So planen Sie ein Meeting mit einem Kontakt im Datensatz

Sobald Sie Ihren Google-Kalender oder Office 365-Kalender integriert haben, können Sie Meetings mit Kontakten aus Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen planen und eine Kalendereinladung an die Meeting-Plattformen senden. Sie können auch Benutzer als Besprechungsplattform hinzufügen.

Benutzer in einem Sales HubProfessional- oder  Enterprise-Account mit einer zugewiesenen Benutzerlizenz können Besprechungen im Namen anderer Benutzer des Accounts planen, die ebenfalls eine zugewiesene Benutzerlizenz haben.

Dieser Artikel ist für Benutzer gedacht, die die Google Kalender- oder Office 365-Integration mit HubSpot verwenden. Wenn Sie Ihren Kalender mit dem Besprechungstool verbunden haben, erfahren Sie mehr über das Erstellen und Bearbeiten von Terminseiten. 

Planen Sie ein Meeting für sich selbst auf dem Desktop

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf meetingsBesprechungplanen. Es erscheint ein Popup-Fenster mit Ihrem verbundenen Kalender. Um Ihr Treffen zu vereinbaren:
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Dauer , um die Dauer Ihres Meetings festzulegen.
  • Klicken Sie auf die gewünschte Zeit in Ihrem Kalender. 

• • Geben Sie einen Betreff für Ihr Meeting ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Meeting-Typ“, um den Meeting-Typ auszuwählen. Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie benutzerdefinierte Anruf- und Besprechungstypenaktiviert haben.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Teilnehmer, um andere Kontakte und Benutzer zu suchen und auszuwählen, die an der Besprechung teilnehmen sollen.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ort und wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Ort der Besprechung aus. 
    • Telefonanruf: Schreiben Sie die Rufnummer in das Textfeld.
    • Persönlich: Schreiben Sie die Adresse in das Textfeld.
    • Videokonferenzen: Verbinden Sie eine Videokonferenz-App wie Zoom, Google Meet oder UberConference. Bei der Erstellung des Meetings wird automatisch ein Link generiert. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der HubSpot-Integrationen mit Zoom, Google Meet oder UberConference. Wenn Sie ein Entwickler sind oder einen Entwickler in Ihrem Team haben, erfahren Sie hier, wie Sie die „Videokonferenz-Erweiterungs-API“ verwenden.
    • Benutzerdefiniert: Schreiben Sie benutzerdefinierte Ortsangaben in das Textfeld.

• • Um Erinnerungs-E-Mails vor einer Besprechung zu senden, wählen Sie im Abschnitt Geplante Erinnerungs-E-Mails aus, wie viele Wochen, Tage, Stunden oder Minuten vor der Besprechung eine E-Mail gesendet werden soll, geben Sie eine Zahl in das Textfeld ein, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü Geplante Erinnerungs-E-Mails und wählen Sie eine Zeitspanne aus.
    Wenn der Schalter Besprechungserinnerung standardmäßig einschalten für Ihren Account aktiviert ist, übernehmen neue Besprechungen die Standard-Erinnerungen.
    • Sie können bis zu drei Erinnerungs-E-Mails hinzufügen. Um weitere Erinnerungs-E-Mails hinzuzufügen, klicken Sie auf + Erinnerung hinzufügen. Um eine Erinnerung zu löschen, klicken Sie auf das Symbol löschen Mülleimer delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToUm die Beschreibung der Einladung in den Text der Erinnerungs-E-Mail aufzunehmen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Include the Invite Description in the reminder email body.

• • Geben Sie im Abschnitt „Teilnehmerbeschreibung“ Details zum Meeting ein. Die Sitzungsplattformen werden diese Informationen in der Kalendereinladung sehen.
    • Verwenden Sie die Formatierungsoptionen am unteren Rand des Abschnitts Teilnehmerbeschreibung, um den Text zu ändern, einen Link einzufügen, ein Snippet zu verwenden oder eine ausschließlich interne Datei anzuhängen (nur verfügbar, wenn Sie den Kalender zuklappen ).

Bitte beachten Sie: Um einen Zoom-, Google Meet- oder UberConference-Link zu Ihrem Meeting hinzuzufügen, muss Ihre HubSpot-Benutzer-E-Mail-Adresse mit Ihrer Zoom-, Google Meet- oder UberConference-Benutzer-E-Mail-Adresse übereinstimmen.

• • Klicken Sie auf + Interne Notiz hinzufügen, um das Textfeld Teamnotizen zu öffnen. Geben Sie in das Textfeld Teamnotizen alle internen Notizen ein, die Ihre Teammitglieder überprüfen sollen. Die Teilnehmer an der Besprechung sehen diese Informationen nicht in ihrer Kalendereinladung. Verwenden Sie die Formatierungsoptionen am unteren Rand, um den Text zu ändern, einen Link einfügen, eine Datei anzuhängen oder ein Snippet zu verwenden. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“, um nach den Datensätzen zu suchen, die der Meeting-Aktivität zugeordnet werden sollen, und die Kontrollkästchen neben diesen zu aktivieren oder deaktivieren. 

• Sie können auch auf das Symbol zum Zuklappen klicken, um die Besprechung zu planen, ohne Ihren Kalender anzuzeigen.
  

  

• Klicken Sie auf „Speichern“.
  
  • Der Kontakt muss über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen, die in der Eigenschaft E-Mail eingetragen ist, um eine Einladung zu erhalten.
  • Sobald Sie das Meeting geplant haben, erhält Ihr Kontakt eine Einladung mit einer ICS-Datei, die er seinem Kalender hinzufügen kann.
  • In Ihrem Kalender wird automatisch eine Besprechung für Sie erstellt.

Das Meeting wird als Interaktion in der Chronik des Datensatzes gespeichert. Ihr Name wird als Gastgeber und Organisator aufgeführt.

Planen Sie eine Besprechung für sich selbst in der mobilen HubSpot-App

Bitte beachten Sie: Diese Funktion ist derzeit nur für iOS-Nutzerverfügbar.

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät.
• Tippen Sie auf Menü und dann auf Kontakte in der linken Seitenleiste.
• Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Tippen Sie auf Mehr. Tippen Sie dann auf Meeting. Um Ihr Treffen zu vereinbaren:
  • Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung für Ihr Meeting ein.
  • Tippen Sie auf Startdatum, Startzeit, Enddatum, und Endzeit, um das Datum und die Dauer Ihrer Besprechung festzulegen.
  • Tippen Sie auf Besprechungstyp, um den Besprechungstyp auszuwählen. Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie benutzerdefinierte Anruf- und Besprechungstypenaktiviert haben.
  • Tippen Sie auf Standort und wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Besprechungsort aus.
    • Adresse: Geben Sie die Adresse in das Textfeld ein.
    • Rufnummer: Geben Sie die Telefonnummer in das Textfeld ein.
    • Benutzerdefinierter Ort: Schreiben Sie benutzerdefinierte Ortsangaben in das Textfeld.

    Bitte beachten Sie: Videokonferenzen sind nicht verfügbar, wenn Sie eine Besprechung über die mobile HubSpot-App planen.

  • Tippen Sie auf Interne Notiz und geben Sie alle internen Notizen ein, die Ihre Teammitglieder überprüfen sollen. Die Teilnehmer an der Besprechung sehen diese Informationen nicht in ihrer Kalendereinladung. Verwenden Sie das @, um andere Benutzer zu markieren.
  • Tippen Sie auf Verknüpft mit, um die Datensätze, die mit der Besprechungsaktivität verknüpft werden sollen, zu suchen und X daneben auszuwählen/zu löschen. 
  
  • Tippen Sie auf „Speichern“. Klicken Sie im Pop-up-Fenster auf Weiter und senden Sie.
    • Der Kontakt muss über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen, die in der Eigenschaft E-Mail eingetragen ist, um eine Einladung zu erhalten.
    • Sobald Sie das Meeting geplant haben, erhält Ihr Kontakt eine Einladung mit einer ICS-Datei, die er seinem Kalender hinzufügen kann.
    • In Ihrem Kalender wird automatisch eine Besprechung für Sie erstellt.

Das Meeting wird als Interaktion in der Chronik des Datensatzes gespeichert. Ihr Name wird als Gastgeber und Organisator aufgeführt.

Nachdem die Besprechung geplant wurde, können Sie sie in der mobilen HubSpot-App bearbeiten. So bearbeiten Sie eine Besprechung: 

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät.
• Tippen Sie auf Menü und dann auf Kontakte in der linken Seitenleiste.
• Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes, der mit der Besprechung verknüpft ist. 
• Tippen Sie auf das Menüsymbol  oben rechts in der Aktivität. Klicken Sie dann auf Bearbeiten. 
• Nachdem Sie die Änderungen vorgenommen haben, tippen Sie auf Speichern.

Planen Sie ein Meeting für einen anderen Benutzer auf dem Desktop (Sales Hub und Service Hub Professional und Enterprise)

Wenn Sie ein Benutzer in einem Sales HubProfessional- oder  Enterprise-Account mit einer zugewiesenen Benutzerlizenz sind, können Sie Besprechungen im Namen anderer Benutzer des Accounts planen, die ebenfalls eine zugewiesene Benutzerlizenz haben, deren Kalender verbunden ist und bei denen die Kalendersynchronisierung aktiviert ist. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie ein Vertreter der Geschäfts- oder Vertriebsentwicklung sind und einen Termin für einen Account Executive vereinbaren müssen.

So planen Sie eine Besprechung für einen anderen Benutzer: 

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf meetingsBesprechungplanen. Es erscheint ein Popup-Fenster mit Ihrem verbundenen Kalender. Um das Treffen vorzubereiten:
  
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Gastgeber, um den Benutzer auszuwählen, für den Sie die Besprechung planen möchten. Der Kalender wird aktualisiert und zeigt die Verfügbarkeit des Gastgebers an. Der Standort wird ebenfalls aktualisiert, um die Videokonferenzoptionen des Gastgebers wiederzugeben. 
• Fahren Sie mit der Terminierung der Besprechungfort.

Bitte beachten Sie: werden Sie nicht standardmäßig als Teilnehmer zu der Besprechung hinzugefügt. Wenn Sie an der Sitzung teilnehmen möchten, fügen Sie sich selbst als Teilnehmer hinzu, indem Sie das Dropdown-Menü " Teilnehmer" verwenden.

• Klicken Sie auf „Speichern“.
  
  • Der Kontakt muss über eine gültige E-Mail-Adresse verfügen, die in der Eigenschaft E-Mail eingetragen ist, um eine Einladung zu erhalten.
  • Sobald das Treffen geplant ist, erhalten der Kontakt und der Gastgeber eine Einladung mit einer .ics-Datei, die sie ihrem Kalender hinzufügen können.

Die Nutzer können anhand der Zeitleiste des Datensatzessehen, wer eine Besprechung organisiert und geleitet hat.

Die Benutzer können auch die von der Eigenschaft (Organisator) erstellte Aktivität und die der Eigenschaft (Gastgeber) zugewiesene Aktivität verwenden, um einen Bericht zu erstellen.

Zuweisen eines Besprechungsergebnisses auf dem Desktop

Nachdem die Besprechung stattgefunden hat, kann der Gastgeber ein Besprechungsergebnis zuweisen, um Besprechungen mit Kontakten besser verfolgen zu können.

• Klicken Sie in der Aufzeichnung auf das Dropdown-Menü Aktionen für die Besprechungsverpflichtung und wählen Sie Bearbeiten.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü " Ergebnis" und wählen Sie ein Besprechungsergebnisaus.

• Klicken Sie auf Speichern.

Bitte beachten Sie: Änderungen an Besprechungsbeschreibungen im Kontaktdatensatz werden nur dann an die Teilnehmer gesendet, wenn Sie Google Calendar verwenden und die Google Calendar-Zwei-Wege-Integration mit HubSpot . Wenn Sie einen Office 365-Kalender verwenden oder die Integration nicht aktiviert ist, aktualisieren Sie die Besprechungsbeschreibung im Kalenderereignis, um die Änderungen an die Teilnehmer zu senden, nicht im Kontaktdatensatz.

Zuweisen eines Besprechungsergebnisses in der mobilen HubSpot-App

Bitte beachten Sie: Diese Funktion ist derzeit nur für iOS-Nutzerverfügbar.

• Öffnen Sie die HubSpot-App auf Ihrem iOS- oder Android-Gerät.
• Tippen Sie auf Menü und dann auf Kontakte in der linken Seitenleiste.
• Tippen Sie auf den Namen des Datensatzes, der mit der Besprechung verknüpft ist. 
• Tippen Sie auf das Menüsymbol  oben rechts in der Aktivität. Klicken Sie dann auf Bearbeiten. 
• Gehen Sie auf die Seite meeting outcome, um ein neues Ergebnis aus einer Liste auszuwählen.
   
• Tippen Sie auf „Speichern“.