Effettuare chiamate

Se siete un utente a cui è stato assegnato unposto a pagamento in Sales Hub o Service Hub , potete effettuare chiamate direttamente ai contatti dal loro record in HubSpot utilizzando un numero di telefono fornito da HubSpot, un numero di telefono in uscita registrato per le chiamate o un provider di chiamate di terze parti. È possibile registrare la chiamata, prendere appunti durante la chiamata e salvare la chiamata nel record del contatto. Se si è nel bel mezzo di una conversazione con un contatto nella casella di posta delle conversazioni, si può anche accedere allo strumento di chiamata direttamente dall'editor delle risposte.

Prima di iniziare, assicuratevi di soddisfare i requisiti tecnici per effettuare chiamate con HubSpot e di aver impostato un'opzione di chiamata nel vostro account.

Tenete presente che il numero di minuti di chiamata nel vostro account HubSpot dipende dal vostro abbonamento. Un avviso apparirà nel vostro account quando vi state avvicinando al limite. Se si raggiunge il limite durante una chiamata, sarà possibile completare la chiamata, ma non sarà possibile effettuare altre chiamate nel mese. I minuti di chiamata si azzerano il primo giorno di ogni mese.

Nota bene: tutte le chiamate in entrata e in uscita nel data center UE di HubSpot sono instradate attraverso il data center irlandese di Twilio. Ciò significa che quando si utilizza Twilio dal data center UE, i dati vocali vengono instradati attraverso Twilio Ireland. I dati di messaggistica di Twilio non rientrano in questa modifica. Per i clienti che sono stati trasferiti al data center dell'UE, questa modifica si applica ai dati delle chiamate in uscita dopo il 1° dicembre 2022 e ai dati delle chiamate in entrata dopo il 30 agosto 2023.

Chiamata da un record di contatto

Per avviare una chiamata da un record di contatto:

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
• Fare clic sul nome di un record.

• Nella barra laterale sinistra, fare clic sull'icona calling.
• Se non è necessario aggiornare le impostazioni di chiamata prima di effettuare una chiamata, selezionare un numero di telefono dal menu a discesa. La chiamata inizierà immediatamente. Per sapere come inserire un interno, registrare o disattivare l'audio una volta che la chiamata è stata connessa.
  
• Per aggiornare le impostazioni prima di effettuare una chiamata, fare clic su Apri opzioni di chiamata. Per impostazione predefinita, HubSpot salva le impostazioni di chiamata più recenti.
  • Se un contatto che si sta chiamando ha scelto di non ricevere comunicazioni, è necessario fornire al contatto una base legale una tantum per comunicare con lui prima di effettuare una chiamata. Nella finestra di dialogo, fare clic su Dai una base legale una tantum per assegnare una base legale e spiegare perché si è autorizzati a comunicare con il contatto. È necessario assegnare una base giuridica ai contatti che hanno scelto di non ricevere più comunicazioni, anche se le impostazioni sulla privacy dei dati sono disattivate nell'account.

Nota bene: anche se queste funzioni sono presenti in HubSpot, il vostro team legale è la risorsa migliore per darvi consigli sulla conformità per la vostra situazione specifica.

• • Fare clic sul menu a discesa e selezionare un numero di telefono.
    • Se si chiama da un record di contatto, per impostazione predefinita lo strumento di chiamata utilizzerà il numero di telefono memorizzato nella proprietà Numero di telefono del contatto. È possibile aggiungere un altro numero di telefono facendo clic su + Aggiungi numero di telefono.
      • Fare clic sul menu a discesa e selezionare una proprietà Numero di telefono esistente, quindi inserire il numero di telefono nel campo di testo. Utilizzare ilmenu a discesa Paese per impostare automaticamente il codice del Paese e applicare il formato corretto del numero di telefono. In alternativa,selezionare Aggiungi una proprietà telefono personalizzata per creare una proprietà di campo di testo a riga singola nel gruppo di proprietàInformazioni di contatto per memorizzare un altro numero di telefono a cui effettuare le chiamate.

• • • Per rimuovere la proprietà di un numero di telefono personalizzato, fare clic sull'icona della matita edit accanto al numero da eliminare, quindi fare clic su delete eliminare.

• • • Se si chiama da un altro record oggetto, selezionare il contatto o la società da chiamare. Se si chiama da un record di oggetto personalizzato, è possibile scegliere solo tra i record associati elencati nel menu a discesa Chiamata .

Attenzione: è necessario includere il prefisso nazionale quando si compone un numero da o verso un Paese supportato al di fuori degli Stati Uniti. A seconda del Paese, il formato può includere un "+". HubSpot comporrà anche il numero impostato per la proprietà Numero di telefono del contatto. Se il contatto non ha un valore per questa proprietà, aggiungere un numero di telefono.

• • Fare clic sul menu a discesa Da numero e selezionare o aggiungere un altro numero di telefono registrato da cui chiamare.
  • Selezionare Chiamata dal browser, Chiamata dal telefono o Chiamata dall'app HubSpot.
    • Se si seleziona Chiama da telefono, si riceverà una telefonata da un sistema automatico che vi metterà in contatto con il vostro contatto.

Attenzione: quando si utilizza l'opzione Chiamata da telefono, vengono effettuate due chiamate: una al primo telefono per impostare la registrazione e un'altra al secondo telefono per la chiamata vera e propria. Questo raddoppia i minuti di chiamata utilizzati.

• • • Se si seleziona Chiama dal browser, si utilizzerà l'audio del computer per effettuare la chiamata e verrà visualizzata una finestra pop-up.

• • • Se si seleziona Chiama dall'app HubSpot, sul telefono apparirà una notifica push che indica l'avvio di una chiamata. Toccare la notifica push per accedere alla schermata di chiamata sull'app mobile HubSpot e procedere con la chiamata.

• • Quando si è pronti, fare clic su Chiama.

• Durante la chiamata, è possibile trascinare e rilasciare la finestra della chiamata in un'altra posizione dello schermo o ridurre a icona la finestra in modo da poter continuare a visualizzare i dati in HubSpot.

• Durante la telefonata è anche possibile accedere a un record associato per esaminare i dettagli dell'azienda o dell'affare associato. Nella barra laterale destra, fare clic sul nome del record per navigare nella timeline del record stesso.

• L'ID chiamante del destinatario visualizzerà il numero di telefono selezionato dal menu a discesa Da. Una volta collegata la chiamata, è possibile inserire un interno, registrare la chiamata, disattivare il microfono e prendere appunti nella finestra a comparsa:
  • Inserire le note durante la chiamata nella casella di testo.
  • Per registrare la chiamata:
    • Chiamate in uscita: fare clic su Registra in alto a sinistra. La registrazione delle chiamate viene attivata automaticamente per la giurisdizione con consenso unilaterale. Quando un super amministratore abilita la registrazione delle chiamate per un utente su un numero di telefono fornito da HubSpot, le chiamate inizieranno a essere registrate automaticamente. Quando si registrano le chiamate in giurisdizioni che richiedono il consenso di due parti, è necessario ottenere il consenso della parte che si sta chiamando per attivare la registrazione delle chiamate. In questo caso, si riceverà un avviso dopo aver fatto clic su Registra. Assicuratevi di informare il contatto che state registrando la chiamata, quindi fate clic su Ho informato il contatto.
    • Chiamate in entrata: se sul vostro account è stata attivata laregistrazione delle chiamate, le chiamate in entrata al numero fornito da HubSpot iniziano a essere registrate automaticamente. Prima dell'inizio della registrazione, il chiamante viene informato che la chiamata viene registrata e che, rimanendo in linea, acconsente alla registrazione.

Attenzione: se si interrompe la registrazione durante una chiamata, questa non verrà salvata. Ci sono altri motivi per cui le registrazioni non vengono salvate, tra cui problemi di connessione o requisiti di consenso per due parti. Per saperne di più sui motivi per cui la registrazione della chiamata potrebbe non essere salvata.

• • Per disattivare l'audio durante la chiamata, fare clic sul pulsante Mute.

• • Per inserire un interno o accedere al dialer, fare clic sul pulsante Tastiera.

• • Per cambiare il dispositivo microfono o altoparlante in uso, fare clic sul menu a discesa Audio.
  • Accanto al menu a discesa Audio , è possibile esaminare il punteggio di qualità della rete. Questo punteggio viene misurato utilizzando il Mean Opinion Score (MOS). Se la qualità della rete è scarsa, si consiglia di collegarsi a un'altra rete o di collaborare con il team IT per migliorare la connessione alla rete. Ulteriori informazioni sui requisiti tecnici per l'utilizzo dello strumento di chiamata.

• Al termine della chiamata, fare clic su Termina chiamata callingHangup i.

• È possibile aggiungere ulteriori note, assegnare un esito alla chiamata, modificare i record associati, valutare la qualità della chiamata o creare un'attività di follow-up.
  • Fare clic sul menu a discesa Seleziona un esito e selezionare un esito.

• • Se sono abilitati i tipi di chiamata e di riunione personalizzati( soloSales Hub Professional ed Enterprise ), è possibile fare clic sul menu a discesa Seleziona tipo di chiamata per selezionare il tipo di chiamata.
  • Inserire ulteriori note nella casella di testo.
  • Selezionare una valutazione della qualità della chiamata.
  • Per creare un promemoria, fare clic su Crea un'attività di follow-up.
  • Per modificare i record associati a cui questa chiamata viene registrata, fare clic sul menu a discesa Associato a [x] record . Per saperne di più sull'associazione delle attività ai record.
  • Per vedere quanti minuti mensili sono stati utilizzati, fare clic sul menu a discesa Altro .

• Fare clic su Salva chiamata.

Se siete nel bel mezzo di una chat live o di una conversazione via e-mail con un visitatore nella casella di posta, potete accedere allo strumento di chiamata direttamente dall'editor delle risposte, in modo da potervi mettere immediatamente in contatto con il visitatore al telefono.

Nota bene: non è possibile utilizzare un'integrazione di chiamata di terze parti per effettuare chiamate dalla casella di posta elettronica delle conversazioni.

• Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Casella di posta in arrivo.
• Nella barra laterale sinistra, fare clic su una conversazione per aprirla.
• Nell'editor delle risposte, fare clic sul menu a discesa del commutatore di canale e selezionare Chiamata.
• Per impostazione predefinita, HubSpot salva le impostazioni di chiamata più recenti. Per aggiornare le impostazioni prima di effettuare una chiamata:
  • Fare clic su Chiama da e selezionare un altro numero di telefono.
  • Fare clic su Dispositivo e selezionare Chiama daltelefono o Chiama dalbrowser.
  • Oppure, fare clic su Apri opzioni di chiamata per aprire la finestra di chiamata e modificare le impostazioni.
• Quando si è pronti ad avviare la chiamata, selezionare un numero di telefono.

• La finestra di chiamata apparirà nella casella di posta e la chiamata inizierà immediatamente. Come quando si effettua una chiamata da un contatto, è possibile registrare la chiamata, disattivare l'audio, inserire un interno o prendere appunti durante la chiamata.
• Al termine della chiamata, fare clic su callingHangup per terminare la chiamata.
• Nella finestra della chiamata, aggiungere eventuali note aggiuntive o lasciare una valutazione della qualità della chiamata, quindi fare clic su Salva chiamata.

È possibile visualizzare la registrazione della chiamata all'interno della discussione e accedere alle registrazioni. Se si è un utente di Sales Hub o Service Hub Enterprise in un account con Conversation Intelligence (CI) attivato, è possibile anche esaminare le trascrizioni, se disponibili. Le registrazioni e le trascrizioni delle chiamate richiedono alcuni minuti per essere visualizzate nella registrazione della chiamata.

Visualizza le chiamate sulla timeline del record

Dopo aver salvato la chiamata, questa apparirà nella timeline del contatto.

• Per rimuovere la chiamata da tutti i record associati, fare clic sul menu a discesa Azioni e selezionare Elimina.
• Per modificare l'esito della chiamata, fare clic sul menu a discesa Esito .
• La direzione verrà impostata automaticamente come chiamata in uscita. Le chiamate in entrata non vengono registrate automaticamente nella timeline del contatto associato. Per saperne di più sull'utilizzo di un numero di telefono fornito da HubSpot per ricevere le chiamate in entrata inoltrate al proprio dispositivo personale.
• Per modificare il tipo di chiamata, fare clic sul menu a discesa Tipo .
• Per aggiungere un commento alla chiamata registrata, fare clic su Aggiungi commento.
• Per accedere a ulteriori dettagli sulla registrazione, fare clic su Rivedi chiamata. Lo strumento di revisione della registrazione si aprirà in un pannello a destra. Se si utilizza Conversation Intelligence (CI) per registrare e trascrivere le chiamate, è possibile accedere alla registrazione e alla trascrizione anche da qui. Per saperne di più sull'uso dello strumento di revisione delle registrazioni.

Scoprite come potete accedere a tutte le vostre chiamate dalla pagina dell'indice delle chiamate.