Nicht gespeicherte Anrufaufnahmen in HubSpot

Es gibt mehrere mögliche Gründe, warum die Aufzeichnung eines Anrufs mit dem Calling-Tool von HubSpot nicht in der Chronik eines Kontakts gespeichert wurde. 

Anrufaufzeichnung ist deaktiviert 

Die Möglichkeit, Anrufe aufzuzeichnen, wird auf Account-Ebene eingestellt. Diese Einstellung gilt also für alle Benutzer, die in einem Account Anrufe tätigen. Sie kann von einem Benutzer mit Berechtigungen für Account-Zugriff aktiviert oder deaktiviert werden:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Navigieren Sie im Menü in der linken Seitenleiste zu Anrufen. 

• Aktivieren Sie auf der Registerkarte Anrufkonfigurationen das Kontrollkästchen Anrufaufzeichnung zulassen . Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird die Schaltfläche „Aufzeichnen“ nicht angezeigt, wenn Nutzer einen Anruf tätigen. Falls Sie diese Option also nicht sehen, erkundigen Sie sich bei anderen Administratoren für Ihren Account, ob sie diese Einstellung deaktiviert haben.

Aufzeichnung der erforderlichen zweiseitigen Zustimmung 

In vielen Ländern gibt es Gesetze zur beiderseitigen Zustimmung. Diese schreiben vor, dass beide Parteien (der Anrufer und der Kontakt, der angerufen wird) damit einverstanden sein müssen, dass ein Anruf aufgezeichnet wird. Falls Sie häufig Nummern in US-Bundesstaaten anrufen, in denen diese Zustimmung beider Parteien nicht erforderlich ist, sind Sie es vielleicht gewohnt, dass Ihre Anrufe automatisch aufgezeichnet werden, ohne dass Sie auf die Schaltfläche „Aufzeichnen“ klicken müssen. 

Wenn Sie jedoch Anrufe in die 13 US-Bundesstaaten oder in Länder tätigen, in denen die beiderseitige Einwilligung gesetzlich vorgeschrieben ist, müssen Sie Ihre Gesprächspartner um ihre Erlaubnis bitten, und, wenn Sie diese erhalten haben, auf die Schaltfläche „Aufzeichnen“ klicken. Es daraufhin wird ein Popup-Feld angezeigt, in dem Sie „Ich habe meinen Gesprächspartner informiert“ auswählen müssen, um zu bestätigen, dass die angerufene Partei mit der Aufzeichnung des Gesprächs einverstanden ist.

Wenn Sie nicht auf „Aufzeichnen“ klicken und bestätigen, dass Ihr Gesprächspartner informiert wurde, wird der Anruf nicht aufgezeichnet. Erfahren Sie mehr über die Gesetzeslage zur Anrufaufzeichnung.

Die Aufzeichnung wurde vor Gesprächsende beendet 

Wenn die Schaltfläche „Aufzeichnen“ beim Beenden des Anrufs rot ist, wird die Anrufaufzeichnung gespeichert. Wenn die Aufzeichnung jedoch zu Beginn des Anrufs eingeschaltet und vor dem Beenden des Anrufs gestoppt wird, wird diese Aufzeichnung nicht gespeichert. 

Aufzeichnung an: 

Aufzeichnung aus: 

Wenn Sie Ihren Anruf aufzeichnen möchten, aktivieren Sie die Schaltfläche für Aufzeichnung zu Beginn des Gesprächs und schalten Sie die Aufzeichnung während des Gesprächs nicht aus. Klicken Sie nach dem Beenden des Anrufs auf die Schaltfläche „Speichern“, damit der Anruf und die Aufzeichnung in der Chronik des Kontakts gespeichert werden.

Die Aufzeichnung wurde manuell gelöscht 

Jeder Benutzer mit Zugriff auf die Chronik eines Kontakts kann Aufzeichnungen aus derselben löschen. Dazu reicht es, auf das Löschen-Symbol delete neben einer Aufzeichnung zu klicken und den Löschvorgang dann in einem Pop-up-Fenster zu bestätigen. 

Wenn eine Aufzeichnung, die Sie zuvor in der Chronik eines Kontakts gesehen haben, plötzlich fehlt, fragen Sie die Benutzer in Ihrem Account, die ebenfalls mit diesem Kontakt arbeiten, ob sie die Aufzeichnung gelöscht haben.

Anruf wurde nicht verbunden

Der Anruf muss verknüpft werden, damit die Aufzeichnung beginnen kann. Anrufe mit einem Status vom Typ „Keine Antwort“ bedeuten, dass der Anruf nicht mit der Telefonnummer des Empfängers verbunden werden konnte und kein Anruf stattgefunden hat. Es gab daher nichts zum Aufzeichnen.