Zuletzt aktualisiert am: Dezember 18, 2024
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Aktivitäten in der Chronik eines Datensatzes können anderen Datensätzen zugeordnet werden, entweder automatisch oder manuell. Zu den Aktivitäten gehören Anrufe, persönliche E-Mails, Meetings, Notizen, Aufgaben, Briefpostsendungen sowie LinkedIn-, SMS- und WhatsApp-Nachrichten. Wenn eine Aktivität einem Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensatz zugeordnet ist, wird die Aktivität in der Aktivitätenchronik dieses Datensatzes angezeigt.
Sie können auch den Verlauf der zugeordneten Aktivitäten in einem Datensatz anzeigen oder Datensätze einander zuordnen.
Automatische Zuordnungen von Aktivitäten
Aktivitäten in einem Datensatz werden automatisch bestimmten zugehörigen Datensätzen zugeordnet. Ob eine Aktivität automatisch zugeordnet wird, hängt von der Art der Aktivität, dem Ort, an dem die Aktivität zuerst protokolliert wurde, und den zugeordneten Objekten ab.
In Ihren Aktivitäteneinstellungen können Sie die Standardeinstellungen für Zuordnungen anzeigen, um nachzuvollziehen, wie Aktivitäten zugeordnet werden, oder die Logik für automatische Zuordnungen anpassen, um sie besser an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen.
Standardzuordnungen von Aktivitäten
Im Folgenden finden Sie die standardmäßigen automatischen Zuordnungen, wenn Sie die Einstellungen für Aktivitätenzuordnungen nicht angepasst haben. Wenn Sie automatische Zuordnungen von Aktivitäten angepasst haben, lesen Sie Ihre Einstellungen bezüglich des voraussichtlichen Verhaltens in Ihrem Account.
- Unternehmensaktivitäten: Wenn eine Aktivität zum ersten Mal in einem Unternehmensdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die sich nicht in den Dealphasen „Abgeschlossen und gewonnen“ oder „Abgeschlossen und verloren“ befinden) des Unternehmen zugeordnet. Von einem Unternehmensdatensatz aus gesendete persönliche E-Mails und ausgehende getätigte Anrufe werden ebenfalls den Kontakten zugeordnet, an die E-Mails gesendet oder die angerufen wurden.
- Kontaktaktivitäten: Wenn eine Aktivität zum ersten Mal in einem Kontaktdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Kontakts und den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die sich nicht in denDealphasen „Abgeschlossen und gewonnen“ oder „Abgeschlossen und verloren“ befinden) zugeordnet.
Bitte beachten: Es gibt einige Ausnahmen für bestimmte Aktivitäten, die in Kontaktdatensätzen protokolliert werden:
- Antworten auf persönliche E-Mails, die über einen Datensatz auf dem Desktop-Gerät gesendet werden, werden denselben Datensätzen wie die erste E-Mail im Thread zugeordnet (z. B. wenn einem Kontakt die erste E-Mail gesendet wurde, aber nicht die Antworten des Threads gesendet wurden, wird dieser Kontakt dennoch den Antwort-E-Mails zugeordnet).
- Wenn eine neue E-Mail oder Antwort in der HubSpot Mobile-App gesendet wird, wird die E-Mail nur den Kontakten zugeordnet, an die die E-Mail gesendet wurde. Sie wird nicht automatisch anderen zugehörigen Datensätzen zugeordnet, selbst wenn die Datensätze der ersten E-Mail des Threads zugeordnet wurden.
- Wenn eine E-Mail- oder WhatsApp-Nachricht (neu oder als Antwort) über das Konversationen-Postfach erstellt wird, wird sie den Kontakten zugeordnet, die eine E-Mail/Nachricht erhalten haben, sowie allen Datensätzen, die der Konversation zugeordnet sind. Sie wird nicht automatisch anderen zugeordneten Datensätzen zugeordnet, selbst wenn sie der ersten E-Mail/Nachricht des Threads zugeordnet waren.
- Wenn ein Kontakt zuvor einem anderen Unternehmen zugeordnet war, werden die früheren Aktivitäten des Kontakts nicht automatisch dem neuen zugeordneten Unternehmen zugeordnet. Die früheren Aktivitäten bleiben dem vorherigen Unternehmensdatensatz zugeordnet.
- Mit der HubSpot-Browsererweiterung für Gmail (Chrome) erstellte Aufgaben werden nicht automatisch dem zugeordneten Unternehmen des Kontakts oder den fünf letzten offenen Deals zugeordnet.
- Aufgaben, die über Sequenzen in Kontakten erstellt werden, werden nicht automatisch einem der zugeordneten Datensätze des Kontakts zugeordnet. Anrufe, E-Mails und Meetings, die als Ergebnis einer Sequenz erstellt wurden, werden automatisch dem zugeordneten primären Unternehmen des Kontakts und den fünf letzten offenen Dealdatensätzen zugeordnet.
- Dealaktivitäten: Wenn eine Aktivität zum ersten Mal in einem Dealdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch mit dem primären Unternehmen des Kontakts und den fünf letzten zugeordneten offenen Deals (d. h. Deals, die sich nicht in denDealphasen „Abgeschlossen und gewonnen“ oder „Abgeschlossen und verloren“ befinden) zugeordnet. Von einem Deal aus gesendete persönliche E-Mails und ausgehende getätigte Anrufe werden ebenfalls den Kontakten zugeordnet, an die E-Mails gesendet oder die angerufen wurden.
- Ticketaktivitäten: Wenn eine Aktivität zum ersten Mal auf einer Ticketdatensatz protokolliert wird, wird sie automatisch dem primären Unternehmen des Tickets zugeordnet. Von einem Ticket aus gesendete persönliche E-Mails und ausgehende getätigte Anrufe werden ebenfalls den Kontakten zugeordnet, an die E-Mails gesendet oder die angerufen wurden.
- Aktivitäten von benutzerdefinierten Objekten: Aktivitäten, die in Datensätzen von benutzerdefinierten Objekten protokolliert werden, werden nicht automatisch zugeordneten Datensätzen zugeordnet. Gesendete E-Mailssendete persönliche E-Mails und ausgehende getätigte Anrufe von einem benutzerdefinierten Objektdatensatz werden den Kontakten zugeordnet, an die E-Mails gesendet oder die angerufen wurden.
Automatische Zuordnungen für Datensätze und Aktivitäten anpassen
In den Aktivitäteneinstellungen können Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen die Datensätze anpassen, denen Aktivitäten automatisch zugeordnet werden. Z. B. können in Kontakten erstellte Meetings nur dem neuesten zugeordneten Deal zugewordent werden und nicht den fünf letzten Deals.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte automatische Zuordnungen für Aktivitäten einrichten.
Eine bestehende Aktivität einem anderen Datensatz zuordnen
Wenn Ihre Aktivitäten nicht automatisch bestimmten Datensätzen zugeordnet werden, können Sie Aktivitäten manuell anderen Kontakt-, Unternehmens-, Deal-, Ticket- oder benutzerdefinierten Objektdatensätzen zuordnen.
Die Anzahl der Zuordnungen, die eine Aktivität kann haben, hängt von dem Objekt, dem Typ der Aktivität und Ihrem HubSpot-Abonnement ab.
- Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
- Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
- Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
- Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
- Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
- Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
- Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes mit der zuzuordnenden Aktivität.
- Suchen Sie die Aktivität, die Sie einem Datensatz zuordnen möchten. Wenn die Aktivitätsdetails eingeklappt sind, klicken Sie auf den Pfeil nach rechts oben links in der Aktivität, um sie zu erweitern.
- Klicken Sie unten rechts in der Aktivität auf [x] Zuordnungen.
- Im Pop-up-Fenster können Sie auf dem Tab Zuordnungen alle mit Aktivität zugeordneten Datensätze anzeigen oder auf die Objekttabs klicken, um nur die Datensätze dieses Objekts anzuzeigen, die der Aktivität zugeordnet sind.
- Um weitere Datensätze zuzuordnen, klicken Sie auf den Tab des Objekts, das Sie zuordnen möchten, und geben Sie dann den Namen des Datensatzes im Feld [Objekt] suchen ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Datensatz. Die Aktivität wird nun in der Chronik dieses Datensatzes angezeigt.
- Um eine Zuordnung von einer Aktivität zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen des Datensatzes.
Erfahren Sie, wie Sie manuell eine neue Aktivität erstellen und Zuordnungen hinzufügen.
Vergangene Aktivitäten einem neuen Deal oder Ticket zuordnen
Wenn Sie einen neuen Deal oder ein neues Ticket erstellen, können Sie den neuen Deal/das neue Ticket einem anderen Datensatz zuordnen und die vergangenen Aktivitäten dieses Datensatzes automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzufügen.
Bitte beachten: Nur frühere Anrufe, E-Mails, Notizen, Meetings und Aufgaben werden automatisch zur Chronik des neuen Deals/Tickets hinzugefügt. Alle anderen Arten von Aktivitäten (z. B. Klicks auf Marketing-E-Mails, Formulareinsendungen, Seitenaufrufe) werden nicht hinzugefügt.
- Gehen Sie zu Ihren Deals oder Tickets:
- Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
- Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf [Deal/Ticket] erstellen.
- Klicken Sie im rechten Bereich im Abschnitt Deal/Ticket zuordnen auf die Dropdown-Menüs [Unternehmen/Kontakt] und suchen Sie dann das entsprechende Unternehmen bzw. den Kontakt und ordnen Sie dieses/diesen mit dem neuen Datensatz zu.
- Um Aktivitäten in diesen Datensätzen dem neuen Objekt zuzuordnen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Chronikaktivitäten von [bestehender Datensatz] zu diesem Deal/Ticket hinzufügen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Letzte 30 Tage und wählen Sie den Zeitraum aus, in dem die vergangenen Aktivitäten des Datensatzes dem neuen Datensatz zugeordnet werden sollen.
- Füllen Sie die restlichen Felder aus und klicken Sie auf Erstellen. Das sich daraus ergebende Objekt enthält die Aktivitäten von zugeordneten Datensätzen basierend auf dem ausgewählten Zeitraum.
Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Deals, das Erstellen von Tickets und das Anpassen des Formulars zum Erstellen von Datensätzen.
