Tarkista puhelutallenteet ja pöytäkirjat

Voit tarkastella tallenteita, jotka on tehty HubSpotin soittotyökalun kautta, HubSpotin Zoomin ja Google Meetin (BETA) kanssa integroitujen HubSpot-integraatioiden avulla tai kolmannen osapuolen soittopalvelun tarjoajan avulla, joka on integroitu HubSpotiin.

Jos olet käyttäjä, jolle on osoitettu Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikka, voit käyttää Conversation Intelligence (CI) -palvelua tallenteiden transkribointiin ja analysointiin. Näin voit valmentaa tiimiäsi tehokkaammin ja saada tallenteista ja transkripteistä arvokkaita asiakasymmärryksiä.

Huom:

• Kuka tahansa käyttäjä, joka nauhoittaa HubSpotista soitettuja puheluita, voi tarkastella ja valmentaa puhelutallenteita. Ainoastaan sellaisten käyttäjien tekemät tallenteet, joille on myönnetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikat, kirjoitetaan automaattisesti puhtaaksi.
• Jaettuun työtilaan, kuten postilaatikkoon tai help deskiin, liitettyjen numeroiden ääniviestejä ei kirjoiteta puhtaaksi.

Jos käytät HubSpotin mobiilisovellusta, opettele, miten voit tarkastella tallenteita liikkeellä ollessasi.

Ennen kuin aloitat

• Määritä soittotyökalu. Voit:
  • Hankkia HubSpotin tarjoaman puhelinnumeron.
  • Rekisteröidä lähtevän puhelinnumeron HubSpotiin.
  • Määrittää HubSpotin integraation Zoomin kanssa.

• • Määritä HubSpotin integraatio Google Meetin kanssa (BETA).
  • Integroi kolmannen osapuolen soittopalveluntarjoajan kanssa.

Huomaa: HubSpot tukee vain valittua ryhmää kolmannen osapuolen soittopalvelujen tarjoajia. Lue lisää siitä, mitä soittopalveluntarjoajia tuetaan HubSpot App Marketplace -sovellusmarkkinapaikalla.

• HubSpot-puhelutallenteet ovat oletusarvoisesti käytössä. Varmista, että puhelutallennus on päällä asetuksissa.
• Jos olet Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-käyttäjä, varmista, että Conversation Intelligence on myös kytketty päälle asetuksissasi, jotta tallenteet kirjoitetaan puhtaaksi.
• Jos käytät Zoomia puheluiden soittamiseen, varmista, että pilvitallennus on päällä.
• Tutustu alueesi puhelutallennuslainsäädäntöön.

Tarkista tallenteet

Voit käyttää tallennetta ja lisätä muistiinpanoja:

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Puhelut.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Voit aloittaa tallenteen valitsemalla tarkistuksen näytön vasemmassa reunassa playerPlay Toista. Voit myös käyttää ohjaimia playerFastForward hyppäämiseen tai playerRewind kelaus taaksepäin. Jos tarkastelet Zoom-pilvitallennetta, voit myös toistaa, pysäyttää tai siirtyä eteenpäin.
• Valitse alareunassa Huomautuksia ja lisää sitten puhelun huomautukset valitsemalla Lisää huomautuksia. Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle, kirjoita @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi. Kirjoita huomautus ja valitse sitten Tallenna. Jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tili, voit myös lisätä säikeistettyjä rivikommentteja.
• (BETA) Alareunassa voit tarkastella tekoälyn luoman puhelun yhteenvetoa.(Sales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise). Yhteenveto on jaettu useisiin osioihin: puhelun tarkoitus, tärkeimmät keskustelukohdat, tehdyt päätökset, tunnelmat ja seuraavat vaiheet. Tätä kenttää ei voi muokata. Käytä alla olevaa Huomautuksia-tekstikenttää lisätietojen lisäämiseen.
  • Jos haluat kysyä Copilotilta lisätietoja puhelusta, napsauta Kysy kysymys.
  • Jos haluat antaa palautetta yhteenvedosta, napsauta thumbsUp peukut ylös tai thumbsDown peukut alas -kuvaketta.
  • Jos haluat kopioida yhteenvedon, napsauta viestin kopiointi -kuvaketta.
  • Voit piilottaa yhteenvedon napsauttamalla Sulje.

Huomaa: Breeze-puhelujen yhteenvetojen käyttäminen edellyttää, että tililläsi on käytössäsi Copilot ja puhelutallennus.

• Jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tili, napsauta oikealla Insights-, Stats- ja Transcript-välilehtiä nähdäksesi seuratut termit, puhelutilastot ja puhelujen yhteenvedon. Voit tarkastella seurattuja termejä vain, jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Enterprise -tili ja jos pääkäyttäjä on lisännyt seuratut termit.

Jaa tallenteet tai lisää tallenteet soittolistoihin

Voit jakaa tallenteita tiimin jäsenten kanssa tai lisätä tallenteitavalmennuksen soittolistoihin edustajien kouluttamisen helpottamiseksi.

• Voit jakaa tallenteen:
  • Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa share Jaa-painiketta.
  • Napsauta Send email to (Lähetä sähköpostia ) -pudotusvalikkoa lisätäksesi tiimin jäseniä, joiden kanssa voit jakaa tallenteen.
  • Kirjoita viesti tekstiruutuun.
  • Säädä toiston kahvoilla tai Alku- ja Loppu-tekstiruuduilla se osa tallenteesta, jonka haluat jakaa.
  • Napsauta Jaa tai Kopioi linkki. Jos sinulla on Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -tili, voit myös jakaa tiettyjä otteita pöytäkirjasta.

Huomaa: käyttäjät, joilla on oikeus tarkastella nauhoitusleikettä, voivat myös kuunnella koko nauhoituksen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.

• Tallenteen lisääminen soittolistaan:
  • Napsauta + Lisää soittolistaan.
  • Voit lisätä tallenteen eri soittolistoihin napsauttamalla Valitse soittolista -pudotusvalikkoa.
  • Kirjoita kuvaus tekstiruutuun.
  • Säädä toiston kahvojen tai Alku- ja Loppu-tekstiruutujen avulla se osa tallenteesta, jonka haluat jakaa.
  • Napsauta Lisää.

Tarkastele seurattuja ehtoja(Sales Hubtai Service Hub Enterprise).

Voit luoda jäljitettyjä termejä, joiden avulla voit siirtyä sellaisiin pöytäkirjan osiin, joissa termi mainitaan.

Huomaa: sinun on oltava Super Admin, jotta voit lisätä tai muokata jäljitettyjä termejä.

• Napsauta oikeassa paneelissa Insights-välilehteä nähdäksesi seuratut termit.
• Voit muokata jäljitettyjä termejä valitsemalla Muokkaa.
• Oikeassa paneelissa voit lisätä luokkia jäljitetyille termeille napsauttamalla + Lisää luokka.
• Voit lisätä seuratun termin luokkaan napsauttamalla + Lisää seurattu termi ja kirjoittamalla sitten seuratun termin tekstiruutuun.
• Napsauta oikean paneelin alareunassa Tallenna.

Lisää puheluiden kaiuttimet ja katso puhelutilastoja(Sales Hubtai Service Hub Professional tai Enterprise).

Voit tarkastella puhelutilastoja linkittämällä osallistujien yhteystietoja puheluun.

• Voit yhdistää puhelun osallistujat tietueisiin valitsemalla ylhäällä Osallistujat. Napsauta oikeassa paneelissa Puhelun vastaanottaja -osiossa puhujan vieressä olevaa link linkkipainiketta. Kirjoita yhteystiedon nimi hakupalkkiin. Jos tietuetta ei ole olemassa, voit luoda tietueen yhteyshenkilölle napsauttamalla + Lisää yhteyshenkilö. Napsauta sitten Linkki-painiketta. Jos haluat poistaa yhteystiedon linkityksen, katkaise linkki napsauttamalla uudelleen link linkkipainiketta.

Huomaa: HubSpot vastaa automaattisesti puhujien nimiä Zoom Basic- tai Pro-ohjelmalla tallennetuissa kahden osapuolen puheluissa. Manuaalinen puhujien yhdistäminen ei ole mahdollista Zoom Business, Business Plus tai Enterprise -ohjelmilla soitetuissa puheluissa, koska nämä puhtaaksikirjoitukset ovat Zoomin eikä HubSpotin tuottamia.

• Pääset puhelun vastaanottajan yhteystietoihin napsauttamalla oikeassa paneelissa yhteyshenkilön nimeä, jolloin pääset kyseiseen yhteystietueeseen.

• Kun olet lisännyt puhujia, napsauta oikeassa paneelissa Tilastot-välilehteä tarkastellaksesi seuraavia puhelutilastoja.
  • Puhelun omistajan puheaika: prosenttiosuus ajasta, jonka puhelun omistaja puhuu.
  • Puhelun nopeus: puhelun omistajan sanojen määrä minuutissa.
  • Pisin monologi: puhelun omistajan pisin puheaika.
  • Pisin asiakastarina: asiakkaan pisin puheaika.
  • Vuorovaikutteisuus: vuorovaikutuksen määrä puhelun aikana.
  • Kärsivällisyys: osallistujien välisten taukojen määrä.

Tarkastele pöytäkirjoja ja lisää kommentteja(Sales Hubtai Service Hub Professional tai Enterprise).

Kun tarkastelet transkriptioita, voit lisätä säikeistettyjä rivikommentteja tai jakaa linkin tiettyyn transkriptin osaan. Edustajat voivat helposti vastata kommentteihin, jolloin keskustelut pysyvät keskittyneinä ja kaikki olennainen tieto on yhdessä paikassa.

Huomaa: automaattinen transkriptio on käytettävissä HubSpotin oletussisällönluontikielille. HubSpot transkriboi tallenteen tilisi asetuksissa valitulla kielellä. Lisätietoja HubSpotin kielitarjonnasta.

• Napsauta oikeassa paneelissa Transkriptio-välilehteä nähdäksesi puhelun transkriptiota. Käytä hakupalkkia tiettyjen avainsanojen etsimiseen. Tulokset palauttavat minkä tahansa osan transkriptiosta, jossa avainsanaa on käytetty.
• Jos haluat lähettää ilmoituksen toiselle tiimin jäsenelle tai lisätä aikaleimalla varustetun kommentin, tee jokin seuraavista toimista:
  • Napsauta kommentit-välilehteä tallenteen toiston alapuolella. Kirjoita tekstikenttään @ ja sen jälkeen käyttäjän nimi. Kirjoita kommentti ja napsauta sitten Tallenna.

• • Aikaleiman lisääminen:
    • Lisää aikaleima seuraavasti: Kirjoita aikaleima tekstikentän alapuolelle ja napsauta sitten tekstikenttää aikaleiman lisäämiseksi. Oikeanpuoleisessa Transkriptio-välilehdessä se siirtyy kyseiseen transkriptin osaan.

• • • Vie hiiren kursori sen osan päälle, johon haluat lisätä kommentin. Napsauta comments Kommentti-painiketta. Tallenteen toiston alla olevassa Kommentit-välilehdessä avautuu tekstiruutu, jossa on oikea aikaleima.
  • Napsauta Kommentoi.
  • Aloita viestiketju napsauttamalla jonkin kommentin alla olevaa Vastaa-painiketta. Kun olet kirjoittanut vastauksesi, napsauta Vastaa.

• Jos haluat jakaa tietyn osan transkriptiosta, siirrä hiiren kursori kyseisen transkriptio-otteen päälle ja napsauta sitten share Jaa-painiketta. Käytä valintaikkunassa puhujaradan varrella olevia kahvoja tai kirjoita alku- ja loppuaika muuttaaksesi äänitysleikkeen pituutta. Jos haluat jakaa koko tallenteen, varmista, että puhujaradan varrella olevat kahvat ovat tallenteen alussa ja lopussa.

Huomaa: käyttäjät, joilla on oikeus katsoa äänitysleikettä, voivat myös kuunnella koko äänityksen. Leikkeen tarkoituksena on antaa selkeä fokus ja suunta.

Zoom-tallenteiden synkronointi

Jos sinulla on Zoom Business- tai Enterprise-tili, voit synkronoida Zoom-pilvitallenteesi HubSpotissa tarkasteltavaksi. Kun pilvitallennus on otettu käyttöön Zoom-tililläsi, tallenteet näkyvät siihen liittyvän tietueen aikajanalla. Jos olet käyttäjä, jolle on määritettySales Hub- tai Service HubProfessional- tai Enterprise-paikka , Conversation Intelligence transkriboi Zoom-pilvitallenteet ja nämä transkriptit synkronoidaan myös tallenteen aikajanalle.

Zoom-tallenteen määrittäminen Conversation Intelligence -palvelun avulla:

• Ota pilvitallennus käyttöön Zoomissa. Varmista, että Äänitallenteet-valintaruutu on valittuna, jotta saat HubSpotissa äänitallenteiden tallenteet Zoom-tallenteista.
• Valitse Zoom-integraatioasetuksissa Synkronoi tallenteiden ja transkriptien tiedot -valintaruutu. Kun valitset Synkronoi tiedot tallenteista ja transkripteistä -valintaruudun, kaikki uudet tallenteet ja transkriptit synkronoidaan automaattisesti HubSpotiin sekä kokousten että webinaarien osalta. Voit poistaa puhelutallenteen Puheluindeksi-sivulta.

• Jos haluat määrittää tallenteet HubSpot-tilisi käyttäjille, varmista, että he yhdistävät Zoom-tilinsä. Tallentavat sitoutumistoiminnot osoitetaan HubSpot-tilisi käyttäjälle, jos hänen sähköpostiosoitteensa vastaa puhelun Zoom-käyttäjän sähköpostia.

Google Meet -tallenteiden ja -äänikirjoitusten synkronointi (BETA)( vainSales Hub tai Service Hub Professional tai Enterprise ).

Jos sinulla on Google Meet Business- tai Enterprise-tili, voit synkronoida Google Meet -tallenteet ja -äänikirjoitukset tarkistettavaksi HubSpotiin.

• Jos olet käyttäjä, jolle on määritetty Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise -paikka, Conversation Intelligence tekee nauhoituksista transkriptiot. Nämä transkriptiot synkronoidaan yhteystietueen aikajanalle.
• Jos olet käyttäjä, jolla on Core- tai View-only-paikka, sinulla on pääsy vain tallenteisiin.

Google Meet -tallenteiden määrittäminen Conversation Intelligence -palvelun avulla:

• Super Admins should:
  • Määritä Sales Hub- tai Service Hub Professional- tai Enterprise-paikka kaikille käyttäjille, joiden pitäisi pystyä synkronoimaan tallenteet ja transkriptiot Google Meet -tililtään.
  • Ota Conversation Intelligence käyttöön tilillä.
• Asenna Google Meet -sovellus. Jos Google Meet -sovellus on jo asennettu, yhdistä sovellus uudelleen:
  • Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.
  • Napsauta Google Meet.
  • Napsauta Reconnect (Yhdistä uudelleen).
• Määritä tallennus ja transkription synkronointi.
  • Napsauta HubSpot-tilisi ylänavigointipalkin settings asetuskuvaketta. Siiry vasemman sivuvalikkopalkin kohtaan Integraatiot > Yhdistetyt sovellukset.

• • Napsauta Google Meet.

• • Asetukset-välilehdellä:
    • Lue Tärkeä huomautus tallentamisesta -osio ennen kuin jatkat.
    • Kohdassa Poissulkemiset:
      • Napsauta Tallennuksen poissulkemiset -pudotusvalikkoa ja valitse tai syötä verkkotunnus , jolla estät sisäisten kokousten ja webinaarien synkronoinnin HubSpotiin.
      • Napsauta Contact exclusionions (Yhteyshenkilöiden poissulkemiset ) -pudotusvalikkoa ja valitse tai syötä verkkotunnus, jotta sisäisiä työntekijöitä ei synkronoida uusina yhteystietoina HubSpotiin.
    • Napsauta Kokoukset-osiossa Synkronoi tiedot tallenteista ja transkripteistä -valintaruutua. Kun se on valittu, kaikki uudet tallenteet ja transkriptiot synkronoidaan automaattisesti HubSpotiin sekä kokousten että webinaarien osalta.
• Tarkastele tallenteita Call Index -sivulta. Tallenteet liitetään automaattisesti tietueisiin.
• Poista puhelutallenne Call Index -sivulta.

Tallenteiden liittäminen muihin tietueisiin

Oletusarvoisesti HubSpot AI yhdistää tallenteet automaattisesti puhelun osallistujiin liittyvään ensisijaiseen yritykseen.

Voit myös liittää tallenteen muihin CRM:ssä oleviin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai kokousrekistereihin. Tallenne näkyy liitetyn tietueen aikajanalla, joten voit tarkastella tallenteen yksityiskohtia saadaksesi lisää kontekstia.

• Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Puhelut.
• Napsauta puhelun otsikkoa.
• Valitse yläreunassa Associations.
• Voit lisätä assosiaation napsauttamalla oikeassa paneelissa + Lisää jonkin yhteyshenkilö-, yritys-, kauppa-, lippu- tai kokousvälilehden vieressä.

Yhdistetyt tietueet näkyvät myös Puheluindeksi-sivulla. Jos yhdistetyt tietueet eivät näy taulukossa, muokkaa taulukon sarakkeita.