Zaplanuj spotkanie z kontaktem w rekordzie kontaktu

Po zintegrowaniu Kalendarza Google lub kalendarza Office 365 możesz planować spotkania z kontaktami z rekordów kontaktów, firm, transakcji lub zgłoszeń i wysyłać zaproszenia z kalendarza do uczestników spotkania. Możesz także dodawać użytkowników jako uczestników spotkań.

Użytkownicy na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise z przypisanym stanow iskiem mogą planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane stanowisko.

Ten artykuł dotyczy użytkowników korzystających z integracji Kalendarza Google lub Office 365 z HubSpot. Jeśli połączyłeś swój kalendarz z narzędziem Spotkania, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu stron harmonogramu.

Zaplanuj spotkanie dla siebie na pulpicie

• Na koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm, transakcji lub zgłoszeń.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetingsZaplanuj spotkanie. Pojawi się pytanie w połączonym kalendarzu. Aby skonfigurować spotkanie:
  • Kliknij menu rozwijane Duration (Czas trwania ), aby ustawić czas trwania spotkania.
  • Kliknij żądaną godzinę w kalendarzu.

• • Wprowadź tytuł spotkania.
  • Kliknij menu rozwijane Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko po włączeniu niestandardowych typów połączeń i spotkań.

• • Kliknij menu rozwijane Uczestnicy, aby wyszukać i wybrać inne kontakty i użytkowników, którzy powinni zostać uwzględnieni w spotkaniu.

• • Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz jedną z poniższych opcji lokalizacji spotkania.
    • Połączenie telefoniczne: wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • Osobiście: wpisz adres w polu tekstowym.
    Wideokonferencja : podłącz aplikację do wideokonferencji, taką jak Zoom, Google Spotkania lub UberConference. Link zostanie wygenerowany automatycznie po utworzeniu spotkania. Dowiedz się więcej o korzystaniu z integracji HubSpot z Zoom, Google Spotkania lub UberConference. Jeśli jesteś programistą lub masz programistę w swoim zespole, dowiedz się, jak korzystać z interfejsu API rozszerzenia wideokonferencji.
    
    • Niestandardowe: Wpisz niestandardowe szczegóły lokalizacji w polu tekstowym.

• • Aby wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem przed spotkaniem, w sekcji Zaplanowane wiadomości e-mail z przypomnieniem wybierz, ile tygodni, dni, godzin lub minut przed spotkaniem ma zostać wysłana wiadomość e-mail, wprowadź liczbę w polu tekstowym, a następnie kliknij menu rozwijane Zaplanowane wiadomości e-mail z przypomnieniem i wybierz pomiar czasu.
    Jeśli przełącznik domyślnego przypomnienia o spotkaniu jest włączony dla Twojego konta, nowe spotkania odziedziczą domyślne przypomnienia. Dowiedz się, jak określana jest strefa czasowa przypomnienia o spotkaniu.
    • Możesz dodać maksymalnie trzy wiadomości e-mail z przypomnieniami. Aby dodać dodatkowe wiadomości e-mail z przypomnieniem, kliknij + Dodaj przypomnienie. Aby usunąć przypomnienie, kliknij ikonę kosza na śmieci delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToAby dołączyć opis zaproszenia do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem, zaznacz pole wyboru Dołącz opis zaproszenia do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem.

• • W sekcji Opis uczestnika wprowadź szczegóły dotyczące spotkania. Uczestnicy spotkania zobaczą te informacje w zaproszeniu do kalendarza.
    • Użyj opcji formatowania u dołu sekcji Opis uczestnika, aby zmodyfikować tekst, wstawić link, użyć fragmentu lub dołączyć plik tylko do użytku wewnętrznego (dostępne tylko po zwinięciu kalendarza).

Uwaga: aby dodać łącze Zoom, Google Meet lub UberConference do spotkania, adres e-mail użytkownika HubSpot musi być zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom, Google Meet lub UberConference.

• • Kliknij + Dodaj notatkę wewnętrzną, aby otworzyć pole tekstowe Notatki zespołu. W polu tekstowym Notatki zespołu wprowadź wszelkie wewnętrzne notatki do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy kontaktu na spotkaniu nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu do kalendarza. Użyj opcji formatowania u dołu, aby zmodyfikować tekst, wstawić link, załączyć plik lub użyć fragmentu.
  • Kliknij menu rozwijane Associated with, aby wyszukać i zaznaczyć/odznaczyć pola wyboru obok rekordów, które mają zostać powiązane z aktywnością spotkania.

• Możesz także kliknąć ikonę zwijania, aby zaplanować spotkanie bez przeglądania kalendarza.
  

  

• Kliknij przycisk Zapisz.
  
  • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
  • Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do swojego kalendarza.
  • Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w kalendarzu.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie wymienione jako gospodarz i organizator.

Zaplanuj spotkanie w aplikacji mobilnej HubSpot

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakt na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu.
• Stuknij Więcej. Następnie stuknij Spotkania. Aby skonfigurować spotkanie:
  • Wprowadź tytuł i opis spotkania.
  • Dotknij opcji Data rozpoczęcia, Godzina rozpoczęcia, Data zakończenia i Godzina zakończenia, aby ustawić datę i czas trwania spotkania.
  • Stuknij opcję Sprawdź dostępność, aby wyświetlić kalendarz.
  • Stuknij opcję Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko po włączeniu niestandardowych typów połączeń i spotkań.
  • Stuknij lokalizację i wybierz jedną z obserwujących opcji dla lokalizacji spotkania.
    • Adres: Wpisz adres w polu tekstowym.
    • Numer telefonu: Wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • Niestandardowa lokalizacja: Wpisz niestandardowe szczegóły lokalizacji w polu tekstowym.

    Uwaga: wideokonferencje nie są dostępne podczas planowania spotkania z aplikacji mobilnej HubSpot.

  • Stuknij opcję Notatka wewnętrzna, aby wprowadzić dowolne wewnętrzne notatki do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy kontaktu nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu do kalendarza. Użyj @, aby oznaczyć innych użytkowników.
  • Dotknij opcji Powiązane z, aby wyszukać i zaznaczyć/usunąć zaznaczenie X obok rekordów, które mają zostać powiązane z aktywnością spotkania.
  
  • Stuknij przycisk Zapisz. W wyskakującym pytaniu kliknij Kontynuuj i wyślij.
    • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
    • Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do swojego kalendarza.
    • Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w kalendarzu.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie wymienione jako gospodarz i organizator.

Po zaplanowaniu spotkania można je edytować w aplikacji mobilnej HubSpot. Aby edytować spotkanie:

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakt na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
• Naciśnij ikonę menu w prawym górnym rogu aktywności. Następnie kliknij Edytuj.
• Po wprowadzeniu zmian stuknij opcję Zapisz.

Zaplanuj spotkanie dla innego użytkownika na pulpicie(Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise)

Jeśli jesteś użytkownikiem na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise z przypisanym stanowiskiem, możesz planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane stanowisko, mają połączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza. Może to być przydatne, jeśli jesteś przedstawicielem biznesowym lub przedstawicielem ds. rozwoju sprzedaży i musisz zaplanować spotkanie dla dyrektora ds. obsługi klienta.

Aby zaplanować spotkanie dla innego użytkownika:

• Na koncie HubSpot przejdź do swoich kontaktów, firm, transakcji lub zgłoszeń.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetingsZaplanuj spotkanie. Pojawi się pytanie w połączonym kalendarzu. Aby skonfigurować spotkanie:
  
  • Kliknij menu rozwijane Host, aby wybrać użytkownika, dla którego planujesz spotkanie.
  • Kliknij opcję Rotacja spotkań, aby użyć rotacji spotkań. Następnie kliknij menu rozwijane Wyszukaj rotację spotkań, aby wybrać rotację spotkań. PoleUżytkownik rotacji spotkań zostanie wypełnione przez członka rotacji, który ma przypisaną najmniejszą liczbę spotkań. Pojawi się również kalendarz tego członka. Jeśli wielu członków ma przypisaną taką samą liczbę spotkań, przypisany zostanie członek, który miał zaplanowane najmniej spotkań w ostatnim czasie.
    • Jeśli kalendarz proponowanego użytkownika jest pełny lub jeśli chcesz wybrać innego użytkownika, możesz kliknąć menu rozwijane Użytkownicy rotacji spotkań, aby wybrać innego członka.
  • Kalendarz zostanie zaktualizowany, aby odzwierciedlić dostępność gospodarza. Lokalizacja zostanie również zaktualizowana, aby odzwierciedlić opcje wideokonferencji gospodarza.

• Kontynuacja planowania spotkania.

• Kliknij przycisk Zapisz.
  
  • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
  • Gdy spotkanie zostanie zaplanowane, kontakt i gospodarz otrzymają zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do ich kalendarza.

Użytkownicy mogą zobaczyć, kto zorganizował i poprowadził spotkanie, przeglądając oś czasu rekordu.

Użytkownicy mogą również użyć Aktywności utworzonej przez właściwość (organizatora) i Aktywności przypisanej do właściwości (hosta) w celu utworzenia raportu.

Uwaga: jeśli zaplanujesz spotkanie dla innego użytkownika, istniejące spotkania w jego kalendarzu będą wyświetlane jako Zajęte, a nie jako tytuł spotkania.

Przypisywanie wyniku spotkania na pulpicie

Po spotkaniu gospodarz może przypisać wynik spotkania, aby lepiej śledzić spotkania z kontaktami. Domyślne opcje wyniku spotkania to: zaplanowane, zakończone, przełożone, nieobecność i anulowane. Można również tworzyć niestandardowe wyniki spotkań.

• W rekordzie kliknij menu rozwijane Akcje na zaangażowaniu spotkania i wybierz Edytuj.

• Kliknij menu rozwijane Wynik i wybierz wynik spotkania.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: zmiany w opisach spotkań w Rekordzie kontaktu będą wysyłane do uczestników tylko wtedy, gdy korzystasz z Kalendarza Google i włączyłeś dwukierunkową integrację z Kalendarzem Google HubSpot . Jeśli korzystasz z kalendarza Office 365 lub nie masz włączonej integracji, zaktualizuj opis spotkania w zdarzeniu kalendarza, aby wysłać zmiany do uczestników, a nie w rekordzie kontaktu.

Przypisywanie wyniku spotkania w aplikacji mobilnej HubSpot

Uwaga: ta funkcja jest obecnie dostępna tylko dla użytkowników systemu iOS.

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakt na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
• Naciśnij ikonę menu w prawym górnym rogu aktywności. Następnie kliknij Edytuj.
• U góry wyniku spotkania, aby wybrać nowy wynik z listy
  
• Naciśnij Zapisz.