Granska samtalsinspelningar och utskrifter

Du kan granska inspelningar som gjorts med HubSpots samtalsverktyg genom att använda HubSpots integrationer med Zoom, Google Meet eller en tredjepartsleverantör av samtalsfunktioner som är integrerad med HubSpot.

Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub- eller Service Hub Professional - ellerEnterprise-licenskan du transkribera och analysera inspelningar. Detta gör att du kan coacha ditt team mer effektivt och få värdefull kundinsikt från inspelningarna och transkriptionerna. 

Om du använder HubSpot-mobilappen kan du läsa om hur du granskar inspelningar när du är på språng.

Innan du börjar

• Konfigurera samtalsverktyget. Du kan:
  • Skaffa ett telefonnummer från HubSpot.
  • Registrera ditt utgående telefonnummer hos HubSpot.
  • Konfigurera HubSpots integration med Zoom.

• • Integrera med en tredjepartsleverantör av telefoni.

Observera: HubSpotstöder endast en utvald grupp av tredjepartsleverantörer av samtalsfunktioner. Läs mer om vilka samtalsleverantörer som stöds i HubSpot App Marketplace.

• HubSpots samtalsinspelningar är aktiverade som standard. Se till att samtalsinspelning är aktiverat i dina inställningar.
• Om du använder Zoom för att ringa samtal, se till att molninspelning är aktiverat.
• Granska lagar om samtalsinspelning för ditt område.

Aktivera samtalsinspelning, transkription och analys

Conversation Intelligence (CI) driver transkription och analys för samtal som görs av användare med en Sales Seat- eller Service Seat-licens. Detta inkluderar samtal som görs via HubSpots samtalsverktyg, HubSpotsZoom-integration, Google Meet-integration eller vissa tredjepartsleverantörer av samtalsfunktioner. Med CI i HubSpot kan du:

• Granska inspelningar: Använd talarspår, delningsalternativ, transkriptioner och sökfunktioner för att granska samtal.
• Komma åt inspelningar i samtalsindexet: Samtal i samtalsindexet kan filtreras efter egenskaper som användare, team, samtalsresultat och varaktighet.
  
• Söka efter nyckelord: Använd global sökning för att hitta nyckelord i samtalsinspelningar.
• Komma åt associerade poster: Förhandsgranska inspelningsdetaljer på associerade poster för ytterligare kontext.
• Granska spårade termer: Använd spårade termer för att skapa rapporter om samtalsinnehåll (endastEnterprise ).

Observera: om du använder HubSpots Zoom-integration måste du ha molninspelning aktiverat i ditt Zoom-konto för att kunna använda CI.

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Samtal > Samtalsinställningar.
3. Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
4. Aktivera omkopplarenför samtalsinspelning. Om den här inställningen inte är aktiverad visas inteinspelningsknappen när du ringer ett samtal.
5. Transkription och analys är aktiverat som standard. Om det inte är aktiverat kan superadministratören aktivera omkopplarenTranskriptioner och analys. Läs mer om hur HubSpot använder data för att förbättra kvaliteten på dina transkriptioner.
6. Så här aktiverar du spårade termer:
   • Klicka påRedigera spårade termer.
   • Klicka på + Lägg till kategori i den högra panelen.
   • Redigerakategorinamnet ochspårade termer.
   • Klicka på Spara.

Automatiska kopplingar 

Med Conversation Intelligence får du tillgång till automatiska kopplingar. Med det här verktyget kan du koppla samtal till relevanta CRM-poster, såsom kontakter, företag, affärer och ärenden. 

• Samtal till kontakt: för varje möte som är associerat med samtalet kommer upp till fem kontakter som är associerade med det mötet att associeras med samtalet.
• Samtal till företag: för varje kontakt som är associerad med samtalet kommer upp till fem företag som är associerade med den kontakten att associeras med samtalet.
• Samtal till affär: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och affärerna i ditt konto. Modellen kan till exempel se om affären och samtalet är associerade med samma företag, eller om affärens namn finns i samtalets namn.
• Samtal till ärende: en AI-modell letar efter likheter mellan samtalet och ärenden i ditt konto. Modellen kan till exempel se om ärendet och samtalet är kopplade till samma kontakt, eller om ärendets ämne finns i samtalets namn. 

Som standard kopplar HubSpot AI automatiskt samtalsinspelningar till det primära företag som är kopplat till samtalets deltagare. Så här inaktiverar du funktionen:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du tillSamtal > Samtalsinställningar.
3. Klicka på fliken Samtalskonfigurationer.
4. Stäng av alternativetKoppla automatiskt samtal till associerade objekt med HubSpot AI.

Granska inspelningar

Så här kommer du åt inspelningen och lägger till anteckningar:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
2. Klicka på samtaletstitel.
3. För att starta inspelningen klickar du på playPlay Play till vänster på granskningsskärmen. Du kan också använda kontrollerna för att spola framåt ellerspola tillbaka. Om du granskar en Zoom-molninspelning kan du också spela upp, pausa eller spola framåt.
4. Klicka på Anteckningar längst ned och sedan på Lägg till anteckningar för att lägga till anteckningar om samtalet. För att skicka en avisering till en annan teammedlem skriver du @ följt av användarens namn. Skrivdin anteckning och klicka sedan på Spara. Om du har ett Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise- konto kan du också lägga till trådade kommentarer.
5. Längst ner kan du visa en AI-genererad samtalsöversikt(Sales Hub eller Service HubProfessional eller Enterprise). Översikten är indelad i flera avsnitt: syftet med samtalet, viktiga diskussionspunkter, fattade beslut, stämning och nästa steg. Det här fältet kan inte redigeras. Använd textrutan Anteckningar nedan för att lägga till ytterligare information.
   • Om du vill be Breeze Assistant om mer information om samtalet klickar du på Ställ en fråga
   • För att ge feedback på sammanfattningen klickar du påikonen tummen upp eller tummen ner.
   • Om du vill kopiera sammanfattningen klickar du på ikonen Kopiera meddelande.
   • Om du vill dölja sammanfattningen klickar du på Stäng.

Observera: För att kunna använda Breeze-samtalsammanfattningar måste du aktivera Breeze Assistantoch samtalsinspelning i ditt konto.

6. Om du har ett Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto klickar du till höger mellan flikarnaInsights,Stats ochTranscript för att visa spårade termer, samtalsstatistik och samtalstranskript. För att kopiera ett transkript klickar du på Copy transcript to clipboardpå fliken Transcript. Du kan bara visa spårade termer om du har ett Sales Hub eller Service HubEnterprise- konto och en superadministratör har lagt till spårade termer.

Dela inspelningar eller lägg till inspelningar i spellistor

• Så här delar du inspelningen:
  • Klicka på knappen D ela längst upp till höger.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Skicka e-post till för att lägga till teammedlemmar som du vill dela inspelningen med. 
  • Skriv ettmeddelande i textrutan.
  • Använd uppspelningsreglagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på Dela ellerKopiera länk. Om du har ett Sales Hub eller Service Hub Professional- ellerEnterprise-konto kan du också dela specifika utdrag ur transkriptionen.

Observera: användare med behörighet att visa ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela inspelningen. Syftet med klippet är att ge tydlig fokus och riktning.

• Så här lägger du till en inspelning i en spellista:
  • Klicka på + Lägg till i spellista.
  • Klicka på rullgardinsmenynVälj spellista för att lägga till inspelningen i olika spellistor.
  • Skriv en beskrivning i textrutan. 
  • Använd uppspelningsreglagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av inspelningen som du vill dela.
  • Klicka på Lägg till.

Granska spårade termer

Du kan skapa spårade termer för att gå till delar av transkriptet där termen nämns.

1. Klicka på flikenInsights i den högra panelen för att visa spårade termer.
2. För att redigera spårade termer klickar du påRedigera.
3. I den högra panelen kan du klicka på + Lägg till kategori för att lägga till kategorier för spårade termer. 
4. För att lägga till ett spårat begrepp till en kategori klickar du på+ Lägg till spårat begrepp ochskriver sedanin det spårade begreppet i textrutan. 
5. Klicka på Spara längst ned i den högra panelen.

Lägg till samtalssamtalare och visa samtalsstatistik

Du kan granska samtalsstatistik genom att länka deltagarnas kontaktuppgifter till samtalet.

• För att länka samtalsdeltagare till poster klickar du påDeltagare högst upp. I den högra panelen klickar du på länkknappen bredvid talaren i avsnittetSamtalsmottagare. I sökfältet skriver du in kontaktens namn. Om det inte finns någon post klickar du på+ Lägg till kontakt för att skapa en post för kontakten. Klicka sedan påLänk. För att ta bort en länk till en kontakt klickar du på länkknappen igen för att bryta länken.

Observera: HubSpot matchar automatiskt talarnas namn på transkriberade samtal mellan två parter som gjorts med Zoom Basic eller Pro. Manuell talarmatchning är inte tillgänglig för samtal som gjorts med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, eftersom dessa transkriptioner tillhandahålls av Zoom och inte av HubSpot.

• För att komma åt samtalsmottagarens kontaktinformation klickar du på kontaktensnamn i den högra panelen för att komma till den kontaktposten.
• När du har lagt till talare klickar du på fliken Statistik i den högra panelen för att granska följande samtalsstatistik.
  • Samtalsägarens talartid: den procentuella tiden som samtalsägaren talar.
  • Talhastighet: antalet ord per minut för samtalsägaren.
  • Längsta monolog: den längsta tid som samtalsägaren talar.
  • Längsta kundberättelse: den längsta tid som en kund talar.
  • Interaktivitet: mängdeninteraktion under samtalet.
  • Tålamod: antalet pauser mellan deltagarna.

Granska transkriptioner och lägg till trådade kommentarer

När du granskar transkriptioner kan du lägga till trådade kommentarer eller dela en länk till en specifik del av transkriptionen. Säljare kan enkelt svara på kommentarer, vilket håller konversationerna fokuserade och säkerställer att all relevant information finns på ett ställe.

Observera: automatisk transkription är tillgänglig för HubSpots standard språk för innehållsskapande. HubSpot transkriberar inspelningen på det språk som valts i dina kontoinställningar. Läs mer om HubSpots språkutbud.

• Klicka på flikenTranskript i den högra panelen för att visa samtalstranskriptet. Använd sökfältet för att söka efter specifika nyckelord. Resultaten visar alla delar av transkriptet där nyckelordet användes.
• Gör något av följande för att skicka en avisering till en annan teammedlem eller lägga till en kommentar med tidsstämpel:
  • Klicka på fliken Kommentarer under uppspelningen av inspelningen. Skriv @ följt av användarens namn i textrutan. Skriv din kommentar och klicka sedan på Spara.

• • Så här lägger du till en tidsstämpel:
    • Skriv in tidsstämpeln under textrutan och klicka sedan på textrutan för att tillämpa tidsstämpeln. På fliken Transkript till höger hoppar den till den delen av transkriptet.

• • • Håll muspekaren över den del av transkriptet som du vill lägga till en kommentar till. Klicka på kommentarknappenKommentarer. På flikenKommentarer under uppspelningen av inspelningen öppnas en textruta med rätt tidsstämpel.
  • Klicka påKommentar. 
  • Klicka på knappenSvara under en av kommentarerna för att starta en tråd. När du har skrivit ditt svar klickar du på Svara.

• Om du vill dela en specifik del av transkriptet håller du muspekaren över det transkriptutdraget och klickar sedan på knappenDela. I dialogrutan använder du handtagen längs talarspåret eller skriver in start- ochsluttiden för att ändra längden på inspelningsklippet. Om du vill dela hela inspelningen ser du till att handtagen längs talarspåret är i början och slutet av inspelningen.

Observera: användare med behörighet att visa ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela inspelningen. Syftet med klippet är att ge tydlig fokus och riktning.

Konversationsberikning för samtalstranskriptioner (BETA)

Konversationsberikning för samtalstranskriptioner kan uppdatera kontakt- och företagsposter utifrån insikter som hittats i ostrukturerade samtalstranskriptioner.

Observera: om du är superadministratör kan du registrera dig för betaversionen av konversationsberikning för transkriptioner.

När konversationsberikning är aktiverad:

• Granskar transkriptioner av inkommande samtal
• Identifierar olika talare i konversationen
• Extraherar relevanta datapunkter
• Uppdaterar befintliga poster eller skapar nya enligt konfigurationen

Krav

För att kunna använda konversationsberikning för samtalstranskriptioner gäller följande krav:

• Konversationsintelligens måste vara aktiverat.
• Samtalstranskriptioner måste loggas till ditt konto.

Aktivera konversationsberikning för samtalstranskriptioner

Så här aktiverar du konversationsberikning för samtalstranskriptioner:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. I menyn i vänster sidfält navigerar du till Datahantering > Databerikning
3. Klicka på fliken Konversationsberikning .
4. Aktivera alternativetFörbättring av samtalstranskriptioner.

Nu uppdateras följande kontakt- och företagegenskaper:

• Kontakter:
  • Jobbtitel
  • Anciennitet
  • Telefon
  • Önskat namn
  • Inköpsroll
  • Andra bestämbara standardkontaktattribut
• Företag
  
  • Bransch
  • Antal anställda
  • Årlig omsättning
  • Viktiga webbtekniker
  • Nuvarande teknikstack
  • Ytterligare information om företaget när sådan finns tillgänglig

Synkronisera Zoom-inspelningar

Om du har ett Zoom Business- eller Enterprise-konto kan du synkronisera dina Zoom-molninspelningar för granskning i HubSpot. När molninspelning är aktiverat i ditt Zoom-konto visas inspelningarna på den associerade postens tidslinje. Om du är en användare med en tilldeladSales Hub - eller Service Hub Professional - eller Enterprise- -plats kommer Conversation Intelligence att transkribera Zoom-molninspelningar och dessa transkriptioner kommer också att synkroniseras till postens tidslinje.

Så här konfigurerar du Zoom-inspelning med Conversation Intelligence:

• Aktivera molninspelning i Zoom. Se till att kryssrutan för ljudtranskriptioner är markerad så att du får transkriptioner i HubSpot från dina Zoom-inspelningar.
• Markera kryssrutan Synkronisera data från inspelningar och transkriptioner i dina inställningar för Zoom-integration. När du markerar kryssrutan Synkronisera data från inspelningar och transkriptioner synkroniseras alla nya inspelningar och transkriptioner automatiskt till HubSpot för både möten och webbseminarier. Du kan radera en samtalsinspelning från sidan Samtalsindex.

• För att tilldela inspelningar till användare i ditt HubSpot-konto måste du se till att de ansluter sina Zoom-konton. Inspelningar av engagemangsaktiviteter tilldelas en användare i ditt HubSpot-konto om deras e-postadress matchar e-postadressen för en Zoom-användare i samtalet.

Synkronisera Google Meet-inspelningar och transkriptioner

Om du har ett Google Meet Business- eller Enterprise-konto kan du synkronisera dina Google Meet-inspelningar och transkriptioner till HubSpot för granskning.

• Om du är en användare med ett tilldelat Sales Hub eller Service HubProfessional eller Enterprise kommer Conversation Intelligence att transkribera inspelningarna. Dessa transkriptioner synkroniseras med kontaktpostens tidslinje. 
• Om du är en användare med en Core- eller View-only-licens har du endast tillgång till inspelningarna. 

Ställ in behörigheter och installera appen

Så här konfigurerar du Google Meet-inspelningar med Conversation Intelligence:

• Superadministratörer bör:
  • Tilldela en Sales Hub eller Service HubProfessional- eller Enterprise- licens till alla användare som ska kunna synkronisera inspelningar och transkriptioner från sitt Google Meet-konto.
  • Aktivera samtalsinspelning och transkription och analys med Conversation Intelligence i kontot.
• Installera Google Meet-appen. Om Google Meet-appen redan är installerad, anslut appen igen:

1. 1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
   2. Klicka påGoogle Meet.
   3. Klicka påAnslut igen.

Konfigurera synkronisering av inspelningar och transkriptioner

Du kan konfigurera synkronisering av inspelningar och transkriptioner i Google Meet så att den endast gäller dig, eller så kan du synkronisera inspelningar och transkriptioner för specifika Google Meet-användare eller för alla anslutna Google Meet-användare i ditt HubSpot-konto.

Så här konfigurerar du synkronisering av inspelningar och transkriptioner för din egen användare, och inte för andra användare:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påGoogle Meet.
3. Klicka på fliken Möten.
4. På fliken Mina inställningar:

• • Läs igenom avsnittet Viktig information om inspelningar innan du fortsätter.
  • Under Automatisk inspelning aktiverar du alternativetAktivera automatisk inspelning av möten i Google Meet för att aktivera alternativet för automatisk inspelning i dina Google Meet-inställningar. När denna inställning är aktiverad spelas alla Google Meet-möten in. Inspelningarna synkroniseras automatiskt om du aktiverar synkroniseringsinställningen.
  • UnderMöten väljer duSynkronisera mötesinspelningar och transkriptioner för attautomatiskt synkronisera alla nya inspelningar och transkriptioner till HubSpot för möten. Ange ettmötes-ID i fältetHantera enskilda möten för att söka efter ett möte som du vill synkronisera manuellt.

Så här synkroniserar du inspelningar och transkriptioner för valda eller alla anslutna Google Meet-användare i ditt HubSpot-konto:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka påGoogle Meet.
3. Klicka på fliken Möten.
4. Klicka på flikenGlobala inställningar.
5. Läs igenom avsnittet Viktig information om inspelningar innan du fortsätter.
6. Under Möten aktiverar du alternativet Synkronisera och spela in mötesdata.
7. Klicka sedan på Avancerade inställningar. 

8. I högerpanelen för Avancerade inställningar för mötesynkronisering ger du alla eller utvalda användare i din organisation åtkomst till automatisk inspelning och synkronisering av Google Meet-mötesinspelningar och transkriptioner. 
9. Markera kryssrutan Synkronisera mötesinspelningar och transkriptioner för att aktivera inställningen för alla användare. 
10. Markera kryssrutan Spela in automatiskt för att aktivera inställningarna för alla användare. 
11. I avsnittet Hantera mötesinspelningsfunktioner för användare kan du ytterligare anpassa vilka behörigheter som ska ges till varje användare. 
12. Klicka på kryssrutorna bredvid användarna och för kolumnerna Inspelningar och transkriptioner och Automatisk inspelning. 
13. Du kan också klicka på rullgardinsmenyn Avancerade filter för att gruppera användare efter roll eller plats typ och tillämpa inställningar på dem.

14. Klicka på Spara.

Granska och ta bort inspelningar

• Du kan granska inspelningarna från samtalsindexsidan. Inspelningarna kopplas automatiskt till posterna.
• Du kan radera en samtalsinspelning från samtalsindexsidan.

Koppla inspelningar till andra poster

Som standardkopplar HubSpot AIautomatiskt inspelningar till det primära företaget som är kopplat till samtalets deltagare.

Du kan också koppla en inspelning till andra kontakt-, företags-, affärs-, ärende- eller mötesposter i ditt CRM-system. Inspelningen visas på den kopplade postens tidslinje så att du kan komma åt inspelningsinformationen för mer kontext.

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
2. Klicka på samtalets titel.
3. Klicka på Kopplingar högst upp.
4. För att lägga till en koppling klickar du på + Lägg till bredvid en av objekt- eller aktivitetsflikarna i den högra panelen. Den kommer nu att kopplas till det objektet eller den aktiviteten.

De associerade posterna visas också på sidan Samtalsindex. Om de associerade posterna inte visas i tabellen redigerar du tabellens kolumner.