Gestisci l'elenco delle autorizzazioni e delle esclusioni nella casella di posta delle conversazioni o nell'help desk

Quando colleghi l'email del tuo team alla casella di posta delle conversazioni o all'help desk, tutte le email in arrivo verranno inviate lì. Per mantenere questi canali organizzati, configura i tuoi elenchi di indirizzi consentiti e non consentiti in modo da tenere la tua casella di posta libera dalle email che non richiedono l'attenzione del tuo team.

L'aggiunta di un indirizzo e-mail o di un dominio all'elenco degli indirizzi consentiti o bloccati in HubSpot non influirà sulle impostazioni del client di posta esterno associato all'account e-mail del team (ad esempio, le e-mail aggiunte all'elenco degli indirizzi bloccati in HubSpot non verranno inviate alla cartella dello spam in un account Gmail o Outlook collegato).

Aggiungi indirizzi e-mail o domini all’elenco degli indirizzi consentiti o bloccati

Le conversazioni inviate da indirizzi e-mail o domini inclusi nell’elenco degli indirizzi consentiti non verranno mai contrassegnate come spam, mentre quelle provenienti da indirizzi e-mail o domini inclusi nell’elenco degli indirizzi da bloccare verranno contrassegnate come spam e non appariranno nella posta in arrivo né nell’help desk.

Quando un'e-mail arriva nella casella di posta delle conversazioni collegata da un indirizzo non ancora presente nel tuo CRM, viene creato un contatto per impostazione predefinita. Per impedire che le e-mail di notifica indesiderate creino contatti, aggiungi l'indirizzo e-mail o il dominio del mittente all'elenco di esclusione. Ad esempio, puoi aggiungere tasks.clickup.com per impedire che le e-mail di notifica di ClickUp creino contatti.

Se una conversazione viene contrassegnata come spam, manualmente o automaticamente in base alle regole di filtraggio, verrà eliminata definitivamente dalla vista "Spam " dopo 90 giorni.

Per aggiungere indirizzi e-mail o domini all’elenco degli indirizzi consentiti o a quello degli indirizzi da escludere:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, vai su Posta in arrivo e Help Desk > Elenco dei mittenti consentiti e non consentiti.
3. Accedere all’elenco degli indirizzi consentiti o a quello degli indirizzi bloccati, quindi fare clic su Aggiungi indirizzo e-mail o dominio.
   
   
4. Nella finestra di dialogo, inserisci un indirizzo e-mail o un dominio.

• • Per consentire o bloccare le email inviate alla Posta in arrivo da un mittente specifico, inserisci l'indirizzo email nel formato emailaddress@domain.com (ad esempio, name@hubspot.com).
  • Per consentire o rifiutare le email inviate alla Posta in arrivo da un dominio specifico, inserisci il dominio nel formato domain.com (ad es., hubspot.com).

• • Fai clic su " Aggiungi".

Contrassegnare automaticamente le email come spam

È possibile gestire quali tipi di email verranno contrassegnati automaticamente come spam. Ad esempio, è possibile scegliere di contrassegnare automaticamente come spam tutte le email contenenti un link di iscrizione.

Se un'e-mail o una conversazione è stata precedentemente contrassegnata come spam, ma l’ultimo messaggio della conversazione non soddisfa i criteri di spam, l’e-mail verrà automaticamente rimossa dalla cartella dello spam. Ad esempio, se un rappresentante avvia una conversazione con un contatto e la risposta automatica di vacanza del contatto invia un messaggio, la conversazione verrà automaticamente contrassegnata come spam. Tuttavia, se il contatto risponde in seguito nello stesso thread con un messaggio vero e proprio, il thread verrà automaticamente spostato fuori dalla cartella dello spam.

Comportamento predefinito

Oltre agli indirizzi e-mail e ai domini che aggiungi manualmente alla tua lista di indirizzi consentiti o bloccati, nella tua casella di posta o nell’help desk si verificherà quanto segue per impostazione predefinita:

Nota: ad eccezione delle email contrassegnate come spam dal proprio provider di posta elettronica, queste regole non possono essere ignorate aggiungendo gli indirizzi email o i domini all’elenco dei mittenti autorizzati.

• Le e-mail inviate da un contatto esistente nel proprio database non verranno contrassegnate come spam, a meno che non si tratti di una risposta automatica.
• Le e-mail inviate dall’indirizzo e-mail del tuo team collegato a quello stesso indirizzo e-mail verranno contrassegnate come spam. Ciò contribuisce a prevenire i loop di e-mail e non può essere ignorato dall’elenco dei mittenti autorizzati.
• Le email inviate da un visitatore bloccato verranno contrassegnate come spam.
• Le email inviate da noreply@hubspot.com e noreply@notifications.hubspot.com verranno contrassegnate come spam.
• Le email inviate dal tuo account HubSpot (ad esempio, quelle inviate dai tuoi flussi di lavoro) verranno contrassegnate come spam.
• Le email inviate in risposta a un'email del flusso di lavoro che crea un nuovo thread nella casella di posta in arrivo o nell’help desk verranno contrassegnate come spam.
• Le email contrassegnate come spam dal tuo provider di posta elettronica verranno contrassegnate come spam nella casella di posta delle conversazioni o nell’help desk e appariranno nella vista Spam. Se l’email viene inviata da un indirizzo email o da un dominio incluso nella tua lista dei mittenti autorizzati, apparirà invece come una normale email.

Contrassegna automaticamente come spam

Per gestire quali tipi di email verranno contrassegnati automaticamente come spam, seleziona o deseleziona la casella di controllo accanto alle seguenti voci:

• Email di risposta automatica: un'email generata automaticamente, come una risposta automatica o un messaggio di assenza dall'ufficio.
• Email di marketing: email inviate nell’ambito di una campagna di marketing.
• Email basate sul ruolo: email non inviate da una persona specifica, ma da un’azienda, un reparto, una posizione o un gruppo. Elenco completo delle email basate sul ruolo:
  • abuse
  • admin
  • avviso
  • fatturazione
  • conformità
  • devnull
  • DNS
  • finanza
  • ftp
  • amministratore del server
  • info
  • infrastruttura
  • inoc
  • feedback-isp
  • supporto-isp
  • it
  • elenco
  • richiesta-elenco
  • maildaemon
  • mailer-daemon
  • marketing
  • no-reply
  • noc
  • noreply
  • null
  • phish
  • phishing
  • postmaster
  • privacy
  • registrar
  • root
  • vendite
  • sicurezza
  • spam
  • assistenza
  • amministrazione di sistema
  • tecnologia
  • destinatari non divulgati
  • annulla iscrizione
  • Usenet
  • uucp
  • webmaster
  • www
  • E-mail con link di iscrizione: e-mail contenenti link per annullare l'iscrizione.
• Fai clic su Salva.

Contrassegna le e-mail come non spam

Se un visitatore è stato contrassegnato come spam, puoi rimuovere il contrassegno di spam in modo che le future email provenienti da questo mittente vengano recapitate nella tua casella di posta in arrivo o all'help desk.

1. Accedi alla casella di posta delle conversazioni o all’help desk:
   • Per accedere alla casella di posta delle conversazioni, vai su CRM > Posta in arrivo.
   • Per accedere all'help desk, vai su Ambienti di lavoro > Help desk.
2. Nella barra laterale sinistra, vai alla vista Spam.
3. Fai clic su una conversazione via e-mail per aprirla.
4. Nel banner sopra la conversazione, clicca su Contrassegna come non spam.

Se hai attivato le impostazioni di creazione automatica dei ticket per la tua casella di posta in arrivo, verrà creato un nuovo ticket non appena contrassegni una conversazione e-mail come "non spam". Questo nuovo ticket riporterà la data e l'ora di ricezione originale dell'e-mail, non quella in cui è stata contrassegnata come "non spam". Verranno creati nuovi ticket solo per le e-mail che sono state contrassegnate automaticamente come spam.