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Integrations

使用HubSpot的日曆同步到Google日曆或Outlook日曆

上次更新時間: 十一月 21, 2022

套用至:

所有產品和版本

Google日曆和Outlook日曆與HubSpot同步,讓您可以同時在CRM中記錄會議,為該會議建立日曆活動,並向會議賓客發送邀請。 此外,如果您在Google日曆中或在Outlook日曆中透過HubSpot聯絡人建立會議活動,該活動將顯示在其聯絡人記錄時間軸上。

若要透過HubSpot會議工具使用日曆,請參閱本文

請注意:行事曆同步只會與用戶的主要行事曆同步。 如果使用者在Outlook或Google中有多個日曆, HubSpot只會與主日曆或預設日曆同步。

將您的Google日曆連結到HubSpot

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「市集圖示marketplace」,然後選取「App Marketplace」。
  • 搜尋「Google日曆」整合,然後在結果中選擇「Google日曆」。 按一下右上角的連結應用程式
  • 如果你有多個帳戶,系統會將你重定向至Google ,登入或選擇Google帳戶。
  • 按一下允許

請注意:只能將HubSpot與預設的Google日曆整合。

系統會將您重定向回HubSpot ,並在對話方塊中顯示已安裝HubSpot的Google日曆。

將Outlook日曆連接到HubSpot

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「市集圖示marketplace」,然後選取「App Marketplace」。
  • 搜尋Outlook日曆整合,然後在結果中選擇Outlook日曆。 按一下右上角的連結應用程式
  • 系統會將你重定向到Office 365 ,在那裡你可以登入帳戶。
  • 查看申請的權限,然後點擊接受

輸入登入憑證後,系統會將您重定向至HubSpot ,並在對話方塊中顯示已安裝Outlook日曆。

安裝整合後,帳戶中的其他用戶可以前往「設定」>「一般 點擊「日曆」標籤,然後點擊「連結日曆」。

請注意:您可以將「Google日曆同步」或「Outlook日曆同步」連接到HubSpot。 兩個集成不能同時安裝。

在HubSpot中安排會面

連結「Google日曆」或「Outlook日曆」後,瀏覽至聯絡人、公司、優惠或工單。 在左側面板中,按一下會議圖示 日期以建立會議活動。 在彈出方塊中,輸入會議詳情。 創建會議後,相應的活動將新增至您的「Google日曆」或「Outlook日曆」,聯絡人將收到會議邀請。 了解更多有關在聯絡人、公司、優惠或工單記錄中安排會議的資訊。schedule-meeting-from-contact-record

請注意:在HubSpot中刪除會議不會從Google日曆或Outlook日曆中移除活動。

在「Google日曆」或「Outlook日曆」中安排會議

如果您在「Google日曆」或「Outlook日曆」中建立會議,並將聯絡人包含在您的HubSpot帳戶中,該會議將顯示在他們的時間線上。 如果HubSpot中的聯絡人邀請您參加會議,則也是如此;會議會顯示在聯絡人的時間線上。 create-google-calendar-event

如果你在行事曆中編輯或刪除活動,更新也會自動顯示在聯絡時間線上的會議中。

contact-record-scheduled-meeting

使用「Google日曆」會議助理工具安排會議

在通話或視訊會議期間,您可以使用「Google日曆」會議助理功能。 無論您是Gmail收件匣,您都可以採取備註、查閱聯絡人記錄或開始會議。 使用會議助手中的筆記功能,您可以記錄通話期間的重要時刻,並將筆記與CRM中記錄時間線上的會議活動同步。

請注意:要使用會議助理工具,您必須將Google日曆整合到您的HubSpot帳戶中。 

  • 登錄Gmail。
  • 在Gmail收件匣的右側面板中,按一下動 輪動 輪圖示

contact-profiles-icon

  • 在「HubSpot」側邊欄中,按一下 會議會議圖示。 
agenda-icon-hubspot-sidebar
  • 從清單中選擇 會議 。 

open-meeting-in-meeting-assistant

  • 在會議助理中,會議參加者將出現。
    • 若要存取側欄中的聯絡人記錄,請按一下參加者的 姓名。  
    • 如果有會議參加者在CRM中沒有聯絡人記錄,請按一下他們的姓名旁邊的新增,為該參加者建立聯絡人記錄。 

add-contact-from-meeting-assistant

  • 若要開始會議,請按一下 啟動會議。 
  • 系統會將 你帶到「Google日曆」,在那裡你可以存取日曆活動以開始會議。 會議助理將保持畫面右側的開放狀態,讓您可以從桌面啟動視訊會議或電話,而不會失去會議助理的存取權限。 
  • 若要在通話期間記錄筆記,請在會議助理中按一下筆記標籤。 
notes-tab-meeting-assistant
  • 在文字方塊中

    輸入備註,然後按 Enter。 這些備註會與會議助理中的時間戳以及CRM中參加者聯絡記錄上的時間線活動一同顯示。  

notes-on-logged-meeting

請注意:
  • 從已連結日曆建立會議 時,會議只會記錄HubSpot帳戶中已存在的聯絡人的時間軸。 如果你的HubSpot帳戶中還沒有參加者, HubSpot不會自動建立聯絡人記錄。 
  • 若要會議顯示在聯絡人的時間表中,參加者必須在其聯絡人記錄的電子郵件 使用相同的電子郵件地址。
  • HubSpot會根據電子郵件網域(網站的目標網域和連接網域)和現有用戶,自動防止為組織成員新增任何事件。
  • 集成之前創建的任何活動都不會同步到HubSpot ,即使此類活動中的參加者是您HubSpot帳戶中的聯絡人,且在電子郵件屬性中具有相同的電子郵件地址。 只有在整合有效期間在Google和Office 365中創建的事件才會同步到聯絡人的時間線。
  • 對於定期會議, HubSpot只會同步系列中的第一個活動。 如果系列中的另一個活動變更或參加者回應變更,更新的活動將同步到HubSpot。 例如,如果有人取消每週例會的某個星期,它會觸發該星期的事件同步到HubSpot。
  • 全天事件不會同步到HubSpot。 
  • HubSpot的日曆同步不會將私人日曆活動同步到您的HubSpot帳戶。 如果公開活動後來改為私人活動,活動將保留在您的HubSpot帳戶中,但對活動的更改將不再同步。 
  • 建立會議後,在HubSpot中將參加者新增至會議活動並不會將他們新增至日曆活動。 為了避免此問題,您可以在新增參加者同時對會議的描述進行小小的變更,然後按一下儲存並發送更新。 

 

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