Een vergadering plannen met een contactpersoon in een record

Zodra je je Google Agenda of Office 365 agenda hebt geïntegreerd, kun je vergaderingen plannen met contactpersonen uit contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords en een agenda-uitnodiging sturen naar de deelnemers aan de vergadering. U kunt ook gebruikers toevoegen als deelnemers aan vergaderingen.

Gebruikers in een Sales Hub of Service Hub Professional of Enterprise account met een toegewezen stoel kunnen vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen stoel hebben.

Dit artikel is van toepassing op gebruikers die de Google Agenda of Office 365 integratie met HubSpot gebruiken. Als je je agenda hebt gekoppeld aan de tool voor vergaderingen, lees dan meer over het maken en bewerken van planningspagina's.

Plan een vergadering voor jezelf op desktop

• Navigeer in je HubSpot-account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsPlan een vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster van je verbonden agenda. Zo stelt u uw vergadering in:
  
  • Voer een begindatum in.
  • Voer eenbegintijd in en voer vervolgens een eindtijd in. Je kunt ook op een datum op de weergegeven kalender klikken.

• • Voer een titel in voor je vergadering.
  • Klik op het Vergadertype dropdown menu om het vergadertype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als je aangepaste gespreks- en vergadertypes hebt ingeschakeld.

• • Klik op het Uitklapmenu Genodigden om andere contactpersonen en gebruikers te zoeken en te selecteren die aan de vergadering moeten deelnemen.

• • Klik op het Locatie dropdown menu en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
    • Telefoongesprek: schrijf het telefoonnummer in het tekstveld.
    • Persoonlijk: schrijf het adres in het tekstveld.
    Videoconferentie: maak verbinding met een videoconferentie app zoals Zoom, Google Meet of UberConference. Een link wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van de vergadering. Meer informatie over het gebruik van HubSpot's integraties met Zoom, Google Meet of UberConference. Als je een ontwikkelaar bent of een ontwikkelaar in je team hebt, lees dan hoe je de Video Conference Extension API kunt gebruiken.
    
    • Aangepast: Schrijf aangepaste locatiegegevens in het tekstveld.

• • Om herinneringse-mails voor een vergadering te versturen, selecteer je in het gedeelte Geplande herinneringse-mails hoeveel weken, dagen, uren of minuten voor de vergadering een e-mail moet worden verstuurd, voer je een getal in het tekstveld in en klik je vervolgens op het vervolgkeuzemenu Geplande herinneringse-mail en selecteer je een tijdsmaatregel.
    Als de knop Herinnering vergadering standaard inschakelen ingeschakeld is voor uw account, dan zullen nieuwe vergaderingen de standaardherinneringen overnemen. Leer hoe de tijdzone van de vergaderherinnering wordt bepaald.
    • Je kunt maximaal drie herinneringse-mails toevoegen. Om extra herinneringse-mails toe te voegen, klik je op + Herinnering toevoegen. Om een herinnering te verwijderen, klik je op het pictogram met de prullenbak delete
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToAls je de beschrijving van de genodigde wilt opnemen in de body van de herinneringse-mail, schakel je het selectievakje De beschrijving van de genodigde opnemen in de body van de herinneringse-mail in.

• • Voer in het veld Aanwezige beschrijving details over de vergadering in. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie in de agenda-uitnodiging.
    • Gebruik de opmaakopties onder aan het veld Aanwezige beschrijving om de tekst aan te passen, een link in te voegen, een knipsel te gebruiken of een intern bestand bij te voegen (alleen beschikbaar als je de agenda samenvouwt ).

Let op: om een Zoom, Google Meet of UberConference link aan je vergadering toe te voegen, moet je HubSpot gebruikers e-mailadres overeenkomen met je Zoom, Google Meet of UberConference gebruikers e-mailadres.

• • Klik op + Interne notitie toevoegen om het Team notities tekstvak te openen. Voer in het Team notities tekstvak interne notities in die je teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet op hun agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onderaan om de tekst aan te passen, een link in te voegen, een bestand bij te voegen of een knipsel te gebruiken.
  • Klik op het Gekoppeld aan dropdown menu om te zoeken en de selectievakjes naast de records die je wilt koppelen aan de vergaderactiviteit aan te vinken.

• Je kunt ook op het samenvouw icoon klikken om de vergadering te plannen zonder je agenda te bekijken.
  

  

• Klik op Opslaan.
  
  • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
  • Zodra de vergadering is gepland, ontvangt je contact een uitnodiging met een .ics-bestand dat kan worden toegevoegd aan hun agenda.
  • Er wordt automatisch een vergadering voor je aangemaakt in je agenda.

De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak op de tijdlijn van de record. Uw naam wordt vermeld als de gastheer en organisator.

Plan een vergadering voor jezelf in de HubSpot mobiele app

• Open de HubSpot app op je iOS of Android apparaat.
• Tik op Menu en vervolgens op Contacten in de linker zijbalk.
• Tik op de naam van de record.
• Tik op Meer. Tik vervolgens op Vergadering. Zo stel je een vergadering in:
  • Voer een titel en beschrijving in voor je vergadering.
  • Tik op Begindatum, Begintijd, Einddatum en Eindtijd om de datum en lengte van uw vergadering in te stellen.
  • Tik op Beschikbaarheid controleren om je agenda te bekijken.
  • Tik op Vergadertype om het vergadertype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als u Aangepaste gespreks- en vergaderingstypen hebt ingeschakeld.
  • Tik op Locatie en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
    • Adres: Schrijf het adres in het tekstveld.
    • Telefoonnummer: Schrijf het telefoonnummer in het tekstveld.
    • Aangepaste locatie: Schrijf de aangepaste locatiegegevens in het tekstveld.

    Let op: videoconferencing is niet beschikbaar als je een vergadering plant vanuit de HubSpot mobiele app.

  • Tik op Interne notitie: voer interne notities in die je teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet op hun agenda-uitnodiging. Gebruik de @ om andere gebruikers te taggen.
  • Tik op Gekoppeld aan om te zoeken en selecteer/verwijder de X naast de records om te koppelen aan de vergaderactiviteit.
  
  • Tik op Opslaan. Klik in het pop-upvenster op Doorgaan en verzenden.
    • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
    • Zodra de vergadering is gepland, ontvangt je contact een uitnodiging met een .ics-bestand dat kan worden toegevoegd aan hun agenda.
    • Er wordt automatisch een vergadering voor je aangemaakt in je agenda.

De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak op de tijdlijn van de record. Je naam wordt vermeld als gastheer en organisator.

Nadat de vergadering is gepland, kun je deze bewerken in de HubSpot mobiele app. Een vergadering bewerken:

• Open de HubSpot app op je iOS- of Android-apparaat.
• Tik op Menu en vervolgens op Contacten in de linker zijbalk.
• Tik op de naam van de record die aan de vergadering is gekoppeld.
• Tik op het menupictogram rechtsboven de activiteit. Klik vervolgens op Bewerken.
• Nadat je wijzigingen hebt aangebracht, tik je op Opslaan.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker op de desktop(Sales Hub of Service Hub Professional en Enterprise)

Als je een gebruiker bent in een Sales Hub- of Service Hub Professional- of Enterprise-account met een toegewezen stoel, kun je vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen stoel hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld. Dit kan handig zijn als je een vertegenwoordiger bent voor bedrijven of verkoopontwikkeling en je een vergadering moet plannen voor een accountmanager.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker:

• Navigeer in je HubSpot-account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van de record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsPlan een vergadering. Er verschijnt een pop-upvenster van je verbonden agenda. De vergadering instellen:
  
  • Klik op het Host dropdown menu om de gebruiker te selecteren voor wie je de vergadering plant.
  • Klik op Vergaderrotatie om een vergaderrotatie te gebruiken. Klik dan op het Zoek rotatie van vergadering dropdown menu om een rotatie van een vergadering te selecteren. Het gebruikersveld Vergaderrotatie wordt ingevuld door het lid van de rotatie die de minste vergaderingen toegewezen heeft gekregen. De agenda van dat lid verschijnt ook. Als meerdere leden hetzelfde aantal vergaderingen toegewezen hebben gekregen, wordt het lid toegewezen dat het minst recent is ingepland.
    • Als de agenda van de voorgestelde gebruiker vol is of als je een andere gebruiker wilt kiezen, kun je op het keuzemenu Vergaderrotatie gebruikers klikken om een ander lid te selecteren.
  • De kalender wordt bijgewerkt om de beschikbaarheid van de host weer te geven. De Locatie wordt ook bijgewerkt om de videoconferentie opties van de host weer te geven.

• Ga verder met het plannen van de vergadering.

• Klik op Opslaan.
  
  • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
  • Zodra de vergadering is gepland, ontvangen de contactpersoon en de host een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan hun agenda kan worden toegevoegd.

Gebruikers kunnen zien wie een vergadering heeft georganiseerd en gehost door de tijdlijn van de record te bekijken.

Gebruikers kunnen ook de Activiteit gemaakt door eigenschap (organisator) en de Activiteit toegewezen aan eigenschap (host) gebruiken om een rapport te maken.

Let op: als je een vergadering voor een andere gebruiker plant, zullen bestaande vergaderingen in hun agenda Bezig weergeven in plaats van de titel van de vergadering.

Een vergaderresultaat toewijzen op bureaublad

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kan de host een vergaderresultaat toewijzen om vergaderingen met contactpersonen beter te kunnen volgen. De standaardopties voor het resultaat van een vergadering zijn: gepland, voltooid, opnieuw ingepland, geen afspraak en geannuleerd. Je kunt ook aangepaste vergaderresultaten maken.

• Klik in het record op het vervolgkeuzemenu Acties op de deelname aan de vergadering en selecteer Bewerken.

• Klik op het Uitkomst dropdown menu en selecteer een resultaat van de vergadering.

• Klik op Opslaan.

Let op: wijzigingen in de beschrijving van de vergadering in het contactrecord worden alleen naar de aanwezigen verzonden als je Google Agenda gebruikt en de tweewegintegratie van Google Agenda met HubSpot hebt ingeschakeld. Als je een Office 365-agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werk dan de beschrijving van de vergadering bij in de agenda-event om wijzigingen naar de deelnemers te verzenden, niet in het contactrecord.

Een vergaderresultaat toewijzen in de HubSpot mobiele app

Let op: deze functie is momenteel alleen beschikbaar voor iOS-gebruikers.

• Open de HubSpot app op je iOS of Android apparaat.
• Tik op Menu en vervolgens op Contacten in de linker zijbalk.
• Tik op de naam van de record die aan de vergadering is gekoppeld.
• Tik op het menupictogram rechtsboven de activiteit. Klik vervolgens op Bewerken.
• Tik op het vergaderresultaat om een nieuw resultaat uit een lijst te selecteren.
  
• Tik op Opslaan.