Criar tarefas

Mantenha o controle da sua lista de tarefas no HubSpot criando tarefas. Você pode criar tarefas como lembretes associados a registros específicos. Os usuários do Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional e Enterprise também podem criar tarefas recorrentes.

Você também pode automatizar tarefas com base nas fases do negócio.

Depois de criar tarefas, saiba como editar, concluir e excluir tarefas.

Detalhes da tarefa

Independentemente de onde você criar uma tarefa no HubSpot, poderá preencher as seguintes informações. Saiba como definir uma data de vencimento padrão, hora de vencimento e data do lembrete para todas as tarefas que você criar.

• Título: insira um nome da tarefa no campo Título. Inclua o texto de chamada ou e-mail no título da sua tarefa para definir automaticamente o tipo de tarefa correspondente.
• Tipo: selecione Chamada, E-mail ou Tarefas. Se estiver usando a integração do HubSpot com o LinkedIn Sales Navigator, selecione Sales Navigator - Enviar InMail ou Sales Navigator - Solicitação de conexão.  
• Prioridade: selecione se a tarefa é de baixa, média ou alta prioridade.
• Associar com registros ou [x] associações: pesquise e selecione os registros que devem ser associados à tarefa.
• Atribuído a: selecione o usuário para o qual a tarefa é atribuída.
• Fila: adicione a tarefa a uma fila de tarefas existente ou crie uma nova.
• Data de vencimento: selecione a data e a hora de vencimento da tarefa. O formato da hora (por exemplo, formato 12 horas vs. 24 horas) é determinado com base nas suas definições de data e número.
• Definir para repetir (somente para usuários do Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional e Enterprise): marque a caixa de seleção, em seguida, insira um número e selecione um intervalo de tempo para que sua tarefa seja repetida. A opção Definir para repetir aparecerá ao criar tarefas a partir da página de índice de tarefas ou dentro de um registro individual, mas a opção não aparecerá se você estiver criando tarefas a partir de uma página de índice de objetos.

• Lembretes de tarefa ou Enviar lembrete: clique no menu suspenso para selecionar quando um lembrete por e-mail deve ser enviado ao proprietário da tarefa.
• Observações: insira detalhes sobre sua tarefa.

Criar tarefas

Você pode criar tarefas no HubSpot de várias ferramentas, incluindo a página de índice de tarefas, uma página de índice de objetos ou em um registro individual. Usuários do Sales Hub Professional e Enterprise também podem criar tarefas em uma sequência.

Se estiver em um dispositivo móvel, saiba como criar tarefas no aplicativo para dispositivos móveis da HubSpot. Para concluir tarefas uma depois da outra, você pode concluir tarefas consecutivamente em uma exibição.

Criar tarefas em páginas de índice e registros

Para criar uma tarefa a partir da página de índice de tarefas:

• Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tarefas.

• No canto superior direito, clique em Criar tarefa.

• No painel direito, insira os detalhes da tarefa.

• Clique em Criar. Para criar a tarefa atual e começar a criar outra tarefa, clique em Criar e adicionar outra.

• Acesse seus registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.
• Se estiver criando uma tarefa para vários registros em massa:

Observação: você somente pode criar tarefas em massa para a página atual que está sendo exibida. Não é possível criar tarefas para várias páginas. Por exemplo, se você estiver revisando 100 contatos de cada vez, poderá criar tarefas somente para esses 100 contatos.

• • Marque as caixas de seleção ao lado dos registros para os quais deseja criar as tarefas.
  • Clique em + Criar tarefas na parte superior da tabela.
  • No painel direito, insira os detalhes para suas tarefas e, em seguida, clique em Criar. Será criada uma tarefa para cada registro selecionado.
• Se estiver criando uma tarefa para um registro individual:
  • Clique no nome do registro.
  • No painel esquerdo, clique em tasks Tarefa.

• • No editor de tarefas, insira os detalhes da sua tarefa.

• • Clique em Criar.

Criar tarefas de acompanhamento das atividades do registro

• Acesse seus registros:
• Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
• Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
• Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
• Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
• Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.

• Clique no nome do registro.
• No painel esquerdo, clique em add Registrar para registrar uma chamada, e-mail ou reunião, ou em description Observação para criar uma observação. Você também pode clicar em email Emai E-mail para compor um rascunho de um e-mail individual.
• Na parte inferior do editor de atividades, marque a caixa de seleção Criar uma tarefa para acompanhar e clique no menu suspenso para definir uma data de vencimento para sua tarefa.

• Dependendo da atividade, clique em Registrar atividade, Salvar observação ou Enviar. Será criada uma nova tarefa.

Criar tarefas na caixa de entrada do Gmail

Se você tiver conectado a sua caixa de entrada pessoal do Gmail e instalado a extensão HubSpot Sales para Chrome, poderá criar tarefas na sua caixa de entrada do Gmail.

• Faça login no Gmail.
• No lado direito da sua caixa de entrada do Gmail, clique no sprocketícone de engrenagem.

• Clique na guia Tarefas.

• Clique em Criar tarefa e insira os detalhes da sua tarefa.
• No canto inferior, clique em Salvar.

Saiba como criar tarefas depois de enviar um e-mail no Gmail.

Crie tarefas usando fluxos de trabalho (somente usuários Professional e Enterprise)

Você pode criar tarefas automaticamente usando a ferramenta de fluxos de trabalho:

• Crie ou edite um fluxo de trabalho.
• Clique no + ícone de mais.
• No painel esquerdo, clique para expandir a seção CRM. Em seguida, selecione Criar tarefa.
• Configure os detalhes da sua tarefa:
  • Título: o nome da tarefa. 
  • Tipo: o tipo de tarefa, como E-mail, Chamada, Tarefa, Sales Navigator - InMail ou Sales Navigator - Solicitação de conexão. 
  • Data de vencimento: se a tarefa deve ser entregue imediatamente ou em uma data personalizada. 
  • Lembrete por e-mail: se o usuário atribuído deve receber um e-mail de lembrete sobre a tarefa. 
  • Observações: quaisquer detalhes adicionais sobre a tarefa.
  • Adicionar outra associação: por padrão, a tarefa será associada ao registro inscrito na tarefa. Use esta opção para associar a tarefa a outro registro. Você pode associar vários registros à tarefa. Para associar outro registro, clique em + Adicionar outra associação. 
  • Adicionar tarefa à fila compartilhada: adicione a nova tarefa a uma fila de tarefas compartilhadas. 
  • Prioridade: o nível de prioridade da tarefa, seja baixo, médio ou alto. 
  • Atribuir tarefa a: escolha a quem atribuir a tarefa, seja o proprietário do registro, um usuário específico ou ninguém. 

Definir tarefas para serem repetidas (somente para usuários do Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional e Enterprise)

Para tarefas que precisam ser concluídas de forma recorrente, os usuários com uma licença paga do Sales Hub ou do Service Hub Starter, Professional e Enterprise podem criar e usar tarefas repetitivas. Esses usuários somente podem criar tarefas recorrentes para outros usuários com uma licença paga do Sales Hub ou do Service Hub Starter, Professional e Enterprise.

Quando você define uma tarefa para ser repetida, uma nova tarefa será criada se a anterior for concluída, excluída ou ficar atrasada. Se uma tarefa repetitiva estiver atrasada, tanto a tarefa original como a nova aparecerão como tarefas a serem concluídas. 

• Acesse suas tarefas ou registros:
  • Tarefas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tarefas.
  • Contatos: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Contatos.
  • Empresas: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Empresas.
  • Negócios: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Negócios.
  • Tickets: Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Tickets.
  • Objetos personalizados: na sua conta da HubSpot, acesse Contatos > [Objeto personalizado]. Se a sua conta tiver mais do que um objeto personalizado, passe o mouse sobre Objetos personalizados e selecione o objeto personalizado que deseja visualizar.
• Se estiver na página de índice de tarefas, no canto superior direito, clique em Criar tarefa.
• Se estiver em uma página de índice de objetos, para criar uma tarefa repetitiva para um registro, clique no nome do registro. No painel esquerdo do registro, clique em tasksTarefa.
• No painel direito ou no editor de tarefas do registro, marque a caixa de seleção Definir para repetir.
• Insira ou clique nas setas para selecionar um número, depois use o menu suspenso para selecionar dias, semanas, meses ou anos como intervalo de tempo para que a sua tarefa seja repetida (por exemplo, a cada dois meses).

• Insira os outros detalhes da sua tarefa e, em seguida, clique em Criar.

Para impedir a criação de novas tarefas recorrentes, edite uma tarefa individual da série e desmarque a caixa de seleção Definido para repetir.

Definir padrões para criar tarefas

Você pode definir uma data de vencimento padrão, uma hora de vencimento e um período antes da data de vencimento de uma tarefa para receber um lembrete. Essas preferências serão aplicadas a todas as tarefas criadas na página de índice de tarefas ou em um registro. As tarefas criadas em uma sequência não serão preenchidas com esses padrões.

• Na sua conta da HubSpot, clique no nome da sua conta no canto superior direito, e em Perfil e Preferências.
• Selecione a guia Tarefas.

• Na seção Padrões, clique nos menus suspensos para selecionar o padrão:

• • Data de vencimento: selecione o número padrão de dias ou semanas em que suas tarefas vencerão após serem criadas.
  • Hora de vencimento: selecione a hora padrão em que suas tarefas vencerão.
  • Lembrete: selecione o valor de tempo padrão antes da data de vencimento da tarefa para receber um lembrete. Selecione Nenhum lembrete para desativar os lembretes de tarefa padrão.
• Na seção Tarefas de acompanhamento, marque a caixa de seleção para receber um lembrete para criar uma tarefa de acompanhamento sempre que você concluir uma tarefa em uma exibição de lista. Desmarque a caixa de seleção para desativar os lembretes de acompanhamento.
• Quando terminar, no canto inferior esquerdo, clique em Salvar.

Seus padrões preencherão automaticamente os campos Data de vencimento e Lembretes de tarefas quando você criar uma nova tarefa, mas ainda será possível ajustar esses campos para tarefas individuais conforme necessário.