Videresend e-post til en hostet e-postadresse i innboksen for samtaler

Hvis innboksen din ikke ligger hos Office 365 eller Google, eller du bruker en Google Groups-konto, et e-postalias eller en delt postkasse (f.eks. en delt Microsoft 365-postkasse) til å kommunisere med kontakter, kan du konfigurere en hostet e-post i innboksen for samtaler, slik at du kan videresende e-post fra e-postklienten din til innboksen.

Hvis du for eksempel har en e-postliste i Google Groups, kan du legge til HubSpots verts-e-post i Google Groups-innstillingene, slik at e-poster som sendes til Google Groups-kontoen, vises i innboksen for samtaler.

I denne artikkelen lærer du hvordan du konfigurerer den vertsbaserte e -posten i HubSpot og legger den til som en videresendingsadresse i e-postleverandøren din.

Merk: HubSpot gjennomfører sikkerhetskontroller for innkommende e-post for å forhindre at søppelpost dukker opp i innboksen for HubSpot-vertskapssamtaler. Noen e-poster kan bli avvist. Hvis du tror at legitime e-poster blir avvist, kan du kontakte IT-avdelingen din for å forsikre deg om at e-postserveren din er riktig konfigurert.

Konfigurer en hostet e-postadresse i HubSpot

Du kan tilpasse en hostet e-postadresse i innboksinnstillingene dine.

1. I HubSpot-kontoen din navigerer du til CRM > Innboks.
2. Klikk på Innboksinnstillinger nederst til venstre.
3. Klikk på Koble til en kanal i Kanaler-fanen.
4. Klikk på Team-e-post.
5. Velg Annen e-postkonto.
   
6. På neste skjermbilde kan du tilpasse hvordan fra-navnet og fra-adressen din skal vises når en kontakt mottar en e-post fra deg:

Merk: Du kan ikke bruke et fra-navn for mer enn én verts-e-postadresse. Verdien for fra-navnet må være unik for den vertsbaserte e-postadressen du kobler til.

• • Hvis du vil tilpasse fra-navnet som vises, klikker du på rullegardinmenyen Fra-navn og velger et alternativ.
    • Agent- og firmanavn: Velg dette alternativet for å vise brukerens navn og firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
    • Firmanavn: Velg dette alternativet for å vise kun firmanavnet. Skriv inn firmanavnet i tekstfeltet.
  • Hvis du vil tilpasse fra-adressen, velger du alternativknappen ved siden av ett av alternativene.
    • Bruk standard: Standard fra-adresse for brukere med en betalt konto vil vises som [brukernavn]@[underdomene].hs-inbox.com. Standard fra-adresse for gratisbrukere vil vises som [brukernavn ]@[underdomene].hubspot.inbox. com.
    • Tilpass fra-adresse: I tekstfeltet skriver du inn e-postadressen du vil vise. Hvis du skriver inn en e-postadresse som ikke gjenkjennes, må du bekrefte at du har tilgang til det domenet. Klikk på Koble til domenet ditt for å koble til og autentisere domenet som sender e-post.

Merk: Hvis du er en Marketing Hub-, Sales Hub- eller Service Hub Starter-, Professional- eller Enterprise-bruker , kan du angi et tilkoblet e-postavsenderdomene som din egendefinerte send fra-adresse. Finn ut hvordan du kobler til et e-postavsenderdomene.

7. Klikk på Legg til teamsignatur for å inkludere en teamsignatur i e-poster du sender fra innboksen.
   • I tekstboksen kan du tilpasse teamets e-postsignatur i Enkel redigering.
   • Bruk ikonene nederst til å formatere teksten, sette inn en kobling eller sette inn et bilde.
   • Hvis du vil sette inn et personaliseringstoken som fylles ut med avsenderens fulle navn eller fornavn, klikker du på rullegardinmenyen Sett inn token og velger Fullt navn eller Fornavn. Når kontakten mottar en e-post fra teamets e-postadresse, vil navnet på brukeren som sendte e-posten, vises i e-postsignaturen.
8. Klikk på Neste.
9. Som standard blir innkommende samtaler ikke tildelt, slik at teamet ditt kan behandle dem. Hvis du vil tilordne samtalen til bestemte brukere og teammedlemmer, slår du på bryteren Automatisk tildeling av samtaler .
   • Klikk på rullegardinmenyen Tilordne til, og velg et rutingsalternativ:
     • Kundeagent: Tildel en AI-drevet kundeagent til å svare på kundestøttespørsmål . Finn ut mer om kundeagenten.
     • Spesifikke brukere og team: Rute innkommende samtaler til de valgte brukerne eller teamene. Velg brukerne eller teamnavnene fra rullegardinmenyen Spesifikke brukere og team.
     • Kontakteier: Rute innkommende samtaler til eieren av en kontakt. Kontakten må ha en eier som er tilordnet posten og spores med en informasjonskapsel. Hvis eieren er frakoblet, sendes samtalen til den besøkendes eier via e-post.
   • Som standard vil innkommende samtaler bare tilordnes agenter som er tilgjengelige. Hvis ingen agenter er tilgjengelige, blir e-postsamtalen ikke tilordnet. Du kan fjerne merket for Tilordne kun til tilgjengelige brukere for å deaktivere tildeling basert på agentens tilgjengelighet.
10. Hvis du vil opprette en sak for innkommende samtaler, slår du på knappen Behandle innkommende samtaler som supportsaker.
    • Klikk på Rediger billett for å tilpasse billettegenskapene.
    • Rediger egenskapene i høyre panel, og klikk deretter på Lagre.
11. Merk: Alle kontoer som er opprettet etter 1. april 2024, kan ikke opprette saker fra kanaler som er koblet til innboksen. Les i stedet om hvordan du håndterer tickets i helpdesk. Ellers kan du bruke innboksen som en delt innboks.
12. Klikk på Neste.
13. I feltet Kopier videresendingsadressen forhåndsviser du videresendingsadressen. Hvis du vil redigere videresendingsadressen, klikker du på Tilpass adresse, redigerer adressen i dialogboksen og klikker på Lagre.
14. Før du kan begynne å motta e-post i innboksen for samtaler, må du legge til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren din.

Merk: Du kan ikke redigere videresendingsadressen etter dette trinnet. Gjør eventuelle endringer før du er ferdig med å konfigurere den vertsbaserte e-posten.

Legg til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren din

Etter at du har konfigurert den vertsbaserte e-postadressen i HubSpot, må du legge til den vertsbaserte e-postadressen som en videresendingsadresse i innstillingene til e-postleverandøren din.

1. I HubSpot klikker du på Kopier ved siden av videresendingsadressen.
2. Klikk på rullegardinmenyen Velg en e-postleverandør for å vise instruksjoner for hvordan du legger til videresendingsadressen. Følg trinnene for å legge til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren din.

3. Hvis leverandøren din ikke er oppført i nedtrekksmenyen, kan du se listen over flere leverandører nedenfor:
   • Gmail
   • Google Grupper
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Når du har lagt til videresendingsadressen i innstillingene til e-postleverandøren din, navigerer du tilbake til HubSpot og klikker på Koble til og fullfør nederst til høyre.

Merk: Maksimal e-poststørrelse for e-poster som sendes til vertsbaserte innbokser er 30 MB. Dette inkluderer eventuelle vedlegg i e-posten.

Det kan hende du får et varsel om at en bekreftelses-e-post er sendt til den vertsbaserte innboksen din. Gå til innboksen for samtaler i kontoen din for å se bekreftelseskoden og bekrefte e-posten din. Når den vertsbaserte e-posten din er koblet til, vises den sammen med de andre tilkoblede team-e-postkanalene dine. Finn ut hvordan du svarer på e-poster som videresendes til innboksen for samtaler.

Merk: Når en e-post videresendes til en hostet e-postadresse i innboksen for samtaler, vil HubSpot som standard knytte e-posten til kontaktoppføringen med Fra-e-postadressen i den opprinnelige e-posten, ikke e-postadressen til videresenderen. Dette sikrer at e-postene knyttes riktig til kontakter hvis du bruker en automatisert videresendingsregel i innboksen. Finn ut hvordan du administrerer videresendingsregler i innboksen.