Activiteiten koppelen aan records

Activiteiten in de tijdlijn van een record kunnen automatisch of handmatig worden gekoppeld aan andere records. Activiteiten omvatten gesprekken, één-op-één e-mails, vergaderingen, notities, taken, post, LinkedIn, SMS- en WhatsApp-berichten. Als een activiteit is gekoppeld aan een record van een contactpersoon, bedrijf, deal, ticket of aangepast object, verschijnt de activiteit op de activiteitentijdlijn van dat record.

Je kunt ook de geschiedenis van gekoppelde activiteiten op een record bekijken of records aan elkaar koppelen.

Let op: het aantal koppelingen dat een activiteit kan hebben is afhankelijk van het object, het type activiteit en je HubSpot abonnement.

Automatische activiteitenassociaties

Activiteiten op een record worden automatisch gekoppeld aan bepaalde gekoppelde records. Of een activiteit automatisch associeert, hangt af van het type activiteit, waar de activiteit voor het eerst is gelogd en de objecten die zijn gekoppeld.

In uw activiteitinstellingen kunt u de standaard koppelingsinstellingen bekijken om te begrijpen hoe activiteiten worden gekoppeld of de logica voor automatische koppeling aanpassen zodat deze beter aansluit op uw bedrijfsbehoeften.

Standaard koppelingen van activiteiten

Hieronder vindt u de standaard automatische koppelingen als u de instellingen voor activiteitenkoppelingen niet hebt aangepast. Als u automatische activiteitenassociaties hebt aangepast, raadpleeg dan uw instellingen voor het verwachte gedrag in uw account.

• Bedrijfsactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt gelogd op een bedrijfsrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan de vijf meest recente gekoppelde openstaande deals van het bedrijf (d.w.z. deals die zich niet in de fasen 'gesloten-winst' of 'gesloten-verloren' deal bevinden). Eén-op-één verzonden e-mails en uitgaande oproepen vanuit een bedrijf worden ook gekoppeld aan de contactpersonen die werden gemaild of gebeld.
• Contactactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt gelogd op een contactpersoonrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de contactpersoon en de vijf meest recente geassocieerde open deals (d.w.z. deals die zich niet in de fasen closed-won of closed-lost deal bevinden).

• Dealactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt gelogd op een dealrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van de deal en de vijf meest recente gekoppelde open deals (d.w.z. deals die zich niet in de fasen closed-won of closed-lost deal bevinden). Eén-op-één e-mails die zijn verzonden en uitgaande gesprekken die zijn gevoerd vanuit een deal worden ook geassocieerd met de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Ticketactiviteiten: als een activiteit voor het eerst wordt gelogd op een ticketrecord, wordt deze automatisch gekoppeld aan het primaire bedrijf van het ticket. Verzonden één-op-één e-mails en uitgaande gesprekken vanuit een ticket worden ook geassocieerd met de contactpersonen die zijn gemaild of gebeld.
• Activiteiten voor aangepaste objectrecords: activiteiten die zijn vastgelegd op aangepaste objectrecords worden niet automatisch gekoppeld aan gekoppelde records. Verzonden één-op-één e-mails en uitgaande oproepen vanuit een aangepast objectrecord worden echter wel gekoppeld aan de contactpersonen die werden gemaild of gebeld.

Automatische koppelingen voor records en activiteiten aanpassen

In uw activiteitinstellingen kunnen gebruikers met Super Beheerdersrechten de records aanpassen waaraan activiteiten automatisch worden gekoppeld. Koppel bijvoorbeeld vergaderingen die zijn aangemaakt voor contactpersonen alleen aan de meest recente overeenkomst in plaats van aan de vijf meest recente overeenkomsten.

Leer in dit artikel hoe je aangepaste automatische activiteitenassociaties kunt instellen.

Een bestaande activiteit aan een andere record koppelen

Als uw activiteiten niet automatisch worden gekoppeld aan bepaalde records, kunt u handmatig activiteiten koppelen aan andere contactpersonen, bedrijfs-, deal-, ticket- of aangepaste objectrecords.

• Navigeer naar uw records:
  • Contacten: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Bedrijven.
  • Aanbiedingen: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
  • Aangepaste objecten: Navigeer in uw HubSpot-account naar Contacten > [Aangepast object]. Als je account meer dan één aangepast object heeft, ga dan met de muis over Aangepaste objecten en selecteer vervolgens het aangepaste object dat je wilt bekijken.
• Klik op de naam van de record met de activiteit die je wilt koppelen.
• Zoek de activiteit die je wilt koppelen aan een record. Als de details van de activiteit zijn samengevouwen, klik dan op de pijl naar rechts right linksboven de activiteit om deze uit te vouwen.
• Klik rechtsonder de activiteit op [x] koppelingen.

• In het pop-upvenster kunt u alle records bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld op het tabblad Associaties, of klik op de objecttabbladen om alleen records van dat object te bekijken die aan de activiteit zijn gekoppeld.

• Om extra records te koppelen, klikt u op het tabblad van het object dat u wilt koppelen en voert u de naam van de record in het veld [object] zoeken in. Schakel het selectievakje naast het record in. De activiteit verschijnt nu in de tijdlijn van die record.

• Als u een koppeling van een activiteit wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam van het record uit.

Leer hoe u handmatig een nieuwe activiteit kunt maken en koppelingen kunt toevoegen.

Eerdere activiteiten koppelen aan een nieuwe deal of ticket

Wanneer je een nieuwe deal of ticket aanmaakt, kun je de nieuwe deal/ticket koppelen aan een ander record en de eerdere activiteiten van dat record automatisch toevoegen aan de tijdlijn van de nieuwe deal/ticket.

Let op: alleen eerdere gesprekken, e-mails, notities, vergaderingen en taken worden automatisch toegevoegd aan de tijdlijn van de nieuwe deal/ticket. Alle andere soorten activiteiten (bijv. klikken op marketinge-mails, ingediende formulieren, bekeken pagina's) worden niet toegevoegd.

• Navigeer naar uw deals of tickets:
  
  • Deals: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Deals.
  • Tickets: Ga in je HubSpot-account naar CRM > Tickets.
• Klik rechtsboven op [deal/ticket] maken.
• Klik in het rechterpaneel in de sectie Koppel deal/ticket aan op devervolgkeuzemenu's [Bedrijf/Contact] en zoek en selecteer het bedrijf/de contactpersoon dat u aan de nieuwe record wilt koppelen.

• Om activiteiten op deze records aan de nieuwe record te koppelen, schakelt u het selectievakje Tijdlijnactiviteit van [bestaande record] aan deze [deal/ticket] toevoegen in. Klik op het vervolgkeuzemenu Laatste 30 dagen en selecteer het tijdsbestek waarbinnen de eerdere activiteiten van het record aan het nieuwe record moeten worden gekoppeld.

• Voer de andere veldenin en klik op Aanmaken. Het resulterende object bevat de activiteiten van gekoppelde records op basis van het geselecteerde tijdsbestek.

Meer informatie over het maken van deals, het maken van tickets en het aanpassen van het formulier Creëer record.