Encaminhe e-mails para um endereço de e-mail hospedado na caixa de entrada de conversas

Se a sua caixa de entrada não estiver hospedada no Office 365 ou no Google, ou se você estiver usando uma conta, alias de e-mail ou caixa de correio compartilhada do Google Groups (por exemplo, uma caixa de correio compartilhada do Microsoft 365) para se comunicar com os contatos, configure um e-mail hospedado na caixa de entrada de conversas para que você possa encaminhar e-mails do seu cliente de e-mail para a caixa de entrada.

Por exemplo, se você tiver uma lista de e-mails do Grupos do Google, poderá adicionar o e-mail hospedado pela HubSpot nas configurações dos Grupos do Google para que os e-mails enviados à conta dos Grupos do Google sejam exibidos na caixa de entrada de conversas. 

Neste artigo, descubra como configurar o e-mail hospedado no HubSpot e adicioná-lo como um endereço de encaminhamento em seu provedor de e-mail.

Observação: o HubSpot realiza verificações de segurança para e-mails recebidos para ajudar a evitar a entrada de spam em sua caixa de entrada de conversas hospedada no HubSpot. Alguns e-mails podem ser rejeitados. Se você acredita que e-mails legítimos estão sendo rejeitados, entre em contato com seu departamento de TI para configurar corretamente seu servidor de e-mail.

Configurar um endereço de e-mail hospedado no HubSpot

Você pode personalizar um endereço de e-mail hospedado nas configurações da sua caixa de entrada. 

1. Na sua conta HubSpot, acesse CRM > Caixa de entrada.
2. Na parte inferior esquerda, clique em Configurações da caixa de entrada.
3. Na guia Canais, clique em Conectar um canal.
4. Clique em E-mail de equipe. 
5. Selecione Outra conta de e-mail.
   
6. Na tela seguinte, personalize como seu nome e endereço serão exibidos quando um contato receber um e-mail enviado por você:

Observação: você não pode usar um nome para mais de um endereço de e-mail hospedado. O valor do nome do remetente deve ser exclusivo para o endereço de e-mail hospedado que você está conectando. 

• • Para personalizar o nome de remetente exibido, clique no menu suspenso Nome do remetente e selecione uma opção.
    • Nome do agente e da empresa: selecione esta opção para exibir o nome do usuário e da empresa. Insira o nome da empresa no campo de texto.
    • Nome da empresa: selecione esta opção para exibir apenas o nome da empresa. Insira o nome da empresa no campo de texto.
  • Para personalizar o endereço, marque o botão de seleção ao lado de uma das opções.
    • Usar padrão: o padrão do endereço para usuários em uma conta paga será exibido como [nome de usuário]@[subdomínio].hs-inbox.com. O endereço de remetente padrão para usuários gratuitos será exibido como [nome de usuário]@[subdomínio].hubspot.inbox.com.
    • Personalizar endereço de remetente: no campo de texto, insira o endereço de e-mail que deseja exibir. Se inserir um endereço de e-mail que não é reconhecido, será necessário verificar se você tem acesso a esse domínio. Clique em conectar seu domínio para conectar e autenticar seu domínio de envio de e-mail.

Observação: se você for um usuário do Marketing Hub, Sales Hub ou Service Hub Starter, Professional ou Enterprise , poderá inserir um domínio de envio de e-mail conectado como endereço de remetente de envio personalizado. Saiba mais sobre como conectar um domínio de envio de e-mail. 

7. Para incluir uma assinatura de e-mail de equipe nos e-mails enviados da caixa de entrada, clique em Adicionar assinatura da equipe.
   • Na caixa de texto, personalize sua assinatura de e-mail da equipe no editor Simples.
   • Use os ícones na parte inferior para formatar o texto, inserir um link ou inserir uma imagem. 
   • Para inserir um token de personalização que preencherá o nome ou o nome completo do remetente, clique no menu suspenso Inserir token e selecione Nome completo ou Nome. Quando o contato receber um e-mail do endereço de e-mail da equipe, o nome do usuário que enviou o e-mail será exibido na assinatura do e-mail.
8. Clique em Próximo.
9. Por padrão, as conversas recebidas são deixadas sem atribuição para a triagem da sua equipe. Se quiser encaminhar a conversa para usuários e membros da equipe específicos, ative a opção Atribuir conversas automaticamente.
   • Clique no menu suspenso Atribuir a e selecione uma opção de roteamento:
     • Customer Agent: atribua um Customer Agent equipado com IA para responder a perguntas de suporte. Saiba mais sobre o Customer Agent. 
     • Usuários e equipes específicos: encaminhe as conversas recebidas para usuários ou equipes selecionados. Selecione os nomes dos usuários ou da equipe no menu suspenso Usuários e equipes específicos.
     • Proprietário do contato: encaminhe as conversas recebidas para o proprietário de um contato. O contato deve ter um proprietário atribuído em seu registro e ser rastreado com um cookie. Se o proprietário estiver offline, a conversa será enviada por e-mail ao proprietário do visitante.
   • Por padrão, as conversas recebidas somente serão atribuídas a agentes que estiverem disponíveis. Se nenhum agente estiver disponível, a conversa não será atribuída. Você pode desmarcar a caixa de seleção Atribuir somente a usuários disponíveis para desativar a atribuição com base na disponibilidade do agente.
10. Para criar um ticket para conversas recebidas, ative a opção Tratar conversas recebidas como tickets de suporte. 
    • Para personalizar as propriedades de ticket, clique em Editar ticket.
    • Edite as propriedades no painel direito e clique em Salvar.
11. Observação: todas as contas criadas após 1º de abril de 2024 não podem criar tickets a partir de canais conectados à caixa de entrada. Em vez disso, saiba como gerenciar tickets no help desk. Caso contrário, você pode usar a caixa de entrada como uma caixa de entrada compartilhada. 
12. Clique em Próximo.
13. No campo Copiar seu endereço de encaminhamento, visualize seu endereço de encaminhamento. Para editar o endereço de encaminhamento, clique em Personalizar endereço e na caixa de diálogo, edite o endereço e clique em Salvar.
14. Antes de começar a receber e-mails na caixa de entrada de conversas, adicione o endereço de encaminhamento às configurações do seu provedor de e-mail. 

Observação: não é possível editar o endereço de encaminhamento após esta etapa. Faça qualquer alteração antes de finalizar a configuração do seu e-mail hospedado.

Adicionar o endereço de encaminhamento às configurações do seu provedor de e-mail

Depois de configurar seu endereço de e-mail hospedado no HubSpot, você precisa adicionar o e-mail hospedado como um endereço de encaminhamento às configurações do seu provedor de e-mail. 

1. No HubSpot, ao lado do endereço de encaminhamento, clique em Copiar.
2. Para exibir instruções sobre como adicionar o endereço de encaminhamento, clique no menu suspenso Selecionar um provedor de e-mail. Siga as etapas para adicionar o endereço de encaminhamento às configurações do seu provedor de e-mail. 

3. Se o seu provedor não estiver listado no menu suspenso, veja a lista de provedores adicionais abaixo:
   • Gmail
   • Grupos do Google
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Depois de adicionar o endereço de encaminhamento às configurações do seu provedor de e-mail, volte ao HubSpot, em seguida, no canto inferior direito, clique em Conectar e concluir.

Observação: o tamanho máximo para e-mails enviados às caixas de entrada hospedadas é de 30 MB. Isso inclui todos os anexos no e-mail. 

Você pode obter uma notificação de envio de um e-mail de confirmação à caixa de entrada hospedada. Acesse a caixa de entrada de conversas na sua conta para visualizar o código de confirmação e verificar seu e-mail. Quando seu e-mail hospedado for conectado com sucesso, ele aparecerá na lista com seus outros canais de e-mail de equipe conectados. Saiba como responder aos e-mails que são encaminhados para a caixa de entrada de conversas.

Observação: por padrão, quando um e-mail é encaminhado para um endereço de e-mail hospedado na caixa de entrada de conversas, o HubSpot o associa ao registro do contato com o endereço de e-mail do Remetente no e-mail original, não ao endereço de e-mail de quem o encaminhou. Isso garante que os e-mails estejam associados corretamente aos contatos se você estiver usando uma regra de encaminhamento automatizado em sua caixa de entrada. Saiba como gerenciar suas regras de encaminhamento na caixa de entrada.