Beheer de toestaan- en afwijzenlijst in de conversatie-inbox of helpdesk

Als je de e-mail van je team koppelt aan de conversatie-inbox of helpdesk, worden alle inkomende e-mails daarheen gestuurd. Om deze kanalen overzichtelijk te houden, configureer je je toestaan- en afwijzenlijst om je inbox vrij te houden van e-mails die geen aandacht van je team nodig hebben.

Het toevoegen van een e-mail of domein aan je toestaan of weigeren lijst in HubSpot heeft geen invloed op instellingen in je externe e-mailclient of je verbonden team e-mail (e-mails die zijn toegevoegd aan je weigerlijst in HubSpot worden bijvoorbeeld niet naar je spamfolder gestuurd in een verbonden Gmail of Outlook e-mail).

E-mails of domeinen toevoegen aan uw toestaan of weigeren lijst

Gesprekken die worden verzonden vanaf e-mailadressen of domeinen die op de toegestane lijst staan, worden nooit als spam gemarkeerd, maar e-mailadressen of domeinen die op de geweigerde lijst staan, worden als spam gemarkeerd en verschijnen niet in de inbox of de helpdesk. Zo voegt u e-mailadressen of domeinen toe aan uw lijst met toegestane of geweigerde e-mailadressen:

Als een conversatie als spam wordt gemarkeerd, handmatig of automatisch op basis van filterregels, wordt deze na 90 dagen permanent verwijderd uit de spamweergave.

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
2. Navigeer in het linker zijbalkmenu naar Inbox & Helpdesk > Lijst toestaan & weigeren.
3. Navigeer naar de lijst Toestaan of Weigeren en klik vervolgens op E-mail of domein toevoegen.
   
   
4. Voer in het dialoogvenster een e-mailadres of domein in.

• • Om e-mails van een specifieke ontvanger toe te staan of te weigeren, voert u het e-mailadres in als emailaddress@domain.com (bijv. name@hubspot. com).
  • Om e-mails toe te staan of te weigeren die naar het Postvak IN worden verzonden vanaf een specifiek domein, voert u het domein in als domain.com (bijv. hubspot.com).

• • Klik op Toevoegen.

E-mails automatisch markeren als spam

Je kunt instellen welke typen e-mails automatisch als spam worden gemarkeerd. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om e-mails met een inschrijflink automatisch als spam te markeren.

Standaard gedrag

Naast de e-mailadressen en domeinen die u handmatig toevoegt aan uw toestaan- of weigerenlijst, gebeurt het volgende standaard in uw inbox of helpdesk:

Let op: Met uitzondering van e-mails die door uw e-mailprovider als spam worden gemarkeerd, kunnen deze regels niet worden omzeild door de e-mailadressen of domeinen toe te voegen aan de lijst Toestaan.

• E-mails die worden verzonden vanuit een bestaand contact in uw database worden niet als spam gemarkeerd, tenzij de e-mail een automatisch antwoord is.
• E-mails die vanaf het e-mailadres van je verbonden team naar datzelfde e-mailadres worden verzonden, worden als spam gemarkeerd.
• E-mails die zijn verzonden vanaf een geblokkeerde bezoeker, worden gemarkeerd als spam.
• E-mails die zijn verzonden vanaf noreply@hubspot.com en noreply@notifications.hubspot.com worden gemarkeerd als spam.
• E-mails die zijn verzonden vanuit je HubSpot-account (bijvoorbeeld e-mails die zijn verzonden vanuit je workflows) worden gemarkeerd als spam.
• E-mails die worden verzonden als antwoord op een workflow-e-mail waarmee een nieuwe thread wordt aangemaakt in de inbox of helpdesk, worden gemarkeerd als spam.
• E-mails die door uw e-mailprovider als spam worden gemarkeerd, worden in de conversatie-inbox of helpdesk als spam gemarkeerd en verschijnen in de spamweergave. Als de e-mail is verzonden vanaf een e-mailadres of domein dat is opgenomen in uw lijst met toegestane e-mailadressen, wordt de e-mail weergegeven als een gewone e-mail.

Automatisch markeren als spam

Om te beheren welke e-mailtypen automatisch als spam worden gemarkeerd, schakelt u het selectievakje naast het volgende in of uit:

• E-mail met geautomatiseerde reactie: een e-mail die automatisch wordt gegenereerd, zoals een automatisch antwoord of een antwoord buiten kantoor.
• Marketing-e-mails: e-mails die als onderdeel van een marketingcampagne worden verzonden.
• Rolgebaseerde e-mails: e-mails die niet vanuit een bepaalde persoon worden verzonden, maar vanuit een bedrijf, afdeling, functie of groep. Een volledige lijst van rolgebaseerde e-mails:
  • misbruik
  • admin
  • waarschuwing
  • facturering
  • naleving
  • devnull
  • dns
  • financiën
  • ftp
  • hostmaster
  • info
  • infrastructuur
  • inoc
  • ispfeedback
  • ispsupport
  • it
  • lijst
  • lijst-aanvraag
  • maildaemon
  • mailer-daemon
  • marketing
  • geen-antwoord
  • noc
  • geen antwoord
  • null
  • phish
  • phishing
  • postmaster
  • privacy
  • registrator
  • root
  • verkoop
  • beveiliging
  • spam
  • ondersteuning
  • sysadmin
  • tech
  • geheime ontvangers
  • uitschrijven
  • usenet
  • uucp
  • webmaster
  • www
  • Subscription Link E-mails: e-mails met uitschrijvingslinks.
• Klik op Opslaan.

E-mails markeren als geen spam

Als een bezoeker als spam is gemarkeerd, kunt u de spamvlag verwijderen zodat toekomstige e-mails van deze afzender in uw inbox of helpdesk worden afgeleverd.

1. Navigeer naar de conversaties inbox of inbox:
   • Om toegang te krijgen tot de conversaties inbox, navigeer je naar CRM > Inbox.
   • Om naar de helpdesk te gaan, navigeert u naar Werkruimten > Helpdesk.
2. Navigeer in de linker zijbalk naar de Spam-weergave.
3. Klik op een e-mailconversatie om deze te openen.
4. Klik in de banner boven de conversatie op Markeer als geen spam.

Als je de instellingen voor het automatisch aanmaken van tickets hebt ingeschakeld voor je inbox, wordt er een nieuw ticket aangemaakt zodra je een e-mailconversatie markeert als niet-spam. Dit nieuwe ticket krijgt een tijdstempel op basis van wanneer de e-mail oorspronkelijk is ontvangen, niet wanneer de e-mail is gemarkeerd als niet-spam. Er worden alleen nieuwe tickets gemaakt voor e-mails die automatisch als spam zijn gemarkeerd.