Aufgaben erstellen

Um Ihre To-do-Liste in HubSpot zu verwalten, erstellen Sie Aufgaben. Aufgaben sind Erinnerungen für Arbeiten, die Sie abschließen müssen, und können bestimmten Datensätzen wie Kontakten, Unternehmen oder Deals zugeordnet werden.

Sobald Sie Aufgaben erstellt haben, erfahren Sie hier, wie Sie Aufgaben erledigen oder bearbeiten und löschen.

Details zur Aufgabe

Unabhängig davon, wo Sie eine Aufgabe in HubSpot erstellen, können Sie die folgenden Informationen eingeben.

• Titel: Geben Sie einen Aufgabennamen ein. Fügen Sie den Text call oder email in den Titel Ihrer Aufgabe ein, um automatisch den entsprechenden Aufgabentyp festzulegen.
• Typ: wählen Sie Aufruf, E-Mail, oder Aufgaben. Wenn Sie die HubSpot-Integration mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, wählen Sie Sales Navigator - Send InMail oder Sales Navigator - Verbindungsanfrage. 
• Priorität: Wählen Sie aus, ob die Aufgabe eine niedrige, mittlere oder hohe Priorität hat.
• Zu Datensätzen zuordnen oder [x] Zuordnungen: Wählen Sie Datensätze aus, die der Aufgabe zugeordnet werden sollen.
• Zugewiesen an: Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Aufgabe zugewiesen werden soll.
• Warteschlange: fügen Sie die Aufgabe zu einer bestehenden Warteschlange hinzu oder erstellen Sie eine neue Warteschlange.
• Fälligkeitsdatum: wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu der die Aufgabe fällig ist. Das Zeitformat (z. B. 12-Stunden- oder 24-Stunden-Format) wird auf der Grundlage Ihrer Datums- und Zahleneinstellungen bestimmt.
• Aufgabenerinnerungen oder Reminder: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü , um auszuwählen, wann eine E-Mail-Erinnerung an den für die Aufgabe zuständigen Mitarbeiter gesendet werden soll. Erfahren Sie mehr über Aufgabenerinnerungen.
• Notizen: Geben Sie Details zu Ihrer Aufgabe ein.

Erfahren Sie, wie Sie Standardeinstellungen für Fälligkeitsdatum, Fälligkeitszeit und Erinnerungen für alle von Ihnen erstellten Aufgaben festlegen.

Standardeinstellungen für das Erstellen von Aufgaben festlegen

Wenn es einheitliche Details für Ihre Aufgaben gibt, können Sie Standardeinstellungen einrichten, damit sie bei jeder Erstellung einer Aufgabe ausgefüllt werden. Sie können ein Standard-Fälligkeitsdatum, eine Fälligkeitszeit und eine Zeitspanne vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe festlegen, um eine Erinnerung zu erhalten. Erstellen Sie zum Beispiel immer Aufgaben, die eine Woche nach ihrer Erstellung und um 11:00 Uhr fällig sind.

Diese Einstellungen gelten nur für Aufgaben, die Sie auf der Indexseite für Aufgaben oder in einem Datensatz erstellen. Die Felder Fälligkeitsdatum und Aufgabenerinnerungen werden automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, aber Sie können diese Felder bei Bedarf für einzelne Aufgaben anpassen. 

1. Klicken Sie oben rechts in Ihrem HubSpot-Account auf Ihren Accountnamen und dann auf Profil & Einstellungen.
2. Gehen Sie zum Tab Aufgaben .
3. Klicken Sie im Abschnitt Standardwerte auf die Dropdown-Menüs , um den Standard auszuwählen:
   • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie die Standardanzahl von Tagen oder Wochen aus, die Ihre Aufgaben nach ihrer Erstellung fällig sind.
   • Fälligkeitszeit: Wählen Sie die Standardzeit aus, zu der Ihre Aufgaben fällig sind.
   • Erinnerung: Wählen Sie die Standardvorgabe aus, wie viel Zeit vor dem Fälligkeitsdatum Ihrer Aufgabe verstreichen soll, um eine Erinnerung zu erhalten. Wählen Sie Keine Erinnerung, um die standardmäßigen Aufgabenerinnerungen zu deaktivieren. Erfahren Sie mehr über Aufgabenerinnerungen.
4. Aktivieren Sie im Abschnitt Follow-up-Aufgaben die Kontrollkästchen , um jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe von einer Listenansicht abschließen oder wenn Sie einen Lead disqualifizieren, eine Erinnerung an das Erstellen einer Follow-up-Aufgabe zu erhalten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen , um die Erinnerungsfunktion zu deaktivieren.
5. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Aufgaben erstellen

Sie können Aufgaben in HubSpot von mehreren Werkzeugen aus erstellen, einschließlich der Aufgabenindexseite, einer Objektindexseite oder einem einzelnen Datensatz.

Wenn Sie mit einem mobilen Gerät arbeiten, erfahren Sie, wie Sie Aufgaben in der mobilen HubSpot-Apperstellen können.

Aufgaben auf der Indexseite für Aufgaben erstellen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.

2. Klicken Sie oben rechts auf Aufgabe erstellen.

3. Geben Sie im rechten Bereich die Details für Ihre Aufgabe ein.

4. Um die Aufgabe wiederkehrend zu machen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf Wiederholen festlegen . Geben Sie eine Zahl ein oder klicken Sie auf die Pfeile, um eine Zahl auszuwählen, und verwenden Sie dann das Dropdown-Menü, um Tage, Wochen, Monate oder Jahre als Zeitintervall auszuwählen, in dem sich Ihre Aufgabe wiederholen soll (z. B. alle 2 Monate). Eine neue Aufgabe wird erstellt, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen, gelöscht oder überfällig wird.

5. Klicken Sie auf Erstellen oderauf Erstellen und weiteren Eintrag erstellen, umdie aktuelle Aufgabe zu bearbeiten und mit dem Erstellen einer weiteren Aufgabe zu beginnen. 

Aufgaben für Datensätze erstellen

Sie können Aufgaben für mehrere Datensätze auf einmal oder für einzelne Datensätze erstellen, entweder auf der Objektindexseite oder innerhalb eines Datensatzes.

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen.
2. So erstellen Sie Aufgaben für mehrere Datensätze:

   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, für die Sie Aufgaben erstellen möchten. Um Aufgaben für alle Datensätze auf der Seite zu erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben links in der Tabelle.

   • Klicken Sie oben in der Tabelle auf „+ Aufgaben erstellen“.

   • Geben Sie im rechten Bereich die Details für Ihre Aufgaben ein.

   • Klicken Sie auf Erstellen. Für jeden ausgewählten Datensatz wird eine Aufgabe mit denselben Details erstellt.

3. So erstellen Sie eine Aufgabe für einen einzelnen Datensatz:

   • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.

• • Klicken Sie im linken Fensterbereich auf tasks Aufgabe.
  • Geben Sie im Aufgabeneditor die Details für Ihre Aufgabe ein.
  • Um die Aufgabe wiederkehrend zu machen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf Wiederholen festlegen . Geben Sie eine Zahl ein oder klicken Sie auf die Pfeile, um eine Zahl auszuwählen, und verwenden Sie dann das Dropdown-Menü, um Tage, Wochen, Monate oder Jahre als Zeitintervall auszuwählen, in dem sich Ihre Aufgabe wiederholen soll (z. B. alle 2 Monate). Eine neue Aufgabe wird erstellt, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen, gelöscht oder überfällig wird.
  • Klicken Sie auf Erstellen.

Aufgaben zur Nachverfolgung von Datensätzen erstellen

Sie können Aufgaben erstellen, um nach einer Aktivitäten eine Aktion auszuführen. Protokollieren Sie beispielsweise ein Meeting mit einem Kontakt und erstellen Sie dann eine Aufgabe, um diesem in drei Tagen eine E-Mail zu senden, um sich über das Meeting zu informieren.

1. Gehen Sie zu Ihren Datensätzen.
2. Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
3. Protokollieren Sie im linken Bereich einen Anruf, eine E-Mail, eine Notiz oder ein Meeting oder verfassen Sie eine persönliche E-Mail.
4. Aktivieren Sie unten im Aktivitäten-Editor das Kontrollkästchen To-do erstellen .
5. Um den Aufgabentyp zu ändern, klicken Sie auf To-do und wählen Sie Anruf oder E-Mail aus.
6. Um das Fälligkeitsdatum zu ändern, klicken Sie auf das Fälligkeitsdatum und wählen Sie eine Option aus oder legen Sie ein benutzerdefiniertes Datum fest.
7. Klicken Sie je nach Aktivität auf Aktivität protokollieren, Notiz speichern, oder Senden. Es wird eine neue Aufgabe erstellt.

Aufgaben in Gmail erstellen

Wenn Sie Ihren persönlichen Gmail-Posteingang verknüpft und die Chrome-Erweiterung von HubSpot installiert haben, können Sie Aufgaben in Ihrem Gmail-Posteingang erstellen.

1. Melden Sie sich bei Gmail an.
2. Klicken Sie auf der rechten Seite Ihres Gmail-Posteingangs auf das sprocket HubSpot-Symbol.
3. Klicken Sie auf den Tab Aufgaben.
4. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen, und geben Sie dann die Details für Ihre Aufgabe ein.
5. Klicken Sie unten auf Speichern.

Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben erstellen, während Sie eine E-Mail in Gmail senden.

Aufgaben mit einem Workflow erstellen

Sie können mit dem Workflows-Tool automatisch Aufgaben erstellen. Wenn z. B. ein Kontakt ein Anfrageformular einsendet, erstellen Sie eine Aufgabe für das Vertriebsteam, den Kontakt anzurufen.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Workflow .
3. Richten Sie Ihre Aufnahme-Trigger ein.
4. Fügen Sie eine Aktion hinzu. Wählen Sie im linken Bereich Aufgabe erstellen aus.
5. Konfigurieren Sie Ihre Aufgabendetails und klicken Sie dann auf Speichern.
6. Schließen Sie das Einrichten des Workflows ab.

Aufgaben werden automatisch erstellt, wenn die Aufnahmekriterien für den Workflow erfüllt sind.

Aufgaben mit einer Sequenz erstellen

Sie können Aufgaben als Teil einer Sequenz erstellen. Sie können zum Beispiel automatisch eine E-Mail senden und dann drei Tage nach der E-Mail anrufen, wenn keine Antwort eingeht.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und dann auf Sequenzen.
2. Erstellen oder bearbeiten Sie eine Sequenz.
   
3. Fügen Sie Ihrer Sequenz einen Aufgabenschritt vom Typ Allgemein, E-Mail oder Anruf hinzu.
4. Schließen Sie das Erstellen Ihrer Sequenz ab.

Aufgaben werden automatisch bei dem definierten Schritt in der Sequenz erstellt.