Aufgaben erstellen

Behalten Sie den Überblick über Ihre To-do-Liste in HubSpot, indem Sie Aufgaben erstellen. Sie können Aufgaben als Erinnerungen erstellen, die bestimmten Datensätzen zugeordnet sind. Sales Hub oder Service Hub Starter-, Professional- und Enterprise-Benutzer können ebenfalls wiederkehrende Aufgaben erstellen.

Sie können auch Aufgaben auf der Grundlage von Dealphasen automatisieren.

Sobald Sie Aufgaben erstellt haben, erfahren Sie hier, wie Sie Aufgaben bearbeiten, abschließen und löschen können.

Aufgabendetails

Unabhängig davon, wo Sie eine Aufgabe in HubSpot erstellen, können Sie die folgenden Informationen eingeben. Erfahren Sie, wie Sie ein standardmäßiges Fälligkeitsdatum, eine Fälligkeitszeit und ein Erinnerungsdatum für alle von Ihnen erstellten Aufgaben festlegen.

• Titel: Geben Sie einen Aufgabenamen im Feld Titel ein. Fügen Sie den Text Anruf oder E-Mail in den Titel Ihrer Aufgabe ein, um automatisch den entsprechenden Aufgabentyp festzulegen.
• Typ Wählen Sie Anruf, E-Mail oder To-do aus. Wenn Sie die Integration von HubSpot mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, wählen Sie Sales-Navigator – InMail senden oder Sales-Navigator – Verbindungsanfrage aus. 
• Priorität: Wählen Sie aus, ob die Aufgabe eine niedrige, mittlere oder hohe Priorität hat.
• Zu Datensätzen zuordnen oder [x] Zuordnungen: Suchen Sie nach Datensätzen zum Zuordnen zur Aufgabe und wählen Sie diese aus.
• Zugewiesen an: Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Aufgabe zugewiesen wird.
• Warteschlange: Fügen Sie die Aufgabe zu einer bestehenden Warteschlange hinzu oder erstellen Sie eine neue Aufgabenwarteschlange.
• Fälligkeitsdatum: Wählen Sie den Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) aus, zu dem die Aufgabe fällig ist. Das Zeitformat (z. B. 12-Stunden- oder 24-Stunden-Format) wird auf der Grundlage Ihrer Datums- und Zahleneinstellungen bestimmt.
• Auf Wiederholen festlegen (nur für Benutzer vonSales Hub oder Service Hub Starter, Professional und Enterprise): Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, geben Sie dann eine Zahl ein und wählen Sie ein Zeitintervall für die Wiederholung Ihrer Aufgabe aus. Die Option Auf Wiederholen festlegen wird angezeigt, wenn Sie Aufgaben von der Aufgabenindexseite oder innerhalb eines einzelnen Datensatzes erstellen, aber die Option wird nicht angezeigt, wenn Sie Aufgaben von einer Objektindexseite erstellen.

• Aufgabenerinnerungen oder Erinnerung senden: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um auszuwählen, wann eine E-Mail-Erinnerung an den für die Aufgabe zuständigen Mitarbeiter gesendet werden soll.
• Notizen: Geben Sie Details zu Ihrer Aufgabe ein.

Aufgaben erstellen

Sie können Aufgaben in HubSpot von mehreren Tools aus erstellen, einschließlich der Aufgabenindexseite, einer Objektindexseite oder einem einzelnen Datensatz. Sales Hub Professional- und Enterprise-Benutzer können auch Aufgaben in einer Sequenz erstellen.

Wenn Sie ein Mobilgerät verwenden, erfahren Sie hier, wie Sie Aufgaben in HubSpots Mobile-App verwenden. Um Aufgaben nacheinander zu erledigen, können Sie unter Aufgaben nacheinander in einer Ansicht erledigen.

Aufgaben auf Indexseiten und Datensätzen erstellen

So erstellen Sie eine Aufgabe auf der Indexseite für Aufgaben:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.

• Klicken Sie oben rechts auf Aufgabe erstellen.

• Geben Sie im rechten Bereich die Details für Ihre Aufgabe ein.

• Klicken Sie auf Erstellen. Um die aktuelle Aufgabe zu erstellen und mit der Erstellung einer anderen Aufgabe zu beginnen, klicken Sie auf Erstellen und weiteren Eintrag erstellen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
• Wenn Sie eine Aufgabe für mehrere Datensätze per Massenaktion erstellen:

Bitte beachten: Sie können nur mehrere Aufgaben gleichzeitig für die aktuelle Seite erstellen, die Sie gerade anzeigen. Sie können nicht Aufgaben für mehrere Seiten erstellen. Wenn Sie beispielsweise 100 Kontakte gleichzeitig überprüfen, können Sie nur Aufgaben für diese 100 Kontakte erstellen.

• • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, für die Sie Aufgaben erstellen möchten.
  • Klicken Sie oben in der Tabelle auf + Aufgaben erstellen.
  • Geben Sie im rechten Bereich die Details für Ihre Aufgaben ein und klicken Sie dann auf Erstellen. Für jeden ausgewählten Datensatz wird eine Aufgabe erstellt.
• Wenn Sie eine Aufgabe für einen einzelnen Datensatz erstellen:
  • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
  • Klicken Sie im linken Bereich auf tasks Aufgabe.

• • Geben Sie im Aufgaben-Editor die Details für Ihre Aufgabe ein.

• • Klicken Sie auf Erstellen.

Follow-up-Aufgaben zu Datensatzaktivitäten erstellen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
• Klicken Sie im linken Bereich auf add Protokollieren, um einen Anruf, eine E-Mail oder ein Meeting zu protokollieren, oder auf description Notiz, um eine Notiz zu erstellen. Sie können auch auf email Emai E-Mail klicken, um eine persönliche E-Mail zu verfassen.
• Aktivieren Sie am unteren Rand des Aktivitäten-Editors das Kontrollkästchen Aufgabe für Follow-up erstellen und klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um ein Fälligkeitsdatum für Ihre Aufgabe festzulegen.

• Klicken Sie je nach Aktivität auf Aktivität protokollieren, Notiz speichern, oder Senden. Es wird eine neue Aufgabe erstellt.

Aufgaben in Ihrem Gmail-Posteingang erstellen

Wenn Sie Ihren persönlichen Gmail-Posteingang verknüpft und die Chrome-Erweiterung von HubSpot installiert haben, können Sie Aufgaben in Ihrem Gmail-Posteingang erstellen.

• Melden Sie sich bei Gmail an.
• Klicken Sie auf der rechten Seite Ihres Gmail-Posteingangs auf das sprocket HubSpot-Symbol.

• Klicken Sie auf den Tab Aufgaben.

• Klicken Sie auf Aufgabe erstellen und geben Sie dann die Details für Ihre Aufgabe ein.
• Klicken Sie unten auf Speichern.

Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben erstellen, während Sie eine E-Mail in Gmail senden.

Aufgaben mithilfe von Workflows erstellen (nur Professional- und Enterprise-Benutzer)

Sie können mit dem Workflow-Tool automatisch Aufgaben erstellen:

• Erstellen oder bearbeiten Sie einen Workflow.
• Klicken Sie auf das + Plus-Symbol.
• Klicken Sie im linken Bereich auf den CRM-Abschnitt, um ihn zu erweitern. Wählen Sie dann Aufgabe erstellen aus.
• Konfigurieren Sie Ihre Aufgabedetails:
  • Titel: der Name der Aufgabe. 
  • Typ: die Art der Aufgabe, z. B. E-Mail, Anruf, To-do, Sales-Navigator – Inmail oder Sales-Navigator – Verbindungsanfrage. 
  • Fälligkeitsdatum: wenn die Aufgabe sofort oder an einem benutzerdefinierten Datum fällig ist. 
  • E-Mail-Erinnerung: wenn der zugewiesene Benutzer eine E-Mail zur Erinnerung an die Aufgabe erhalten soll. 
  • Notizen: alle zusätzlichen Details zur Aufgabe.
  • Weitere Zuordnung hinzufügen: Standardmäßig wird die Aufgabe dem Datensatz zugeordnet, der in der Aufgabe aufgenommen ist. Verwenden Sie diese Option, um die Aufgabe einem anderen Datensatz zuzuordnen. Sie können der Aufgabe mehrere Datensätze zuordnen. Um einen weiteren Datensatz zuzuordnen, klicken Sie auf+ Weitere Zuordnung hinzufügen.
  • Zu geteilter Aufgabenwarteschlange hinzufügen: Fügen Sie die neue Aufgabe zu einer geteilten Aufgabenwarteschlange hinzu. 
  • Priorität: die Prioritätsstufe der Aufgabe, entweder niedrig, mittel oder hoch. 
  • Aufgabe zuweisen an: Wählen Sie aus, wem die Aufgabe zugewiesen werden soll, ob dem zuständigen Mitarbeiter für den Datensatz, einem bestimmten Benutzer oder niemandem. 

Aufgaben zum Wiederholen festlegen (nur Sales Hub oder Service Hub Starter, Professional und Enterprise)

Für Aufgaben, die wiederkehrend abgeschlossen werden müssen, können Benutzer mit einer kostenpflichtigen Sales Hub oder Service Hub Starter-, Professional- und Enterprise-Lizenz sich wiederholende Aufgaben erstellen und verwenden. Diese Benutzer können nur wiederkehrende Aufgaben für andere Benutzer mit einer kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub Starter-, Professional- und Enterprise-Lizenz erstellen.

Wenn Sie eine Aufgabe auf Wiederholung festlegen, wird eine neue Aufgabe erstellt, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen, gelöscht oder überfällig wird. Wenn eine sich wiederholende Aufgabe überfällig ist, werden sowohl die ursprüngliche Aufgabe als auch die neue Aufgabe als abzuschließende Aufgaben angezeigt. 

• Gehen Sie zu Ihren Aufgaben oder Datensätzen:
  • Aufgaben: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Aufgaben.
  • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Kontakte.
  • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Unternehmen.
  • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Deals.
  • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf CRM und dann auf Tickets.
  • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefinierte Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.
• Wenn Sie sich auf der Aufgabenindexseite befinden, klicken Sie oben rechts auf Aufgabe erstellen.
• Wenn Sie sich auf einer Objektindexseite befinden, klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, um eine sich wiederholende Aufgabe für diesen Datensatz zu erstellen. Klicken Sie im linken Bereich des Datensatzes auf tasks Aufgabe.
• Aktivieren Sie im rechten Bereich oder im Aufgaben-Editor des Datensatzes das Kontrollkästchen Auf Wiederholen festlegen.
• Geben Sie eine Zahl ein oder klicken Sie auf die Pfeile, um eine Zahl auszuwählen, und verwenden Sie dann das Dropdown-Menü, um Tage, Wochen, Monate oder Jahre als Zeitintervall auszuwählen, in dem sich Ihre Aufgabe wiederholen soll (z. B. alle 2 Monate).

• Geben Sie die restlichen Details für Ihre Aufgabe ein, und klicken Sie dann auf Erstellen.

Um zu verhindern, dass neue wiederkehrende Aufgaben erstellt werden, bearbeiten Sie eine einzelne Aufgabe in der Serie und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf Wiederholen festlegen.

Standardeinstellungen für das Erstellen von Aufgaben festlegen

Sie können ein Standardfälligkeitsdatum, eine Standardfälligkeitszeit und einen Standardzeitraum vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe festlegen, um eine Erinnerung zu erhalten. Diese Einstellungen gelten für alle Aufgaben, die Sie auf der Indexseite für Aufgaben oder in einem Datensatz erstellen. Aufgaben, die in einer Sequenz erstellt wurden, werden nicht mit diesen Standardeinstellungen ausgefüllt.

• Klicken Sie oben rechts in Ihrem HubSpot-Account auf Ihren Accountnamen und dann auf Profil & Einstellungen.
• Wählen Sie den Tab Aufgaben aus.

• Klicken Sie im Abschnitt Standardeinstellungen auf die Dropdown-Menüs, um die Standardeinstellung auszuwählen:

• • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie die Standardanzahl an Tagen oder Wochen aus, nach denen Ihre Aufgaben fällig sind, nachdem sie erstellt wurden.
  • Fälligkeitszeit: Wählen Sie die Standardzeit aus, zu der Ihre Aufgaben fällig sind.
  • Erinnerung: Wählen Sie die Standard-Zeitdauer vor dem Fälligkeitsdatum Ihrer Aufgabe aus, um eine Erinnerung zu erhalten. Wählen Sie Keine Erinnerung aus, um Standarderinnerungen für Aufgaben zu deaktivieren.
• Aktivieren Sie im Abschnitt Follow-up-Aufgaben das Kontrollkästchen, um jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe von einer Listenansicht abschließen, eine Erinnerung an das Erstellen einer Follow-up-Aufgabe zu erhalten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Follow-up-Erinnerungen zu deaktivieren.
• Wenn Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf Speichern.

Ihre Standardeinstellungen werden automatisch in die Felder Fälligkeitsdatum und Aufgabenerinnerungen übernommen, wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, Sie können diese Felder jedoch für einzelne Aufgaben bei Bedarf anpassen.