Aktivitäten zu Datensätzen zuordnen

Die Aktivitäten in der Chronik eines Datensatzes können mit anderen Datensätzen automatisch oder manuell verknüpft werden. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, persönliche E-Mails, Meetings, Notizen, Aufgaben, Briefpostsendungen sowie LinkedIn-, SMS- und WhatsApp-Nachrichten. Wenn eine Aktivität mit einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objekt-Datensatz verknüpft ist, wird die Aktivität in der Aktivitäts-Timeline des Datensatzes angezeigt.

Sie können auch den Verlauf der verknüpften Aktivitäten auf einem Datensatz anzeigen oder Datensätze mit einander verknüpfen.

Automatische Zuordnungen von Aktivitäten

Aktivitäten in einem Datensatz werden automatisch mit bestimmten zugehörigen Datensätzenverknüpft. Ob eine Aktivität automatisch zugeordnet wird, hängt von der Art der Aktivität, dem Ort, an dem die Aktivität zuerst protokolliert wurde, und den zugeordneten Objekten ab.

In Ihren Aktivitäteneinstellungen können Sie die Standardeinstellungen für Zuordnungen anzeigen, um nachzuvollziehen, wie Aktivitäten zugeordnet werden, oder die Logik für automatische Zuordnungen anpassen, um sie besser an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen.

Standardzuordnungen von Aktivitäten

Im Folgenden finden Sie die standardmäßigen automatischen Zuordnungen, wenn Sie die Einstellungen für Aktivitätenzuordnungen nicht angepasst haben. Wenn Sie automatische Zuordnungen von Aktivitäten angepasst haben, lesen Sie Ihre Einstellungen bezüglich des voraussichtlichen Verhaltens in Ihrem Account.

• Unternehmens Aktivitäten: Wenn ein Aktivität zum ersten Mal in einem Unternehmensdatensatz protokolliert wird, wird er automatisch mit den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die sich nicht in den Deal-Phasen "Abgeschlossen und gewonnen" oder "Abgeschlossen und verloren" befinden) des Unternehmen verknüpft. Von einem Unternehmen gesendete Eins-zu-Eins-E-Mails und ausgehende Anrufe werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die eine E-Mail gesendet oder ein Anruf getätigt wurde. 
• Kontakt-Aktivitäten: Wenn eine Aktivität zum ersten Mal in einem Kontaktdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Kontakts und den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die nicht in " Abgeschlossen und gewonnen" oder "Abgeschlossen und verloren" enthalten sind) Deal-Phasen).

• Deal Aktivitäten : Wenn ein Aktivität zum ersten Mal auf einer Dealdatensatz protokolliert wird, wird er automatisch mit dem primären Unternehmen des Deal und den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die sich nicht in der Deal "Abgeschlossen und gewonnen" oder "Abgeschlossen und verloren" befinden Etappen). Eins-zu-eins-E-Mails, die an gesendet werden, und ausgehende Anrufe, die von einem Deal aus getätigt werden, werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die eine E-Mail gesendet oder ein Anruf getätigt wurde.
• Ticket-Aktivitäten: Wenn eine Aktivität zuerst in einem Ticket-Datensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Tickets verknüpft. Eins-zu-eins-E-Mails, die an gesendet werden, und ausgehende Anrufe, die von einem Ticket aus getätigt werden, werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die eine E-Mail gesendet oder die angerufen wurden.
• Aktivitäten von benutzerdefinierten Objekten: Aktivitäten, die in Datensätzen von benutzerdefinierten Objekten protokolliert werden, werden nicht automatisch zugeordneten Datensätzen zugeordnet. Jedoch werden Eins-zu-Eins-E-Mails, die gesendet werden, und ausgehende Aufrufe, die von einem benutzerdefinierten Objekt-Datensatz aus getätigt werden, mit den Kontakten verknüpft, an die E-Mails gesendet oder Aufrufe getätigt wurden.

Automatische Zuordnungen für Datensätze und Aktivitäten anpassen

In Ihren Aktivitäten-Einstellungen können Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen die Datensätze anpassen, mit denen Aktivitäten automatisch verknüpft werden. Z. B. können in Kontakten erstellte Meetings nur dem neuesten zugeordneten Deal zugewordent werden und nicht den fünf letzten Deals.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte automatische Zuordnungen für Aktivitäten einrichten.

Eine bestehende Aktivität einem anderen Datensatz zuordnen

Wenn Ihre Aktivitäten nicht automatisch bestimmten Datensätzen zugeordnet werden, können Sie Aktivitäten manuell anderen Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensätzen zuordnen.

Die Anzahl der Zuordnungen, die eine Aktivität kann haben, hängt von dem Objekt, dem Typ der Aktivität und Ihrem HubSpot-Abonnement ab.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte:
  • Unternehmen:
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets:
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes mit der zuzuordnenden Aktivität.
• Suchen Sie die Aktivität, die Sie einem Datensatz zuordnen möchten. Wenn die Aktivitätsdetails eingeklappt sind, klicken Sie auf den rightPfeil nach rechts oben links in der Aktivität, um sie zu erweitern.
• Klicken Sie unten rechts in der Aktivität auf [x] Zuordnungen.

• Im Pop-up-Fenster können Sie auf dem Tab Zuordnungen alle mit Aktivität zugeordneten Datensätze anzeigen oder auf die Objekttabs klicken, um nur die Datensätze dieses Objekts anzuzeigen, die der Aktivität zugeordnet sind.

• Um weitere Datensätze zuzuordnen, klicken Sie auf den Tab des Objekts, das Sie zuordnen möchten, und geben Sie dann den Namen des Datensatzes im Feld [Objekt] suchen ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Datensatz. Die Aktivität wird nun in der Chronik dieses Datensatzes angezeigt.

• Um eine Zuordnung von einer Aktivität zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Datensatzes.

Erfahren Sie, wie Sie manuell eine neue Aktivität erstellen und Zuordnungen hinzufügen.

Vergangene Aktivitäten einem neuen Deal oder Ticket zuordnen

Wenn Sie einen neuen Deal oder ein neues Ticket erstellen, können Sie den neuen Deal/das neue Ticket einem anderen Datensatz zuordnen und die vergangenen Aktivitäten dieses Datensatzes automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzufügen. 

Bitte beachten: Nur frühere Anrufe, E-Mails, Notizen, Meetings und Aufgaben werden automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzugefügt. Alle anderen Arten von Aktivitäten (z. B. Klicks auf Marketing-E-Mails, Formulareinsendungen, Seitenaufrufe) werden nicht hinzugefügt.

• Gehen Sie zu Ihren Deals oder Tickets:
  
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf [Deal/Ticket] erstellen.
• Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt Deal/Ticket zuordnen auf die Dropdown-Menüs [Unternehmen/Kontakt] und suchen Sie dann das entsprechende Unternehmen bzw. den Kontakt und ordnen Sie dieses/diesen mit dem neuen Datensatz zu.

• Um Aktivitäten in diesen Datensätzen dem neuen Objekt zuzuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Chronikaktivitäten von [bestehender Datensatz] zu diesem Deal/Ticket hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Letzte 30 Tage und wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die vergangenen Aktivitäten des Datensatzes dem neuen Datensatz zugeordnet werden sollen.

• Füllen Sie die restlichen Felder aus und klicken Sie auf Erstellen. Das sich daraus ergebende Objekt enthält die Aktivitäten von zugeordneten Datensätzen basierend auf dem ausgewählten Zeitraum.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Deals, Erstellen von Tickets, und Anpassen des Formulars zum Erstellen von Datensätzen.