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建立任務

上次更新時間: 十一月 3, 2023

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透過建立任務,在HubSpot中追蹤您的待辦清單。 您可以將任務建立為與特定記錄相關的提醒。 Sales Hub或Service Hub Starter 、Professional和Enterprise版使用者也可以建立週期性任務。

您還可以根據交易階段將任務自動化。

建立任務後,請瞭解如何編輯、完成和刪除任務。

任務詳細資訊

無論您在HubSpot中何處建立任務,都可以填寫以下資訊。 瞭解如何為您建立的所有任務設定預設截止日期、截止時間和提醒日期。

  • 標題:在標題欄位中輸入任務 名稱。 在任務標題中包含文字通話或電子郵件,以自動設定對應的任務類型。
  • 輸入:選擇通話、電子郵件或待辦事項。 如果您正在使用HubSpot與LinkedIn Sales Navigator的整合,請選擇Sales Navigator - Send InMail或Sales Navigator - Connection request。 
  • 優先順序:選擇任務的優先順序是低、中或高。
  • 與記錄或[x]個關聯關聯:搜尋並選擇要與任務關聯的記錄。
  • 指派對象:選取指派任務的使用者。
  • 佇列:將任務新增至現有任務佇列或建立新的任務佇列。
  • 截止日期:選擇任務的截止日期和時間。 時間格式(例如12小時與24小時格式)是根據你的日期和數字設定而定。
  • 設定為重複(僅限Sales Hub或Service Hub Starter、Professional和Enterprise版使用者) :選取核取方塊,然後輸入數字並選擇重複任務的時間間隔。 從任務索引頁面或在個別記錄中建立任務時,會出現「設為重複」選項,但如果您從物件索引頁面建立任務,則不會出現該選項。
  • 任務提醒或傳送提醒:點選下拉式功能表,選擇何時應將電子郵件提醒傳送給任務所有者。
  • 備註:輸入任務詳細資訊。

建立任務

您可以在HubSpot中從多個工具建立任務,包括任務索引頁面、物件索引頁面或單個記錄。 Sales Hub專業 版和企業版使用者也可以依序建立任務

如果您使用行動裝置,請瞭解如何在HubSpot行動應用程式中建立任務。 若要連續完成任務,您可以在檢視中連續完成任務。

在索引頁和記錄上建立任務

若要從任務索引頁面建立任務:

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「任務」。
create-tasks-updated
  • 按一下右上角的「建立任務」。

task-details-right-panel

  • 按一下建立 若要建立目前任務並開始建立另一個任務,請按一下建立並新增另一個任務。

若要為特定記錄建立工作:
  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
    • 自訂物件:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件,請將遊標暫留於「自訂物件」上,然後選取您要檢視的自訂物件。
  • 若要為多個記錄批次建立任務,請按照以下步驟操作:
create-tasks-in-bulk-from-records-1
    • 您要為其建立工作的記錄旁的核取方塊。
    • 按一下表格頂端的「+建立任務
    • 在右側面板中,輸入任務的詳細資訊,然後按一下「建立。 將為每個選定的記錄創建一個任務。
  • 若要為個別記錄建立任務:
    • 按一下記錄的名稱。
    • 在左側面板中,按一下「 任務」「任務」。

create-task-on-record

    • 按一下建立。

建立記錄活動的後續任務

  • 前往你的紀錄:
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
    • 自訂物件:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件,請將遊標暫留於「自訂物件」上,然後選取您要檢視的自訂物件。

follow-up-task-to-email-1

  • 視活動而定,按一下「記錄活動」、「儲存備註」或「傳送」。 將建立一個新任務。

在Gmail收件匣中建立任務

如果您已連結個人Gmail收件匣並安裝HubSpot Sales Chrome擴充功能,即可在Gmail收件匣中建立工作。

  • 登入Gmail。
  • 在Gmail收件匣的右側,按一下鏈輪鏈輪圖示。

  • 按一下「工作」索引標籤。

瞭解如何在Gmail中傳送電子郵件後建立任務。

使用工作流程建立任務(僅限專 業版和Enterprise版使用者)

您可以使用工作流程工具為業務建立任務。

create-task-workflow

  • 新增任務詳細資訊:
    • 標題
    • 截止日期
    • 電子郵件提醒
    • 備註
    • 類型
    • 相關記錄
    • 新增至共用任務佇列
    • 優先順序
    • 所有者

將任務設為重複(僅限Sales Hub或Service Hub Starter、Professional和Enterprise版使用者)

對於需要定期完成的任務,擁有Sales Hub或Service Hub Starter、Professional和Enterprise付費席位的使用者可以建立和使用重複任務。 擁有付費席次的使用者無法為非付費使用者建立重複任務。

當您將任務設定為重複時,如果前一個任務已完成、刪除或逾期,則會建立新任務。 如果重複任務逾期,原始任務和新任務都會顯示為待完成的任務。 

  • 前往您的任務或記錄:
    • 任務: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「任務」。
    • 聯絡人: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「連絡人」。
    • 公司: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「公司」。
    • 優惠: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「交易」。
    • 門票: 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「CRM」>「服務票證」。
    • 自訂物件:在HubSpot帳戶中,前往「聯絡人 」> [自訂物件]。 如果您的帳戶有多個自訂物件,請將遊標暫留於「自訂物件」上,然後選取您要檢視的自訂物件。
  • 若您位於任務索引頁面,請在右上角按一下「建立任務」。
  • 如果您在物件索引頁面上,若要為記錄建立重複任務,請按一下記錄的名稱。 在記錄的左側面板中,按一下「工作」「工作」。
  • 在右側面板或記錄的任務編輯器中,選取「設為重複」核取方塊。
  • 輸入或按一下箭頭以選擇一個數字,然後使用下拉式選單選擇日、週、月或年作為重複任務的時間間隔(例如,每2個月)。
set-to-repeat

若要停止建立新的週期性任務,請編輯系列中的個別任務,並清除「設為重複」核取方塊。

設定建立任務的預設值

您可以在任務截止日期之前設定預設截止日期、截止時間和時間段,以接收提醒。 這些偏好設定將套用至您在任務索引頁面或記錄上建立的所有任務。 依序建立的任務 不會填入這些預設值。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,點擊右上角的帳戶名稱,然後點擊「個人檔案與偏好設定」。
  • 選取「工作」索引標籤。

task-defaults

  • 在「預設值」部分,按一下下拉式選單以選擇預設值:
    • 截止日期:選擇任務建立後的預設截止天 數或週數。
    • 截止時間:選擇任務的預設截止時間。
    • 提醒:請選擇任務截止日期前的預設時間,以便接收提醒。 選擇「無提醒」以關閉預設任務提醒。
  • 在「後續任務」區段中,選取核取方塊以接收提醒,以便在每次從清單檢視完成任務時建立後續任務。 清除核取方塊以關閉後續追蹤提醒。
  • 完成後,請在左下角點擊「儲存」。

當您建立新任務時,預設值會自動填入截止日期和任務提醒欄位,但您仍然可以根據需要針對個別任務調整這些欄位。 

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