レコード内でコンタクトとのミーティングをスケジュールする
更新日時 2023年 1月 18日
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GoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーを統合した後、コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードからコンタクトとのミーティングをスケジュールして、ミーティング参加者にカレンダー招待を送信できます。また、Hubにいるユーザーをミーティングプラットフォームとして追加することも可能です。
この記事は、GoogleカレンダーまたはOffice 365とHubSpotの統合を使用しているユーザーに当てはまります。カレンダーを会議ツールに接続した場合、スケジュールページの作成と編集について詳しく説明します。
- HubSpot アカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。
- レコードの名前をクリックします。
- 左側のパネルで、会議をクリックする会議のスケジュールを設定する画面の下部に開いているウィンドウで、ミーティングをセットアップします:
- ミーティングのタイトルを入力します。
- 日付」テキストボックスをクリックして、カレンダーのドロップダウンメニューから会議の日付を選択するか、MM/DD/YY形式を使用して日付を入力することができます。
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- 開始時刻と終了時刻ドロップダウンメニューをクリックし、会議の時間枠を設定します。これは、ブラウザのタイムゾーンに基づきます。
- 出席者のドロップダウンメニューをクリックすると、会議に参加すべきHUB内の他の連絡先やユーザーを検索して選択することができます。
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- [ミーティングタイプ]ドロップダウンメニューをクリックしてミーティングタイプを選択します。この設定は、[コールとミーティングタイプのカスタマイズ]を有効にしている場合のみ使用できます。
- 場所」ドロップダウンメニューをクリックし、会議の場所として以下のオプションのいずれかを選択します。
- 電話をかけるテキストフィールドに電話番号を記入する。
- 対面式です。テキストフィールドに住所を記入してください。
- ビデオ会議を行う。 Zoom、Google Meet、UberConferenceなどのビデオ会議アプリを接続します。会議の作成時にリンクが自動生成されます。 HubSpotとZoom、Google Meet、UberConferenceとの統合の詳細については、こちらをご覧ください。自分が開発者であるか、チームに開発者がいる場合、動画カンファレンス拡張機能APIを使用する方法についてご確認ください。
- カスタムテキストフィールドにカスタマイズされた場所の詳細を記入します。
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- [参加者向けの説明]セクションで、ミーティングの詳細を入力します。会議プラットフォームには、カレンダーの招待にこの情報が表示されます。
- [参加者向けの説明]セクションの下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。
- [参加者向けの説明]セクションで、ミーティングの詳細を入力します。会議プラットフォームには、カレンダーの招待にこの情報が表示されます。
注意: Zoom、Google Meet、UberConferenceのリンクを会議に追加するには、HubSpotユーザーのメールアドレスがZoom、Google Meet、UberConferenceのユーザーメールアドレスと一致している必要があります。
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- + 内部メモを追加 ] をクリックすると、チームメモのテキストボックスが開きます。チームメモのテキストボックスには、チームメンバーが確認するための内部メモを入力します。会議の連絡先参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。
- [関連付け]ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングアクティビティーに関連付けるレコードを検索し、レコードの横にあるチェックボックスを選択/選択解除します。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]チェックボックスを選択し、GoogleカレンダーあるいはOffice 365カレンダーにイベントを追加して、コンタクトに招待状を送信します。Google カレンダーあるいは Office 365 カレンダーを CRM に接続する方法についてもっと詳しく学習します。
- [保存]をクリックします。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]が選択された場合:
- コンタクトが招待状を受信するには、[Eメール]プロパティーに有効なEメールアドレスを入力しておく必要があります。
- ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
- ミーティングが承認されると、自動的にカレンダーにスケジュールが作成されます。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]が選択されていない場合、ミーティング招待は送信されません。
- [Googleカレンダーに追加]または[Office 365カレンダーに追加]が選択された場合:
注:
- GoogleカレンダーやOffice 365カレンダーと連携していない場合、会議のスケジュール設定時に連携するよう促されます。
- 会議を編集して出席者を追加した場合、タイトルや出席者の説明などの追加セクションを更新して、新しい出席者を Google カレンダーまたは Office 365 カレンダーに入力する必要があります。
ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。会議が行われた後、会議の結果を割り当てることで、連絡先との会議をよりよく追跡することができます。
- 記録上、会議のエンゲージメントでActionsドロップダウンメニューをクリックし、 Editを選択します。
- [成果]ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングの成果を選択します。
- [保存]をクリックします。統合されたGoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーにこのイベントを追加する場合は、[保存して更新を送信]をクリックします。
連絡先レコードの会議の説明の変更は、 Google Calendar を使用していて、Google Calendar との双方向統合をオンにしている場合にのみ、出席者に送信されます。
Thank you for your feedback, it means a lot to us.
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