レコード内でコンタクトとのミーティングをスケジュールする

GoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーを統合した後、コンタクト、会社、取引、またはチケットレコードからコンタクトとのミーティングをスケジュールして、ミーティング参加者にカレンダー招待を送信できます。

この記事は、GoogleカレンダーまたはOffice 365とHubSpotの統合を使用しているユーザーに当てはまります。カレンダーを会議ツールに接続した場合、スケジュールページの作成と編集について詳しく説明します。 

• HubSpot アカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに進みます。
• レコードの名前をクリックします。
• 左パネルで、会議をクリックする会議のスケジュールを設定する。画面の下部に開いているウィンドウで、ミーティングをセットアップします:
  • ミーティングのタイトルを入力します。
  • ［ミーティングタイプ］ドロップダウンメニューをクリックしてミーティングタイプを選択します。この設定は、［コールとミーティングタイプのカスタマイズ］を有効にしている場合のみ使用できます。
  • ［出席者］ ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングに含める他のコンタクトを検索し選択します。
  • 会議の開始時刻を設定します。ブラウザのタイムゾーンに基づいて設定されます。
  • ［期間］ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングの長さを設定します。
  • ［参加者向けの説明］セクションで、ミーティングの詳細を入力します。カレンダー招待でこの情報がミーティング参加者に表示されます。
    • ［参加者向けの説明］セクションの下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。
    • insertVideo動画アイコンをクリックして、動画会議詳細を追加します。HubSpotのZoomまたはUberConferenceとの連携を使用する方法についてご確認ください。自分が開発者であるか、チームに開発者がいる場合、動画カンファレンス拡張機能APIを使用する方法についてご確認ください。

注：ZoomまたはUberConferenceのリンクをミーティングリンクに追加するには、HubSpotユーザーEメールアドレスが、ZoomまたはUberConferenceのユーザーEメールアドレスと一致している必要があります。

• • ［チームメモ］セクションで、チームメンバーに伝える内部向けメモを入力します。カレンダー招待では、この情報はミーティング参加者に表示されません。下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。 
  • ［関連付け］ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングアクティビティーに関連付けるレコードを検索し、レコードの横にあるチェックボックスを選択／選択解除します。 
  • ［Googleカレンダーに追加］または［Office 365カレンダーに追加］チェックボックスを選択し、GoogleカレンダーあるいはOffice 365カレンダーにイベントを追加して、コンタクトに招待状を送信します。Google カレンダーあるいは Office 365 カレンダーを CRM に接続する方法についてもっと詳しく学習します。

• ［保存］をクリックします。
  • ［Googleカレンダーに追加］または［Office 365カレンダーに追加］が選択された場合：
    • コンタクトが招待状を受信するには、［Eメール］プロパティーに有効なEメールアドレスを入力しておく必要があります。
    • ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
    • ミーティングが承認されると、自動的にカレンダーにスケジュールが作成されます。
  • ［Googleカレンダーに追加］または［Office 365カレンダーに追加］が選択されていない場合、ミーティング招待は送信されません。

注: Google カレンダーあるいは Office 365 カレンダーと統合していない場合は、ミーティングのスケジュールを設定するときに表示されます。

• レコードでミーティングエンゲージメントの上にカーソルを置き、［編集］をクリックします。

• ［成果］ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングの成果を選択します。

• ［保存］をクリックします。統合されたGoogleカレンダーまたはOffice 365カレンダーにこのイベントを追加する場合は、［保存して更新を送信］をクリックします。

注意：連絡先レコードの会議の説明の変更は、、Googleカレンダーを使用していて、Googleカレンダーとの双方向統合をオンにしている場合にのみ、連絡先に送信されます。 HubSpotとの双方向連携を有効にしている場合のみ、変更がコンタクトに送信されます。 Office 365カレンダーを使用している場合、または統合をオンにしていない場合は、カレンダーのイベントで会議の説明を更新し、連絡先レコードではなく、連絡先に変更を送信します。