Última actualización: septiembre 10, 2024
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La sincronización de HubSpot con Google Calendar y con Outlook Calendar te permite registrar una reunión en tu CRM, crear el evento de calendario de esa reunión y enviar una invitación a los asistentes de forma simultánea. Además, si creas un evento de reunión con un contacto de HubSpot en Google Calendar o en Outlook Calendar, el evento aparecerá en la cronología del registro de ese contacto.
Si lo que quieres es usar tu calendario con la herramienta de reuniones de HubSpot, consulta este artículo.
Nota: el calendario solo se sincronizará con el calendario principal de un usuario. Si un usuario tiene varios calendarios en Outlook o Google, HubSpot solo se sincronizará con el calendario principal o predeterminado.
Conectar Google Calendar a HubSpot
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
- Busca la integración Google Calendar y selecciónala en los resultados. En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
- Se te redirigirá a Google para que inicies sesión o para que elijas una cuenta de Google si tienes varias cuentas.
- Haz clic en Permitir.
Nota: solo puedes integrar HubSpot con tu calendario de Google predeterminado.
Se te redirigirá de nuevo a HubSpot y verás un cuadro de diálogo indicando que Google Calendar se instaló en tu cuenta.
Conectar Outlook Calendar a HubSpot
Asegúrate de haber iniciado sesión en la cuenta de correo electrónico correcta en Outlook antes de conectarte con HubSpot:
- En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Mercados situado en la barra de navegación superior, y luego selecciona Mercado de aplicaciones.
- Busca la integración Outlook Calendar y selecciónala en los resultados. En la parte superior derecha, haz clic en Instalar aplicación.
- Se te redirigirá a Office 365, donde podrás iniciar sesión en tu cuenta.
- Revisa los permisos solicitados y haz clic en Aceptar.
Cuando hayas introducido tus credenciales de inicio de sesión, se te redirigirá de nuevo a HubSpot y verás un cuadro de diálogo indicando que Outlook Calendar se instaló en tu cuenta.
Una vez que se instala la integración, otros usuarios en la cuenta pueden navegar a Configuración > General. Haz clic en la pestaña Calendario y haz clic en Conectar tu calendario.
Nota: puedes conectar la sincronización del Calendario de Google o la sincronización del Calendario de Outlook con HubSpot. Ambas integraciones no se pueden instalar al mismo tiempo.
Programar una reunión en HubSpot
Después de conectar tu calendario de Google o de Outlook, ve a contactos, empresas, negocios o tickets.
- En el panel de la izquierda, haz clic en icono de reunión para crear un evento de reunión.
- En el cuadro emergente, escribe los detalles de la reunión.
- Haz clic en Guardar para agregar la reunión a tu calendario y enviar al contacto una invitación a la reunión.
Nota: eliminar una reunión en HubSpot no eliminará el evento correspondiente en Google Calendar ni en Outlook Calendar.
Programar una reunión en Google Calendar o en Outlook Calendar
Si creas una reunión en Google Calendar o en Outlook Calendar e incluyes un invitado que también es un contacto en tu cuenta de HubSpot, la reunión aparecerá en su cronología. Lo mismo ocurre si un contacto de HubSpot te invita a una reunión: la reunión aparecerá en la cronología de ese contacto. 
Si editas o eliminas el evento en tu calendario, los cambios también aparecerán automáticamente en la reunión que se incluye en la cronología del contacto.
- Cuando creas una reunión desde tu calendario conectado, la reunión solo se registra en la cronología de los contactos que ya existen en tu cuenta de HubSpot. HubSpot no creará automáticamente registros de contactos si los asistentes no existen ya en tu cuenta de HubSpot.
- Para que la reunión aparezca en la cronología de tu contacto, el invitado debe usar la misma dirección de correo electrónico en la propiedad Correo electrónico de su registro de contacto.
- HubSpot evita automáticamente que se agreguen eventos para los miembros de tu organización según el dominio del correo electrónico (el dominio de destino de tu portal y sus dominios conectados), así como usuarios existentes. Tampoco se crearán eventos a partir de ninguna dirección de correo electrónico de @hubspot.com.
- Todos los eventos creados antes de la integración no se sincronizarán con HubSpot, ni siquiera si los invitados a dichos eventos son ya contactos de tu cuenta de HubSpot y tienen la misma dirección de correo electrónico en la propiedad Correo electrónico. Solo los eventos creados en Google y Office 365 cuando la integración está activa se sincronizarán con la cronología de los contactos.
- Para reuniones recurrentes, HubSpot solo sincronizará el primer evento en la serie. Si otro evento de la serie cambia, la respuesta de los asistentes cambia, el evento actualizado se sincronizará con HubSpot. Por ejemplo, si alguien cancela una instancia de una reunión semanal regular, desencadenará el evento de esa semana para sincronizarlo con HubSpot.
- El calendario de HubSpot no sincroniza eventos privados con tu cuenta de HubSpot. Si un evento público se cambia posteriormente a privado, la interacción permanecerá en tu cuenta de HubSpot, pero los cambios en el evento ya no se sincronizarán.
- Una vez que se ha creado una reunión, agregar asistentes a la interacción de la reunión en HubSpot no los agregará al evento del calendario. Para evitar este problema, puedes hacer un pequeño cambio en la descripción de la reunión cuando agregues asistentes, y luego hacer clic en Guardar y enviar actualización.
