Planen Sie in einem Datensatz ein Meeting mit einem Kontakt.

Nachdem Sie Ihren Google Kalender oder Office 365-Kalender integriert haben, können Sie von Kontakt-, Unternehmens-, Deal- oder Ticket-Datensätzen aus Meetings mit Kontakten vereinbaren und eine Kalendereinladung an Meeting-Teilnehmer senden. Sie können auch Nutzer in Ihrem Hub als Besprechungsplattform hinzufügen.

Dieser Artikel ist für Benutzer gedacht, die die Google Kalender- oder Office 365-Integration mit HubSpot verwenden. Wenn Sie Ihren Kalender mit dem Besprechungstool verbunden haben, erfahren Sie mehr über das Erstellen und Bearbeiten von Terminseiten. 

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Ihren Kontakten, Unternehmen, Deals oder Tickets..
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Fensterbereich auf Besprechungen Besprechungplanen. Richten Sie in dem Fenster, das sich unten auf dem Bildschirm öffnet, Ihr Meeting ein:
  • Geben Sie einen Betreff für Ihr Meeting ein.
  • Klicken Sie auf das Textfeld Datum, um das Datum Ihrer Besprechung aus dem Dropdown-Menü des Kalenders auszuwählen oder geben Sie das Datum im Format MM/TT/JJ ein.

• • Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs " Startzeit " und " Endzeit" , um den Zeitrahmen Ihrer Besprechung festzulegen. Diese richtet sich nach der Zeitzone Ihres Browsers.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Teilnehmer, um andere Kontakte und Benutzer in Ihrem Hub zu suchen und auszuwählen, die an der Besprechung teilnehmen sollen.

• • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Meeting-Typ“, um den Meeting-Typ auszuwählen. Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn Sie benutzerdefinierte Anruf- und Meeting-Typen aktiviert haben.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Ort und wählen Sie eine der folgenden Optionen für den Ort der Besprechung aus
    • Telefonanruf: Schreiben Sie die Rufnummer in das Textfeld.
    • Persönlich: Schreiben Sie die Adresse in das Textfeld.
    • Videokonferenzen: Verbinden Sie eine Videokonferenz-App wie Zoom, Google Meet oder UberConference. Bei der Erstellung des Meetings wird automatisch ein Link generiert. Erfahren Sie mehr über die Verwendung der HubSpot-Integrationen mit Zoom, Google Meet oder UberConference. Wenn Sie ein Entwickler sind oder einen Entwickler in Ihrem Team haben, erfahren Sie hier, wie Sie die „Videokonferenz-Erweiterungs-API“ verwenden.
    • Benutzerdefiniert: Schreiben Sie benutzerdefinierte Ortsangaben in das Textfeld.

• • Geben Sie im Abschnitt „Teilnehmerbeschreibung“ Details zum Meeting ein. Die Sitzungsplattformen werden diese Informationen in der Kalendereinladung sehen.
    • Verwenden Sie die Formatierungsoptionen am unteren Rand des Abschnitts „Teilnehmerbeschreibung“, um den Text zu ändern, einen Link einfügen, eine Datei anzuhängen oder ein Snippet zu verwenden.

Bitte beachten Sie: , um einen Zoom-, Google Meet- oder UberConference-Link zu Ihrem Meeting hinzuzufügen,muss Ihre HubSpot-Benutzer-E-Mail-Adresse mit Ihrer Zoom-, Google Meet- oder UberConference-Benutzer-E-Mail-Adresse übereinstimmen.

• • Klicken Sie auf + Interne Notiz hinzufügen, um das Textfeld Teamnotizen zu öffnen. Geben Sie in das Textfeld Teamnotizen alle internen Notizen ein, die Ihre Teammitglieder überprüfen sollen. Die Teilnehmer an der Besprechung sehen diese Informationen nicht in ihrer Kalendereinladung. Verwenden Sie die Formatierungsoptionen am unteren Rand, um den Text zu ändern, einen Link einfügen, eine Datei anzuhängen oder ein Snippet zu verwenden. 
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Verknüpft mit“, um nach den Datensätzen zu suchen, die der Meeting-Aktivität zugeordnet werden sollen, und die Kontrollkästchen neben diesen zu aktivieren oder deaktivieren. 
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zu Google Kalender hinzufügen“ oder „Zu Office 365-Kalender hinzufügen“, um das Event zu Ihrem Google Kalender oder Office 365-Kalender hinzuzufügen und dem Kontakt eine Einladung zu senden. Erfahren Sie mehr über die Verbindung Ihres Google-Kalenders oder Office 365-Kalenders mit dem CRM.

• Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Wenn „Zu Google Kalender hinzufügen“ oder „Zu Office 365 Kalender hinzufügen“ ausgewählt ist:
    • Für den Kontakt muss auch eine gültige E-Mail-Adresse in der Eigenschaft „E-Mail“ eingetragen sein, damit er eine Einladung erhält.
    • Sobald Sie das Meeting geplant haben, erhält Ihr Kontakt eine Einladung mit einer ICS-Datei, die er seinem Kalender hinzufügen kann.
    • Ein akzeptiertes Meeting wird für Sie automatisch in Ihrem Kalender erstellt.
  • Wenn „Zu Google Kalender hinzufügen“ oder „Zu Office 365-Kalender hinzufügen“ nicht ausgewählt ist, wird keine Meeting-Einladung gesendet.

Das Meeting wird als Interaktion in der Chronik des Datensatzes gespeichert. Nachdem die Besprechung stattgefunden hat, können Sie ein Besprechungsergebnis zuweisen, um Ihre Besprechungen mit Kontakten besser zu verfolgen.

• Klicken Sie im Datensatz auf das Dropdown-Menü " Aktionen" der Besprechungsverpflichtung und wählen Sie Bearbeiten.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Ergebnis“ und wählen Sie ein Meeting-Ergebnis aus.

• Klicken Sie auf „Speichern“. Wenn Sie ausgewählt haben, dieses Event zu Ihrem integrierten Google Kalender oder Office 365-Kalender hinzuzufügen, klicken Sie auf „Speichern und Updates senden“.

Bitte beachten Sie: Änderungen an Besprechungsbeschreibungen im Kontaktdatensatz werden nur dann an die Teilnehmer gesendet, wenn Sie den Google-Kalender verwenden und dieGoogle-Kalender-Integration in beide Richtungen aktiviert haben HubSpot. Wenn Sie einen Office 365-Kalender verwenden oder die Integration nicht aktiviert haben, aktualisieren Sie die Besprechungsbeschreibung im Kalenderereignis , um die Änderungen an die Teilnehmer zu senden, nicht an den Kontaktdatensatz.