Programar una reunión con un contacto en un registro:

Una vez que hayas integrado tu calendario de Google o de Office 365, puedes programar reuniones con contactos desde registros de contactos, empresas, negocios o tickets y enviarles una invitación del calendario a los asistentes. También puedes añadir usuarios en tu Hub como plataformas de reunión.

Este artículo se aplica a los usuarios que usan la integración del Calendario de Google o la integración con Office 365 con HubSpot. Si has conectado tu calendario a la herramienta de reuniones, aprende más sobre cómo crear y editar páginas de programación. 

• En la cuenta de HubSpot, navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets de asistencia técnica.
• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel de la izquierda, haga clic en reuniones Programar una reunión. En la ventana que se abre en la parte inferior de la pantalla, configura tu reunión:
  • Ingresa un título para la reunión.
  • Haga clic en el cuadro de texto Fecha para seleccionar la fecha de su reunión en el menú desplegable del calendario o escribiendo la fecha con el formato MM/DD/AA.

• • Haga clic en los menús desplegables de Hora de inicio y Hora de finalización para establecer el marco temporal de su reunión. Esto se basará en la zona horaria de su navegador.
  • Haz clic en el menú desplegable de asistentes para buscar y seleccionar otros contactos y usuarios de tu Hub que deban ser incluidos en la reunión.

• • Haz clic en el menú desplegable Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Esta configuración solo está disponible si activaste tipos de llamadas y reuniones personalizadas.
  • Haga clic en el menú desplegable Ubicación y seleccione una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión
    • Llamada telefónica: Escribe el número de teléfono en el campo de texto.
    • En persona: Escriba la dirección en el campo de texto.
    • Videoconferencia: Conecta una aplicación de videoconferencia como Zoom, Google Meet o UberConference. Se generará automáticamente un enlace al crear la reunión. Obtenga más información sobre el uso de las integraciones de HubSpot con Zoom, Google Meet o UberConference. Si eres desarrollador o tienes un desarrollador en tu equipo, descubre cómo usar la API de la extensión de la conferencia de Video.
    • Personalizado: Escriba los detalles de la ubicación personalizada en el campo de texto.

• • En la sección Descripción del asistente, escribe detalles sobre la reunión. Las plataformas de reuniones verán esta información en la invitación del calendario.
    • Usa las opciones de formato en la parte inferior de la sección Descripción del asistente para modificar el texto, insertar un enlace, adjuntar un archivo o usar un fragmento.

Nota: para añadir un enlace de Zoom, Google Meet oUberConferencea tu reunión,tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom, Google Meet o UberConference.

• • Haga clic en + Añadir nota interna para abrir el cuadro de texto Notas del equipo. En el cuadro de texto Notas del equipo , introduzca cualquier nota interna para que los miembros de su equipo la revisen. Los asistentes al contacto de la reunión no verán esta información en su invitación al calendario. Utiliza las opciones de formato en la parte inferior para modificar el texto, insertar un enlace, adjuntar un archivo o usar un fragmento. 
  • Haz clic en el menú desplegable Asociado con para buscar y seleccionar/borrar las casillas de comprobación junto a los registros para asociar con la actividad de la reunión. 
  • Selecciona la casilla de comprobación Agregar a Google Calendar o Agregar al Calendario de Office 365 para agregar el evento a tu Calendario de Google o al Calendario de Office 365 y enviarle una invitación al contacto. Obtén más información acerca de cómo conectar tu Calendario de Google o de Office 365 al CRM.

• Haz clic en Guardar.
  • Si seleccionaste Agregar al Calendario de Google o Agregar al Calendario de Office 365:
    • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
    • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
    • Una reunión aceptada se creará automáticamente en tu calendario.
  • Si no tienes seleccionado Agregar a Google Calendar o Agregar al Calendario de Office 365, no se enviará invitación de reunión.

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Después de que la reunión tenga lugar, puedes asignar un resultado de la reunión para hacer un mejor seguimiento de tus reuniones con los contactos.

• En el registro, haga clic en el menú desplegable Acciones en el compromiso de la reunión y seleccione Editar.

• Haz clic en el menú desplegable Resultado y selecciona un resultado de reunión.

• Haz clic en Guardar. Si seleccionaste agregar este evento a tu Calendario de Google u Office 365 integrado, haz clic en Guardar y enviar actualizaciones.

Nota: los cambios en las descripciones de las reuniones en el registro de contactos sólo se enviarán a los asistentes si está utilizando Google Calendar y ha activado la integración bidireccional deGoogle Calendar con HubSpot. Si utiliza un calendario de Office 365 o no tiene la integración activada, actualice la descripción de la reunión en el evento delcalendario para enviar los cambios a los asistentes, no en el registro del contacto.