Videresend e-post til en hostet e-postadresse i innboksen for samtaler

Hvis innboksen din ikke er hostet med Office 365 eller Google, eller hvis du bruker en Google Groups-konto, e-postalias eller delt postkasse (f.eks. en delt postkasse i Microsoft 365) for å kommunisere med kontakter, kan du konfigurere en hostet e-post i samtaleinnboksen, slik at du kan videresende e-poster fra e-postklienten din til innboksen.

Hvis du for eksempel har en Google Groups-adresseliste, kan du legge til den HubSpot-hostede e-posten i Google Groups-innstillingene, slik at e-poster som sendes til Google Groups-kontoen, vises i innboksen for samtaler.

I denne artikkelen lærer du hvordan du konfigurerer den hostede e-posten i HubSpot og legger den til som en videresendingsadresse hos e-postleverandøren din.

Merk: HubSpot utfører sikkerhetskontroller av innkommende e-poster for å forhindre at spam vises i den HubSpot-hostede samtaleinnboksen din. Noen e-poster kan bli avvist. Hvis du mener at legitime e-poster blir avvist, kan du kontakte IT-avdelingen din for å sikre at e-postserveren din er konfigurert riktig.

Konfigurer en hostet e-postadresse i HubSpot

Du kan tilpasse en hostet e-postadresse i innboksinnstillingene dine. 

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på Innboksinnstillinger nederst til venstre.
3. Klikk på Koble til en kanal på fanen Kanaler.
4. Klikk på Team-e-post. 
5. Velg Annen e-postkonto.
   
   
6. På neste skjermbilde kan du tilpasse hvordan avsenderens navn og adresse skal vises når en kontakt mottar en e-post fra deg:

Merk: Du kan ikke bruke et avsenderens navn for mer enn én hostet e-postadresse. Avsenderens navn må være unikt for den hostede e-postadressen du kobler til. 

• • For å tilpasse avsenderens navn som vises, klikker du på rullegardinmenyen Avsenderens navn og velger et alternativ.
    • Agent- og firmanavn: Velg dette alternativet for å vise brukerens navn og firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
    • Firmanavn: Velg dette alternativet for å vise bare firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
      
  • For å tilpasse avsenderadressen, velg alternativknappen ved siden av ett av alternativene.
    • Bruk standard: Standardavsenderadresse for brukere med betalt konto vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standard avsenderadresse for gratistbrukere vises som [brukernavn]@[underdomene].hubspot.inbox.com.
    • Tilpass avsenderadresse: Skriv inn e-postadressen du vil visei tekstfeltet. Hvis du skriver inn en e-postadresse som ikke gjenkjennes, må du bekrefte at du har tilgang til det domenet. Klikk på Koble til domenet dittfor åkoble til og autentisere e-postdomenet ditt.

Merk: Hvisdu erbrukerav Marketing Hub, Sales Hub eller Service HubStarter,Professional ellerEnterprise, kan du skrive inn et tilkoblet e-postdomene som din tilpassede avsenderadresse. Lær hvordan du kobler til et e-postdomene. 

7. For å inkludere en e-postsignatur for teamet i e-postene du sender fra innboksen, klikker du på Legg til teamsignatur.
   • I tekstboksen kan du tilpasse teamets e-postsignatur i den enkleredigeringsmodusen.
   • Bruk ikonene nederst til å formatere teksten, sette inn en lenke eller sette inn et bilde. 
   • Hvis du vil sette inn et personaliseringstoken som fyller ut med avsenderens fulle navn eller fornavn, klikker du pårullegardinmenyen Sett inn tokenog velger Fullt navn eller Fornavn. Når kontakten mottar en e-post fra teamets e-postadresse, vises navnet på brukeren som sendte e-posten i e-postsignaturen.
     
8. Klikk på Neste.
9. Som standard blir innkommende samtaler ikke tildelt, slik at teamet ditt kan sortere dem. Hvis du vil videresende samtalen til bestemte brukere og teammedlemmer, slår du på bryteren Tildel samtaler automatisk .
   • Klikk på rullegardinmenyen Tilordne til og velg et videresendingsalternativ:
     • Kundeservicemedarbeider: tilordne en AI-drevet kundeservicemedarbeider til å svare på supportspørsmål. Lær mer om kundeagenten. 
     • Spesifikke brukere og team: Viderekoble innkommende samtaler til de valgte brukerne eller teamene. Velg brukernavnene eller teamnavnene fra rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team .
     • Kontakteier: Viderekoble innkommende samtaler til en kontakts eier. Kontakten må ha en eier tilordnet sin post og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er offline, vil samtalen bli sendt på e-post til besøkerens eier.
   • Som standard vil innkommende samtaler bare bli tildelt agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, vil e-postsamtalen ikke bli tildelt. Du kan fjerne merket for Tildel kun til tilgjengelige brukere for å deaktivere tildeling basert på agenters tilgjengelighet.
10. For å opprette en billett for innkommende samtaler, slå på bryteren Behandle innkommende samtaler som supportbilletter. 
    • For å tilpasse billettegenskapene, klikker du på Rediger billett.
    • Rediger egenskapene i høyre panel, og klikk deretter på Lagre.
11. Merk: Alle kontoer opprettet etter 1. april 2024 kan ikke opprette billetter fra kanaler som er koblet til innboksen. I stedet kan du lære hvordan du administrerer billetter i helpdesk. Ellers kan du bruke innboksen som en delt innboks. 
12. Klikk på Neste.
13. I feltet Kopier videresendingsadressen din kan du forhåndsvise videresendingsadressen din. For å redigere videresendingsadressen klikker du på Tilpass adresse, og deretter redigerer du adressen i dialogboksen og klikker på Lagre.
14. Før du kan begynne å motta e-post i samtaleinnboksen, må du legge til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren din. 

Merk: Du kan ikke redigere videresendingsadressen etter dette trinnet. Gjør eventuelle endringer før du fullfører konfigurasjonen av den hostede e-posten.

Legg til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren din

Når du har konfigurert den hostede e-postadressen din i HubSpot, må du legge til den hostede e-posten som en videresendingsadresse i innstillingene til e-postleverandøren din. 

1. I HubSpot klikker du på Kopier ved siden av videresendingsadressen.
2. For å se instruksjoner for hvordan du legger til videresendingsadressen, klikker du på rullegardinmenyenVelg en e-postleverandør. Følg trinnene for å legge til videresendingsadressen i e-postleverandørens innstillinger. 

3. Hvis leverandøren din ikke er oppført i rullegardinmenyen, kan du se listen over flere leverandører nedenfor:
   • Gmail
   • Google Grupper
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Når du har lagt til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren din, går du tilbake til HubSpot og klikker på Koble til og fullfør nederst til høyre.

Merk Maksimal størrelse på e-poster som sendes til hostede innbokser er 40 MB. Denne begrensningen gjelder den samlede størrelsen på e-postteksten, overskriftene og alle vedlegg.

Du kan få en melding om at en bekreftelses-e-post er sendt til den hostede innboksen din. Gå til samtaleinnboksen i kontoen din for å se bekreftelseskoden og bekrefte e-postadressen din. Når den hostede e-posten din er koblet til, vil du se den oppført sammen med de andre tilkoblede e-postkanalene til teamet ditt. Lær hvordan du svarer på e-poster som videresendes til samtaleinnboksen.

Merk: Når en e-post videresendes til en hostet e-postadresse i innboksen for samtaler, knytter HubSpot som standard den e-posten til kontaktoppføringen med e-postadressen «Fra» i den opprinnelige e-posten, ikke videresenderens e-postadresse. Dette sikrer at e-postene knyttes riktig til kontakter hvis du bruker en automatisk videresendingsregel i innboksen din. Lær hvordan du administrerer videresendingsreglene i innboksen.