Kies je regelgebaseerde chatbot-acties

Een regelgebaseerde chatbot kan helpen bij het kwalificeren van leads, het boeken van vergaderingen of het aanmaken van supporttickets door een reeks vragen en geautomatiseerde antwoorden te sturen. In dit artikel lees je meer over elk van de acties die je kunt gebruiken om een botconversatie op te bouwen. Je kunt ook elke chatbotactie aanpassen met voorwaardelijke logica om een interactievere ervaring voor je websitebezoekers te creëren.

Meer informatie over het maken van een regelgebaseerde chatbot.

Acties toevoegen aan een regelgebaseerde chatbot

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Chatflows.
2. Ga met de muis over de chatbot die je wilt wijzigen en klik op Bewerken, of klik op Chatflow maken om een nieuwe regelgebaseerde chatbot te maken.
3. Klik op het plus-pictogram + om nieuwe acties aan je bot toe te voegen.

1. Selecteer je actie:

• • Eenvoudig bericht verzenden
  • Vraag stellen
  • E-mailabonnement aanbieden
  • De waarde van de contacteigenschap instellen
  • Waarde bedrijfseigenschap instellen
  • Toevoegen aan statisch segment 
  • Een ticket indienen
  • Kennisbank opzoeken
  • Verzenden naar teamlid
  • Verzenden naar klantagent
  • Inschrijven voor workflow
  • Een webhook activeren
  • Een codefragment uitvoeren
  • Een vergadering boeken
  • Als/dan takken

Eenvoudig bericht verzenden

Gebruik deze actie om een eenvoudig bericht te sturen tijdens je chatbotgesprek. Gebruik deze actie om iets tegen je bezoeker te zeggen dat geen reactie vereist.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor dit chatbotbericht.
• Bericht: voer de inhoud voor je chatbotbericht in. Je kunt personalisatie gebruiken om details op te halen uit het contactrecord van een bekende bezoeker. Je kunt ook op de pictogrammen onderaan het berichtvak klikken om een link, afbeelding, bestand of video in te voegen.
• + Berichtballon toevoegen: als je meerdere berichtballonnen wilt laten verschijnen als onderdeel van dit chatbotbericht, kun je hier nog een bel toevoegen.

Vraag stellen

Gebruik deze actie om een vraag te stellen tijdens je chatbotgesprek en gegevens te verzamelen om specifieke contacteigenschappen in te vullen. Je kunt een veelgestelde vraag selecteren of een aangepaste vraag maken.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor dit chatbotbericht.
• Bericht: voer de inhoud voor je chatbotbericht in . Je kunt personalisatie gebruiken om details op te halen uit het contactrecord van een bekende bezoeker. Je kunt ook op de pictogrammen onderaan het berichtvak klikken om een link, afbeelding, bestand of video in te voegen.
• + Berichtballon toevoegen: als je meerdere berichtballonnen wilt laten verschijnen als onderdeel van dit chatbotbericht, kun je hier nog een bel toevoegen.
• Snelle antwoorden: voeg antwoorden toe die je bezoeker kan selecteren als antwoord op je berichtprompt. Klik op + Snel antwoord toevoegen en voer je snel antwoord in.
• Open antwoorden uitschakelen: gebruik deze optie als u bezoekers wilt beperken tot het kiezen uit uw vooraf ingestelde opties in Snelle antwoorden.
• Opslaan in HubSpot-eigenschap: klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer een contacteigenschap. Het antwoord van de bezoeker wordt toegevoegd als de eigenschapwaarde op hun contactrecord.

Let op: wanneer je specifieke HubSpot-eigenschappen gebruikt om het antwoord van een bezoeker op te slaan, als het antwoord niet goed is geformatteerd, zal de chatbot het antwoord niet accepteren en niet doorgaan met de volgende actie. Deze veldvalidatie is van toepassing op datumeigenschappen en op de eigenschappen E-mail, Telefoonnummer, Mobiel telefoonnummer en Website-URL .

• Deze actie overslaan als eigenschap al bestaat: gebruik dit selectievakje om deze actie over te slaan als deze eigenschap al is ingevuld in de contactrecord van de bezoeker.
• Foutmelding: voer een foutmelding in die zal verschijnen als de chatbot het antwoord van de bezoeker niet kan begrijpen.

E-mailabonnement aanbieden

Gebruik deze actie om de toestemming van een bezoeker om te communiceren vast te leggen. Als de bezoeker zich al heeft aangemeld voor het abonnementstype, slaat de chatbot deze stap over.

• Actienaam (alleen intern): voer een bijnaam in voor dit verzoek.
• Bericht: voer inhoud in voor het chatbotbericht. Je kunt personalisatie gebruiken om informatie op te halen uit het contactrecord van een bekende bezoeker. Je kunt ook op de pictogrammen onderaan het berichtvak klikken om een link, afbeelding, bestand of video in te voegen.
• + Berichtballon toevoegen: als je meerdere berichtballonnen wilt laten verschijnen als onderdeel van deze chatbotactie, kun je hier nog een bel toevoegen.
• Privacytekst voor legitiem belang tonen: schakel het selectievakje in als u bezoekers wilt laten weten voor welk soort communicatie ze kiezen en hoe u in de toekomst met hen zult communiceren. De standaardtaal die is ingesteld in je accountinstellingen wordt weergegeven als deze optie is geselecteerd.
• Abonnement: klik op het vervolgkeuzemenu en selecteer de abonnementsvormen waarvoor deze contactpersonen kiezen.
• Als bezoeker zich inschrijft, bericht tonen: voer de tekst in die wordt weergegeven als een bezoeker zich inschrijft.
• Als bezoeker zich niet inschrijft, bericht tonen: voer de tekst in die wordt weergegeven als de bezoeker zich niet inschrijft.

De waarde van de contacteigenschap instellen

Gebruik deze actie om een contacteigenschap op een specifieke waarde in te stellen op basis van de antwoorden van je websitebezoeker. Als de bezoeker een bekende contactpersoon is, of als hij zijn e-mailadres opgeeft, wordt het antwoord van de bezoeker toegevoegd als de eigenschapwaarde op zijn contactrecord.

• Actienaam (alleen intern): voer een bijnaam in voor deze actie met contacteigenschappen.
• Contacteigenschap: selecteer een contacteigenschap in het vervolgkeuzemenu.
• Nieuwe eigenschapwaarde: voer de waarde in die u wilt invullen in de contactrecord. Je kunt aanpassen hoe dit wordt ingevuld op basis van de voorwaarden die zijn ingesteld op het tabblad Als/dan vertakkingen .

Waarde bedrijfseigenschap instellen

Gebruik deze actie om een contacteigenschap op een specifieke waarde in te stellen op basis van de antwoorden van je websitebezoeker.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze actie met contacteigenschappen.
• Bedrijfseigenschap: selecteer een bedrijfseigenschap in het vervolgkeuzemenu.
• Nieuwe eigenschapwaarde: voer de waarde in die u wilt invullen in de gekoppelde bedrijfsrecord van de contactpersoon. Je kunt aanpassen hoe dit wordt ingevuld op basis van de voorwaarden die zijn ingesteld op het tabblad Als/dan vertakkingen .

Toevoegen aan statisch segment

Gebruik deze actie om het contact waarmee je chatbot aan het chatten is toe te voegen aan een statisch segment. Als er geen contactrecord bestaat voor de bezoeker, wordt deze actie overgeslagen.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze segmentactie.
• Statisch segment: selecteer een bestaand statisch segment in het vervolgkeuzemenu.

Een ticket indienen

Gebruik deze actie om een nieuw ticket aan te maken voor dit contact. Als er geen bijbehorend contactrecord voor je websitebezoeker bestaat, wordt deze actie overgeslagen.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze ticket aanmaken-actie.
• Ticketnaam: voer een naam in voor het ticket.
• Ticket pijplijn: gebruik het dropdown menu om het ticket te koppelen aan een specifieke pijplijn.
• Ticketstatus: gebruik het vervolgkeuzemenu om een status aan het ticket toe te wijzen.
• Ticketbeschrijving: gebruik het dropdownmenu om aan te geven of je een eigen beschrijving voor dit ticket wilt instellen. Je kunt Prompt the visitor for ticket description selecteren om de bezoeker uit te nodigen een samenvatting van het probleem te geven voor de beschrijving van het ticket.
• Ticketprioriteit: stel de ticketprioriteit in als Hoog of Laag.

Kennisbank opzoeken 

Gebruik deze actie om een specifiek artikel uit de kennisbank weer te geven aan je bezoeker, of vraag hem om in je kennisbank te zoeken naar het artikel dat hij nodig heeft. De zoekfunctie zoekt artikelen op met trefwoorden die overeenkomen met de titel van het artikel, de ondertitel, de hoofdtekst, de categorie of subcategorie en de tags. Beperkte kennisbankinhoud wordt weergegeven als de bezoeker is ingelogd om toegang te krijgen tot je HubSpot-inhoud of als ze zijn geïdentificeerd via de bezoekersidentificatie-API.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze actie voor het opzoeken van de kennisbank.
• Opzoektype: op basis van hoe u wilt dat bezoekers met uw kennisbank omgaan, hebt u de volgende opties:
  
  • Specifiek artikel weergeven: selecteer deze optie als je een specifiek artikel wilt weergeven voor je bezoekers op dit punt in je conversatie.
    • Weer te geven artikel: gebruik hetdropdownmenu om een specifiek artikel te selecteren dat u in uw kennisbank hebt gepubliceerd.
  • Kennisbank doorzoeken: selecteer deze optie om de bezoeker van uw website uit te nodigen uw kennisbank te doorzoeken.
    • Vraagpromptbericht: voer een chatbotbericht in om je websitebezoeker te vragen je kennisbank te doorzoeken. Je kunt personalisatie gebruiken om details op te halen uit het contactrecord van een bekende bezoeker.
    • Geen resultaten bericht: voer een chatbot bericht in om terug te sturen naar je bezoeker als er geen resultaten zijn voor hun zoekopdracht op je kennisbank. Je kunt personalisatie gebruiken om details op te halen uit het contactrecord van een bekende bezoeker.

Verzenden naar teamlid

Geef een gesprek door aan een specifieke gebruiker of een specifiek team op basis van hun beschikbaarheid om te chatten. Deze actie is alleen beschikbaar voor gebruikers met accounttoegangsrechten. Als je werkuren hebt ingesteld voor je bot, wordt het gesprek alleen doorgestuurd naar een beschikbaar teamlid tijdens die uren.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze routeringsactie.
• Automatisch toewijzen aan: klik op het dropdown menu en selecteer naar wie inkomende gesprekken gerouteerd moeten worden:
  • Niemand: het bericht wordt verzonden naar de weergave Niet toegewezen in de inbox, zodat je teamleden het kunnen verwerken.
  • Specifieke gebruikers en teams: routeer gesprekken naar de geselecteerde gebruikers of teams. Selecteer de gebruikers of teamnamen in het vervolgkeuzemenu Specifieke gebruikers en teams .

Let op: je kunt alleen gebruikers uit het vervolgkeuzemenu selecteren die zijn toegewezen aan een betaalde Sales Hub- of Service Hub-vestiging. Meer informatie over de aanvullende vereisten voor het automatisch routeren van gesprekken.

• • Eigenaar contactpersoon: routeer gesprekken naar de eigenaar van een contactpersoon. Het contact moet een eigenaar toegewezen hebben gekregen en worden gevolgd met een cookie. Als de eigenaar offline is, wordt het bericht naar de eigenaar van de bezoeker gemaild. Als u berichten van contactpersonen zonder eigenaar aan een standaardgebruiker wilt toewijzen , klikt u op het vervolgkeuzemenu Als er geen eigenaar is, wijst u toe aan en selecteert u een gebruiker. De gebruiker die je selecteert, moet een betaalde Sales Hub- of Service Hub-vestiging hebben.
• Als teamlid beschikbaar is, tonen: voer een specifiek bericht in om weer te geven wanneer je gebruiker(s) of team(s) beschikbaar zijn.
• Als teamleden weg zijn of de chat buiten kantooruren is, toon: voer een specifiek bericht in dat wordt weergegeven als er niemand beschikbaar is om te chatten.
• Als teamlid op maximale capaciteit zit, toon: voer een bericht in dat zal verschijnen wanneer het teamlid op zijn geconfigureerde capaciteit zit.
• Indien niet toegewezen, tonen: voer een specifiek bericht in om weer te geven wanneer het bericht is ontvangen maar nog niet is toegewezen aan een specifieke gebruiker.

Let op: bvoordat een gesprek begint, controleert de chatbot of een van de geselecteerde gebruikers in de actie Stuur naar teamlid beschikbaar is. Als er een bepaalde gebruiker is geselecteerd en hij/zij is niet beschikbaar, dan zal in plaats daarvan de afwezigheidsboodschap verschijnen.

Verzenden naar klantagent

Gebruik deze actie om precies te bepalen wanneer de klantagent het gesprek overneemt. Je kunt ervoor kiezen om de agent de conversatiegeschiedenis te laten gebruiken om verder te gaan waar hij gebleven was, een vooraf gedefinieerd bericht te laten sturen of specifieke instructies te laten geven om het antwoord van de agent te sturen.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze routeringsactie.
• Probeer de meest recente vraag in het gesprek te beantwoorden: laat de agent het gesprek voortzetten waar het gebleven was. De klantagent zal proberen te reageren op het meest recente bericht van de bezoeker, waarbij de conversatiegeschiedenis wordt gebruikt voor de context.
• Antwoord met het opgegeven bericht: stuur een vooraf gedefinieerd bericht wanneer de chat wordt doorgegeven aan de klantagent. Dit bericht wordt automatisch verstuurd op het moment van doorschakelen, ongeacht de voorafgaande gesprekscontext.
  • Voer in het tekstvak Antwoord met het opgegeven bericht een standaard begroeting, bevestiging of instructie in.
  • Gebruik de werkbalk linksonder om rijke tekstopmaak toe te voegen (bv. vet, cursief, enz.), bestanden of video's in te voegen of personalisatietekens toe te voegen.
• Probeer de gestelde vraag te beantwoorden in de context van het gesprek: geef de agent instructies om zijn antwoord te sturen op basis van het vorige gesprek.
  • Voer in het veld Probeer de gegeven vraag te beantwoorden in de context van het gesprek instructies in voor de klantagent. Bijvoorbeeld: Op basis van het vorige bericht over prijzen, help je de bezoeker een plan te vinden dat aan zijn behoeften voldoet.
  • Klik linksonder op het attach Pictogram om bestanden toe te voegen of een persoonlijkheidstoken toe te voegen.
• Als u de actie Stuur naar klantagent alleen tijdens de kantooruren van de chat wilt uitvoeren, selecteert u Kantooruren respecteren. 
• Om te bepalen wat er gebeurt als de klantagent niet kan antwoorden, klik je op Agent handoff settings. Meer informatie over het instellen van het handoff-proces van de klantagent.
• Nadat je je actie hebt ingesteld, klik je onderaan op Opslaan.

Inschrijven voor workflow 

Gebruik deze actie om de contactpersoon waarmee je aan het chatten bent in een specifieke workflow in te schrijven. Als er geen contactrecord bestaat voor de bezoeker waarmee je aan het chatten bent, wordt deze actie overgeslagen.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze workflowactie.
• Workflow: gebruik het vervolgkeuzemenu om te kiezen voor welke actieve workflow contactpersonen moeten worden ingeschreven.

Een webhook activeren 

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze actie.
• Webhook URL: voer de URL van het eindpunt voor de webhook in.
• Wacht op webhook feedback: schakel het selectievakje inals je wilt wachten tot de webhook informatie terugstuurt voordat je naar de volgende actie gaat.
• Foutmelding: voer tekst in voor de foutmelding.

Lees meer over webhooks in de documentatie over webhooks voor ontwikkelaars. Als je vragen hebt over jouw specifieke implementatie van webhooks met HubSpot, ga dan naar de HubSpot Developers Forums.

Een codefragment uitvoeren 

Gebruik deze actie om een codefragment uit te voeren bij een stap in de chatbot conversatiestroom.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze actie.
• Beschrijving van het knipsel: voer een beschrijving van het codeknipsel in.
• Runtime: de standaardsjabloon voor Node.js 10.x is opgenomen in de code snippet editor. Klik op Openen in volledige pagina-editor om bewerkingen uit te voeren in een ander venster.

Een vergadering boeken

Gebruik deze actie om een link naar een vergadering te delen via een chatbotbericht.

• Actienaam (alleen intern): voer een naam in voor deze actie.
• Link naar vergadering: gebruik het vervolgkeuzemenu om een bestaande link naar een vergadering te selecteren of maak een nieuwe link.
• Bericht succesvolle boeking: voer een bericht in dat wordt weergegeven wanneer een bezoeker met succes een vergadering boekt bij je team.

Alle snelle antwoorden die je configureert als onderdeel van een daaropvolgende actie Stel vraag verschijnen automatisch tijdens het chatbotgesprek, zolang het volgende waar is:

• De link voor de vergadering die wordt gebruikt in de chatbotactie bevat geen andere aangepaste velden dan voornaam, achternaam en e-mail.
• Voornaam, achternaam en e-mail worden verzameld voordat de vergaderactie wordt bereikt in de chatbot flow.
• De link naar de vergadering heeft tijden beschikbaar in de nabije toekomst.
• CAPTCHA is niet ingeschakeld voor het boekingsformulier van de link naar de vergadering.
• De schakelaar voor gegevensprivacy van de vergaderlink is uitgeschakeld.

Let op: als je aangepaste formuliervelden gebruikt, kan de chatbot geen antwoorden verzamelen op de aangepaste vragen tijdens het gesprek en zal hij de bezoeker in plaats daarvan doorsturen naar de pagina voor het boeken van een vergadering. Als je wilt dat je bezoeker een afspraak met je boekt zonder het chatvenster te verlaten, lees dan meer in deze HubSpot Community post: Gebruik de chatbotactie 'Vergadering boeken' met aangepaste velden.

Als/dan takken

Gebruik als/dan-takken om de conversatiestroom van uw bot aan te passen. Je kunt voorwaarden toevoegen om een chatbot te vertellen naar een specifieke actie over te gaan op basis van het antwoord van de bezoeker, een contacteigenschapwaarde of de beschikbaarheid van een agent. Meer informatie over het gebruik van if/then-takken met bots.

Meer informatie over het maken van een chatflow met een bot.

Let op: je kunt geen actie verwijderen die een if/then-tak gebruikt. Je moet eerst de if/then-tak verwijderen en dan de actie.

Je regelgebaseerde chatbot bekijken en testen

1. Ga in je HubSpot-account naar Service > Chatflows.
2. Klik rechtsboven op Voorbeeld.
3. Voer in het rechterpaneel vragen in om de chatbot te testen. Alle uitgevoerde acties, zoals het maken van een vergadering of contactpersoon, worden weergegeven in je HubSpot-account. De beschikbaarheidsinstellingen worden genegeerd voor deze preview.
4. Klik op Opnieuw opstarten om de chat te wissen. 
5. Zet de schakelaar aan om de chatbot in te schakelen.

Als je chatbot live op je websitepagina's staat, kunnen bezoekers een gesprek beginnen met de bot. U kunt dan inkomende berichten in uw conversatie-inbox of helpdesk bekijken en beantwoorden of de prestaties van uw bot analyseren.