レコード内でコンタクトとのミーティングをスケジュールする

GoogleカレンダーやOffice 365カレンダーを連携すると、コンタクト、会社、取引、チケットのレコードからコンタクトとのミーティングをスケジュールし、カレンダー招待を送信してミーティングプラットフォームに送ることができます。また、ミーティングプラットフォームとしてユーザーを追加することも可能です。

Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseアカウントで、割り当てられたシートを持つユーザーは、アカウント内の他のユーザーに代わってミーティングをスケジュールできます。

この記事は、GoogleカレンダーまたはOffice 365とHubSpotの連携を使用しているユーザーに当てはまります。カレンダーをミーティングツールに接続した場合、スケジュールページの作成と編集について詳しく説明します。 

パソコンでミーティングを自分でスケジュールする

• HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに移動します。
• レコードの名前をクリックします。
• 左側のパネルで、meetingsミーティングのスケジュールをクリックします。接続されているカレンダーのポップアップボックスが表示されます。ミーティングをセットアップするために：
  • 期間］ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティングの長さを設定します。
  • カレンダーの希望の時刻をクリックします。 

• • ミーティングのタイトルを入力します。
  • ［ミーティングタイプ］ドロップダウンメニューをクリックしてミーティングタイプを選択します。この設定は、カスタマイズされたコールおよびミーティングのタイプを有効にした場合にのみ使用できます。

• • 出席者ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングに参加させる他のコンタクトやユーザーを検索して選択します。

• • 場所ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティング場所に以下のオプションのいずれかを選択します。 
    • 電話をかける：テキストフィールドに電話番号を入力してください。
    • 直接お会いしてテキストフィールドに住所を記入してください。
    • ビデオ会議： Zoom、Google Meet、UberConferenceなどのビデオ会議アプリを接続する。ミーティングの作成時に、リンクが自動生成されます。HubSpot のZoom、Google Meet、UberConferenceとのインテグレーションのご利用についてはこちらをご覧ください。自分が開発者であるか、チームに開発者がいる場合、動画カンファレンス拡張機能APIを使用する方法についてご確認ください。
    • カスタムテキストフィールドにカスタマイズされた場所の詳細を記入してください。

• • ミーティング前にEメールを送信するには、リマインダーメールの予定セクションで、ミーティングの何週間前、何日前、何時間前、何分前にEメールを送信するかを選択し、番号をテキストフィールドに入力した後、リマインダーメールの予定ドロップダウンメニューをクリックし、時間指標を選択します。
    デフォルトでミーティングリマインダーをオンにするスイッチがアカウントでオンになっている場合、新しいミーティングはデフォルトのリマインダーを継承します。
    • リマインダーEメールは最大3件まで追加できます。リマインダーEメールをさらに追加するには、［リマインダーを追加］をクリックします。リマインダーを削除するには、削除ごみ箱アイコンをクリックします。delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToリマインダーのEメール本文に招待の説明を含めるには、リマインダーのEメール本文に招待の説明を含めるチェックボックスを選択します。

• • ［参加者向けの説明］セクションで、ミーティングの詳細を入力します。ミーティングプラットフォームには、カレンダーの招待にこの情報が表示されます。
    • 出席者の説明セクションの下部にある書式設定オプションを使用して、テキストの変更、リンクの挿入、スニペットの使用、内部のみのファイルの添付（カレンダーを折りたたんだ場合のみ利用可能）を行います。

注： Zoom、Google Meet、UberConferenceのリンクをミーティングに追加するには、HubSpotユーザーのEメールがZoom、Google Meet、UberConferenceユーザーのEメールと一致している必要があります。

• • + 内部メモを追加 ] をクリックすると、チームメモのテキストボックスが開きます。チームメモのテキストボックスには、チームメンバーが確認するための内部メモを入力します。ミーティングのコンタクト参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。下部にある書式オプションを使用すると、テキストの変更、リンクの挿入、ファイルの添付、またはスニペットの使用が可能です。 
  • ［関連付け］ドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングアクティビティーに関連付けるレコードを検索し、レコードの横にあるチェックボックスを選択／選択解除します。 

• また、折りたたみアイコンをクリックすると、カレンダーを表示せずにミーティングをスケジュールできます。
  

  

• ［保存］をクリックします。
  
  • コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
  • ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
  • あなたのカレンダーにミーティングが自動的に作成されます。

ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。あなたのお名前がホスティングし、主催者として記載されます。

HubSpotモバイルアプリでミーティングを自分でスケジュールする

• iOSデバイスまたはAndroidデバイスでHubSpotアプリを開きます。
• ［メニュー］をタップし、左サイドバーの［コンタクト］をタップします。
• レコードの名前をタップします。
• ［その他］をタップします。次に、［ミーティング］をタップします。ミーティングをセットアップするために：
  • ミーティングのタイトルと説明を入力してください。
  • ［開始日］、［開始時刻］、［終了日］、［終了時刻］をタップして、ミーティングの日付と時間を設定します。
  • 空席確認をタップしてカレンダーを表示します。
  • ［ミーティングタイプ］をタップして、ミーティングタイプを選択します。この設定は、カスタマイズされたコールおよびミーティングのタイプを有効にした場合にのみ使用できます。
  • 場所をタップして、ミーティング場所として次のオプションのいずれかを選択してください。
    • 住所：テキストフィールドに住所を記入します。
    • 電話番号：テキストフィールドに電話番号を入力してください。
    • カスタムの場所：テキストフィールドにカスタマイズした場所の詳細を記入します。

    注： HubSpotモバイルアプリからミーティングを予約する場合、ビデオ会議はご利用いただけません。

  • ［内部メモ］をタップして、チームメンバーに確認してもらう内部メモを入力します。ミーティングのコンタクト参加者には、カレンダーの招待にこの情報は表示されません。他のユーザーをタグ付けするには＠を使用します。
  • 関連付けをタップして検索し、Xの隣のレコードを選択/クリアして、ミーティング アクティビティーに関連付けます。 
  
  • ［保存］ をタップします。ポップアップボックスで［続行と送信］をクリックします。
    • コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
    • ミーティングをスケジュールすると、コンタクトに「.ics」ファイルの招待状が送られ、これはコンタクトのカレンダーにも追加することができます。
    • あなたのカレンダーにミーティングが自動的に作成されます。

ミーティングはレコードのタイムラインにエンゲージメントとして保存されます。あなたのお名前がホスティングし、主催者として記載されます。

ミーティングをスケジュールしたら、HubSpotモバイルアプリで編集できます。ミーティングを編集するには、次の手順を実行します。 

• iOSデバイスまたはAndroidデバイスでHubSpotアプリを開きます。
• ［メニュー］をタップし、左サイドバーの［コンタクト］をタップします。
• ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。 
• アクティビティーの右上にあるメニューアイコンをタップします。次に、［編集］をクリックします。 
• 変更を行った後に、［保存］をタップします。

パソコンで別のユーザーのミーティングをスケジュールする（Sales HubおよびService Hub ProfessionalおよびEnterprise）

Sales Hub ProfessionalまたはEnterpriseアカウントのユーザーで、割り当てられたシートがある場合、同じく割り当てられたシートがあり、カレンダーがに接続され、カレンダー同期がオンになっているアカウント内の他のユーザーに代わってミーティングをスケジュールできます。これは、あなたがビジネス担当者や営業開発担当者で、アカウント・エグゼクティブとのミーティングをスケジュールする必要がある場合に役立ちます。

他のユーザーのミーティングを予約する： 

• HubSpotアカウントで、コンタクト、会社、取引、またはチケットに移動します。
• レコードの名前をクリックします。
• 左側のパネルで、meetingsミーティングのスケジュールをクリックします。接続されているカレンダーのポップアップボックスが表示されます。ミーティングを設定する：
  
  • ホストドロップダウンメニューをクリックして、ミーティングをスケジュールするユーザーを選択します。カレンダーが更新され、ホスティングするホストの都合が反映されます。Locationも更新され、ホスティングする側のビデオ会議オプションが反映されます。 
• 続けてミーティングのスケジュール。

注：は、デフォルトでミーティングに参加者として追加されません。ミーティングに参加される場合は、Attendeesドロップダウンメニューから参加者として追加してください。

• ［保存］をクリックします。
  
  • コンタクトが招待状を受け取るには、「Eメール」プロパティーに有効なEメールアドレスが入力されている必要があります。
  • ミーティングがスケジュールされると、コンタクトとホスティングする人のカレンダーに追加できる.icsファイルの招待状が届きます。

ユーザーは、レコードのタイムラインを確認することで、誰がミーティングをオーガナイズし、ホスティングしたかを見ることができる。

ユーザーは、プロパティー（オーガナイザー）が作成したアクティビティーと、プロパティー（ホスティングする）に割り当てるアクティビティーを使用して、レポートを作成することもできます。

パソコンでミーティングの成果を割り当てる

ミーティングが行われた後、ホスティングする人はミーティングの結果を割り当てることができ、コンタクトとのミーティングをよりよく追跡することができます。

• レコード上で、ミーティングエンゲージメントのアクションドロップダウンメニューをクリックし、編集を選択します。

• 結果ドロップダウンメニューをクリックし、ミーティング結果を選択する。

• ［保存］をクリックします。

Google カレンダーとの双方向連携をオンにしている場合のみ、コンタクトレコード上のミーティング説明の 変更が出席者に送信されます。 HubSpot との双方向連携を有効にしている場合のみ、変更がコンタクトに送信されます。Office 365カレンダーを使用している場合、または連携をオンにしていない場合は、カレンダーのイベントでミーティングの説明を更新して、コンタクトレコードではなく、出席者に変更を送信します。

HubSpotモバイルアプリでミーティングの成果を割り当てる

注：この機能は現在iOSユーザーのみご利用いただけます。

• iOSデバイスまたはAndroidデバイスでHubSpotアプリを開きます。
• ［メニュー］をタップし、左サイドバーの［コンタクト］をタップします。
• ミーティングに関連付けられたレコードの名前をタップします。 
• アクティビティーの右上にあるメニューアイコンをタップします。次に、［編集］をクリックします。 
• ミーティングの成果をタップして、リストから新しい成果を選択します。
   
• ［保存］ をタップします。