Ajouter Zoom à votre lien de réunion HubSpot

Après avoir connecté l’application Zoom à votre compte HubSpot, vous pouvez ajouter des liens de vidéoconférence à vos liens de réunion HubSpot. Cela crée automatiquement une réunion Zoom lorsque les prospects prennent rendez-vous avec vous.

Si vous connectez votre compte Zoom à HubSpot, le lien Zoom inclus dans la réunion sera votre propre lien. Cela vous permet d’organiser des conférences Zoom en même temps que les autres utilisateurs du compte HubSpot.

Si vous ne connectez pas votre compte Zoom individuel, votre rendez-vous utilisera le lien Zoom de la personne qui a initialement connecté l’intégration Zoom. Cela peut provoquer des conflits Zoom si plusieurs utilisateurs tentent d’organiser des conférences en même temps.

Avant de commencer

Avant de commencer, veuillez noter les points suivants :

• Votre adresse e-mail d’utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail d’utilisateur Zoom pour ajouter un lien de vidéoconférence Zoom à vos liens de réunion.
• Votre lien de prise de rendez-vous Zoom sera envoyé dans la langue par défaut définie dans votre compte HubSpot.
• Si vous activez la protection par mot de passe dans Zoom, les utilisateurs devront saisir un mot de passe pour pouvoir consulter un enregistrement.
• En raison d’un changement d’API depuis Zoom, les participants qui rejoignent directement un lien de prise de rendez-vous peuvent ne pas être suivis dans les journaux de réunion HubSpot ou créés en tant que contacts. Les participants à la réunion doivent être connectés à leur compte Zoom et identifiables à partir de leur adresse e-mail pour que HubSpot puisse les suivre en tant que participants. 

Ajouter Zoom à votre lien de prise de rendez-vous

Vous pouvez ajouter Zoom à vos pages de planification ou lorsque vous planifiez une réunion dans le CRM.

Ajouter Zoom à une page de planification de rendez-vous

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Planificateur de réunions.
2. Si vous créez une nouvelle page de planification :

• • Cliquez sur Créer une page de planification.
  • Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une option de rendez-vous.
  • Dans l’onglet Vue d’ensemble , cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Zoom.

3. Si vous modifiez un lien existant :

• • Passez le curseur de la souris sur la page de planification à laquelle vous souhaitez ajouter une vidéoconférence Zoom et cliquez sur Modifier.
  • Dans l’onglet Vue d’ensemble , cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Zoom.

Lorsqu’un prospect prend rendez-vous avec vous, un lien vers la vidéoconférence Zoom sera automatiquement ajouté à l’invitation de calendrier. Les liens de réunion seront créés dans la langue par défaut définie dans votre compte.

Ajoutez Zoom lors de la planification d’une réunion dans le CRM

1. Accédez à vos fiches d’informations :

• • Contacts: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
  • Entreprises: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
  • Offres: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Billets: Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.

2. Cliquez sur le nom de la fiche d’informations.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur meetings Réunions.
4. Dans la boîte de dialogue, configurez votre réunion.
5. Cliquez sur le menu déroulant Emplacement et sélectionnez Zoom.

Gérer les paramètres individuels des réunions Zoom

Pour gérer vos paramètres de réunion et la synchronisation des données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Zoom.
3. Cliquez sur l’onglet Accueil .
4. Dans l’onglet Mes paramètres, dans la section Réunions :

• • Choisissez si vos enregistrements et transcriptions de réunions Zoom doivent être synchronisés de Zoom vers HubSpot. Les enregistrements et transcriptions des réunions présentes et futures seront synchronisés si le paramètre est activé.
  • Vous pouvez également synchroniser des participants Zoom à partir de réunions à la demande en saisissant l’ID de réunion Zoom dans la zone de recherche. Vous pouvez trouver l'identifiant de la réunion dans Zoom. Les participants à des réunions Zoom antérieures seront créés en tant que contacts dans HubSpot.

Remarque : Si cette section est grisée, cela signifie que l’administrateur de votre compte a choisi de ne pas synchroniser les données de réunion pour Zoom dans les paramètres globaux de l’application

Empêcher la création de contacts dans HubSpot

Si vous utilisez Zoom avec des membres de votre organisation et que vous ne souhaitez pas que les membres de votre équipe deviennent de nouveaux contacts dans HubSpot, ajoutez l’adresse e-mail de votre entreprise dans la section Exclusions de contact de vos paramètres d’intégration Zoom :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Sous Applications connectées, cliquez sur Zoom.
3. Cliquez sur l’onglet Accueil , puis sur l’onglet Paramètres globaux .
4. Dans la section Exclusions de contacts , saisissez l’adresse e-mail ou le domaine de messagerie que vous utilisez pour votre organisation.

Si vous utilisez l’intégration Google Agenda avec HubSpot, découvrez comment ajouter un lien de vidéoconférence à une réunion planifiée à partir d’une fiche d’informations dans le CRM.

Consulter les réunions enregistrées dans les chronologies des contacts

Si vous utilisez des enregistrements cloud de réunions dans Zoom, vous pouvez afficher ces enregistrements sur la chronologie du contact associé.

Remarque : L’enregistrement cloud doit être activé dans vos paramètres Zoom.

Fiche d'informations d'un contact et chronologie événements ne seront pas créés ni mis à jour si l’adresse e-mail du participant :

• Est une adresse e-mail d’utilisateur dans votre compte.
• Est une adresse e-mail secondaire sur la fiche d’informations d’un contact.
• A un domaine qui est exclu dans les paramètres d’intégration Zoom