HubSpot en Zoom koppelen

Koppel Zoom aan HubSpot om vergaderingen en webinars samen met je CRM-gegevens te beheren. Met de Zoom-integratie kun je aanmeldingen voor webinars en aanwezigheidsgegevens synchroniseren met HubSpot, deelnemers via een workflow toevoegen aan je Zoom-webinars en Zoom-cloudopnames bekijken in de tijdlijnen van contactpersonen.

Door gebruik te maken van de integratie kun je de betrokkenheid bij Zoom-webinars en -vergaderingen bijhouden zonder records handmatig bij te werken. Je kunt bijvoorbeeld contactpersonen identificeren die zich voor een webinar hebben aangemeld of deze hebben bijgewoond, ze segmenteren voor follow-upcampagnes en acties na afloop van het evenement automatiseren, zoals het versturen van e-mails, het toewijzen van taken of het bijwerken van contactgegevens.

Voordat je aan de slag gaat

• Als je Zoom-account vóór de migratie naar 'Brands' aan een Business Unit was gekoppeld, blijf je datzelfde merk gebruiken. Eventuele nieuwe Zoom-accounts die aan HubSpot worden gekoppeld, zullen ook dit merk gebruiken. Je kunt geen nieuwe merken koppelen of merken opnieuw toewijzen aan de Zoom-integratie.

• Als u van plan bent om HubSpot- en Zoom-webinars te gebruiken, moet uw Zoom-account beschikken over de Zoom-webinar-add-on.

• Om deelnemers aan Zoom-vergaderingen of -webinars te synchroniseren met HubSpot, moeten deelnemers een geldig e-mailadres hebben. De integratie gebruikt e-mail om deelnemers te koppelen aan bestaande HubSpot-contacten en maakt nieuwe contacten aan voor degenen die nog niet in HubSpot bestaan.
• Om cloudopnames en transcripties van Zoom naar HubSpot te synchroniseren, moet je ervoor zorgen dat je Zoom-account cloudopnames en audiotranscripties ondersteunt en dat beide instellingen in Zoom zijn ingeschakeld.
• Elke gebruiker moet zijn of haar eigen Zoom-gebruikersaccount koppelen aan HubSpot, en de cloudopname moet beschikbaar blijven in Zoom om te kunnen worden gesynchroniseerd.

Installeer de Zoom-app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek in de zoekbalk naar de Zoom-app en selecteer deze.

3. Klik op 'Installeren'.
4. Voer in het dialoogvenster je Zoom-inloggegevens in en klik vervolgens op 'Aanmelden'.
5. U wordt gevraagd om Zoom for HubSpot toestemming te verlenen om toegang te krijgen tot uw Zoom-account. Klik op Toestaan.
6. Je wordt teruggeleid naar HubSpot, waar je Zoom ziet verschijnen onder 'Gekoppelde apps'. Klik op Zoom om een individueel Zoom-gebruikersaccount te koppelen en nieuwe contactuitsluitingen te configureren.

Individuele Zoom-instellingen beheren

Om je gekoppelde gebruiker te bekijken of te bewerken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Ga naar het tabblad Instellingen.
4. Klik op het tabblad Gebruikersbeheer .
5. Kijk op het tabblad Mijn instellingen, in het gedeelte 'HubSpot aan Zoom gekoppelde gebruiker', welke Zoom-gebruiker aan je HubSpot-gebruiker is gekoppeld.

• • Als je de gekoppelde gebruiker wilt wijzigen, klik je op 'Gekoppelde gebruiker wijzigen'.

• • Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu 'Zoom-gebruiker' en selecteer de Zoom-gebruiker die je aan je HubSpot-gebruikersaccount wilt koppelen. Als je je gebruiker niet in het vervolgkeuzemenu ziet, controleer dan of je als gebruiker bent toegevoegd aan het gekoppelde Zoom-account.

Om je persoonlijke instellingen voor Zoom-vergaderingen te bekijken:

1. Klik op het tabblad ‘Vergaderingen ’.
2. Selecteer op het tabblad 'Mijn instellingen', in het gedeelte 'Vergaderingen', of je Zoom-vergaderopnames en -transcripties van Zoom naar HubSpot moeten worden gesynchroniseerd. Als de opties grijs zijn, betekent dit dat je accountbeheerder de instelling op globaal niveau heeft uitgeschakeld.

• • Vergaderopnames en transcripties niet synchroniseren: met deze optie worden er geen vergaderopnames of transcripties naar HubSpot gesynchroniseerd. Vergaderingen worden echter nog steeds als activiteiten geregistreerd in de HubSpot-contactrecords van de deelnemers.
  • Vergaderopnames en transcripties synchroniseren: met deze optie worden vergaderingen automatisch geregistreerd en worden vergaderopnames en transcripties gesynchroniseerd met HubSpot.
  • In het gedeelte ‘Individuele vergaderingen beheren’ kun je op vergader-ID zoeken naar vergaderingen waarvan jij de organisator bent. Je vindt de Zoom-vergader-ID in de uitnodiging voor de vergadering. Klik vervolgens op ‘Nu synchroniseren’ om de vergadergegevens naar HubSpot te synchroniseren.

3. Klik in het gedeelte ‘Automatische opname’ op de schakelaar ‘Automatische opname van vergaderingen in Zoom inschakelen’ om al je Zoom-vergaderingen automatisch op te nemen. Wanneer je deze instelling inschakelt, geef je HubSpot toestemming om de instelling voor automatische opname in je Zoom-account namens jou te activeren. Om de opnames met HubSpot te synchroniseren, moet je de synchronisatie voor vergaderopnames en transcripties inschakelen.

Om je individuele instellingen voor Zoom-webinars te bekijken:

1. Klik op het tabblad 'Webinars '.
2. Selecteer op het tabblad Mijn instellingen, in het gedeelte Webinars, welke webinars je vanuit Zoom naar HubSpot wilt synchroniseren.

• • Om nieuwe webinars die je in Zoom aanmaakt automatisch met HubSpot te synchroniseren, vink je het selectievakje 'Gegevens van nieuw geplande webinars standaard synchroniseren' aan .

• • Webinaropnames en transcripties niet synchroniseren: met deze optie worden geen webinaropnames of transcripties naar HubSpot gesynchroniseerd.
  • Webinaropnames en transcripties synchroniseren: met deze optie worden webinaropnames en transcripties automatisch naar HubSpot gesynchroniseerd.
  • In het gedeelte 'Afzonderlijke webinars beheren' kun je op webinarnaam of -ID zoeken naar webinars waarvan jij de organisator bent. Klik vervolgens op 'Nu synchroniseren' om de webinargegevens met HubSpot te synchroniseren.

Let op: als je HubSpot- en Zoom-gebruikersaccounts hetzelfde e-mailadres hebben, wordt je Zoom-gebruikersaccount automatisch gekoppeld aan HubSpot en kan deze koppeling niet worden ongedaan gemaakt. Je kunt alleen overschakelen naar een ander Zoom-gebruikersaccount.

Algemene Zoom-instellingen beheren

Om de instellingen voor alle accounts voor Zoom-vergaderingen te bekijken en te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Ga naar het tabblad 'Instellingen '.
4. Klik op het tabblad Algemene instellingen.

• • Klik in het gedeelte 'Vergaderingen' op de schakelaar 'Vergaderingsgegevens synchroniseren' om alle huidige en toekomstige Zoom-vergaderingen voor alle gebruikers in het HubSpot-account te synchroniseren. Je kunt kiezen of je vergaderopnames en transcripties wilt synchroniseren voor geen enkele, alle of geselecteerde Zoom-gebruikers in het HubSpot-account.
  • Om eerdere vergaderingen te synchroniseren, moet je de specifieke vergadering waarin je geïnteresseerd bent handmatig synchroniseren.
  • In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat vergaderingen worden gesynchroniseerd met HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.

Om accountbrede instellingen voor Zoom-webinars te bekijken en te beheren:

1. Klik op het tabblad 'Webinars '.
2. Klik vervolgens op het tabblad Algemene instellingen.

• • Klik in het gedeelte 'Webinars' op de schakelaar 'Webinar-gegevens synchroniseren' om webinar-gegevens van Zoom naar HubSpot te synchroniseren. Je kunt kiezen of je webinar-gegevens wilt synchroniseren voor geen, alle of geselecteerde Zoom-gebruikers in het HubSpot-account. Webinars worden gesynchroniseerd met marketingevenementen.
  • In het gedeelte ‘Uitsluitingen’ kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat webinars worden gesynchroniseerd naar HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.

Om individuele gebruikersinstellingen te beheren:

1. Klik op het tabblad 'Gebruikersbeheer '.
2. Klik vervolgens op het tabblad Algemene instellingen.

3. In het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren kunt u de instellingen van individuele Zoom-gebruikers bekijken en beheren.

• • Klik op 'Gebruikersinstellingen' naast de gebruiker wiens instellingen u wilt bewerken.
  • Vink in het rechterpaneel het vakje 'De vergaderopnames en transcripties van deze gebruiker synchroniseren' aan om alle door deze gebruiker aangemaakte vergaderingen van Zoom naar HubSpot te synchroniseren.
  • Vink het vakje 'Gegevens van nieuw geplande webinars standaard synchroniseren' aan om gegevens van nieuwe webinars die door de gebruiker zijn aangemaakt automatisch naar HubSpot te synchroniseren.
  • Vink het vakje 'Webinaropnames en transcripties van deze gebruiker synchroniseren' aan om alle opnames en transcripties van webinars die door deze gebruiker zijn aangemaakt vanuit Zoom naar HubSpot te synchroniseren.

Zoom-functies bekijken

Om alle functies te bekijken die beschikbaar zijn in de Zoom-app:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad 'Functies verkennen '.
4. Bekijk de functies die beschikbaar zijn in de Zoom-app:

• • Voeg Zoom-links toe aan je vergaderingen.
  • Bekijk Zoom-cloudopnames en transcripties.
  • Segmenteer contactpersonen op basis van Zoom-webinareigenschappen.
  • Promoot je webinar met behulp van een workflow.