Aggiungere Zoom al link della riunione di HubSpot

Dopo aver collegato l'app Zoom al vostro account HubSpot, potete aggiungere i link alle videoconferenze ai vostri link alle riunioni di HubSpot. In questo modo si crea automaticamente una riunione Zoom quando i potenziali clienti prenotano un incontro individuale con voi.

Se collegate il vostro account Zoom individuale a HubSpot, il link Zoom incluso nella riunione sarà il vostro link personale. In questo modo è possibile eseguire conferenze Zoom contemporaneamente ad altri utenti dell'account HubSpot.

Se non si collega il proprio account Zoom individuale, la riunione utilizzerà il collegamento Zoom della persona che ha originariamente collegato l'integrazione Zoom. Questo può causare conflitti con Zoom se più utenti cercano di eseguire conferenze contemporaneamente.

Prima di iniziare

Prima di iniziare, si prega di notare quanto segue:

• L'indirizzo e-mail dell'utente HubSpot deve corrispondere all'indirizzo e-mail dell'utente Zoom per aggiungere un link di videoconferenza Zoom ai link delle riunioni.
• Il link alla riunione Zoom sarà inviato nella lingua predefinita impostata nell'account HubSpot.
• Se si attiva la protezione con password in Zoom, agli utenti verrà richiesto di inserire una password prima di visualizzare una registrazione.
• A causa di una modifica dell'API di Zoom, i partecipanti alla riunione che si uniscono direttamente a un link alla riunione potrebbero non essere rintracciati nei registri delle riunioni di HubSpot o creati come contatti. I partecipanti alle riunioni devono essere loggati nel loro account Zoom e identificabili dal loro indirizzo e-mail affinché HubSpot possa tracciarli come partecipanti.

Aggiungere Zoom al link della riunione

È possibile aggiungere Zoom alle pagine di pianificazione o quando si pianifica una riunione nel CRM.

Aggiungi Zoom alla pagina di pianificazione di una riunione

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Vendite > Strumento di pianificazione delle riunioni.
2. Se si sta creando una nuova pagina di pianificazione:

• • Fare clic su Crea pagina di pianificazione.
  • Nella finestra di dialogo, selezionare un'opzione di riunione.
  • Nella scheda Panoramica, fare clic sul menu a discesa Aggiungi collegamento videoconferenza e selezionare Zoom.

3. Se si sta modificando un collegamento esistente:

• • Passare il mouse sulla pagina di pianificazione a cui si desidera aggiungere una videoconferenza Zoom e fare clic su Modifica.
  • Nella scheda Panoramica, fare clic sul menu a discesa Aggiungi collegamento videoconferenza e selezionare Zoom.

Quando un potenziale cliente prenota una riunione con voi, un link alla videoconferenza Zoom verrà aggiunto automaticamente all'invito del calendario. I collegamenti alle riunioni saranno creati nella lingua predefinita impostata nel vostro account.

Aggiungere Zoom quando si pianifica una riunione nel CRM

1. Accedere ai propri record:

• • Contatti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Aziende.
  • Offerte: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Trattative.
  • Biglietti: Nel tuo account HubSpot, passa a CRM > Ticket.

2. Fare clic sul nome del record.
3. Nel pannello di sinistra, fare clic su meetings Meeting.
4. Nella finestra di dialogo, impostare la riunione.
5. Fare clic sul menu a discesa Luogo e selezionare Zoom.

Gestire le impostazioni delle singole riunioni Zoom

Per gestire le impostazioni della riunione e la sincronizzazione dei dati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Zoom.
3. Fare clic sulla scheda Home.
4. Nella scheda Le mie impostazioni , nella sezione Riunioni :

• • Selezionare se le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni Zoom devono essere sincronizzate da Zoom a HubSpot. Le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni presenti e future verranno sincronizzate se l'impostazione è attivata.
  • È inoltre possibile sincronizzare i partecipanti alle riunioni Zoom su richiesta inserendo l'ID della riunione Zoom nella casella di ricerca. L'ID della riunione è disponibile in Zoom. I partecipanti alle riunioni Zoom passate saranno creati come contatti in HubSpot.

Nota: se questa sezione è disattivata, significa che l'amministratore dell'account ha scelto di non sincronizzare i dati delle riunioni per Zoom nelle impostazioni globali dell'applicazione.

Escludere i contatti dalla creazione in HubSpot

Se utilizzate Zoom con i membri della vostra organizzazione e volete escludere i membri del vostro team dalla creazione di nuovi contatti in HubSpot, aggiungete l'indirizzo e-mail della vostra azienda nella sezione Esclusioni dei contatti delle impostazioni di integrazione di Zoom:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'settingsicona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. In Applicazioni connesse, fare clic su Zoom.
3. Fare clic sulla scheda Home, quindi sulla scheda Impostazioni globali.
4. Nella sezione Esclusioni contatti, inserire l'indirizzo e-mail o il dominio e-mail utilizzato per la propria organizzazione.

Se si utilizza l'integrazione di Google Calendar con HubSpot, per saperne di più sull'aggiunta di un link di videoconferenza a una riunione pianificata da un record del CRM.

Visualizzare le riunioni registrate nelle timeline dei contatti

Se si utilizzano le registrazioni cloud delle riunioni in Zoom, è possibile visualizzare le registrazioni delle riunioni sulla timeline del contatto associato.

Nota bene: la registrazione cloud deve essere attivata nelle impostazioni di Zoom.

Le registrazioni dei contatti e gli eventi della timeline non verranno creati o aggiornati se l'indirizzo e-mail del partecipante:

• è un indirizzo e-mail dell'utente nel proprio account.
• È un indirizzo e-mail secondario nel record del contatto.
• Ha un dominio escluso dalle impostazioni di integrazione di Zoom.