Planowanie spotkania z kontaktem w rekordzie

Po zintegrowaniu Kalendarza Google lub kalendarza Office 365 można planować spotkania z kontaktami z rekordów kontaktów, firm, transakcji lub biletów i wysyłać zaproszenia z kalendarza do uczestników spotkania. Możesz także dodawać użytkowników jako uczestników spotkań.

Użytkownicy na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise z przypisanym miejscem mogą planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane miejsce.

Ten artykuł dotyczy użytkowników korzystających z integracji Kalendarza Google lub Office 365 z HubSpot. Jeśli połączyłeś swój kalendarz z narzędziem spotkań, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu stron planowania.

Zaplanuj spotkanie dla siebie na komputerze

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm, transakcji lub biletów.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetingsZaplanuj spotkanie. Pojawi się wyskakujące okienko połączonego kalendarza. Aby skonfigurować spotkanie:
  • Kliknij menu rozwijane Duration (Czas trwania ), aby ustawić czas trwania spotkania.
  • Kliknij żądaną godzinę w kalendarzu.

• • Wprowadź tytuł spotkania.
  • Kliknij menu rozwijane Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko po włączeniu niestandardowych typów połączeń i spotkań.

• • Kliknij menu rozwijane Attendees (Uczestnicy ), aby wyszukać i wybrać inne kontakty i użytkowników, którzy powinni wziąć udział w spotkaniu.

• • Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz jedną z następujących opcji lokalizacji spotkania.
    • Połączenie telefoniczne: Wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • Osobiście: Wpisz adres w polu tekstowym.
    • Wideokonferencja: Podłącz aplikację do wideokonferencji, taką jak Zoom, Google Meet lub UberConference. Link zostanie wygenerowany automatycznie po utworzeniu spotkania. Dowiedz się więcej o korzystaniu z integracji HubSpot z Zoom, Google Meet lub UberConference. Jeśli jesteś programistą lub masz programistę w swoim zespole, dowiedz się, jak korzystać z interfejsu API Video Conference Extension.
    • Niestandardowe: Wpisz niestandardowe szczegóły lokalizacji w polu tekstowym.

• • Aby wysyłać wiadomości e-mail z przypomnieniem przed spotkaniem, w sekcji Zaplanowane wiadomości e-mail z przypomnieniem wybierz, ile tygodni, dni, godzin lub minut przed spotkaniem ma zostać wysłana wiadomość e-mail, wprowadź liczbę w polu tekstowym, a następnie kliknij menu rozwijane Zaplanowane wiadomości e-mail z przypom nieniem i wybierz miarę czasu.
    Jeśli opcja domyślnego włączania przypomnień o spotkaniach jest włączona dla Twojego konta, nowe spotkania odziedziczą domyślne przypomnienia.
    • Można dodać maksymalnie trzy wiadomości e-mail z przypomnieniami. Aby dodać dodatkowe wiadomości e-mail z przypomnieniem, kliknij przycisk + Dodaj przypomnienie. Aby usunąć przypomnienie, kliknij ikonę kosza na śmieci delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToAby dołączyć opis zaproszenia do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem, zaznacz pole wyboru Dołącz opis zaproszenia do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem.

• • W sekcji Opis uczestnika wprowadź szczegóły dotyczące spotkania. Uczestnicy spotkania zobaczą te informacje w zaproszeniu kalendarza.
    • Użyj opcji formatowania u dołu sekcji Opis uczestnika, aby zmodyfikować tekst, wstawić łącze, użyć fragmentu lub załączyć plik tylko wewnętrzny (dostępny tylko po zwinięciu kalendarza).

Uwaga: aby dodać link Zoom, Google Meet lub UberConference do spotkania, adres e-mail użytkownika HubSpot musi być zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom, Google Meet lub UberConference.

• • Kliknij + Dodaj notatkę wewnętrzną, aby otworzyć pole tekstowe Notatki zespołu. W polu tekstowym Notatki zespołu wprowadź dowolne wewnętrzne notatki do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu do kalendarza. Użyj opcji formatowania u dołu, aby zmodyfikować tekst, wstawić link, załączyć plik lub użyć fragmentu.
  • Kliknij menu rozwijane Associated with, aby wyszukać i zaznaczyć/odznaczyć pola wyboru obok rekordów, które mają zostać powiązane z aktywnością spotkania.

• Możesz także kliknąć ikonę zwijania, aby zaplanować spotkanie bez przeglądania kalendarza.
  

  

• Kliknij przycisk Zapisz.
  
  • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
  • Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do swojego kalendarza.
  • Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w kalendarzu.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie wymienione jako gospodarz i organizator.

Zaplanuj spotkanie dla siebie w aplikacji mobilnej HubSpot

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu.
• Stuknij Więcej. Następnie stuknij Spotkanie. Aby skonfigurować spotkanie:
  • Wprowadź tytuł i opis spotkania.
  • Dotknij opcji Data rozpoczęcia, Godzina rozpoczęcia, Data zakończenia i Godzina zakończenia, aby ustawić datę i czas trwania spotkania.
  • Stuknij opcję Sprawdź dostępność, aby wyświetlić kalendarz.
  • Stuknij opcję Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko po włączeniu niestandardowych typów połączeń i spotkań.
  • Stuknij lokalizację i wybierz jedną z następujących opcji lokalizacji spotkania.
    • Adres: Wpisz adres w polu tekstowym.
    • Numer telefonu: Wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • Niestandardowa lokalizacja: Wpisz niestandardowe szczegóły lokalizacji w polu tekstowym.

    Uwaga: Wideokonferencje nie są dostępne podczas planowania spotkania z aplikacji mobilnej HubSpot.

  • Stuknij opcję Notatka wewnętrzna, aby wprowadzić dowolne wewnętrzne notatki do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu do kalendarza. Użyj @, aby oznaczyć innych użytkowników.
  • Dotknij opcji Powiązane z, aby wyszukać i zaznaczyć/usunąć zaznaczenie X obok rekordów, które mają zostać powiązane z aktywnością spotkania.
  
  • Stuknij przycisk Zapisz. W wyskakującym okienku kliknij Kontynuuj i wyślij.
    • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
    • Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do swojego kalendarza.
    • Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w kalendarzu.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko będzie wymienione jako gospodarz i organizator.

Po zaplanowaniu spotkania można je edytować w aplikacji mobilnej HubSpot. Aby edytować spotkanie:

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
• Stuknij ikonę menu w prawym górnym rogu aktywności. Następnie kliknij Edytuj.
• Po wprowadzeniu zmian stuknij opcję Zapisz.

Planowanie spotkania dla innego użytkownika na komputerze(Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise)

Jeśli jesteś użytkownikiem na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise z przypisanym miejscem, możesz planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane miejsce, mają połączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza. Może to być przydatne, jeśli jesteś przedstawicielem biznesowym lub przedstawicielem ds. rozwoju sprzedaży i musisz zaplanować spotkanie dla dyrektora ds. obsługi klienta.

Aby zaplanować spotkanie dla innego użytkownika:

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm, transakcji lub biletów.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetingsZaplanuj spotkanie. Pojawi się wyskakujące okienko połączonego kalendarza. Aby skonfigurować spotkanie:
  
  • Kliknij menu rozwijane Gospodarz, aby wybrać użytkownika, dla którego planujesz spotkanie. Kalendarz zostanie zaktualizowany, aby odzwierciedlić dostępność gospodarza lub dowiedzieć się, jak zaplanować spotkanie przy użyciu rotacji spotkań. Lokalizacja zostanie również zaktualizowana, aby odzwierciedlić opcje wideokonferencji gospodarza.
• Kontynuuj planowanie spotkania.

Uwaga: domyślnie nie zostaniesz dodany do spotkania jako uczestnik. Jeśli chcesz wziąć udział w spotkaniu, dodaj siebie jako uczestnika za pomocą rozwijanego menu Uczestnicy.

• Kliknij przycisk Zapisz.
  
  • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
  • Gdy spotkanie zostanie zaplanowane, kontakt i gospodarz otrzymają zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do ich kalendarza.

Użytkownicy mogą sprawdzić, kto zorganizował i poprowadził spotkanie, przeglądając oś czasu rekordu.

Użytkownicy mogą również użyć aktywności utworzonej przez obiekt (organizator) i aktywności przypisanej do obiektu (gospodarz) w celu utworzenia raportu.

Przypisywanie wyniku spotkania na pulpicie

Po spotkaniu gospodarz może przypisać wynik spotkania, aby lepiej śledzić spotkania z kontaktami.

• W rekordzie kliknij menu rozwijane Akcje na spotkaniu i wybierz Edytuj.

• Kliknij menu rozwijane Wynik i wybierz wynik spotkania.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: zmiany w opisach spotkań w rekordzie kontaktu zostaną wysłane do uczestników tylko wtedy, gdy korzystasz z Kalendarza Google i włączyłeś dwukierunkową integrację Kalendarza Google z HubSpot. Jeśli korzystasz z kalendarza Office 365 lub nie masz włączonej integracji, zaktualizuj opis spotkania w wydarzeniu kalendarza, aby wysłać zmiany do uczestników, a nie w rekordzie kontaktu.

Przypisywanie wyniku spotkania w aplikacji mobilnej HubSpot

Uwaga: Ta funkcja jest obecnie dostępna tylko dla użytkowników systemu iOS.

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
• Stuknij ikonę menu w prawym górnym rogu aktywności. Następnie kliknij Edytuj.
• U góry wyniku spotkania, aby wybrać nowy wynik z listy.
  
• Naciśnij przycisk Zapisz.