Zuletzt aktualisiert am: Januar 18, 2023
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Die Google Kalender- und Outlook-Kalender-Synchronisierung mit HubSpot ermöglicht es Ihnen, gleichzeitig ein Meeting in Ihrem CRM zu protokollieren, ein Kalender-Event für dieses Meeting zu erstellen und Einladungen an Meetingteilnehmer zu senden. Wenn Sie außerdem ein Meeting-Event in Google Kalender oder im Outlook-Kalender mit einem HubSpot-Kontakt erstellen, wird das Event in der Chronik des Kontaktdatensatzes angezeigt.
Wenn Sie Ihren Kalender mit dem HubSpot verwenden möchten, lesen Sie stattdessen diesen Artikel.
Bitte beachten: Bei der Kalendersynchronisierung wird nur mit dem primären Kalender eines Benutzers synchronisiert. Wenn ein Benutzer mehrere Kalender in Outlook oder Google hat, synchronisiert HubSpot nur mit dem primären oder Standardkalender.
Google Kalender mit HubSpot verknüpfen
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol () und gehen Sie dann zu Apps.
- Suchen Sie nach der Google Kalender-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen „Google Kalender“ aus. Klicken Sie oben rechts auf „App verknüpfen“.
- Sie werden zu Google weitergeleitet, um sich anzumelden oder ein Google-Konto zu wählen, wenn Sie mehrere Konten haben.
- Klicken Sie auf „Zulassen“.
Bitte beachten: Es ist nur möglich, HubSpot in Ihren standardmäßigen Google Kalender zu integrieren.
Sie werden zurück zu HubSpot weitergeleitet, wobei ein Dialogfeld angezeigt wird, das anzeigt, dass Google Kalender für HubSpot installiert wurde.
Outlook-Kalender mit HubSpot verknüpfen
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Marketplace-Symbol () und gehen Sie dann zu Apps.
- Suchen Sie nach der Outlook-Kalender-Integration und wählen Sie in den Ergebnissen „Outlook-Kalender“ aus. Klicken Sie oben rechts auf „App verknüpfen“.
- Sie werden zu Office 365 weitergeleitet, wo Sie sich bei Ihrem Konto anmelden können.
- Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen und klicken Sie dann auf „Akzeptieren“.
Nach Eingabe Ihrer Anmeldedaten werden Sie mit einem Dialogfeld, das anzeigt, dass Outlook-Kalender installiert wurde, zu HubSpot weitergeleitet.
Sobald die Integration installiert ist, können andere Benutzer im Account „Einstellungen“ > „Allgemein“ aufrufen. Klicken Sie auf die Registerkarte „Kalender“ und klicken Sie auf „Kalender verknüpfen“.
Bitte beachten: Sie können entweder die Google Kalender-Synchronisierung oder die Outlook-Kalender-Synchronisierung mit HubSpot verknüpfen. Es können nicht beide Integrationen gleichzeitig installiert werden.
Meetings in HubSpot vereinbaren
Nachdem Sie Ihren Google Kalender oder Outlook-Kalender verknüpft haben, gehen Sie zu den Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets. Klicken Sie im linken Bereich auf das Meeting-Symbol , um ein Meeting-Event zu erstellen. Geben Sie im Popup-Feld Ihre Meetingdetails ein. Wenn Ihr Meeting erstellt wird, wird ein entsprechendes Event zu Ihrem Google Kalender oder Outlook-Kalender hinzugefügt und der Kontakt erhält eine Meetingeinladung. Erfahren Sie in diesem Artikel mehr über das Planen von Meetings in einem Kontakt-, Unternehmens- oder Deal-Datensatz.
Bitte beachten: Beim Löschen eines Meetings in HubSpot wird das Event nicht aus Google Kalender oder Outlook-Kalender entfernt.
Meetings in Google Kalender oder Outlook-Kalender vereinbaren
Wenn Sie ein Meeting im Google Kalender oder Outlook-Kalender erstellen und einen Gast einbeziehen, der als Kontakt in Ihrem HubSpot-Account gespeichert ist, wird das Meeting in der Chronik des Kontakts angezeigt. Dasselbe gilt, wenn ein Kontakt in HubSpot Sie zu einem Meeting einlädt; das Meeting wird in der Chronik des Kontakts angezeigt.
Wenn Sie das Event in Ihrem Kalender bearbeiten oder löschen, werden die Updates auch im Meeting automatisch in der Kontaktchronik angezeigt.
Meetings mit dem Besprechungsassistenten in Google Kalender vereinbaren
Sie können die Besprechungsassistent-Funktion von Google Kalender während eines Anrufs oder einer Videokonferenz verwenden. Ohne Ihren Google Mail-Posteingang zu verlassen, können Sie Notizen machen, einen Kontaktdatensatz nachschlagen oder Besprechungen beginnen. Mit der Notizfunktion im Besprechungsassistenten können Sie wichtige Momente während des Gesprächs notieren und Ihre Notizen mit der Meetingaktivität in der Zeitleiste des Datensatzes in Ihrem CRM synchronisieren.
Bitte beachten Sie: Um das Besprechungsassistenten-Tool zu nutzen, müssen Sie die Google Kalender-Integration in Ihrem HubSpot-Account verknüpft haben.
- Melden Sie sich bei Gmail an.
- Klicken Sie im rechten Bereich Ihres Gmail-Posteingangs auf das HubSpot-Symbol.
- Klicken Sie in der HubSpot-Seitenleiste auf das -Symbol.
- Wählen Sie ein Meeting aus der Liste aus.
- Im Meeting-Assistenten werden die Meetingteilnehmer angezeigt.
- Um auf den Kontaktdatensatz in der Seitenleiste zuzugreifen, klicken Sie auf den Namen eines Teilnehmers.
- Wenn es Meetingteilnehmer ohne Kontaktdatensatz im CRM gibt, klicken Sie neben dem Namen auf „Hinzufügen“, um einen Kontaktdatensatz für diesen Teilnehmer zu erstellen.
- Um das Meeting zu starten, klicken Sie auf „Meeting starten“.
- Sie werden zu Ihrem Google Kalender weitergeleitet, wo Sie auf das Kalenderevent zugreifen können, um das Meeting zu starten. Der Meeting-Assistent bleibt auf der rechten Seite Ihres Bildschirms geöffnet, so dass Sie die Videokonferenz oder den Anruf von Ihrem Desktop aus starten können, ohne den Zugriff auf den Meeting-Assistenten zu verlieren.
- Um sich während des Gesprächs Notizen zu machen, klicken Sie im Meeting-Assistenten auf die Registerkarte „Notizen“.
- Geben Sie Notizen in das Textfeld ein und drücken Sie dann Enter. Die Notizen erscheinen mit dem Zeitstempel im Meeting-Assistenten und im Chronik-Event im Kontaktdatensatz des Teilnehmers im CRM.
- Wenn ein Meeting über Ihren verknüpften Kalender erstellt wird, wird das Meeting nur in der Chronik von Kontakten protokolliert, die bereits in Ihrem HubSpot-Account vorhanden sind. HubSpot erstellt nicht automatisch Kontaktdatensätze, wenn die Gäste nicht bereits in Ihrem HubSpot-Account vorhanden sind.
- Damit das Meeting in der Chronik Ihres Kontakts angezeigt wird, muss der Gast die gleiche E-Mail-Adresse in der Eigenschaft „E-Mail“ seines Kontakts verwenden.
- HubSpot verhindert automatisch, dass Events für Mitglieder Ihrer Organisation auf der Grundlage der E-Mail-Domain (die Ziel- und verknüpften Domains Ihres Portals) und bestehende Benutzer hinzugefügt werden.
- Alle vor der Integration erstellten Events werden nicht mit HubSpot synchronisiert, auch wenn Gäste in solchen Events als Kontakt in Ihrem HubSpot-Account existieren und die gleiche E-Mail-Adresse in der Eigenschaft E-Mail haben. Nur Events, die in Google und Office 365 erstellt wurden, während die Integration aktiv ist, werden mit der Chronik des Kontakts synchronisiert.
- Für wiederkehrende Meetings synchronisiert HubSpot nur das erste Event in der Serie. Wenn sich ein anderes Event in der Serie oder die Antwort eines Teilnehmers ändert, wird das aktualisierte Event mit HubSpot synchronisiert. Wenn beispielsweise jemand eine bestimmte Woche für ein regelmäßiges wöchentliches Meeting storniert, wird eine Synchronisierung des Events dieser Woche mit HubSpot ausgelöst.
- Ganztägige Events werden nicht mit HubSpot synchronisiert.
- Bei der Kalendersynchronisierung von HubSpot werden private Kalendertermine nicht mit Ihrem HubSpot-Account synchronisiert. Wenn ein öffentliches Event später in privat geändert wird, bleibt die Interaktion in Ihrem HubSpot-Account erhalten, Änderungen an dem Event werden jedoch nicht mehr synchronisiert.
- Nachdem ein Meeting erstellt wurde, werden Teilnehmer beim Hinzufügen zur Meetinginteraktion in HubSpot nicht dem Kalendertermin hinzugefügt. Um dieses Problem zu vermeiden, können Sie eine kleine Änderung an der Beschreibung des Meetings vornehmen, während Sie Teilnehmer hinzufügen, und dann auf „Speichern und Updates senden“ klicken.
