Agregar Zoom a tu enlace de reunión de HubSpot

Después de conectar la aplicación Zoom a tu cuenta de HubSpot, puedes añadir enlaces de videoconferencia a tus enlaces de reuniones de HubSpot. Esto crea automáticamente una reunión de Zoom cuando los prospectos reservan tiempo uno-a-uno con usted.

Si conectas tu cuenta individual de Zoom a HubSpot, el enlace de Zoom incluido en la reunión será tu propio enlace. Esto le permite ejecutar conferencias Zoom al mismo tiempo que otros usuarios de la cuenta HubSpot.

Si no conectas tu cuenta individual de Zoom, tu reunión utilizará el enlace de Zoom de la persona que conectó originalmente la integración de Zoom. Esto puede causar conflictos con Zoom si varios usuarios intentan ejecutar conferencias al mismo tiempo.

Antes de empezar

Antes de empezar, tenga en cuenta lo siguiente:

• Tu dirección de correo electrónico de usuario de HubSpot debe coincidir con tu dirección de correo electrónico de usuario de Zoom para añadir un enlace de videoconferencia de Zoom a tus enlaces de reuniones.
• El enlace a tu reunión de Zoom se enviará en el idioma predeterminado establecido en tu cuenta de HubSpot.
• Si activa la protección por contraseña en Zoom, los usuarios deberán introducir una contraseña antes de ver una grabación.
• Debido a un cambio en la API de Zoom, es posible que los participantes de una reunión que se unen directamente a un enlace de reunión no se rastreen en los registros de reuniones de HubSpot ni se creen como contactos. Los participantes en las reuniones deben haber iniciado sesión en su cuenta de Zoom e identificarse a partir de su dirección de correo electrónico para que HubSpot pueda hacer un seguimiento de ellos como participantes. 

Añada Zoom al enlace de su reunión

Puede añadir Zoom a sus páginas de programación o cuando programe una reunión en el CRM.

Añadir Zoom a una página de programación de reuniones

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Ventas > Programador de reuniones.
2. Si está creando una nueva página de programación:

• • Haga clic en Crear página de programación.
  • En el cuadro de diálogo, seleccione una opción de reuniones.
  • En la pestaña Visión general , haz clic en el menú desplegable Añadir enlace de videoconferencia y selecciona Zoom.

3. Si está editando un enlace existente:

• • Pasa el ratón por encima de la página de programación a la que quieras añadir una videoconferencia de Zoom y haz clic en Editar.
  • En la pestaña Visión general , haz clic en el menú desplegable Añadir enlace de videoconferencia y selecciona Zoom.

Cuando un prospecto reserve una reunión con usted, se añadirá automáticamente a la invitación del calendario un enlace a la videoconferencia de Zoom. Los enlaces a las reuniones se crearán en el idioma predeterminado en su cuenta.

Añadir Zoom al programar una reunión en el CRM

1. Navegue hasta sus registros:

• • Contactos : En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Contactos.
  • Empresas : En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Empresas.
  • Negocios : En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Negocios.
  • Tickets : En tu cuenta de HubSpot, dirígete a CRM > Tickets.

2. Haga clic en el nombre del registro.
3. En el panel izquierdo, haga clic en meetings Meeting.
4. En el cuadro de diálogo, ajuste su reunión.
5. Haga clic en el menú desplegable Ubicación y seleccione Zoom.

Ajuste individual de las reuniones de Zoom

Para gestionar los ajustes de tus reuniones y la sincronización de datos:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. Haz clic en Zoom.
3. Haz clic en la pestaña Inicio .
4. En la pestaña Mis ajustes , en la sección Reuniones :

• • Selecciona si las grabaciones y transcripciones de tus reuniones de Zoom deben sincronizarse desde Zoom a HubSpot. Las grabaciones y transcripciones de las reuniones actuales y futuras se sincronizarán si el ajuste está activado.
  • También puede sincronizar los participantes de Zoom de las reuniones bajo demanda introduciendo el ID de la reunión de Zoom en el cuadro de búsqueda. Puedes encontrar el ID de la reunión en Zoom. Los participantes de reuniones anteriores de Zoom se crearán como contactos en HubSpot.

Nota: si esta sección aparece atenuada, significa que el administrador de su cuenta ha optado por no sincronizar los datos de las reuniones de Zoom en los ajustes globales de la aplicación

Excluir contactos de ser creados en HubSpot

Si utilizas Zoom con miembros de tu propia organización y quieres excluir a los miembros de tu equipo para que no se conviertan en nuevos contactos en HubSpot, añade la dirección de correo electrónico de tu empresa en la sección Exclusiones de contactos de los ajustes de integración de Zoom:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior. En el menú de la barra lateral izquierda, ve a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
2. En Aplicaciones conectadas, haz clic en Zoom.
3. Haga clic en la pestaña Inicio y, a continuación, en la pestaña Ajustes globales .
4. En la sección Exclusiones de contactos , introduzca la dirección de correo electrónico o el dominio de correo electrónico que utiliza para su organización.

Si utilizas la integración de Google Calendar con HubSpot, obtén más información sobre cómo añadir un enlace de videoconferencia a una reunión programada desde un registro del CRM.

Ver las reuniones grabadas en la cronología de los contactos

Si utilizas grabaciones en la nube de reuniones en Zoom, puedes ver las grabaciones de tus reuniones en la cronología del contacto asociado.

Nota: la grabación en la nube debe estar activada en los ajustes del Zoom.

El registro de contactos y los eventos de cronología no se crearán ni actualizarán si la dirección de correo electrónico del participante:

• Es una dirección de correo electrónico de usuario en su cuenta.
• Es una dirección de correo electrónico secundaria en el registro de contacto.
• Tiene un dominio que está excluido en los ajustes de integración de Zoom