レコード内でコンタクトとのミーティングをスケジュールする

GoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーを統合した後、コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードからコンタクトとのミーティングをスケジュールして、ミーティング参加者にカレンダー招待を送信できます。また、Hubにいるユーザーをミーティングプラットフォームとして追加することも可能です。

この記事は、GoogleカレンダーまたはOffice 365とHubSpotの統合を使用しているユーザーに当てはまります。カレンダーを会議ツールに接続した場合、スケジュールページの作成と編集について詳しく説明します。 

• HubSpot アカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。
• レコードの名前をクリックします。
• 左側のパネルで、会議をクリックする会議のスケジュールを設定する画面の下部に開いているウィンドウで、ミーティングをセットアップします:
  • ミーティングのタイトルを入力します。
  • 日付」テキストボックスをクリックして、カレンダーのドロップダウンメニューから会議の日付を選択するか、MM/DD/YY形式を使用して日付を入力することができます。

• • 開始時刻と終了時刻ドロップダウンメニューをクリックし、会議の時間枠を設定します。これは、ブラウザのタイムゾーンに基づきます。
  • 出席者のドロップダウンメニューをクリックすると、会議に参加すべきHUB内の他の連絡先やユーザーを検索して選択することができます。

• • ［ミーティングタイプ］ドロップダウンメニューをクリックしてミーティングタイプを選択します。この設定は、［コールとミーティングタイプのカスタマイズ］を有効にしている場合のみ使用できます。
  • 場所」ドロップダウンメニューをクリックし、会議の場所として以下のオプションのいずれかを選択します。
    • 電話をかけるテキストフィールドに電話番号を記入する。
    • 対面式です。テキストフィールドに住所を記入してください。
    • ビデオ会議を行う。 Zoom、Google Meet、UberConferenceなどのビデオ会議アプリを接続します。会議の作成時にリンクが自動生成されます。 HubSpotとZoom、Google Meet、UberConferenceとの統合の詳細については、こちらをご覧ください。自分が開発者であるか、チームに開発者がいる場合、動画カンファレンス拡張機能APIを使用する方法についてご確認ください。
    • カスタムテキストフィールドにカスタマイズされた場所の詳細を記入します。

• • ［参加者向けの説明］セクションで、ミーティングの詳細を入力します。会議プラットフォームには、カレンダーの招待にこの情報が表示されます。
    • ［参加者向けの説明］セクションの下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。

注意： Zoom、Google Meet、UberConferenceのリンクを会議に追加するには、HubSpotユーザーのメールアドレスがZoom、Google Meet、UberConferenceのユーザーメールアドレスと一致している必要があります。

• • + 内部メモを追加 ] をクリックすると、チームメモのテキストボックスが開きます。チームメモのテキストボックスには、チームメンバーが確認するための内部メモを入力します。会議の連絡先参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。 
  • ［関連付け］ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングアクティビティーに関連付けるレコードを検索し、レコードの横にあるチェックボックスを選択／選択解除します。 
  • ［Googleカレンダーに追加］または［Office 365カレンダーに追加］チェックボックスを選択し、GoogleカレンダーあるいはOffice 365カレンダーにイベントを追加して、コンタクトに招待状を送信します。Google カレンダーあるいは Office 365 カレンダーを CRM に接続する方法についてもっと詳しく学習します。

• ［保存］をクリックします。
  • ［Googleカレンダーに追加］または［Office 365カレンダーに追加］が選択された場合：
    • コンタクトが招待状を受信するには、［Eメール］プロパティーに有効なEメールアドレスを入力しておく必要があります。
    • ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
    • ミーティングが承認されると、自動的にカレンダーにスケジュールが作成されます。
  • ［Googleカレンダーに追加］または［Office 365カレンダーに追加］が選択されていない場合、ミーティング招待は送信されません。

ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。会議が行われた後、会議の結果を割り当てることで、連絡先との会議をよりよく追跡することができます。

• 記録上、会議のエンゲージメントでActionsドロップダウンメニューをクリックし、 Editを選択します。

• ［成果］ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングの成果を選択します。

• ［保存］をクリックします。統合されたGoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーにこのイベントを追加する場合は、［保存して更新を送信］をクリックします。

連絡先レコードの会議の説明の変更は、 Google Calendar を使用していて、Google Calendar との双方向統合をオンにしている場合にのみ、出席者に送信されます。HubSpotとの双方向連携を有効にしている場合のみ、変更がコンタクトに送信されます。 Office 365カレンダーを使用している場合、または統合をオンにしていない場合は、カレンダーのイベントで会議の説明を更新し、連絡先レコードではなく、出席者に変更を送信します。