E-mails doorsturen naar een gehost e-mailadres in de inbox van gesprekken

Als uw inbox niet wordt gehost door Office 365 of Google, of als u een Google Groups-account, e-mailalias of gedeelde mailbox (bijvoorbeeld een gedeelde mailbox van Microsoft 365) gebruikt om met contactpersonen te communiceren, stelt u een gehoste e-mail in de inbox voor gesprekken in, zodat u e-mails van uw e-mailclient naar de inbox kunt doorsturen.

Als je bijvoorbeeld een Google Groups-mailinglijst hebt, kun je de door HubSpot gehoste e-mail toevoegen aan je Google Groups-instellingen, zodat e-mails die naar het Google Groups-account worden verzonden, in de inbox van Conversations verschijnen.

In dit artikel lees je hoe je de gehoste e-mail in HubSpot instelt en deze toevoegt als doorstuuradres in je e-mailprovider.

Let op: HubSpot voert veiligheidscontroles uit op inkomende e-mails om te voorkomen dat er spam in uw door HubSpot gehoste gesprekkeninbox terechtkomt. Sommige e-mails kunnen worden geweigerd. Als u denkt dat legitieme e-mails worden geweigerd, neem dan contact op met uw IT-afdeling om te controleren of uw mailserver correct is geconfigureerd.

Een gehost e-mailadres instellen in HubSpot

U kunt een gehost e-mailadres aanpassen in uw inboxinstellingen. 

1. Ga in je HubSpot-account naar CRM > Inbox.
2. Klik linksonder op Inboxinstellingen.
3. Klik op het tabblad Kanalen op Een kanaal verbinden.
4. Klik op Team-e-mail. 
5. Selecteer Overig e-mailaccount.
   
   
6. Pas op het volgende scherm aan hoe uw afzendernaam en afzenderadres worden weergegeven wanneer een contactpersoon een e-mail van u ontvangt:

Let op: u kunt een afzendernaam niet voor meer dan één gehoste e-mailadres gebruiken. De waarde van de afzendernaam moet uniek zijn voor het gehoste e-mailadres dat u verbindt. 

• • Om de weergegeven afzendernaam aan te passen, klikt u op het vervolgkeuzemenu Afzendernaam en selecteert u een optie.
    • Agent en bedrijfsnaam: selecteer deze optie om de naam van de gebruiker en de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
    • Bedrijfsnaam: selecteer deze optie om alleen de bedrijfsnaam weer te geven. Voer de bedrijfsnaam in het tekstveld in.
      
  • Om het afzenderadres aan te passen, selecteert u het keuzerondje naast een van de opties.
    • Standaard gebruiken: het standaard afzenderadres voor gebruikers met een betaald account wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hs-inbox.com. Het standaard afzenderadres voor gratis gebruikers wordt weergegeven als [gebruikersnaam]@[subdomein].hubspot.inbox.com.
    • Afzenderadres aanpassen: voerin het tekstveld het e-mailadres in dat u wilt weergeven. Als u een e-mailadres invoert dat niet wordt herkend, moet u verifiëren dat u toegang hebt tot dat domein. Klik op uw domein koppelenom uw e-mailverzendingsdomein te koppelen en te verifiëren.

Let op: alsu een Marketing Hub-, Sales Hub- of Service HubStarter-,Professional- ofEnterprise-gebruikerbent, kunt u een gekoppeld e-maildomein invoeren als uw aangepaste afzenderadres. Lees hoe u een e-maildomein koppelt. 

7. Als je een e-mailhandtekening van je team wilt toevoegen aan e-mails die je vanuit je inbox verstuurt, klik je op Teamhandtekening toevoegen.
   • Pas in het tekstvak uw team-e-mailhandtekening aan in de eenvoudigeeditor.
   • Gebruik de pictogrammen onderaan om de tekst op te maken, een link in te voegen of een afbeelding in te voegen. 
   • Als je een personalisatietoken wilt invoegen dat wordt gevuld met de volledige naam of voornaam van de afzender, klik je op hetvervolgkeuzemenu Token invoegenen selecteer je Volledige naam of Voornaam. Wanneer de contactpersoon een e-mail ontvangt van het e-mailadres van het team, wordt de naam van de gebruiker die de e-mail heeft verzonden, weergegeven in de e-mailhandtekening.
     
8. Klik op Volgende.
9. Standaard worden inkomende gesprekken niet toegewezen, zodat uw team ze kan triëren. Als u het gesprek naar specifieke gebruikers en teamleden wilt doorsturen, schakelt u de schakelaar Gesprekken automatisch toewijzen in.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Toewijzen aan en selecteer een doorstuuroptie:
     • Klantenservicemedewerker: wijs een AI-aangedreven klantenservicemedewerker toe om ondersteuningsvragen te beantwoorden. Meer informatie over de klantenservicemedewerker. 
     • Specifieke gebruikers en teams: stuur inkomende gesprekkendoor naar de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers- of teamnamen in het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers en teams .
     • Contacteigenaar: stuur inkomende gesprekkendoor naar de eigenaar van een contactpersoon. De contactpersoon moet een eigenaar hebben die aan zijn of haar record is toegewezen en met een cookie worden gevolgd. Als de eigenaar offline is, wordt het gesprek per e-mail naar de eigenaar van de bezoeker gestuurd.
   • Standaard worden inkomende gesprekken alleen toegewezen aan agenten die beschikbaar zijn. Als er geen agenten beschikbaar zijn, wordt het e-mailgesprek niet toegewezen. U kunt het selectievakje Alleen toewijzen aan beschikbare gebruikers uitschakelen om toewijzing op basis van de beschikbaarheid van agenten uit te schakelen.
10. Om een ticket aan te maken voor inkomende gesprekken, schakelt u de schakelaar Inkomende gesprekken behandelen als supporttickets in. 
    • Om de ticketkenmerken aan te passen, klikt u op Ticket bewerken.
    • Bewerk de eigenschappen in het rechterpaneel en klik vervolgens op Opslaan.
11. Let op: alle accounts die na 1 april 2024 zijn aangemaakt, kunnen geen tickets aanmaken vanuit kanalen die zijn gekoppeld aan de inbox. Lees in plaats daarvan hoe u tickets kunt beheren in de helpdesk. Anders kunt u de inbox gebruiken als een gedeelde inbox. 
12. Klik op Volgende.
13. Bekijk in het veld Uw doorstuuradres kopiëren een voorbeeld van uw doorstuuradres. Als u het doorstuuradres wilt bewerken, klikt u op Adres aanpassen. Bewerk vervolgens het adres in het dialoogvenster en klik op Opslaan.
14. Voordat u e-mails kunt ontvangen in de inbox voor gesprekken, moet u het doorstuuradres toevoegen aan de instellingen van uw e-mailprovider. 

Let op: u kunt het doorstuuradres na deze stap niet meer bewerken. Breng eventuele wijzigingen aan voordat u klaar bent met het instellen van uw gehoste e-mail.

Voeg het doorstuuradres toe aan de instellingen van uw e-mailprovider

Nadat u uw gehoste e-mailadres in HubSpot hebt ingesteld, moet u de gehoste e-mail als doorstuuradres toevoegen in de instellingen van uw e-mailprovider. 

1. Klik in HubSpot naast het doorstuuradres op Kopiëren.
2. Klik op het vervolgkeuzemenuSelecteer een e-mailprovider om instructies te bekijken voor het toevoegen van uw doorstuuradres. Volg de stappen om het doorstuuradres toe te voegen aan de instellingen van uw e-mailprovider. 

3. Als uw provider niet in het vervolgkeuzemenu staat, bekijk dan de lijst met aanvullende providers hieronder:
   • Gmail
   • Google Groups
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Nadat je het doorstuuradres hebt toegevoegd aan de instellingen van je e-mailprovider, ga je terug naar HubSpot en klik je rechtsonder op Verbinden en voltooien.

Let op: de maximale e-mailgrootte voor e-mails die naar gehoste inboxen worden verzonden, is 40 MB. Deze limiet geldt voor de gecombineerde grootte van de e-mailtekst, kopteksten en alle bijlagen.

Mogelijk ontvangt u een melding dat er een bevestigingsmail naar uw gehoste inbox is verzonden. Ga naar de inbox voor gesprekken in uw account om de bevestigingscode te bekijken en uw e-mail te verifiëren. Wanneer uw gehoste e-mail succesvol is verbonden, ziet u deze vermeld staan bij uw andere verbonden e-mailkanalen van het team. Lees hoe u kunt reageren op e-mails die zijn doorgestuurd naar de inbox voor gesprekken.

Let op: wanneer een e-mail wordt doorgestuurd naar een gehost e-mailadres in de inbox voor gesprekken, koppelt HubSpot die e-mail standaard aan het contactrecord met het e-mailadres van de afzender in de oorspronkelijke e-mail, niet aan het e-mailadres van de doorstuurder. Dit zorgt ervoor dat de e-mails correct aan contacten worden gekoppeld als u een automatische doorstuurregel in uw inbox gebruikt. Lees hoe u uw doorstuurregels in de inbox kunt beheren.