubSpot solo sincronizará el primer evento en la serie. Si otro evento de la serie cambia, la respuesta de los asistentes cambia, el evento actualizado se sincronizará con HubSpot. Por ejemplo, si alguien cancela una semana en particular para una reunión semanal regular, se activará el evento de esta semana para sincronizar con HubSpot.
  • Todos los eventos del día no se sincronizarán con HubSpot.
  • La sincronización del calendario de HubSpot no se sincroniza con eventos de calendario privado a tu cuenta de HubSpot.