Zuletzt aktualisiert am: Oktober 22, 2024
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Die Aktivitäten in der Chronik eines Datensatzes können mit anderen Datensätzen automatisch oder manuell verknüpft werden. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, persönliche E-Mails, Meetings, Notizen, Aufgaben, Briefpostsendungen sowie LinkedIn-, SMS- und WhatsApp-Nachrichten. Wenn eine Aktivität mit einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objekt-Datensatz verknüpft ist, wird die Aktivität in der Aktivitäts-Timeline des Datensatzes angezeigt.
Sie können auch den Verlauf der verknüpften Aktivitäten auf einem Datensatz anzeigen oder Datensätze mit einander verknüpfen.
Bitte beachten: Die Anzahl der Zuordnungen, die eine Aktivität kann haben, hängt von dem Objekt, dem Typ der Aktivität und Ihrem HubSpot-Abonnement ab.
Automatische Aktivitätszuordnungen
Aktivitäten in einem Datensatz werden automatisch mit bestimmten zugehörigen Datensätzenverknüpft. Ob eine Aktivität automatisch zugeordnet wird, hängt von der Art der Aktivität, dem Ort, an dem die Aktivität zuerst protokolliert wurde, und den zugeordneten Objekten ab.
In Ihren Aktivitätseinstellungen können Sie die Standard-Zuordnungseinstellungen einsehen, um zu verstehen, wie Aktivitäten zugeordnet werden, oder die automatische Zuordnungslogik an Ihre Geschäftsanforderungen anpassen.
Standardzuordnungen von Aktivitäten
Im Folgenden sind die automatischen Standardzuordnungen aufgeführt, wenn Sie nicht benutzerdefinierte Einstellungen für Aktivitätszuordnungen haben. Wenn Sie benutzerdefinierte automatische Aktivitätsverknüpfungen haben, finden Sie in Ihren Kontoeinstellungen Informationen über das erwartete Verhalten in Ihrem Account.
- Unternehmensaktivitäten: Wird eine Aktivität zum ersten Mal in einem Datensatz eines Unternehmens protokolliert, so wird sie automatisch mit den fünf letzten verbundenen offenen Deals des Unternehmens verknüpft (d.h. Deals, die sich nicht in closed-won oder closed-lost Deal-Phasen befinden). Von einem Unternehmen gesendete Eins-zu-Eins-E-Mails und ausgehende Anrufe werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die eine E-Mail gesendet oder ein Anruf getätigt wurde.
- Kontaktaktivitäten: Wenn eine Aktivität zum ersten Mal in einem Kontaktdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Kontakts und den fünf letzten zugehörigen offenen Deals (d.h. Deals, die sich nicht in geschlossenen-gewonnenen oder geschlossenen-verlorenen Deal-Phasen befinden verknüpft.
Bitte beachten Sie: hier gibt es einige Ausnahmen für Aktivitäten, die in Kontaktdatensätzen protokolliert werden:
- Eins-zu-eins-E-Mail-Antworten, die von einem Datensatz auf desktop gesendet werden, werden mit denselben Datensätzen wie die erste E-Mail im Thread verknüpft (z. B. wenn einem Kontakt die erste E-Mail gesendet wurde, aber nicht die Antworten des Threads, wird der Kontakt dennoch mit den Antwort-E-Mails verknüpft).
- Wenn eine neue E-Mail oder eine Antwort in der HubSpot Mobile-Appgesendet wird, nimmt die E-Mail nur mit den Kontakten, die per E-Mail gesendet wurden, in Verbindung. Er wird nicht automatisch mit anderen zugehörigen Datensätzen verknüpft, auch wenn diese mit der ersten E-Mail des Threads verknüpft waren.
- Wenn eine E-Mail- oder WhatsApp-Nachricht (neu oder als Antwort) über den Posteingang von conversations erstellt wird, wird sie mit den Kontakten, an die eine E-Mail/Nachricht gesendet wurde, und mit allen der Konversation zugeordneten Datensätzen verknüpft. Er wird nicht automatisch mit anderen zugeordneten Datensätzen verknüpft, selbst wenn diese mit der ersten E-Mail/Nachricht des Threads verknüpft waren.
- Wenn ein Kontakt zuvor mit einem anderen Unternehmen verknüpft war, werden die früheren Aktivitäten des Kontakts nicht automatisch mit dem neuen verbundenen Unternehmen verknüpft. Die früheren Aktivitäten bleiben mit dem vorherigen Unternehmensdatensatz verknüpft.
- Mit der HubSpot-Browsererweiterung für Gmail (Chrome) erstellte Aufgaben werden nicht automatisch mit dem zugeordneten Unternehmen des Kontakts oder den fünf letzten offenen Deals verknüpft.
- Aufgaben, die aus Sequenzen von Kontakten erstellt werden, werden nicht automatisch mit einem der zugehörigen Datensätze des Kontakts verknüpft. Anrufe, E-Mails und Meetings, die als Ergebnis einer Sequenz erstellt werden, werden automatisch mit dem des Kontakts, dem primären Unternehmen und den fünf letzten offenen Deal-Datensätzen verknüpft.
- Deal-Aktivitäten: Wird eine Aktivität zum ersten Mal in einem Datensatz zu einem Deal protokolliert, so wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen und den fünf jüngsten zugehörigen offenen Deals (d.h. Deals, die sich nicht in abgeschlossenen oder verlorenen Deal-Phasen befinden verknüpft. Eins-zu-eins-E-Mails, die an gesendet werden, und ausgehende Anrufe, die von einem Deal aus getätigt werden, werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die eine E-Mail gesendet oder ein Anruf getätigt wurde.
- Ticket-Aktivitäten: Wenn eine Aktivität zuerst in einem Ticket-Datensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Tickets verknüpft. Eins-zu-eins-E-Mails, die an gesendet werden, und ausgehende Anrufe, die von einem Ticket aus getätigt werden, werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die eine E-Mail gesendet oder die angerufen wurden.
- Aktivitäten im benutzerdefinierten Objekt-Datensatz: Aktivitäten, die in benutzerdefinierten Objekt-Datensätzen protokolliert werden, sind nicht automatisch mit zugehörigen Datensätzen verknüpft. Jedoch werden Eins-zu-Eins-E-Mails, die gesendet werden, und ausgehende Aufrufe, die von einem benutzerdefinierten Objekt-Datensatz aus getätigt werden, mit den Kontakten verknüpft, an die E-Mails gesendet oder Aufrufe getätigt wurden.
Anpassen von automatischen Zuordnungen für Datensätze und Aktivitäten
In Ihren Aktivitätseinstellungen können Benutzer mit der Berechtigung Super Admin die Datensätze anpassen, mit denen Aktivitäten automatisch verknüpft werden. Zum Beispiel werden Besprechungen, die mit Kontakten erstellt wurden, nur mit dem letzten verknüpften Deal und nicht mit den fünf letzten Deals verknüpft.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte automatische Aktivitätszuordnungen auf festlegen können.
Eine bestehende Aktivität mit einem anderen Datensatz verknüpfen
Wenn Ihre Aktivitäten nicht automatisch bestimmten Datensätzen zugeordnet werden, können Sie Aktivitäten manuell anderen Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensätzen zuordnen.
- Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
- Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
- Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
- Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
- Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
- Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes mit der zuzuordnenden Aktivität.
- Suchen Sie die Aktivität, die Sie mit einem Datensatz verknüpfen möchten. Wenn die Aktivitätsdetails eingeklappt sind, klicken Sie auf den Pfeil nach rechts oben links in der Aktivität, um sie zu erweitern.
- Klicken Sie unten rechts in der Aktivität auf [x] Zuordnungen.
- Im Popup-Fenster können Sie auf der Registerkarte Zuordnungen alle mit der Aktivität verknüpften Datensätze anzeigen oder auf die Objektregisterkarten klicken, um nur die Datensätze dieses Objekts anzuzeigen, die der Aktivität zugeordnet sind.
- Um weitere Datensätze zuzuordnen, klicken Sie auf die Registerkarte des Objekts, das Sie zuordnen möchten, und geben Sie dann den Namen des Datensatzes im Feld [Objekt] suchen ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Datensatz. Die Aktivität wird nun in der Chronik dieses Datensatzes angezeigt.
- Um eine Zuordnung von einer Aktivität zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Datensatzes.
Erfahren Sie, wie Sie manuell eine neue Aktivität erstellen und Zuordnungen hinzufügen.
Vergangene Aktivitäten mit einem neuen Deal oder Ticket verknüpfen
Wenn Sie einen neuen Deal oder ein neues Ticket erstellen, können Sie den neuen Deal/das neue Ticket mit einem anderen Datensatz verknüpfen und die vergangenen Aktivitäten dieses Datensatzes automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzufügen.
Bitte beachten: Nur frühere Anrufe, E-Mails, Notizen, Meetings und Aufgaben werden automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzugefügt. Alle anderen Arten von Aktivitäten (z. B. Klicks auf Marketing-E-Mails, Formulareinsendungen, Seitenaufrufe) werden nicht hinzugefügt.
- Gehen Sie zu Ihren Deals oder Tickets:
- Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
- Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf [Deal/Ticket] erstellen.
- Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt Deal/Ticket zuordnen auf die Dropdown-Menüs [Unternehmen/„Kontakt] und suchen Sie dann das entsprechende Unternehmen bzw. den Kontakt und verknüpfen Sie dieses/diesen mit dem neuen Datensatz.
- Um Aktivitäten in diesen Datensätzen mit dem neuen Objekt zu verknüpfen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Chronikaktivitäten von [bestehender Datensatz] zu diesem Deal/Ticket hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Letzte 30 Tage und wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die vergangenen Aktivitäten des Datensatzes mit dem neuen Datensatz verknüpft werden sollen.
- Füllen Sie die restlichen Felder aus und klicken Sie auf Erstellen. Das sich daraus ergebende Objekt enthält die Aktivitäten von zugeordneten Datensätzen basierend auf dem ausgewählten Zeitraum.
Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Deals, Erstellen von Tickets, und Anpassen des Formulars zum Erstellen von Datensätzen.
