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請注意::這篇文章的翻譯只是為了方便而提供。譯文透過翻譯軟體自動建立,可能沒有經過校對。因此,這篇文章的英文版本應該是包含最新資訊的管理版本。你可以在這裡存取這些內容。

檢閱通話錄音和記錄

上次更新時間: 十二月 7, 2023

可与下列任何一种订阅一起使用,除非有说明:

所有產品和版本

您可以透過HubSpot的通話工具、HubSpot與Zoom的整合,或使用與HubSpot整合的第三方通話服務供應商來檢視錄音。

如果您是擁有指定Sales Hub或Service Hub Professional或Enterprise付費席位的用戶,您可以使用對話情報(CI)來轉錄和分析錄音。   這使您能夠更有效地指導您的團隊,並從錄音和成績單中獲得寶貴的客戶見解。 

請注意:任何正在從HubSpot錄音通話的使用者都可以查看並指導通話錄音。 只有已指派Sales Hub或Service Hub 專業 版或Enterprise版付費席次的使用者錄製的內容才會自動轉錄。 

如果您使用的是HubSpot行動應用程式,請瞭解如何隨時隨地查看錄製內容。 

在您開始之前

請注意: HubSpot僅支援特定的第三方電話服務供應商羣組。 深入瞭解HubSpot App Marketplace支援哪些電話服務供應商。

  • HubSpot通話錄音預設為啟用。 請務必在設定中開啟通話錄音功能。
  • 如果您是Sales Hub或Service Hub專業版或企業版使用者,請確保在設定中也開啟了對話情報,以便轉錄您的錄音。
  • 如果你使用Zoom撥打電話,請確保已開啟雲端錄音
  • 查看你所在地區的通話錄音法規

查看錄制

若要存取錄音並新增備註,請按照以下步 

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「通話」。
  • 按一下通話標題。
  • 若要開始錄製,請在審核畫面左側按一下播放器 放。 您還可以使用控件來執行playerFastForward skip或playerRewind rewind。 如果你正在查看Zoom雲端錄音,也可以播放、暫停或跳過。
  • 在底部,按一下備註,然後按一下新增備註以新增通話備註。 若要將通知傳送給其他團隊成員,請輸入@ ,然後輸入使用者的姓名。 輸入 備註,然後按一下「儲存」。 如果您擁有Sales Hub或Service Hub Professional或Enterprise帳戶,也可以新增執行緒內嵌評論
    • 若要產生AI產生的通話摘要,請按一下產生通話摘要( Sales Hub或Service Hub Professional或Enterprise )。 此欄位無法編輯。 使用下面的備註文本框添加其他信息。
    • 若要產生新的摘要,請按一下「重新產生通話摘要」。

請注意:若要使用AI Assistant通話摘要,您必須在帳戶設定中啟用AI Assistant和通話錄音

  • 如果您擁有Sales Hub或Service Hub 專 業版或企業版帳戶,請在右側的「深入分析」、「統計資料」和「文字紀錄」分頁之間按一下,即可查看追蹤的條款、通話統計資料和通話文字紀錄。

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分享錄製內容或將錄製內容新增至播放清單

您可以與團隊成員分享錄製內容,或將錄製內容新增至 指導播放清單,以協助培訓代表。
  • 若要分享錄製內容,請按照以下步
    • 按一下右上角的「分享」按鈕。
    • 點擊「傳送電子郵件至」下拉式選單,即可新增團隊成員與其分享錄製內容。 
    • 在文字方塊中輸入訊息。
    • 使用播放控點或「開始」和「 結束」文本框來調整要共享的錄製部分。
    • 按一下「分享或複製連結」。 如果您擁有Sales Hub或Service Hub 專業 版或企業版帳戶,也可以分享特定的文字紀錄摘要

請注意:擁有檢視錄音剪輯權限的用戶也可以收聽整個錄音。 片段的目的是提供清晰的焦點和方向。

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  • 要將錄音添加到播放列表:
    • 按一下「+新增至播放清單」。
    • 單擊選擇播放列表下拉菜單,將錄製添加到不同的播放列表。
    • 在文字方塊中輸入說明。 
    • 使用播放控點或「開始」和「 結束」文本框來調整要共享的錄製部分。
    • 按一下「新增」。

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查看追蹤的條款(Sales Hub 或Service Hub Professional或Enterprise)

您可以建立追蹤的詞彙,前往文字記錄中提到該詞彙的部分內容。

請注意:你必須是超級管理員,才能新增或編輯追蹤的條款。 

  • 在右側面板中,按一下「深入分析」分頁,即可查看追蹤的條款。
  • 若要編輯追蹤的條款,請按一下「編輯」。
  • 在右側面板中,你可以按一下「+新增類別」,為追蹤的字詞新增類別。 
  • 若要將追蹤的詞彙新增至類別,請按一下+新增追蹤的詞彙,然後在文字方塊中輸入追蹤的詞彙。 
  • 按一下右側面板底部的「儲存」。
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新增通話喇叭並檢視通話統計資料(Sales Hub 或Service Hub Professional或Enterprise) 

您可以將參與者的客服案件記錄連結至通話,以查看通話統計資料。

  • 若要將通話參與者連結到記錄,請按一下頂部的參與者。 在右側面板的「致電收件人」部分,按一下講者旁邊的 結連結按鈕。 在搜尋列中,輸入聯絡人的姓名。 如果記錄不存在,請按一下「+新增客服案件」,為客服案件建立記錄。 然後,按一下「連結」。若要取消連結聯絡人,請再次按一下 結連結按鈕以中斷連結。

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請注意:在使用Zoom Basic或Pro進行的雙方通話轉錄中, HubSpot會自動匹配說話者的姓名。 手動揚聲器配對不適用於使用Zoom Business、Business Plus或Enterprise進行的通話,因為這些文字紀錄是由Zoom而非HubSpot提供。

  • 若要存取通話對象的聯絡資訊,請在右側面板中按一下聯絡人的姓名,即可前往該聯絡人記錄。
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  • 新增講者

    後,按一下右側面板的「統計資料」分頁,即可查看以下通話統計資料。

    • 通話負責人通話時間:通話負責人通話的時間百分比。
    • 通話速度:通話負責人每分鐘的字數。
    • 最長獨白:通話負責人說話的最長時間。
    • 最長的客戶故事:客戶說話的最長時間。
    • 互動性:通話中的互動量。
    • 耐心:參與者之間的停頓時間。

檢閱成績單並新增線上留言(Sales Hub 或Service Hub 專業 版或Enterprise版)

當你檢閱成績單時,你可以新增討論串的內嵌評論,或分享成績單特定部分的連結。 客服代表可以輕鬆回覆評論,讓對話保持專注,並確保所有相關資訊都集中在一處。

請注意:自動轉譯適用於HubSpot的預設內容創作語言。 HubSpot將以您帳戶設定中選擇的語言轉錄錄音。 深入瞭解HubSpot的語言服務

  • 在右側面板中,按一下「通話紀錄」索引標籤,即可查看通話紀錄。 使用搜尋列來查找特定關鍵字。 結果將返回使用關鍵字的成績單的任何部分。
  • 若要傳送通知給其他團隊成員或新增時間戳記的評論,請執行下列其中一項操作:
    • 按一下錄製播放下方的留言索引標籤。 在文字方塊中,輸入@ ,然後輸入使用者的名稱。 輸入您的評論,然後按一下「儲存」。

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    • 若要新增時間戳記,請按照以下步驟操作
      • 在文字方塊下方,輸入時間戳記,然後按一下文字方塊以套用時間戳記。 在右側的「成績單」標籤頁上,它將跳至成績單的該部分。
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      • 在文字記錄中,將滑鼠遊標移至要新增評論的文字記錄摘錄部分。 按一下留言 留言按鈕。 在錄製播放下方的「註釋」標籤中,將打開一個具有正確時間戳記的文本框。
    • 按一下評論。 
    • 點擊其中一則留言下方的回覆按鈕,即可開始連載訊息。 撰寫回覆後,點擊「回覆」。
  • 若要分享文字記錄的特定部分,請將滑鼠遊標移至該文字記錄摘要上,然後按一下分享 分享按鈕。 在對話框中,使用揚聲器軌道上的手柄或輸入開始和結束時間以更改錄音剪輯的長度。 如果你想分享整段錄音,請確保揚聲器曲目上的把手位於錄音的開頭和結尾。

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請注意:擁有檢視錄音剪輯權限的用戶也可以收聽整個錄音。 片段的目的是提供清晰的焦點和方向。


同步Zoom錄制

如果你擁有Zoom Business或Enterprise帳戶,可以同步Zoom雲端錄音,以便在HubSpot中查看。 在Zoom帳戶中啟用雲端錄音後,錄音會顯示在相關記錄的時間軸上。 如果您是擁有指定 Sales Hub或Service Hub 業版或Enterprise版 付費席位的使用者,對話智慧功能會轉錄Zoom雲端錄音,這些轉錄也會同步到錄音的時間軸。

請注意:
  • 如果在Zoom中沒有為會議參與者提供電子郵件地址, 雲端錄音將不會同步到客服案件的記錄。 請注意,如果您在Zoom中關閉只有經過驗證的使用者才能加入會議」設定,就可能 會發生這種情況。 
  • 如果此聯絡人已經是HubSpot帳戶的使用者, HubSpot將不會在HubSpot中建立新聯絡人。 在此情況下,系統不會為此客服案件新增時間軸活動。
  • 免費用戶製作的錄音不會自動轉錄並匯入HubSpot。

 

如要使用「對話情報」設定Zoom錄音,你必須:

  • Zoom中啟用雲端錄製。 請確保已勾選音訊文字記錄核取方塊,以便在HubSpot中從Zoom錄製內容接收文字記錄。
  • Zoom整合設定中,選取同步錄音和成績單資料核取方塊。

請注意:

  • 當您選取「同步錄製檔和成績單中的資料」核取方塊時,所有新的錄製檔和成績單都會自動同步到HubSpot進行會議和網路研討會。 若要刪除通話錄音,請前往「通話索引」頁面
  • 會議和網路研討會的所有錄音將自動同步到HubSpot ,並且根據聯絡人的物件存取權限,您的HubSpot帳戶的所有用戶都可以看到。 深入瞭解HubSpot中的使用者權限
  • 有關錄音和轉錄的法律法規相當複雜,因此你應與自己的法律團隊合作,了解這些法律與這些功能之間的關係。 您有責任確定並確保遵守適用於您的法律。 進一步了解HubSpot的通話錄音功能

 

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  • 若要將錄製內容指派給HubSpot帳戶中的使用者,請確保他們已連結Zoom帳戶。 如果HubSpot帳戶中的使用者的電子郵件地址與通話中Zoom使用者的電子郵件地址相符,系統會將錄製參與度活動指派給對方。

將錄音與其他錄音關聯

根據預設, HubSpot AI會自動將錄音與與通話參與者關聯的主要公司關聯。

您也可以錄音與CRM中的其他客服案件、公司、交易、票證或會議記錄建立關聯。 錄製內容會顯示在相關記錄的時間軸上,以便您存取錄製內容的詳細資訊,瞭解更多相關資訊。

  • 在你的 HubSpot 帳戶中,瀏覽「連絡人」>「通話」。
  • 按一下通話標題。
  • 在頂部按一下「關聯」。
  • 若要新增關聯,請在右側面板中,按一下「聯絡人」、「公司」、「交易」、「聯絡單」或「會議」分頁旁邊的「+新增」。
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關記錄也會顯示在通話索引頁面上。 如果相關記錄未出現在表格中,請編輯表格的欄

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