Anrufaufzeichnungen und Transkripte auswerten

Sie können Aufzeichnungen überprüfen, die mit dem HubSpot anruf-Tool mit Integration von HubSpot mit Zoom oder über einen drittanbieter für Anrufe der mit HubSpot integriert ist

Wenn Sie ein Benutzer mit einem zugewiesenen bezahlten Sales Hub- oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Platzsind zugewiesen ist, können Sie Conversation Intelligence (CI) verwenden, um Aufzeichnungen zu transkribieren und zu analysieren. So können Sie Ihr Team effektiver coachen und aus den Aufzeichnungen und Transkripten wertvolle Kundeneinblicke gewinnen

Bitte beachten Sie: Jeder Benutzer, der von HubSpot aus Anrufe aufzeichnet, kann die Anrufaufzeichnung überprüfen und coachen, hat aber keinen Zugriff auf die zusätzlichen Funktionen von CI, wie z. B. das Transkript.

Nur Aufnahmen, die von Benutzern mit zugewiesenen Vertriebs-Hub oder Service-Hub Professional oder Unternehmen bezahlten Sitzen gemacht wurden, werden automatisch transkribiert. Jeder Benutzer in einem Sales-Hub- oder Service-Hub- Professional- oder Enterprise-Konto kann auf die Aufzeichnung und das Transkript für das Coaching zugreifen, wenn er über die entsprechenden Objektzugriffsrechte für den Datensatz verfügt.

Wenn Sie die HubSpot-App für mobile Geräte verwenden, erfahren Sie, wie Sie die Aufzeichnungen von unterwegs aus überprüfen können. 

Bevor Sie loslegen

• Richten Sie das Calling-Feature ein. Sie können entweder eine von HubSpot bereitgestellte Telefonnummer erwerben, Ihre ausgehende Telefonnummer bei HubSpot registrieren, die HubSpot-Integration mit Zoomeinrichten oder die Integration mit einem Drittanbieter für Anrufe vornehmen.

Bitte beachten: Derzeit unterstützen folgende Drittanbieter CI in HubSpot: JustCall, Kixie sowie Zoom Business- oder Enterprise-Abonnements, die das Aufzeichnen von Transkripten unterstützen.

• Stellen Sie sicher, dass die Anrufaufzeichnung in Ihren Einstellungen aktiviert ist.
• Wenn Sie ein Vertriebszentrum oder Service Hub Professional oder Enterprise sind, vergewissern Sie sich, dassCI in Ihren Einstellungen ebenfalls aktiviert ist, damit Ihre Aufnahmen transkribiert werden.
• Wenn Sie Zoom verwenden, um Anrufe zu tätigen, stellen Sie sicher, dass Cloudaufzeichnung aktiviert ist.
• Sehen Sie sich die Gesetzeslage zur Anrufaufzeichnung für Ihren Bereich an.

Aufzeichnungen auswerten

Sie können auf die Aufzeichnung zugreifen und Notizen oder Kommentare hinzufügen. 

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Anrufe.
• Klicken Sie auf den Titel der Aufforderung.
• Um die Aufzeichnung zu starten, klicken Sie auf der linken Seite des Überprüfungsbildschirms auf playerPlay Play. Sie können auch die Steuerelemente zum playerFastForward vorwärts springen oder playerRewind rückwärts springen verwenden. Wenn Sie eine Zoom-Cloudaufzeichnung auswerten, können Sie auch wiedergeben, pausieren und nach vorne springen.
• Um eine Benachrichtigung an ein anderes Teammitglied zu senden, geben Sie im Textfeld rechts @ gefolgt vom Namen des Benutzers ein, geben Sie Ihren Kommentar ein und klicken Sie dann auf „Speichern“.
  

• Um die Kontaktinformationen des Anrufempfänger aufzurufen, klicken Sie oben rechts auf „Teilnehmer“, um den Abschnitt zu erweitern.
  • Um auf die Informationen des Kontakts zuzugreifen, klicken Sie auf den Namen des Datensatzes, um ein Popover mit den Details des Kontakts zu öffnen.
  • Um zum vollständigen Datensatz zu gelangen, klicken Sie auf „Zum Datensatz“.
• Unterhalb der Aufnahme auf der linken Seite können Sie vorhandene Notizen überprüfen oder auf Notiz bearbeiten klicken, um weitere Notizen hinzuzufügen.
• Wenn Sie ein Benutzer mit einem zugewiesenen Sales Hub- oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Platz sind, können Sie im Abschnitt Notizen einen Link zu einem bestimmten Zeitstempel für eine spätere Überprüfunghinzufügen.
  • Geben Sie die Uhrzeit ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.

• • Klicken Sie auf „Speichern“.
  • Um zu diesem Zeitpunkt in der Aufzeichnung zu springen, klicken Sie auf den Zeitstempel in den Gesprächsnotizen

Transkripte überprüfen (Vertriebs-Hub oder Service-Hub NurProfessional oder Enterprise )

• Unterhalb der Aufzeichnung können Sie die Sprecherspuren anzeigen, um die Sprechzeit des Benutzers im Vergleich zur Sprechzeit des Kontakts zu überwachen. Klicken und ziehen Sie den Griff entlang der Lautsprecherspur, um einen bestimmten Teil der Aufnahme anzuhören.
• HubSpot gleicht automatisch die Namen der Sprecher bei transkribierten Zweiergesprächen ab, die mit Zoom Basic oder Professional geführt wurden. Wenn Sie die Sprechernamen in einer Abschrift manuell abgleichen müssen, klicken Sie auf den Avatar neben dem Namen des Sprechers (z. B. Sprecher 1, Sprecher 2). Wählen Sie dann den richtigen Lautsprechernamen aus der Dropdown-Liste aus, und klicken Sie auf Abgleichen.

• Um die Zuordnung eines Sprechers aufzuheben, klicken Sie auf den Avatar neben dem Namen des Sprechers und dann auf Zuordnung aufheben. Wenn Sie versuchen, mehrere Sprecher erneut zuzuordnen, um einen Fehler zu korrigieren, heben Sie zunächst die Zuordnung aller falschen Sprechernamen auf, bevor Sie die Zuordnung erneut vornehmen, um sicherzustellen, dass alle Sprechernamen wieder in der Dropdown-Liste angezeigt werden. 

Bitte beachten Sie: Der manuelle Sprecherabgleich ist für Anrufe, die mit Zoom Business, Business Plus oder Enterprise getätigt wurden, nicht verfügbar, da diese Transkripte von Zoom und nicht von HubSpot bereitgestellt werden.

• Wenn Sie ein Benutzer in einem Sales Hub oder Service Hub Enterprise-Konto sind, können Sie Anrufaufzeichnungsclips mit festgelegten Start- und Endzeiten freigeben.
  • Klicken Sie auf den Griff und ziehen Sie ihn entlang der Lautsprecherspur, um die Startzeit des gemeinsamen Aufnahmeclips zu bestimmen. Sie können auch mit dem Mauszeiger über den Auszug der Abschrift fahren und an der Stelle klicken, an der Sie die Aufnahme starten möchten. Wenn Sie den gesamten Clip weitergeben möchten, ziehen Sie den Griff an den Anfang der Aufzeichnung oder wählen Sie den ersten Ausschnitt der Abschriftaus.
  • Klicken Sie oberhalb der Aufnahme auf die Schaltfläche shareFreigeben.

• • Im Dialogfeld Aufnahme freigeben können Sie Benutzer auswählen, an die Sie den Clip senden möchten, eine Nachricht schreiben und den Clip zuschneiden.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü E-Mail auswählen an, und klicken Sie auf das Häkchen neben den Benutzern, an die Sie den Aufnahmeclip senden möchten. Alle Benutzer, die keine Berechtigung zum Anzeigen von Aufzeichnungen haben, werden ausgegraut und können nicht ausgewählt werden. Um die Aufzeichnung freizugeben, muss ein Superadministrator oder ein Benutzer mit der Berechtigung Benutzer hinzufügen und bearbeiten die Ansichtsberechtigung des Benutzers aktualisieren.
    • Geben Sie in das Textfeld Nachricht ein, warum Sie den Aufnahmeclip freigeben.
    • Verwenden Sie die Griffe entlang der Lautsprecherspur oder geben Sie die Start- und Endzeit ein, um die Länge des Aufnahmeclips zu ändern. Wenn Sie die gesamte Aufnahme freigeben möchten, vergewissern Sie sich, dass sich die Griffe entlang der Lautsprecherspur am Anfang und am Ende der Aufnahme befinden.

• • Klicken Sie auf Freigeben , um eine E-Mail mit der Nachricht und dem Link zum Aufnahmeclip zu versenden. Sie können einen Clip auch weitergeben, indem Sie auf den Link Link kopierenklicken.

Bitte beachten Sie: Benutzer, die die Erlaubnis haben, einen Aufnahmeclip anzusehen, können sich auch die gesamte Aufnahme anhören. Die Absicht des Clips ist es, einen klaren Fokus und eine klare Richtung zu geben.

• Wenn Sie ein Benutzer in einem Sales Hub- oder Service Hub Enterprise-Konto sind, klicken Sie auf die Registerkarte Verfolgte Begriffe, um zu überprüfen, welche verfolgten Begriffe während des Anrufs verwendet wurden. Um Ihre Tracking-Begriffe zu bearbeiten, klicken Sie auf „Tracking-Begriffe bearbeiten“. 

Bitte beachten: sSie müssen ein Super-Admin sein, um Tracking-Begriffe hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

• Rufen Sie auf der rechten Seite des Bildschirms zur Überprüfung der Aufzeichnung die Abschrift auf:

Bitte beachten Sie: Die automatische Transkription ist für die Standardsprachen der Inhaltserstellung von HubSpotverfügbar. HubSpot transkribiert die Aufzeichnung in der Sprache, die Sie in Ihren Kontoeinstellungen ausgewählt haben. Erfahren Sie mehr über die von HubSpot angebotenen Sprachen.

• • Verwenden Sie die Suchleiste, um spezifische Keywords zu suchen. Die Ergebnisse werden Teil des Transkripts, in dem das Keyword verwendet wurde, zurückgegeben.

• • Um einen bestimmten Teil des Transkripts mit einem anderen Teammitglied zu teilen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Transkripttext und klicken Sie auf „Teilen“. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Link kopieren“, fügen Sie ihn in eine E-Mail oder eine andere Nachricht ein und senden Sie sie an Ihr Teammitglied.

• Wenn Sie die Qualität Ihrer Transkripte verbessern möchten, können Sie die Einstellung „Helfen Sie mit, Ihre Transkriptionen zu verbessern“ aktivieren, indem Sie ein Transkript als nützlich oder nicht nützlich markieren.
  • Klicken Sie am Ende des Transkripts auf „Hilfreich“ oder „Nicht hilfreich“.
  • Überprüfen Sie die Informationen im Dialogfeld und wählen Sie dann „Ja“ aus, um die Einstellung zu aktivieren. Sie können dies jederzeit in den Einstellungen des Calling-Features deaktivieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie HubSpot Daten verwendet, um die Qualität Ihrer Transkripte zu verbessern.

Synchronisierung von Zoom-Aufnahmen

Wenn Sie ein Zoom Business- oder Enterprise-Konto haben, können Sie Ihre Zoom-Cloud-Aufzeichnungen zur Überprüfung in HubSpot synchronisieren. Sobald die Cloud-Aufnahme in Ihrem Zoom-Konto aktiviert ist, erscheinen die Aufnahmen in der Zeitleiste des zugehörigen Datensatzes. Wenn Sie ein Benutzer mit einem zugewiesenen kostenpflichtigen Sales Hub- oder Service Hub Professional- oder Enterprise-Platz sind, transkribiert CI die Zoom-Cloud-Aufnahmen und diese Transkripte werden auch mit der Zeitleiste der Aufzeichnung synchronisiert.

Um Zoom-Aufzeichnungen mithilfe von CI einzurichten, müssen Sie:

1. Cloudaufzeichnung in Zoom aktivieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Kontrollkästchen Audiotranskripte aktiviert ist, damit Sie in HubSpot Transkripte von Ihren Zoom-Aufnahmen erhalten.
2. Aktivieren Sie in Ihren Zoom-Integrationseinstellungen das Kontrollkästchen zum Synchronisieren von Daten aus Aufzeichnungen und Transkripten.
   

   Bitte beachten: Wenn Sie das Kontrollkästchen Daten von Aufzeichnungen und Transkripten synchronisieren aktivieren, werden alle neuen Aufzeichnungen und Transkripte automatisch mit HubSpot synchronisiert, sowohl für Meetings als auch für Webinare. Eine Anrufaufzeichnung kann auf der Indexseite für Anrufe gelöscht werden.

   • Alle Aufzeichnungen von Meetings und Webinaren werden automatisch mit HubSpot synchronisiert und sind für alle Benutzer Ihres HubSpot-Accounts auf der Grundlage Ihrer Objektzugriffsberechtigungen für Kontakte sichtbar. Erfahren Sie mehr über Benutzerberechtigungen in HubSpot.

   • Die Gesetze und Vorschriften im Bereich der Aufzeichnung und Transkription sind komplex, so dass Sie mit Ihrem eigenen Rechtsteam zusammenarbeiten sollten, um zu verstehen, wie sich diese Gesetze auf diese Funktionen beziehen. Sie sind dafür verantwortlich, die für Sie geltenden Gesetze zu ermitteln und deren Einhaltung zu gewährleisten. Erfahren Sie mehr über die Anrufaufzeichnungsfunktionen von HubSpot.

   
   
   

3. Um den Benutzern in Ihrem HubSpot-Konto Aufnahmen zuzuweisen, stellen Sie sicher, dass sie ihre Zoom-Konten auf der Registerkarte Benutzerkonten verbinden. Die Aufzeichnung von Engagement-Aktivitäten wird einem Benutzer in Ihrem HubSpot-Konto zugewiesen, wenn dessen E-Mail-Adresse mit der eines Zoom-Benutzers im Anruf übereinstimmt.

Aufnahmen mit anderen Aufzeichnungen verknüpfen

Standardmäßig ordnet HubSpot AI die Aufzeichnungen automatisch dem primären Unternehmen zu, das mit den Teilnehmern des Anrufs verbunden ist. Dies wird durch das HubSpot AI-Symbol angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Symbol fahren, finden Sie Links zu den entsprechenden Unterlagen für die jeweilige Vereinigung.

Sie können eine Aufzeichnung auch mit anderen Kontakt-, Unternehmens-, Geschäfts- oder Ticketdatensätzen in Ihrem CRM verknüpfen. Die Aufnahme wird in der Zeitleiste des zugehörigen Datensatzes angezeigt, so dass Sie auf die Aufnahmedetails zugreifen können, um weitere Informationen zu erhalten.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Anrufe.
• Klicken Sie auf den Anruftitel.
• Klicken Sie oben links auf „Zuordnungen“.
• Im Bereich „Zuordnungen“:
  • Um eine Zuordnung hinzuzufügen, klicken Sie auf einer Objektkarte auf „Hinzufügen“.
  • Um den zugehörigen Datensatz in einer Vorschau anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zuordnung und klicken Sie auf „Vorschau“.
  • Um bestehende Zuordnungen zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über die Zuordnung, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie Zuordnung entfernen.

Die zugehörigen Datensätze werden auch auf der Indexseite für Anrufe angezeigt. Wenn die zugehörigen Datensätze nicht in der Tabelle angezeigt werden, bearbeiten Sie die Spalten der Tabelle.

Teilen Sie Aufnahmen mit Ihrem Team

Vor einer Besprechung können Sie eine Aufzeichnung an ein Teammitglied weitergeben, damit dieses sich vorbereiten kann.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Anrufe.
• Klicken Sie auf den Anruftitel.
• Klicken Sie oben rechts auf „Teilen“.
• Klicken Sie im Dialogfeld auf „Link kopieren“.
• Fügen Sie den Link in eine E-Mail oder andere Nachricht ein und senden Sie sie dann an Ihr Teammitglied.

Erfahren Sie mehr über das Suchen und Segmentieren von Anrufen auf der Anruf-Indexseite.