Zaplanuj spotkanie z kontaktem w rekordzie

Po zintegrowaniu kalendarza Google Calendar lub Office 365 możesz zaplanować spotkania z kontaktami z rekordów kontaktów, firm, transakcji lub biletów i wysłać zaproszenie z kalendarza na platformy spotkań. Możesz również dodać użytkowników w swoim Hubie jako platformy spotkań.

Ten artykuł dotyczy użytkowników, którzy korzystają z integracji Kalendarza Google lub Office 365 z HubSpot. Jeśli połączyłeś swój kalendarz z narzędziem spotkań, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu stron harmonogramu.

• Na swoim koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm, ofert lub biletów.
• Kliknijnazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij spotkania Zaplanuj spotkanie. W oknie, które zostanie otwarte w dolnej części ekranu, ustaw spotkanie:
  • Wprowadź tytuł dla swojego spotkania.
  • Ustaw czas rozpoczęcia spotkania, który będzie oparty na strefie czasowej przeglądarki.
  • Kliknij menu rozwijane Czas trwania , aby ustawić długość spotkania.
  • Kliknij menu rozwijane Uczestnicy, aby wyszukać i wybrać inne kontakty i użytkowników w serwisie Hub, którzy powinni wziąć udział w spotkaniu.

• • Kliknij menu rozwijane Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy włączono niestandardowe typy połączeń i spotkań.
  • Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz jedną z następujących opcji dla lokalizacji spotkania.
    • Phone call (Połączenie telefoniczne): Wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • In-person: Wpisz adres w polu tekstowym.
    • Wideokonferencja: Podłącz aplikację do wideokonferencji, taką jak Zoom, Google Meet lub UberConference. Link zostanie automatycznie wygenerowany po utworzeniu spotkania. Dowiedz się więcej o korzystaniu z integracji HubSpot z aplikacjami Zoom, Google Meet lub UberConference. Jeśli jesteś programistą lub masz w swoim zespole programistę, dowiedz się, jak korzystać z interfejsu API Video Conference Extension.
    • Niestandardowe: Wpisz w polu tekstowym niestandardowe szczegóły dotyczące lokalizacji.

• • W sekcji Opis uczestnika wprowadź szczegóły dotyczące spotkania. Platformy spotkań zobaczą te informacje w zaproszeniu kalendarza.
    • Użyj opcji formatowania na dole sekcji Opis uczestnika, aby zmodyfikować tekst, wstawić łącze, dołączyć plik lub użyć fragmentu.

Uwaga: aby dodać łącze Zoom, Google Meet lub UberConference do spotkania,adres e-mail użytkownika HubSpot musi odpowiadać adresowi e-mail użytkownika Zoom, Google Meet lub UberConference.

• • Kliknij + Dodaj notatkę wewnętrzną, aby otworzyć pole tekstowe Notatki zespołu. W polu tekstowym Notatki zespołu wprowadź dowolne notatki wewnętrzne do wglądu dla członków zespołu. Uczestnicy kontaktu spotkania nie zobaczą tych informacji na swoim zaproszeniu do kalendarza. Użyj opcji formatowania na dole, aby zmodyfikować tekst, wstawić łącze, dołączyć plik lub użyć fragmentu.
  • Kliknij menu rozwijane Skojarzone z, aby wyszukać i zaznaczyć/zaznaczyć pola wyboru obok rekordów, które mają być skojarzone z aktywnością spotkania.
  • Zaznaczpole wyboru Dodaj do kalendarza Google lub Dodaj do kalendarza Office 365 , aby dodać wydarzenie do kalendarza Google lub kalendarza Office 365 i wysłać do kontaktu zaproszenie. Dowiedz się więcej o łączeniu Kalendarza Google lub Kalendarza Office 365 z CRM.

• Kliknij przycisk Zapisz.
  • Jeśli wybrano opcję Dodaj do kalendarza Google lub Dodaj do kalendarza Office 365:
    • Aby otrzymać zaproszenie, kontakt musi mieć poprawny adres e-mail wpisany we właściwość Email.
    • Po zaplanowaniu spotkania Twój kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, które może dodać do swojego kalendarza.
    • Zaakceptowane spotkanie zostanie automatycznie utworzone dla Ciebie w Twoim kalendarzu.
  • Jeśli nie masz zaznaczonej opcji Add to Google Calendar lub Add to Office 365 Calendar , nie zostanie wysłane zaproszenie na spotkanie.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Po spotkaniu można przypisać wynik spotkania, aby lepiej śledzić spotkania z kontaktami.

• W rekordzie najedź na zobowiązanie do spotkania i kliknij Edit.

• Kliknij menu rozwijane Outcome i wybierz wynik spotkania .

• Kliknij Save. Jeśli wybrano opcję dodania tego wydarzenia do zintegrowanego kalendarza Google lub Office 365, kliknij Zapisz i wyślij aktualizacje.

Uwaga: zmiany opisów spotkań w rekordzie kontaktu zostaną wysłane do uczestników tylko wtedy, gdy korzystasz z Kalendarza Google i włą czyłeśdwukierunkową integrację Kalendarza Google z HubSpot. Jeśli używasz kalendarza Office 365 lub nie masz włączonej integracji, zaktualizuj opis spotkania w zdarzeniu kalendarza , aby wysłać zmiany do uczestników, a nie w rekordzie kontaktu.