Programar una reunión con un contacto en un registro:

Una vez que hayas integrado tu calendario de Calendario de Google u Office 365, puedes programar reuniones con contactos de registros de contactos, empresas, negocios o tickets y enviar una invitación de calendario a los asistentes a la reunión. También puedes agregar usuarios como asistentes a la reunión.

Los usuarios de una cuenta Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise con una plaza asignada pueden programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una plaza asignada.

Este artículo se aplica a los usuarios que usan la integración del Calendario de Google o la integración con Office 365 con HubSpot. Si has conectado tu calendario a la herramienta de reuniones , obtén más información sobre crear y editar páginas de programación. 

Programar una reunión para ti en el escritorio

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus contactos, empresas, negocios o entradas de .
• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en meetingsProgramar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para ajustar su reunión:
  
  • Introducir una fecha de inicio.
  • Introducir lahora de inicio y, a continuación, la hora de finalización. También puede hacer clic en una fecha del calendario mostrado.

• • Ingresa un título para la reunión.
  • Haz clic en el menú desplegable Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Este ajuste está disponible sólo si has habilitado tipos de llamada y de reunión personalizados.

• • Haz clic en el menú desplegable Asistentes para buscar y seleccionar otros contactos y usuarios que deberías incluir en la reunión.

• • Haz clic en el menú desplegable Ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión. 
    • Llamada telefónica: escriba el número de teléfono en el campo de texto.
    • En persona: escriba la dirección en el campo de texto.
    Videoconferencia: conecte una aplicación de videoconferencia como Zoom, Google Meet o UberConference. Se autogenerará un enlace al crear la reunión. Obtén más información sobre el uso de las integraciones de HubSpot con Zoom, Google Meet o UberConference. Si eres desarrollador o tienes un desarrollador en tu equipo, aprende a utilizar la API de extensión de videoconferencia.
    
    • Personalizado: escribe los detalles personalizados de la ubicación en el campo de texto.

• • Para enviar correos electrónicos recordatorios antes de una reunión, en la sección Correos electrónicos recordatorios programados, selecciona cuántas semanas, días, horas o minutos antes de la reunión debe enviarse un correo electrónico, introduce un número en el campo de texto y, a continuación, haz clic en el menú desplegable Correos electrónicos recordatorios programados y selecciona una medida de tiempo.
    Si el interruptor Activar recordatorio de reunión por defecto está activado para tu cuenta, las nuevas reuniones heredarán los recordatorios predeterminados. Aprende cómo se determina la zona horaria del recordatorio de reunión.
    • Puedes agregar hasta tres correos recordatorios. Para agregar correos electrónicos de recordatorio adicionales, haz clic en + Agregar recordatorio. Para eliminar un recordatorio, haz clic en el delete icono de la papeleradelete.
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToPara incluir la descripción de la invitación en el cuerpo del correo electrónico recordatorio , seleccione la casilla de verificación Incluir la descripción del asistente en el cuerpo del correo electrónico recordatorio .

• • Introducir detalles sobre la reunión en el campo Descripción del asistente . Los asistentes a la reunión verán esta información en la invitación de calendario.
    • Utilice las opciones de formato de la parte inferior del campo Descripción del asistente para modificar el texto, insertar un enlace, utilizar un fragmento o adjuntar un archivo interno (sólo disponible al contraer el calendario).

Nota: para agregar un enlace de Zoom, Google Meet o UberConference a tu enlace de reunión, tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom, Google Meet o UberConference.

• • Haz clic en + Agregar nota interna para abrir el cuadro de texto Notas del equipo. En el cuadro de texto Notas del equipo, escribe cualquier nota interna para que los miembros de tu equipo la revisen. Los asistentes a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza las opciones de formato en la parte inferior para modificar el texto, insertar un enlace, adjuntar un archivo o usar un fragmento. 
  • Haz clic en el menú desplegable Asociado con para buscar y seleccionar/borrar las casillas de comprobación junto a los registros para asociar con la actividad de la reunión. 

• También puedes hacer clic en el icono contraer para programar la reunión sin ver tu calendario.
  

  

• Haz clic en Guardar.
  
  • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
  • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
  • Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Programar una reunión para ti en la aplicación móvil HubSpot

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
• Toca Menú y luego Contactos en la barra lateral izquierda.
• Toca el nombre del registro.
• Toca Más. Luego toca Reunión. Para configurar tus reuniones:
  • Introduce un título y una descripción para tu reunión.
  • Toca Fecha de inicio, Hora de inicio, Fecha de finalización, y Hora de finalización para fijar la fecha y la duración de tu reunión.
  • Pulsa Comprobar disponibilidad para ver tu calendario.
  • Toca Tipo de reunión para seleccionar el tipo de reunión. Este ajuste está disponible sólo si has habilitado tipos de llamada y de reunión personalizados.
  • Toca Ubicación y selecciona una de las siguientes opciones para la ubicación de la reunión.
    • Dirección: escribe la dirección en el campo de texto.
    • Número de teléfono: escribe el número de teléfono en el campo de texto.
    • Ubicación personalizada: escribe los detalles de la ubicación personalizada en el campo de texto.

    Nota: videoconferencia no está disponible al programar una reunión desde la aplicación móvil de HubSpot.

  • Toca Nota interna introduce cualquier nota interna para que la revisen los miembros de tu equipo. Los asistentes a la reunión no verán esta información en su invitación de calendario. Utiliza la @ para etiquetar a otros usuarios.
  • Toca Asociado con para buscar y seleccionar/borrar la X junto a los registros para asociar con la actividad de la reunión. 
  
  • Toca Guardar. En el cuadro emergente, haz clic en Continuar y enviar.
    • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
    • Cuando esté programada la reunión, el contacto recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.
    • Una reunión se creará automáticamente en tu calendario.

La reunión se guardará como una interacción en la cronología del registro. Tu nombre figurará como anfitrión y organizador.

Una vez programada la reunión, puedes editarla en la aplicación móvil HubSpot. Para editar una reunión: 

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
• Toca Menú y luego Contactos en la barra lateral izquierda.
• Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
• Toca el icono del menú en la parte superior derecha de la actividad. Luego haz clic en Editar. 
• Una vez realizados los cambios, toca Guardar.

Programar una reunión para otro usuario en el escritorio(Sales Hub o Service Hub Pro y Enterprise)

Si eres un usuario de una cuenta Sales Hub o Service Hub Pro o Enterprise con una plaza asignada, puedes programar reuniones en nombre de otros usuarios de la cuenta que también tengan una plaza asignada, tengan su calendario conectado y la sincronización del calendario activada. Esto puede ser útil si usted es un representante comercial o de desarrollo de ventas y necesita programar una reunión para un ejecutivo de cuentas.

Para programar una reunión para otro usuario: 

• En tu cuenta de HubSpot, navega hasta tus contactos, empresas, negocios o entradas de .
• Haz clic en el nombre del registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en meetingsProgramar una reunión. Aparecerá un cuadro emergente con tu calendario conectado. Para configurar la reunión
  • Haga clic en el menú desplegable Anfitrión para seleccionar el usuario para el que está programando la reunión.
  • Haga clic en Rotación de reuniones para utilizar una rotación de reuniones. A continuación, haga clic en el menú desplegable Buscar rotación de reuniones para seleccionar una rotación de reuniones. El campo Usuario de rotación de reuniones se rellenará con el miembro de la rotación que tenga menos reuniones asignadas. También aparecerá el calendario de ese miembro. Si varios miembros tienen asignada la misma cantidad de reuniones, se asignará al miembro que se haya programado menos recientemente.
    • Si el calendario del usuario propuesto está lleno o si desea elegir a otro usuario, puede hacer clic en el menú desplegable Usuarios de rotación de reuniones para seleccionar a otro miembro.
  • El calendario se actualizará para reflejar la disponibilidad del anfitrión. La página Ubicación también se actualizará para reflejar las opciones de videoconferencia del anfitrión. 

• Continúa programando la reunión.

• Haz clic en Guardar.
  
  • Para recibir una invitación, el contacto debe tener una dirección de correo válida que se completa en la propiedad Correo electrónico.
  • Cuando esté programada la reunión, el contacto y el anfitrión recibirá una invitación con un archivo .ics que se puede agregar a su calendario.

Los usuarios pueden ver quién ha organizado y acogido una reunión revisando la cronología del registro .

Los usuarios también pueden utilizar la Actividad creada por la propiedad (organizador) y la Actividad asignada a la propiedad (anfitrión) para crear un informe.

Nota: si programa una reunión para otro usuario, las reuniones existentes en su calendario mostrarán Busy en lugar del título de la reunión.

Asigna un resultado de reunión en el escritorio

Después de la reunión, el anfitrión puede asignar un resultado de reunión para hacer mejor seguimiento de tus reuniones con contactos. Las opciones de resultado de reunión predeterminadas son: programada, completada, reprogramada, no presentación y cancelada. También puede crear resultados de reuniones personalizados.

• En el registro, haz clic en el menú desplegable Acciones de la interacción de la reunión y selecciona Editar.

• Haz clic en el menú desplegable Resultado y selecciona un resultado de reunión.

• Haz clic en Guardar.

Por favor, ten en cuenta: Los cambios en las descripciones de las reuniones en el registro de contacto sólo se enviarán a los asistentes si utilizas Calendario de Google y has activado la integración Bidireccional de Calendario de Google con HubSpot .  Si estás usando un calendario de Office 365 o no tienes activada la integración, actualiza la descripción de la reunión en el evento del calendario para enviar los cambios a los asistentes, no en el registro de contacto.

Asignar un resultado de reunión en la aplicación móvil HubSpot

Nota: Esta función solo está disponible actualmente para usuarios de iOS.

• Abre la aplicación de HubSpot en tu dispositivo iOS o Android.
• Toca Menú y luego Contactos en la barra lateral izquierda.
• Toca el nombre del registro asociado a la reunión. 
• Toca el icono del menú en la parte superior derecha de la actividad. Luego haz clic en Editar. 
• Toca el resultado de la reunión para seleccionar un nuevo resultado de la lista.
   
• Toca Guardar.