Laatst bijgewerkt: februari 29, 2024
Beschikbaar met elk van de volgende abonnementen, behalve waar vermeld:
Alle producten en plannen
|
Als je inbox niet wordt gehost bij Office 365 of Google, of je gebruikt een Google Groups account, e-mail alias of gedeelde mailbox (bijvoorbeeld een Microsoft 365 gedeelde mailbox) om te communiceren met contactpersonen, stel dan een gehoste e-mail in de inbox voor conversaties in zodat je e-mails vanuit je mailprogramma kunt doorsturen naar de inbox.
Als je bijvoorbeeld een Google Groups mailinglijst hebt, kun je de HubSpot gehoste e-mail toevoegen in je Google Groups instellingen zodat e-mails die naar het Google Groups account worden gestuurd in de conversaties inbox verschijnen.
Er zijn twee stappen voor het instellen van een gehoste e-mail: stel de gehoste e-mail in HubSpot in en voeg vervolgens de gehoste e-mail toe als doorstuuradres in je e-mailprovider.
Let op: HubSpot voert beveiligingscontroles uit op inkomende e-mails om te voorkomen dat spam in je HubSpot inbox met gehoste conversaties verschijnt. Sommige e-mails kunnen worden geweigerd. Als je denkt dat legitieme e-mails worden geweigerd, neem dan contact op met je IT-afdeling om te controleren of je mailserver correct is geconfigureerd.
Een gehost e-mailadres instellen in HubSpot
Je kunt een gehost e-mailadres aanpassen in je inboxinstellingen.
- Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
- Klik linksonder op Inbox-instellingen.
- Klik op het tabblad Kanalen op Een kanaal verbinden.
- Klik op Team e-mail.
- Selecteer Ander e-mailaccount.
- Pas in het volgende scherm aan hoe uw van-naam en van-adres worden weergegeven wanneer een contactpersoon een e-mail van u ontvangt:
Let op: je kunt een van-naam niet voor meer dan één gehost e-mailadres gebruiken. De waarde van de van-naam moet uniek zijn voor het gehoste e-mailadres waarmee je verbinding maakt.
- Om de van-naam die wordt weergegeven aan te passen, klik je op het vervolgkeuzemenu Van-naam en selecteer je een optie.
- Agent en bedrijfsnaam: selecteer deze optie om de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
- Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
- Om het vanaf-adres aan te passen, selecteert u het keuzerondje naast een van de opties.
- Standaard gebruiken: het standaard vanaf-adres voor gebruikers met een betaalde account wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. Het standaard vanaf adres voor gratis gebruikers zal verschijnen als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot.inbox.com.
- Van adres aanpassen: voer in het tekstveld het e-mailadres in dat u wilt weergeven. Als je een e-mailadres invoert dat niet wordt herkend, moet je controleren of je toegang hebt tot dat domein. Klik op uw domein verbinden om verbinding te maken en uw domein voor het verzenden van e-mail te verifiëren.
Let op: als je een Marketing Hub-, Sales Hub- of Service HubStarter-, Professional- of Enterprise-gebruiker bent, kun je een verbonden domein voor het verzenden van e-mail invoeren als je aangepaste verzendadres. Ontdek hoe u een verzenddomein kunt koppelen.
- Om een team e-mailhandtekening op te nemen in e-mails die u vanuit de inbox verstuurt, klikt u op Teamhandtekening toevoegen.
- Pas in het tekstvak uw team e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor.
- Gebruik de pictogrammen onderaan om de tekst op te maken, een koppeling in te voegen of een afbeelding in te voegen.
- Om een personalisatietoken in te voegen die wordt ingevuld met de volledige naam of voornaam van de afzender, klik je op het vervolgkeuzemenu Token invoegen en selecteer je Volledige naam of Voornaam. Als de contactpersoon een e-mail ontvangt van het e-mailadres van het team, verschijnt de naam van de gebruiker die de e-mail heeft verzonden in de e-mailhandtekening.
- Pas in het tekstvak uw team e-mailhandtekening aan in de eenvoudige editor.
- Rechts ziet u een voorbeeld van hoe de van-naam, het van-adres en de e-mailhandtekening worden weergegeven in de inbox van de contactpersoon.
- Klik op Volgende.
- Inkomende conversaties worden standaard niet toegewezen aan je team. Als je het gesprek wilt routeren naar specifieke gebruikers en teamleden, klik je op om de schakelaar Conversaties automatisch toewijzen aan te zetten.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:
- Specifieke gebruikers en teams: routeer inkomende gesprekken naar de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de namen van de gebruikers of teams in het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers en teams .
- Eigenaar contactpersoon: routeer inkomende gesprekken naar de eigenaar van een contactpersoon. Aan de contactpersoon moet een eigenaar zijn toegewezen en deze moet worden gevolgd met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt het gesprek naar de eigenaar van de bezoeker gemaild.
- Standaard worden inkomende conversaties alleen toegewezen aan agenten die beschikbaar zijn. Als er geen agenten beschikbaar zijn, wordt de e-mailconversatie niet toegewezen. Je kunt het selectievakje Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers uitschakelen om toewijzing op basis van beschikbaarheid van agenten uit te schakelen.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer een routeringsoptie:
- Standaard wordt er een ticket aangemaakt voor inkomende conversaties:
- Om de eigenschappen van het ticket aan te passen, klik je op Ticket bewerken.
- Bewerk de eigenschappen in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
- Als je niet voor elk inkomend gesprek een ticket wilt aanmaken, klik dan op om de optie Behandel inkomende gesprekken als supporttickets uit te schakelen.
- Klik op Volgende.
- Geef in het veld Kopieer uw doorstuuradres een voorbeeld van uw doorstuuradres. Als u het doorstuuradres wilt bewerken, klikt u op Adres aanpassen en vervolgens bewerkt u het adres in het dialoogvenster en klikt u op Opslaan.
Voordat u e-mails kunt ontvangen in de conversatie-inbox, moet u het doorstuuradres toevoegen aan de instellingen van uw e-mailprovider.
Let op: na deze stap kun je het doorstuuradres niet meer bewerken. Breng wijzigingen aan voordat je klaar bent met het instellen van je gehoste e-mail.
Het doorstuuradres toevoegen aan de instellingen van je e-mailprovider
Nadat je je gehoste e-mailadres in HubSpot hebt ingesteld, moet je het gehoste e-mailadres als doorstuuradres toevoegen aan de instellingen van je e-mailprovider.
- Klik in HubSpot naast het doorstuuradres op Kopiëren.
- Klik op het vervolgkeuzemenu Selecteer een e-mailprovider om instructies weer te geven voor het toevoegen van je doorstuuradres. Volg de stappen om het doorstuuradres toe te voegen aan de instellingen van je e-mailprovider.
- Als je provider niet in het vervolgkeuzemenu staat, kun je hieronder de lijst met extra providers bekijken:
- Nadat je het doorstuuradres hebt toegevoegd aan de instellingen van je e-mailprovider, navigeer je terug naar HubSpot en klik je rechtsonder op Verbinden & voltooien.
Let op: de maximale e-mailgrootte voor e-mails die naar gehoste inboxen worden verzonden, is 30 MB. Dit is inclusief eventuele bijlagen in de e-mail.
Mogelijk krijg je een melding dat er een bevestigingsmail naar je hosted inbox is verzonden. Navigeer naar de conversatie-inbox in je account om de bevestigingscode te bekijken en je e-mail te verifiëren. Wanneer je hosted e-mail met succes is verbonden, zie je deze vermeld staan bij je andere verbonden team e-mailkanalen. Leer hoe je kunt reageren op e-mails die zijn doorgestuurd naar de conversatie-inbox.
Let op: als een e-mail wordt doorgestuurd naar een gehost e-mailadres in de conversatie-inbox, koppelt HubSpot die e-mail standaard aan de contactpersoon met het e-mailadres Van in de oorspronkelijke e-mail, niet het e-mailadres van de doorstuurder. Dit zorgt ervoor dat de e-mails correct worden gekoppeld aan contactpersonen als je een automatische doorstuurregel gebruikt in je inbox. Leer hoe u uw doorstuurregels in de inbox beheert.
