Aktivitäten mit Datensätzen verknüpfen

Aktivitäten in der Chronik eines Datensatzes können mit anderen Datensätzen verknüpft werden, entweder automatisch oder manuell. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, persönliche E-Mails, Meetings, Notizen, Aufgaben, Briefpostsendungen sowie LinkedIn-, SMS- und WhatsApp-Nachrichten. Wenn eine Aktivität mit einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz verknüpft ist, wird die Aktivität in der Aktivitätenchronik dieses Datensatzes angezeigt.

Sie können auch den Verlauf der zugeordneten Aktivitäten in einem Datensatz anzeigen oder Datensätze miteinander verknüpfen. 

Bitte beachten: Die Anzahl der Zuordnungen, die eine Aktivität kann haben, hängt von dem Objekt, dem Typ der Aktivität und Ihrem HubSpot-Abonnement ab.

Automatische Zuordnung von Aktivitäten verstehen

Aktivitäten in einem Datensatz werden automatisch mit bestimmten zugehörigen Datensätzenverknüpft. Ob eine Aktivität automatisch zugeordnet wird, hängt von der Art der Aktivität, dem Ort, an dem die Aktivität zuerst protokolliert wurde, und den zugeordneten Objekten ab. Im Folgenden erfahren Sie, welche Aktivitäten automatisch mit dem Objekt verknüpft werden, an dem die Aktivität ursprünglich protokolliert wurde.

Unternehmensaktivitäten

Wenn ein Anruf, eine persönliche E-Mail, ein Meeting, eine Notiz, eine Aufgabe, eine Briefpostsendung, eine LinkedIn-, SMS- oder WhatsApp-Nachricht zum ersten Mal in einem Unternehmensdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die sich nicht in den Deal-Phasen „Abgeschlossen und gewonnen“ oder „Abgeschlossen und verloren“ befinden) des Unternehmen verknüpft. Von einem Unternehmengesendete Einzel-E-Mails und getätigte Anrufe werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die eine E-Mail gesendet oder die angerufen wurden. 

Kontaktaktivitäten

Wenn ein Anruf, eine persönliche E-Mail, ein Meeting, eine Notiz, eine Aufgabe, eine Briefpostsendung, eine LinkedIn-, SMS- oder WhatsApp-Nachricht zum ersten Mal in einem Kontaktdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Kontakts und den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die sich nicht in den Deal-Phasen „Abgeschlossen und gewonnen“ oder „Abgeschlossen und verloren“ befinden) verknüpft.

Es gibt einige Ausnahmen für bestimmte Aktivitäten, die in Kontaktdatensätzen protokolliert werden:

• Eins-zu-eins-E-Mail-Antworten , die von einem Datensatz in der Desktop-Anwendung gesendet werden, werden mit denselben Datensätzen verknüpft wie die erste E-Mail im Thread (z. B. wenn einem Kontakt die erste E-Mail des Threads gesendet wurde, aber nicht die Antworten des Threads gesendet wurden, wird dieser Kontakt trotzdem mit den Antwort-E-Mails verknüpft). Wenn eine neue E-Mail oder Antwort von einem Datensatz in der HubSpot Mobile Appgesendet wird, wird die E-Mail nur den Kontakten zugeordnet, an die die E-Mail gesendet wurde. Sie wird nicht automatisch mit anderen verknüpften Datensätzen verknüpft, selbst wenn die Datensätze mit der ersten E-Mail des Threads verknüpft waren. Erfahren Sie, wie Sie die Zuordnungen einer E-Mail auf dem Desktop bearbeitenkönnen.

• In der mobilen HubSpot-App werden Aufrufe, die zu einem Datensatz eines Kontakts getätigt werden, automatisch mit dem primär zugehörigen Unternehmen verknüpft, mit Ausnahme von Aufrufen, die manuell in der Android-Appprotokolliert werden.
• Wenn ein Kontaktdatensatz zuvor mit einem anderen Unternehmen verknüpft war, werden die früheren Aktivitäten des Kontakts nicht automatisch dem neuen zugeordneten Unternehmen zugeordnet. Die früheren Aktivitäten bleiben mit dem vorherigen Unternehmensdatensatz verknüpft.
• Mit der HubSpot-Browsererweiterung für Gmail (Chrome) erstellte Aufgaben werden nicht automatisch mit dem zugeordneten Unternehmen des Kontakts oder den fünf letzten offenen Deals verknüpft.
• Aufgaben, die über Sequenzen in Kontaktdatensätzen erstellt werden, werden nicht automatisch mit einem der zugeordneten Datensätze des Kontakts verknüpft. Anrufe, E-Mails und Meetings, die als Ergebnis einer Sequenz erstellt wurden, werden automatisch mit dem zugeordneten primären Unternehmen des Kontakts und den fünf letzten offenen Deal-Datensätzen verknüpft.

Deal-Aktivitäten

Wenn ein Anruf, eine persönliche E-Mail, ein Meeting, eine Notiz, eine Aufgabe, eine Briefpostsendung, eine LinkedIn-, SMS- oder WhatsApp-Nachricht zum ersten Mal in einem Deal-Datensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Deals verknüpft. Im Rahmen eines Dealsgesendete E-Mails und getätigte Anrufe werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die die E-Mails gesendet oder die Anrufe getätigt wurden.

Ticket-Aktivitäten

Wenn ein Anruf, eine persönliche E-Mail, ein Meeting, eine Notiz, eine Aufgabe, eine Briefpostsendung, eine LinkedIn-, eine SMS- oder eine WhatsApp-Nachricht zum ersten Mal in einem Ticket-Datensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Tickets verknüpft. Von einem Ticket ausgesendete Einzel-E-Mails und getätigte Anrufe werden ebenfalls mit den Kontakten verknüpft, an die die E-Mail gesendet oder die angerufen wurden.

Aktivitäten von benutzerdefinierten Objekten

Aktivitäten, die in benutzerdefinierten Objektdatensätzen protokolliert werden, sind nicht automatisch mit den zugehörigen Datensätzen verknüpft, jedoch werden von einem benutzerdefinierten Objektdatensatz gesendete Eins-zu-Eins-E-Mails und getätigte Anrufe mit den Kontakten verknüpft, an die die E-Mail gesendet oder die angerufen wurden.

Eine bestehende Aktivität mit einem anderen Datensatz verknüpfen

Wenn Ihre Aktivitäten nicht automatisch bestimmten Datensätzen zugeordnet werden, können Sie Aktivitäten manuell anderen Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensätzen zuordnen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes mit der zuzuordnenden Aktivität.
• Suchen Sie die Aktivität, die Sie mit einem Datensatz verknüpfen möchten. Wenn die Aktivitätsdetails eingeklappt sind, klicken Sie auf den rightPfeil nach rechts oben links in der Aktivität, um sie zu erweitern.
• Klicken Sie unten rechts in der Aktivität auf „[x] Zuordnungen“.

• Im Popup-Fenster können Sie auf der Registerkarte „Zuordnungen“ alle mit der Aktivität verknüpften Datensätze anzeigen oder auf die Objektregisterkarten klicken, um nur die Datensätze dieses Objekts anzuzeigen, die der Aktivität zugeordnet sind.

• Um weitere Datensätze zuzuordnen, klicken Sie auf die Registerkarte des Objekts, das Sie zuordnen möchten, und geben Sie dann den Namen des Datensatzes im Feld „[Objekt] suchen“ ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Datensatz. Die Aktivität wird nun in der Chronik dieses Datensatzes angezeigt.

• Um eine Zuordnung von einer Aktivität zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Datensatzes.

Erfahren Sie, wie Sie manuell eine neue Aktivität erstellen und Zuordnungen hinzufügen.

Vergangene Aktivitäten mit einem neuen Deal oder Ticket verknüpfen

Wenn Sie einen neuen Deal oder ein neues Ticket erstellen, können Sie den neuen Deal/das neue Ticket mit einem anderen Datensatz verknüpfen und die vergangenen Aktivitäten dieses Datensatzes automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzufügen. 

Bitte beachten: Nur frühere Anrufe, E-Mails, Notizen, Meetings und Aufgaben werden automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzugefügt. Alle anderen Arten von Aktivitäten (z. B. Klicks auf Marketing-E-Mails, Formulareinsendungen, Seitenaufrufe) werden nicht hinzugefügt.

• Gehen Sie zu Ihren Deals oder Tickets:
  
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf „[Deal/Ticket] erstellen“.
• Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt „Deal/Ticket zuordnen“ auf die Dropdown-Menüs [„Unternehmen/„Kontakt“] und suchen Sie dann das entsprechende Unternehmen bzw. den Kontakt und verknüpfen Sie dieses/diesen mit dem neuen Datensatz.

• Um Aktivitäten in diesen Datensätzen mit dem neuen Objekt zu verknüpfen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Chronikaktivitäten von [bestehender Datensatz] zu diesem Deal/Ticket hinzufügen“. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Letzte 30 Tage“ und wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die vergangenen Aktivitäten des Datensatzes mit dem neuen Datensatz verknüpft werden sollen.

• Füllen Sie die restlichen Felder aus und klicken Sie auf „Erstellen“. Das sich daraus ergebende Objekt enthält die Aktivitäten von zugeordneten Datensätzen basierend auf dem ausgewählten Zeitraum.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Deals, das Erstellen von Tickets und das Anpassen des Formulars zum Erstellen von Datensätzen.