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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.

Programar una reunión con un contacto en un registro:

Última actualización: diciembre 11, 2023

Disponible con cualquiera de las siguientes suscripciones, a no ser que se indique de otro modo:

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Una vez integrado el calendario de Google Calendar u Office 365, puedes programar reuniones con contactos a partir de registros de contactos, empresas, negocios o tickets y enviar una invitación de calendario a las plataformas de reuniones. También puedes agregar usuarios como asistentes a la reunión.

Los usuarios de una cuenta Sales Hub Pro o Enterprise con una licencia asignada pueden programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una licencia asignada.

Este artículo se aplica a los usuarios que usan la integración del Calendario de Google o la integración con Office 365 con HubSpot. Si ha conectado su calendario a la herramienta de reuniones, obtenga más información sobre la creación y edición de páginas de programación

Nota:

  •  si está utilizando una cuenta de entorno de pruebas, sólo podrás reservar reuniones con otros usuarios de la cuenta de entorno de pruebas.
  • para disponer de las características más actualizadas, puedes inscribirte en la versión beta.

Programar una reunión para ti en el escritorio

  • En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus contactos, empresas,negocios o entradas.
  • Haz clic en el nombre del registro.
  • En el panel izquierdo, haz clic en meetingsProgramar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para configurar tus reuniones:
    • Haz clic en el menú desplegable Duración para establecer la duración de tu reunión.
    • Haz clic en la hora que desees en tu calendario. 
    • Haz clic en el menú desplegable Asistentes para buscar y seleccionar otros contactos y usuarios que deberías incluir en la reunión.
    • Haz clic en el menú desplegable Ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión. 
      • Llamada telefónica: escribe el número de teléfono en el campo de texto.
      • En persona: escribe la dirección en el campo de texto.
      • Videoconferencia: conecta una aplicación de videoconferencia como Zoom, Google Meet o UberConference. Se autogenerará un enlace al crear la reunión. Más información sobre el uso de las integraciones de HubSpot con Zoom, Google Meet, o UberConference. Si eres desarrollador o tienes un desarrollador en tu equipo, descubre cómo usar la API de la extensión de la conferencia de Video.
      • Personalizado: escribe los detalles personalizados de la ubicación en el campo de texto.
    • Para enviar correos electrónicos recordatorios antes de una reunión, en la sección Correos electrónicos recordatorios programados, selecciona cuántas semanas, días, horas o minutos antes de la reunión debe enviarse un correo electrónico, introduce un número en el campo de texto y, a continuación, haz clic en el menú desplegable Correos electrónicos recordatorios programados y selecciona una medida de tiempo.
      Si el interruptor activar recordatorio de reunión por defecto está activado para tu cuenta, las nuevas reuniones heredarán los recordatorios por defecto.
      • Puedes agregar hasta tres correos recordatorios. Para agregar correos electrónicos de recordatorio adicionales, haz clic en + Agregar recordatorio. Para eliminar un recordatorio, haz clic en el .
      • Para incluir la descripción de la invitación en el correo electrónico de recordatorio, selecciona la casilla de verificación Incluir descripción de la invitación en el cuerpo del correo electrónico recordatorio.
    • En la sección Descripción del asistente, escribe detalles sobre la reunión. Los asistentes a la reunión verán esta información en la invitación de calendario.
      • Utilice las opciones de formato de la parte inferior de la sección Descripción del asistente para modificar el texto, insertar un enlace, utilizar un fragmento, o adjuntar un archivo interno (solo disponible cuando contrae el calendario).

Nota: para agregar un enlace de Zoom, Google Meet o UberConference a tu enlace de reunión, tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom, Google Meet o UberConference.

    • Haz clic en + Agregar nota interna para abrir el cuadro de texto Notas del equipo. En el cuadro de texto Notas del equipo, escribe cualquier nota interna para que los miembros de tu equipo la revisen. Los asistentes a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza las opciones de formato en la parte inferior para modificar el texto, insertar un enlace, adjuntar un archivo o usar un fragmento
    • Haz clic en el menú desplegable Asociado con para buscar y seleccionar/borrar las casillas de comprobación junto a los registros para asociar con la actividad de la reunión. 

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  • También puedes hacer clic en el icono contraer para programar la reunión sin ver tu calendario.

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  • Haz clic en Guardar.
    • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
    • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
    • Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.

Nota: si todavía no realizas la integración con el Calendario de Google o de Office 365, se te solicitará que lo hagas cuando programes una reunión.

 

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Programar una reunión para ti en la aplicación móvil HubSpot

  • Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
  • Toca Menú y luego Contactos en la barra lateral izquierda.
  • Toca el nombre del registro.
  • Toca Más. Luego toca Reunión. Para configurar tus reuniones:
    • Introduce un título y una descripción para tu reunión.
    • Toca Fecha de inicio, Hora de inicio, Fecha de finalización, y Hora de finalización para fijar la fecha y la duración de tu reunión.
    • Pulsa Comprobar disponibilidad para ver tu calendario.
    • Toca Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Este ajuste sólo está disponible si ha activado los tipos de llamada y reunión personalizados.
    • Toca Ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión.
        • Dirección: escribe la dirección en el campo de texto.
        • Número de teléfono: escribe el número de teléfono en el campo de texto.
        • Ubicación personalizada: escribe los detalles de la ubicación personalizada en el campo de texto.

      Nota: la videoconferencia no está disponible cuando se programa una reunión desde la aplicación móvil HubSpot.

    • Toca Nota interna introduce cualquier nota interna para que la revisen los miembros de tu equipo. Los asistentes a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza la @ para etiquetar a otros usuarios.
    • Toca Asociado con para buscar y seleccionar/borrar la X junto a los registros para asociar con la actividad de la reunión. 
    meetings-on-mobile
    • Toca Guardar. En el cuadro emergente, haz clic en Continuar y enviar.
      • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
      • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
      • Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Una vez programada la reunión, puedes editarla en la aplicación móvil HubSpot. Para editar una reunión: 

  • Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
  • Toca Menú y luego Contactos en la barra lateral izquierda.
  • Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
  • Toca el icono del menú en la parte superior derecha de la actividad. Luego haz clic en Editar
  • Una vez realizados los cambios, toca Guardar.

Programar una reunión para otro usuario en el escritorio (Sales Hub y Service Hub Pro y Enterprise)

Si eres un usuario en una cuenta Sales Hub Pro o Enterprise con una licencia asignada, puedes programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una licencia asignada, tengan su calendario conectado, y tengan sincronización de calendario activada. Esto puede ser útil si eres un representante comercial o de desarrollo de ventas y necesitas programar una reunión para un ejecutivo de cuentas.

Para programar una reunión para otro usuario: 

  • En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus contactos, empresas,negocios o entradas.
  • Haz clic en el nombre del registro.
  • En el panel izquierdo, haz clic en meetingsProgramar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para configurar la reunión
    • Haz clic en el menú desplegable Anfitrión para seleccionar el usuario para el que está programando la reunión. El calendario se actualizará para reflejar la disponibilidad del anfitrión. La página Ubicación también se actualizará para reflejar las opciones de videoconferencia del anfitrión. 
  • Continúa programando la reunión.

Nota: no se te agregará a la reunión como asistente por opción predeterminada. Si deseas asistir a la reunión, agrégate como asistente utilizando el menú desplegable Asistentes.

  • Haz clic en Guardar.
    • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
    • Cuando esté programada la reunión, el contacto y el anfitrión recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.

Los usuarios pueden ver quién ha organizado y alojado una reunión consultando la cronología del registro.

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Los usuarios también pueden utilizar la Actividad creada por la propiedad (organizador) y la Actividad asignada a la propiedad (anfitrión) para crear un informe.

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Asigna un resultado de reunión en el escritorio

Después de la reunión, el anfitrión puede asignar un resultado de reunión para hacer mejor seguimiento de tus reuniones con contactos.

  • En el registro, haz clic en el menú desplegable Acciones de la interacción de la reunión y selecciona Editar.

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  • Haz clic en el menú desplegable Resultado y selecciona un resultado de reunión.

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  • Haz clic en Guardar.

Nota: los cambios en las descripciones de las reuniones del registro de contacto sólo se enviarán a los asistentes si utiliza Google Calendar y ha activado la integración bidireccional de Google Calendar con HubSpot . Si estás usando un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios a los asistentes, no en el registro de contacto.

Asignar un resultado de reunión en la aplicación móvil HubSpot

Nota: Esta función solo está disponible actualmente para usuarios de iOS.

  • Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
  • Toca Menú y luego Contactos en la barra lateral izquierda.
  • Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
  • Toca el icono del menú en la parte superior derecha de la actividad. Luego haz clic en Editar
  • Toca el resultado de la reunión para seleccionar un nuevo resultado de la lista.
    meeting-outcome-mobile 
  • Toca Guardar.
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