更新日時 2023年 11月 27日
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Google カレンダーおよびOutlookカレンダーとHubSpotとの同期により、CRMへのミーティングの記録、そのミーティングのGoogle カレンダーイベントの作成、ミーティング参加者への招待メールの送信を同時に行えるようになります。さらに、Google カレンダーまたはOutlookカレンダーでHubSpotコンタクトとのミーティングイベントを作成すると、そのイベントが該当するコンタクトレコードのタイムラインに表示されます。
HubSpotミーティングツールでカレンダーを使用する場合は、こちらの記事をご確認ください。
注：カレンダー同期はユーザーのプライマリーカレンダーのみを同期します。ユーザーがOutlookやGoogleで複数のカレンダーを持っている場合、HubSpotはプライマリーカレンダーまたは既定のカレンダーとのみ同期されます。
Google カレンダーをHubSpotに接続する
- HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンをクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
- Google カレンダー連携機能を検索し、結果の中からGoogle カレンダーを選択します。右上にある［アプリを接続］をクリックします。
- Googleのログイン画面にリダイレクトされます。または、複数のアカウントをお持ちの場合は、使用するアカウントを選択します。
- ［許可］をクリックします。
注：HubSpotに連携できるのは既定のGoogle カレンダーのみです。
再びHubSpotにリダイレクトされて、Google Calendar for HubSpotのインストールが完了したことを示すダイアログボックスが表示されます。
OutlookカレンダーをHubSpotに接続する
- HubSpotアカウントにて、メインのナビゲーションバーに表示されるマーケットプレイスアイコンをクリックし、［アプリマーケットプレイス］を選択します。
- Outlookカレンダー連携機能を検索し、結果の中からOutlookカレンダーを選択します。右上にある［アプリを接続］をクリックします。
- Office 365にリダイレクトされ、アカウントへのログイン画面が表示されます。
- アクセス許可を求める画面が表示されるので、内容を確認して［許可］をクリックします。
ログイン資格情報を入力した後、HubSpotにリダイレクトされ、Outlookカレンダーのインストールが完了したことを示すダイアログボックスが表示されます。
連携機能がインストールされると、アカウント内の他のユーザーも［設定］>［全般］に移動できるようになります。［カレンダー］タブをクリックし、［カレンダーを接続］をクリックします。
注：HubSpotには、Google カレンダー同期またはOutlookカレンダー同期のいずれか一方のみを接続できます。両方の連携を同時にインストールすることはできません。
HubSpotでミーティングをスケジュールする
Google カレンダーまたはOutlookカレンダーを接続した後、コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。左側のパネルで、ミーティングアイコンをクリックして、ミーティングイベントを作成します。ポップアップボックスで、ミーティングの詳細を入力します。ミーティングが作成されると、該当するイベントがGoogle カレンダーまたはOutlookカレンダーに追加され、コンタクトにミーティングへの招待が届きます。コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードからミーティングのスケジュールを設定する方法をご確認ください。
注：HubSpotでミーティングを削除しても、Google カレンダーまたはOutlookカレンダーからはイベントが削除されません。
Google カレンダーまたはOutlookカレンダーでミーティングをスケジュールする
Google カレンダーまたはOutlookカレンダーで作成されるミーティングの参加者に、HubSpotアカウント上のコンタクトが含まれている場合は、コンタクトのタイムライン上にもこのミーティングが表示されます。同じように、HubSpot上のコンタクトからミーティングへの招待が届いた場合にも、コンタクトのタイムラインにミーティングが表示されます。
カレンダーでイベントを編集または削除すると、コンタクトのタイムラインにも最新のミーティング情報が反映されます。
会議支援ツール「Googleカレンダー」を使って会議を予約する
通話中やビデオ会議中に、Googleカレンダーの会議アシスタント機能を利用することができます。Gmailの受信トレイにいながらにして、メモを取ったり、連絡先の記録を調べたり、会議を始めたりすることができます。会議アシスタントのメモ機能を使用すると、フォローアップのために通話中の重要な瞬間をメモし、メモがCRMのレコードのタイムライン上の会議アクティビティに同期させることができます。
ご注意ください。ミーティングアシスタントツールを使用するにはを使用するには、HubSpotアカウントでGoogleカレンダーとの統合を行う必要があります。
- Gmailにログインします。
- Gmail受信箱の右サイドパネルで、 sprocket sprocketのアイコンをクリックします。
- HubSpotのサイドバーで、ミーティングミーティングのアイコンをクリックします。
- リストからミーティングを選択します。
- 会議アシスタントでは、会議プラットフォームが表示されます。
- サイドバーのコンタクトレコードにアクセスするには、出席者の名前をクリックします。
- CRMにコンタクトレコードを持たない会議参加者がいる場合、その名前の横にある「追加」をクリックして、その参加者のコンタクトレコードを作成します。
- 会議を開始するには会議の開始.
- Googleカレンダーが表示されますので、カレンダーのイベントにアクセスして、会議を開始します。会議アシスタントは画面の右側に表示されたままなので、会議アシスタントへのアクセスを失うことなく、デスクトップからビデオ会議や通話を開始することができます。
- 通話中にメモを取るには、会議アシスタントで、「メモ」タブをクリックします。
- テキストボックスにメモを入力し、 Enterを押します。メモは、会議アシスタントのタイムスタンプと、CRMの出席者のコンタクトレコードのタイムラインイベントに表示されます。
- 接続されたカレンダーから作成したミーティングは、HubSpotアカウント上にすでに存在するコンタクトのタイムラインにのみ記録されます。HubSpotアカウント内にまだ存在しない参加者の場合に、コンタクトレコードは自動作成されません。
- コンタクトのタイムラインにミーティングを表示するには、コンタクトレコードの［Eメール］プロパティーと同じEメールアドレスを参加者が使用している必要があります。
- Eメールのドメイン（ポータルのターゲットドメインおよび接続されたドメイン）に基づく社内関係者や、既存ユーザーについては、イベントが追加されないようにHubSpot上で自動的に制御されます。
- 連携前に作成したイベントは、イベントの参加者がHubSpotアカウント上のコンタクトとして存在し、［Eメール］プロパティーに同じEメールアドレスが設定されていても、HubSpotに同期されません。連携が有効な状態のときにGoogleやOffice 365で作成されたイベントのみが、コンタクトのタイムラインに同期されます。
- 定期的なミーティングの場合、HubSpotには初回のイベントのみが同期されます。別の回に変更が加えられた場合、または参加者からの応答に変更があった場合、更新されたイベントはHubSpotに同期されます。例えば、週次の定期ミーティングについて誰かが特定の週をキャンセルすると、その週のイベントがHubSpotに同期されます。
- 終日イベントはHubSpotに同期されません。
- HubSpotのカレンダー同期では、非公開のカレンダーイベントはHubSpotアカウントに同期されません。公開イベントを後で非公開に変更した場合、エンゲージメントはHubSpotアカウントに残りますが、イベントの変更内容は同期されなくなります。
- ミーティングを作成した後、HubSpotでミーティングのエンゲージメントに出席者を追加しても、カレンダーのイベントには追加されません。この問題を回避するには、出席者を追加すると同時にミーティングの説明に小さな変更を加え、［保存して更新を送信］をクリックします。
