Granskning av samtalsposter och utskrifter

Du kan granska register som gjorts via HubSpots call-verktyg, med hjälp av HubSpots integration med Zoom eller med hjälp av en tredjepartsleverantör av samtal som är integrerad med HubSpot.

Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise-profilkan du använda Konversationsintelligens (KI) för att transkribera och analysera inspelningar . Detta gör att du kan coacha ditt team mer effektivt och få värdefulla kundinsikter från registren och transkriptionerna.

Om du använder HubSpots mobilapp kan du lära dig hur du granskar register när du är på språng.

Innan du sätter igång

• Ställ in verktyget för Ringer. Det kan du göra:
  • Skaffa ett telefonnummer som tillhandahålls av HubSpot.
  • Registrera ditt utgående telefonnummer med HubSpot.
  • Ställa in HubSpots integration med Zoom.

• • Integration med en tredjepartsleverantör av ringer.

Observera: HubSpot stöder endast en utvald grupp av leverantörer av samtal från tredje part. Läs mer om vilka leverantörer av calling som stöds på HubSpot App Marketplace.

• HubSpot calling inspelningar är påslagna som standard. Se till att Samtalspost är påslagen i dina inställningar.
• Om du är en Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-användare, se till attKonversationsintelligens också är påslagen i dina inställningar så att dina inspelningar kommer att transkriberas.
• Om du använder Zoom för att ringa samtal, se till att molninspelning är aktiverad.
• Granska lagar om samtalspost för din yta.

Granskning av register

För att komma åt registret och lägga till anteckningar:

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Starta registret genom att klicka på playerPlay Play till vänster på skärmen för granskning. Du kan också använda de ansvariga för att playerFastForward hoppa över eller playerRewind spola tillbaka. Om du granskar ett Zoom cloud register kan du också spela upp, pausa eller hoppa framåt.
• Längst ner klickar du på Anteckningar och sedan på Lägg till anteckningar för att lägga till anteckningar om samtalet. Om du vill skicka en avisering till en annan teammedlem skriver du @ följt av användarens namn. Angedin anteckning och klicka sedan på Spara. Om du har ett Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-konto kan du också lägga till trådade inline-kommentarer.
• Längst ner kan du se en AI-genererad sammanfattning av samtalet (Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise). Sammanfattningen är indelad i flera avsnitt: syftet med samtalet, viktiga diskussionspunkter, beslut som fattats, känslor och nästa steg. Det här fältet är inte redigerbart. Använd textrutan Notes nedan för att lägga till ytterligare information.
  • Om du vill fråga Copilot om mer information om samtalet klickar du på Ställ en fråga
  • Om du vill ge feedback på sammanfattningen klickar du påikonen thumbsUp tummen upp eller thumbsDown tummen ner.
  • Om du vill kopiera sammanfattningen klickar du på ikonen Kopiera meddelande.
  • Om du vill dölja sammanfattningen klickar du på Stäng.

Observera: För att kunna använda Breeze samtalssammanfattningar måste du aktivera Copilot och samtalspost i ditt konto.

• Om du har ett Sales Hub eller Service Hub Professional- eller Enterprise-konto klickar du till höger mellan flikarna Insikter, Statistik och Utskrift för att visa spårade termer, samtalsstatistik och samtalsutskriften. Om du vill kopiera en utskrift klickardu på Kopiera utskrift till klippbordetpå fliken Utskrift. Du kan bara visa villkor som spåras om du har ett Sales Hub- eller Service Hub Enterprise-konto och en superadmin har lagt till villkor som spåras.

Dela register eller lägg till register i spellistor

• För att dela registret:
  • Klicka på knappen share Share längst upp till höger.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Skicka e-post till för att lägga till teammedlemmar att dela registret med.
  • Skriv ett meddelande i textrutan.
  • Använd uppspelningshandtagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av registret som du vill dela.
  • Klicka på länken Dela eller Kopiera. Om du har ett Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise-konto kan du också dela specifika utdrag ur transkriptionen.

Observera: Användare med tillstånd att visa ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela registret. Avsikten med klippet är att ge tydligt fokus och riktning.

• Så här lägger du till ett register i en spellista:
  • Klicka på + Lägg till i spellista.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Välj spellista för att lägga till registret i olika spellistor.
  • Skriv en beskrivning i textrutan.
  • Använd uppspelningshandtagen eller textrutorna Start och Slut för att justera den del av registret som du vill dela.
  • Klicka på Lägg till.

Granskning av spårade villkor(Sales Hub eller Service Hub Enterprise)

Du kan skapa spårning av termer för att gå till de delar av utskriften där termen nämns.

Observera: du måste vara Superadmin för att kunna lägga till eller redigera spårning av villkor.

• I den högra panelen klickar du på fliken Spårning för att visa spårningstermer.
• Klicka på Redigera om du vill redigera termer med spårning.
• I den högra panelen kan du klicka på + Lägg till kategori för att lägga till kategorier för spårningstermer.
• Om du vill lägga till en spårningsterm i en kategori klickar du på + Lägg till spårningsterm och skriver sedan in spårningstermen i textrutan.
• Klicka på Spara längst ner i den högra panelen.

Lägg till högtalare för samtal och visa samtalsstatistik(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

Du kan granska samtalsstatistik genom att länka deltagarnas kontaktregister till samtalet.

• Om du vill länka deltagare i samtal till poster klickar du på Deltagare högst upp. I den högra panelen klickar du på länkknappen link bredvid talaren i avsnittet Mottagare av samtal. Skriv namnet på kontakten i sökfältet. Om det inte finns något register klickar du på + Lägg till kontakt för att skapa ett register för kontakten. Klicka sedan på Länk. Om du vill ta bort länken till en kontakt klickar du på länkknappen link igen för att bryta länken.

Observera: HubSpot matchar automatiskt högtalarnamn på transkriberade tvåpartssamtal som görs med Zoom Basic eller Pro. Manuell matchning av talare är inte tillgänglig för samtal som görs med Zoom Business, Business Plus eller Enterprise, eftersom dessa transkriptioner tillhandahålls av Zoom och inte av HubSpot.

• För att komma åt samtalsmottagarens kontaktinformation, klicka på kontaktens namn i den högra panelen för att komma till det kontaktregistret.

• När du har lagt till talare klickar du på fliken Statistik i den högra panelen för att granska följande samtalsstatistik.
  • Samtalstid för ägaren av samtalet: procentandelen av tiden som ägaren av samtalet samtalar.
  • Talhastighet: antal ord per minut för ägaren till samtalet.
  • Längsta monolog: den längsta summan av tid som ägaren av samtalet talar.
  • Längsta kundberättelse: den längsta summan som en kund talar.
  • Interaktivitet : summan av interaktion under samtalet.
  • Tålamod: summan av pauser mellan deltagarna.

Granskning av transkriptioner och lägg till trådade inline-kommentarer(Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise)

När du granskar utskrifter kan du lägga till trådade kommentarer eller dela en länk till en viss del av utskriften. Konversationer kan enkelt svara på kommentarer, hålla konversationer fokuserade och se till att all relevant information finns på ett ställe.

Observera: automatisk transkription är tillgänglig för HubSpots standardspråk för skapande av innehåll. HubSpot kommer att transkribera registret på det språk som valts i inställningarna för ditt konto. Läs mer om HubSpots språkerbjudanden.

• Klicka på fliken Utskrift i den högra panelen för att visa utskriften av samtalet. Använd sökfältet för att söka efter specifika nyckelord. Resultatet kommer att visa alla delar av utskriften där sökordet användes.
• Om du vill skicka ett meddelande till en annan teammedlem eller lägga till en tidsstämplad kommentar gör du något av följande:
  • Klicka på fliken Kommentarer under uppspelningen av registret. Skriv @ följt av användarens namn i textrutan. Ange din kommentar och klicka sedan på Spara.

• • Lägg till en tidsstämpel:
    • Skriv in tidsstämpeln under textrutan och klicka sedan på textrutan för att lägga till tidsstämpeln. På fliken Transkription till höger hoppar du till den delen av transkriptionen.

• • • I utskriften håller du muspekaren över den del av utskriften som du vill lägga till en kommentar till. Klicka på knappen comments Comment. På fliken Kommentarer under uppspelningen av registret öppnas en textruta med rätt tidsstämpel.
  • Klicka på Kommentera.
  • Klicka på knappen Svara under en av kommentarerna för att starta en tråd. När du har skrivit ditt svar klickar du på Svara.

• Om du vill dela en viss del av utskriften håller du muspekaren över utskriften och klickar sedan på knappen share Share. I dialogrutan kan du använda handtagen längs högtalarspåret eller skriva in start- och sluttid för att ändra längden på klippet med inspelningen. Om du vill dela med dig av hela inspelningen måste du se till att handtagen längs högtalarspåret finns i början och slutet av registret.

Observera: Användare med tillstånd att visa ett inspelningsklipp kan också lyssna på hela registret. Avsikten med klippet är att ge tydligt fokus och riktning.

Synkronisera Zoom-register

Om du har ett Zoom Business- eller Enterprise-konto kan du synkronisera dina Zoom-molninspelningar för granskning i HubSpot. När molninspelning har aktiverats i ditt Zoom-konto visas register på det associerade registrets tidslinje. Om du är en användare med en tilldelad Sales Hub eller Service Hub Professional eller Enterprise -profil, kommer Konversationsintelligens att transkribera Zoom-molninspelningar och dessa transkriptioner kommer också att synkroniseras över till postens tidslinje.

Så här ställer du in Zoom-inspelning med hjälp av Konversationsintelligens:

• Aktivera register i molnet i Zoom. Se till att kryssrutan för ljudutskrifter är markerad så att du får utskrifter i HubSpot från dina Zoom-register.
• Markera kryssrutan Synkronisera data från registreringar och avskrifter i dina inställningar för Zoom integrationer. När du markerar kryssrutan Synkronisera data från register och transkriptioner synkroniseras alla nya register och transkriptioner automatiskt till HubSpot för både möten och webbinarier. Om du vill ta bort en samtalspost kan du göra det från sidan Samtalsindex.

• För att tilldela register till användare i ditt HubSpot-konto måste du se till att de ansluter sina Zoom-konton. Aktiviteter för inspelning av engagemang kommer att tilldelas en användare i ditt HubSpot-konto om deras e-postadress matchar e-postadressen för en Zoom-användare i samtalet.

Association recordings with other records (associera register med andra register)

Som standard kommer HubSpot AI automatiskt att associera inspelningar till det primära företaget som är associerat med samtalets deltagare.

Du kan också associera en inspelning med andra kontakt-, företags-, affärs-, ärende- eller mötesregister i ditt CRM. Registret kommer att visas på det associerade registrets tidslinje så att du kan komma åt inspelningsinformationen för mer sammanhang.

• I ditt HubSpot-konto navigerar du till CRM > Samtal.
• Klicka på samtalets titel.
• Klicka på Associations högst upp.
• Om du vill lägga till en association klickar du på + Lägg till bredvid en av flikarna kontakt, företag, affär, supportärende eller möte i den högra panelen.

De associerade posterna kommer också att visas på sidan Samtalsindex. Om de associerade registren inte visas i tabellen kan du redigera tabellens kolumner.