Programar una reunión con un contacto en un registro:

Una vez integrado el calendario de Google Calendar u Office 365, puedes programar reuniones con contactos a partir de registros de contactos, empresas, negocios o tickets y enviar una invitación de calendario a las plataformas de reuniones. También puede añadir usuarios como plataformas de reunión.

Usuarios en un Sales Hub Pro o Enterprise con una licencia asignada pueden programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una licencia asignada.

Este artículo se aplica a los usuarios que usan la integración del Calendario de Google o la integración con Office 365 con HubSpot. Si ha conectado su calendario a la herramienta de reuniones, obtenga más información sobre la creación y edición de páginas de programación. 

Programa una reunión para ti en el escritorio

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus contactos, empresas,negocios o entradas.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo, haga clic en meetingsProgramar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para organizar su reunión:
  • Haga clic en el menú desplegable Duración para establecer la duración de la reunión.
  • Haga clic en la hora deseada de su calendario. 

• • Ingresa un título para la reunión.
  • Haz clic en el menú desplegable Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Este ajuste sólo está disponible si ha activado los tipos de llamada y reunión personalizados.

• • Haga clic en el menú desplegable Asistentes para buscar y seleccionar otros contactos y usuarios que deban incluirse en la reunión.

• • Haga clic en el menú desplegable Ubicación y seleccione una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión. 
    • Llamada telefónica: Escribe el número de teléfono en el campo de texto.
    • En persona: Escriba la dirección en el campo de texto.
    • Videoconferencia: Conecta una app de videoconferencia como Zoom, Google Meet o UberConference. Se autogenerará un enlace al crear la reunión. Obtén más información sobre el uso de las integraciones de HubSpot con Zoom, Google Meet o UberConference. Si eres desarrollador o tienes un desarrollador en tu equipo, descubre cómo usar la API de la extensión de la conferencia de Video.
    • Personalizado: Escriba los detalles personalizados de la ubicación en el campo de texto.

• • Para enviar correos electrónicos recordatorios antes de una reunión, en la sección Correos electrónicos recordatorios programados, selecciona cuántas semanas, días, horas o minutos antes de la reunión debe enviarse un correo electrónico, introduce un número en el campo de texto y, a continuación, haz clic en el menú desplegable Correos electrónicos recordatorios programados y selecciona una medida de tiempo.
    Si el interruptor activar recordatorio de reunión por defecto está activado para tu cuenta, las nuevas reuniones heredarán los recordatorios por defecto.
    • Puedes agregar hasta tres correos recordatorios. Para añadir correos electrónicos recordatorios adicionales, haz clic en + Añadir recordatorio. Para eliminar un recordatorio, haz clic en el icono de la papelera eliminar  delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToPara incluir la descripción de la invitación en el cuerpo del correo electrónico recordatorio, selecciona la casilla Incluir la descripción de la invitación en el cuerpo del correo electrónico recordatorio.

• • En la sección Descripción del asistente, escribe detalles sobre la reunión. Las plataformas de reuniones verán esta información en la invitación del calendario.
    • Utiliza las opciones de formato de la parte inferior de la sección Descripción del asistente para modificar el texto, insertar un enlace, utilizar un fragmento o adjuntar un archivo sólo interno (sólo disponible cuando contraes el calendario).

Nota: para añadir un enlace de Zoom, Google Meet o UberConference a tu reunión, tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom, Google Meet o UberConference.

• • Haga clic en + Añadir nota interna para abrir el cuadro de texto Notas del equipo. En el cuadro de texto Notas del equipo , introduzca cualquier nota interna para que los miembros de su equipo la revisen. Los asistentes al contacto de la reunión no verán esta información en su invitación al calendario. Utiliza las opciones de formato en la parte inferior para modificar el texto, insertar un enlace, adjuntar un archivo o usar un fragmento. 
  • Haz clic en el menú desplegable Asociado con para buscar y seleccionar/borrar las casillas de comprobación junto a los registros para asociar con la actividad de la reunión. 

• También puede hacer clic en el icono de colapso para programar la reunión sin ver su calendario.
  

  

• Haz clic en Guardar.
  
  • El contacto debe tener una dirección de correo electrónico válida en la propiedad Email para recibir una invitación.
  • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
  • Se creará automáticamente una reunión para usted en su calendario.

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Programa una reunión para ti en la aplicación móvil de HubSpot

Nota: Esta función sólo está disponible actualmente para usuarios de iOS.

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
• Pulsa Menú, luego pulsa Contactos en la barra lateral izquierda.
• Toca el nombre del registro.
• Pulsa Más. A continuación, pulsa Reunión. Para organizar su reunión:
  • Introduce un título y una descripción para tu reunión.
  • Toca en Fecha de inicio, Hora de inicio, Fecha de finalización, y Hora de finalización para fijar la fecha y la duración de tu reunión.
  • Pulsa Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Este ajuste sólo está disponible si ha activado los tipos de llamada y reunión personalizados.
  • Pulsa ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión.
    • Dirección: Escribe la dirección en el campo de texto.
    • Número de teléfono: Escribe el número de teléfono en el campo de texto.
    • Ubicación personalizada: Escribe los detalles de la ubicación personalizada en el campo de texto.

    Nota: La videoconferencia no está disponible cuando se programa una reunión desde la aplicación móvil de HubSpot.

  • Pulsa Nota interna introduce cualquier nota interna para que la revisen los miembros de tu equipo. Los asistentes al contacto de la reunión no verán esta información en su invitación al calendario. Utiliza la @ para etiquetar a otros usuarios.
  • Toca Asociado con para buscar y seleccionar/borrar los X siguientes registros para asociarlos a la actividad de la reunión. 
  
  • Toca Guardar. En el cuadro emergente, haz clic en Continuar y envía.
    • El contacto debe tener una dirección de correo electrónico válida en la propiedad Email para recibir una invitación.
    • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
    • Se creará automáticamente una reunión para usted en su calendario.

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Una vez programada la reunión, puedes editarla en la aplicación móvil de HubSpot. Para editar una reunión: 

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
• Pulsa Menú, luego pulsa Contactos en la barra lateral izquierda.
• Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
• Toca el icono del menú  en la parte superior derecha de la actividad. A continuación, haz clic en Editar. 
• Cuando hayas hecho los cambios, pulsa Guardar.

Programar una reunión para otro usuario en el escritorio (Sales Hub y Service Hub Professional y Enterprise)

Si eres usuario de un Sales Hub Pro o Enterprise con una licencia asignada, puedes programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una licencia asignada, su calendario conectado y la sincronización del calendario activada. Esto puede ser útil si eres un representante comercial o de desarrollo de ventas y necesitas programar una reunión para un ejecutivo de cuentas.

Para programar una reunión para otro usuario: 

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus contactos, empresas,negocios o entradas.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo, haga clic en meetingsProgramar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para organizar la reunión:
  
  • Haz clic en el menú desplegable Anfitrión para seleccionar el usuario para el que estás programando la reunión. El calendario se actualizará para reflejar la disponibilidad del anfitrión. La Ubicación también se actualizará para reflejar las opciones de videoconferencia del anfitrión. 
• Sigue programando la reunión.

Nota: no se te añadirá a la reunión como asistente por defecto. Si quieres asistir a la reunión, agrégate como asistente utilizando el menú desplegable Asistentes.

• Haz clic en Guardar.
  
  • El contacto debe tener una dirección de correo electrónico válida en la propiedad Email para recibir una invitación.
  • Una vez programada la reunión, el contacto y el anfitrión recibirán una invitación con un archivo .ics que podrán añadir a su calendario.

Los usuarios pueden ver quién ha organizado y acogido una reunión revisando la cronología del registro.

Los usuarios también pueden utilizar la Actividad creada por la propiedad (organizador) y la Actividad asignada a la propiedad (anfitrión) para crear un informe.

Asignar un resultado de reunión en el escritorio

Después de que se celebre la reunión, el anfitrión puede asignar un resultado a la reunión para realizar un mejor seguimiento de las reuniones con los contactos.

• En el registro, haga clic en el menú desplegable Acciones en el compromiso de la reunión y seleccione Editar.

• Haga clic en el menú desplegable Resultado y seleccione un resultado de la reunión.

• Haz clic en Guardar.

Nota: los cambios en las descripciones de las reuniones del registro de contacto sólo se enviarán a los asistentes si utiliza Google Calendar y ha activado la integración bidireccional de Google Calendar con HubSpot . Si utiliza un calendario de Office 365 o no tiene activada la integración, actualice la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios a los asistentes, no en el registro del contacto.

Asigna un resultado de reunión en la aplicación móvil de HubSpot

Nota: Esta función sólo está disponible actualmente para usuarios de iOS.

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
• Pulsa Menú, luego pulsa Contactos en la barra lateral izquierda.
• Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
• Toca el icono del menú  en la parte superior derecha de la actividad. A continuación, haz clic en Editar. 
• Tapa el resultado de la reunión para seleccionar un nuevo resultado de una lista.
   
• Toca Guardar.