Granska samtalsinspelningar och utskrifter

Du kan granska inspelningar som gjorts via HubSpots samtalsverktyg, med hjälp av HubSpots integration med Zoom eller med hjälp av en tredjepartsleverantör som är integrerad med HubSpot.

Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise-platskan du använda Conversation Intelligence (CI) för att transkribera och analysera inspelningar. Detta gör att du kan coacha ditt team mer effektivt och få värdefulla kundinsikter från inspelningarna och utskrifterna.

Om du använder HubSpots mobilapp kan du lära dig hur du granskar inspelningar när du är på språng.

Innan du sätter igång

• Ställ in uppringningsverktyget. Du kan antingen skaffa ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, registrera ditt utgående telefonnummer hos HubSpot, konfigurera HubSpots integration med Zoom eller integrera med en tredjepartsleverantör av samtalstjänster.

Observera: HubSpot stöder endast en utvald grupp av samtalsleverantörer från tredje part. Läs mer om vilka samtalsleverantörer som stöds i HubSpot App Marketplace.

• HubSpot samtalsinspelningar är aktiverade som standard. Se till att samtalsinspelning är aktiverat i dina inställningar.
• Om du är en Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-användare, se till attConversation Intelligence också är påslagen i dina inställningar så att dina inspelningar kommer att transkriberas.
• Om du använder Zoom för att ringa samtal ska du se till att molninspelning är aktiverat.
• Granska lagarna för samtalsinspelning i ditt område.

Granskning av inspelningar

För att komma åt inspelningen och lägga till anteckningar.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Starta inspelningen genom att klicka på playerPlay Play till vänster på granskningsskärmen. Du kan också använda kontrollerna för att playerFastForward hoppa över eller playerRewind spola tillbaka. Om du granskar en Zoom cloud-inspelning kan du även spela upp, pausa eller hoppa framåt.
• Längst ner klickar du på Anteckningar och sedan på Lägg till anteckningar för att lägga till samtalsanteckningar. Om du vill skicka en avisering till en annan teammedlem skriver du @ följt av användarens namn. Angedin anteckning och klicka sedan på Spara. Om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du även lägga till trådade inline-kommentarer.
• Om du vill skapa en AI-genererad samtalssammanfattning klickar du på Sammanfatta detta samtal (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise). Det här fältet är inte redigerbart. Använd textrutan Notes nedan för att lägga till ytterligare information.
  • Om du vill fråga Copilot om mer information om samtalet klickar du på Ställ en fråga.

• • Om du vill ge feedback på sammanfattningen klickar du på ikonen thumbsUp tummen upp eller thumbsDown tummen ner.
  • Om du vill kopiera sammanfattningen klickar du på ikonen för kopieringsmeddelande.
  • Om du vill dölja sammanfattningen klickar du på Stäng.

Observera: För att kunna använda Breeze-samtalssammanfattningar måste du aktivera Copilot och samtalsinspelning i ditt konto.

• Om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto klickar du till höger på flikarna Insights, Stats och Transcript för att visa spårade termer, samtalsstatistik och samtalsutskrift. Du kan bara visa spårade termer om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto och en superadmin har lagt till spårade termer.

Dela inspelningar eller lägg till inspelningar i spellistor

• För att dela inspelningen:
  • Klicka på knappen share Share längst upp till höger.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Skicka e-post till för att lägga till teammedlemmar att dela inspelningen med.
  • Skriv ett meddelande i textrutan.
  • Använd uppspelningshandtagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på länken Dela eller Kopiera. Om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan du också dela specifika utdrag ur transkriptionen.

Observera: användare med tillstånd att se ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela inspelningen. Avsikten med klippet är att ge tydligt fokus och riktning.

• Så här lägger du till en inspelning i en spellista:
  • Klicka på + Lägg till i spellista.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj spellista för att lägga till inspelningen i olika spellistor.
  • Skriv en beskrivning i textrutan.
  • Använd uppspelningshandtagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på Lägg till.

Granska spårade villkor(Sales Hub eller Service Hub Enterprise)

Du kan skapa spårtermer för att gå till de delar av utskriften där termen nämns.

Observera: du måste vara Superadmin för att lägga till eller redigera spårade villkor.

• Klicka på fliken Insikter i den högra panelen för att visa spårade termer.
• Om du vill redigera spårade termer klickar du på Redigera.
• I den högra panelen kan du klicka på + Lägg till kategori för att lägga till kategorier för spårade termer.
• Om du vill lägga till en spårad term i en kategori klickar du på + Lägg till spårad term och skriver sedan in den spårade termen i textrutan.
• Klicka på Spara längst ner i den högra panelen.

Lägg till samtalshögtalare och visa samtalsstatistik(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan granska samtalsstatistik genom att länka deltagarnas kontaktregister till samtalet.

• Om du vill länka samtalsdeltagare till poster klickar du på Participants högst upp. I den högra panelen klickar du på länkknappen link bredvid talaren i avsnittet Call Recipient (samtalsmottagare ). Skriv in namnet på kontakten i sökfältet. Om det inte finns någon post klickar du på + Lägg till kontakt för att skapa en post för kontakten. Klicka sedan på Länk. Om du vill ta bort länken till en kontakt klickar du på länkknappen link igen för att bryta länken.

Observera: HubSpot kommer automatiskt att matcha högtalarnamn på transkriberade tvåpartssamtal som görs med Zoom Basic eller Pro. Manuell matchning av talare är inte tillgänglig för samtal som görs med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, eftersom dessa transkriptioner tillhandahålls av Zoom och inte av HubSpot.

• För att komma åt samtalsmottagarens kontaktinformation klickar du på kontaktens namn i den högra panelen för att komma till den kontaktposten.

• När du har lagt till talare klickar du på fliken Annonser i den högra panelen för att granska följande samtalsstatistik.
  • Ägaren till samtalet talar: procentandelen av tiden som ägaren till samtalet talar.
  • Talhastighet: antal ord per minut för ägaren av samtalet.
  • Längsta monolog: den längsta tid som ägaren talar.
  • Längsta kundberättelse: den längsta tid som en kund talar.
  • Interaktivitet : mängden interaktion under samtalet.
  • Tålamod: antalet pauser mellan deltagarna.

Granska transkriptioner och lägg till trådade inline-kommentarer(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

När du granskar utskrifter kan du lägga till trådade kommentarer eller dela en länk till en viss del av utskriften. Representanter kan enkelt svara på kommentarer, hålla konversationer fokuserade och se till att all relevant information finns på ett ställe.

Observera: automatisk transkription är tillgänglig för HubSpots standardspråk för skapande av innehåll. HubSpot kommer att transkribera inspelningen på det språk som valts i dina kontoinställningar. Läs mer om HubSpots språkerbjudanden.

• Klicka på fliken Transcript i den högra panelen för att visa samtalsutskriften. Använd sökfältet för att söka efter specifika nyckelord. Resultatet kommer att visa alla delar av utskriften där sökordet användes.
• Om du vill skicka ett meddelande till en annan teammedlem eller lägga till en tidsstämplad kommentar gör du något av följande:
  • Klicka på fliken Kommentarer under uppspelningen av inspelningen. Skriv @ följt av användarens namn i textrutan. Ange din kommentar och klicka sedan på Spara.

• • Lägg till en tidsstämpel:
    • Skriv in tidsstämpeln under textrutan och klicka sedan på textrutan för att lägga till tidsstämpeln. På fliken Transkription till höger hoppar du till den delen av transkriptionen.

• • • I utskriften håller du muspekaren över den del av utskriften som du vill lägga till en kommentar till. Klicka på knappen comments Comment. På fliken Kommentarer under inspelningsuppspelningen öppnas en textruta med rätt tidsstämpel.
  • Klicka på Kommentera.
  • Klicka på knappen Svara under en av kommentarerna för att starta en tråd. När du har skrivit ditt svar klickar du på Svara.

• Om du vill dela en viss del av utskriften håller du muspekaren över utskriften och klickar sedan på knappen share Share. I dialogrutan kan du använda handtagen längs högtalarspåret eller skriva in start- och sluttid för att ändra längden på inspelningsklippet. Om du vill dela med dig av hela inspelningen måste du se till att handtagen längs högtalarspåret finns i början och slutet av inspelningen.

Observera: användare med tillstånd att se ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela inspelningen. Avsikten med klippet är att ge tydligt fokus och riktning.

Synkronisera Zoom-inspelningar

Om du har ett Zoom Business- eller Enterprise-konto kan du synkronisera dina Zoom-molninspelningar för granskning i HubSpot. När molninspelning har aktiverats i ditt Zoom-konto visas inspelningarna på den tillhörande postens tidslinje. Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise plats, kommer Konvertering Intelligence att transkribera Zoom-molninspelningar och dessa transkriptioner kommer också att synkroniseras till postens tidslinje.

Så här ställer du in Zoom-inspelning med hjälp av Konvertering Intelligence:

• Aktivera molninspelning i Zoom. Se till att kryssrutan för ljudutskrifter är markerad så att du får utskrifter i HubSpot från dina Zoom-inspelningar.
• Markera kryssrutan Synkronisera data från inspelningar och avskrifter i dina Zoom-integrationsinställningar. När du markerar kryssrutan Synkronisera data från inspelningar och utskrifter kommer alla nya inspelningar och utskrifter automatiskt att synkroniseras till HubSpot för både möten och webbseminarier. Om du vill ta bort en samtalsinspelning kan du göra det från sidan Samtalsindex.

• För att tilldela inspelningar till användare i ditt HubSpot-konto måste du se till att de ansluter sina Zoom-konton. Aktiviteter för engagemang i inspelningar kommer att tilldelas en användare i ditt HubSpot-konto om deras e-postadress matchar e-postadressen för en Zoom-användare i samtalet.

Associera inspelningar med andra poster

Som standard kommer HubSpot AI automatiskt att associera inspelningar till det primära företaget som är associerat med samtalets deltagare.

Du kan också associera en inspelning med andra kontakt-, företags-, affärs-, biljett- eller mötesposter i ditt CRM. Inspelningen visas på den associerade postens tidslinje så att du kan komma åt inspelningsinformationen för mer sammanhang.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Klicka på Associationer högst upp.
• Om du vill lägga till en association klickar du på + Lägg till bredvid en av flikarna kontakt, företag, affär, biljett eller möte i den högra panelen.

De tillhörande posterna visas också på sidan Call Index. Om de associerade posterna inte visas i tabellen redigerar du tabellens kolumner.