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將頻道連接到對話收件匣

上次更新時間: 十一月 21, 2022

套用至:

所有產品和版本

頻道代表用戶可以聯絡團隊的不同路徑。 您可以將頻道連結到對話收件匣,以便將傳送到這些頻道的任何訊息在收件匣中分類在一起。 頻道可以是五種類型之一:

  • 團隊電子郵件:連結團隊電子郵件頻道,如果你希望發送到共享團隊電子郵件地址的電子郵件顯示在收件箱中。 您可以連結Gmail或Office 365電子郵件帳戶,或設定託管電子郵件帳戶。 連接此頻道後,您可以自訂來自姓名、地址、團隊電子郵件簽名,並控制團隊成員收到的電子郵件傳送至哪個團隊。
  • 聊天:連結聊天頻道以將聊天流添加到網站頁面。 您可以在設定頻道時自訂團隊預訂狀況和聊天流的品牌。
  • Facebook Messenger :連結您的Facebook Messenger頻道,將聊天流程新增至您的Facebook商務頁面。 透過Facebook發送至公司的訊息會顯示在收件匣中。
  • 表單:連接表單通道以在收件匣中收集表單提交。 然後,你的團隊可以像對方一樣回覆提交內容。 連接HubSpot表單時,可以在收件匣中為每份新提交的表單建立工單。
  • WhatsApp商務帳戶:如果你有營銷中心服務中心 業或企業帳戶,你可以連結WhatsApp商務帳戶,從驗證的WhatsApp電話號碼發送和接收訊息。 進一步了解如何將WhatsApp商務帳戶連結為HubSpot的頻道

您可以將頻道連接到現有收件匣或建立新收件匣

連結和自訂團隊電子郵件頻道

透過團隊電子郵件頻道,你的團隊可以查看、管理和回覆發送到對話收件匣中共用電子郵件地址的電子郵件。 所有傳送至連結團隊電子郵件地址的電子郵件將對整個團隊可見。

這與已連結的個人電子郵件不同,該電子郵件地址對於個人用戶來說是獨一無二的,且不被團隊中的其他人使用。 您不能在HubSpot中使用與用戶的個人電子郵件地址和團隊電子郵件地址相同的電子郵件地址。 進一步了解不同的收件匣連線

連結團隊電子郵件地址頻道

若要連結團隊電郵地址,請按照以下步驟操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果您已設定多個收件匣,請使用「當前檢視」下拉菜單選擇要連接頻道的收件匣。
  • 一下連結頻道
  • 選擇團隊電子郵件
  • 選擇是,這是一個共用帳戶
  • 按一下下一步
  • 根據您的電子郵件地址所在的位置,選擇GmailOffice 365或其他電子郵件帳戶。 如果您的收件箱並非由Office 365或Google託管,或者您正在使用Google羣組帳戶或電郵別名與聯絡人溝通,請選擇其他郵件帳戶。 這樣您就可以將郵件客戶端的電子郵件轉發到對話收件匣。

email-inbox-type-selection

請注意:不支援IMAP和Office 365 GCC高和DOD環境

  • 查看與HubSpot分享此電子郵件帳戶的條款,然後點擊「繼續」。
  • 選擇或輸入您要連接的電子郵件地址,輸入您的登入憑證,並完成連接過程,允許HubSpot存取您的收件匣。
  • 系統會將你重定向至「電郵詳情」畫面,你可以在此自訂聯絡人收到你的電郵時所看到的資訊,包括發件人姓名和電郵簽名。
  • 若要自訂出自出現的名稱請按一下出自名稱的下拉式選單,然後選擇以下其中一項:
    • 客戶服務員和公司名稱:聯絡人收到電子郵件時會看到用戶名稱和公司名稱。 在文字欄位中輸入公司名稱
    • 公司名稱:聯絡人收到電子郵件時會看到公司名稱。 在文字欄位中輸入公司名稱
configure-send-from-address

請注意:連接Office 365的收件匣不支援「發件人名」功能。

    • 在文字方塊中,在「簡單」編輯器中自訂團隊電子郵件簽名,或按一下HTML並在HTML中編輯簽名。 使用底部的豐富文字工具列來格式化文字、插入連結或插入影像。 若要插入填充發件人姓名的個性化令牌,請按一下插入令牌下拉菜單,然後選擇 名字姓氏
  • 在右側,預覽來自姓名和電子郵件簽名,然後按一下下一步
  • 預設 情況下,傳入的對話將不會在收件匣中分配。 如果你被分配到銷售中心服務中心付費座位,你可以設定路由規則,自動將收到的電子郵件路由到帳戶中的特定用戶和團隊:
    • 按一下以切換「自動分配對話」開關。
    • 按一下指派至下拉式選單,然後選擇一個路由選項:
      • 特定用戶和團隊:將收到的電子郵件指派給所選用戶或團隊。 從特定用戶團隊下拉菜單中選擇用戶或團隊
      • 聯絡所有者:將收到的電子郵件指派給聯絡人的所有者。 聯絡人必須為其記錄指定擁有者,並使用Cookie進行追蹤。 如果旅居主人已下線,系統會透過電子郵件將提交內容傳送給訪客的旅居主人。
conversations-inbox-connection-ticket-assignment

請注意:收到的訊息只能自動傳送給已分配銷售中心服務中心付費座位的使用者。 如果用戶無法使用付費座位,你便無法將它們包含在自動分配規則中。

  • 若要編輯預設工單屬性,包括工單管道和階段:
    • 點擊「處理外來對話」旁邊的「編輯工單」作為支援工單設定。
    • 在右側面板中使用下拉菜單來編輯屬性。
    • 預設情況下,如果你在收件匣中設定了自動分配規則,工單擁有者將與對話擁有者相同。 若要變更工單擁有者,請按一下工單擁有者下拉選單,然後選擇其他選項。
    • 按一下儲存
change ticket owner

請注意:可以與聯絡人記錄關聯的物件數量有限制。 如果聯絡人記錄達到上限,聯絡人開始對話時不會自動建立工單。 進一步了解HubSpot產品和服務目錄中對象關聯的技術限制。

  • 按一下連結並完成

你的團隊電郵已連結,你可以在對話收件匣中撰寫和回覆電郵。 如果訪客使用尚未與您帳戶中的聯絡人記錄關聯的電子郵件地址向對話收件匣發送電子郵件, HubSpot會自動為該電子郵件建立新的聯絡人記錄。

編輯團隊電郵頻道設定

若要編輯團隊電郵頻道設定,請按照以下步驟操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果您已設定多個收件匣,請使用「目前檢視」下拉菜單,選擇團隊電子郵件頻道連線的收件匣。
  • 將滑鼠懸停在團隊電郵地址上,然後點擊「編輯」
  • 在「配置」標籤中,您可以編輯轉發電子郵件的發件人名稱和地址、簽名和相關聯絡人。 預設情況下,當電子郵件轉寄到收件匣時,該電子郵件將記錄到原始發件人的聯絡人記錄。 若要將電子郵件記錄到轉發電子郵件的發送者的記錄,請按一下以切換選擇電子郵件的原始發送者關閉。
  • 在「自動化」標籤上,更改電子郵件對話分配規則或工單自動化規則。

連結和自訂聊天頻道

透過連接到您的對話收件匣的聊天頻道,訪客可以直接從您的網站開始與您的團隊對話。 你的團隊成員可以與客戶即時聊天,或設定一個機器人來發送預設的回覆和收集資訊。

你可以自訂聊天小工具的外觀,包括小工具顏色和頭像,並設定團隊的可訂狀況偏好。

連結聊天頻道

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果您已設定多個收件匣,請使用「當前檢視」下拉菜單選擇要連接頻道的收件匣。
  • 一下連結頻道
  • 選擇「聊天」
  • 預設情況下,聊天小工具的色彩將根據您帳戶的品牌設定而定。 您可以透過選擇其他預設顏色之一,或手動輸入十六進制值,或按一下十六進制值欄位右側的顏色選取器,並選擇自訂顏色來自訂顏色。

  • 按一下下一步
  • 若要設定聊天小工具頂部顯示的名稱和頭像,請按一下聊天標題下拉菜單,然後選擇一個選項:
    • 特定用戶和團隊:選擇聊天小工具頂部要顯示的名稱旁邊的核取方塊 。 如果你選擇三個以上的用戶,他們的名字和頭像將會隨機出現。 了解聊天流的選定語言如何影響您的聊天標題
    • 自訂名稱和頭像:輸入自訂顯示名稱,然後選擇自訂圖片。
    • 聯絡所有者:如果聯絡人已知且有所有者,則會顯示聯絡所有者的資訊。 點擊「新訪客後退」下拉選單,並為任何開始聊天新訪客或未分配訪客選擇後退選項。
  • 在文字方塊中,輸入歡迎訊息,當訪客首次開始聊天時,它會顯示。
  • 預設情況下,你的團隊會在收件匣中保留未分配的傳入聊天內容,以進行分類。 如果你被分配到銷售中心服務中心付費座位,你可以設定分配規則,以便將來電聊天自動傳送給帳戶中的特定用戶和團隊:
    • 按一下以切換「自動分配對話」開關。
    • 按一下指派至下拉式選單,然後選擇一個路由選項:
      • 特定用戶和團隊:為所選用戶或團隊指派外來聊天。 從特定用戶團隊下拉菜單中選擇用戶或團隊
      • 聯絡所有者:將來的聊天指派給聯絡人的所有者。 聯絡人必須為其記錄指定擁有者,並使用Cookie進行追蹤。 如果旅居主人已下線,系統會透過電子郵件將提交內容傳送給訪客的旅居主人。

請注意:收到的訊息只能自動傳送給已分配銷售中心服務中心付費座位的使用者。 如果用戶無法存取付費座位,則無法將其包含在分配規則中。

  • 若要在頁面載入時自動顯示歡迎訊息,請選擇「彈出」,打開歡迎訊息作為提示核取方塊。
  • 按一下下一步
  • 設定你的團隊應該何時可供聊天,並讓訪客知道他們何時可以收到回覆。 選擇可訂狀況選項:
  • 根據團隊成員狀態:如果分配規則中有至少一名團隊成員可用,訪客可以與您的團隊聊天。
    • 如果至少有一名團隊成員有空,請在「有」標籤上按一下「顯示典型回覆時間」下拉式選單,然後選擇一個回覆時間。 這是訪客發送第一條訊息後,自動訊息中包含的時間,它會顯示在聊天小工具的頂部。
    • 若要在團隊離開時自訂體驗,請點擊「離開」分頁。 在文字方塊中輸入訊息文字,或按一下下拉菜單,然後選擇隱藏聊天啟動器,如果無人可用,小工具就不會出現。
  • 根據營業時間:設定團隊顯示可供聊天的一致日期和時間。 如果你要建立機械人,請瞭解如何根據收件匣設定自訂機械人的可用性偏好
    • 使用下拉菜單來設定團隊的預訂狀況。 點擊+新增小時以新增其他日期和時間範圍。
    • 若要在團隊有空時設定訪客體驗,請點擊「可供預訂」標籤。 點擊「顯示典型回覆時間」下拉選單,讓訪客知道他們何時可以收到回覆。
    • 若要在團隊在營業時間外出時設定訪客體驗,請點擊「離開」分頁。 點擊「如果所有團隊成員都「離開」,」下拉選單,然後選擇「離開」模式小工具行為。
    • 若要在團隊不在時設定訪客體驗,請點擊「外出營業時間」標籤。 按一下下拉式選單,選擇在營業時間外顯示留言、顯示回覆時間,或在訪客來到您的網站時隱藏聊天啟動器。
chat availability based on business hours
    • 24小時全天候提供聊天服務:如果您的團隊隨時顯示可用於聊天,請選擇此核取方塊。 點擊「顯示典型回覆時間」下拉選單,讓訪客知道他們何時可以收到回覆。 如果您不想顯示回覆時間,請選擇不顯示回覆時間
  • 按一下下一步
  • 使用預覽上方的裝置類型按鈕,預覽您的聊天小工具在不同裝置上的顯示方式。
  • 按一下發佈,或者如果您在外部網站上使用聊天小工具,您需要將HubSpot追蹤代碼新增至網站頁面。
    • 若要自行新增代碼,請按一下[複製] ,然後在您希望顯示聊天小工具的每個頁面上的</body >標籤之前新增代碼。
    • 如果你需要協助將代碼新增至網頁,請按一下下拉式選單的「查看說明」,然後選擇你的網站供應商。 按一下外部 結外部連結圖示,在瀏覽器分頁中查看說明。 如果您在WordPress上託管您的網站,請點擊我在WordPress上託管我的網站,然後按照說明安裝HubSpot All-In-One Marketing – Forms、Popups、Live Chat WordPress插件。
get help installing tracking code
  • 若要將驗證碼傳送至您的網頁開發人員,請在「電子郵件團隊成員欄位中輸入他們的電子郵件地址,然後按一下

請注意:如果您的網站由Wix託管,您可能需要使用聊天小工具SDK來為聊天流定位您的特定網頁。 進一步了解如何將追蹤代碼新增至Wix託管的網站。

  • 完成後,按一下發佈

連結聊天頻道後,瞭解如何自訂聊天個人資料,然後開始與網站訪客聊天

編輯聊天頻道設定

若要編輯聊天頻道設定,請按照以下步驟操作:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果您已設定多個收件匣,請使用「當前檢視」下拉菜單,選擇聊天頻道連線的收件匣。
  • 將鼠標懸停在聊天頻道上,然後按一下[編輯]。
  • 若要編輯小工具的外觀,包括小工具的重點色彩和位置,請按一下「配置」標籤。 您也可以編輯聊天記錄傳送來自哪個電子郵件地址。 新手 業或企業帳戶的用戶也可以從小工具中移除HubSpot的品牌。

send-from-email-for-chat-transcript

  • 若要更改預訂狀況設定,請點擊「可訂狀況」分頁。
  • 若要存取追蹤代碼,請按一下追蹤代碼標籤。

了解如何在機器人或即時聊天編輯器中編輯聊天流的配置和外觀。

連接和自訂Facebook Messenger頻道

若要回覆來自Facebook商務頁面的訊息,請將Facebook Messenger帳戶連結為對話收件匣中的頻道。 連接Facebook Messenger時,系統會在你的帳戶中建立並啟用預設的聊天流程。 這是您Facebook Messenger頁面上使用的主要聊天流。 您可以透過編輯Facebook Messenger頻道或在聊天流工具中存取此預設聊天流。 您也可以建立自訂Facebook Messenger聊天流。

請注意:您必須在HubSpot中擁有帳戶存取權,並有Facebook商務頁面的管理員才能將Facebook Messenger帳戶連結至HubSpot。 擁有社交發佈限的用戶也必須具備必要的管理員權限,才能連結Facebook Messenger帳戶。

連接Facebook Messenger頻道

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果你的帳戶中已設定多個收件匣,請使用「目前檢視」下拉式選單選擇要連接頻道的收件匣。
  • 一下連結頻道
  • 選擇Facebook Messenger
  • 點擊「繼續使用Facebook」
  • 在彈出視窗中,登入你的Facebook帳戶。 必須在瀏覽器中允許彈出式視窗,才能從彈出式視窗登入你的Facebook帳戶。

請注意:您必須在想要連接的Facebook頁面上擁有管理員角色。 確認或編輯你目前的角色,以繼續進行連結流程。

  • 點擊您要接的Facebook頁面旁邊的連接。
facebook-messenger-connect-facebook-page

請注意:您無法將Facebook Messenger帳戶連結至多個HubSpot帳戶。

  • 在「問候文字」方塊中,輸入訊息以顯示訪客首次與您溝通時的訊息。
facebook-messenger-greeting
  • 按一下下一步
  • 若要在訪客發送第一條訊息後立即向他們發送回覆,請在「發送即時回覆」文字方塊中輸入回覆
  • 預設情況下,傳入的訊息會留在收件匣中,讓你的團隊進行分類。 如果你被分配到銷售中心服務中心付費座位,你可以設定路由規則,以便將收到的訊息自動傳送到帳戶中的特定用戶和團隊:
    • 按一下以切換「自動分配對話」開關。
    • 按一下指派至下拉式選單,然後選擇一個路由選項:
      • 特定用戶和團隊:將傳入訊息指派給所選用戶或團隊。 從特定用戶團隊下拉菜單中選擇用戶或團隊
      • 聯絡所有者:將傳入訊息指派給聯絡人的所有者。 聯絡人必須為其記錄指定擁有者,並使用Cookie進行追蹤。 如果旅居主人已下線,系統會透過電子郵件將提交內容傳送給訪客的旅居主人。

請注意:收到的訊息只能自動傳送給已分配銷售中心服務中心付費座位的使用者。 如果用戶無法存取付費座位,則無法將其包含在路由規則中。

  • 按一下下一步
  • 若要預覽問候語和即時回覆的顯示方式,請使用預覽影像上方的「問候語 」和「即時回覆」按鈕。
  • 在右下方,按一下完成

系統會將你重定向到收件匣設定,在那裡你會看到狀態開啟的Facebook商務頁面。 在您的Facebook商務頁面上,當訪客點擊傳送訊息按鈕時,訊息窗口將在右下角開啟。 訪客可以撰寫並發送訊息,然後會顯示在對話收件匣中。

當訪客與Facebook業務或機器人互動時, Facebook Messenger的平臺政策概覽會指定可以在7天內發送訊息,詢問無法在標準訊息視窗內解決。 舉例來說,如果你的業務在週末有諮詢來臨時關閉,你有7天的時間回覆。 與用戶查詢無關的自動訊息或內容不能在24小時的標準訊息視窗外發送。

seven-day-facebook-policy

了解如何在對話收件匣中回覆收到的訊息

編輯Facebook Messenger頻道設定

若要編輯Facebook Messenger頻道設定:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果您已設定多個收件匣,請使用「目前檢視」下拉菜單選擇Facebook Messenger頻道連線的收件匣。
  • 將滑鼠懸停在連結的Facebook Messenger帳戶上,然後點擊「編輯」
  • 如果您的帳戶已啟用通用資料保護法規(GDPR) ,您可以為連結的Messenger帳戶啟用GDPR ,以收集訪客處理其資料的同意。

請注意:雖然這些功能在HubSpot上發佈,但您的法律團隊是為您的特定情況提供合規建議的最佳資源。

    • 點擊以切換將GDPR套用到Facebook Messenger開關。
    • 按一下下拉式選單,並選擇以下其中一項:
      • 明示同意:訪客需要點擊「我同意」,才能發送訊息。
      • 默示同意:訪客開始與您對話時,會默示同意。 處理資料文字的同意仍然會顯示,但他們不需要點擊「我同意開始對話」。
    • 同意處理資料文字方塊中,輸入文字以解釋您需要儲存和處理訪客個人資料的原因。
  • 在「問候文字」文字方塊中,您還可以編輯聯絡人首次開始對話時出現的訊息。 若要更改即時回覆訊息,請前往主聊天流

請注意 由於Facebook Messenger的個人資料API不允許HubSpot收集訪客的電子郵件地址,因此如果訪客在多頁面上開始對話,可能會創建重複的記錄

連接和自訂表單通道

當訪客提交與對話收件匣相連的表格時,你可以在收件匣中回覆他們的詢問,就像回覆電子郵件一樣。 對於HubSpot表單,您也可以為訪客的請求建立相應的工單

連接表單通道

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果你的帳戶中已設定多個收件匣,請使用「目前檢視」下拉式選單選擇要連接頻道的收件匣。
  • 一下連結頻道
  • 選擇表單
  • 選擇現有表單或設定新表單:
    • 如果要連接現有表單,請按一下選擇表單下拉式選單,然後選擇現有表單。 若要在聯絡人提交此表單時建立工單,請確保表單上包含工單內容。 然後按一下下一步
conversations-connect-form
    • 如果你要建立新表單,請按一下建立新表單命名您的表單,並設置欄位和選項。 預設情況下,工單欄位會包含在表單中,以設定工單名稱、描述、管道和狀態。 自訂表單後,按一下更新表單。 然後在右下角按一下下一步

請注意:新表單中預設包含的「工單管道 」和「工單狀態」欄位將被隱藏,且不會出現在編輯器或即時表單中。 您可以在表單設定中編輯預設工單內容時編輯工單管道或狀態。

  • 預設 情況下,你的團隊會在收件匣中保留未分配的傳入表單提交內容,以便進行分類。 如果你被分配到銷售中心服務中心付費座位,你可以設定分配規則,以便將收到的表格自動傳送給帳戶中的特定用戶和團隊。
    • 按一下以切換「自動分配對話」開關。
    • 按一下指派至下拉式選單,然後選擇一個路由選項:
      • 特定用戶和團隊:將外來表單提交指派給所選用戶或團隊。 從特定用戶團隊下拉菜單中選擇用戶或團隊
      • 聯系人所有者:向聯系人的所有者提交表單。 聯絡人必須為其記錄指定擁有者,並使用Cookie進行追蹤。 如果旅居主人已下線,系統會透過電子郵件將提交內容傳送給訪客的旅居主人。

請注意:收到的訊息只能自動傳送給已分配銷售中心服務中心付費座位的使用者。 如果用戶無法存取付費座位,則無法將其包含在分配規則中。

  • 若要自訂工單內容,請按一下編輯工單
  • 在右側面板中,使用下拉菜單來編輯屬性。
    • 預設情況下,如果你在收件匣中設定了自動分配規則,工單擁有者將與對話擁有者相同。 若要變更工單擁有者,請按一下工單擁有者下拉選單,然後選擇其他選項。
conversations-form-configure-new-ticket
    • 按一下儲存
  • 若要完成連接表單,請按一下儲存

您也可以直接從表單編輯器將任何表單連接到收件匣。 在表單編輯器的左側面板的「工單內容」部分,按一下以切換「自動工單建立」開關。 這將在表單中新增預設工單欄位,以便從每份表單提交中自動建立工單。 若要編輯分配規則,請瀏覽表單通道設定

當訪客提交表格時,提交表格會顯示在收件匣中,您可以在收件匣中回覆顧客的諮詢

請注意:隱藏的表單欄位不會出現在收件匣中的提交表單中,但仍會出現在表單提交儀表板和聯絡人記錄的時間線上。

如果聯絡人已達表單提交上限,當他們提交連結到對話收件匣的表單時,便不會建立工單。

編輯表單頻道設定

如要編輯表單通道設定:

  • 在 HubSpot 帳戶中,點擊主要導覽列中的「settings設定圖示」。
  • 在左側邊欄選單中,瀏覽至「收件箱」>「收 件箱」。 如果您已設定多個收件匣,請使用「目前檢視」下拉菜單選擇連接表單頻道的收件匣。
  • 將滑鼠懸停在表單通道上,然後按一下編
  • 編輯作業規則或工單屬性。
  • 若要編輯表單欄位,請將鼠標懸停在表單通道上,然後按一下選項下拉菜單,然後選擇管理表單。

將WhatsApp商務帳戶連結為頻道

如果你有營銷中心服務中心 業或企業帳戶,你可以連結WhatsApp商務帳戶,從已驗證的WhatsApp電話號碼發送和接收訊息。 進一步了解如何將WhatsApp商務帳戶連結為HubSpot的頻道

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