So planen Sie ein Meeting mit einem Kontakt im Datensatz

Nachdem Sie Ihren Google Kalender oder Office 365-Kalender integriert haben, können Sie von Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen aus Meetings mit Kontakten vereinbaren und eine Kalendereinladung an Meeting-Teilnehmer senden.

Dieser Artikel ist für Benutzer gedacht, die die Google Kalender- oder Office 365-Integration mit HubSpot verwenden. Wenn Sie Ihren Kalender mit dem Besprechungstool verbunden haben, erfahren Sie mehr über das Erstellen und Bearbeiten von Terminseiten. 

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets..
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf meetings „Meeting“. Richten Sie in dem Fenster, das sich unten auf dem Bildschirm öffnet, Ihr Meeting ein:
  • Geben Sie einen Betreff für Ihr Meeting ein.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Meeting-Typ“, um den Meeting-Typ auszuwählen. Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert haben.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Teilnehmer“, um andere Kontakte zu suchen und auszuwählen, die in das Meeting einbezogen werden sollen.
  • Legen Sie die StartzeitIhrer Besprechung fest, die sich nach der Zeitzone Ihres Browsers richtet
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Dauer“, um die Länge Ihres Meetings festzulegen.
  • Geben Sie im Abschnitt „Teilnehmerbeschreibung“ Details zum Meeting ein. Der Meeting-Teilnehmer sieht diese Informationen in der Kalendereinladung.
    • Verwenden Sie die Formatierungsoptionen am unteren Rand des Abschnitts „Teilnehmerbeschreibung“, um den Text zu ändern, einen Link einfügen, eine Datei anzuhängen oder ein Snippet zu verwenden.
    • Klicken Sie auf das insertVideo Video-Symbol, um Details zu Ihrer Videokonferenz hinzuzufügen. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der HubSpot-Integration mit Zoom oder UberConference. Wenn Sie ein Entwickler sind oder einen Entwickler in Ihrem Team haben, erfahren Sie hier, wie Sie die „Videokonferenz-Erweiterungs-API“ verwenden.

Bitte beachten: Um Ihrem Meeting einen Zoom- oder UberConference-Link hinzuzufügen, muss die Ihre E-Mail-Adresse als HubSpot-Benutzer mit Ihrer E-Mail-Adresse als Zoom- oder UberConference-Benutzer übereinstimmen.

• • Geben Sie etwaige interne Notizen für Ihre Teammitglieder im Abschnitt „Team-Notizen“ ein. Die Meeting-Teilnehmer sehen diese Informationen nicht in ihrer Kalendereinladung. Verwenden Sie die Formatierungsoptionen am unteren Rand, um den Text zu ändern, einen Link einfügen, eine Datei anzuhängen oder ein Snippet zu verwenden. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“, um nach den Datensätzen zu suchen, die der Meeting-Aktivität zugeordnet werden sollen, und die Kontrollkästchen neben diesen zu aktivieren oder deaktivieren. 
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zu Google Kalender hinzufügen“ oder „Zu Office 365-Kalender hinzufügen“, um das Event zu Ihrem Google Kalender oder Office 365-Kalender hinzuzufügen und dem Kontakt eine Einladung zu senden. Erfahren Sie mehr über die Verbindung Ihres Google-Kalenders oder Office 365-Kalenders mit dem CRM.

• Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Wenn „Zu Google Kalender hinzufügen“ oder „Zu Office 365 Kalender hinzufügen“ ausgewählt ist:
    • Für den Kontakt muss auch eine gültige E-Mail-Adresse in der Eigenschaft „E-Mail“ eingetragen sein, damit er eine Einladung erhält.
    • Sobald Sie das Meeting geplant haben, erhält Ihr Kontakt eine Einladung mit einer ICS-Datei, die er seinem Kalender hinzufügen kann.
    • Ein akzeptiertes Meeting wird für Sie automatisch in Ihrem Kalender erstellt.
  • Wenn „Zu Google Kalender hinzufügen“ oder „Zu Office 365-Kalender hinzufügen“ nicht ausgewählt ist, wird keine Meeting-Einladung gesendet.

Bitte beachten Sie: Wenn Sie noch keine Integration mit Google Kalender oder Office 365-Kalender vorgenommen haben, werden Sie bei der Planung eines Meetings aufgefordert, dies zu tun.

• Bewegen Sie im Datensatz den Mauszeiger über die Meeting-Interaktion und klicken Sie auf „Bearbeiten“.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ergebnis“ und wählen Sie ein Meeting-Ergebnis aus.

• Klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie ausgewählt haben, dieses Event zu Ihrem integrierten Google Kalender oder Office 365-Kalender hinzuzufügen, klicken Sie auf „Speichern und Updates senden“.

Bitte beachten Sie: Änderungen an Besprechungsbeschreibungen im Kontaktdatensatz werden nur dann an den Kontakt gesendet, wenn Sie Google Calendar verwenden und dieZwei-Wege-Integration von Google Calendar mit HubSpot. wenn Sie einen Office 365-Kalender verwenden oder die Integration nicht aktiviert ist, aktualisieren Sie die Besprechungsbeschreibung im Kalenderereignis , um Änderungen an den Kontakt zu senden, nicht an den Kontaktdatensatz.