Koppel HubSpot en Zoom

Koppel Zoom aan HubSpot om vergaderingen en webinars samen met je CRM-gegevens te beheren. Met de Zoom-integratie kun je aanmeldingen voor webinars en aanwezigheidsgegevens synchroniseren met HubSpot, deelnemers via een workflow toevoegen aan je Zoom-webinars en Zoom-cloudopnames bekijken in de tijdlijn van contactpersonen.

Door de integratie te gebruiken, kun je de betrokkenheid bij Zoom-webinars en -vergaderingen bijhouden zonder records handmatig bij te werken. Je kunt bijvoorbeeld contacten identificeren die zich voor een webinar hebben geregistreerd of deze hebben bijgewoond, ze segmenteren voor follow-upcampagnes en acties na het evenement automatiseren, zoals het versturen van e-mails, het toewijzen van taken of het bijwerken van contactgegevens.

Voordat u aan de slag gaat

• Als je Zoom-account vóór de migratie naar Merken aan een Business Unit was gekoppeld, blijf je datzelfde merk gebruiken. Alle nieuwe Zoom-accounts die aan HubSpot worden gekoppeld, zullen ook dit merk gebruiken. Je kunt geen nieuwe merken koppelen of merken opnieuw toewijzen aan de Zoom-integratie.

• Als u van plan bent HubSpot- en Zoom-webinars te gebruiken, moet uw Zoom-account de Zoom-webinar-add-on hebben.

• Om cloudopnames en transcripties van Zoom naar HubSpot te synchroniseren, moet je ervoor zorgen dat je Zoom-account cloudopnames en audiotranscripties ondersteunt en dat beide instellingen in Zoom zijn ingeschakeld.
• Elke gebruiker moet zijn of haar individuele Zoom-gebruikersaccount koppelen aan HubSpot, en de cloudopname moet beschikbaar blijven in Zoom om te kunnen worden gesynchroniseerd.

Installeer de Zoom-app

1. Klik in je HubSpot-account op het Marktplaats-pictogram in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens HubSpot-marktplaats.
2. Zoek in de zoekbalk naar de Zoom-app en selecteer deze.

3. Klik op Installeren.
4. Voer in het dialoogvenster je Zoom-inloggegevens in en klik vervolgens op Aanmelden.
5. Je wordt gevraagd om Zoom voor HubSpot toestemming te geven om toegang te krijgen tot je Zoom-account. Klik op Toestaan.
6. Je wordt teruggeleid naar HubSpot, waar je Zoom ziet verschijnen onder 'Verbonden apps'. Klik op Zoom om een individueel Zoom-gebruikersaccount te koppelen en nieuwe contactuitsluitingen te configureren.

Individuele Zoom-instellingen beheren

Om je gekoppelde gebruiker te bekijken:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Ga naar het tabblad Instellingen.
4. Klik op het tabblad Gebruikersbeheer .
5. Op het tabblad Mijn instellingen, in het gedeelte HubSpot-gebruiker gekoppeld aan Zoom, kun je zien welke Zoom-gebruiker is gekoppeld aan je HubSpot-gebruiker.

• • Om de gekoppelde gebruiker te wijzigen, klik je op Gekoppelde gebruiker wijzigen.

• • Klik in het rechterpaneel op het vervolgkeuzemenu Zoom-gebruiker en selecteer de Zoom-gebruiker die je aan je HubSpot-gebruikersaccount wilt koppelen. Als je je gebruiker niet in het vervolgkeuzemenu ziet, controleer dan of je als gebruiker bent toegevoegd aan het gekoppelde Zoom-account.

Om je individuele instellingen voor Zoom-vergaderingen te bekijken:

1. Klik op het tabblad Vergaderingen.
2. Selecteer op het tabblad Mijn instellingen, in het gedeelte Vergaderingen, of je Zoom-vergaderopnames en transcripties moeten worden gesynchroniseerd van Zoom naar HubSpot. Als de opties grijs zijn, betekent dit dat je accountbeheerder de instelling op globaal niveau heeft uitgeschakeld.

• • Vergaderopnames en transcripties niet synchroniseren: met deze optie worden geen vergaderopnames of transcripties naar HubSpot gesynchroniseerd. Vergaderingen worden echter nog steeds als activiteiten geregistreerd in de HubSpot-contactrecords van de deelnemers.
  • Vergaderopnames en transcripties synchroniseren: met deze optie worden vergaderingen automatisch geregistreerd en worden vergaderopnames en transcripties gesynchroniseerd met HubSpot.
  • In het gedeelte Individuele vergaderingen beheren kun je vergaderingen zoeken op vergader-ID waarvan jij de organisator bent. Je vindt de Zoom-vergader-ID in de uitnodiging voor de vergadering. Klik vervolgens op Nu synchroniseren om de vergadergegevens naar HubSpot te synchroniseren.

3. Klik in het gedeelte Automatische opname op de schakelaar Automatische opname van vergaderingen in Zoom inschakelen om al je Zoom-vergaderingen automatisch op te nemen. Wanneer je deze instelling inschakelt, geef je HubSpot toestemming om de instelling voor automatische opname in je Zoom-account namens jou te activeren. Om de opnames te synchroniseren met HubSpot, moet je de synchronisatie voor vergaderopnames en transcripties inschakelen.

Om je individuele instellingen voor Zoom-webinars te bekijken:

1. Klik op het tabblad Webinars.
2. Selecteer op het tabblad Mijn instellingen, in het gedeelte Webinars, welke webinars je wilt synchroniseren van Zoom naar HubSpot.

• • Om nieuwe webinars die je in Zoom aanmaakt automatisch te synchroniseren met HubSpot, vink je het selectievakje 'Gegevens van nieuw geplande webinars standaard synchroniseren' aan .

• • Webinaropnames en transcripties niet synchroniseren: met deze optie worden geen webinaropnames of transcripties naar HubSpot gesynchroniseerd.
  • Webinaropnames en transcripties synchroniseren: met deze optie worden webinaropnames en transcripties automatisch naar HubSpot gesynchroniseerd.
  • In het gedeelte 'Beheer individuele webinars' kun je zoeken naar webinars op webinarnaam of -ID waarvan jij de organisator bent. Klik vervolgens op 'Nu synchroniseren' om de webinargegevens te synchroniseren met HubSpot.

Let op: als je HubSpot- en Zoom-gebruikersaccounts hetzelfde e-mailadres hebben, wordt je Zoom-gebruikersaccount automatisch gekoppeld aan HubSpot en kan deze koppeling niet worden ongedaan gemaakt. Je kunt alleen overschakelen naar een ander Zoom-gebruikersaccount.

Algemene Zoom-instellingen beheren

Om accountbrede instellingen voor Zoom-vergaderingen te bekijken en te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Ga naar het tabblad Instellingen.
4. Klik op het tabblad Algemene instellingen.

• • Klik in het gedeelte Vergaderingen op de schakelaar Vergadergegevens synchroniseren om alle huidige en toekomstige Zoom-vergaderingen voor alle gebruikers in het HubSpot-account te synchroniseren. Je kunt kiezen of je vergaderopnames en transcripties wilt synchroniseren voor geen, alle of geselecteerde Zoom-gebruikers in het HubSpot-account.
  • Om eerdere vergaderingen te synchroniseren, moet je de specifieke vergadering waarin je geïnteresseerd bent handmatig synchroniseren.
  • In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat vergaderingen worden gesynchroniseerd met HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.

Om accountbrede instellingen voor Zoom-webinars te bekijken en te beheren:

1. Klik op het tabblad Webinars.
2. Klik vervolgens op het tabblad Algemene instellingen.

• • Klik in het gedeelte Webinars op de schakelaar Webinar-gegevens synchroniseren om webinar-gegevens van Zoom naar HubSpot te synchroniseren. Je kunt kiezen of je webinar-gegevens wilt synchroniseren voor geen, alle of geselecteerde Zoom-gebruikers in het HubSpot-account. Webinars worden gesynchroniseerd met marketingevenementen.
  • In het gedeelte Uitsluitingen kun je domeinen toevoegen om te voorkomen dat webinars worden gesynchroniseerd met HubSpot door gebruikers met een specifiek domein in hun e-mailadres.

Om individuele gebruikersinstellingen te beheren:

1. Klik op het tabblad Gebruikersbeheer.
2. Klik vervolgens op het tabblad Algemene instellingen.

3. In het gedeelte Individuele gebruikersinstellingen beheren kunt u de instellingen van individuele Zoom-gebruikers bekijken en beheren.

• • Klik op Gebruikersinstellingen naast de gebruiker wiens instellingen u wilt bewerken.
  • Vink in het rechterpaneel het vakje De vergaderopnames en transcripties van deze gebruiker synchroniseren aan om alle vergaderingen die door deze gebruiker zijn aangemaakt vanuit Zoom naar HubSpot te synchroniseren.
  • Vink het vakje 'Gegevens van nieuw geplande webinars standaard synchroniseren' aan om gegevens van nieuwe webinars die door de gebruiker zijn aangemaakt automatisch te synchroniseren met HubSpot.
  • Vink het vakje 'Webinaropnames en transcripties van deze gebruiker synchroniseren' aan om alle opnames en transcripties van webinars die door deze gebruiker zijn aangemaakt vanuit Zoom naar HubSpot te synchroniseren.

Zoom-functies bekijken

Om alle functies te bekijken die beschikbaar zijn in de Zoom-app:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad Functies ontdekken .
4. Bekijk de functies die beschikbaar zijn in de Zoom-app:

• • Voeg Zoom-links toe aan je vergaderingen.
  • Bekijk Zoom-cloudopnames en -transcripties.
  • Segmenteer contacten met behulp van Zoom-webinareigenschappen.
  • Promoot uw webinar met behulp van een workflow.