HubSpot en Zoom verbinden

Verbind HubSpot en Zoom om links naar videoconferenties toe te voegen aan HubSpot planningspagina's. Afhankelijk van je HubSpot abonnement kun je ook inschrijvers toevoegen aan je Zoom webinar met behulp van een workflow en Zoom cloud opnames bekijken op tijdlijnen van contactpersonen.

Voordat je begint

• Je moet een Super Admin zijn in HubSpot.
• Je moet beheerdersrechten hebben in het Zoom-account.
• Als je Zoom-account gekoppeld was aan een bedrijfseenheid vóór de migratie van bedrijfseenheden naar merken, dan kun je nog steeds het huidige merk gebruiken dat is gekoppeld aan je Zoom-account. Je kunt echter geen nieuwe merken aan je Zoom account koppelen.
  
• Als je HubSpot en Zoom webinars wilt gebruiken, moet je Zoom account de Zoom webinar add-on hebben.

Let op: het is niet aan te raden om je Zoom account te koppelen aan meerdere HubSpot accounts als er gevoelige of privé informatie is die niet toegankelijk mag zijn voor alle gekoppelde accounts.

Installeer de Zoom app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram marketplace in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Gebruik de zoekbalk om de Zoom (by HubSpot) app te vinden.

3. Klik op Installeren.
4. Voer in het dialoogvenster je inloggegevens voor Zoom in en klik op Aanmelden.
5. Je wordt gevraagd of je Zoom for HubSpot toegang wilt geven tot je Zoom-account. Klik op Toestaan.
6. Je wordt teruggeleid naar HubSpot, waar je Zoom ziet verschijnen onder Verbonden apps. Klik op Zoom om een individuele Zoom-gebruikersaccount te koppelen en nieuwe uitsluitingen voor contactpersonen te configureren.

Beheer individuele Zoom-instellingen

Om je individuele instellingen voor de Zoom app te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad Home.
4. Klik op het tabblad Mijn instellingen.
5. Kijk in het gedeelte Verbonden HubSpot met Zoom-gebruiker welke Zoom-gebruiker is verbonden met uw HubSpot-gebruiker.

• • Klik op Gekoppelde gebruiker wijzigen om de gekoppelde gebruiker te wijzigen.

• • Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Zoom-gebruiker en selecteer de Zoom-gebruiker die je wilt verbinden met je HubSpot-gebruikersaccount. Als je jouw gebruiker niet in het vervolgkeuzemenu ziet, controleer dan of je als gebruiker bent toegevoegd aan het verbonden Zoom-account.

6. Klik in het gedeelte 'Automatisch opnemen' op de knop 'Automatisch opnemen van vergaderingen in Zoom inschakelen ' om al je Zoom-vergaderingen automatisch op te nemen. Als je deze instelling inschakelt, geef je HubSpot toestemming om de instelling voor automatisch opnemen in je Zoom-account namens jou te activeren. Om de opnames naar HubSpot te synchroniseren, moet je de synchronisatie voor opnames en transcripties van vergaderingen inschakelen.

7. Selecteer in het gedeelte Vergaderingen of de opnames en transcripties van je Zoom-vergaderingen gesynchroniseerd moeten worden van Zoom naar HubSpot. Als de opties grijs zijn weergegeven, betekent dit dat je accountbeheerder de instelling op globaal niveau heeft uitgeschakeld.

• • Synchroniseer geen opnames en transcripten van vergaderingen: deze optie synchroniseert geen opnames of transcripten van vergaderingen naar HubSpot. Vergaderingen zullen echter nog steeds als activiteiten worden geregistreerd in de HubSpot contact records van de deelnemers.
  • Opnamen en transcripten van vergaderingen synchroniseren: met deze optie worden vergaderingen automatisch gelogd en worden opnamen en transcripten van vergaderingen gesynchroniseerd met HubSpot.

• • In de sectie Individuele vergaderingen beheren kun je vergaderingen zoeken op Meeting ID waarvan jij de organisator bent. Je kunt de Zoom Meeting ID vinden in de uitnodiging voor de vergadering. Klik vervolgens op Nu synchroniseren om de vergadergegevens te synchroniseren met HubSpot.

8. Selecteer in de Webinars sectie welke webinars je wilt synchroniseren van Zoom naar HubSpot.

• • Om automatisch alle nieuwe webinars die je in Zoom aanmaakt te synchroniseren met HubSpot, schakel je het selectievakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars in.
  • Webinar opnames en transcripten niet synchroniseren: met deze optie worden geen webinar opnames of transcripten gesynchroniseerd met HubSpot.
  • Webinar opnames en transcripten synchroniseren : met deze optie worden webinar opnames en transcripten automatisch gesynchroniseerd met HubSpot.
  • In de sectie Individuele webinars beheren kun je zoeken naar webinars op webinarnaam of -ID waarvan jij de organisator bent. Klik vervolgens op Nu synchroniseren om de webinargegevens naar HubSpot te synchroniseren.

Let op: als je HubSpot en Zoom gebruikersaccounts hetzelfde e-mailadres hebben, wordt je Zoom gebruikersaccount automatisch gekoppeld aan HubSpot en kun je de koppeling niet ongedaan maken. Je kunt alleen overschakelen naar een ander Zoom gebruikersaccount.

Globale Zoom-instellingen beheren

Om accountbrede Zoom-instellingen te bekijken en te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad Home.
4. Klik op het tabblad Globale instellingen.
5. Klik in het gedeelte Vergaderingen op de knop Synchroniseer vergadergegevens om alle huidige en toekomstige Zoom-vergaderingen voor alle gebruikers in het HubSpot-account te synchroniseren. Je kunt selecteren of je opnames en transcripties van vergaderingen wilt synchroniseren voor geen, alle of geselecteerde Zoom gebruikers in het HubSpot account.

• • Om vergaderingen uit het verleden te synchroniseren, moet je handmatig de specifieke vergadering synchroniseren waarin je geïnteresseerd bent.

Let op: er worden contactrecords aangemaakt voor alle Zoom-vergaderingen die door alle gebruikers worden gehost, zelfs als alleen geselecteerde vergaderingen worden gesynchroniseerd.

6. Klik in de sectie Webinars op de knop Synchroniseer webinargegevens om webinargegevens van Zoom naar HubSpot te synchroniseren. Je kunt selecteren of je webinargegevens wilt synchroniseren voor geen, alle of geselecteerde Zoom-gebruikers in het HubSpot-account. Webinars worden gesynchroniseerd met marketingevenementen.
7. In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat webinars en vergaderingen worden gesynchroniseerd naar HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.

• • Klik in het gedeelte Uitsluitingen opname op Domein invoeren of kies uit de lijst. Voer vervolgens het domein in (bijvoorbeeld hubspot.com).
  • Voer in het gedeelte Contactuitsluitingen de domeinnaam van je bedrijf in om te voorkomen dat interne medewerkers als nieuwe contactpersonen worden gemaakt in HubSpot.

8. In het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren, bekijk en beheer je de instellingen van individuele Zoom-gebruikers.

• • Klik op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker van wie je de instellingen wilt bewerken.
  • Schakel in het rechterpaneel het selectievakje Synchroniseer de opnames en transcripties van deze gebruiker in om alle vergaderingen die door deze gebruiker zijn aangemaakt van Zoom naar HubSpot te synchroniseren.
  • Vink het vakje Synchroniseer standaard gegevens van nieuw geplande webinars aan om automatisch gegevens van elk nieuw webinar dat door de gebruiker is aangemaakt te synchroniseren met HubSpot.
  • Vink het vakje Synchroniseer opnames en transcripten van webinars van deze gebruiker aan om alle opnames en transcripten van webinars die door deze gebruiker zijn aangemaakt te synchroniseren van Zoom naar HubSpot.

Zoom functies bekijken

Alle functies van de Zoom-app bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad Functies ontdekken .
4. Bekijk de functies die beschikbaar zijn met de Zoom-app:

• • Zoom-links toevoegen aan uw vergaderingen.
  • Zoom cloud opnames en transcripts bekijken.
  • Contacten segmenteren met Zoom webinar eigenschappen.
  • Je webinar promoten met behulp van een workflow.