Ajouter Zoom à votre lien de réunion HubSpot

Après avoir connecté l’application Zoom à votre compte HubSpot, vous pouvez ajouter des liens de vidéoconférence à vos liens de réunion HubSpot. Cela crée automatiquement une réunion Zoom lorsque les prospects prennent rendez-vous avec vous.

Si vous connectez votre compte Zoom à HubSpot, le lien Zoom inclus dans la réunion sera votre propre lien. Cela vous permet d'organiser des conférences Zoom en même temps que d'autres utilisateurs du compte HubSpot.

Si vous ne connectez pas votre compte Zoom individuel, votre rendez-vous utilisera le lien Zoom de la personne qui a initialement connecté l’intégration Zoom. Cela peut provoquer des conflits Zoom si plusieurs utilisateurs tentent d’organiser des conférences en même temps.

Ajouter Zoom à votre lien de prise de rendez-vous

Vous pouvez ajouter Zoom à vos pages de planification ou lorsque vous planifiez une réunion dans le CRM.

Ajouter Zoom à une page de planification de rendez-vous

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
2. Si vous créez une nouvelle page de planification :

• • Cliquez sur Créer une page de programmation. 
  • Dans la section Vue d'ensemble, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Zoom. 
  • Cliquez sur Enregistrer. 

3. Si vous modifiez un lien existant :

• • Passez la souris sur la page de programmation à laquelle vous souhaitez ajouter une vidéoconférence Zoom et cliquez sur Modifier.
  • Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Vue d'ensemble.
  • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Zoom. 

• • Cliquez sur Enregistrer. 

Lorsqu'un prospect prend rendez-vous avec vous, un lien vers la vidéoconférence Zoom est automatiquement ajouté à l'invitation du calendrier. Les liens de réunion seront créés dans la langue par défaut définie dans votre compte. 

Ajoutez Zoom lors de la planification d’une réunion dans le CRM

1. Accédez à vos fiches d'informations :

• • Contacts : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
  • Entreprises : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
  • Transactions : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
  • Tickets : Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.

2. Cliquez sur le nom  de l'enregistrement.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Rencontrer meetings . Dans la fenêtre qui s’ouvre en bas de l’écran, configurez votre réunion.
4. Cliquez sur Sélectionner l'emplacement > Zoom.

Gérer les paramètres individuels des réunions Zoom

Pour gérer vos paramètres de réunion et la synchronisation des données :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Cliquez sur Zoom. 
3. Dans l'onglet Mes paramètres , dans la section Réunions :

• • Sélectionnez si vos enregistrements et transcriptions de réunions Zoom seront synchronisés de Zoom à HubSpot. Les enregistrements et les transcriptions des réunions passées, présentes et futures seront synchronisés si le paramètre est activé.
  • Vous pouvez également synchroniser les participants Zoom des réunions à la demande en entrant l'ID de la réunion Zoom dans la boîte de recherche. Vous pouvez trouver l'identifiant de la réunion dans Zoom. Les participants des réunions Zoom passées seront créés en tant que contacts dans HubSpot.

Remarque : Si cette section est grisée, cela signifie que l’administrateur de votre compte a choisi de ne pas synchroniser les données de réunion pour Zoom dans les paramètres globaux de l’application

Empêcher la création de contacts dans HubSpot

Si vous utilisez Zoom avec des membres de votre propre organisation et que vous ne souhaitez pas que les membres de votre équipe soient créés en tant que nouveaux contacts dans HubSpot, vous pouvez ajouter votre adresse e-mail d'entreprise dans la section Exclusions de contact de vos paramètres d'intégration Zoom :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Intégrations > Applications connectées.
2. Dans Applications connectées, cliquez sur Zoom.
3. Dans l'onglet Global Settings, entrez l'adresse e-mail que vous utilisez pour votre organisation. Une fois que vous avez saisi une adresse e-mail valide, le bouton à côté de votre adresse e-mail sera automatiquement activé.

Si vous utilisez l’intégration bidirectionnelle de Google Agenda avec HubSpot, découvrez comment ajouter un lien de vidéoconférence à une réunion planifiée à partir d’une fiche d’informations dans le CRM.

Visionner les réunions enregistrées sur les lignes de temps des contacts

Si vous utilisez des enregistrements cloud de réunions dans Zoom, vous pouvez afficher ces enregistrements sur la chronologie du contact associé.

Remarque : L’enregistrement cloud doit être activé dans vos paramètres Zoom.

Les événements de fiche d'informations et de chronologie de contact ne seront pas créés ni mis à jour si l'adresse électronique du participant :

• Il s'agit d'une adresse e-mail d'utilisateur dans votre compte.
• Est une adresse e-mail secondaire sur la fiche d'informations d'un contact.
• Un domaine est exclu dans les paramètres d'intégration de Zoom.