Gespreksopname niet opgeslagen in HubSpot

Er zijn een paar mogelijke redenen waarom uw gespreksopname met de HubSpot beltool niet is opgeslagen op de tijdlijn van een contactpersoon.

Gespreksopname is uitgeschakeld

De mogelijkheid om gesprekken op te nemen is een accountbrede instelling, die van invloed is op alle gebruikers die gesprekken voeren in het account. Het kan aan- of uitgezet worden door een gebruiker mettoegangsrechten voor de account :

• Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
• Navigeer in het menu aan de linkerkant naar Bellen.

• Klik op het tabblad Gespreksconfiguraties.
• Schakel het selectievakje Gespreksopname toestaan in. Als deze instelling is uitgeschakeld, zal de knopOpnemen niet verschijnen wanneer u een gesprek voert. Als u de optie om op te nemen niet ziet, controleer dan bij de andere beheerders in uw account of zij deze instelling hebben uitgezet.

Voor opname is toestemming van twee partijen nodig

Sommige gebieden hebben twee partijen toestemming wetten, wat betekent dat beide partijen (de beller en de contactpersoon die het gesprek ontvangt) toestemming moeten geven voor het opnemen van het gesprek. Als u vaak nummers belt uit Amerikaanse staten waar geen toestemming van twee partijen is vereist, bent u er misschien aan gewend dat uw gesprekken standaard worden opgenomen zonder dat u tijdens het bellen op de opnameknop hoeft te klikken.

Wanneer u echter een van de 13 Amerikaanse staten belt of internationale gesprekken voert waarbij toestemming van twee partijen is vereist, moet u op de opnameknop klikken. In het pop-upvenster dat verschijnt, moet u I have informed them selecteren om te bevestigen dat u toestemming van de ontvanger hebt gekregen om het gesprek op te nemen.

Als u niet op de knop Opnemen klikt en bevestigt dat u toestemming hebt, zal het gesprek niet worden opgenomen. Meer informatie over wetten over het opnemen van gesprekken.

De opname is uitgeschakeld voordat het gesprek werd beëindigd

Als de opnameknop rood is wanneer het gesprek wordt beëindigd, wordt de gespreksopname opgeslagen. Als de opname echter aan het begin van het gesprek is ingeschakeld en vervolgens is uitgeschakeld voordat het gesprek werd beëindigd, wordt die opname niet opgeslagen.

Opname aan:

Opname uit:

Om uw gesprek op te nemen, moet u ervoor zorgen dat de opnameknop is ingeschakeld wanneer u het gesprek plaatst, en mag u de opnameknop op geen enkel moment tijdens het gesprek uitschakelen. Zodra het gesprek is beëindigd, klikt u op de knop Opslaan zodat het gesprek en de opname worden opgeslagen op de tijdlijn van de contactpersoon.

Opname werd handmatig verwijderd

Elke gebruiker met toegang tot de contact tijdlijn kan een opname verwijderen door op hetverwijder icoon te klikken naast de opname en de verwijdering te bevestigen in het pop-up venster dat verschijnt.

Als een opname die u eerder zag op de tijdlijn van een contact ontbreekt, controleer dan bij alle gebruikers in de account die ook met die contactpersoon werken of zij de opname hebben verwijderd.

Gesprek heeft geen verbinding gemaakt

Het gesprek moet verbonden zijn om de opname te kunnen starten. Oproepen met de status "Geen antwoord" betekenen dat de oproep nooit verbinding heeft gemaakt met de telefoonlijn van de ontvanger en dat er geen gesprek heeft plaatsgevonden, dus er was niets om op te nemen.