Voeg Zoom toe aan je HubSpot-vergaderlink

Nadat je de Zoom-app aan je HubSpot-account hebt gekoppeld, voeg je Zoom toe aan je HubSpot-vergaderlinks. Door Zoomte gebruiken in combinatie met HubSpot-vergaderlinks kun je het plannen van vergaderingen stroomlijnen en handmatige instellingen beperken.

Wanneer een potentiële klant bijvoorbeeld een vergadering boekt via je planningspagina, wordt er automatisch een Zoom-vergadering aangemaakt en toegevoegd aan de uitnodiging, zodat beide deelnemers de inloggegevens ontvangen.

Voordat je aan de slag gaat

Houd rekening met het volgende voordat u aan de slag gaat:

• Je HubSpot-gebruikers-e-mailadres moet overeenkomen met je Zoom-gebruikers-e-mailadres om een Zoom-videoconferentielink toe te voegen aan je vergaderlinks. Controleer de gekoppelde Zoom-gebruiker in de integratie-instellingen. Als de e-mailadressen niet overeenkomen, koppel de gebruiker dan opnieuw toe in de instellingen voor Zoom-vergaderingen.
• Je Zoom-vergaderlink wordt verzonden in de standaardtaal die is ingesteld in je HubSpot-account.
• Als je wachtwoordbeveiliging inschakelt in Zoom, moeten gebruikers een wachtwoord invoeren voordat ze een opname kunnen bekijken.
• Als gevolg van een API-wijziging bij Zoom worden deelnemers die rechtstreeks via een vergaderlink deelnemen, mogelijk niet bijgehouden in de HubSpot-vergaderlogboeken of aangemaakt als contactpersonen. Deelnemers moeten zijn ingelogd op hun Zoom-account en identificeerbaar zijn aan de hand van hun e-mailadres, zodat HubSpot hen als deelnemers kan bijhouden.

• Als je je persoonlijke Zoom-account koppelt aan HubSpot, is de Zoom-link in de vergadering je eigen link. Hierdoor kun je Zoom-vergaderingen tegelijkertijd met andere gebruikers in het HubSpot-account houden. Als je je persoonlijke Zoom-account niet koppelt, maakt je vergadering gebruik van de Zoom-link van de persoon die de Zoom-integratie oorspronkelijk heeft gekoppeld. Dit kan tot conflicten in Zoom leiden als meerdere gebruikers tegelijkertijd vergaderingen proberen te organiseren.

• Zoom verwijdert e-mailadressen van gebruikers die in Zoom als gasten worden geïdentificeerd, tenzij ze aan de vereisten van Zoom voldoen. Als gevolg hiervan worden deelnemers aan de vergadering of deelnemers zonder e-mailadres niet gesynchroniseerd met HubSpot. Om ervoor te zorgen dat alle deelnemers met HubSpot worden gesynchroniseerd, schakel je de instelling ‘Alleen geauthenticeerde gebruikers kunnen deelnemen’ in voor vergaderingen in Zoom.

Zoom toevoegen aan je vergaderlink

Je kunt Zoom toevoegen aan je planningspagina's of wanneer je een vergadering plant in het CRM.

Zoom toevoegen aan een pagina voor het plannen van vergaderingen

1. Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar Sales > Meetingsplanner. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar Sales > Meetingsplanner.
2. Als je een nieuwe planningspagina aanmaakt:

• • Klik op 'Planningspagina aanmaken'.
  • Selecteer in het dialoogvenster een vergaderoptie.
  • Klik op het vervolgkeuzemenu 'Link voor videoconferentie toevoegen ' en selecteer 'Zoom'.

3. Als u een bestaande link bewerkt:

• • Beweeg de muisaanwijzer over de planningspagina waaraan u een Zoom-videoconferentie wilt toevoegen en klik op 'Bewerken'.
  • Klik op het tabblad 'Overzicht ' op het vervolgkeuzemenu 'Link voor videoconferentie toevoegen ' en selecteer 'Zoom'.

Wanneer een potentiële klant een vergadering met u boekt, wordt er automatisch een link naar de Zoom-videoconferentie toegevoegd aan de agenda-uitnodiging. Vergaderlinks worden aangemaakt in de standaardtaal die in uw account is ingesteld.

Zoom toevoegen bij het plannen van een vergadering in het CRM

1. Ga naar je records:

• • Contacten: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Contactpersonen. Als Meer niet wordt weergegeven in je account, navigeer dan direct naar CRM > Contactpersonen.
  • Bedrijven: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Bedrijven. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Bedrijven.
  • Deals: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Deals. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Deals.
  • Tickets: Klik in je HubSpot-account op Meer en navigeer vervolgens naar CRM > Tickets. Als Meer niet in je account verschijnt, navigeer dan direct naar CRM > Tickets.

2. Klik op de naam van het record.
3. Klik in het linkerpaneel op' meetings -vergadering'.
4. Stel in het dialoogvenster je vergadering in.
5. Klik op het vervolgkeuzemenu 'Locatie ' en selecteer 'Zoom'.

De instellingen voor individuele Zoom-vergaderingen beheren

Om je vergaderinstellingen en gegevenssynchronisatie te beheren:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad Instellingen.
4. Op het tabblad Mijn instellingen , in het gedeelte Vergaderingen :

• • Geef aan of de opnames en transcripties van je Zoom-vergaderingen vanuit Zoom naar HubSpot moeten worden gesynchroniseerd. Opnames en transcripties van huidige en toekomstige vergaderingen worden gesynchroniseerd als deze instelling is ingeschakeld.
    
  • Je kunt ook zoeken op Zoom-vergader-ID om gegevens van eerdere Zoom-vergaderingen handmatig te synchroniseren, waaronder opnames, transcripties en deelnemersgegevens.
    Je kunt de vergader-ID vinden in Zoom. Deelnemers aan eerdere Zoom-vergaderingen worden als contactpersonen aangemaakt in HubSpot.
    

Let op: als dit gedeelte grijs is weergegeven, betekent dit dat de beheerder van je account ervoor heeft gekozen om vergadergegevens voor Zoom niet te synchroniseren in de algemene instellingen van de app

Voorkom dat er contacten worden aangemaakt in HubSpot

Als je Zoom gebruikt met leden van je eigen organisatie en wilt voorkomen dat je teamleden als nieuwe contacten in HubSpot worden aangemaakt, voeg dan het e-mailadres van je bedrijf toe in het gedeelte ‘Contactuitsluitingen’ van je Zoom-integratie-instellingen:

1. Klik in je HubSpot-account op het instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk. Ga in het zijbalkmenu links naar Integraties > Verbonden apps.
2. Klik op Zoom.
3. Klik op het tabblad 'Instellingen ' en vervolgens op het tabblad 'Algemene instellingen '.
4. Voer in het gedeelte 'Contactuitsluitingen' het e-mailadres of e-maildomein in dat je voor je organisatie gebruikt.