檢視通話錄音和謄本

您可以透過 HubSpot的通話工具檢視錄音內容，方式包括使用 HubSpot 與Zoom、Google Meet 的整合功能，或採用已與 HubSpot 整合的第三方通話服務供應商。

若您持有已分配的Sales Hub 或Service Hub Professional/Enterprise授權席位，即可對錄音進行文字轉錄與分析。此功能 能協助您更有效地指導團隊，並從錄音檔與文字紀錄中獲取寶貴的客戶洞察。  

若您使用 HubSpot 行動應用程式，請瞭解如何 在移動中檢視錄音。

開始前須知

• 設定通話工具。您可：
  • 取得 HubSpot 提供的電話號碼。
  • 將您的外撥電話號碼註冊至 HubSpot。
  • 設定HubSpot 與 Zoom 的整合功能。

• • 整合第三方通話服務供應商。

請注意：HubSpot僅支援特定第三方通話服務供應商。請至HubSpot應用程式市集了解支援哪些通話服務供應商。

• HubSpot 通話錄音功能預設為開啟狀態。請確認您的設定中已啟用通話錄音功能。
• 若使用 Zoom 進行通話，請確認已啟用雲端錄音功能。
• 請查閱您所在地區的通話錄音法規。

啟用通話錄音、文字轉錄與分析功能

對話智能 (CI) 為具備銷售席位或服務席位的用戶提供通話轉錄與分析功能。適用範圍包含透過 HubSpot 通話工具、HubSpotZoom 整合、Google Meet 整合或部分第三方通話供應商進行的通話。在 HubSpot 中使用 CI，您可：

• 檢視錄音：運用發言者軌跡、分享選項、文字紀錄與搜尋功能審閱通話內容。
• 於通話索引存取錄音： 通話索引中的通話可依使用者、團隊、通話結果及通話時長等屬性篩選。
  
• 關鍵詞搜尋：運用全域搜尋功能在通話錄音中查找關鍵詞。
• 存取關聯記錄：預覽關聯記錄中的錄音細節以獲取更多背景資訊。
• 檢視追蹤術語：運用追蹤術語建立通話內容報告（僅限企業版）。

請注意：若使用HubSpot 的 Zoom 整合功能，必須在您的 Zoom 帳戶中啟用雲端錄音功能才能使用 CI。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至通話 > 通話設定。
3. 點擊通話設定標籤頁。
4. 開啟通話錄音開關。若此設定未啟用，撥打電話時將不會顯示「錄製」按鈕。
5. 文字轉錄與分析功能預設為開啟狀態。若未啟用，超級管理員可手動開啟「文字轉錄與分析」開關。瞭解 HubSpot 如何運用數據提升文字轉錄品質。
6. 啟用追蹤術語功能：
   • 點擊編輯追蹤術語。
   • 於右側面板點擊「+ 新增類別」。
   • 編輯類別名稱與追蹤術語。
   • 點擊「儲存」。

自動關聯 

透過對話智能功能，您可啟用自動關聯工具。此工具能將通話自動關聯至相關 CRM 記錄，例如聯絡人、公司、交易案及服務單。 

• 通話關聯聯絡人：針對每個與通話關聯的會議，最多可將五個與該會議關聯的聯絡人關聯至通話。
• 通話關聯公司：每筆通話關聯的聯絡人，最多可關聯五間與該聯絡人相關聯的公司。
• 通話關聯交易：AI 模型會分析通話與帳戶中交易的相似性。例如，模型會判斷交易與通話是否關聯至相同公司，或交易名稱是否出現在通話名稱中。
• 通話與工單關聯：AI 模型會比對通話與帳戶中工單的相似性。例如，模型可能檢查工單與通話是否關聯至相同聯絡人，或工單主題是否出現在通話名稱中。 

預設情況下，HubSpot AI 會自動將通話錄音關聯至通話參與者所屬的主要公司。若要關閉此功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，導覽至通話 > 通話設定。
3. 點擊通話設定標籤頁。
4. 關閉「使用 HubSpot AI 自動將通話連結至相關物件」開關。

檢視錄音

存取錄音並添加註記：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「通話」。
2. 點擊通話標題。
3. 開始播放錄音時，請於檢視畫面左側點擊播放器 播放按鈕。您亦可使用控制項快轉或倒帶。若檢視 Zoom 雲端錄音，還可執行播放、暫停或快轉功能。
4. 點擊底部「筆記」後，點擊「新增筆記」添加通話備註。欲通知其他團隊成員，請輸入@加上使用者名稱。輸入 筆記內容後點擊 「儲存」。若您擁有 銷售中心 或 服務中心 專業版或企業版帳戶，還可新增串聯式內嵌評論。
5. 在底部，您可查看由 AI 生成的通話摘要（ 限銷售 中心或 服務中心專業版/企業版）。摘要分為多個區塊：通話目的、關鍵討論要點、決策事項、情緒分析及後續步驟。此欄位不可編輯，請使用下方「筆記」文字框補充其他資訊。
   • 若需向Breeze 助理查詢更多通話資訊，請點擊「提出問題」
   • 欲對摘要提供回饋，請點擊拇指向上 圖示 或 拇指向下圖示。
   • 若需複製摘要內容，請點擊複製訊息圖示。
   • 若要隱藏摘要，請點擊關閉。

請注意： 使用 Breeze 通話摘要功能前，請先於您的帳戶中啟用Breeze 助理及 通話錄音功能。

6. 若您擁有 銷售中心 或 服務中心 專業版或企業版帳戶，請在右側點擊「洞察」、「統計」與「通話記錄」標籤頁之間的區域，即可查看追蹤術語、通話統計數據及通話記錄。若需複製通話記錄 ，請在「通話記錄 」標籤頁點擊「複製通話記錄至剪貼簿」。請注意， 僅當您 擁有 銷售中心 或 服務中心 服務中心

分享錄音或將錄音加入播放清單

• 分享錄音步驟：
  • 點擊右上角的「分享」按鈕。
  • 點擊「寄送電子郵件至」下拉式選單，新增欲共享錄音的團隊成員。 
  • 在文字方塊中輸入訊息。
  • 使用播放控制桿或 起始與結束時間欄位調整欲分享的錄製片段範圍。
  • 點擊「分享」或「複製連結」。若您擁有 銷售中心 或 服務中心 專業版或企業版帳戶，您亦可分享特定文字稿節錄內容。

請注意：具備觀看錄音片段權限的使用者，亦可聆聽完整錄音內容。片段功能旨在提供清晰的焦點與方向指引。

• 將錄音新增至播放清單：
  • 點擊「+ 添加至播放清單」。
  • 點擊「選擇播放清單」下拉式選單，將錄音新增至不同播放清單。
  • 在文字方塊中輸入描述。 
  • 使用播放控制點或起始與結束時間欄位調整欲分享的錄製片段。
  • 點擊「新增」。

檢視追蹤術語

您可以建立追蹤術語，以便跳轉至謄本中提及該術語的段落。

1. 在右側面板點擊「洞察」標籤頁即可檢視追蹤術語。
2. 要編輯追蹤術語，請點擊「編輯」。
3. 在右側面板中，可點擊「+ 新增類別」為追蹤術語建立分類。 
4. 若要將追蹤術語加入類別，請點擊「+ 新增追蹤術語」，然後在文字方塊中輸入追蹤術語。 
5. 於右側面板底部點擊「儲存」。

新增通話參與者並檢視通話統計數據

您可透過將參與者的聯絡人記錄連結至通話來檢視通話統計資料。

• 要將通話參與者連結至記錄，請點擊頂部的「參與者」。在右側面板中，點擊「通話接收者」區段內發言者旁的連結按鈕。於搜尋欄輸入聯絡人姓名。若無對應記錄，請點擊「+ 新增聯絡人」建立記錄，再點擊「連結」。若要解除連結，再次點擊連結按鈕即可斷開關聯。

請注意：HubSpot 將自動匹配使用 Zoom Basic 或 Pro 進行的雙邊通話文字記錄中的發言者姓名。若通話使用 Zoom Business、Business Plus 或 Enterprise 方案，則無法手動匹配發言者，因該類通話文字記錄由 Zoom 提供而非 HubSpot。

• 若需查看通話接收方的聯絡資訊，請於右側面板點擊聯絡人姓名，系統將跳轉至該聯絡人記錄頁面。
• 新增通話者後，請於右側面板點擊「統計」標籤檢視下列通話數據：
  • 通話擁有者發言時間：通話擁有者發言所佔時間比例。
  • 說話速度：通話負責人每分鐘的發言字數。
  • 最長單獨發言：通話負責人單次發言最長時間。
  • 最長客戶敘述：客戶發言最長時間。
  • 互動性：通話中的互動頻率。
  • 耐心指數：參與者間停頓的頻率與長度。

檢視通話紀錄並添加層疊式內嵌註解

當您 檢視文字紀錄時，可新增層疊式內嵌評論或分享特定段落連結。業務人員能輕鬆回應評論，使對話聚焦於重點，確保所有相關資訊集中管理。

請注意：自動轉錄功能 適用於HubSpot 預設的內容創作語言。系統將依據您的帳戶設定語言進行錄音轉錄。瞭解更多HubSpot 語言服務資訊。

• 於右側面板點擊「文字紀錄」標籤即可檢視通話紀錄。使用搜尋列查找特定關鍵字，系統將回傳所有出現該關鍵字的紀錄片段。
• 若需通知其他團隊成員或添加帶時間戳記的評論，請執行以下任一操作：
  • 點擊錄音播放區下方的「評論」標籤頁。在文字框中輸入「@」後接使用者名稱，輸入評論內容後點擊 「儲存」。

• • 新增時間戳記：
    • 在文字框下方輸入時間戳記， 點擊文字框 即可 套用時間戳記。右側的「文字稿」標籤頁將自動跳轉至該時間點的文字記錄。

• • • 在文字紀錄中，將游標懸停於欲添加評論的段落上。點擊「評論」按鈕。在錄音播放區下方的「評論」標籤頁中，系統將自動開啟帶有正確時間戳記的文字輸入框。
  • 點擊「評論」。 
  • 點擊某則評論下方的回覆按鈕以開啟討論串。撰寫回覆內容後，點擊回覆按鈕。

• 若要分享特定字幕片段，請將游標懸停於該字幕段落，點擊「分享」按鈕。在對話框中，可透過講者軌跡上的滑桿調整錄製片段長度，或直接輸入起始與結束時間。若需分享完整錄音，請確保講者軌跡上的滑桿分別置於錄音起始點與結束點。

請注意：具備觀看錄音片段權限的使用者亦可聆聽完整錄音。片段功能旨在提供清晰的焦點與方向指引。

通話記錄對話增強功能（測試版）

通話記錄對話增強功能可根據非結構化通話記錄中的洞察，更新聯絡人與公司記錄。

請注意：若您是超級管理員，可註冊參加通話記錄對話增強功能測試版。

啟用後，對話增強功能將：

• 審查來電記錄
• 識別對話中不同發言者
• 擷取關鍵數據點
• 依據設定更新現有記錄或建立新記錄

使用要求

欲為通話記錄啟用對話強化功能，需滿足以下條件：

• 對話智能功能必須已啟用。
• 通話記錄必須已存入您的帳戶。

啟用通話記錄的對話強化功能

若要啟用通話記錄的對話強化功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。
2. 於左側邊欄選單中，依序導航至資料管理 > 資料強化
3. 點擊對話強化標籤頁 。
4. 開啟通話記錄增強功能開關。

現在，以下聯絡人與公司屬性將被更新：

• 聯絡人：
  • 職務名稱
  • 資歷等級
  • 電話號碼
  • 常用稱謂
  • 採購職能
  • 其他可確定的標準聯絡屬性
• 公司：
  
  • 產業
  • 員工人數
  • 年收入
  • 關鍵網路技術
  • 現行技術堆疊
  • （如有）其他公司資訊

同步 Zoom 錄影

若您擁有 Zoom Business 或 Enterprise 帳戶，可將 Zoom 雲端錄影同步至 HubSpot 進行檢視。當 Zoom 帳戶啟用雲端錄影功能後，錄影內容將顯示於相關記錄的時間軸上。若您持有Sales Hub 或Service Hub Professional/Enterprise版 （對話分析）授權，Conversation Intelligence 將自動轉錄 Zoom 雲端錄影，這些文字紀錄亦會同步至記錄的時間軸。

透過對話智能設定 Zoom 錄製功能：

• 在 Zoom 中啟用雲端錄製功能。請確保勾選「音訊文字轉錄」核取方塊，以便從 Zoom 錄製內容接收文字轉錄檔至 HubSpot。
• 在Zoom 整合設定中 勾選 「同步錄音與文字稿資料」選項 。啟用此設定後，所有新錄製的會議與網路研討會內容將自動同步至 HubSpot。欲刪除通話錄音檔，請至通話索引頁面執行操作。

• 若要將錄音檔指派給 HubSpot 帳戶中的使用者，請確保他們已連結 Zoom 帳戶。當通話中某位 Zoom 使用者的電子郵件地址與 HubSpot 帳戶使用者相符時，該通話的互動活動紀錄將自動指派給該使用者。

同步 Google Meet 錄音與文字紀錄

若您擁有 Google Meet 商用或企業帳戶，即可將 Google Meet 錄影與文字紀錄同步至 HubSpot 進行檢視。

• 若您是已分配 銷售中心 或 服務中心專業版 或企業版席位，對話智能功能將自動轉錄錄音內容。這些文字紀錄將同步至聯絡人記錄的時間軸。 
• 若您持有核心版或僅檢視版授權，僅能存取錄音檔。 

設定權限並安裝應用程式

若要透過對話智能設定 Google Meet 錄音功能：

• 超級管理員應執行：
  • 指派 銷售中心 或 服務中心專業版或 企業版席位，供需同步其 Google Meet 帳戶錄音與文字紀錄的使用者使用。
  • 在帳戶中啟用通話錄製功能，以及由對話智能驅動的文字轉錄與分析服務。
• 安裝 Google Meet 應用程式。若已安裝 Google Meet 應用程式，請重新連接應用程式：

1. 1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
   2. 點擊Google Meet。
   3. 點擊重新連接。

設定錄製與文字轉錄同步功能

您可以設定 Google Meet 錄製與文字轉錄同步功能僅適用於您本人，亦可同步特定 Google Meet 使用者的錄製內容與文字轉錄，或同步您 HubSpot 帳戶中所有已連線的 Google Meet 使用者。

若要為您本人（而非其他使用者）設定錄製與文字轉錄同步功能：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊Google Meet。
3. 點擊「會議」標籤頁。
4. 在「我的 設定」標籤頁中：

• • 繼續操作前請詳閱「關於錄製的重要注意事項」區段。
  • 在「自動錄製」區段中，開啟「啟用 Google Meet 會議自動錄製」開關，即可在 Google Meet 設定中啟用自動錄製功能。啟用此設定後，所有 Google Meet 會議均會自動錄製。若同時開啟同步設定，錄製內容將自動同步至 HubSpot。
  • 於「會議」區塊中，勾選「同步會議錄影與文字紀錄」 即可將所有新錄影檔及文字紀錄自動同步至 HubSpot 會議系統 。若需手動同步特定會議，請於「管理個別會議」 欄位輸入會議 ID 進行搜尋。

若需同步您 HubSpot 帳戶中已連結之 Google Meet 使用者（可選特定使用者或全數使用者）的錄影與文字紀錄：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的settings「設定圖示」。在左側邊欄選單中，前往「整合功能」>「已連結的應用程式」。
2. 點擊Google Meet。
3. 點擊「會議」標籤頁。
4. 點擊「全域設定」標籤頁。
5. 繼續操作前請詳閱「錄製相關重要注意事項」區段。
6. 在「會議」區段中，開啟「同步並錄製會議資料」開關。
7. 接著點擊「進階設定」。 

8. 在「會議同步進階設定」右側面板中，授予組織內所有或指定使用者自動錄製並同步 Google Meet 會議錄影與文字紀錄的權限。 
9. 勾選「同步會議錄影與文字紀錄」核取方塊，即可為所有使用者啟用此設定。 
10. 勾選「自動錄製」核取方塊，即可為所有使用者啟用此設定。 
11. 在「管理用戶會議錄製功能」區段中 ，可進一步自訂授予各用戶的權限。 
12. 點選使用者旁的核取方塊，並在「錄影與文字紀錄」及「自動錄製」欄位中設定： 
13. 您亦可點擊「進階篩選器」下拉式選單，依角色或座位類型分組管理使用者並套用設定。

14. 點擊儲存。

檢視與刪除錄音檔

• 您可從通話索引頁面檢視錄音內容。錄音將自動與通話記錄關聯。
• 您可從通話索引頁面刪除通話錄音。

將錄音關聯至其他記錄

預設情況下，HubSpot AI會自動將錄音關聯至通話參與者所屬的主要公司。

您亦可將錄音關聯至CRM 系統中的其他聯絡人、公司、交易、工單或會議記錄。錄音將顯示於關聯記錄的時間軸中，方便您查閱錄音詳情以獲取更多背景資訊。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「CRM」>「通話」。
2. 點擊通話標題。
3. 點擊頂部的「關聯」。
4. 若要新增關聯，請在右側面板點擊任一物件或活動標籤旁的 「+ 新增」 。該通話即會與該物件或活動建立關聯。

關聯記錄亦會顯示於通話索引頁面。若關聯記錄未出現在表格中，請編輯表格欄位設定。