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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.
Calling

Consulter les enregistrements et les transcriptions des appels

Dernière mise à jour: novembre 18, 2022

Disponible avec :

Tous les produits et les abonnements

Vous pouvez revoir les enregistrements effectués par l'intermédiaire de l'outil d'appel de HubSpot outil d'appel en utilisant L'intégration de HubSpot avec Zoom ou en utilisant un fournisseur d'appels tiers qui est intégré à HubSpot

Si vous êtes un utilisateur avec un siège payant assigné au Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise vous pouvez utiliser Conversation Intelligence (CI) pour transcrire et analyser les enregistrements. Cela vous permet de coacher votre équipe plus efficacement et d'obtenir des informations précieuses sur les clients à partir des enregistrements et des transcriptions

Veuillez noter : tout utilisateur qui enregistre des appels effectués à partir de HubSpot peut revoir et coacher l'enregistrement de l'appel, mais il n'aura pas accès aux fonctionnalités supplémentaires proposées par CI, comme la transcription.

Seuls les enregistrements effectués par des utilisateurs ayant des droits d'accès Centre des ventes ou Centre de services Professionnels ou Entreprise dessièges payants seront automatiquement transcrits. Tout utilisateur d'un Centre des ventes ou Centre de services Professional ou Enterprise peut accéder à l'enregistrement et à la transcription pour le coaching s'il dispose des autorisations d'accès aux objets appropriées pour l'enregistrement.

Si vous utilisez l'application mobile HubSpot, apprenez à revoir les enregistrements pendant vos déplacements. 

Avant de commencer

Remarque : Actuellement, les fournisseurs d'appels tiers qui prennent en charge l'intelligence conversationnelle dans HubSpot sont JustCall, Kixie et les abonnements Zoom Affaires ou Entreprise qui prennent en charge l'enregistrement de transcriptions.

Analyser les enregistrements

Vous pouvez accéder à l'enregistrement et ajouter des notes ou des commentaires.  

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Appels.
  • Cliquez sur le titre del' appel.
  • Pour démarrer l'enregistrement, à gauche de l'écran de révision, cliquez sur playerPlay Lecture. Vous pouvez également utiliser les commandes pour accélérer playerFastForward ou revenir en arrière playerRewind. Si vous analysez un enregistrement Zoom sur le cloud, vous pouvez également le lire, le mettre en pause ou le passer.
  • Pour envoyer une notification à un autre membre de l'équipe, dans le champ de texte à droite, saisissez @ suivi du nom de l'utilisateur, puis saisissez votre commentaire et cliquez sur Enregistrer.

appel-comment-tagging

  • Pour accéder aux coordonnées du destinataire de l'appel, dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Participants pour développer la section.
    • Pour accéder aux informations du contact, cliquez sur le nom de la fiche d'informations pour ouvrir une fenêtre avec les informations du contact.
    • Pour accéder à la fiche d'informations complète, cliquez sur Accéder à la fiche d'informations.
  • Sous l'enregistrement, sur le côté gauche, vérifiez les notes existantes ou cliquez sur Modifier la note pour ajouter des notes supplémentaires.
  • Si vous êtes un utilisateur avec un siègeassigné au Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise , dans la section des notes, vous pouvez ajouter un lien vers un horodatage spécifique pour une révision ultérieure
    • Saisissez le moment, puis appuyez sur la touche Entrée.
horodatage de l'appel
    • Cliquez sur Enregistrer
    • Pour passer à ce moment de l'enregistrement, cliquez sur l' horodatage dans les notes d'appel

Examinez les transcriptions (Centre des ventes ou Centre de services Professional ou Enterprise uniquement)

  • Sous l'enregistrement, affichez les traces du locuteur pour surveiller le temps de parole de l'utilisateur par rapport à celui du contact. Cliquez et faites glisser la poignée le long de la piste du haut-parleur pour écouter une partie spécifique de l'enregistrement.révision-transcription-lecture (1)
  • Si vous êtes un utilisateur d'un compte Centre des ventes ou Service Hub Enterprise, vous pouvez partager des clips d'enregistrement d'appel avec des heures de début et de fin définies.
    • Cliquez et faites glisser la poignée le long de la piste du haut-parleur pour déterminer l'heure de début du clip d'enregistrement que vous partagez. Vous pouvez également survoler et cliquer sur l' extrait de transcription à l'endroit où vous souhaitez démarrer le clip d'enregistrement. Si vous souhaitez partager l'intégralité du clip, faites glisser la poignée jusqu'au début de l'enregistrement ou sélectionnez le premier extrait de la transcription.
    • Au-dessus de l'enregistrement, cliquez sur le bouton Partager.
bouton d'enregistrement-clip-partage 
    • Dans la boîte de dialogue Partager l'enregistrement, vous pouvez sélectionner les utilisateurs à qui envoyer le clip d'enregistrement, rédiger un message et découper votre clip.
      • Cliquez sur le menu déroulant Select email to, et cochez la case à côté des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer le clip d'enregistrement. Tous les utilisateurs qui n'ont pas la permission de voir les enregistrements seront grisés et non sélectionnables. Pour partager l'enregistrement, un super administrateur ou un utilisateur disposant des droits d'ajout et de modification des utilisateurs devra mettre à jour les droits d'affichage de l'utilisateur.
      • Tapez dans la zone de texte Message pour indiquer aux utilisateurs pourquoi vous partagez le clip d'enregistrement.
      • Utilisez les poignées le long de la piste du haut-parleur ou tapez les heures de début et de fin pour modifier la longueur du clip d'enregistrement. Si vous souhaitez partager l'intégralité de l'enregistrement, assurez-vous que les poignées situées le long de la piste du haut-parleur se trouvent au début et à la fin de l'enregistrement.
action-recording-trim 
    • Cliquez sur Partager pour envoyer un e-mail avec le message et le lien vers le clip d'enregistrement. Vous pouvez également partager un clip en sélectionnant le lien Copier le lien.

Remarque : les utilisateurs ayant l'autorisation de visualiser un extrait d'enregistrement peuvent également écouter l'intégralité de l'enregistrement. L'objectif de ce clip est de fournir une orientation et une direction claires.

  • Si vous êtes un utilisateur d'uncompte Sales Hub ou Service Hub Enterprise, pourexaminer les termes suivis utilisés pendant l'appel, cliquez sur l'onglet Termes suivis . Pour modifier vos termes suivis, cliquez sur Modifier des termes suivis

Remarque : Vous devez être un super administrateur pour ajouter ou modifier des termes suivis.

suivi des termes-1

  • À droite de l'écran de révision de l'enregistrement, accédez à la transcription :

Veuillez noter que la transcription automatique est disponible pour les langues de création de contenu par défaut de HubSpot. HubSpot transcrira l'enregistrement dans la langue sélectionnée dans les paramètres de votre compte. Découvrez-en davantage sur les langues prises en charge par HubSpot.

    • Utilisez la barre de recherche pour rechercher des mots-clés spécifiques. Les résultats afficheront les parties de la transcription où figure le mot-clé.
mots-clés dans les transcriptions
    • Pour partager une partie spécifique de la transcription avec un autre membre de l'équipe, passez le curseur de la souris sur le texte de transcription et cliquez sur Partager. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Copier le lien, puis collez-le dans un e-mail ou un autre message et envoyez-le à un membre de votre équipe.
  • Si vous souhaitez améliorer la qualité de vos transcriptions, vous pouvez activer le paramètre Contribuer à l'amélioration de vos transcriptions en signalant une transcription comme utile ou inutile.

Synchroniser les enregistrements de Zoom

Si vous disposez d'un compte Zoom Business ou Enterprise, vous pouvez synchroniser vos enregistrements Zoom cloud pour les consulter dans HubSpot. Une fois l'enregistrement dans le nuage activé dans votre compte Zoom, les enregistrements apparaîtront sur la ligne de temps de l'enregistrement associé. Si vous êtes un utilisateur avec unsiègepayantassigné à Sales Hub ou Service Hub Professional ou Enterprise, CI transcrira les enregistrements Zoom cloud et ces transcriptions seront également synchronisées avec la chronologie de l'enregistrement.

Remarque :
  • Les enregistrements cloud ne seront pas synchronisés avec la fiche d'informations du contact si aucune adresse e-mail n'a été fournie pour le participant à la réunion dans Zoom. Notez que cela peut se produire si vous désactivez le paramètre Seuls les utilisateurs authentifiés peuvent participer aux réunions dans Zoom.
  • HubSpot ne créera pas de nouveau contact dans HubSpot si ce contact est déjà un utilisateur du compte HubSpot. Dans ce cas, aucune nouvelle activité de chronologie ne sera ajoutée pour ce contact.
  • Les enregistrements effectués par un utilisateur gratuit ne seront pas automatiquement transcrits et importés dans HubSpot.

Pour configurer l'enregistrement Zoom à l'aide de l'intelligence conversationnelle, procédez comme suit.

  1. Activez l'enregistrement cloud dans Zoom. Veillez également à ce que la case à cocher des transcriptions audio soit sélectionnée pour vous assurer de recevoir des transcriptions dans HubSpot à partir de vos enregistrements Zoom.
  2. Sélectionnez la case à cocher Synchronisez les données depuis les enregistrements et les transcriptions dans vos paramètres d'intégration Zoom.
     

    Remarque : Lorsque vous sélectionnez la case à cocher Synchronisez les données depuis les enregistrements et les transcriptions, tous les nouveaux enregistrements et transcriptions seront automatiquement synchronisés avec HubSpot pour les réunions et les webinars. Vous pouvez supprimer un enregistrement d'appel à partir de la page d'index des appels.

    • Tous les enregistrements des réunions et webinars seront automatiquement synchronisés avec HubSpot et seront visibles par tous les utilisateurs de votre compte HubSpot en fonction de vos autorisations Accès à l'objet pour les contacts. Découvrez-en davantage sur les autorisations utilisateur dans HubSpot.

    • Les lois et règlements relatifs à l'enregistrement et à la transcription sont complexes. Vous devez donc travailler avec votre propre équipe juridique pour comprendre comment ces lois s'appliquent à ces fonctions. Il vous incombe de déterminer et d'assurer le respect des lois en vigueur. Découvrez-en davantage sur les fonctionnalités d'enregistrement des appels de HubSpot.



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  3. Pour attribuer des enregistrements aux utilisateurs de votre compte HubSpot, assurez-vous qu'ils connectent leurs comptes Zoom dans l'onglet Comptes utilisateurs. Les activités d'engagement d'enregistrement seront attribuées à un utilisateur de votre compte HubSpot si son adresse e-mail correspond à celle d'un utilisateur Zoom lors de l'appel.

Associer des enregistrements à d'autres enregistrements

Par défaut, HubSpot AI associe automatiquement les enregistrements à l'entreprise principale associée aux participants de l'appel. Cela sera indiqué par l'icône HubSpot AI. Vous pouvez survoler l'icône pour trouver des liens vers la documentation pertinente pour l'association.

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Vouspouvez également associer un enregistrement à d'autres enregistrements de contacts, de sociétés, d'affaires ou de tickets dans votre CRM. L'enregistrement apparaîtra sur la ligne de temps de l'enregistrement associé afin que vous puissiez accéder aux détails de l'enregistrement pour plus de contexte.

délai d'enregistrement des appels associés

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Appels.
  • Cliquez sur le titre de l'appel.
  • Dans l'angle supérieur gauche, cliquez sur Associations.
  • Dans le volet Associations :
    • Pour ajouter une association, cliquez sur Ajouter sur une carte d'objet.
    • Pour prévisualiser la fiche d'informations associée, passez le curseur de la souris sur l'association et cliquez sur Aperçu.
    • Pour supprimer toute association existante, passez la souris sur l'association, cliquez sur le menu déroulant Plus et sélectionnez Supprimer l'association.
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Les fiches d'informations associées apparaîtront également sur la page index des appels. Si les fiches d'informations associées n'apparaissent pas dans le tableau, modifiez les colonnes.

Partagez les enregistrements avec votre équipe

Avant une réunion, vous pouvez partager un enregistrement avec un membre de l'équipe afin qu'il puisse se préparer.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Appels.
  • Cliquez sur le titre de l'appel.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Partager.
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Copier le lien.
  • Collez le lien dans un e-mail ou un autre message, puis envoyez-le à un membre de votre équipe.

Découvrez-en davantage sur la recherche et la segmentation des appels dans la page index des appels.

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