Créer des tâches

Suivez votre liste de choses à faire dans HubSpot en créant des tâches. Vous pouvez créer des tâches en tant que rappels associés à des fiches d'informations spécifiques. Les utilisateurs de Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro, et Entreprise peuvent également créer des tâches récurrentes.

Vous pouvez également automatiser les tâches en fonction des étapes de la transaction.

Une fois que vous avez créé des tâches, découvrez comment modifier, effectuer et supprimer des tâches.

Détails de la tâche

Quel que soit l'endroit où vous créez une tâche dans HubSpot, vous pouvez remplir les informations suivantes. Découvrez comment définir une date d'échéance, une heure d'échéance et une date de rappel par défaut pour toutes les tâches que vous créez.

• Titre : saisissez un nom de tâche dans le champ Titre. Vous pouvez inclure le texte appel ou e-mail dans le titre de la tâche pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
• Type : sélectionnez Appel, E-mail ou À faire. Si vous utilisez l'intégration HubSpot avec LinkedIn Sales Navigator, sélectionnez Sales Navigator - Envoyer un InMail ou Sales Navigator - Demande de connexion. 
• Priorité : sélectionnez si la tâche est de faible, moyenne ou haute priorité.
• Associer aux fiches d'informationsou [x] associations : recherchez et sélectionnez les fiches d'informations à associer à la tâche.
• Attribué à : sélectionnez l'utilisateur à qui la tâche est attribuée.
• File d'attente : ajoutez la tâche à une file d'attente de tâches ou créez une nouvelle file d'attente.
• Date d'échéance : sélectionnez la date et l'heure auxquelles la tâche doit être effectuée. Le format de l'heure (par exemple, 12 heures ou 24 heures) est déterminé en fonction des paramètres de date et de numérotation de votre site.
• Régler pour répéter (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro, et Entreprise utilisateurs uniquement) : cochez la case , puis entrez un numéro et sélectionnez un intervalle de temps pour que votre tâche se répète. L'option Définir sur répéter apparaît lorsque vous créez des tâches à partir de la page index des tâches ou dans une fiche d'informations individuelle, mais l'option n'apparaît pas si vous créez des tâches à partir d'une page index d'objet.

• Rappels de tâches ou Envoyer un rappel : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le moment où un rappel par e-mail doit être envoyé au propriétaire de la tâche.
• Notes : saisissez les détails de votre tâche.

Créer des tâches

Vous pouvez créer des tâches dans HubSpot à partir de plusieurs outils, y compris la page index des tâches, une page index d'objet ou sur une fiche d'informations individuelle. Sales Hub Pro et Entreprise Les utilisateurs peuvent également créer des tâches dans une séquence.

Si vous êtes sur un appareil mobile, découvrez comment créer des tâches dans l'application mobile HubSpot. Pour effectuer des tâches à la suite les unes des autres, vous pouvez effectuer des tâches à la suite les unes des autres dans une vue.

Créer des tâches sur des pages index et des fiches d'informations

Pour créer une tâche à partir de la page index des tâches :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une tâche.

• Dans le panneau de droite, saisissez les détails de votre tâche.

• Cliquez sur Créer. Pour créer la tâche actuelle et commencer à créer une autre tâche, cliquez sur Créez et ajoutez un autre.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Si vous créez une tâche pour plusieurs fiches d'informations en masse :

Remarque : Vous pouvez créer des tâches en masse uniquement pour la page que vous consultez. Vous ne pouvez pas créer de tâches pour plusieurs pages. Par exemple, si vous passez en revue 100 contacts à la fois, vous ne pouvez créer des tâches que pour ces 100 contacts.

• • Cochez les cases à côté des fiches d'informations pour lesquelles vous souhaitez créer des tâches.
  • Cliquez sur + Créer des tâches en haut du tableau.
  • Dans le panneau de droite, saisissez les détails de vos tâches, puis cliquez sur Créer. Une tâche sera créée pour chaque fiche d'informations sélectionnée.
• Si vous créez une tâche pour une fiche d'informations individuelle :
  • Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
  • Dans le volet de gauche, cliquez sur Tâche tasks .

• • Dans l'éditeur de tâches, saisissez les détails de votre tâche.

• • Cliquez sur Créer.

Créer des tâches de suivi pour les activités des fiches d'informations

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Enregistrer add pour enregistrer un appel, un e-mail ou une réunion, ou sur Note description pour créer une note. Vous pouvez également cliquer sur E-mail email Emai pour rédiger un e-mail personnalisé.
• En bas de l'éditeur d'activités, cochez la case Créer une tâche de suivi et cliquez sur le menu déroulant pour définir une date d'échéance pour votre tâche.

• En fonction de l'activité, cliquez sur Enregistrer une activité, Sauvegarder le commentaire ou Envoyer. Une nouvelle tâche sera créée.

Créer des tâches dans votre boîte de réception Gmail

Si vous avez connecté votre boîte de réception Gmail personnelle et que vous avez installé l'extension Hub Sales pour Chrome, vous pouvez créer des tâches dans votre boîte de réception Gmail.

• Connectez-vous à Gmail.
• Sur la droite de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l'icône HubSpot sprocket.

• Cliquez sur l'onglet Tâches.

• Cliquez sur Créer une tâche, puis saisissez les détails de votre tâche.
• En bas, cliquez sur Enregistrer.

Découvrez comment créer des tâches après avoir envoyé un e-mail dans Gmail.

Créer des tâches à l'aide de workflows (Pro et Entreprise utilisateurs uniquement)

Vous pouvez créer automatiquement des tâches à l'aide de l'outil Workflows :

• Créez ou modifiez un workflow.
• Cliquez sur l'icône Plus (+).
• Dans le panneau de gauche, cliquez pour développer la section CRM. Sélectionnez ensuite Créer une tâche.
• Configurez les détails de votre tâche :
  • Titre : le nom de la tâche. 
  • Type : le type de tâche, tel que E-mail, Appel, À faire, Sales Navigator - InMail ou Sales Navigator - Demande de connexion. 
  • Date d'échéance : si la tâche est due immédiatement ou à une date personnalisée. 
  • Rappel par e-mail : si l'utilisateur assigné doit recevoir un e-mail de rappel de la tâche. 
  • Notes : tout détail supplémentaire concernant la tâche.
  • Ajouter une autre association : par défaut, la tâche sera associée à la fiche d'informations inscrite dans la tâche. Cette option permet d'associer la tâche à une autre fiche d'informations. Vous pouvez associer plusieurs fiches d'informations à la tâche. Pour associer une autre fiche d'informations, cliquez sur + Ajouter une autre association. 
  • Ajouter la tâche à la file d'attente partagée : ajoutez la nouvelle tâche à une file d'attente partagée. 
  • Priorité : le niveau de priorité de la tâche (faible, moyen ou élevé). 
  • Attribuer une tâche à : choisissez à qui assigner la tâche, que ce soit au propriétaire de la fiche d'informations, à un utilisateur spécifique ou à personne. 

Définir des tâches à répéter (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro, et Entreprise utilisateurs seulement)

Pour les tâches qui doivent être effectuées de manière récurrente, les utilisateurs disposant d'une licence utilisateur payante Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro et Entreprise peuvent créer et utiliser des tâches répétitives. Ces utilisateurs peuvent uniquement créer des tâches récurrentes pour d'autres utilisateurs disposant d'une licence utilisateur payante Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro et Entreprise.

Lorsque vous définissez la répétition d'une tâche, une nouvelle tâche est créée si la tâche précédente est achevée, supprimée ou en retard. Si une tâche répétitive est en retard, la tâche initiale et la nouvelle tâche apparaîtront comme des tâches à accomplir. 

• Accédez à vos tâches ou vos fiches d'informations :
  • Tâches : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Si vous êtes sur la page index des tâches, en haut à droite, cliquez sur Créer une tâche.
• Si vous êtes sur une page index d'objet, pour créer une tâche répétitive pour une fiche d'informations, cliquez sur le nom de la fiche d'informations. Dans le panneau gauche de la fiche d'informations, cliquez sur Tâche tasks.
• Dans le panneau de droite ou dans l'éditeur de tâches de la fiche d'informations, cochez la case Définir sur répéter.
• Saisissez ou cliquez sur les flèches pour sélectionner un nombre, puis utilisez le menu déroulant pour sélectionner les jours, les semaines, les mois ou les années comme intervalle de temps pour la répétition de votre tâche (par exemple, tous les 2 mois).

• Saisissez les autres détails de votre tâche, puis cliquez sur Créer.

Pour empêcher la création de nouvelles tâches récurrentes, modifiez une tâche individuelle dans la série et décochez la case Définir sur répéter.

Définir des paramètres par défaut pour créer des tâches

Vous pouvez définir, par défaut, une date d'échéance, une heure d'échéance et une période avant la date d'échéance d'une tâche et l'envoi d'un rappel. Ces préférences s'appliquent à toutes les tâches que vous créez dans la page index des tâches ou dans une fiche d'informations. Les tâches créées dans une séquence ne contiendront pas ces paramètres par défaut.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans le coin supérieur droit, puis sur Profil et préférences.
• Sélectionnez l'onglet Tâches.

• Dans la section Paramètres par défaut, cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la valeur par défaut :

• • Date d'échéance : sélectionnez le nombre de jours ou de semaines par défaut pour l'échéance de vos tâches après leur création.
  • Heure d'échéance : sélectionnez l'heure par défaut pour l'échéance de vos tâches.
  • Rappel : sélectionnez la durée par défaut avant la date d'échéance de votre tâche pour l'envoi d'un rappel. Sélectionnez Aucun rappel pour désactiver les rappels de tâches par défaut.
• Dans la section Tâches de suivi, sélectionnez la case à cocher pour recevoir un rappel pour créer une tâche de suivi à chaque fois que vous terminez une tâche à partir d'une vue de liste. Désélectionnez la case à cocher pour désactiver les rappels de suivi.
• Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Vos paramètres par défaut renseigneront automatiquement les champs Date d'échéance et Rappels de tâche lorsque vous créez une nouvelle tâche, mais vous pouvez toujours ajuster ces champs pour chaque tâche, le cas échéant.