Tworzenie i edycja sekwencji

Dzięki narzędziu sekwencji, możesz wysyłać serię ukierunkowanych, określonych w czasie szablonów e-maili, aby pielęgnować kontakty w czasie. Możesz również automatycznie tworzyć zadania, które będą przypominać Ci o konieczności kontynuowania kontaktu.

Gdy kontakt odpowie na wiadomość lub zarezerwuje spotkanie, automatycznie wyłączy się z sekwencji. Po skonfigurowaniu i użyciu sekwencji, możesz segmentować swoje kontakty za pomocą właściwości zapisywania się do sekwencji.

Przepływy pracy są kolejnym narzędziem automatyzacji, które można wykorzystać do automatycznego zapisywania rekordów do serii działań. Podczas tworzenia sekwencjimożesz również tworzyć przepływy pracy z zakładki Automatyzacja,aby automatycznie zapisywać kontakty do tej sekwencji . Dowiedz się więcej o używaniu przepływów pracy.

Zanim zaczniesz

Aby tworzyć i wykonywać sekwencje, konto użytkownika HubSpot musi spełniać następujące wymagania:

• Konto użytkownika ma przypisane miejsce Sales Hub Professional lub Enterprise albo Service Hub Professional lub Enterprise.
• Konto użytkownika ma podłączony osobisty adres e-mail. Adres e-mail zespołu połączony ze skrzynką odbiorczą konwersacji nie może być używany do wysyłania wiadomości e-mail z sekwencjami.
• Konto użytkownika ma uprawnienia Sekwencje .

Podczas korzystania z sekwencji należy również zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Istnieje limit liczby sekwencji, które możesz utworzyć na swoim koncie. Możesz zobaczyć całkowitą liczbę sekwencji utworzonych na swoim koncie w prawym górnym rogu pulpitu nawigacyjnego sekwencji. Dowiedz się więcej o tych limitach w katalogu produktów i usług HubSpot.
• Jeśli używasz integracji HubSpot z LinkedIn Sales Navigator, możesz tworzyć zadania przypominające o wysłaniu wiadomości InMail lub prośby o połączenie. Zadania te nie wykonują się automatycznie i należy je ręcznie wypełnić.
• Wszelkie zadania w sekwencji zostaną przypisane do użytkownika, który zapisał kontakt do sekwencji.
  

Tworzenie sekwencji

Utwórz sekwencję przy użyciu szablonów wiadomości e-mail i przypomnień o zadaniach. Możesz również dostosować opóźnienie między krokami sekwencji, aby wiadomości e-mail i zadania były wykonywane wtedy, kiedy chcesz.

• W koncie HubSpot przejdź do Automatyzacja > Sekwencje.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz sekwencję.
• W lewym panelu wybierz opcję Rozpocznijod zera lub wybierz gotowy szablon sekwencji.
• W prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz sekwencję.

• W edytorze sekwencji kliknijikonę ołówka edycyjnego i wpisz nazwę swojej sekwencji.

Dodaj kroki do swojej sekwencji

• Aby dodać krok, kliknij ikonę + plus .
• W prawym panelu wybierz działanie. Możesz dodać zautomatyzowane wiadomości e-mail lub utworzyć przypomnienia o wiadomościach e-mail, połączeniach lub zadaniach ogólnych.
  • Aby dodać automatyczną wiadomość e-mail, kliknij przycisk Automatyczna wiadomość e-mail.
    • Aby utworzyć nowy szablon, kliknij przycisk Utwórz szablon.
    • Aby filtrować istniejące szablony, kliknij menu rozwijane Istniejące szablony wiadomości e-mail lub użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć szablon. Następnie wybierz szablon z listy.
      
      
      
      
    • Jeśli automatyczna wiadomość e-mail nie jest pierwszym krokiem w sekwencji, kliknij przycisk [liczba] dniroboczych obok opcji Opóźnienie, aby ustawić liczbę dni przed wysłaniem wiadomości e-mail.
      
      

• • Aby dodać przypomnienie o zadaniu:
    • W prawym panelu kliknij pozycję Ręczne zadanie e-mail, Zadanie połączenia lub Zadanie ogólne.
    • W obszarze Szczegóły zadania kliknij znacznik wyboru, aby wstrzymać sekwencję do czasu wykonania zadania.

• • • Wprowadź tytuł zadania.
      • Aby dodać tokeny personalizacji w tytule, kliknij menu rozwijane Personalizuj.
    • Aby ustawić priorytet zadania, kliknij menu rozwijane Priorytet .
    • Aby dodać zadanie do kolejki, kliknij menu rozwijane Kolejka.
    • Wprowadź szczegóły zadania w polu Uwagi . Użyj paska narzędzi na dole, aby sformatować tekst, wstawić łącze, wstawić fragment lub dodać tokeny personalizacji.

• • • Jeśli tworzysz przypomnienie o zadaniu za pomocą wiadomości e-mail, możesz dodać szablon wiadomości e-mail do zadania uzupełniającego. Podczas wypełniania zadania na rekordzie kontaktu szablon wiadomości e-mail zostanie automatycznie wyświetlony w oknie kompozytora wiadomości e-mail.
      
      • Kliknij przycisk Dodaj szabl on wiadomości e-mail.
      • Aby filtrować istniejące szablony, kliknij menu rozwijane Istniejące szablony wiadomości e-mail lub użyj paska wyszukiwania, aby znaleźć szablon. Następnie wybierz szablon z listy.
        
        
      

Uwaga: aby automatycznie otworzyć okno kompozytora wiadomości e-mail na rekordzie kontaktu i wypełnić je szablonem wybranym w zadaniu e-mail sekwencji, musisz dodać zadanie e-mail do kolejki zadań. W przeciwnym razie trzeba będzie ręcznie przejrzeć i wysłać wiadomość e-mail z rekordu kontaktu po utworzeniu zadania.

• • Kliknij przycisk Dodaj.
  • Aby skonfigurować, kiedy zadanie zostanie wykonane:
    • Aby ustawić opóźnienie, kliknij [numer] dnia roboczego obok opcji Opóźnienie, aby ustawić liczbę dni przed wykonaniem zadania.

• • • Aby utworzyć zadanie natychmiast po wykonaniu poprzedniego kroku, usuń zaznaczenie pola wyboru Opóźnienie czasowe .
      

• Jeśli korzystasz z integracji HubSpot z LinkedIn Sales Navigator, możesz utworzyć zadanie przypominające o wysłaniu wiadomości InMail lub wysłaniu prośby o połączenie. Po wykonaniu zadania w kolejce, LinkedIn Sales Navigator otworzy się na rekordzie kontaktu, abyś mógł wysłać InMail lub prośbę o połączenie.

• • W prawym panelu kliknij Sales Navigator - zadanie In Mail lub Sales Navigator - zadanie Connection request.
  • W sekcji Szczegóły zadania kliknij znacznik wyboru, aby wstrzymać sekwencję do czasu zakończenia zadania.

• • Wprowadź tytuł dla zadania.
    • Aby dodać tokeny personalizacji w tytule, kliknij menu rozwijane Personalizuj.

• • Aby ustawić priorytet zadania, kliknij menu rozwijane Priorytet .
  • Aby dodać zadanie do kolejki, kliknij menu rozwijane Kolejka.
  • Wprowadź szczegóły zadania w polu Uwagi . Możesz użyć tego pola, aby wprowadzić wiadomość, którą zawarłbyś w wiadomości InMail lub prośbie o połączenie. Ta wiadomość nie będzie automatycznie wyświetlana w oknie podręcznym LinkedIn Sales Navigator po zakończeniu zadania. Użyj paska narzędzi na dole, aby sformatować tekst, wstawić łącze, wstawić snippet lub dodać tokeny personalizacji.

• Dodawaj kroki, aż Twoja sekwencja będzie kompletna i kliknij Zapisz. Każda sekwencja jest ograniczona do 10 szablonów wiadomości e-mail, chociaż możesz dodać tyle przypomnień o zadaniach, ile potrzebujesz.
• W prawym panelu wybierz przycisk radiowy obok żądanego ustawienia udostępniania. Domyślnie, nowe lub sklonowane sekwencje będą ustawione na Tylko ja. Dowiedz się więcej o udostępnianiu treści sprzedażowych i masowym udostępnianiu sekwencji.
  
• Kliknij przyciskZapisz.

Edytowanie ustawień sekwencji

Po dodaniu kroków do sekwencji możesz edytować jej ustawienia, w tym czas wysyłania wiadomości follow-up i czas tworzenia domyślnych zadań. Ustawienia te dotyczą tylko wiadomości e-mail i zadań wykonywanych po pierwszym kroku sekwencji.

Uwaga: jeśli sekwencja jest ustawiona na wysyłanie maili tylko w dni robocze, opóźnienia będą liczyć tylko dni robocze pomiędzy każdym krokiem. Na przykład, jeśli email jest wysyłany w czwartek o 17:00, a następny email jest zaplanowany do wysłania trzy dni później, email zostanie wysłany we wtorek o 17:00.

Aby skonfigurować ustawienia sekwencji:

• W górnej części edytora sekwencji kliknij kartę Ustawienia .
• Domyślnie wiadomości follow-up w sekwencji są wysyłane tylko w dni robocze. Aby wysyłać wiadomości e-mail w soboty i niedziele, kliknij, aby wyłączyć opcję Wysyłaj e-maile i twórz zadania tylko w dni robocze.
• Aby wiadomości e-mail z sekwencji były umieszczane w skrzynce odbiorczej odbiorcy, należy kliknąć, aby włączyć opcję Wątek wiadomości uzupełniających jako odpowiedzi .
• Aby dostosować czas wysyłania każdej wiadomości uzupełniającej, ustaw zakres czasu za pomocą opcji Automated email send window timepickers. HubSpot przejrzy poprzednie otwarcia wiadomości e-mail i ustawioną strefę czasową, aby automatycznie określić najlepszy czas do wysłania w tym zakresie.
• Zadania sekwencji są tworzone na początku dnia kalendarzowego konta, który jest oparty na strefie czasowej wybranej podczas zapisywania kontaktów. Zadania te są dołączane do wiadomości e-mail z codziennym podsum owaniem zadań. Aby otrzymywać dodatkowe przypomnienie pocztą elektroniczną za każdym razem, gdy zadanie jest tworzone w sekwencji:
  • Kliknij, aby włączyć przełącznik Get an email reminder for each task .
  • Użyjnarzędzia do wybierania czasu , aby wybrać domyślną godzinę, o której będziesz otrzymywać przypomnienie o zadaniu. Zadanie będzie wymagalne o godzinie 17:00 tego dnia kalendarzowego w strefie czasowej wybranej podczas zapisywania kontaktu w sekwencji.
    
    

• Po zakończeniu edycji ustawień sekwencji kliknij przycisk Zapisz.

Edycja automatyzacji zapisów sekwencji

Edytuj wyzwalacze automatycznych zapisów lub ustaw wbudowane przepływy pracy, aby automatycznie zapisywać lub usuwać kontakty z sekwencji. Domyślnie kontakty będą automatycznie usuwane z sekwencji, gdy odpowiedzą na dowolną wiadomość e-mail w sekwencji lub zarezerwują spotkanie na dowolnej stronie harmonogramu. Tych wyzwalaczy nie można wyłączyć.

• Aby zmodyfikować wyzwalacze zapisów do sekwencji:
  • W górnej części edytora sekwencji kliknij zakładkę Automatyzacja .
  • Aby wyrejestrować z sekwencji wszystkie kontakty z tej samej firmy, gdy kontakt odpowie na wiadomość e-mail w sekwencji, kliknij, aby włączyć opcję Wyrejestruj : Wszystkie kontakty w tej samej firmie z tej sek wencji, kliknij, aby włączyć przełącznik.
    
  • Po zakończeniu edycji automatyzacji zapisów do sekwencji kliknij przycisk Zapisz.
    

• Na zakładce Automatyzacja można również tworzyć przepływy pracy, które będą automatycznie zapisywać lub odznaczać kontakty z tej sekwencji na podstawie innych wyzwalaczy. Przepływy te można włączać i wyłączać z zakładki Automatyzacja lub zarządzać nimi w narzędziu Przepływy. Aby utworzyć przepływ pracy:

• • W prawym górnym rogu kliknij przycisk Utwórz przepływ pracy.

• • Aby uruchomić przepływ pracy na podstawie złożenia formularza:
    • W prawym panelu wybierz opcję Złożenie formularza,aby zapisać kontakt do przepływu pracy, gdy prześle formularz.

• • • Wybierz opcję Kontakt przesyładowolny formularz, aby zapisać kontakty, które przesyłają dowolny formularz na Twojej stronie, lubKontakt przesyła określony formularz i wybierz formularz z menu rozwijanego.
      
      

• • Aby uruchomić przepływ oparty na odsłonach strony:
    • W prawym panelu wybierz opcję Widok strony , aby zapisać kontakt do przepływu pracy, gdyobejrzy on stronę w Twojej witrynie.

• • • Wybierzopcję widoku strony, aby doprecyzować kryteria widoku strony według adresu URL. Symbol wieloznaczny (*) nie będzie działał.
      
      

• Kliknij Dalej: Ustaw akcję przepływu pracy.
• W sekcjiDziałaniaw sekwencji należy wybrać akcję, która będzie wykonywana, gdy kontakty spełnią kryteria wyzwalacza:
• Aby wypisać kontakt z sekwencji, gdy spełni on kryteria zapisu do przepływu pracy, wybierz opcję Unenroll contact from this sequence.

• • Aby zapisać kontakt do sekwencji, gdy spełni on kryteria zapisania do przepływu, należy wybrać opcję Zapisz kontakt do tej sekwencji. Za pomocą menu rozwijanych Nadawca i Od adresu e-mail można wybrać nadawcę wiadomości.
    
    

• Wlewym dolnym rogu kliknij przyciskUtwórz.
• W oknie dialogowym należy kliknąć Włącz , aby natychmiast włączyć przepływ lub Zapisz jako wersję roboczą. Nowy przepływ pojawi się na liście wyzwalaczy w zakładce Automatyzacja .
• Aby edytować przepływ w narzędziu przepływów, edytować wyzwalacz, edytować akcję lub usunąć przepływ, należy najechać na niego i kliknąć menu rozwijane Akcje.
  

Edycja sekwencji

Możesz edytować swoje szablony sekwencji, aktualizować zadania wchodzące w skład sekwencji oraz dostosowywać ustawienia sekwencji. Jeśli masz kontakty, które są aktualnie aktywne w sekwencji, dowiedz się więcej o tym, jak zmiany w aktywnej sekwencji mogą wpłynąć na Twoje kontakty.

• Aby zmienić kolejność kroków w sekwencji, w prawym górnym rogu kroku sekwencji kliknij menu rozwijane Akcje i wybierz opcję Przesuń w górę lub Przesuń w dół.

• Możesz również edytować zautomatyzowane wiadomości e-mail lub ręczne szablony wiadomości e-mail bezpośrednio z sekwencji:
  • Aby edytować automatyczną wiadomość e-mail, kliknij menu rozwijane Akcje dla kroku Automatyczna wiadomość e-mail w sekwencji, a następnie kliknij Edytuj wiadomość e-mail. Następnie można edytować treść wiadomości e-mail i zapisać ją jako nowy szablon.

• • Aby edytować ręczny szablon wiadomości e-mail, kliknij menu rozwijane Actions (Działania) dla kroku Manual Email Task (Zadanie ręcznej wiadomości e-mail) w sekwencji, a następnie kliknij Edit task (Edytuj zadanie). Kliknij nazwę szablonu wiadomości e-mail, a następnie kliknij Edytuj w menu rozwijanym.

• • Aby edytować wszystkie inne zadania, w prawym górnym rogu kroku sekwencji kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie kliknij przycisk Edytuj zadanie.
• Aby usunąć krok z sekwencji, w prawym górnym rogu kliknij menu rozwijane Akcje , a następnie kliknij przycisk Usuń.
• Po zakończeniu edycji kroków sekwencji:
  • Aby zastosować wprowadzone właśnie zmiany do istniejącej sekwencji, w prawym górnym rogu kliknij przycisk Zapisz istniejące.
  • Aby stworzyć zupełnie nową sekwencję, która będzie zawierała wprowadzone właśnie zmiany:
    • W prawym górnym rogu kliknij przycisk Zrób kopię.
    • W oknie dialogowym wpisz nazwę nowej sekwencji i wybierz folder, jeśli chcesz.
    • Kliknij Zapisz.

Dowiedz się, jak zapisywać kontakty w sekwencji.