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Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Tasks

Aufgaben verwenden

Zuletzt aktualisiert am: August 30, 2021

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Behalten Sie Ihre Aufgabenliste mit dem Aufgaben-Tool in HubSpot im Auge. Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen in Ihrem HubSpot-Account können auch verwalten, welche Benutzer über die Berechtigung verfügen, Aufgaben anzuzeigen und zu bearbeiten.

Erfahren Sie, wie Sie besser Ihre Aufgaben auf Grundlage Ihres Zeitplans und der früheren Performance planen können. Anstatt Benachrichtigungen pro Aufgabe zu erhalten, können Sie auch auswählen, an jedem Wochentag per E-Mail eine Zusammenfassung der fälligen Aufgaben zu erhalten.

Standardeinstellungen für das Erstellen von Aufgaben festlegen

Bevor Sie mit dem Erstellen von Aufgaben beginnen, können Sie ein Standardfälligkeitsdatum, eine Standardfälligkeitszeit und einen Standardzeitraum vor dem Fälligkeitsdatum einer Aufgabe festlegen, um eine Erinnerung zu erhalten. Diese Einstellungen gelten nur für Aufgaben, die Sie auf der Aufgaben-Indexseite oder in einem Datensatz erstellen. Aufgaben, die in einer Sequenz erstellt wurden, werden nicht mit diesen Standardeinstellungen ausgefüllt.

  • Klicken Sie oben rechts in Ihrem HubSpot-Account auf Ihren Account-Namen und gehen Sie dann zu Profil & Einstellungen.
  • Wählen Sie die Registerkarte „Aufgaben“ aus.
  • Klicken Sie im Abschnitt „Standardeinstellungen“ auf die Dropdown-Menüs, um die Standardeinstellung auszuwählen:
    • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie die Standardanzahl an Tagen oder Wochen aus, nach denen Ihre Aufgaben fällig sind, nachdem sie erstellt wurden.
    • Uhrzeit der Fälligkeit: Wählen Sie die Standardzeit aus, zu der Ihre Aufgaben fällig sind.
    • Erinnerung: Wählen Sie die Standard-Zeitdauer vor dem Fälligkeitsdatum Ihrer Aufgabe aus, um eine Erinnerung zu erhalten. Wählen Sie „Keine Erinnerung“ aus, um die Standard-Aufgabenerinnerungen zu deaktivieren.
  • Aktivieren Sie im Abschnitt „Follow-up-Aufgaben“ das Kontrollkästchen, um jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe von einer Listenansicht abschließen, eine Erinnerung an das Erstellen einer Follow-up-Aufgabe zu erhalten. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um Follow-up-Erinnerungen zu deaktivieren.
  • Nachdem Sie fertig sind, klicken Sie unten links auf „Speichern“.

Ihre Standardeinstellungen werden automatisch in die Felder „Fälligkeitsdatum“ und „Aufgabenerinnerungen“ übernommen, wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen, Sie können diese Felder jedoch für einzelne Aufgaben bei Bedarf anpassen.

Aufgaben erstellen

Sie können Aufgaben über unterschiedliche Tools in HubSpot erstellen. Sales Hub Professional oder Enterprise Benutzer können auch Automatisierung von Aufgaben auf Dealphasen. Wenn Sie Zugriff auf Sequenzen haben, können Sie auch Aufgaben in einer Sequenz erstellen.

Um Aufgaben der Reihe nach in HubSpot zu erledigen, erfahren Sie hier, wie Sie eine Aufgabenwarteschlange erstellen und verwenden.

Aufgaben auf der Indexseite für Aufgaben erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Aufgaben.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Aufgaben erstellen“.
  • Im rechten Bereich:
    • Titel: Geben Sie einen Aufgabenamen im Feld „Titel“ ein. Fügen Sie den Text call oder email in den Titel Ihrer Aufgabe ein, um automatisch den entsprechenden Aufgabentyp einzustellen.
    • Typ Wählen Sie „Anruf“, „E-Mail“ oder „To-Do“ aus. Wenn Sie die Integration von HubSpot mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, wählen Sie „Sales-Navigator – InMail senden“ oder „Sales-Navigator – Verknüpfungsanfrage“ aus.
    • Priorität: Wählen Sie aus, ob die Aufgabe eine hohe Priorität hat.
    • Mit Datensätzen verknüpfen: Suchen Sie die Datensätze, die der Aufgabe zugeordnet werden sollen, und wählen Sie diese aus.
    • Zugewiesen an: Wählen Sie den Benutzer aus, dem die Aufgabe zugewiesen wird.
    • Warteschlange: Fügen Sie die Aufgabe zu einer bestehenden Warteschlange hinzu oder erstellen Sie eine neue Aufgabenwarteschlange.
    • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit der Fälligkeitsdatum aus.
    • Aufgabenerinnerungen: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um auszuwählen, wann eine E-Mail-Erinnerung an den für die Aufgabe zuständigen Mitarbeiter gesendet werden soll.
    • Notizen: Geben Sie Details zu Ihrer Aufgabe ein.
  • Klicken Sie auf „Save“ (Speichern).

Aufgaben in einem Datensatz erstellen

  • Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
    • Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
    • Unternehmen:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
    • Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
    • Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
    • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie den Namen des benutzerdefinierten Objekts aus.
  • Klicken Sie auf den Namen des Datensatzes.
  • Klicken Sie im linken Bereich auf „Aufgaben“ tasks.
  • Geben Sie im unteren Fenster die Details für Ihre Aufgabe ein:
    1. Titel: Geben Sie den Namen der Aufgabe ein. Fügen Sie den Text Anruf oder E-Mail hinzu, um automatisch den entsprechenden Aufgabentyp einzustellen.
    2. Fälligkeitsdatum: Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit für die Aufgabe aus.
    3. Anmerkungen: Details zu Ihrer Aufgabe eingeben.
    4. X Datensatz/Datensätzen zugeordnet: Zeigen Sie andere Datensätze an, fügen Sie diese zur Aufgabe hinzu und entfernen Sie sie von der Aufgabe.
    5. Typ: Wählen Sie „Anruf“, „E-Mail“ oder „To-Do“ aus. Wenn Sie die Integration von HubSpot mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, wählen Sie „Sales-Navigator – InMail senden“ oder „Sales-Navigator – Verknüpfungsanfrage“ aus.
    6. Priorität: Wählen Sie aus, ob die Aufgabe eine hohe Priorität hat.
    7. Zugewiesen an: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Zugewiesen an“ einen Benutzer aus, der für die Aufgabe verantwortlich ist.
    8. Erinnerung senden: Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, an dem bzw. zu der eine E-Mail-Erinnerung an den für die Aufgabe zuständigen Mitarbeiter gesendet werden soll.
    9. Warteschlange: Fügen Sie die Aufgabe zu einer bestehenden Warteschlange hinzu oder erstellen Sie eine neue Aufgabenwarteschlange. Wählen Sie „Keine“, wenn Sie diese Aufgabe keiner Aufgabenwarteschlange zuweisen möchten.

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  • Klicken Sie auf Aufgabe speichern.

Aufgaben beim Protokollieren einer E-Mail oder eines Anrufs erstellen

  • Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
    • Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
    • Unternehmen:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
    • Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
    • Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
    • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie den Namen des benutzerdefinierten Objekts aus.
  • Klicken Sie auf den Namen des Kontakts, Unternehmens, Deals oder Tickets.
  • Klicken Sie im linken Bereich auf „E-Mail“ email oder „Anruf“ calling und geben Sie die E-Mail- oder Anrufinformationen ein.
  • Aktivieren Sie vor dem Senden der E-Mail oder dem Speichern des Anrufs das Kontrollkästchen „Aufgabe für Follow-up erstellen“ und klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um ein Fälligkeitsdatum für Ihre Aufgabe festzulegen.

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Aufgaben in Ihrem Gmail-Posteingang erstellen

Wenn Sie Ihren persönlichen Gmail-Posteingang verknüpft und die Chrome-Erweiterung von HubSpot Sales installiert haben, können Sie Aufgaben in Ihrem Gmail-Posteingang erstellen.

  • Melden Sie sich bei Gmail an.
  • Klicken Sie auf der rechten Seite Ihres Gmail-Posteingangs auf das Zahnrad-Symbol sprocket.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte „Aufgaben“ befinden. Wenn Sie nur ein Kontaktprofil sehen, klicken Sie auf den Pfeil oben links, um zurückzukehren, und klicken Sie dann auf die Registerkarte „Aufgaben“.

  • Klicken Sie auf „Aufgabe erstellen“ und geben Sie die folgenden Informationen ein.
    • Titel: Geben Sie den Namen der Aufgabe ein. Fügen Sie den Text Anruf oder E-Mail hinzu, um automatisch den entsprechenden Aufgabentyp einzustellen.
    • Fälligkeitsdatum: Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs, um ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit für die Aufgabe auszuwählen.
    • Anmerkungen: Details zu Ihrer Aufgabe eingeben.
    • X Datensatz/Datensätzen zugeordnet:: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um alle anderen Datensätze anzuzeigen, zur Aufgabe hinzuzufügen und aus dieser zu entfernen.
    • Aufgabentyp: Wählen Sie „Anruf“, „E-Mail“ oder „To-Do“ aus. Wenn Sie die Integration von HubSpot mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, wählen Sie „Sales-Navigator – InMail senden“ oder „Sales-Navigator – Verknüpfungsanfrage“ aus.
    • Zugewiesen an: Wählen Sie im Dropdown-Menü „Zugewiesen an“ einen Benutzer aus, der für die Aufgabe verantwortlich ist.
    • Aufgabenerinnerungen: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erinnerung senden“ und wählen Sie dann im Dropdown-Menü ein Datum und eine Uhrzeit aus, an dem bzw. zu der eine E-Mail-Erinnerung an den für die Aufgabe zuständigen Mitarbeiter gesendet werden soll.
    • Warteschlange: Fügen Sie die Aufgabe zu einer bestehenden Warteschlange hinzu oder erstellen Sie eine neue Aufgabenwarteschlange. Wählen Sie „Keine“, wenn Sie diese Aufgabe keiner Aufgabenwarteschlange zuweisen möchten.
  • Klicken Sie unten auf „Speichern“.

Mehrere Aufgaben gleichzeitig basierend auf ausgewählten Datensätzen erstellen

  • Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
    • Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
    • Unternehmen:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
    • Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
    • Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
    • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie den Namen des benutzerdefinierten Objekts aus.
  • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Datensätzen, für die Sie Aufgaben erstellen möchten.
  • Klicken Sie oben in der Tabelle auf „+ Aufgaben erstellen“.

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  • Geben Sie im rechten Bereich die Details für Ihre Aufgaben ein und klicken Sie dann auf „Erstellen“.
  • Geben Sie im rechten Bereich die folgenden Informationen ein.
    • Titel: Der Titel wird für Sie festgelegt und gibt den Datensatz an, dem sie zugeordnet ist.
    • Typ Wählen Sie „Anruf“, „E-Mail“ oder „To-Do“ aus. Wenn Sie die Integration von HubSpot mit LinkedIn Sales Navigator verwenden, wählen Sie „Sales-Navigator – InMail senden“ oder „Sales-Navigator – Verknüpfungsanfrage“ aus.
    • Priorität: Wählen Sie aus, ob die Aufgabe eine hohe Priorität hat.
    • Zugewiesen an: Wählen Sie aus, wem die Aufgabe zugewiesen wird.
    • Warteschlange: Fügen Sie die Aufgabe zu einer bestehenden Warteschlange hinzu oder erstellen Sie eine neue Aufgabenwarteschlange.
    • Fälligkeitsdatum: Klicken Sie auf die Dropdown-Menüs, um das Fälligkeitsdatum und die Uhrzeit auszuwählen.
    • Erinnerung senden: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü, um festzulegen, wann die E-Mail-Erinnerung an den zuständigen Mitarbeiter für die Aufgabe gesendet werden soll.
  • Klicken Sie auf „Erstellen“. Es wird eine Aufgabe pro Datensatz erstellt.

Aufgaben bearbeiten, erledigen und löschen

Sie können Ihre Aufgaben an verschiedenen Orten in Ihrem HubSpot-Account anzeigen, bearbeiten, abschließen oder löschen. Wenn Sie ein Mobilgerät verwenden, erfahren Sie, wie Sie Aufgaben in der HubSpot Mobile-App verwenden.

Auf der Indexseite für Aufgaben mit Aufgaben arbeiten

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Aufgaben.
  • Um die Aufgaben auf der geöffneten Registerkarte zu filtern, klicken Sie auf „Filter“ und wählen Sie den Aufgabentyp, das Fälligkeitsdatum oder die Priorität der Aufgaben, die Sie anzeigen möchten.
  • Um eine Aufgabe zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf „Bearbeiten“. Nehmen Sie im rechten Bereich Änderungen an der Aufgabe vor und klicken Sie auf „Speichern“.
  • So erledigen, bearbeiten oder löschen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig bzw. ändern die Aufgabenwarteschlange:
    • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Aufgaben, die Sie erledigen, bearbeiten oder löschen möchten.
      • Um alle Aufgaben auf Ihrer aktuellen Seite auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ oben links in der Tabelle.

      • Klicken Sie, um alle Datensätze im Filter auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ und klicken Sie dann auf den Link „Alle [Anzahl] Aufgaben auswählen“.

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    • Wählen Sie oben in der Tabelle die Aktion aus, die Sie vornehmen möchten:
      • Als abgeschlossen markieren: Die ausgewählten Aufgaben werden als abgeschlossen markiert:
      • Bearbeiten: Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Zu aktualisierende Eigenschaft“ und wählen Sie die zu bearbeitende Eigenschaft aus. Geben Sie den aktualisierten Wert ein oder wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf „Speichern“
      • Löschen: Klicken Sie im Dialogfeld auf „Löschen“. Die ausgewählten Aufgaben werden gelöscht.
      • Warteschlange ändern: Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü „Warteschlange“ und wählen Sie die Warteschlange aus, der Sie diese Aufgaben hinzufügen möchten. Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Klicken Sie zum Bearbeiten der Spalten in der Tabelle auf „Spalten bearbeiten“. Im Dialogfeld:
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    • Wählen Sie im linken Bereich die Spalten aus, die Sie anzeigen möchten:
      • Zuordnungen: Jegliche Datensätze, die mit der Aufgabe verknüpft sind.
      • Fälligkeitsdatum: Das Datum, an dem die Aufgabe fällig ist. Dies zeigt ein Datum in der Vergangenheit, wenn die Aufgabe überfällig ist.
      • Zuletzt kontaktiert: Das letzte Datum, an dem eine Kontaktaufnahme (Chat-Konversation, Anruf, Vertriebs-E-Mail, Meeting) im zugehörigen Kontaktdatensatz protokolliert wurde. Dies hat nur einen Wert, wenn ein Kontakt direkt der Aufgabe zugeordnet ist.
      • Letzte Interaktion: Das letzte Datum eines Öffnens und Anklickens einer direkten E-Mail, des erneuten Besuchs eines Leads, einer Meetings-Buchung und einer Formulareinsendung im Kontaktdatensatz. Dies hat nur einen Wert, wenn ein Kontakt direkt der Aufgabe zugeordnet ist.
      • Priorität: Die Prioritätsstufe der Aufgabe. Dies hat nur einen Wert, wenn Sie beim Erstellen der Aufgabe Hoch auswählen.
      • Aufgabentyp: Der Typ der Aufgabe, einschließlich Anruf, E-Mail oder Aufgabe.
      • Zugewiesen an: Der HubSpot-Benutzer, dem die Aufgabe zugewiesen ist.
      • Notizen: Jegliche Notizen, die Sie der Aufgabe hinzugefügt haben.
      • Erstellungsdatum: Das Datum, an dem die Aufgabe erstellt wurde.
    • Klicken Sie im rechten Bereich auf „Entfernen“, um alle Spalten zu entfernen, die nicht angezeigt werden sollen.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Aufgaben exportieren und Aufgabenwarteschlangen auf der Indexseite für Aufgaben nutzen.

Mit Aufgaben in einem Datensatz arbeiten

  • Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
    • Kontakte:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Kontakte.
    • Unternehmen:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Unternehmen.
    • Deals:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Deals.
    • Tickets:Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Service > Tickets.
    • Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu „Kontakte“ > „Kontakte“, klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü oben links und wählen Sie den Namen des benutzerdefinierten Objekts aus.
  • Um alle dem Datensatz zugeordneten Aufgaben anzuzeigen, klicken Sie auf „Aufgaben“ im mittleren Bereich.view-task-on-record-1
  • Bei jeder Aufgabe:
    • Fertigstellen: Klicken Sie auf das Häkchen-Symbol success, um die Aufgabe als fertiggestellt zu markieren.
    • Titel: Geben Sie den Namen der Aufgabe ein. Fügen Sie den Text Anruf oder E-Mail hinzu, um automatisch den entsprechenden Aufgabentyp einzustellen.
    • Zugewiesen an: Wählen Sie Dropdown-Menü „Zugewiesen an“ einen Benutzer aus, der für die Aufgabe verantwortlich ist.
    • Fälligkeitsdatum: Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum und eine Uhrzeit für die Aufgabe aus.
    • Aufgabentyp: Wählen Sie „Anruf“, „E-Mail“ oder „To-Do“ aus. 
    • Priorität: Wählen Sie aus, ob die Aufgabe eine hohe Priorität hat.
    • Erinnerung: Wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus, an dem bzw. zu der eine E-Mail-Erinnerung an den für die Aufgabe zuständigen Mitarbeiter gesendet werden soll.
    • Warteschlange: Fügen Sie die Aufgabe zu einer bestehenden Warteschlange hinzu oder erstellen Sie eine neue Aufgabenwarteschlange. Wählen Sie „Keine“, wenn Sie diese Aufgabe nicht einer Aufgabenwarteschlange hinzufügen möchten.
    • Beschreibung: Geben Sie Details zu Ihrer Aufgabe ein.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe für zusätzliche Aktionen:edit-task-on-record
    • X Datensatz/Datensätzen zugeordnet: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um alle anderen Datensätze zu der Aufgabe anzuzeigen, hinzuzufügen und zu entfernen.
    • Anpinnen: Klicken Sie auf diese Option, um die Aufgabe oben im Datensatz anzupinnen.
    • Verlauf: Klicken Sie darauf, um den mit der Aufgabe verbundenen Eigenschaftsverlauf anzuzeigen. 
    • Link: Klicken Sie darauf, um zu einer URL zu gehen, die spezifisch für die Aufgabe ist. 
    • Löschen: Löschen Sie die Aufgabe.

Von Ihren Gmail-Posteingang aus mit Aufgaben arbeiten

  • Melden Sie sich bei Gmail an.
  • Klicken Sie auf der rechten Seite Ihres Gmail-Posteingangs auf das Zahnrad-Symbol sprocket.

  • Stellen Sie sicher, dass Sie sich auf der Registerkarte „Aufgaben“ befinden. Wenn Sie nur ein Kontaktprofil sehen, klicken Sie auf den Pfeil oben links, um zurückzukehren, und klicken Sie dann auf die Registerkarte „Aufgaben“.

  • Um eine Aufgabe zu bearbeiten, klicken Sie auf die Aufgabe und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie fertig sind.
  • Um eine Aufgabe abzuschließen, klicken Sie auf das Häkchen daneben.
  • Um eine Aufgabe in Ihrem HubSpot-Account anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „In HubSpot anzeigen“ aus.
  • Um eine Aufgabe zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe und klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Aktionen“. Wählen Sie „Löschen“ aus.