Doorgaan naar artikel
Let op: De Nederlandse vertaling van dit artikel is alleen bedoeld voor het gemak. De vertaling wordt automatisch gemaakt via een vertaalsoftware en is mogelijk niet proefgelezen. Daarom moet de Engelse versie van dit artikel worden beschouwd als de meest recente versie met de meest recente informatie. U kunt het hier raadplegen.
Meetings

Een vergadering plannen met een contactpersoon in een dossier

Laatst bijgewerkt: september 21, 2022

Geldt voor:

Alle producten en plannen

Zodra je je Google Agenda of Office 365 agenda hebt geïntegreerd, kun je vergaderingen plannen met contactpersonen uit contact-, bedrijfs-, deal- of ticketrecords en een agenda-uitnodiging sturen naar de vergaderplatforms.

Dit artikel is van toepassing op gebruikers die de Google Agenda of Office 365 integratie met HubSpot gebruiken. Als u uw agenda hebt gekoppeld aan de vergadertool, lees dan meer over het maken en bewerken van planningspagina's.

  • Navigeer in uw HubSpot-account naar uw contactpersonen, bedrijven, deals of tickets.
  • Klik op de naam van het record.
  • Klik in het linkerpaneel op Vergaderingen Plan een vergadering. In het venster dat onderaan het scherm wordt geopend, stelt u uw vergadering in:
    • Voer een titel in voor uw vergadering.
    • Stel de begintijd van uw vergadering in, die gebaseerd is op de tijdzone van uw browser.
    • Klik op het Duur dropdown menu om de lengte van uw vergadering in te stellen.
    • Klik op het Attendees dropdown menu om andere contacten te zoeken en te selecteren die aan de vergadering moeten deelnemen.
    • Klik op het Vergadertype dropdown menu om het vergadertype te selecteren. Deze instelling is alleen beschikbaar als u aangepaste gespreks- en vergadertypes hebt ingeschakeld.
    • Klik op het Locatie dropdown menu en selecteer een van de volgende opties voor de vergaderlocatie.
      • Telefoongesprek: Schrijf het telefoonnummer in het tekstveld.
      • Persoonlijk: Schrijf het adres in het tekstveld.
      • Videoconferentie: Verbind een videoconferentie app zoals Zoom, Google Meet, of UberConference. Een link wordt automatisch gegenereerd bij het aanmaken van de vergadering. Meer informatie over het gebruik van HubSpot's integraties met Zoom, Google Meet of UberConference. Als je een ontwikkelaar bent of een ontwikkelaar in je team hebt, lees dan hoe je de Video Conference Extension API kunt gebruiken.
      • Aangepast: Schrijf aangepaste locatiegegevens in het tekstveld.
    • Voer in het gedeelte Beschrijving van de aanwezigen details over de vergadering in. De deelnemer aan de vergadering ziet deze informatie in de agenda-uitnodiging.
      • Gebruik de opmaakopties onder aan het Deelnemer beschrijving gedeelte om de tekst aan te passen, een link in te voegen, een bestand toe te voegen of een knipsel te gebruiken.

Let op: om een Zoom of UberConference link aan je vergadering toe te voegen, moetje HubSpot gebruikers e-mailadres overeenkomen met je Zoom of UberConference gebruikers e-mailadres.

    • Klik op + Interne notitie toevoegen om het tekstvak Teamnotities te openen. Voer in het Teamnotities tekstvak alle interne notities in die je teamleden kunnen bekijken. De deelnemers aan de vergadering zien deze informatie niet op hun agenda-uitnodiging. Gebruik de opmaakopties onderaan om de tekst te wijzigen, een link in te voegen, een bestand toe te voegen of een knipsel te gebruiken.
    • Klik op het Gekoppeld aan dropdown menu om te zoeken en de selectievakjes naast de records die u wilt koppelen aan de vergaderactiviteit te selecteren/verwijderen.
    • Selecteer hetselectievakje Toevoegen aan Google Agenda of Toevoegen aan Office 365 Agenda om het evenement toe te voegen aan uw Google Agenda of Office 365 Agenda en de contactpersoon een uitnodiging te sturen. Meer informatie over het koppelen van uw Google Agenda of Office 365 Agenda aan de CRM.

schedule-in-CRM-contact-record

  • Klik op Opslaan.
    • Als Toevoegen aan Google Agenda of Toevoegen aan Office 365 Agenda is geselecteerd:
      • De contactpersoon moet een geldig e-mailadres hebben ingevuld in de eigenschap E-mail om een uitnodiging te ontvangen.
      • Zodra de vergadering is gepland, ontvangt uw contactpersoon een uitnodiging met een .ics-bestand dat aan zijn agenda kan worden toegevoegd.
      • Een geaccepteerde vergadering wordt automatisch voor u aangemaakt in uw agenda.
    • Als u Toevoegen aan Google Agenda of Toevoegen aan Office 365 Agenda niet hebt geselecteerd, wordt er geen uitnodiging voor de vergadering verzonden.

Let op:

  • Als u niet hebt geïntegreerd met Google Agenda of Office 365 Agenda, wordt u gevraagd dit te doen bij het plannen van een vergadering.
  • Als u een vergadering bewerkt om extra aanwezigen toe te voegen, moet u een extra sectie zoals de titel of de beschrijving van de aanwezigen bijwerken om de nieuwe aanwezigen in uw Google Agenda of Office 365 Agenda in te vullen.

De vergadering wordt opgeslagen als een afspraak op de tijdlijn van het record. Nadat de vergadering heeft plaatsgevonden, kunt u een vergaderresultaat toewijzen om uw vergaderingen met contactpersonen beter te kunnen volgen.

  • Beweeg in het record met de muis over de afspraak en klik op Bewerken.

click-edit-on-meeting-engagement

  • Klik op het keuzemenu Resultaat en selecteer een vergaderresultaat.

select-a-meetings-outcome

  • Klik op Opslaan. Als u hebt geselecteerd om dit evenement toe tevoegen aan uw geïntegreerde Google Agenda of Office 365 agenda, klikt u op Opslaan en updates verzenden.

Let op: wijzigingen in vergaderbeschrijvingen op het contactrecord worden alleen naar aanwezigen verzonden als je Google Agenda gebruikt en de tweewegintegratie van Google Agenda met HubSpot hebt ingeschakeld. Als u een Office 365-agenda gebruikt of de integratie niet hebt ingeschakeld, werkt u de beschrijving van de vergadering bijin de agenda-evenement om wijzigingen naar de aanwezigen te verzenden, niet in het contactrecord.

Was this article helpful?
This form is used for documentation feedback only. Learn how to get help with HubSpot.