Tarkista puhelutallenteet ja pöytäkirjat

Voit tarkastella tallenteita, jotka on tehty HubSpotin soittotyökalunkautta , HubSpotin ja Zoomin integraation avulla tai käyttämällä kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajaa, joka on integroitu HubSpotiin .

Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -maksullinen paikka, voit käyttää Conversation Intelligence (CI) -palvelua tallenteiden transkribointiin ja analysointiin. Näin voit valmentaa tiimiäsi tehokkaammin ja saada tallenteista ja transkripteistä arvokkaita asiakasymmärryksiä.

Huomaa: kuka tahansa käyttäjä, joka nauhoittaa HubSpotista soitettuja puheluita, voi tarkastella ja valmentaa puhelutallennetta, mutta hänellä ei ole pääsyä CI:n käyttämiin lisäominaisuuksiin, kuten transkriptioon.

Ainoastaan sellaisten käyttäjien tekemät tallenteet, joille on myönnetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -maksulliset paikat, kirjoitetaan automaattisesti puhtaaksi. Kuka tahansa Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tilin käyttäjä voi käyttää tallennetta ja transkriptiota valmennusta varten, jos hänellä on asianmukaiset Object Access -oikeudet tallenteeseen.

Jos käytät HubSpotin mobiilisovellusta, opi, miten voit tarkastella tallenteita liikkeellä ollessasi.

Ennen kuin aloitat

• Määritä soittotyökalu. Voit joko hankkia HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron, rekisteröidä lähtevän puhelinnumerosi HubSpotiin, ottaa käyttöön HubSpotin integraation Zoomin kanssa tai integroitua kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajan kanssa.

Huomaa: Tällä hetkellä kolmannen osapuolen tarjoajat, jotka tukevat CI:tä HubSpotissa, ovat JustCall, Kixie ja Zoom Business- tai Enterprise-tilaukset, jotka tukevat transkriptien tallentamista .

• Varmista, että puhelutallennus on käytössä asetuksissa.
• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-käyttäjä, varmista, että CI on myös kytketty päälle asetuksissasi, jotta tallenteet kirjoitetaan puhtaaksi.
• Jos käytät Zoomia puheluiden soittamiseen, varmista, että pilvitallennus on päällä.
• Tutustu alueesi puhelutallennuslainsäädäntöön.

Tarkista tallenteet

Voit tutustua tallenteeseen ja lisätä muistiinpanoja tai kommentteja.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Soitot.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Voit aloittaa tallenteen valitsemalla tarkastelunäytön vasemmassa reunassa playerPlay Play. Voit myös käyttää ohjaimia playerFastForward hyppäämiseen tai playerRewind kelaamiseen. Jos tarkastelet Zoom-pilvitallennetta, voit myös toistaa, pysäyttää tai hypätä eteenpäin.
• Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle, kirjoita oikealla olevaan tekstikenttään @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi, kirjoita kommenttisi ja napsauta sitten Tallenna.
  

• Pääset puhelun vastaanottajan yhteystietoihin valitsemalla oikeassa yläkulmassa Osallistujat ja laajentamalla osiota.
  • Pääset yhteystiedon tietoihin napsauttamalla tallenteen nimeä , jolloin avautuu ponnahdusikkuna, jossa on yhteystiedon tiedot.
  • Voit siirtyä koko tietueeseen napsauttamalla Siirry tietueeseen.
• Tarkista vasemmassa reunassa olevan tallenteen alapuolella mahdolliset olemassa olevat huomautukset tai lisää huomautuksia napsauttamalla Muokkaa huomautusta .
• Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikka, voit lisätä huomautukset-osiossa linkin tiettyyn aikaleimaan myöhempää tarkastelua varten.
  • Kirjoita aika ja paina sitten Enter-näppäintä.

• • Napsauta Tallenna.
  • Voit siirtyä kyseiseen aikaan tallenteessa napsauttamalla puhelun muistiinpanoissa olevaa aikaleimaa.

Tarkastele puhtaaksikirjoituksia( vainSales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise ).

• Tarkastele tallenteen alapuolella puhujan jälkiä, jotta voit seurata käyttäjän puheaikaa verrattuna yhteyshenkilön puheaikaan. Napsauta ja vedä kahvaa pitkin puhujarataa kuunnellaksesi tiettyä osaa nauhoituksesta.
• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -tilin käyttäjä, voit jakaa puhelutallennusklippejä, joilla on määritetyt alku- ja loppuajat.
  • Napsauta ja vedä kahvaa puhujaradan varrella määrittääksesi jakamasi äänitysleikkeen alkamisajan. Voit myös viedä hiiren hiiren ja napsauttaa transkriptio-otteen kohdalle, josta haluat aloittaa äänitysleikkeen. Jos haluat jakaa koko leikkeen, vedä kahva nauhoituksen alkuun tai valitse ensimmäinen transkriptio-ote.
  • Napsauta tallenteen yläpuolella Jaa Jaa-painiketta.

• • Jaa nauhoitus -valintaikkunassa voit valita käyttäjät, joille haluat lähettää nauhoitusleikkeen, kirjoittaa viestin ja leikata leikkeen.
    • Napsauta Valitse sähköpostiosoite avattavasta valikosta ja napsauta valintamerkkiä niiden käyttäjien vieressä, joille haluat lähettää tallennusleikkeen. Käyttäjät, joilla ei ole oikeuksia tarkastella tallenteita, ovat harmaita ja niitä ei voi valita. Jos haluat jakaa tallenteen, pääkäyttäjän tai käyttäjän, jolla on Lisää ja muokkaa käyttäjiä -oikeudet , on päivitettävä käyttäjän katseluoikeudet.
    • Kirjoita Viesti-tekstikenttään kertomaan käyttäjille, miksi jaat tallennusleikkeen.
    • Käytä kaiutinraidan varrella olevia kahvoja tai kirjoita alku- ja loppuaika muuttaaksesi tallennusleikkeen pituutta. Jos haluat jakaa koko tallenteen, varmista, että kaiutinraidan varrella olevat kahvat ovat tallenteen alussa ja lopussa.

• • Lähetä sähköpostiviesti, jossa on viesti ja linkki äänitysleikkeeseen, valitsemalla Jaa . Voit jakaa leikkeen myös valitsemalla linkin Kopioi linkki.

Huomaa: käyttäjät, joilla on oikeus katsoa nauhoitusleikettä, voivat myös kuunnella koko nauhoituksen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.

• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -tilinkäyttäjä, voittarkastella, mitä seurattuja termejä puhelun aikana käytettiin, napsauttamalla Seuratut termit -välilehteä. Jos haluat tehdä muokkauksia seurattuihin ehtoihin, valitse Muokkaa seurattuja ehtoja.

Huomaa: sinun on oltava superadmin, jotta voit lisätä tai muokata jäljitettyjä ehtoja .

• Siirry nauhoituksen tarkastelunäytön oikealla puolella olevaan transkriptiin:

Huomaa: automaattinen transkriptio on käytettävissä HubSpotin oletussisällönluontikielille. HubSpot transkriboi tallenteen tilisi asetuksissa valitulla kielellä. Lisätietoja HubSpotin kielitarjonnasta.

• • Käytä hakupalkkia tiettyjen avainsanojen etsimiseen. Tulokset palauttavat minkä tahansa osan transkriptiosta, jossa avainsanaa on käytetty.

• • Jos haluat jakaa tietyn osan transkriptiosta toisen tiimin jäsenen kanssa, vie hiiren kursori transkriptiotekstin päälle ja valitse Jaa. Valitse valintaikkunassa Kopioi linkki, liitä se sitten sähköpostiin tai muuhun viestiin ja lähetä se tiimin jäsenelle.

• Jos haluat parantaa puhtaaksikirjoitusten laatua, voit ottaa käyttöön Help improve your transcriptions -asetuksen merkitsemällä puhtaaksikirjoituksen hyödylliseksi tai ei hyödylliseksi.
  • Napsauta hyödyllinen tai ei hyödyllinen transkriptin lopussa.
  • Tarkista tiedot valintaikkunassa ja ota asetus käyttöön valitsemalla Kyllä . Voit kytkeä tämän pois päältä milloin tahansa soittoasetuksissa. Lue lisää siitä, miten HubSpot käyttää tietoja transkriptioiden laadun parantamiseen.

Zoom-tallenteiden synkronointi

Jos sinulla on Zoom Business- tai Enterprise-tili, voit synkronoida Zoom-pilvitallenteesi HubSpotissa tarkasteltavaksi. Kun pilvitallennus on otettu käyttöön Zoom-tililläsi, tallenteet näkyvät siihen liittyvän tietueen aikajanalla. Jos olet käyttäjä, jolle on määritettymaksullinen Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikka, CI transkriboi Zoom-pilvitallenteet, ja nämä transkriptit synkronoidaan myös tietueen aikajanalle.

Jos haluat määrittää Zoom-tallenteen CI:n avulla, sinun on:

1. Ota pilvitallennus käyttöön Zoomissa. Varmista myös, että Audio transcripts -valintaruutu on valittuna, jotta saat HubSpotissa transkriptiot Zoom-tallenteista.
2. Valitse Zoom-integraatioasetuksissa Synkronoi tallenteiden ja transkriptien tiedot -valintaruutu.
   

   Huomaa: Kun valitset Synkronoi tiedot tallenteista ja transkripteistä -valintaruudun, kaikki uudet tallenteet ja transkriptit synkronoidaan automaattisesti HubSpotiin sekä kokousten että webinaarien osalta. Jos haluat poistaa puhelutallenteen, voit tehdä sen puhelujen hakemistosivulta.

   • Kaikki kokousten ja webinaarien tallenteet synkronoidaan automaattisesti HubSpotiin, ja ne ovat näkyvissä kaikille HubSpot-tilisi käyttäjille, jotka perustuvat yhteystietojen Objekti-käyttöoikeuksiisi. Lisätietoja HubSpotin käyttäjäoikeuksista.

   • Tallentamiseen ja transkriptioon liittyvät lait ja määräykset ovat monimutkaisia, joten sinun kannattaa tehdä yhteistyötä oman lakitiimisi kanssa ymmärtääksesi, miten nämä lait liittyvät näihin ominaisuuksiin. Olet itse vastuussa sinua koskevien lakien määrittämisestä ja noudattamisen varmistamisesta. Lisätietoja HubSpotin puhelujen tallennusominaisuuksista.

   
   
   

3. Jos haluat määrittää tallenteet HubSpot-tilisi käyttäjille, varmista, että he yhdistävät Zoom-tilinsä Käyttäjätilit-välilehdellä. Tallenteiden sitouttamistoimet osoitetaan HubSpot-tilisi käyttäjälle, jos hänen sähköpostiosoitteensa vastaa puhelun Zoom-käyttäjän sähköpostia.

Tallenteiden yhdistäminen muihin tietueisiin

Oletusarvoisesti HubSpot AI yhdistää tallenteet automaattisesti puhelun osallistujiin liittyvään ensisijaiseen yritykseen. Tämä näkyy HubSpot AI -kuvakkeella. Voit viedä hiiren osoittimen kuvakkeen yläpuolelle, jolloin löydät linkit asiaankuuluvaan dokumentaatioon, joka koskee yhdistämistä.

Voitmyös yhdistää tallenteen muihin CRM:ssä oleviin kontakti-, yritys-, kauppa- tai tikettitietueisiin. Tallenne näkyy yhdistetyn tietueen aikajanalla, joten voit tarkastella tallenteen yksityiskohtia saadaksesi lisää kontekstia.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Soitot.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa kohtaa Associations.
• Associations-paneelissa:
  • Voit lisätä assosiaation napsauttamalla kohdekortin kohdalla Lisää .
  • Voit esikatsella yhdistettyä tietuetta viemällä hiiren kursorin yhdistyksen päälle ja valitsemalla Esikatselu.
  • Jos haluat poistaa olemassa olevat yhdistykset, siirrä hiiren kursori yhdistyksen päälle, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa ja valitse Poista yhdistys.

Liitetyt tietueet näkyvät myös puhelujen hakemistosivulla. Jos yhdistetyt tietueet eivät näy taulukossa, muokkaa taulukon sarakkeita.

Jaa tallenteet tiimisi kanssa

Ennen kokousta voit jakaa tallenteen tiimin jäsenen kanssa, jotta hän voi valmistautua.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Soitot.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Jaa.
• Valitse valintaikkunassa Kopioi linkki.
• Liitä linkki sähköpostiin tai muuhun viestiin ja lähetä se sitten tiimin jäsenelle.

Lisätietoja puheluiden etsimisestä ja segmentoinnista on puhelujen hakusivulla.