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Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Meetings

Programar una reunión con un contacto en un registro:

Última actualización: septiembre 27, 2022

Requisitos

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Una vez que hayas integrado tu calendario de Google o de Office 365, puedes programar reuniones con contactos desde registros de contactos, empresas, negocios o tickets y enviarles una invitación del calendario a los asistentes. También puedes agregar usuarios en tu Hub como asistentes a reuniones.

Este artículo se aplica a los usuarios que usan la integración del Calendario de Google o la integración con Office 365 con HubSpot. Si conectaste tu calendario a la herramienta reuniones, descubre más información sobre cómo crear y editar páginas de programación

  • En la cuenta de HubSpot, navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets de asistencia técnica.
  • Haz clic en el nombre del registro.
  • En el panel izquierdo, haz clic en meetings Programar una reunión. En la ventana que se abre en la parte inferior de la pantalla, configura tu reunión:
    • Ingresa un título para la reunión.
    • Establecer la hora de inicio de tu reunión, que se basará en la zona horaria de tu navegador. 
    • Haz clic en el menú desplegable Duración para establecer la duración de tu reunión.
    • Haz clic en el menú desplegable Asistentes para buscar y seleccionar otros contactos y usuarios en tu Hub que deberías incluir en la reunión.
    • Haz clic en el menú desplegable Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Esta configuración solo está disponible si activaste tipos de llamadas y reuniones personalizadas.
    • Haz clic en el menú desplegable Ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión. 
      • Llamada telefónica: Escribe el número de teléfono en el campo de texto.
      • En persona: Escribe la dirección en el campo de texto.
      • Videoconferencia: conecta una aplicación de videoconferencia como Zoom, Google Meet o UberConference. Se generará automáticamente un enlace al crear la reunión. Más información sobre cómo usar las integraciones de HubSpot con Zoom, Google Meet o UberConference. Si eres desarrollador o tienes un desarrollador en tu equipo, descubre cómo usar la API de la extensión de la conferencia de Video.
      • Personalizado: Escribe detalles de ubicación personalizados en el campo de texto.
    • En la sección Descripción del asistente, escribe detalles sobre la reunión. Los asistentes de reunión verán esta información en la invitación de calendario.
      • Usa las opciones de formato en la parte inferior de la sección Descripción del asistente para modificar el texto, insertar un enlace, adjuntar un archivo o usar un fragmento.

Nota: para agregar un enlace de Zoom, Google Meet o UberConference a tu enlace de reunión, tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom, Google Meet o UberConference.

    • Haz clic en + Agregar nota interna para abrir el cuadro de texto Notas del equipo. En el cuadro de texto Notas del equipo, escribe cualquier nota interna para que los miembros de tu equipo la revisen. Los asistentes de contacto de reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza las opciones de formato en la parte inferior para modificar el texto, insertar un enlace, adjuntar un archivo o usar un fragmento
    • Haz clic en el menú desplegable Asociado con para buscar y seleccionar/borrar las casillas de comprobación junto a los registros para asociar con la actividad de la reunión. 
    • Selecciona la casilla de comprobación Agregar a Google Calendar o Agregar al Calendario de Office 365 para agregar el evento a tu Calendario de Google o al Calendario de Office 365 y enviarle una invitación al contacto. Obtén más información acerca de cómo conectar tu Calendario de Google o de Office 365 al CRM.

programar-en-CRM-contacto-registro

  • Haz clic en Guardar.
    • Si seleccionaste Agregar al Calendario de Google o Agregar al Calendario de Office 365:
      • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
      • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
      • Una reunión aceptada se creará automáticamente en tu calendario.
    • Si no tienes seleccionado Agregar a Google Calendar o Agregar al Calendario de Office 365, no se enviará invitación de reunión.

Nota:

  • Si todavía no realizas la integración con el Calendario de Google o de Office 365, se te solicitará que lo hagas cuando programes una reunión.
  • Si editas una reunión para incluir asistentes adicionales, debes actualizar una sección adicional, como el título o la descripción de los asistentes, para incluir a los nuevos asistentes en tu Calendario de Google o en el Calendario de Office 365.

 

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Después de la reunión, puedes asignar un resultado de reunión para monitorizar mejor tus reuniones con contactos.

  • En el registro, coloca el cursor sobre la interacción de la reunión y haz clic en Editar.

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  • Haz clic en el menú desplegable Resultado y selecciona un resultado de reunión.

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  • Haz clic en Guardar. Si seleccionaste agregar este evento a tu Calendario de Google u Office 365 integrado, haz clic en Guardar y enviar actualizaciones.

Ten en cuenta: los cambios en las descripciones de la reunión en el registro del contacto se enviarán a los asistentes solo si estás utilizando el Calendario de Google y activaste la integración bidireccional del Calendario de Google con HubSpot. Si estás usando un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios a los asistentes, no en el registro de contacto.

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