Przegląd nagrań i transkrypcji rozmów

Możesz przeglądać nagrania wykonane za pomocą narzędzia do połączeń HubSpot, korzystając z integracji HubSpot z Zoom i Google Meet (BETA) lub korzystając z zewnętrznego dostawcy połączeń, który jest zintegrowany z HubSpot.

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym stanowiskiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możeszużyć Conversation Intelligence (CI) do transkrypcji i analizy nagrań. Umożliwia to skuteczniejsze szkolenie zespołu i uzyskiwanie cennych informacji o klientach z nagrań i transkrypcji.

Uwaga:

• Każdy użytkownik, który nagrywa rozmowy wykonane z HubSpot, może przeglądać i trenować nagrania rozmów. Tylko nagrania wykonane przez użytkowników z przypisanymi stanowiskami Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise będą automatycznie transkrybowane.
• Wiadomości głosowe dla numerów połączonych ze współdzielonym obszarem roboczym, takim jak skrzynka odbiorcza lub dział pomocy technicznej, nie będą transkrybowane.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak przeglądać nagrania w podróży.

Zanim zaczniesz

• Skonfiguruj narzędzie do nawiązywania połączeń. Możesz:
  • Pozyskać numer telefonu dostarczony przez HubSpot.
  • Zarejestrowaćswój wychodzący numer telefonu w HubSpot.
  • Skonfigurować integrację HubSpot z Zoom.

• • Skonfiguruj integrację HubSpot z Google Meet (BETA).
  • Integracja z zewnętrznym dostawcą usługtelefonicznych.

Uwaga: HubSpot obsługuje tylko wybraną grupę zewnętrznych dostawców usług telefonicznych. Dowiedz się więcej o tym, którzy dostawcy połączeń są obsługiwani w HubSpot App Marketplace.

• Nagrywanie rozmów w HubSpot jest domyślnie włączone. Upewnij się, że nagrywanie rozmów jest włączone w ustawieniach.
• Jeśli jesteśużytkownikiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , upewnij się, żeConversation Intelligence jest również włączone w ustawieniach, aby nagrania były transkrybowane.
• Jeśli używasz Zoom do wykonywania połączeń, upewnij się, że nagrywanie w chmurze jest włączone.
• Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi nagrywania rozmów obowiązującymi w Twoim regionie.

Przejrzyj nagrania

Aby uzyskać dostęp do nagrania i dodać notatki:

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Połączenia.
• Kliknij tytuł połączenia.
• Aby rozpocząć nagrywanie, po lewej stronie ekranu przeglądu kliknij przycisk playerPlay Play. Możesz także użyć elementów sterujących, aby playerFastForward pominąć lub playerRewind przewinąć do tyłu. Jeśli przeglądasz nagranie w chmurze Zoom, możesz także odtwarzać, wstrzymywać lub przeskakiwać do przodu.
• Na dole kliknij Notatki, a następnie Dodaj notatki, aby dodać notatki dotyczące połączenia. Aby wysłać powiadomienie do innego członka zespołu, wpisz @, a następnie nazwę użytkownika. Wprowadź notatkę, a następnie kliknij Zapisz. Jeśli posiadasz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz również dodawać komentarze wbudowane w wątki.
• (BETA) Na dole można wyświetlić podsumowanie połączenia wygenerowane przez sztuczną inteligencję(Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise). Podsumowanie jest podzielone na kilka sekcji: cel rozmowy, kluczowe punkty dyskusji, podjęte decyzje, sentyment i kolejne kroki. Tego pola nie można edytować. Użyj pola tekstowego Uwagi poniżej, aby dodać dodatkowe informacje.
  • Jeśli chcesz poprosić Copilota o więcej informacji na temat rozmowy, kliknij Zadaj pytanie
  • Aby wyrazić opinię na temat podsumowania, kliknij ikonę kciuka w góręthumbsUp lub kciukaw dół thumbsDown .
  • Aby skopiować podsumowanie, kliknij ikonę kopiowania wiadomości.
  • Aby ukryć podsumowanie, kliknij Zamknij.

Uwaga: aby korzystać z podsumowań połączeń Breeze, musisz włączyć Copilot i nagrywanie połączeń na swoim koncie.

• Jeśli masz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, po prawej stronie kliknij między kartami Insights, Stats i Transcript, aby wyświetlić śledzone terminy, statystyki połączeń i transkrypcję połączeń. Będziesz mógł wyświetlać śledzone terminy tylko wtedy, gdy masz konto Sales Hub lub Service Hub Enterprise, a superadministrator dodał śledzone terminy.

Udostępnianie nagrań lub dodawanie nagrań do list odtwarzania

Możesz udostępniać nagrania członkom zespołu lub dodawać nagrania docoachingowych list odtwarz ania, aby pomóc w szkoleniu przedstawicieli.

• Aby udostępnić nagranie:
  • Kliknij przycisk share Share w prawym górnym rogu.
  • Kliknij menu rozwijane Wyślij e-mail do, aby dodać członków zespołu, którym chcesz udostępnić nagranie.
  • Wpisz wiadomość w polu tekstowym.
  • Użyj uchwytów odtwarzania lub pól tekstowych Początek i Koniec, aby dostosować część nagrania, którą chcesz udostępnić.
  • Kliknij łącze Udostępnij lub Kopiuj. Jeśli posiadasz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz również udostępniać określone fragmenty transkrypcji.

Uwaga: użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania klipu nagrania mogą również odsłuchać całe nagranie. Celem klipu jest zapewnienie wyraźnego skupienia i kierunku.

• Aby dodać nagranie do listy odtwarzania:
  • Kliknij + Dodaj do listy odtwarzania.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz listę odtwarzania, aby dodać nagranie do różnych list odtwarzania.
  • Wpisz opis w polu tekstowym.
  • Użyj uchwytów odtwarzania lub pól tekstowych Początek i Koniec, aby dostosować fragment nagrania, który chcesz udostępnić.
  • Kliknij przycisk Dodaj.

Przeglądanie śledzonych warunków(Sales Hublub Service Hub Enterprise)

Możesz tworzyć śledzone terminy, aby przejść do części transkrypcji, w których wspomniany jest termin.

Uwaga: musisz być super administratorem, aby dodawać lub edytować śledzone terminy.

• W prawym panelu kliknij kartę Wnioski, aby wyświetlić śledzone terminy.
• Aby edytować śledzone terminy, kliknij przycisk Edytuj.
• W prawym panelu możesz kliknąć + Dodaj kategorię, aby dodać kategorie dla śledzonych terminów.
• Aby dodać śledzony termin do kategorii, kliknij + Dodaj śledzony termin, a następnie wpisz śledzony termin w polu tekstowym.
• W dolnej części prawego panelu kliknij przycisk Zapisz.

Dodawanie głośników połączeń i przeglądanie statystyk połączeń(Sales Hublub Service Hub Professional lub Enterprise)

Statystyki połączeń można przeglądać, łącząc rekordy kontaktów uczestników z połączeniem.

• Aby połączyć uczestników połączenia z rekordami, kliknij Uczestnicy u góry. W prawym panelu kliknij przycisk łącza link obok mówcy w sekcji Odbiorca połączenia. Na pasku wyszukiwania wpisz nazwę kontaktu. Jeśli rekord nie istnieje, kliknij + Dodaj kontakt, aby utworzyć rekord dla kontaktu. Następnie kliknij przycisk Połącz. Aby odłączyć kontakt, kliknij ponownie przycisk link, aby przerwać połączenie.

Uwaga: HubSpot automatycznie dopasuje nazwy mówców w transkrybowanych rozmowach dwustronnych wykonanych za pomocą Zoom Basic lub Pro. Ręczne dopasowywanie mówców nie jest dostępne w przypadku połączeń wykonanych za pomocą Zoom Business, Business Plus lub Enterprise, ponieważ te transkrypcje są dostarczane przez Zoom, a nie przez HubSpot.

• Aby uzyskać dostęp do informacji kontaktowych odbiorcy połączenia, w prawym panelu kliknij nazwę kontaktu, aby przejść do jego rekordu.

• Po dodaniu rozmówców, w prawym panelu kliknij zakładkę Statystyki, aby przejrzeć następujące statystyki połączeń.
  • Czas rozmowy właściciela połączenia: procent czasu rozmowy właściciela połączenia.
  • Prędkość rozmowy: liczba słów na minutę wypowiadanych przez właściciela połączenia.
  • Najdłuższy monolog: najdłuższy czas wypowiedzi właściciela połączenia.
  • Najdłuższahistoria klienta: najdłuższy czas wypowiedzi klienta.
  • Interaktywność : ilość interakcji w trakcie rozmowy.
  • Cierpliwość: ilość przerw pomiędzy uczestnikami.

Przeglądanie transkrypcji i dodawanie komentarzy w wątkach(Sales Hublub Service Hub Professional lub Enterprise)

Podczas przeglądania transkrypcji można dodawać komentarze w wątkach lub udostępniać link do określonej części transkrypcji. Przedstawiciele mogą łatwo odpowiadać na komentarze, koncentrując się na rozmowach i zapewniając, że wszystkie istotne informacje znajdują się w jednym miejscu.

Uwaga: automatyczna transkrypcja jest dostępna dla domyślnych języków tworzenia treści HubSpot. HubSpot dokona transkrypcji nagrania w języku wybranym w ustawieniach konta. Dowiedz się więcej o ofercie językowej HubSpot.

• W prawym panelu kliknij kartę Transkrypcja, aby wyświetlić transkrypcję rozmowy. Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać określone słowa kluczowe. Wyniki zwrócą dowolną część transkrypcji, w której użyto słowa kluczowego.
• Aby wysłać powiadomienie do innego członka zespołu lub dodać komentarz ze znacznikiem czasu, wykonaj jedną z następujących czynności:
  • Kliknij kartę Komentarze poniżej odtwarzania nagrania. W polu tekstowym wpisz @, a następnie nazwę użytkownika. Wprowadź komentarz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby dodać znacznik czasu:
    • Poniżej pola tekstowego wpisz znacznik czasu , a następnie kliknij pole tekstowe, aby zastosować znacznik czasu. Na karcie Transkrypcja po prawej stronie nastąpi przejście do tej części transkrypcji.

• • • W transkrypcji najedź kursorem na fragment transkrypcji, do którego chcesz dodać komentarz. Kliknij przycisk comments Komentarz. Na karcie Komentarze poniżej odtwarzania nagrania otworzy się pole tekstowe z prawidłowym znacznikiem czasu.
  • Kliknij przycisk Komentarz.
  • Kliknij przycisk Odpowiedz poniżej jednego z komentarzy, aby rozpocząć wątek. Po napisaniu odpowiedzi kliknij przycisk Odpowiedz.

• Aby udostępnić określoną część transkrypcji, najedź kursorem na ten fragment transkrypcji, a następnie kliknij przycisk Udostępnij share. W oknie dialogowym użyj uchwytów wzdłuż ścieżki mówcy lub wpisz czas rozpoczęcia i zakończenia, aby zmienić długość klipu nagrania. Jeśli chcesz udostępnić całe nagranie, upewnij się, że uchwyty wzdłuż ścieżki mówcy znajdują się na początku i na końcu nagrania.

Uwaga: użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania klipu nagrania mogą również odsłuchać całe nagranie. Celem klipu jest zapewnienie wyraźnego skupienia i kierunku.

Synchronizacja nagrań Zoom

Jeśli masz konto Zoom Business lub Enterprise, możesz zsynchronizować swoje nagrania w chmurze Zoom, aby przejrzeć je w HubSpot. Po włączeniu nagrywania w chmurze na koncie Zoom, nagrania pojawią się na osi czasu powiązanego rekordu. Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanymSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , Conversation Intelligence będzie transkrybować nagrania Zoom w chmurze, a te transkrypcje będą również synchronizowane z osią czasu rekordu.

Aby skonfigurować nagrywanie Zoom za pomocą Conversation Intelligence:

• Włącz nagrywanie w chmurze w Zoom. Upewnij się, że pole wyboru transkrypcji audio jest zaznaczone, aby otrzymywać transkrypcje w HubSpot z nagrań Zoom.
• Zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkrypcji w ustawieniach integracji Zoom. Po zaznaczeniu pola wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkrypcji wszystkie nowe nagrania i transkrypcje będą automatycznie synchronizowane z HubSpot zarówno dla spotkań, jak i webinarów. Aby usunąć nagranie rozmowy, można to zrobić na stronie Call Index.

• Aby przypisać nagrania do użytkowników na koncie HubSpot, upewnij się, że połączyli oni swoje konta Zoom. Działania związane z nagrywaniem zostaną przypisane do użytkownika na koncie HubSpot, jeśli jego adres e-mail będzie zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom podczas rozmowy.

Synchronizacja nagrań i transkrypcji Google Meet (BETA)( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise )

Jeśli masz konto Google Meet Business lub Enterprise, możesz zsynchronizować nagrania i transkrypcje Google Meet, aby przejrzeć je w HubSpot.

• Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym miejscemSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, Conversation Intelligence dokona transkrypcji nagrań. Transkrypcje te zostaną zsynchronizowane z osią czasu rekordu kontaktu.
• Jeśli jesteś użytkownikiem z siedzibą podstawową lub tylko do wyświetlania, będziesz mieć dostęp tylko do nagrań.

Aby skonfigurować nagrania Google Meet za pomocą Conversation Intelligence:

• Super Administratorzy powinni:
  • Przypisać stanowiskoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise każdemu użytkownikowi, który powinien mieć możliwość synchronizowania nagrań i transkrypcji ze swojego konta Google Meet.
  • Włączyć Conversation Intelligence na koncie.
• Zainstaluj aplikację Google Meet. Jeśli aplikacja Google Meet jest już zainstalowana, połącz ją ponownie:
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje..
  • Kliknij Google Meet.
  • Kliknij przycisk Połącz ponownie.
• Skonfiguruj synchronizację nagrywania i transkrypcji.
  • Na koncie HubSpot kliknij settings ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym. W menu na lewym pasku bocznym przejdź do Integracje > Połączone aplikacje.

• • Kliknij Google Meet.

• • Na karcie Ustawienia:
    • Przed kontynuowaniem zapoznaj się z sekcją Ważna uwaga dotycząca nagrywania.
    • W sekcji Wykluczenia:
      • Kliknij menu rozwijane Wykluczenia nagrywania i wybierz lub wprowadź domenę , aby zapobiec synchronizacji wewnętrznych spotkań i webinarów z HubSpot.
      • Kliknij menu rozwijane Wykluczenia kontaktów i wybierz lub wprowadź domenę, aby zapobiec synchronizacji pracowników wewnętrznych jako nowych kontaktów w HubSpot.
    • W sekcji Spotkania kliknij pole wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkrypcji . Po jego zaznaczeniu wszystkie nowe nagrania i transkrypcje będą automatycznie synchronizowane z HubSpot zarówno dla spotkań, jak i webinarów.
• Przejrzyj nagrania na stronie indeksu połączeń. Nagrania zostaną automatycznie powiązane z rekordami.
• Usuń nagranie rozmowy na stronie indeksu rozmów.

Powiązanie nagrań z innymi rekordami

Domyślnie HubSpot AI automatycznie kojarzy nagrania z główną firmą powiązaną z uczestnikami rozmowy.

Można również powiązać nagranie z innymi rekordami kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń lub spotkań w CRM. Nagranie pojawi się na osi czasu powiązanego rekordu, dzięki czemu można uzyskać dostęp do szczegółów nagrania, aby uzyskać więcej kontekstu.

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Połączenia.
• Kliknij tytuł połączenia.
• U góry kliknij opcję Asocjacje.
• Aby dodać skojarzenie, w prawym panelu kliknij + Dodaj obok jednej z zakładek kontaktu, firmy, transakcji, biletu lub spotkania.

Powiązane rekordy pojawią się również na stronie indeksu połączeń. Jeśli powiązane rekordy nie pojawiają się w tabeli, edytuj kolumny tabeli.