Lägg till Zoom i din HubSpot-möteslänk

När du har kopplat Zoom-appen till ditt HubSpot-konto kan du lägga till Zoom i dina HubSpot-möteslänkar. Att använda Zoom tillsammans med HubSpot-möteslänkar kan bidra till att effektivisera mötesplaneringen och minska behovet av manuell konfiguration.

När en potentiell kund till exempel bokar ett möte via din bokningssida skapas automatiskt ett Zoom-möte som läggs till i mötesinbjudan, så att båda deltagarna får information om hur de ansluter sig.

Innan du börjar

Innan du börjar, tänk på följande:

• Din e-postadress i HubSpot måste stämma överens med din e-postadress i Zoom för att du ska kunna lägga till en Zoom-videokonferenslänk till dina möteslänkar. Kontrollera vilken Zoom-användare som är kopplad i integrationsinställningarna. Om e-postadresserna inte stämmer överens måste du koppla om användaren i inställningarna för Zoom-möten.
• Din Zoom-möteslänk skickas på det standardspråk som är inställt i ditt HubSpot-konto.
• Om du aktiverar lösenordsskydd i Zoom måste användarna ange ett lösenord innan de kan se en inspelning.
• På grund av en API-ändring från Zoom kan mötesdeltagare som ansluter direkt via en möteslänk eventuellt inte spåras i HubSpots mötesloggar eller skapas som kontakter. Mötesdeltagare måste vara inloggade på sitt Zoom-konto och kunna identifieras via sin e-postadress för att HubSpot ska kunna spåra dem som deltagare.

• Om du kopplar ditt personliga Zoom-konto till HubSpot kommer Zoom-länken i mötet att vara din egen länk. Detta gör det möjligt för dig att hålla Zoom-konferenser samtidigt som andra användare i HubSpot-kontot. Om du inte kopplar ditt personliga Zoom-konto kommer ditt möte att använda Zoom-länken för den person som ursprungligen kopplade in Zoom-integrationen. Detta kan orsaka konflikter i Zoom om flera användare försöker hålla konferenser samtidigt.

• Zoom tar bort e-postadresser för användare som identifieras som gäster i Zoom, såvida de inte uppfyller Zooms krav. Följaktligen synkroniseras inte mötesanmälda eller deltagare utan e-postadress till HubSpot. För att säkerställa att alla deltagare synkroniseras till HubSpot ska du aktivera inställningen Endast autentiserade användare kan delta för möten i Zoom.

Lägg till Zoom i din möteslänk

Du kan lägga till Zoom på dina schemaläggningssidor eller när du bokar ett möte i CRM-systemet.

Lägg till Zoom på en mötesbokningssida

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Försäljning > Mötesplanerare. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Försäljning > Mötesplanerare.
2. Om du skapar en ny bokningssida:

• • Klicka på Skapa bokningssida.
  • Välj ett mötesalternativ i dialogrutan.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Lägg till länk till videokonferens och välj Zoom.

3. Om du redigerar en befintlig länk:

• • Håll muspekaren över den schemaläggningssida som du vill lägga till en Zoom-videokonferens till och klicka på Redigera.
  • På fliken Översikt klickar du på rullgardinsmenyn Lägg till länk till videokonferens och väljer Zoom.

När en potentiell kund bokar ett möte med dig läggs en länk till Zoom-videokonferensen automatiskt till i kalenderinbjudan. Möteslänkar skapas på det standardspråk som är inställt i ditt konto.

Lägg till Zoom när du bokar ett möte i CRM-systemet

1. Gå till dina poster:

• • Kontakter: I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Kontakter. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Kontakter.
  • Företag: I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Företag. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Företag.
  • Affärer: I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Affärer. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Affärer.
  • Biljetter: I ditt Hubspot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till CRM > Ärenden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till CRM > Ärenden.

2. Klicka på postens namn.
3. I den vänstra panelen klickar du på” meetings -möte”.
4. Ställ in ditt möte i dialogrutan.
5. Klicka på rullgardinsmenyn Plats och välj Zoom.

Hantera inställningarna för enskilda Zoom-möten

Så här hanterar du dina mötesinställningar och datasynkronisering:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Zoom.
3. Klicka på fliken Inställningar.
4. På fliken Mina inställningar , i avsnittet Möten :

• • Välj om dina Zoom-mötesinspelningar och transkriptioner ska synkroniseras från Zoom till HubSpot. Inspelningar och transkriptioner för nuvarande och framtida möten synkroniseras om inställningen är aktiverad.
    
  • Du kan också söka efter Zoom-mötes-ID för att manuellt synkronisera data från tidigare Zoom-möten, inklusive inspelningar, transkriptioner och deltagaruppgifter.
    Du hittar mötes-ID:t i Zoom. Deltagare från tidigare Zoom-möten skapas som kontakter i HubSpot.
    

Observera: om det här avsnittet är gråmarkerat betyder det att administratören för ditt konto har valt att inte synkronisera mötesdata för Zoom i appens globala inställningar

Undantag kontakter från att skapas i HubSpot

Om du använder Zoom med medlemmar i din egen organisation och vill undvika att dina teammedlemmar blir nya kontakter i HubSpot, lägg till ditt företags e-postadress i avsnittet Kontaktundantag i dina Zoom-integrationsinställningar:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Zoom.
3. Klicka på fliken Inställningar och sedan på fliken Globala inställningar.
4. I avsnittet Kontaktundantag anger du den e-postadress eller e-postdomän som du använder för din organisation.