Gespreksopnames worden niet opgeslagen in HubSpot

Er zijn een aantal mogelijke redenen waarom je gespreksopname met de HubSpot-beltool niet is opgeslagen in de tijdlijn van een contactpersoon.

Gespreksopname is uitgeschakeld

De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een instelling die voor het hele account geldt en van invloed is op alle gebruikers die binnen het account bellen. Deze functie kan worden in- of uitgeschakeld door een gebruiker met toegangsrechten voor het account :

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Ga in het menu aan de linkerkant naar ‘Bellen’.
3. Klik op het tabblad 'Gespreksconfiguraties '.
4. Schakel het selectievakje 'Gespreksopname toestaan' in. Als deze instelling is uitgeschakeld, wordt de opnameknop niet weergegeven tijdens het voeren van een gesprek. Als u de optie om op te nemen niet ziet, neem dan contact op met de andere beheerders in uw account om te controleren of zij deze instelling hebben uitgeschakeld.

Opname vereist toestemming van beide partijen

In sommige regio's gelden wetten die toestemming van beide partijen vereisen, wat betekent dat beide partijen (de beller en de persoon die het gesprek ontvangt) toestemming moeten geven voor het opnemen van het gesprek. Als je vaak nummers belt vanuit Amerikaanse staten waar geen toestemming van beide partijen vereist is, ben je er wellicht aan gewend dat je gesprekken standaard worden opgenomen zonder dat je tijdens het bellen op de knop ‘Opnemen’ hoeft te klikken.

Wanneer u echter naar een van de 13 Amerikaanse staten belt of internationale gesprekken voert waar toestemming van beide partijen vereist is, moet u op de knop ‘Opnemen’ klikken. In het pop-upvenster dat verschijnt, moet u ‘Ik heb hen geïnformeerd’ selecteren om te bevestigen dat u toestemming van de ontvanger hebt gekregen om het gesprek op te nemen.

Als u niet op de opnameknop klikt en niet bevestigt dat u toestemming hebt, wordt het gesprek niet opgenomen. Lees meer over wetgeving inzake het opnemen van gesprekken.

De opname is uitgeschakeld voordat het gesprek was beëindigd

Als de knop 'Opnemen' rood is wanneer het gesprek eindigt, wordt de opname opgeslagen. Als de opname echter aan het begin van het gesprek is ingeschakeld en vervolgens is uitgeschakeld voordat het gesprek eindigt, wordt die opname niet opgeslagen.

Opname aan:

Opname uitgeschakeld:

Om uw gesprek op te nemen, moet u ervoor zorgen dat de opnameknop is ingeschakeld wanneer u het gesprek start, en mag u de opnameknop op geen enkel moment tijdens het gesprek uitschakelen. Zodra het gesprek is beëindigd, klikt u op de knop 'Opslaan' zodat het gesprek en de opname worden opgeslagen in de tijdlijn van de contactpersoon.

Opname is handmatig verwijderd

Elke gebruiker met toegang tot de tijdlijn van de contactpersoon kan een opname verwijderen door op hetverwijderpictogramdelete naastde opname te klikken en het verwijderen te bevestigen in het pop-upvenster dat verschijnt.

Als een opname die je eerder op de tijdlijn van een contactpersoon zag, ontbreekt, neem dan contact op met andere gebruikers in het account die ook met die contactpersoon werken om te controleren of zij deze hebben verwijderd.

De verbinding is niet tot stand gekomen

Het gesprek moet tot stand komen voordat de opname kan beginnen. Gesprekken met de status ‘Geen antwoord’ betekenen dat het gesprek nooit verbinding heeft gemaakt met de telefoonlijn van de ontvanger en dat er geen gesprek heeft plaatsgevonden, dus was er niets om op te nemen.

Gespreksopname staat nog steeds gemarkeerd als "In uitvoering"

De opname wordt mogelijk niet weergegeven als de status van het gesprek onjuist is. Zorg ervoor dat deze is ingesteld op ‘Voltooid’.