Gebruik HubSpot's integratie met Zoom

Met de Zoom-integratie kunt u in HubSpot videoconferentiekoppelingen naar geplande vergaderingen toevoegen en kunt u de inschrijvers eenvoudig aan uw Zoom-webinar toevoegen met behulp van een workflow.

Integratie-eisen

• Je moet een Super Admin zijn in HubSpot.
• U moet admin-rechten hebben in de Zoom-account.
• U kunt niet meerdere Zoom-accounts aan HubSpot koppelen, maar meerdere gebruikers in één Zoom-account kunnen de integratie gebruiken zodra de account is aangesloten.
• Zorg ervoor dat uw Zoom-account voldoet aan de voorwaarden die door Zoom worden gesteld.

Let op: het is niet aan te raden om uw Zoom-account te koppelen aan meerdere HubSpot-accounts als er gevoelige of privé-informatie is die niet toegankelijk zou moeten zijn voor alle aangesloten portalen.

Installeer de Zoom-integratie

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheren Gekoppelde apps.
• Klik rechtsboven op App Marketplace.
• Zoek naar de Zoom-integratie , ga er dan met de muis overheen en klik op Bekijk integratie.
• Klik in het dialoogvenster op Verbinding maken met de zoom.
• Voer uw inloggegevens voor Zoom in en klik vervolgens op Aanmelden.
• U wordt gevraagd om toestemming te geven voor het inzoomen voor HubSpot om toegang te krijgen tot uw Zoom-account. Klik op Toestaan.
• Je wordt teruggestuurd naar de HubSpot, waar je de zoom ziet verschijnen onder Connected Apps. Klik op Zoom om uw integratiebevoegdheden te bekijken, nieuwe contactuitzonderingen te configureren of een Zoom-gebruikersaccount te koppelen.

• Zodra de integratie is geïnstalleerd, wordt een contactpersoon die zich registreert of een Zoom-webinar bijwoont als contactpersoon aangemaakt in het aangesloten HubSpot account. Als er al een contactpersoon bestaat in HubSpot, wordt er geen nieuw contactpersoon aangemaakt, maar wordt het contactrecord geüpdatet.

Let op: De integratie van HubSpot met Zoom synchroniseert slechts drie verplichte velden om contact op te nemen met records: Voornaam, Achternaam en E-mail.

Configureer uw Zoom-instellingen

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheren Gekoppelde apps.
• Klik in uw lijst met verbonden apps op de Zoom-app.
• Configureer in het tabblad Webinars uw synchronisatie-instellingen voor uw Zoom-webinars. Gebruik het keuzemenu Kies een Zoom-gebruiker om hun webinars te bekijken en een Zoom-gebruiker te selecteren. Selecteer het selectievakje Sync? naast uw webinar om uw gegevens te synchroniseren met HubSpot.

• Om een webinar handmatig te synchroniseren, zweef je met de muis over de naam van het webinar. Klik in de kolom Geplande datum op Resync alle gegevens.
• Navigeer naar het tabblad Instellingen om uw contactuitzonderingen te configureren. Klik op om de Contactuitzonderingen in te schakelen. Contacten die overeenkomen met het hier vermelde e-mailadres of domein worden niet aangemaakt in HubSpot.

Voeg een Zoom-link toe aan de links van uw vergaderingen

U kunt een Zoom-videoconferentielink toevoegen aan uw vergaderingen om automatisch een Zoom-vergadering aan te maken wanneer prospects één op één met u boeken. Lees meer over het opzetten van de vergadertool en het maken van vergaderingslinks.

• Navigeer in uw HubSpot-account naar Sales > Vergaderingen.
• Ga met de muis over de vergaderingslink waaraan u een Zoom-video-conferentie wilt toevoegen en klik op Bewerken. Of klik op de link Vergadering aanmaken.
• Als u een bestaande link aan het bewerken bent, selecteer dan Configuratie in het linker zijbalk menu. Als u een nieuwe vergaderingslink aanmaakt, voert u uw vergaderingsgegevens in en klikt u op Volgende.
• Klik in de sectie Configuratie op de link Toevoegen aan videoconferentie en selecteer Zoom.
• Klik op Opslaan.

Wanneer een prospect een vergadering met u boekt, wordt er automatisch een link naar de videoconferentie toegevoegd aan de uitnodigingskalender. Als u gebruik maakt van de Google Agenda twee-weg integratie met HubSpot, leer dan meer over het toevoegen van een videoconferentie link naar een geplande vergadering vanuit een record in het CRM.

Let op: terugkerende Zoom webinars worden niet ondersteund door deze integratie.

Bekijk de registratie- en aanwezigheidsdetails van het Zoom-webinar

Zoom webinar gebeurtenissen verschijnen ook op de tijdlijnen van de contactpersonen, waarbij u de webinar datum laat zien, wanneer een contactpersoon zich heeft aangesloten en het webinar heeft verlaten, en de hoeveelheid tijd dat de contactpersoon aanwezig was.

Let op: de inschrijvers moeten hun primaire e-mailadres gebruiken. Webinarregistraties met het secundaire e-mailadres van een contactpersoon worden niet geregistreerd in HubSpot of toegevoegd aan de tijdlijn van een contactpersoon.

Segmentcontacten op basis van deelname aan het Zoom-webinar

Zodra u uw Zoom-account hebt aangesloten, kunt u de registratie- en aanwezigheidsgegevens van het webinar synchroniseren met HubSpot en de informatie gebruiken om uw contacten te segmenteren. U kunt segmenteren op de volgende eigenschappen van de contactpersonen, die automatisch worden bijgewerkt als contactpersonen zich registreren en uw Zoom-webinars bijwonen:

• Gemiddelde duur van de zoom-webinarbezoeken: het gemiddelde percentage van elk webinar dat de contactpersoon bijwoont. Een 100% waarde voor deze eigenschap zou bijvoorbeeld betekenen dat het contact voor de volledige duur van elk webinar blijft.
• Laatste geregistreerde Zoom webinar: de URL van het webinar waarvoor de contactpersoon het laatst is geregistreerd. Deze wordt ingevuld als het contact als registrant is toegevoegd aan het Zoom-webinar via een HubSpot-workflow of via een manuele registratie.
• Totaal aantal registraties van Zoom webinars: het totaal aantal webinars waarvoor de contactpersoon zich heeft geregistreerd.
• Totaal aantal bezochte Zoom webinars: het totaal aantal webinars dat de contactpersoon heeft bijgewoond.

U kunt uw lijst ook segmenteren op basis van de kenmerken van een specifieke zoomgebeurtenis, met behulp van een van de volgende filters:

• Zoom: Opname Beschikbare gebeurtenis: als u een van uw zoomgebeurtenissen hebt opgenomen, kunt u dit filter kiezen en vervolgens verfijnen met het onderwerp van de gebeurtenis, de starttijd van de gebeurtenis of de opname-URL.
• Zoom: Webinar Aanwezigheidsevenement: om te filteren op aanwezigheid, kiest u dit filter om uw lijst te segmenteren op basis van de Aanwezigheidsduur, Aanwezigheidsduur Percentage, Webinar-id, of Webinar-naam.
• Zoom: Webinar Registratiegebeurtenis: om te filteren op basis van registratie, kiest u dit filter om uw lijst te segmenteren op basis van de Webinar-id, of Webinar-naam.

Als u bijvoorbeeld een lijst wilt maken van contactpersonen die een bepaalde gebeurtenis hebben bijgewoond, kunt u Webinar-id selecteren en vervolgens de id van de vergadering invoeren, zonder streepjes.

Sluit het leggen van nieuwe contacten uit van de ontmoetingsplatformen van uw organisatie

Als u gebruik maakt van Zoom met leden van uw eigen organisatie en u wilt uw teamleden uitsluiten van het worden van nieuwe contacten, dan kunt u uw werk e-mail adres toevoegen in uw Zoom integratie-instellingen:

• Klik in uw HubSpot-account op de marktplaatspictogram marketplace in de hoofdnavigatiebalk. Selecteer onder Beheren Gekoppelde apps.
• Klik onder Verbonden Apps op Zoom.
• Voer onder het tabblad Instellingen uw e-mailadres in dat u voor uw organisatie gebruikt. Zodra u een geldig e-mailadres hebt ingevoerd, schakelt de schakelaar naast uw e-mailadres automatisch in.

Registranten toevoegen aan een Zoom-webinar met behulp van workflows( alleen voorprofessionals en bedrijven )

Let op: De integratie van HubSpot met Zoom accepteert slechts drie verplichte velden in de registratielink van Zoom: Voornaam, Achternaamen E-mail. Als de registratielink andere velden vereist, de registratie workflow actie zal mislukken.

Voeg uw contacten van HubSpot toe aan uw Zoom-webinar met behulp van een workflow-actie:

• Navigeer in uw HubSpot account naar Automatisering > Workflows.
• Maak een nieuwe workflow of ga met de muis over een bestaande workflow en klik op Bewerken.
• Klik in de workflow-editor op het (+) plus-icoontje om een nieuwe actie toe te voegen.
• Selecteer in het rechterpaneel Contactpersoon toevoegen aan het Zoom-webinar.
• Voer uw Webinar-ID in en klik vervolgens op Opslaan.

Let op: u moet een Zoom Webinar-ID invoeren en niet een Zoom Meeting ID om met succes contacten toe te voegen.

• Voeg eventuele extra workflow acties toe.
• Klik op Herziening en klik vervolgens op Aanzetten om uw workflow te activeren en contacten toe te voegen aan uw webinar.

Wanneer een contactpersoon wordt toegevoegd aan een webinar, zal de contactpersoon eigenschap Laatste geregistreerde Zoom webinar worden bijgewerkt met de URL van die webinar.

Let op: als u een foutbericht ontvangt dat registratie vereist, moet u uw webinar in uw Zoom-account updaten om registratie te kunnen aanvragen.

U kunt deze eigenschap gebruiken als een personalisatietoken in uw e-mails, of de contactpersonen in een lijst segmenteren via een webinar-URL.

U kunt bijvoorbeeld een lijst maken met de criteria "De contactpersoon eigenschap Laatste geregistreerde Zoom webinar bevat [webinar URL]" en een lijst maken van al uw webinarregistranten voor dat specifieke webinar.

Let op: de laatst geregistreerde Zoom webinar eigenschap zal altijd de waarde van de laatst geregistreerde webinar bevatten.

Bekijk de Zoom-cloudopnamen op uw recordtijdlijn

Als u gebruik maakt van vergaderingen of webinar-cloudopnamen in Zoom, kunt u uw opnamen bekijken op de bijbehorende records-tijdlijn. De wachtwoordbeveiliging die Zoom biedt, kan worden gebruikt om uw opnamen te beveiligen. De synchronisatie zal nieuwe contacten in uw HubSpot account aanmaken die de opname hebben bekeken.