Créer des tâches

Suivez votre liste de choses à faire dans HubSpot en créant des tâches. Vous pouvez créer des tâches en tant que rappels associés à des enregistrements spécifiques. Les utilisateurs de Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro, et Entreprise peuvent également créer des tâches récurrentes.

Vous pouvez également automatiser les tâches en fonction des étapes de la transaction.

Une fois que vous avez créé des tâches, apprenez à modifier, compléter et supprimer des tâches.

Détails de la tâche

Quel que soit l'endroit où vous créez une tâche dans HubSpot, vous pouvez remplir les informations suivantes. Découvrez comment définir une date d'échéance, une heure d'échéance et une date de rappel par défaut pour toutes les tâches que vous créez.

• Titre : entrez un nom de tâche dans le champ Titre. Incluez le texte call ou email dans le titre de votre tâche pour définir automatiquement le type de tâche correspondant.
• Type : sélectionner Appeler, Email, ou A faire. Si vous utilisez l'intégration de HubSpot avec LinkedIn Sales Navigator, sélectionnez Sales Navigator - Send InMail ou Sales Navigator - Connection request. 
• Priorité : sélectionner si la tâche est de faible, moyenne ou haute priorité.
• Associer aux enregistrements ou [x] associations : rechercher et sélectionner les enregistrements à associer à la tâche.
• Assigné à : sélectionner l'utilisateur à qui la tâche est assignée.
• File d'attente : ajouter la tâche à une file d'attente existante ou créer une nouvelle file d'attente.
• Date d'échéance : sélectionnez la date et l'heure auxquelles la tâche doit être effectuée. Le format de l'heure (par exemple, 12 heures ou 24 heures) est déterminé en fonction des paramètres de date et de numérotation de votre site .
• Régler pour répéter (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro, et Entreprise utilisateurs uniquement) : cochez la case , puis entrez un numéro et sélectionnez un intervalle de temps pour que votre tâche se répète. L'option Set to repeat apparaît lorsque vous créez des tâches à partir de la page d'index des tâches ou dans un enregistrement individuel, mais l'option n'apparaît pas si vous créez des tâches à partir d'une page d'index des objets.

• Rappels de tâches ou Envoyer un rappel : cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner le moment où un rappel par e-mail doit être envoyé au propriétaire de la tâche.
• Notes : saisissez les détails de votre tâche.

Créer des tâches

Vous pouvez créer des tâches dans HubSpot à partir de plusieurs outils, y compris la page d'index des tâches, une page d'index des objets, ou sur un enregistrement individuel. Les utilisateurs de "Sales Hub" Professional et Enterprise peuvent également créer des tâches dans une séquence.

Si vous êtes sur un appareil mobile, découvrez comment créer des tâches dans l'application mobile HubSpot. Pour effectuer des tâches à la suite les unes des autres, vous pouvez effectuer des tâches à la suite les unes des autres dans une vue.

Créer des tâches sur les pages d'index et les enregistrements

Pour créer une tâche à partir de la page d'index des tâches :

• Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.

• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer une tâche.

• Dans le panneau de droite, entrez les détails de votre tâche.

• Cliquez sur Créer. Pour créer la tâche actuelle et commencer à créer une autre tâche, cliquez sur Créer et ajouter une autre tâche.

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Si vous créez une tâche pour plusieurs enregistrements en vrac :

Remarque : Vous ne pouvez créer des tâches en masse que pour la page que vous consultez. Vous ne pouvez pas créer de tâches pour plusieurs pages. Par exemple, si vous passez en revue 100 contacts à la fois, vous ne pouvez créer des tâches que pour ces 100 contacts.

• • Cochez les cases à côté des enregistrements pour lesquels vous souhaitez créer des tâches.
  • Cliquez sur + Créer des tâches en haut du tableau.
  • Dans le panneau de droite, entrez les détails de vos tâches, puis cliquez sur Créer. Une tâche sera créée pour chaque enregistrement sélectionné.
• Si vous créez une tâche pour un enregistrement individuel :
  • Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur tasks Task.

• • Dans l'éditeur de tâches, saisissez les détails de votre tâche sur .

• • Cliquez sur Créer.

Créer des tâches de suivi pour les activités d'enregistrement

• Accédez à vos fiches d'informations :
• Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
• Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
• Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
• Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.

• Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur add Log to log a call, email, or meeting, or description Note to create a note. Vous pouvez également cliquer sur email Emai Email pour rédiger un e-mail personnalisé.
• En bas de l'éditeur d'activités, cochez la case Créer une tâche de suivi et cliquez sur le menu déroulant pour définir une date d'échéance pour votre tâche.

• En fonction de l'activité, cliquez sur Log activity, Enregistrer note, ou Send. Une nouvelle tâche sera créée.

Créer des tâches dans votre boîte de réception Gmail

Si vous avez connecté votre boîte de réception Gmail personnelle et installé l'extension Chrome HubSpot Sales, vous pouvez créer des tâches dans votre boîte de réception Gmail.

• Connectez-vous à Gmail.
• Sur le côté droit de votre boîte de réception Gmail, cliquez sur l'icône sprocket.

• Cliquez sur l'onglet Tâches.

• Cliquez sur Créer une tâche, puis entrez les détails de votre tâche.
• En bas, cliquez sur Enregistrer.

Découvrez comment créer des tâches tout en après avoir envoyé un e-mail dans Gmail.

Créer des tâches à l'aide de workflows (Pro et Entreprise utilisateurs uniquement)

Vous pouvez créer automatiquement des tâches à l'aide de l'outil "workflows" :

• Créer ou modifier un workflow.
• Cliquez sur l'icône + plus.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer la section CRM . Sélectionnez ensuite Créer une tâche.
• Configurez les détails de votre tâche :
  • Titre : le nom de la tâche. 
  • Type : le type de tâche, tel que Email, Call, To-do, Sales Navigator - InMail, ou Sales Navigator - Connection Request. 
  • Date d'échéance : si la tâche est due immédiatement ou à une date personnalisée. 
  • Rappel par e-mail : si l'utilisateur assigné doit recevoir un "e-mail" de rappel de la tâche. 
  • Notes : tout détail supplémentaire concernant la tâche.
  • Ajouter une autre association : par défaut, la tâche sera associée à l'enregistrement inscrit dans la tâche. Cette option permet d'associer la tâche à un autre enregistrement. Vous pouvez associer plusieurs enregistrements à la tâche. Pour associer un autre enregistrement, cliquez sur + Ajouter une autre association. 
  • Ajouter la tâche à la file d'attente partagée : ajoute la nouvelle tâche à une file d'attente partagée. 
  • Priorité : le niveau de priorité de la tâche, faible, moyen ou élevé. 
  • Assigner la tâche à : choisir à qui assigner la tâche, que ce soit au propriétaire de l'enregistrement, à un utilisateur spécifique ou à personne. 

Définir des tâches à répéter (Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro, et Entreprise utilisateurs seulement)

Pour les tâches qui doivent être effectuées de manière récurrente, les utilisateurs disposant d'un siège payant de Sales Hub ou Service Hub Starter, Pro et Entreprise peuvent créer et utiliser des tâches répétitives. Un utilisateur disposant d'un siège payant ne peut pas créer une tâche répétitive pour un utilisateur non payant.

Lorsque vous définissez la répétition d'une tâche, une nouvelle tâche est créée si la tâche précédente est achevée, supprimée ou en retard. Si une tâche répétitive est en retard, la tâche initiale et la nouvelle tâche apparaîtront comme des tâches à accomplir. 

• Naviguez vers vos tâches ou vos enregistrements :
  • Tâches: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tâches.
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
  • Objets personnalisés : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > [Objet personnalisé]. Si votre compte comporte plusieurs objets personnalisés, passez la souris sur Objets personnalisés, puis sélectionnez l'objet personnalisé que vous souhaitez afficher.
• Si vous êtes sur la page d'index des tâches, en haut à droite, cliquez sur Créer une tâche.
• Si vous êtes sur une page d'index des objets, pour créer une tâche répétitive pour un enregistrement, cliquez sur le nom de l'enregistrement. Dans le panneau gauche de l'enregistrement, cliquez sur tasks Task.
• Dans le panneau de droite ou dans l'éditeur de tâches de l'enregistrement, cochez la case Set to repeat.
• Saisissez ou cliquez sur les flèches pour sélectionner un nombre , puis utilisez le menu déroulant pour sélectionner jours, semaines, mois, ou années comme intervalle de temps pour la répétition de votre tâche (par exemple, tous les 2 mois).

• Saisissez les autres détails de votre tâche, puis cliquez sur Créer.

Pour empêcher la création de nouvelles tâches récurrentes, modifiez une tâche individuelle dans la série et décochez la case Set to repeat.

Définir des paramètres par défaut pour créer des tâches

Vous pouvez définir une date d'échéance par défaut, une heure d'échéance et un délai avant la date d'échéance d'une tâche pour recevoir un rappel. Ces préférences s'appliquent à toutes les tâches que vous créez dans la page d'index des tâches ou dans un enregistrement. Les tâches créées dans une séquence ne seront pas remplies avec ces valeurs par défaut.

• Dans votre compte HubSpot, cliquez sur le nom de votre compte dans le coin supérieur droit, puis sur Profil et préférences.
• Sélectionnez l'onglet Tasks.

• Dans la section Defaults, cliquez sur les menus déroulants pour sélectionner la valeur par défaut :

• • Date d'échéance: sélectionnez le nombre par défaut de jours ou de semaines que vos tâches doivent respecter après leur création.
  • Échéance: sélectionnez l'heure par défaut à laquelle vos tâches doivent être exécutées.
  • Rappel: sélectionnez le délai par défaut avant la date d'échéance de votre tâche pour recevoir un rappel. Sélectionnez Pas de rappel pour désactiver les rappels de tâches par défaut.
• Dans la section Tâches de suivi, cochez la case pour recevoir un rappel de création d'une tâche de suivi chaque fois que vous terminez une tâche à partir d'une vue de liste. Décochez la case pour désactiver les rappels de suivi.
• Une fois que vous avez terminé, en bas à gauche, cliquez sur Enregistrer.

Vos valeurs par défaut rempliront automatiquement les champs Date d'échéance et Rappels de tâches lorsque vous créez une nouvelle tâche, mais vous pouvez toujours ajuster ces champs pour des tâches individuelles si nécessaire.