Boka ett möte med en kontakt i en post

När du har integrerat din Google Calendar- eller Office 365-kalender kan du schemalägga möten med kontakter från kontakt-, företags-, affärs- eller ärendeposter och skicka en kalenderinbjudan till mötesplattformarna. Du kan också lägga till användare i din Hub som mötesplattformar.

Den här artikeln gäller för användare som använder Google Calendar- eller Office 365-integrationen med HubSpot. Om du har kopplat din kalender till mötesverktyget kan du läsa mer om hur du skapar och redigerar schemaläggningssidor.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till dina kontakter, företag, erbjudanden eller biljetter.
• Klicka på namnet för posten.
• I den vänstra panelen klickar du på möten Boka ett möte. Konfigurera mötet i fönstret som öppnas längst ner på skärmen:
  • Ange en titel för mötet.
  • Ange Starttid för mötet, som baseras på din webbläsares tidszon .
  • Klicka på rullgardinsmenyn Varaktighet för att ställa in längden på mötet.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Deltagare för att söka och välja andra kontakter och användare i din hubb som ska delta i mötet.

• • Klicka på rullgardinsmenyn Mötestyp för att välja mötestyp. Den här inställningen är endast tillgänglig om du har aktiverat anpassade samtals- och mötestyper.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Plats och välj ett av följande alternativ för mötesplatsen.
    • Telefonsamtal: Skriv telefonnumret i textfältet.
    • Personligen: Skriv adressen i textfältet.
    • Videokonferens: Anslut en app för videokonferenser, till exempel Zoom, Google Meet eller UberConference. En länk genereras automatiskt när mötet skapas. Läs mer om hur du använder HubSpot-integrationer med Zoom, Google Meet eller UberConference. Om du är utvecklare eller har en utvecklare i ditt team kan du lära dig hur du använder API:et för videokonferensförlängning.
    • Anpassad: Skriv anpassade platsuppgifter i textfältet.

• • Ange detaljer om mötet i avsnittet Deltagarbeskrivning . Mötesplattformarna kommer att se den här informationen i kalenderinbjudan.
    • Använd formateringsalternativen längst ner i avsnittet Deltagarbeskrivning för att ändra texten, infoga en länk, bifoga en fil eller använda ett utdrag.

Observera: Om du vill lägga till en Zoom-, Google Meet- eller UberConference-länk till ditt mötemåste din HubSpot-användar-e-postadress matcha din Zoom-, Google Meet- eller UberConference-användar-e-postadress.

• • Klicka på + Lägg till intern anteckning för att öppna textrutan Anteckningar för teamet. Ange interna anteckningar som dina teammedlemmar kan granska i textrutan Teammeddelanden . Möteskontaktdeltagarna kommer inte att se den här informationen i sin kalenderinbjudan. Använd formateringsalternativen längst ner för att ändra texten, infoga en länk, bifoga en fil eller använda ett utdrag.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Associerad med för att söka och markera/avmarkera kryssrutorna bredvid de poster som ska associeras med mötesaktiviteten.
  • Markerakryssrutan Lägg till i Google Kalender eller Lägg till i Office 365 Kalender för att lägga till händelsen i din Google Kalender eller Office 365 Kalender och skicka en inbjudan till kontakten. Läs mer om hur du ansluter din Google Kalender eller Office 365 Kalender till CRM.

• Klicka på Spara.
  • Om Lägg till i Google Kalender eller Lägg till i Office 365-kalendern är valt:
    • Kontakten måste ha en giltig e-postadress i egenskapen Email för att få en inbjudan.
    • När mötet är schemalagt får kontakten en inbjudan med en .ics-fil som kan läggas till i deras kalender.
    • Ett accepterat möte skapas automatiskt för dig i din kalender.
  • Om du inte har valt Lägg till i Google-kalender eller Lägg till i Office 365-kalender skickas ingen mötesinbjudan.

Mötet kommer att sparas som ett engagemang på postens tidslinje. När mötet har ägt rum kan du tilldela ett mötesresultat för att bättre kunna spåra dina möten med kontakter.

• I posten håller du muspekaren över mötesåtagandet och klickar på Redigera.

• Klicka på rullgardinsmenyn Outcome och välj ett mötesresultat.

• Klicka på Spara. Om du har valt att lägga till det här evenemanget till din integrerade Google Kalender eller Office 365-kalender klickar du på Spara och skicka uppdateringar.

Observera: ändringar av mötesbeskrivningar i kontaktregistret skickas endast till deltagarna om du använder Google Calendar och har aktiverat Google Calendar tvåvägsintegration med HubSpot. Om du använder en Office 365-kalender eller inte har integrationen aktiverad uppdaterar du mötesbeskrivningen i kalenderhändelsen för att skicka ändringarna till deltagarna, inte i kontaktregistret.