Gebruik HubSpot's integratie met Zoom

Met de Zoom-integratie kunt u videoconferentielinks toevoegen aan geplande vergaderingen in HubSpot en eenvoudig inschrijvers toevoegen aan uw Zoom-webinar via een workflow.

Integratie-eisen

• Je moet een Super Admin zijn in HubSpot.
• U moet admin-rechten hebben in de Zoom-account.
• U kunt niet meerdere Zoom-accounts verbinden met HubSpot, maar meerdere gebruikers in één Zoom-account kunnen de integratie gebruiken zodra de account is verbonden.
• Zorg ervoor dat uw Zoom-account voldoet aan de vereisten zoals aangegeven door Zoom.

Let op: het is niet aan te raden uw Zoom-account te verbinden met meerdere HubSpot-accounts als er gevoelige of privé-informatie is die niet toegankelijk mag zijn voor alle verbonden portals.

Installeer de Zoom-integratie

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheren Gekoppelde apps.
• Klik rechtsboven op Visit App Marketplace.
• Zoek de Zoom-integratie , ga er dan met de muis over en klik op Integratie bekijken.
• Klik in het dialoogvenster op Verbinden met Zoom.
• Voer uw inloggegevens voor Zoom in en klik op Aanmelden.
• U wordt gevraagd om Zoom for HubSpot toestemming te geven voor toegang tot uw Zoom-account. Klik op Toestaan.
• U wordt teruggeleid naar de HubSpot, waar u Zoom ziet verschijnen onder Verbonden apps. Klik op Zoom om uw integratiepermissies te bekijken, nieuwe uitsluitingen voor contactpersonen te configureren of een Zoom-gebruikersaccount te koppelen.

• Zodra de integratie is geïnstalleerd, zal een contactpersoon die zich inschrijft of deelneemt aan een Zoom webinar worden aangemaakt als contactpersoon in het gekoppelde HubSpot account. Als een contact al bestaat in HubSpot, wordt er geen nieuw contact aangemaakt, maar wordt hun contact record bijgewerkt.

Let op: HubSpot's integratie met Zoom synchroniseert slechts drie verplichte velden naar contactrecords: Voornaam, Achternaam en E-mail.

Uw individuele Zoom-account koppelen

Als de Zoom-integratie in uw HubSpot-account is geïnstalleerd door uw beheerder, kunt u uw Zoom-gebruikersaccount koppelen aan HubSpot.

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheren Gekoppelde apps.
• Klik op de Zoom-integratie.
• Navigeer naar het tabblad Gebruikersaccounts.
• Klik rechtsboven op Een account koppelen.
• Klik op het vervolgkeuzemenu Zoom-gebruikersaccount om uw Zoom-account te zoeken.
• Klik op Link accounts.

Uw Zoom-instellingen configureren

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheren Gekoppelde apps.
• Klik in uw lijst met verbonden apps op de Zoom-app.
• In het tabblad Webinars configureert u uw synchronisatie-instellingen voor uw Zoom-webinars. Gebruik het vervolgkeuzemenu Kies een Zoom-gebruiker om hun webinars te bekijken om een Zoom-gebruiker te selecteren. Selecteer het selectievakje Synchroniseren naast uw webinar om uw gegevens te synchroniseren met HubSpot.

• Om een webinar handmatig te synchroniseren, ga met de muis over de naam van de webinar. Klik in de kolom Geplande datum op Resync alle gegevens.
• Navigeer naar het tabblad Instellingen om uw uitsluitingen van contactpersonen te configureren. Klik om de Contact uitsluitingen schakelaar aan te zetten. Contactpersonen die overeenkomen met het e-mailadres of domein dat hier wordt vermeld, worden niet in HubSpot aangemaakt.

Een Zoom-link toevoegen aan de links van uw vergaderingen

U kunt een Zoom-videoconferentiekoppeling toevoegen aan uw koppelingen voor vergaderingen om automatisch een Zoom-vergadering te maken wanneer prospects één-op-één tijd met u boeken. Meer informatie over het instellen van de vergadertool en het maken van vergaderingslinks.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
• Beweeg de muis over de vergaderlink waaraan u een Zoom-videoconferentie wilt toevoegen en klik op Bewerken. Of klik op Vergaderlink aanmaken.
• Indien u een bestaande link aan het bewerken bent, selecteer Configuratie in het linker zijbalk menu. Als u een nieuwe vergaderlink aanmaakt, voer dan uw vergadergegevens in en klik op Volgende.
• Klik in het gedeelte Configuratie op het vervolgkeuzemenu Videoconferentie toevoegen en selecteer Zoom.
• Klik op Opslaan.

Als een prospect een vergadering met u boekt, wordt automatisch een link naar de videoconferentie toegevoegd aan de uitnodiging in de agenda. Als u de bidirectionele integratie van Google Agenda met HubSpot gebruikt, leest u meer over het toevoegen van een videoconferentielink aan een vergadering die is gepland vanuit een record in het CRM.

Let op: terugkerende Zoom-webinars worden niet ondersteund door deze integratie.

Bekijk Zoom webinar registratie- en aanwezigheidsgegevens

Zoom webinar gebeurtenissen verschijnen ook op de tijdlijnen van contactpersonen, zodat u de webinar datum kunt zien, wanneer een contactpersoon zich bij het webinar aansloot en het verliet, en de hoeveelheid tijd dat de contactpersoon aanwezig was.

Let op: inschrijvers moeten hun primaire e-mailadres gebruiken. Webinarregistraties die worden gemaakt met het secundaire e-mailadres van een contactpersoon worden niet geregistreerd in HubSpot en worden niet toegevoegd aan de tijdlijn van een contactpersoon.

Contacten segmenteren op basis van deelname aan Zoom webinar

Zodra u uw Zoom-account hebt aangesloten, kunt u de registratie- en aanwezigheidsgegevens van Zoom synchroniseren naar HubSpot en de informatie gebruiken om uw contacten te segmenteren. U kunt segmenteren op de volgende contacteigenschappen, die automatisch worden bijgewerkt wanneer contactpersonen zich registreren en deelnemen aan uw Zoom-webinars:

• Gemiddelde Zoom webinar aanwezigheidsduur: het gemiddelde percentage van elk webinar dat het contact bijwoont. Een waarde van 100% voor deze eigenschap, bijvoorbeeld, zou betekenen dat het contact de volledige duur van elk webinar bijwoont.
• Laatst geregistreerde Zoom webinar: de URL van het webinar waarvoor het contact het laatst geregistreerd was. Dit wordt ingevuld als het contact werd toegevoegd als een inschrijver voor het Zoom-webinar via een HubSpot-workflow of via een handmatige registratie.
• Totaal aantal Zoom webinar registraties: het totaal aantal webinars waarvoor de contactpersoon zich heeft geregistreerd.
• Totaal aantal bijgewoonde Zoom-webinars: het totale aantal webinars dat de contactpersoon heeft bijgewoond.

U kunt uw lijst ook segmenteren op basis van kenmerken van een specifieke zoomgebeurtenis, met behulp van een van de volgende filters:

• Zoom: Opname beschikbare gebeurtenis: als u een van uw zoomgebeurtenissen hebt opgenomen, kunt u dit filter kiezen en vervolgens verfijnen op Gebeurtenisonderwerp, Begintijd van de gebeurtenis of Opname-URL.
• Zoom: Webinar Aanwezigheid Gebeurtenis: om te filteren op basis van aanwezigheid, kies dit filter om uw lijst te segmenteren op basis van de Aanwezigheidsduur, Aanwezigheidsduur Percentage, Webinar id, of Webinar naam.
• Zoom: Webinar Registratie Gebeurtenis: om te filteren op basis van registratie, kies dit filter om uw lijst te segmenteren op basis van de Webinar id, of Webinar Naam.

Als u bijvoorbeeld een lijst wilt maken van contactpersonen die een bepaalde gebeurtenis hebben bijgewoond, kunt u Webinar id selecteren en vervolgens de id van de bijeenkomst invoeren, zonder streepjes of spaties.

Sluit het maken van nieuwe contacten uit van ontmoetingsplatforms van uw organisatie

Als u Zoom gebruikt met leden van uw eigen organisatie en wilt uitsluiten dat uw teamleden nieuwe contactpersonen worden, kunt u uw e-mailadres van het werk toevoegen in uw Zoom-integratie-instellingen:

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheren Gekoppelde apps.
• Klik onder Verbonden toepassingen op Zoom.
• Voer onder het tabblad Instellingen uw e-mailadres in dat u voor uw organisatie gebruikt. Zodra u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd, gaat de schakelaar naast uw e-mailadres automatisch aan.

Voeg deelnemers toe aan een Zoom-webinar met behulp van workflows( alleenProfessional en Enterprise )

Let op: De integratie van HubSpot met Zoom aanvaardt slechts drie verplichte velden in de Zoom-registratielink: Voornaam, Achternaam, en E-mail. Als de registratielink nog andere velden vereist, de registratie workflow actie zal mislukken.

Voeg uw contactpersonen van HubSpot toe aan uw Zoom-webinar met behulp van een workflowactie:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Maak een nieuwe workflow of ga met de muis over een bestaande workflow en klik op Bewerken.
• Klik in de workflow editor op het (+) plus icoon om een nieuwe actie toe te voegen.
• In het rechter paneel, selecteer Contact toevoegen aan Zoom webinar.
• Voer uw webinar ID in en klik dan op Opslaan.

Let op: u moet een Zoom Webinar ID invoeren en geen Zoom Meeting ID om succesvol contacten toe te voegen.

• Voeg eventuele extra workflow acties toe.
• Klik op Review en vervolgens op Turn on om uw workflow te activeren en contactpersonen aan uw webinar toe te voegen.

Wanneer een contactpersoon wordt toegevoegd aan een webinar, zal de contacteigenschap Laatst geregistreerd Zoom webinar worden bijgewerkt met de URL van dat webinar.

Let op: als u een foutmelding krijgt dat registratie vereist is, moet u uw webinar in uw Zoom-account bijwerken zodat registratie vereist is.

U kunt deze eigenschap gebruiken als een personalisatietoken in uw e-mails, of contactpersonen in een lijst segmenteren op basis van de URL van het webinar.

U zou bijvoorbeeld een lijst kunnen maken met de criteria "De contact eigenschap Laatst geregistreerd Zoom webinar bevat [webinar URL]" en een lijst maken van al uw webinar inschrijvers voor dat specifieke webinar.

Let op: de eigenschap Laatst geregistreerde Zoom-webinar zal altijd de waarde voor de laatst geregistreerde webinar bevatten.

Zoom cloud-opnamen bekijken op uw opnametijdlijn

Als u opnamen van vergaderingen of webinars in de cloud gebruikt in Zoom, kunt u uw opnamen bekijken op de bijbehorende opnametijdlijn. Wachtwoordbeveiliging die door Zoom wordt geleverd kan worden gebruikt om uw Zoom-opnames te beveiligen. De synchronisatie zal nieuwe contacten aanmaken in uw HubSpot-account die de opname hebben bekeken.

Bekijk uw Zoom-opnamen (Sales Hub en Service Hub Onderneming)

Momenteel in bèta, kunt u uw Zoom zakelijk of zakelijk cloud-opnames en transcripties in HubSpot. Zodra cloudopname is ingeschakeld in uw Zoom-account, kunnen opnames en transcripties worden bekeken op de bijbehorende opnametijdlijn. Meer informatie over het openen en bekijken van Zoom-opnames en -transcripten.

Let op: tijdens de beta worden transcripten alleen gesynchroniseerd voor Sales Hub of Service Hub Enterprise gebruikers met een toegewezen seat. Als een Zoom-account niet is gekoppeld, zal HubSpot het transcript niet synchroniseren.

Marketingevenementen gebruiken met Zoom (BETA)

HubSpot kan marketinggebeurtenissen aggregeren vanuit de Zoom-integratie om u een consistent overzicht van uw marketinggebeurtenissen te bieden.

Marketinggebeurtenissen voor de Zoom-integratie weerspiegelen alle beschikbare webinars in de verbonden Zoom-account. De synchronisatie-instellingen bepalen alleen de contactpersonen en tijdlijngebeurtenissen die worden aangemaakt voor inschrijvers en deelnemers.