Tarkista puhelutallenteet ja pöytäkirjat

• Voit tarkastella tallenteita, jotka on tehty HubSpotin soittotyökalun kautta, HubSpotin ja Zoomin integraation avulla tai käyttämällä kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajaa, joka on integroitu HubSpotiin.

Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -maksullinen paikka,voit käyttää Conversation Intelligence (CI) -palvelua tallenteiden transkribointiin ja analysointiin. Näin voit valmentaa tiimiäsi tehokkaammin ja saada tallenteista ja transkripteistä arvokkaita asiakasymmärryksiä.

Huomaa: kuka tahansa HubSpotista tallennettuja puheluita tallentava käyttäjä voi tarkastella ja valmentaa puhelutallenteita, mutta hänellä ei ole pääsyä CI:n tarjoamiin lisäominaisuuksiin, kuten transkriptioon.

Ainoastaan sellaisten käyttäjien tekemät tallenteet, joille on myönnetty maksullinen Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikka, kirjoitetaan automaattisesti puhtaaksi. Kuka tahansa Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tilin käyttäjä voi käyttää tallennetta ja transkriptiota valmennusta varten, jos hänellä on asianmukaiset Object Access -oikeudet tallenteeseen.

Jos käytät HubSpotin mobiilisovellusta, opi, miten voit tarkastella tallenteita liikkeellä ollessasi.

Ennen kuin aloitat

• Määritä soittotyökalu. Voit joko hankkia HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron, rekisteröidä lähtevän puhelinnumerosi HubSpotiin, ottaa käyttöön HubSpotin integraation Zoomin kanssa tai integroitua kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajan kanssa.

Huomaa: HubSpot tukee vain valittua ryhmää kolmannen osapuolen soittopalvelujen tarjoajia. Lue lisää siitä, mitä soittopalvelujen tarjoajia tuetaan HubSpot App Marketplace -sovelluskaupassa.

• HubSpot-puhelutallenteet ovat oletusarvoisesti käytössä. Varmista, että puhelutallennus on päällä asetuksissa.
• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-käyttäjä, varmista, että myösCI on kytketty päälle asetuksissasi, jotta tallenteet kirjoitetaan puhtaaksi.
• Jos käytät Zoomia puheluiden soittamiseen, varmista, että pilvitallennus on päällä.
• Tutustu alueesi puhelutallennuslainsäädäntöön.

Tarkista tallenteet

Voit tarkastella tallennetta ja lisätä siihen muistiinpanoja tai kommentteja.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Soitot.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Voit aloittaa tallenteen valitsemalla tarkistuksen näytön vasemmassa reunassa playerPlay Toista. Voit myös käyttää ohjaimia playerFastForward hyppäämiseen tai playerRewind kelaus taaksepäin. Jos tarkastelet Zoom-pilvitallennetta, voit myös toistaa, pysäyttää tai siirtyä eteenpäin.
• Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle, kirjoita oikealla olevaan tekstikenttään @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi, kirjoita kommenttisi ja napsauta sitten Tallenna.

• Pääset puhelun vastaanottajan yhteystietoihin valitsemalla oikeassa yläkulmassa Osallistujat ja laajentamalla osiota.
  • Pääset yhteystietoihin napsauttamalla tietueen nimeä , jolloin avautuu ponnahdusikkuna, jossa on yhteystiedon tiedot.
  • Voit siirtyä koko tietueeseen valitsemalla Siirry tietueeseen.
• Tarkista vasemmassa reunassa olevan tallenteen alapuolella mahdolliset olemassa olevat muistiinpanot tai lisää muistiinpanoja napsauttamalla Muokkaa muistiinpanoa .
• Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-paikka, voit lisätä muistiinpanot-osiossa linkin tiettyyn aikaleimaan myöhempää tarkastelua varten.
  • Kirjoita aika ja paina sitten Enter-näppäintä.

• • Napsauta Tallenna.
  • Voit siirtyä kyseiseen ajankohtaan tallenteessa napsauttamalla puhelun muistiinpanoissa olevaa aikaleimaa.

Tarkastele puhtaaksikirjoituksia( vainSales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise ).

• Tarkastele tallenteen alapuolella puhujan jälkiä, jotta voit seurata käyttäjän puheaikaa verrattuna yhteyshenkilön puheaikaan. Napsauta ja vedä kahvaa pitkin puhujarataa kuunnellaksesi tiettyä osaa nauhoituksesta.
• HubSpot vastaa automaattisesti puhujien nimiä Zoom Basic- tai Pro-ohjelmalla tehtyjen kahden osapuolen puhelujen transkriptioissa. Jos sinun on manuaalisesti sovitettava puhujien nimet yhteen transkriptiossa, napsauta puhujan nimen vieressä olevaa avataria (esim. puhuja 1, puhuja 2). Valitse sitten oikea puhujan nimi avattavasta luettelosta ja napsauta Match (Sovita).

• Jos haluat poistaa puhujan vastaavuuden, napsauta puhujan nimen vieressä olevaa avataria ja napsauta sitten Unmatch (Poista vastaavuus). Jos yrität yhdistää useita puhujia uudelleen korjataksesi virheen, poista ensin kaikkien virheellisten puhujien nimien yhdistäminen, jotta kaikki puhujien nimet näkyvät uudelleen avattavassa luettelossa.

Huomaa: manuaalinen puhujien yhdistäminen ei ole käytettävissä Zoom Business-, Business Plus- tai Enterprise-puheluissa, koska Zoom, ei HubSpot, toimittaa nämä transkriptiot.

• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -tilin käyttäjä, voit jakaa puhelutallenteiden leikkeitä, joilla on määritellyt alku- ja loppuajat.
  • Napsauta ja vedä kahvaa kaiutinraidan varrella määrittääksesi jakamasi tallennusleikkeen alkamisajan. Voit myös viedä hiiren hiiren ja napsauttaa transkriptio-otteen kohtaa, josta haluat aloittaa äänitysleikkeen. Jos haluat jakaa koko leikkeen, vedä kahva nauhoituksen alkuun tai valitse ensimmäinen transkriptio-ote.
  • Napsauta tallenteen yläpuolella share Jaa-painiketta.

• • Jaa tallenne -valintaikkunassa voit valita käyttäjiä, joille haluat lähettää tallennusleikkeen, kirjoittaa viestin ja leikata leikkeen.
    • Napsauta Select email to -pudotusvalikkoa ja napsauta valintamerkkiä niiden käyttäjien vieressä, joille haluat lähettää tallennusleikkeen. Käyttäjät, joilla ei ole oikeuksia tarkastella tallenteita, ovat harmaita ja niitä ei voi valita. Jos haluat jakaa tallenteen, pääkäyttäjän tai käyttäjän, jolla on Lisää ja muokkaa käyttäjiä - oikeudet, on päivitettävä käyttäjän katseluoikeudet.
    • Kirjoita Viesti-tekstikenttään kertoaksesi käyttäjille, miksi jaat tallennusleikkeen.
    • Käytä kaiutinraidan varrella olevia kahvoja tai kirjoita alku- ja loppuaika muuttaaksesi tallennusleikkeen pituutta. Jos haluat jakaa koko tallenteen, varmista, että kaiutinraidan varrella olevat kahvat ovat tallenteen alussa ja lopussa.

• • Lähetä sähköpostiviesti, jossa on viesti ja linkki äänitysleikkeeseen, valitsemalla Jaa . Voit jakaa leikkeen myös valitsemalla link Kopioi linkki.

Huomaa: käyttäjät, joilla on oikeus katsoa nauhoitusleikettä, voivat myös kuunnella koko nauhoituksen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.

• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -tilinkäyttäjä, voittarkastella, mitä seurattuja termejä puhelun aikana käytettiin, napsauttamalla Seuratut termit -välilehteä. Jos haluat tehdä muokkauksia seurattuihin ehtoihin, valitse Muokkaa seurattuja ehtoja.

Huomaa: sinun on oltava superadmin, jotta voit lisätä tai muokata jäljitettyjä ehtoja.

• Siirry tallenteen tarkastelunäytön oikealla puolella olevaan transkriptioon:

Huomaa: automaattinen transkriptio on käytettävissä HubSpotin oletussisällönluontikielille. HubSpot transkriboi tallenteen tilisi asetuksissa valitulla kielellä. Lisätietoja HubSpotin kielitarjonnasta.

• • Käytä hakupalkkia tiettyjen avainsanojen etsimiseen. Tulokset palauttavat minkä tahansa osan transkriptiosta, jossa avainsanaa on käytetty.

• • Jos haluat jakaa tietyn osion transkriptiosta toisen tiimin jäsenen kanssa, vie hiiren kursori transkriptiotekstin päälle ja valitse Jaa. Valitse valintaikkunassa Kopioi linkki, liitä se sitten sähköpostiin tai muuhun viestiin ja lähetä se tiimin jäsenelle.

• Jos haluat parantaa transkriptioiden laatua, voit ottaa käyttöön Help improve your transcriptions -asetuksen merkitsemällä transkriptin hyödylliseksi tai ei hyödylliseksi.
  • Valitse hyödyllinen tai ei hyödyllinen transkriptin lopussa.
  • Tarkista valintaikkunan tiedot ja ota asetus käyttöön valitsemalla Kyllä . Voit kytkeä tämän pois päältä milloin tahansa soittoasetuksissa. Lue lisää siitä, miten HubSpot käyttää tietoja transkriptioiden laadun parantamiseen.

Zoom-tallenteiden synkronointi

Jos sinulla on Zoom Business- tai Enterprise-tili, voit synkronoida Zoom-pilvitallenteesi HubSpotissa tarkasteltavaksi. Kun pilvitallennus on otettu käyttöön Zoom-tililläsi, tallenteet näkyvät liittyvän tietueen aikajanalla. Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty maksullinenSales Hub- tai Service HubProfessional- tai Enterprise -paikka, CI tekee transkriptioita Zoomin pilvitallenteista, ja nämä transkriptiot synkronoidaan myös tallenteen aikajanalle.

Jos haluat määrittää Zoom-tallenteen CI:n avulla, sinun on:

• Ota pilvitallennus käyttöön Zoomissa. Varmista myös, että Äänitallenteet-valintaruutu on valittuna, jotta saat HubSpotissa äänitallenteet Zoom-tallenteista.
• Valitse Zoom-integraatioasetuksissa valintaruutu Synkronoi tallenteiden ja transkriptien tiedot .
  
  

• Jos haluat määrittää tallenteet HubSpot-tilisi käyttäjille, varmista, että he yhdistävät Zoom-tilinsä Käyttäjätilit-välilehdellä. Tallentavat sitoutumistoiminnot osoitetaan HubSpot-tilisi käyttäjälle, jos hänen sähköpostiosoitteensa vastaa puhelun Zoom-käyttäjän sähköpostia.

Tallenteiden yhdistäminen muihin tietueisiin

Oletusarvoisesti HubSpot AI yhdistää tallenteet automaattisesti puhelun osallistujiin liittyvään ensisijaiseen yritykseen. Tämä näkyy HubSpot AI -kuvakkeella. Voit viedä hiiren osoittimen kuvakkeen yläpuolelle, jolloin löydät linkit asiaankuuluvaan dokumentaatioon, joka koskee yhdistämistä.

Voit myös yhdistää tallenteen muihin CRM:ssä oleviin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa- tai tikettitietueisiin. Tallenne näkyy yhdistetyn tietueen aikajanalla, joten voit tarkastella tallenteen yksityiskohtia saadaksesi lisää kontekstia.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Soitot.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Napsauta vasemmassa yläkulmassa Associations.
• Associations-paneelissa:
  • Voit lisätä assosiaation napsauttamalla kohdekortin kohdalla Lisää .
  • Jos haluat esikatsella yhdistetyn tietueen, siirrä hiiren osoitin yhdistyksen päälle ja valitse Esikatselu.
  • Jos haluat poistaa olemassa olevia yhdistelmiä, siirrä hiiren kursori yhdistelmän päälle, napsauta Lisää-pudotusvalikkoa ja valitse Poista yhdistelmä.

Liitetyt tietueet näkyvät myös puhelujen hakemistosivulla. Jos yhdistetyt tietueet eivät näy taulukossa, muokkaa taulukon sarakkeita.

Jaa tallenteet tiimisi kanssa

Ennen kokousta voit jakaa tallenteen tiimin jäsenen kanssa, jotta hän voi valmistautua.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan Yhteyshenkilöt > Soitot.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Valitse oikeassa yläkulmassa Jaa.
• Valitse valintaikkunassa Kopioi linkki.
• Liitä linkki sähköpostiin tai muuhun viestiin ja lähetä se sitten tiimin jäsenelle.

Lisätietoja puhelujen etsimisestä ja segmentoinnista on puhelujen hakusivulla.