Planowanie spotkania z kontaktem w rekordzie

Po zintegrowaniu Kalendarza Google lub kalendarza Office 365 można planować spotkania z kontaktami z rekordów kontaktów, firm, transakcji lub biletów i wysyłać zaproszenia z kalendarza do uczestników spotkania. Możesz także dodawać użytkowników jako uczestników spotkań.

Użytkownicy na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise z przypisanym miejscem mogą planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane miejsce.

Ten artykuł dotyczy użytkowników korzystających z integracji Kalendarza Google lub Office 365 z HubSpot. Jeśli połączyłeś swój kalendarz z narzędziem spotkań, dowiedz się więcej o tworzeniu i edytowaniu stron planowania.

Zaplanuj spotkanie dla siebie na komputerze

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm, transakcji lub biletów.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetingsZaplanuj spotkanie. Pojawi się wyskakujące okienko połączonego kalendarza. Aby skonfigurować spotkanie:
  • Kliknij menu rozwijane Duration (Czas trwania ), aby ustawić czas trwania spotkania.
  • Kliknij żądaną godzinę w kalendarzu.

• • Wprowadź tytuł spotkania.
  • Kliknij menu rozwijane Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko po włączeniu niestandardowych typów połączeń i spotkań.

• • Kliknij menu rozwijane Attendees (Uczestnicy ), aby wyszukać i wybrać inne kontakty i użytkowników, którzy powinni wziąć udział w spotkaniu.

• • Kliknij menu rozwijane Lokalizacja i wybierz jedną z następujących opcji lokalizacji spotkania.
    • Połączenie telefoniczne: Wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • Osobiście: Wpisz adres w polu tekstowym.
    • Wideokonferencja: Podłącz aplikację do wideokonferencji, taką jak Zoom, Google Meet lub UberConference. Link zostanie wygenerowany automatycznie po utworzeniu spotkania. Dowiedz się więcej o korzystaniu z integracji HubSpot z Zoom, Google Meet lub UberConference. Jeśli jesteś programistą lub masz programistę w swoim zespole, dowiedz się, jak korzystać z interfejsu API Video Conference Extension.
    • Niestandardowe: Wpisz niestandardowe szczegóły lokalizacji w polu tekstowym.

• • Aby wysyłać wiadomości e-mail z przypomnieniem przed spotkaniem, w sekcji Zaplanowane wiadomości e-mail z przypomnieniem wybierz, ile tygodni, dni, godzin lub minut przed spotkaniem ma zostać wysłana wiadomość e-mail, wprowadź liczbę w polu tekstowym, a następnie kliknij menu rozwijane Zaplanowane wiadomości e-mail z przypom nieniem i wybierz miarę czasu.
    Jeśli opcja domyślnego włączania przypomnień o spotkaniach jest włączona dla Twojego konta, nowe spotkania odziedziczą domyślne przypomnienia.
    • Można dodać maksymalnie trzy wiadomości e-mail z przypomnieniami. Aby dodać dodatkowe wiadomości e-mail z przypomnieniem, kliknij przycisk + Dodaj przypomnienie. Aby usunąć przypomnienie, kliknij ikonę kosza na śmieci delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToAby dołączyć opis zaproszenia do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem, zaznacz pole wyboru Dołącz opis zaproszenia do treści wiadomości e-mail z przypomnieniem.

• • W sekcji Opis uczestnika wprowadź szczegóły dotyczące spotkania. Uczestnicy spotkania zobaczą te informacje w zaproszeniu kalendarza.
    • Użyj opcji formatowania u dołu sekcji Opis uczestnika, aby zmodyfikować tekst, wstawić łącze, użyć fragmentu lub dołączyć plik tylko do użytku wewnętrznego (dostępne tylko po zwinięciu kalendarza).

Uwaga: aby dodać link Zoom, Google Meet lub UberConference do spotkania, adres e-mail użytkownika HubSpot musi być zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom, Google Meet lub UberConference.

• • Kliknij + Dodaj notatkę wewnętrzną, aby otworzyć pole tekstowe Notatki zespołu. W polu tekstowym Notatki zespołu wprowadź dowolne wewnętrzne notatki do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu do kalendarza. Użyj opcji formatowania u dołu, aby zmodyfikować tekst, wstawić link, załączyć plik lub użyć fragmentu.
  • Kliknij menu rozwijane Associated with, aby wyszukać i zaznaczyć/odznaczyć pola wyboru obok rekordów, które mają zostać powiązane z aktywnością spotkania.

• Możesz także kliknąć ikonę zwijania, aby zaplanować spotkanie bez przeglądania kalendarza.
  

  

• Kliknij przycisk Zapisz.
  
  • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
  • Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do swojego kalendarza.
  • Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w kalendarzu.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko zostanie wymienione jako gospodarz i organizator.

Zaplanuj spotkanie dla siebie w aplikacji mobilnej HubSpot

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu.
• Stuknij Więcej. Następnie stuknij Spotkanie. Aby skonfigurować spotkanie:
  • Wprowadź tytuł i opis spotkania.
  • Stuknij opcję Data rozpoczęcia, Godzina rozpoczęcia, Data zakończenia i Godzina zakończenia, aby ustawić datę i czas trwania spotkania.
  • Stuknij opcję Typ spotkania, aby wybrać typ spotkania. To ustawienie jest dostępne tylko po włączeniu niestandardowych typów połączeń i spotkań.
  • Stuknij lokalizację i wybierz jedną z następujących opcji lokalizacji spotkania.
    • Adres: Wpisz adres w polu tekstowym.
    • Numer telefonu: Wpisz numer telefonu w polu tekstowym.
    • Niestandardowa lokalizacja: Wpisz niestandardowe szczegóły lokalizacji w polu tekstowym.

    Uwaga: Wideokonferencje nie są dostępne podczas planowania spotkania z aplikacji mobilnej HubSpot.

  • Stuknij opcję Notatka wewnętrzna, aby wprowadzić dowolne wewnętrzne notatki do przejrzenia przez członków zespołu. Uczestnicy spotkania nie zobaczą tych informacji w zaproszeniu do kalendarza. Użyj @, aby oznaczyć innych użytkowników.
  • Dotknij opcji Powiązane z, aby wyszukać i zaznaczyć/usunąć zaznaczenie X obok rekordów, które mają zostać powiązane z aktywnością spotkania.
  
  • Stuknij przycisk Zapisz. W wyskakującym okienku kliknij Kontynuuj i wyślij.
    • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
    • Po zaplanowaniu spotkania kontakt otrzyma zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do swojego kalendarza.
    • Spotkanie zostanie automatycznie utworzone w kalendarzu.

Spotkanie zostanie zapisane jako zaangażowanie na osi czasu rekordu. Twoje imię i nazwisko będzie wymienione jako gospodarz i organizator.

Po zaplanowaniu spotkania można je edytować w aplikacji mobilnej HubSpot. Aby edytować spotkanie:

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
• Stuknij ikonę menu w prawym górnym rogu aktywności. Następnie kliknij Edytuj.
• Po wprowadzeniu zmian stuknij opcję Zapisz.

Planowanie spotkania dla innego użytkownika na komputerze(Sales Hub i Service Hub Professional i Enterprise)

Jeśli jesteś użytkownikiem na koncie Sales Hub Professional lub Enterprise z przypisanym miejscem, możesz planować spotkania w imieniu innych użytkowników na koncie, którzy również mają przypisane miejsce, mają połączony kalendarz i włączoną synchronizację kalendarza. Może to być przydatne, jeśli jesteś przedstawicielem biznesowym lub przedstawicielem ds. rozwoju sprzedaży i musisz zaplanować spotkanie dla dyrektora ds. obsługi klienta.

Aby zaplanować spotkanie dla innego użytkownika:

• Na koncie HubSpot przejdź do kontaktów, firm, transakcji lub biletów.
• Kliknij nazwę rekordu.
• W lewym panelu kliknij meetingsZaplanuj spotkanie. Pojawi się wyskakujące okienko połączonego kalendarza. Aby skonfigurować spotkanie:
  
  • Kliknij menu rozwijane Gospodarz, aby wybrać użytkownika, dla którego planujesz spotkanie. Kalendarz zostanie zaktualizowany, aby odzwierciedlić dostępność gospodarza. Lokalizacja zostanie również zaktualizowana, aby odzwierciedlić opcje wideokonferencji gospodarza.
• Kontynuuj planowanie spotkania.

Uwaga: domyślnie nie zostaniesz dodany do spotkania jako uczestnik. Jeśli chcesz wziąć udział w spotkaniu, dodaj siebie jako uczestnika za pomocą rozwijanego menu Uczestnicy.

• Kliknij przycisk Zapisz.
  
  • Kontakt musi mieć prawidłowy adres e-mail wypełniony we właściwości Email, aby otrzymać zaproszenie.
  • Gdy spotkanie zostanie zaplanowane, kontakt i gospodarz otrzymają zaproszenie z plikiem .ics, który można dodać do ich kalendarza.

Użytkownicy mogą sprawdzić, kto zorganizował i poprowadził spotkanie, przeglądając oś czasu rekordu.

Użytkownicy mogą również użyć aktywności utworzonej przez obiekt (organizator) i aktywności przypisanej do obiektu (gospodarz) w celu utworzenia raportu.

Przypisywanie wyniku spotkania na pulpicie

Po spotkaniu gospodarz może przypisać wynik spotkania, aby lepiej śledzić spotkania z kontaktami.

• W rekordzie kliknij menu rozwijane Akcje na spotkaniu i wybierz Edytuj.

• Kliknij menu rozwijane Wynik i wybierz wynik spotkania.

• Kliknij przycisk Zapisz.

Uwaga: zmiany w opisach spotkań w rekordzie kontaktu zostaną wysłane do uczestników tylko wtedy, gdy korzystasz z Kalendarza Google i włączyłeś dwukierunkową integrację Kalendarza Google z HubSpot. Jeśli korzystasz z kalendarza Office 365 lub nie masz włączonej integracji, zaktualizuj opis spotkania w wydarzeniu kalendarza, aby wysłać zmiany do uczestników, a nie w rekordzie kontaktu.

Przypisywanie wyniku spotkania w aplikacji mobilnej HubSpot

Uwaga: Ta funkcja jest obecnie dostępna tylko dla użytkowników systemu iOS.

• Otwórz aplikację HubSpot na urządzeniu z systemem iOS lub Android.
• Stuknij Menu, a następnie stuknij Kontakty na lewym pasku bocznym.
• Stuknij nazwę rekordu powiązanego ze spotkaniem.
• Stuknij ikonę menu w prawym górnym rogu aktywności. Następnie kliknij Edytuj.
• U góry wyniku spotkania, aby wybrać nowy wynik z listy.
  
• Naciśnij przycisk Zapisz.