Granska samtalsinspelningar och utskrifter

Du kan granska inspelningar som gjorts via HubSpot's samtalsverktyg, HubSpot's integration med Zoom eller en tredjepartsleverantör som är integrerad med HubSpot .

Om du är en användare med en tilldelad betald plats i Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise kan du använda Conversation Intelligence (CI ) för att transkribera och analysera inspelningar. På så sätt kan du coacha ditt team mer effektivt och få värdefulla kundinsikter från inspelningarna och transkriptionerna.

Observera: Alla användare som spelar in samtal från HubSpot kan granska och coacha samtalsinspelningen, men de har inte tillgång till de ytterligare funktioner som drivs av CI, t.ex. transkriptionen.

Endast inspelningar som görs av användare med tilldeladebetalda platser för Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise kommer automatiskt att transkriberas. Alla användare i ett Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto kan få tillgång till inspelningen och transkriberingen för coaching om de har lämpliga objektsåtkomstbehörigheter för inspelningen.

Om du använder HubSpot-mobilappen får du veta hur du granskar inspelningar när du är på språng.

Innan du börjar

• Konfigurera samtalsverktyget. Du kan antingen skaffa ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot, registrera ditt utgående telefonnummer med HubSpot, konfigurera HubSpot-integrationen med Zoom eller integrera med en tredjepartsleverantör för uppringning.

Observera: För närvarande är de tredjepartsleverantörer som stöder CI i HubSpot JustCall, Kixie och Zoom Business- eller Enterprise-abonnemang som stöder inspelning av transkriptioner .

• Kontrollera att samtalsinspelning är aktiverad i dina inställningar.
• Om du är en Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-användare ska du se till attCI också är aktiverat i dina inställningar så att dina inspelningar transkriberas.
• Om du använder Zoom för att ringa samtal ska du se till att molninspelning är aktiverad.
• Läs igenom lagarna för samtalsinspelning i ditt område.

Granska inspelningar

Du kan komma åt inspelningen och lägga till eventuella anteckningar eller kommentarer.

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Om du vill starta inspelningen klickar du på playerPlay Play Play till vänster på granskningsskärmen. Du kan också använda kontrollerna för att playerFastForward hoppa över eller playerRewind spola tillbaka. Om du granskar en inspelning från Zoom Cloud kan du också spela upp, pausa eller hoppa framåt.
• Om du vill skicka ett meddelande till en annan teammedlem skriver du @ följt av användarens namn i textfältet till höger, skriver in din kommentar och klickar sedan på Spara.
  

• Om du vill komma åt samtalsmottagarens kontaktinformation klickar du på Deltagare längst upp till höger för att expandera avsnittet.
  • Om du vill komma åt kontaktinformationen klickar du på postens namn för att öppna ett pop-over-fönster med kontaktinformationen.
  • Om du vill navigera till hela posten klickar du på Gå till posten.
• Under inspelningen på vänster sida kan du granska eventuella befintliga anteckningar eller klicka på Redigera anteckning för att lägga till fler anteckningar.
• Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub Professional- eller Enterprise-plats kan du i avsnittet Anteckningar lägga till en länk till en specifik tidsstämpel för senare granskning .
  • Skriv in klockslaget och tryck sedan på Enter-knappen.

• • Klicka på Spara.
  • Om du vill hoppa till den tidpunkten i inspelningen klickar du på tidsstämpeln i samtalsnoteringarna.

Granska utskrifter (endastSales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise )

• Under inspelningen kan du visa högtalarspår för att övervaka användarens taltid jämfört med kontaktpersonens. Klicka på och dra handtaget längs talarspåret för att lyssna på en specifik del av inspelningen.
• HubSpot kommer automatiskt att matcha talarnamn på transkriberade tvåpartssamtal som görs med Zoom Basic eller Pro. Om du behöver matcha talarnamnen manuellt i en utskrift klickar du på avataren bredvid talarnamnet (t.ex. talare 1, talare 2). Välj sedan rätt talarnamn i rullgardinslistan och klicka på Match.

• Om du inte vill matcha en talare klickar du på avataren bredvid talarens namn och klickar sedan på Unmatch. Om du försöker matcha om flera talare för att rätta till ett misstag, avmatcha först alla felaktiga talarnamn innan du matchar om för att se till att alla talarnamn visas på nytt i rullgardinslistan.

Observera: manuell talarmatchning är inte tillgänglig för samtal som görs med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, eftersom dessa transkriptioner tillhandahålls av Zoom och inte av HubSpot.

• Om du är användare i ett Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto kan du dela samtalsinspelningsklipp med definierade start- och sluttider.
  • Klicka och dra handtaget längs med högtalarspåret för att bestämma starttiden för det inspelningsklipp du delar. Du kan också hålla muspekaren över och klicka på transkriptutdraget där du vill starta inspelningsklippet. Om du vill dela hela klippet drar du handtaget till början av inspelningen eller markerar det första transkriptutdraget.
  • Klicka på delningsknappen Dela ovanför inspelningen.

• • I dialogrutan Dela inspelning kan du välja användare att skicka inspelningsklippet till, skriva ett meddelande och trimma klippet.
    • Klicka på rullgardinsmenyn Välj e-post till och klicka på krysset bredvid de användare som du vill skicka inspelningsklippet till. Användare som inte har behörighet att visa inspelningar är gråmarkerade och kan inte väljas. Om du vill dela inspelningen måste en superadministratör eller en användare med behörighetenLägg till och redigera användare uppdatera användarens visningsbehörighet.
    • Skriv i textrutan Meddelande för att tala om för användarna varför du delar inspelningsklippet.
    • Använd handtagen längs högtalarspåret eller skriv Start- och sluttid för att ändra inspelningsklippets längd. Om du vill dela hela inspelningen ser du till att handtagen längs högtalarspåret är i början och slutet av inspelningen.

• • Klicka på Dela för att skicka ett e-postmeddelande med meddelandet och en länk till inspelningsklippet. Du kan också dela ett klipp genom att välja länken Kopiera länk.

Observera att användare med behörighet att visa ett inspelningsklipp också kan lyssna på hela inspelningen. Avsikten med klippet är att ge tydligt fokus och vägledning.

• Om du är användare i ett Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-kontokan du granska vilka spårade termer som användes under samtalet genom att klicka på fliken Spårade termer . Om du vill göra ändringar i dina spårade termer klickar du på Redigera spårade termer.

Observera att du måste vara en superadministratör för att lägga till eller redigera spårade villkor .

• Till höger om skärmen för granskning av inspelningen kan du komma åt utskriften:

Observera: Automatisk transkription är tillgänglig för HubSpot:s standardspråk för innehållsskapande. HubSpot transkriberar inspelningen på det språk som du har valt i dina kontoinställningar. Läs mer om HubSpot:s språkanbud.

• • Använd sökfältet för att söka efter specifika nyckelord. Resultaten returnerar alla delar av transkriptionen där nyckelordet användes.

• • Om du vill dela en specifik del av utskriften med en annan teammedlem, för du muspekaren över texten i utskriften och klickar på Dela. I dialogrutan klickar du på Kopiera länk och klistrar sedan in den i ett e-postmeddelande eller annat meddelande och skickar den till teammedlemmen.

• Om du vill förbättra kvaliteten på dina utskrifter kan du aktiverainställningen Hjälp att förbättra dina utskrifter genom attmarkera en utskrift som användbar eller oanvändbar .
  • Klicka på användbar eller inte användbar i slutet av utskriften.
  • Granska informationen i dialogrutan och välj sedan Ja för att aktivera inställningen. Du kan stänga av den här inställningen när som helst i dina samtalsinställningar. Läs mer om hur HubSpot använder data för att förbättra kvaliteten på dina utskrifter.

Synkronisera Zoom-inspelningar

Om du har ett Zoom Business- eller Enterprise-konto kan du synkronisera dina Zoom-molninspelningar så att du kan granska dem i HubSpot. När molninspelning har aktiverats på ditt Zoom-konto visas inspelningarna på den associerade postens tidslinje. Om du är en användare med en tilldeladbetald plats i Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise kommer CI att transkribera Zoom-molninspelningar och dessa transkriptioner kommer också att synkroniseras till inspelningens tidslinje.

Om du vill konfigurera Zoom-inspelning med CI måste du:

1. Aktivera molninspelning i Zoom. Se till att kryssrutan för ljudutskrifter är markerad så att du får utskrifter i HubSpot från dina Zoom-inspelningar.
2. Markera kryssrutan Synkronisera data från inspelningar och transkriptioner i inställningarna för Zoom-integration.
   

   Observera: När du markerar kryssrutan Sync data from recordings and transcripts (Synkronisera data från inspelningar och transkriptioner ) kommer alla nya inspelningar och transkriptioner automatiskt att synkroniseras till HubSpot för både möten och webbseminarier. Om du vill ta bort en samtalsinspelning kan du göra det från sidan Index för samtal.

   • Alla inspelningar från möten och webbseminarier synkroniseras automatiskt till HubSpot och kommer att vara synliga för alla användare av ditt HubSpot-konto baserat på dina Objekts åtkomstbehörigheter för kontakter. Läs mer om användarbehörigheter i HubSpot.

   • Lagar och bestämmelser kring inspelning och transkribering är komplexa, så du bör samarbeta med ditt eget juridiska team för att förstå hur dessa lagar förhåller sig till dessa funktioner. Du är ansvarig för att fastställa och säkerställa efterlevnad av de lagar som gäller för dig. Läs mer om HubSpot:s funktioner för samtalsinspelning.

   
   
   

3. Om du vill tilldela inspelningar till användare i ditt HubSpot-konto ser du till att de ansluter sina Zoom-konton på fliken Användarkonton. Inspelningsaktiviteter för engagemang kommer att tilldelas en användare i ditt HubSpot-konto om deras e-postadress matchar e-postadressen för en Zoom-användare i samtalet.

Associera inspelningar med andra poster

Som standard associerar HubSpot AI automatiskt inspelningar till det primära företaget som är kopplat till samtalets deltagare. Detta kommer att indikeras av HubSpot AI-ikonen. Du kan hålla muspekaren över ikonen för att hitta länkar till relevant dokumentation för associationen.

Dukan också associera en inspelning med andra kontakt-, företags-, affärs- eller ärendeposter i ditt CRM. Inspelningen visas på den associerade postens tidslinje så att du kan få tillgång till inspelningsdetaljerna för mer sammanhang.

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Klicka på Associations (Associationer) längst upp till vänster.
• I panelen Associeringar:
  • Om du vill lägga till en association klickar du på Lägg till på ett objektkort.
  • Om du vill förhandsgranska den associerade posten håller du muspekaren över associationen och klickar på Förhandsgranska.
  • Om du vill ta bort befintliga associationer, för du muspekaren över associationen, klickar på rullgardinsmenyn Mer och väljer Ta bort associationen.

De associerade posterna kommer också att visas på indexsidan för samtal. Om de associerade posterna inte visas i tabellen redigerar du tabellens kolumner.

Dela inspelningar med ditt team

Före ett möte kan du dela en inspelning med en teammedlem så att de kan förbereda sig.

• I ditt HubSpot-konto, navigera till Kontakter > Samtal.
• Klicka på titeln på samtalet.
• Klicka på Dela längst upp till höger.
• Klicka på Kopiera länk i dialogrutan.
• Klistra in länken i ett e-postmeddelande eller annat meddelande och skicka den sedan till teammedlemmen.

Läs mer om att söka och segmentera samtal på sidan Index för samtal.