Ultimo aggiornamento: settembre 28, 2022
La sincronizzazione di Google Calendar e Outlook Calendar con HubSpot consente di registrare simultaneamente una riunione nel CRM, creare un evento di calendario per quella riunione e inviare inviti agli invitati alla riunione. Inoltre, se si crea un evento di riunione in Google Calendar o in Outlook Calendar con un contatto HubSpot, l'evento apparirà nella timeline del suo record di contatto.
Per utilizzare il vostro calendario con lo strumento riunioni di HubSpot, fate riferimento a questo articolo.
Nota bene: la sincronizzazione del calendario si sincronizza solo con il calendario principale di un utente. Se un utente ha più calendari in Outlook o Google, HubSpot si sincronizzerà solo con il calendario principale o predefinito.
Collegare il calendario di Google a HubSpot
- Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona Marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
- Cercare l'integrazione con Google Calendar e selezionare Google Calendar tra i risultati. In alto a destra, fare clic su Connetti app.
- Si verrà reindirizzati a Google per effettuare l'accesso o scegliere un account Google se si dispone di più account.
- Fare clic su Consenti.
Nota bene: è possibile integrare HubSpot solo con il calendario Google predefinito.
Verrete reindirizzati a HubSpot con una finestra di dialogo che indica che è stato installato Google Calendar per HubSpot.
Collegare il calendario di Outlook a HubSpot
- Nel tuo account HubSpot, clicca sull'icona Marketplace nella barra di navigazione principale, quindi seleziona App Marketplace.
- Cercare l'integrazione con Outlook Calendar e selezionare Outlook Calendar tra i risultati. In alto a destra, fare clic su Connetti app.
- Si verrà reindirizzati a Office 365, dove si potrà accedere al proprio account.
- Esaminare le autorizzazioni richieste e fare clic su Accetta.
Dopo aver inserito le credenziali di accesso, si verrà reindirizzati a HubSpot con una finestra di dialogo che indica che Outlook Calendar è stato installato.
Una volta installata l'integrazione, gli altri utenti dell'account possono accedere a Impostazioni > Generali. Fare clic sulla scheda Calendario e fare clic su Collega il calendario.
Nota bene: è possibile collegare a HubSpot sia la sincronizzazione di Google Calendar che quella di Outlook Calendar. Le due integrazioni non possono essere installate contemporaneamente.
Programmare una riunione in HubSpot
Dopo aver collegato il calendario di Google o il calendario di Outlook, navigare tra i contatti, le aziende, le offerte o i biglietti. Nel pannello di sinistra, fare clic sull'icona Incontro creare un evento di riunione. Nel riquadro a comparsa, inserire i dettagli della riunione. Una volta creata la riunione, un evento corrispondente verrà aggiunto al calendario di Google o di Outlook e il contatto riceverà un invito alla riunione. Per saperne di più sulla programmazione di una riunione su un contatto, un'azienda, un affare o un biglietto.
Nota bene: l'eliminazione di una riunione in HubSpot non rimuove l'evento da Google Calendar o Outlook Calendar.
Pianificazione di una riunione in Google Calendar o Outlook Calendar
Se si crea una riunione in Google Calendar o Outlook Calendar e si include un ospite che è un contatto del proprio account HubSpot, la riunione apparirà sulla sua timeline. Lo stesso vale se un contatto di HubSpot vi invita a una riunione; la riunione apparirà sulla timeline del contatto. 
Se modificate o eliminate l'evento nel vostro calendario, gli aggiornamenti appariranno automaticamente anche nella riunione sulla timeline del contatto.
Pianificare una riunione utilizzando lo strumento assistente riunioni di Google Calendar
È possibile utilizzare la funzione di assistente riunioni di Google Calendar durante una chiamata o una videoconferenza. Senza lasciare la casella di posta di Gmail, è possibile prendere appunti, consultare un record di contatto o avviare una riunione. Utilizzando la funzione note dell'assistente riunioni, è possibile annotare i momenti importanti durante la chiamata per darvi seguito e sincronizzare le note con l'attività della riunione nella timeline del record nel CRM.
Nota bene: per utilizzare lo strumento assistente riunioni,è necessario che l'integrazione con Google Calendar sia collegata all'account HubSpot.
- Accedere a Gmail.
- Nel pannello laterale destro della vostra casella di posta Gmail, fate clic sull'icona a forma diruota dentata.
- Nella barra laterale di HubSpot, fare clic sull'icona delle.
- Selezionare una riunione dall'elenco.
- Nell'assistente riunioni, appariranno le piattaforme della riunione.
- Per accedere al record del contatto nella barra laterale, fare clic sul nome di un partecipante.
- Se ci sono piattaforme di riunione che non hanno un record di contatto nel CRM, fare clic su Aggiungi accanto al loro nome per creare un record di contatto per quel partecipante.
- Per avviare la riunione, fare clic su Avviare la riunione.
- Si accede al calendario di Google, dove è possibile accedere all'evento del calendario per avviare la riunione. L'assistente riunioni rimarrà aperto sul lato destro dello schermo, consentendo di avviare la videoconferenza o la chiamata dal desktop senza perdere l'accesso all'assistente riunioni.
- Per prendere appunti durante la chiamata, nell'assistente riunioni fare clic sulla scheda Note .
- Inserire le note nella casella di testo e premere Invio. Le note appariranno con la data e l'ora nell'assistente di riunione e nell'evento della timeline nel record del contatto del partecipante nel CRM.
- Quando si crea una riunione dal calendario collegato, la riunione verrà registrata solo sulla timeline dei contatti già presenti nell'account HubSpot. HubSpot non creerà automaticamente record di contatto se gli ospiti non esistono già nell'account HubSpot.
- Affinché la riunione appaia nella timeline del contatto, l'ospite deve utilizzare lo stesso indirizzo e-mail nella proprietà Email del suo record di contatto.
- HubSpot impedisce automaticamente l'aggiunta di eventi per i membri dell'organizzazione in base al dominio e-mail (dominio di destinazione e domini collegati del portale) e agli utenti esistenti.
- Tutti gli eventi creati prima dell'integrazione non saranno sincronizzati con HubSpot, anche se gli ospiti di tali eventi esistono come contatti nell'account HubSpot e hanno lo stesso indirizzo e-mail nella proprietà Email. Solo gli eventi creati in Google e Office 365 mentre l'integrazione è attiva saranno sincronizzati con la timeline del contatto.
- Per le riunioni ricorrenti, HubSpot sincronizzerà solo il primo evento della serie. Se un altro evento della serie cambia o la risposta dei partecipanti cambia, l'evento aggiornato verrà sincronizzato con HubSpot. Ad esempio, se qualcuno cancella una settimana particolare per una riunione settimanale regolare, l'evento di quella settimana verrà sincronizzato con HubSpot.
- Gli eventi di tutti i giorni non saranno sincronizzati con HubSpot.
- La sincronizzazione del calendario di HubSpot non sincronizza gli eventi del calendario privato con l'account HubSpot. Se un evento pubblico viene successivamente modificato in privato, l'impegno rimarrà nell'account HubSpot, ma le modifiche all'evento non verranno più sincronizzate.
- Una volta creata una riunione, l'aggiunta di partecipanti all'impegno della riunione in HubSpot non li aggiungerà all'evento del calendario. Per evitare questo problema, è possibile apportare una piccola modifica alla descrizione della riunione nello stesso momento in cui si aggiungono i partecipanti, quindi fare clic su Salva e invia aggiornamento.
