Przegląd nagrań i transkrypcji rozmów

Możesz przeglądać nagrania wykonane za pomocą narzędzia do połączeń HubSpot, korzystając z integracji HubSpot z Zoom lub korzystając z zewnętrznego dostawcy połączeń, który jest zintegrowany z HubSpot.

Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanym stanowiskiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możeszużyć Conversation Intelligence (CI) do transkrypcji i analizy nagrań. Umożliwia to skuteczniejszy coaching zespołu i uzyskanie cennych informacji o klientach z nagrań i transkrypcji.

Jeśli korzystasz z aplikacji mobilnej HubSpot, dowiedz się, jak przeglądać nagrania w podróży.

Zanim zaczniesz

• Skonfiguruj narzędzie do nawiązywania połączeń. Możesz uzyskać numer telefonu dostarczony przez HubSpot, zarejestrować swój wychodzący numer telefonu w HubSpot, skonfigurować integrację HubSpot z Zoom lub zintegrować się z zewnętrznym dostawcą połączeń.

Uwaga: HubSpot obsługuje tylko wybraną grupę zewnętrznych dostawców usług telefonicznych. Dowiedz się więcej o tym, którzy dostawcy usług telefonicznych są obsługiwani w HubSpot App Marketplace.

• Nagrywanie rozmów w HubSpot jest domyślnie włączone. Upewnij się, że nagrywanie rozmów jest włączone w ustawieniach.
• Jeśli jesteśużytkownikiem Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , upewnij się, że funkcjaConversation Intelligence jest również włączona w ustawieniach, aby nagrania były transkrybowane.
• Jeśli używasz Zoom do wykonywania połączeń, upewnij się, że nagrywanie w chmurze jest włączone.
• Zapoznaj się z przepisami dotyczącymi nagrywania rozmów obowiązującymi w Twoim regionie.

Przejrzyj nagrania

Aby uzyskać dostęp do nagrania i dodać notatki.

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Połączenia.
• Kliknij tytuł połączenia.
• Aby rozpocząć nagrywanie, po lewej stronie ekranu przeglądu kliknij przycisk playerPlay Play. Możesz także użyć elementów sterujących, aby playerFastForward pominąć lub playerRewind przewinąć do tyłu. Jeśli przeglądasz nagranie w chmurze Zoom, możesz także odtwarzać, wstrzymywać lub przeskakiwać do przodu.
• Na dole kliknij Notatki, a następnie kliknij Dodaj notatki, aby dodać notatki dotyczące połączenia. Aby wysłać powiadomienie do innego członka zespołu, wpisz @, a następnie nazwę użytkownika. Wprowadź notatkę, a następnie kliknij Zapisz. Jeśli posiadasz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz również dodawać komentarze wbudowane w wątki.
  • Aby utworzyć podsumowanie połączenia wygenerowane przez Breeze, narzędzia AI HubSpot, kliknij przycisk Podsumuj to połączenie (Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise). Tego pola nie można edytować. Użyj pola tekstowego Uwagi poniżej, aby dodać dodatkowe informacje.
  • Jeśli chcesz poprosić Copilota o więcej informacji na temat rozmowy, kliknij Zadaj pytanie.

• • Aby wyrazić opinię na temat podsumowania, kliknij ikonę kciuka w góręthumbsUp lub kciukaw dół thumbsDown .
  • Aby skopiować podsumowanie, kliknij ikonę kopiowania wiadomości.
  • Aby ukryć podsumowanie, kliknij Zamknij.

Uwaga: aby korzystać z podsumowań połączeń Breeze, musisz włączyć AI Assistant i nagrywanie połączeń na swoim koncie.

• Jeśli masz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, po prawej stronie kliknij między kartami Insights, Stats i Transcript, aby wyświetlić śledzone terminy, statystyki połączeń i transkrypcję połączeń. Będziesz mógł wyświetlać śledzone terminy tylko wtedy, gdy masz konto Sales Hub lub Service Hub Enterprise, a superadministrator dodał śledzone terminy.

Udostępnianie nagrań lub dodawanie nagrań do list odtwarzania

• Aby udostępnić nagranie:
  • Kliknij przycisk share Share w prawym górnym rogu.
  • Kliknij menu rozwijane Wyślij e-mail do, aby dodać członków zespołu, którym chcesz udostępnić nagranie.
  • Wpisz wiadomość w polu tekstowym.
  • Użyj uchwytów odtwarzania lub pól tekstowych Początek i Koniec, aby dostosować część nagrania, którą chcesz udostępnić.
  • Kliknij łącze Udostępnij lub Kopiuj. Jeśli posiadasz konto Sales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise, możesz również udostępniać określone fragmenty transkrypcji.

Uwaga: użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania klipu nagrania mogą również odsłuchać całe nagranie. Celem klipu jest zapewnienie wyraźnego skupienia i kierunku.

• Aby dodać nagranie do listy odtwarzania:
  • Kliknij + Dodaj do listy odtwarzania.
  • Kliknij menu rozwijane Wybierz listę odtwarzania, aby dodać nagranie do różnych list odtwarzania.
  • Wpisz opis w polu tekstowym.
  • Użyj uchwytów odtwarzania lub pól tekstowych Początek i Koniec, aby dostosować fragment nagrania, który chcesz udostępnić.
  • Kliknij przycisk Dodaj.

Przeglądanie śledzonych warunków(Sales Hublub Service Hub Enterprise)

Możesz tworzyć śledzone terminy, aby przejść do części transkrypcji, w których wspomniany jest termin.

Uwaga: musisz być superadministratorem, aby dodawać lub edytować śledzone terminy.

• W prawym panelu kliknij kartę Wnioski, aby wyświetlić śledzone terminy.
• Aby edytować śledzone terminy, kliknij przycisk Edytuj.
• W prawym panelu możesz kliknąć + Dodaj kategorię, aby dodać kategorie dla śledzonych terminów.
• Aby dodać śledzony termin do kategorii, kliknij + Dodaj śledzony termin, a następnie wpisz śledzony termin w polu tekstowym.
• W dolnej części prawego panelu kliknij przycisk Zapisz.

Dodawanie głośników połączeń i przeglądanie statystyk połączeń(Sales Hublub Service Hub Professional lub Enterprise)

Statystyki połączeń można przeglądać, łącząc rekordy kontaktów uczestników z połączeniem.

• Aby połączyć uczestników połączenia z rekordami, kliknij Uczestnicy u góry. W prawym panelu kliknij przycisk łącza link obok mówcy w sekcji Odbiorca połączenia. Na pasku wyszukiwania wpisz nazwę kontaktu. Jeśli rekord nie istnieje, kliknij + Dodaj kontakt, aby utworzyć rekord dla kontaktu. Następnie kliknij przycisk Połącz. Aby odłączyć kontakt, kliknij ponownie przycisk link, aby przerwać połączenie.

Uwaga: HubSpot automatycznie dopasuje nazwy mówców w transkrybowanych rozmowach dwustronnych wykonanych za pomocą Zoom Basic lub Pro. Ręczne dopasowywanie mówców nie jest dostępne w przypadku połączeń wykonanych za pomocą Zoom Business, Business Plus lub Enterprise, ponieważ te transkrypcje są dostarczane przez Zoom, a nie przez HubSpot.

• Aby uzyskać dostęp do informacji kontaktowych odbiorcy połączenia, w prawym panelu kliknij nazwę kontaktu, aby przejść do jego rekordu.

• Po dodaniu rozmówców, w prawym panelu kliknij kartę Statystyki, aby przejrzeć następujące statystyki połączeń.
  • Czas rozmowy właściciela połączenia: procent czasu rozmowy właściciela połączenia.
  • Prędkość rozmowy: liczba słów na minutę wypowiadanych przez właściciela połączenia.
  • Najdłuższy monolog: najdłuższy czas wypowiedzi właściciela połączenia.
  • Najdłuższahistoria klienta: najdłuższy czas wypowiedzi klienta.
  • Interaktywność : ilość interakcji w trakcie rozmowy.
  • Cierpliwość: ilość przerw pomiędzy uczestnikami.

Przeglądanie transkrypcji i dodawanie komentarzy w wątkach(Sales Hublub Service Hub Professional lub Enterprise)

Podczas przeglądania transkrypcji można dodawać komentarze w wątkach lub udostępniać link do określonej części transkrypcji. Przedstawiciele mogą łatwo odpowiadać na komentarze, koncentrując się na rozmowach i zapewniając, że wszystkie istotne informacje znajdują się w jednym miejscu.

Uwaga: automatyczna transkrypcja jest dostępna dla domyślnych języków tworzenia treści HubSpot. HubSpot dokona transkrypcji nagrania w języku wybranym w ustawieniach konta. Dowiedz się więcej o ofercie językowej HubSpot.

• W prawym panelu kliknij kartę Transkrypcja, aby wyświetlić transkrypcję rozmowy. Użyj paska wyszukiwania, aby wyszukać określone słowa kluczowe. Wyniki zwrócą dowolną część transkrypcji, w której użyto słowa kluczowego.
• Aby wysłać powiadomienie do innego członka zespołu lub dodać komentarz ze znacznikiem czasu, wykonaj jedną z następujących czynności:
  • Kliknij kartę Komentarze poniżej odtwarzania nagrania. W polu tekstowym wpisz @, a następnie nazwę użytkownika. Wprowadź komentarz, a następnie kliknij przycisk Zapisz.

• • Aby dodać znacznik czasu:
    • Poniżej pola tekstowego wpisz znacznik czasu , a następnie kliknij pole tekstowe, aby zastosować znacznik czasu. Na karcie Transkrypcja po prawej stronie nastąpi przejście do tej części transkrypcji.

• • • W transkrypcji najedź kursorem na fragment transkrypcji, do którego chcesz dodać komentarz. Kliknij przycisk comments Komentarz. Na karcie Komentarze poniżej odtwarzania nagrania otworzy się pole tekstowe z prawidłowym znacznikiem czasu.
  • Kliknij przycisk Komentarz.
  • Kliknij przycisk Odpowiedz poniżej jednego z komentarzy, aby rozpocząć wątek. Po napisaniu odpowiedzi kliknij przycisk Odpowiedz.

• Aby udostępnić określoną część transkrypcji, najedź kursorem na ten fragment transkrypcji, a następnie kliknij przycisk Udostępnij share. W oknie dialogowym użyj uchwytów wzdłuż ścieżki mówcy lub wpisz czas rozpoczęcia i zakończenia, aby zmienić długość klipu nagrania. Jeśli chcesz udostępnić całe nagranie, upewnij się, że uchwyty wzdłuż ścieżki mówcy znajdują się na początku i na końcu nagrania.

Uwaga: użytkownicy z uprawnieniami do wyświetlania klipu nagrania mogą również odsłuchać całe nagranie. Celem klipu jest zapewnienie wyraźnego skupienia i kierunku.

Synchronizacja nagrań Zoom

Jeśli masz konto Zoom Business lub Enterprise, możesz zsynchronizować swoje nagrania w chmurze Zoom, aby przejrzeć je w HubSpot. Po włączeniu nagrywania w chmurze na koncie Zoom, nagrania pojawią się na osi czasu powiązanego rekordu. Jeśli jesteś użytkownikiem z przypisanymSales Hub lub Service Hub Professional lub Enterprise , Conversation Intelligence będzie transkrybować nagrania Zoom w chmurze, a te transkrypcje będą również synchronizowane z osią czasu rekordu.

Aby skonfigurować nagrywanie Zoom za pomocą Conversation Intelligence:

• Włącz nagrywanie w chmurze w Zoom. Upewnij się, że pole wyboru transkrypcji audio jest zaznaczone, aby otrzymywać transkrypcje w HubSpot z nagrań Zoom.
• Zaznacz pole wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkrypcji w ustawieniach integracji Zoom. Po zaznaczeniu pola wyboru Synchronizuj dane z nagrań i transkrypcji wszystkie nowe nagrania i transkrypcje będą automatycznie synchronizowane z HubSpot zarówno dla spotkań, jak i webinarów. Aby usunąć nagranie rozmowy, można to zrobić na stronie Call Index.

• Aby przypisać nagrania do użytkowników na koncie HubSpot, upewnij się, że połączyli oni swoje konta Zoom. Działania związane z nagrywaniem zostaną przypisane do użytkownika na koncie HubSpot, jeśli jego adres e-mail będzie zgodny z adresem e-mail użytkownika Zoom podczas rozmowy.

Powiązanie nagrań z innymi rekordami

Domyślnie HubSpot AI automatycznie powiąże nagrania z główną firmą powiązaną z uczestnikami rozmowy.

Można również powiązać nagranie z innymi rekordami kontaktów, firm, transakcji, zgłoszeń lub spotkań w CRM. Nagranie pojawi się na osi czasu powiązanego rekordu, dzięki czemu można uzyskać dostęp do szczegółów nagrania, aby uzyskać więcej kontekstu.

• Na koncie HubSpot przejdź do System CRM > Połączenia.
• Kliknij tytuł połączenia.
• U góry kliknij opcję Asocjacje.
• Aby dodać powiązanie, w prawym panelu kliknij + Dodaj obok jednej z zakładek kontaktu, firmy, transakcji, biletu lub spotkania.

Powiązane rekordy pojawią się również na stronie indeksu połączeń. Jeśli powiązane rekordy nie pojawiają się w tabeli, edytuj kolumny tabeli.