Przekazywanie wiadomości e-mail na hostowany adres e-mail w skrzynce odbiorczej konwersacji

Jeśli Twoja skrzynka odbiorcza nie jest hostowana przez Office 365 lub Google albo korzystasz z konta Google Groups, aliasu e-mailowego lub wspólnej skrzynki pocztowej (np. wspólnej skrzynki pocztowej Microsoft 365) do komunikacji z kontaktami, skonfiguruj hostowaną pocztę e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów, aby móc przekazywać wiadomości e-mail z klienta poczty do skrzynki odbiorczej.

Na przykład, jeśli masz listę mailingową Google Groups, możesz dodać pocztę e-mail hostowaną przez HubSpot w ustawieniach Google Groups, aby wiadomości e-mail wysyłane na konto Google Groups pojawiały się w skrzynce odbiorczej rozmów.

W tym artykule dowiesz się, jak skonfigurować pocztę e-mail hostowaną w HubSpot i dodać ją jako adres do przekazywania wiadomości w swoim dostawcy poczty e-mail.

Uwaga: HubSpot przeprowadza kontrole bezpieczeństwa przychodzących wiadomości e-mail, aby zapobiec pojawianiu się spamu w skrzynce odbiorczej rozmów hostowanych przez HubSpot. Niektóre wiadomości e-mail mogą zostać odrzucone. Jeśli uważasz, że odrzucane są prawidłowe wiadomości e-mail, skontaktuj się z działem IT, aby upewnić się, że serwer pocztowy jest poprawnie skonfigurowany.

Skonfiguruj adres e-mail hostowany w HubSpot

Możesz dostosować adres e-mail hostowany w ustawieniach skrzynki odbiorczej. 

1. Na koncie HubSpot przejdź do sekcji System CRM > Skrzynka odbiorcza.
2. W lewym dolnym rogu kliknij Ustawienia skrzynki odbiorczej.
3. Na karcie Kanały kliknij opcję Połącz kanał.
4. Kliknij E-mail zespołu. 
5. Wybierz opcję Inne konto pocztowe.
   
   
6. Na następnym ekranie dostosuj sposób wyświetlania nazwy nadawcy i adresu nadawcy, gdy kontakt otrzyma od Ciebie wiadomość e-mail:

Uwaga: nie można używać tej samej nazwy nadawcy dla więcej niż jednego hostowanego adresu e-mail. Nazwa nadawcy musi być unikalna dla hostowanego adresu e-mail, który łączysz. 

• • Aby dostosować wyświetlaną nazwę nadawcy, kliknij menu rozwijane Nazwa nadawcy i wybierz opcję.
    • Nazwa agenta i firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlić nazwę użytkownika i nazwę firmy. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.
    • Nazwa firmy: wybierz tę opcję, aby wyświetlić tylko nazwę firmy. Wpisz nazwę firmy w polu tekstowym.
      
  • Aby dostosować adres nadawcy, wybierz przycisk opcji obok jednej z opcji.
    • Użyj domyślnego: domyślny adres nadawcy dla użytkowników posiadających płatne konto będzie wyglądał następująco: [nazwa użytkownika]@[subdomena].hs-inbox.com. Domyślny adres nadawcy dla użytkowników korzystających z bezpłatnej wersji będzie wyglądał następująco : [nazwa użytkownika]@[subdomena].hubspot.inbox.com.
    • Dostosuj adres nadawcy: w polu tekstowym wprowadź adres e-mail, który chcesz wyświetlać. Jeśli wprowadzisz adres e-mail, który nie zostanie rozpoznany, musisz zweryfikować, czy masz dostęp do tej domeny. Kliknij opcję połącz swoją domenę,abypołączyć się i uwierzytelnić domenę wysyłającą wiadomości e-mail.

Uwaga: jeślijesteśużytkownikiem Marketing Hub, Sales Hub lub Service HubStarter,Professional lubEnterprise, możesz wprowadzić połączoną domenę wysyłania wiadomości e-mail jako niestandardowy adres nadawcy. Dowiedz się, jak połączyć domenę wysyłania wiadomości e-mail. 

7. Aby dołączyć podpis e-mailowy zespołu do wiadomości wysyłanych ze skrzynki odbiorczej, kliknij opcję Dodaj podpis zespołu.
   • W polu tekstowym dostosuj podpis e-mailowy zespołu w prostymedytorze.
   • Użyj ikon u dołu, aby sformatować tekst, wstawić link lub wstawić obraz. 
   • Aby wstawić token personalizacji, który zostanie wypełniony pełnym imieniem i nazwiskiem lub imieniem nadawcy, kliknij menurozwijane Wstaw tokeni wybierz opcję Pełne imię i nazwisko lub Imię. Gdy kontakt otrzyma wiadomość e-mail z adresu e-mail zespołu, w podpisie wiadomości pojawi się imię i nazwisko użytkownika, który wysłał wiadomość.
     
8. Kliknij Dalej.
9. Domyślnie przychodzące rozmowy pozostają nieprzypisane, aby Twój zespół mógł je sortować. Jeśli chcesz przekierować rozmowę do określonych użytkowników i członków zespołu, włącz przełącznik Automatycznie przypisuj rozmowy .
   • Kliknij menu rozwijane Przypisz do i wybierz opcję przekierowania:
     • Agent obsługi klienta: przypisz agenta obsługi klienta opartego na sztucznej inteligencji, który będzie odpowiadał na pytania dotyczące wsparcia. Dowiedz się więcej o o agencie obsługi klienta. 
     • Określeni użytkownicy i zespoły: przekieruj przychodzące rozmowy do wybranych użytkowników lub zespołów. Wybierz nazwy użytkowników lub zespołów z menu rozwijanego Określeni użytkownicy i zespoły.
     • Właściciel kontaktu: przekieruj przychodzące rozmowy do właściciela kontaktu. Kontakt musi mieć przypisanego właściciela do swojego rekordu i być śledzony za pomocą pliku cookie. Jeśli właściciel jest offline, rozmowa zostanie wysłana pocztą elektroniczną do właściciela odwiedzającego.
   • Domyślnie przychodzące rozmowy będą przypisywane tylko do dostępnych agentów. Jeśli żaden agent nie jest dostępny, rozmowa e-mailowa nie zostanie przypisana. Możesz wyczyścić pole wyboru Przypisuj tylko do dostępnych użytkowników, aby wyłączyć przypisywanie na podstawie dostępności agentów.
10. Aby utworzyć zgłoszenie dla przychodzących rozmów, włącz przełącznik Traktuj przychodzące rozmowy jako zgłoszenia do pomocy technicznej. 
    • Aby dostosować właściwości zgłoszenia, kliknij opcję Edytuj zgłoszenie.
    • Edytuj właściwości w prawym panelu, a następnie kliknij Zapisz.
11. Uwaga: wszystkie konta utworzone po 1 kwietnia 2024 r. nie mogą tworzyć zgłoszeń z kanałów połączonych ze skrzynką odbiorczą. Zamiast tego dowiedz się, jak zarządzać zgłoszeniami w centrum pomocy. W przeciwnym razie możesz używać skrzynki odbiorczej jako wspólnej skrzynki odbiorczej. 
12. Kliknij Dalej.
13. W polu Skopiuj adres przekazywania wyświetl podgląd adresu przekazywania. Aby edytować adres przekazywania, kliknij Dostosuj adres, a następnie w oknie dialogowym edytuj adres i kliknij Zapisz.
14. Zanim zaczniesz otrzymywać wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów, dodaj adres przekazywania do ustawień dostawcy poczty e-mail. 

Uwaga: po wykonaniu tej czynności nie można edytować adresu przekazywania. Wprowadź wszelkie zmiany przed zakończeniem konfiguracji hostowanej poczty e-mail.

Dodaj adres przekazywania do ustawień dostawcy poczty e-mail

Po skonfigurowaniu hostowanego adresu e-mail w HubSpot należy dodać hostowaną pocztę e-mail jako adres przekazywania w ustawieniach dostawcy poczty e-mail. 

1. W HubSpot obok adresu przekazywania kliknij Kopiuj.
2. Aby wyświetlić instrukcje dotyczące dodawania adresu przekazywania, kliknij menu rozwijaneWybierz dostawcę poczty e-mail. Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby dodać adres przekazywania do ustawień dostawcy poczty e-mail. 

3. Jeśli Twój dostawca nie znajduje się na liście rozwijanej, zapoznaj się z listą dodatkowych dostawców poniżej:
   • Gmail
   • Grupy Google
   • Microsoft Exchange 2007
   • Microsoft Exchange 2010
   • Microsoft Exchange Online
   • Bluehost
   • cPanel
   • DreamHost
   • FatCow
   • Rackspace
   • Register.com
   • Yahoo! Business
   • OVH
   • GoDaddy
   • Apple Mail
   • iCloud
4. Po dodaniu adresu przekierowania do ustawień dostawcy poczty e-mail wróć do HubSpot, a następnie w prawym dolnym rogu kliknij Połącz i zakończ.

Uwaga: maksymalny rozmiar wiadomości e-mail wysyłanych do hostowanych skrzynek odbiorczych wynosi 40 MB. Limit ten dotyczy łącznej wielkości treści wiadomości e-mail, nagłówków i wszystkich załączników.

Możesz otrzymać powiadomienie, że wiadomość e-mail z potwierdzeniem została wysłana na Twoją hostowaną skrzynkę odbiorczą. Przejdź do skrzynki odbiorczej rozmów na swoim koncie, aby wyświetlić kod potwierdzający i zweryfikować swój adres e-mail. Po pomyślnym połączeniu hostowanej poczty e-mail zostanie ona wyświetlona wraz z innymi połączonymi kanałami e-mailowymi zespołu. Dowiedz się, jak odpowiadać na wiadomości e-mail przekazywane do skrzynki odbiorczej rozmów.

Uwaga: gdy wiadomość e-mail jest przekazywana do hostowanego adresu e-mail w skrzynce odbiorczej rozmów, HubSpot domyślnie kojarzy tę wiadomość z rekordem kontaktu zawierającym adres e-mail nadawcy z oryginalnej wiadomości, a nie adres e-mail osoby przekazującej wiadomość. Dzięki temu wiadomości e-mail są prawidłowo kojarzone z kontaktami, jeśli w skrzynce odbiorczej używasz automatycznej reguły przekazywania. Dowiedz się, jak zarządzać regułami przekazywania w skrzynce odbiorczej.