Przeglądanie nagrań rozmów i stenogramów

Można przeglądać nagrania wykonane za pomocą narzędzia do nawiązywania połączeńHubSpot , przy użyciu integracji HubSpot z Zoom lub przy użyciu zewnętrznego dostawcy połączeń, który jest zintegrowany z Hub Spot.

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym płatnym miejscem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz użyć Conversation Intelligence (CI) do transkrypcji i analizy nagrań. Dzięki temu możesz skuteczniej coachować swój zespół i zdobywać cenne spostrzeżenia dotyczące klientów z nagrań i transkrypcji.

Uwaga: każdy użytkownik, który nagrywa rozmowy z HubSpot, może przeglądać i prowadzić coaching na nagraniu rozmowy, ale nie będzie miał dostępu do dodatkowych funkcji zasilanych przez CI, takich jak transkrypcja.

Tylko nagrania wykonane przez użytkowników z przypisanymipłatnymi miejscami Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise będą automatycznie transkrybowane. Każdy użytkownik konta Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise może uzyskać dostęp do nagrania i transkrypcji w celu przeprowadzenia coachingu, jeśli posiada odpowiednie uprawnienia Object Access dla danego nagrania.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak przeglądać nagrania podczas podróży.

Zanim zaczniesz

• Skonfiguruj narzędzie do dzwonienia. Możesz pozyskać numer telefonu dostarczony przez HubSpot, zarejestrować swój wychodzący numer telefonu w HubSpot, skonfigurować integrację HubSpot z Zoomem lub zintegrować się z zewnętrznym dostawcą połączeń.

Uwaga: obecnie dostawcy zewnętrzni, którzy obsługują CI w HubSpot, to JustCall, Kixie i subskrypcje Zoom Business lub Enterprise, które obsługują transkrypcje nagrywania .

• Upewnij się, że nagrywanie rozmów jest włączone w ustawieniach.
• Jeśli jesteśużytkownikiem Sales Hub lub Service HubProfessional lub Enterprise , upewnij się, żeCI jest również włączone w ustawieniach, aby Twoje nagrania były transkrybowane.
• Jeśli do prowadzenia rozmów używasz aplikacji Zoom, upewnij się, że nagrywanie w chmurze jest włączone.
• Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi nagrywania rozmów obowiązującymi w Twoim regionie.

Przeglądanie nagrań

Możesz uzyskać dostęp do nagrania i dodać do niego dowolne notatki lub komentarze.

• W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Połączenia.
• Kliknij tytuł połączenia.
• Aby rozpocząć nagranie, po lewej stronie ekranu przeglądu kliknij przycisk playerPlay Play. Możesz również użyć elementów sterujących do odtwarzania playerFastForward pomijania lub playerRewind przewijania. Jeśli przeglądasz nagranie z chmury Zoom, możesz również odtwarzać, wstrzymywać lub przeskakiwać do przodu.
• Aby wysłać powiadomienie do innego członka zespołu, w polu tekstowym po prawej stronie wpisz @, a następnie nazwę użytkownika, wprowadź swój komentarz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.
  

• Aby uzyskać dostęp do informacji kontaktowych odbiorcy połączenia, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Participants , aby rozwinąć tę sekcję.
  • Aby uzyskać dostęp do informacji o kontakcie, kliknij nazwę rekordu, aby otworzyć okno podręczne ze szczegółami kontaktu.
  • Aby przejść do pełnego rekordu, kliknij przycisk Przejdź do rekordu.
• Poniżej nagrania po lewej stronie przejrzyj wszelkie istniejące notatki lub kliknij Edytuj notatkę , aby dodać więcej notatek.
• Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym miejscem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, w sekcji notatek możesz dodać link do określonego znacznika czasu w celu późniejszego przej rzenia.
  • Wpisz godzinę , a następnie naciśnij klawisz Enter.

• • Kliknij przycisk Zapisz.
  • Aby przejść do tego momentu w nagraniu, kliknąć znacznik czasu w notatkach dotyczących połączenia.

Przeglądanie transkrypcji( tylkoSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise )

• Pod nagraniem wyświetl ścieżki mówców, aby monitorować czas wypowiedzi użytkownika w porównaniu z czasem wypowiedzi osoby kontaktowej. Kliknij i przeciągnij uchwyt wzdłuż ścieżki głośników, aby odsłuchać określoną część nagrania.
• HubSpot automatycznie dopasowuje nazwy mówców do transkrybowanych rozmów prowadzonych przez dwie strony za pomocą aplikacji Zoom Basic lub Pro. Jeśli musisz ręcznie dopasować nazwy mówców na transkrypcji, kliknij awatar obok nazwy mówcy (np. Mówca 1, Mówca 2). Następnie wybierz odpowiednią nazwę mówcy z listy rozwijanej i kliknij przycisk Dopasuj.

• Aby oddzielić prelegenta, kliknij awatara obok jego nazwiska, a następnie kliknij przycisk Odłącz. Jeśli próbujesz ponownie skojarzyć wielu mówców w celu poprawienia błędu, przed ponownym skojarzeniem najpierw odłącz wszystkie nieprawidłowe nazwiska mówców, aby upewnić się, że wszystkie nazwiska mówców pojawią się ponownie na liście rozwijanej.

Uwaga: ręczne dopasowywanie mówców nie jest dostępne w przypadku rozmów prowadzonych za pomocą aplikacji Zoom Business, Business Plus lub Enterprise, ponieważ transkrypcje są dostarczane przez firmę Zoom, a nie HubSpot.

• Jeśli jesteś użytkownikiem konta Sales Hub lub Service Hub Enterprise, możesz udostępniać klipy nagrań rozmów ze zdefiniowanym czasem rozpoczęcia i zakończenia.
  • Kliknij i przeciągnij uchwyt wzdłuż ścieżki głośnika, aby określić czas rozpoczęcia udostępnianego klipu nagrania. Możesz również najechać i kliknąć fragment transkryptu w miejscu, w którym chcesz rozpocząć nagranie. Jeśli chcesz udostępnić cały klip, przeciągnij uchwyt na początek nagrania lub wybierz pierwszy fragment transkrypcji.
  • Powyżej nagrania kliknij przycisk udostępniania Share.

• • W oknie dialogowym Udostępnianie nagrania możesz wybrać użytkowników, do których chcesz wysłać klip z nagraniem, napisać wiadomość i przyciąć klip.
    • Kliknij menu rozwijane Wybierz e-mail do i kliknij znacznik obok użytkowników, do których chcesz wysłać klip nagrania. Użytkownicy, którzy nie mają uprawnień do oglądania nagrań, będą wyszarzeni i nie będą mogli ich wybrać. Aby udostępnić nagranie, superadministrator lub użytkownik z uprawnieniami dododawania i edycji użytkowników będzie musiał zaktualizować uprawnienia użytkownika do przeglądania nagrań.
    • Wpisz w polu tekstowym Message, aby poinformować użytkowników, dlaczego udostępniasz nagranie.
    • Użyj uchwytów wzdłuż ścieżki głośnika lub wpisz czas rozpoczęcia i zakończenia, aby zmienić długość nagrania. Jeśli chcesz udostępnić całe nagranie, upewnij się, że uchwyty wzdłuż ścieżki głośnika znajdują się na początku i na końcu nagrania.

• • Kliknij przycisk Share , aby wysłać wiadomość e-mail z wiadomością i łączem do klipu z nagraniem. Możesz również udostępnić klip, wybierając łącze Kopiuj łącze.

Uwaga: użytkownicy z uprawnieniami do oglądania klipu z nagraniem mogą również odsłuchać całe nagranie. Intencją klipu jest zapewnienie wyraźnego ukierunkowania.

• Jeśli jesteś użytkownikiemkonta Sales Hub lub Service Hub Enterprise , abysprawdzić, jakie warunki śledzone zostały użyte podczas rozmowy, kliknij kartę Warunki śledzone. Aby wprowadzić zmiany w śledzonych terminach, kliknij przycisk Edytuj śledzone terminy.

Uwaga: aby dodawać lub edytować śledzone warunki, musisz mieć status superadministratora .

• Po prawej stronie ekranu przeglądu nagrań przejdź do transkrypcji:

Uwaga: automatyczna transkrypcja jest dostępna dla domyślnych języków tworzenia treści w HubSpot. Firma HubSpot dokona transkrypcji nagrania w języku wybranym w ustawieniach konta. Dowiedz się więcej o ofercie językowej firmy HubSpot.

• • Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać określone słowa kluczowe. W wynikach zostanie zwrócona każda część transkrypcji, w której użyto danego słowa kluczowego.

• • Aby udostępnić określoną część transkrypcji innemu członkowi zespołu, najedź na tekst transkrypcji i kliknij przycisk Udostępnij. W oknie dialogowym kliknij Kopiuj link, a następnie wklej go do wiadomości e-mail lub innej i wyślij do członka zespołu.

• Jeśli chcesz poprawić jakość transkryptów, możesz włączyćustawienie Help improve your transcriptions ,oznaczając transkrypt jako przydatny lub nieprzydatny.
  • Kliknij użyteczne lub nieużyteczne na końcu transkryptu.
  • Przejrzyj informacje w oknie dialogowym, a następnie wybierz Yes ,by włączyć ustawienie. Możesz to wyłączyć w dowolnym momencie w ustawieniach połączeń. Dowiedz się więcej o tym, jak HubSpot wykorzystuje dane do poprawy jakości transkryptów.

Synchronizacja nagrań Zoom

Jeśli masz konto Zoom Business lub Enterprise, możesz zsynchronizować swoje nagrania w chmurze Zoom, aby przejrzeć je w HubSpot. Po włączeniu nagrywania w chmurze na koncie Zoom, nagrania pojawią się na osi czasu powiązanego rekordu. Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanympłatnym miejscem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , CI będzie transkrybować nagrania z chmury Zoom, a transkrypcje te będą również synchronizowane z osią czasu rekordu.

Aby skonfigurować nagranie Zoom za pomocą CI, należy:

1. Włączyć nagrywanie w chmurze w aplikacji Zoom. Upewnić się również, że pole wyboru Transkrypcje audio jest zaznaczone, aby zapewnić otrzymywanie transkryptów w HubSpot z nagrań Zoom.
2. Zaznaczyć pole wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkryptów w ustawieniach integracji Zoom.
   

   Uwaga: po zazna czeniu pola wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkryptów wszystkie nowe nagrania i transkrypcje będą automatycznie synchronizowane z HubSpot zarówno w przypadku spotkań, jak i webinarów. Aby usunąć nagranie rozmowy, można to zrobić na stronie indeksu rozmów.

   • Wszystkie nagrania ze spotkań i webinarów będą automatycznie synchronizowane z HubSpot i będą widoczne dla wszystkich użytkowników konta HubSpot w oparciu o uprawnienia dostępu do obiektów dla kontaktów. Dowiedz się więcej o uprawnieniach użytkowników w HubSpot.

   • Przepisy prawa i regulacje dotyczące nagrywania i transkrypcji są złożone, dlatego należy współpracować z własnym zespołem prawnym, aby zrozumieć, jak te przepisy odnoszą się do tych funkcji. Użytkownik jest odpowiedzialny za określenie i zapewnienie zgodności z przepisami prawa, które go dotyczą. Dowiedz się więcej o funkcjach nagrywania rozmów w HubSpot.

   
   
   

3. Aby przypisać nagrania do użytkowników na koncie HubSpot, upewnij się, że łączą oni swoje konta Zoom w zakładce Konta użytkowników. Działania związane z zaangażowaniem w nagrywanie zostaną przypisane do użytkownika z konta HubSpot, jeśli jego adres e-mail będzie pasował do adresu e-mail użytkownika Zoom biorącego udział w rozmowie.

Powiązanie nagrań z innymi rekordami

Domyślnie HubSpot AI będzie automatycznie kojarzyć nagrania z podstawową firmą związaną z uczestnikami rozmowy. Będzie to sygnalizowane przez ikonę HubSpot AI. Możesz najechać na ikonę, aby znaleźć linki do odpowiedniej dokumentacji dotyczącej skojarzenia.

Możeszrównież powiązać nagranie z innymi rekordami kontaktów, firm, transakcji lub biletów w CRM. Nagranie pojawi się na osi czasu powiązanego rekordu, dzięki czemu można uzyskać dostęp do szczegółów nagrania, aby uzyskać więcej kontekstu.

• W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Połączenia.
• Kliknij tytuł rozmowy.
• W lewym górnym rogu kliknij pozycję Skojarzenia.
• W panelu Asocjacje:
  • Aby dodać asocjację, kliknij przycisk Dodaj na karcie obiektu.
  • Aby wyświetlić podgląd powiązanego rekordu, najedź na asocjację i kliknij Podgląd.
  • Aby usunąć istniejące asocjacje, najedź na asocjację, kliknij menu rozwijane Więcej i wybierz Usuń asocjację.

Powiązane rekordy pojawią się również na stronie indeksu połączeń. Jeśli skojarzone rekordy nie pojawiają się w tabeli, edytuj kolumny tabeli.

Udostępnianie nagrań swojemu zespołowi

Przed spotkaniem możesz udostępnić nagranie członkowi zespołu, aby mógł się przygotować.

• W koncie HubSpot przejdź do Kontakty > Połączenia.
• Kliknij tytuł rozmowy.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Udostępnij.
• W oknie dialogowym kliknij opcję Kopiuj łącze.
• Wklej łącze do wiadomości e-mail lub innej wiadomości, a następnie wyślij ją do członka zespołu.

Więcej informacji na temat wyszukiwania i segmentowania połączeń można znaleźć na stronie indeksu połączeń.