Activiteiten koppelen aan records

Activiteiten in de tijdlijn van een record kunnen automatisch of handmatig aan andere records worden gekoppeld. Activiteiten zijn onder meer telefoongesprekken, één-op-één e-mails, vergaderingen, notities, taken, post, LinkedIn, sms-berichten en WhatsApp-berichten. Wanneer een activiteit is gekoppeld aan een contactpersoon, bedrijf, deal, ticket of aangepast objectrecord, wordt de activiteit weergegeven in de activiteitentijdlijn van dat record.

U kunt ook de geschiedenis van gekoppelde activiteiten in een record bekijken of records aan elkaar koppelen.

Automatische koppelingen van activiteiten

Activiteiten op een record worden automatisch gekoppeld aan bepaalde gerelateerde records. Of een activiteit automatisch wordt gekoppeld, hangt af van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst is geregistreerd en de objecten die zijn gekoppeld.

In uw activiteitsinstellingen kunt u de standaardinstellingen voor koppelingen bekijken om te begrijpen hoe activiteiten worden gekoppeld, of de automatische koppelingslogica aanpassen zodat deze beter aansluit bij uw zakelijke behoeften.

Standaard koppelingen van activiteiten

Hieronder volgen de standaard automatische koppelingen als u de instellingen voor activiteitskoppelingen niet hebt aangepast. Als u automatische activiteitskoppelingen hebt aangepast, raadpleeg dan uw instellingen voor het verwachte gedrag in uw account.

• Bedrijfsactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een bedrijfsrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan de vijf meest recente openstaande deals van het bedrijf (d.w.z. deals die zich niet in de fase 'gesloten-gewonnen' of 'gesloten-verloren' bevinden). Eén-op-één e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoontjes die zijn gepleegd vanuit een bedrijf, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Contactactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een contactrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van het contact en de vijf meest recente openstaande deals (d.w.z. deals die zich niet in de fase 'gesloten-gewonnen' of 'gesloten-verloren' bevinden).

• Dealactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een dealrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de deal en de vijf meest recente gekoppelde openstaande deals (d.w.z. deals die zich niet in de fase 'gesloten-gewonnen' of 'gesloten-verloren' bevinden). Eén-op-één e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoontjes die zijn gepleegd vanuit een deal, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Ticketactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt geregistreerd in een ticketrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van het ticket. Eén-op-één e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoontjes die zijn gepleegd vanuit een ticket, worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Activiteiten van aangepaste objectrecords: activiteiten die worden geregistreerd op aangepaste objectrecords worden niet automatisch gekoppeld aan gerelateerde records. Eén-op-één e-mails die zijn verzonden en uitgaande telefoontjes die zijn gepleegd vanuit een aangepast objectrecord worden echter wel gekoppeld aan de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.

Automatische koppelingen voor records en activiteiten aanpassen

In uw activiteitinstellingen kunt u de records aanpassen waarmee activiteiten automatisch worden gekoppeld. Koppel bijvoorbeeld vergaderingen die zijn aangemaakt op contactpersonen alleen aan de meest recente gekoppelde deal in plaats van aan de vijf meest recente deals. Activiteiten die zijn aangemaakt door een integratie-app volgen altijd de standaardkoppelingsinstellingen.

Lees in dit artikel hoe u aangepaste automatische activiteitskoppelingen kunt instellen.

Een bestaande activiteit handmatig koppelen aan een ander record

Als uw activiteiten niet automatisch aan bepaalde records worden gekoppeld, kunt u activiteiten handmatig koppelen aan andere contact-, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecords.

Het aantal koppelingen dat een activiteit kan hebben , is afhankelijk van het object, het type activiteit en uw HubSpot-abonnement.

1. Navigeer naar uw records (bijv. CRM > Afspraken).
2. Klik op de naam van het record met de activiteit die u wilt koppelen.
3. Zoek de activiteit die u aan een record wilt koppelen. Als de activiteitsdetails zijn samengevouwen, klikt u op het pictogram ' right ' linksboven de activiteit om deze te openen.
4. Klik rechtsonder de activiteit op [x] associaties.
5. In het pop-upvenster kunt u alle records bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld op het tabblad Koppelingen, of klik op de objecttabbladen om alleen records van dat object te bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld.

6. Klik op het tabblad van het object dat u wilt koppelen.
7. Voer in het veld Zoeken naar [object] de naam van het record in om extra records te koppelen.
8. Schakel het selectievakje naast het record in. De activiteit wordt nu weergegeven in de tijdlijn van dat record.

1. right Zoek de activiteit die u wilt beheren. Als de activiteitsdetails zijn samengevouwen, klikt u op het pictogram voor uitvouwen linksboven de activiteit om deze te openen.
2. Klik rechtsonder de activiteit op [x] koppelingen.
3. Schakel het selectievakje naast de naam van het record uit.

Lees hoe u handmatig een nieuwe activiteit kunt aanmaken en associaties kunt toevoegen.

Koppel eerdere activiteiten aan een nieuwe deal of ticket

Wanneer u een nieuwe deal of ticket aanmaakt, kunt u de nieuwe deal/ticket koppelen aan een ander record en automatisch de eerdere activiteiten van dat record toevoegen aan de tijdlijn van de nieuwe deal/ticket.

Let op: alleen telefoontjes, e-mails, notities, vergaderingen en taken worden automatisch toegevoegd aan de tijdlijn van de nieuwe deal/het nieuwe ticket. Andere soorten activiteiten (bijv. klikken op marketing-e-mails, ingediende formulieren, paginaweergaven) worden niet toegevoegd. Er worden maximaal 2000 meest recente activiteiten per gekoppeld record toegevoegd.

1. Navigeer naar uw deals of tickets:
   
   • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
   • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
2. Klik rechtsboven op [deal/ticket] aanmaken.
3. Klik in het rechterpaneel, in het gedeelte Deal/ticket koppelen aan, op devervolgkeuzemenu's [Bedrijf/Contactpersoon] en zoek en selecteer vervolgens hetbedrijf/de contactpersoon die u aan het nieuwe record wilt koppelen.
   
4. Om activiteiten op deze records te koppelen aan het nieuwe record, schakelt u het selectievakje Tijdlijnactiviteit toevoegen van [bestaand record] aan deze [deal/ticket] in. Klik op het vervolgkeuzemenu Laatste 30 dagen en selecteer het tijdsbestek waarbinnen de eerdere activiteiten van het record worden gekoppeld aan het nieuwe record.
5. Vul de andere velden in en klik op Maken. Het resulterende object bevat de activiteiten uit gekoppelde records op basis van de geselecteerde periode.

Meer informatie over het maken van deals, het maken van tickets en het aanpassen van het formulier voor het maken van records.