Zaplanuj spotkanie z kontaktem w rekordzie

Po zintegrowaniu kalendarza Google Calendar lub Office 365 możesz zaplanować spotkania z kontaktami z rekordów kontaktów, firm, transakcji lub biletów i wysłać zaproszenie z kalendarza na platformy spotkań. Możesz również dodać użytkowników jako platformy spotkań.

Ten artykuł dotyczy użytkowników, którzy korzystają z integracji Kalendarza Google lub Office 365 z HubSpot. Jeśli połączyłeś swój kalendarz z narzędziem spotkań, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu stron harmonogramu.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm, ofert lub biletów.
• Kliknijnazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij spotkania Zaplanuj spotkanie. Pojawi się wyskakujące okienko Twojego połączonego kalendarza. Aby skonfigurować spotkanie:
  • Kliknij menu rozwijane Duration , aby ustawić długość spotkania.
  • Kliknij żądany czas w swoim kalendarzu.

• • Wprowadź tytuł spotkania.
  • Kliknij menu rozwijane Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy włączyłeś niestandardowe typy połączeń i spotkań.

• • Kliknij menu rozwijane Uczestnicy, aby wyszukać i wybrać inne kontakty i użytkowników, którzy powinni być uwzględnieni w spotkaniu.

• • Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz jedną z następujących opcji dla lokalizacji spotkania.
    • Połączenie telefoniczne: Wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • In-person: Wpisz adres w polu tekstowym.
    • Wideokonferencja: Podłącz aplikację do wideokonferencji, taką jak Zoom, Google Meet lub UberConference. Link zostanie automatycznie wygenerowany po utworzeniu spotkania. Dowiedz się więcej o korzystaniu z integracji HubSpot z Zoom, Google Meet lub UberConference. Jeśli jesteś programistą lub masz w swoim zespole programistę, dowiedz się, jak korzystać z interfejsu API Video Conference Extension.
    • Niestandardowe: Wpisz w polu tekstowym niestandardowe szczegóły dotyczące lokalizacji.

• • W sekcji Attendee description wprowadź szczegóły dotyczące spotkania. Platformy spotkań zobaczą te informacje w zaproszeniu kalendarza.
    • Użyj opcji formatowania na dole sekcji Opis uczestnika, aby zmodyfikować tekst, wstawić łącze, dołączyć plik lub użyć fragmentu.

Uwaga: aby dodać łącze Zoom, Google Meet lub UberConference do spotkania,adres e-mail użytkownika HubSpot musi odpowiadać adresowi e-mail użytkownika Zoom, Google Meet lub UberConference.

• • Kliknij + Dodaj notatkę wewnętrzną, aby otworzyć pole tekstowe Notatki zespołu. W polu tekstowym Notatki zespołu wprowadź dowolne notatki wewnętrzne, które będą mogli przeglądać członkowie Twojego zespołu. Uczestnicy kontaktu spotkania nie zobaczą tych informacji w swoim zaproszeniu do kalendarza. Użyj opcji formatowania na dole, aby zmodyfikować tekst, wstawić łącze, dołączyć plik lub użyć fragmentu.
  • Kliknij menu rozwijane Associated with, aby wyszukać i zaznaczyć/zaznaczyć pola wyboru obok rekordów, które mają być powiązane z aktywnością spotkania.

• Kliknij przycisk Zapisz.
  
  • • Aby otrzymać zaproszenie, kontakt musi mieć poprawny adres e-mail wpisany we właściwość Email.
    • Po zaplanowaniu spotkania Twój kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który może zostać dodany do jego kalendarza.
    • Spotkanie zostanie automatycznie utworzone dla Ciebie w Twoim kalendarzu.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Po odbyciu się spotkania możesz przypisać wynik spotkania, aby lepiej śledzić swoje spotkania z kontaktami.

• W rekordzie kliknij menu rozwijane Actions (Działania ) przy zaangażowaniu w spotkanie i wybierz Edit (Edytuj).

• Kliknij menu rozwijane Outcome i wybierzwynik spotkania .

• Kliknij Zapisz.

Uwaga: zmiany opisów spotkań w rekordzie kontaktu zostaną wysłane do uczestników tylko wtedy, gdy korzystasz z Kalendarza Google i włą czyłeśdwukierunkową integrację Kalendarza Google z HubSpot. Jeśli używasz kalendarza Office 365 lub nie masz włączonej integracji, zaktualizuj opis spotkania w zdarzeniu kalendarza , aby wysłać zmiany do uczestników, a nie w rekordzie kontaktu.