Een vergadering plannen met een contactpersoon in een dossier

u uw Google Agenda of Office 365 agenda hebt geïntegreerd, kunt u vergaderingen plannen met contactpersonen uit contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords en een agenda-uitnodiging sturen naar de vergaderplatforms. U kunt ook gebruikers toevoegen als vergaderplatform.

Gebruikers in een Sales Hub Professional- of Enterprise-account met een toegewezen stoel kunnen vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen stoel hebben.

Dit artikel is van toepassing op gebruikers die de Google Agenda of Office 365 integratie met HubSpot gebruiken. Als je je agenda hebt gekoppeld aan de vergadertool, lees dan meer over het maken en bewerken van planningspagina's.

Let op: als je een sandbox-account gebruikt, kun je alleen vergaderingen boeken met andere gebruikers in het sandbox-account.

Plan een vergadering voor jezelf

• Navigeer in je HubSpot-account naar je contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van het record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsSchedulea meeting. Er verschijnt een pop-upvenster van uw gekoppelde agenda. Om uw vergadering in te stellen:
  • Klik op het vervolgkeuzemenu Duur om de lengte van uw vergadering in te stellen.
  • Klik op de gewenste tijd in uw agenda.

• • Voer een titel in voor uw vergadering.
  • Klik op het Vergadertype dropdown menu om het vergadertype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als u aangepaste gespreks- en vergadertypes hebt ingeschakeld.

• • Klik op het vervolgkeuzemenu Genodigden om andere contactpersonen en gebruikers te zoeken en te selecteren die aan de vergadering moeten deelnemen.

• • Klik op het Locatie dropdown menu en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
    • Telefoongesprek: Schrijf het telefoonnummer in het tekstveld.
    • Persoonlijk: Schrijf het adres in het tekstveld.
    • Videoconferentie: Verbind een videoconferentie app zoals Zoom, Google Meet, of UberConference. Een link wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van de vergadering. Meer informatie over het gebruik van HubSpot's integraties met Zoom, Google Meet of UberConference. Als je een ontwikkelaar bent of een ontwikkelaar in je team hebt, lees dan hoe je de Video Conference Extension API kunt gebruiken.
    • Aangepast: Schrijf aangepaste locatiegegevens in het tekstveld.

• • Voer in het gedeelte Beschrijving aanwezigen details over de vergadering in. De vergaderplatforms zullen deze informatie zien in de agenda-uitnodiging.
    • Gebruik de opmaakopties onderaan de sectie Aanwezige beschrijving om de tekst aan te passen, een link in te voegen, een knipsel te gebruiken of een intern bestand toe te voegen (alleen beschikbaar als je de agenda samenvouwt ).

Let op: om een Zoom, Google Meet, of UberConference link aan je vergadering toe te voegen, moet je HubSpot gebruikers e-mailadres overeenkomen met je Zoom, Google Meet, of UberConference gebruikers e-mailadres.

• • Klik op + Interne notitie toevoegen om het tekstvak Teamnotities te openen. Voer in het tekstvak Teamnotities alle interne notities in die je teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet op hun agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onderaan om de tekst te wijzigen, een link in te voegen, een bestand toe te voegen of een knipsel te gebruiken.
  • Klik op het Gekoppeld aan dropdown menu om te zoeken en de selectievakjes naast de records die u aan de vergaderactiviteit wilt koppelen aan te vinken.

• U kunt ook op het samenvouw icoontje klikken om de vergadering te plannen zonder uw agenda te bekijken.
  

  

• Klik op Opslaan.
  
  • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
  • Zodra de vergadering is gepland, ontvangt uw contactpersoon een uitnodiging met een .ics-bestand dat kan worden toegevoegd aan hun agenda.
  • Er wordt automatisch een vergadering voor u aangemaakt in uw agenda.

De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak op de tijdlijn van het dossier. Uw naam wordt vermeld als gastheer en organisator.

Een vergadering plannen voor een andere gebruiker (Sales Hub Professional en Enterprise)

Als u een gebruiker bent in een Sales Hub Professional of Enterprise account met een toegewezen stoel, kunt u vergaderingen plannen namens andere gebruikers in het account die ook een toegewezen stoel hebben, hun agenda hebben gekoppeld en agendasynchronisatie hebben ingeschakeld. Dit kan handig zijn als u een bedrijfs- of verkoopontwikkelaar bent en een vergadering moet plannen voor een accountmanager.

Zo plant u een vergadering voor een andere gebruiker

• Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
• Klik op de naam van de record.
• Klik in het linkerpaneel op meetingsSchedulea meeting. Er verschijnt een pop-upvenster van uw gekoppelde agenda. Om de vergadering in te stellen:
  
  • Klik op het Host dropdown menu om de gebruiker te selecteren voor wie u de vergadering plant. De agenda wordt bijgewerkt met de beschikbaarheid van de host. De Locatie wordt ook bijgewerkt om de videoconferentie opties van de host weer te geven.
• Ga verder met het plannen van de vergadering.

Let op:U wordt niet standaard als deelnemer aan de vergadering toegevoegd. Als u de vergadering wilt bijwonen, voeg uzelf dan toe als deelnemer via het Attendees dropdown menu.

• Klik op Opslaan.
  
  • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
  • Zodra de vergadering is gepland, ontvangen de contactpersoon en de host een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan hun agenda kan worden toegevoegd.

Gebruikers kunnen zien wie een vergadering heeft georganiseerd en gehost door de tijdlijn van het record

bekijken.

Gebruikers kunnen ook de activiteit aangemaakt door eigenschap (organisator) en de activiteit toegewezen aan eigenschap (gastheer) gebruiken om een rapport te maken.

Een vergaderresultaat toewijzen

Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kan de host een vergaderresultaat toewijzen om vergaderingen met contactpersonen beter te kunnen volgen.

• Klik in het record op het vervolgkeuzemenu Acties op de vergaderafspraak en selecteer Bewerken.

• Klik op het Outcome dropdown menu en selecteer een vergaderresultaat.

• Klik op Opslaan.

Let op: wijzigingen in de beschrijving van de vergadering in het contactrecord worden alleen naar de deelnemers verzonden als je Google Agenda gebruikt en de tweewegintegratie van Google Agenda met HubSpot hebt ingeschakeld. Als je een Office 365 agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werk dan de beschrijving van de vergadering bij in de kalendergebeurtenis om wijzigingen naar de deelnemers te sturen, niet in het contactrecord.