Ajouter Zoom à votre lien de réunion HubSpot

Après avoir connecté l'intégration de Zoom, vous pouvez ajouter des liens de vidéoconférence à vos liens de réunion HubSpot. Cela créera automatiquement un rendez-vous Zoom lorsque les prospects en prendront un avec vous.

Si vous connectez votre compte Zoom individuel à HubSpot, le lien Zoom inclus dans la réunion sera votre propre lien. Cela vous permet d'organiser des conférences Zoom en même temps que d'autres utilisateurs du compte HubSpot. Toutefois, si vous ne connectez pas votre compte Zoom individuel, votre réunion inclura le lien Zoom de la personne qui a connecté l'intégration Zoom à l'origine, ce qui peut entraîner des conflits Zoom lorsque plusieurs utilisateurs tentent de tenir des conférences en même temps.

Ajouter Zoom à votre lien de prise de rendez-vous

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
• Si vous créez une page de programmation :
  • Cliquez sur Créer une page de programmation. 
  • Dans la section Vue d'ensemble, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Zoom. 
  • Cliquez sur Enregistrer. 
• Si vous modifiez un lien existant :
  • Passez la souris sur la page de programmation à laquelle vous souhaitez ajouter une vidéoconférence Zoom et cliquez sur Modifier.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Vue d'ensemble.
  • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Zoom. 

• Cliquez sur Enregistrer.

Lorsqu'un prospect prend rendez-vous avec vous, un lien vers la vidéoconférence Zoom est automatiquement ajouté à l'invitation du calendrier. Les liens de réunion seront créés dans la langue par défaut définie dans votre compte. 

Veuillez noter : en raison d'un changement d'API de Zoom, les participants à une réunion qui rejoignent directement un lien de réunion peuvent ne pas être suivis dans les journaux de réunion HubSpot ou créés en tant que contacts. Les participants à la réunion doivent être connectés à leur compte Zoom et identifiables à partir de leur adresse e-mail pour que HubSpot puisse les suivre en tant que participants. 

Vous pouvez également ajouter des liens de réunion Zoom lors de la programmation d'une réunion dans le CRM. Pour ajouter un lien Zoom :

• Accédez à vos fiches d'informations :
  • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à Contacts > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
• Cliquez sur le nom  de l'enregistrement.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur Rencontrer meetings . Dans la fenêtre qui s'ouvre en bas de l'écran, configurer votre réunion.
• Cliquez sur Sélectionner l'emplacement > Zoom.

Gérer les paramètres individuels des réunions Zoom

Pour gérer vos paramètres de réunion :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Intégrations.
• Cliquez sur Zoom. 
• Dans l'onglet Mes paramètres , dans la section Réunions :
  • Sélectionnez si vos enregistrements et transcriptions de réunions Zoom seront synchronisés de Zoom à HubSpot. Les enregistrements et les transcriptions des réunions passées, présentes et futures seront synchronisés si le paramètre est activé.
  • Vous pouvez également synchroniser les participants Zoom des réunions à la demande en entrant l'ID de la réunion Zoom dans la boîte de recherche. Vous pouvez trouver l'identifiant de la réunion dans Zoom. Les participants des réunions Zoom passées seront créés en tant que contacts dans HubSpot.

Remarque : si cette section est grisée, cela signifie que l'administrateur de votre compte a choisi de ne pas synchroniser les données des réunions pour Zoom dans les paramètres globaux de l'application

Empêcher la création de contacts dans HubSpot

Si vous utilisez Zoom avec des membres de votre propre organisation et que vous ne souhaitez pas que les membres de votre équipe soient créés en tant que nouveaux contacts dans HubSpot, vous pouvez ajouter votre adresse e-mail d'entreprise dans la section Exclusions de contact de vos paramètres d'intégration Zoom :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Gestion des données > Intégrations.
• Dans Applications connectées, cliquez sur Zoom.
• Dans l'onglet Global Settings, entrez l'adresse e-mail que vous utilisez pour votre organisation. Une fois que vous avez saisi une adresse e-mail valide, le bouton à côté de votre adresse e-mail sera automatiquement activé.

Si vous utilisez l'intégration bidirectionnelle de Google Calendar avec HubSpot, apprenez-en plus sur l'ajout d'un lien de vidéoconférence à une réunion programmée à partir d'un enregistrement dans le CRM.

Visionner les réunions enregistrées sur les lignes de temps des contacts

Si vous utilisez meeting cloud recordings dans Zoom, vous pouvez voir vos enregistrements de réunion sur la timeline du contact associé.

Attention : l'enregistrement dans le nuage doit être activé dans les paramètres de Zoom.