Aggiungi Zoom al link della tua riunione su HubSpot

Dopo aver collegato l'app Zoom al tuo account HubSpot, aggiungi Zoom ai link delle riunioni di HubSpot. L'utilizzo di Zoom con i link delle riunioni di HubSpot può aiutarti a semplificare la pianificazione delle riunioni e a ridurre le operazioni di configurazione manuale.

Ad esempio, quando un potenziale cliente prenota una riunione tramite la tua pagina di pianificazione, viene automaticamente creata una riunione Zoom e aggiunta all’invito alla riunione, in modo che entrambi i partecipanti ricevano le informazioni per partecipare.

Prima di iniziare

Prima di iniziare, ti preghiamo di tenere presente quanto segue:

• L'indirizzo e-mail del tuo utente HubSpot deve corrispondere a quello del tuo utente Zoom per poter aggiungere un link alla videoconferenza Zoom ai link delle tue riunioni. Verifica l'utente Zoom collegato nelle impostazioni di integrazione. Se gli indirizzi e-mail non corrispondono, rimappa l'utente nelle impostazioni delle riunioni Zoom.
• Il link alla riunione Zoom verrà inviato nella lingua predefinita impostata nel tuo account HubSpot.
• Se attivi la protezione con password in Zoom, agli utenti verrà richiesto di inserire una password prima di visualizzare una registrazione.
• A causa di una modifica all’API da parte di Zoom, i partecipanti alla riunione che accedono direttamente tramite un link potrebbero non essere tracciati nei registri delle riunioni di HubSpot né creati come contatti. Affinché HubSpot possa tracciarli come partecipanti, i partecipanti alla riunione devono aver effettuato l’accesso al proprio account Zoom ed essere identificabili tramite il proprio indirizzo e-mail.

• Se colleghi il tuo account Zoom personale a HubSpot, il link Zoom incluso nella riunione sarà il tuo link personale. Ciò ti consente di tenere conferenze Zoom contemporaneamente ad altri utenti dell’account HubSpot. Se non colleghi il tuo account Zoom personale, la riunione utilizzerà il link Zoom della persona che ha originariamente collegato l’integrazione con Zoom. Ciò può causare conflitti su Zoom se più utenti tentano di organizzare conferenze contemporaneamente.

• Zoom rimuove gli indirizzi e-mail degli utenti identificati come ospiti, a meno che non soddisfino i requisiti di Zoom. Di conseguenza, gli iscritti alla riunione o i partecipanti sprovvisti di indirizzo e-mail non verranno sincronizzati con HubSpot. Per garantire che tutti i partecipanti vengano sincronizzati con HubSpot, attiva l’impostazione “Solo gli utenti autenticati possono partecipare” per le riunioni in Zoom.

Aggiungi Zoom al link della tua riunione

Puoi aggiungere Zoom alle tue pagine di pianificazione o quando pianifichi una riunione nel CRM.

Aggiungi Zoom a una pagina di pianificazione delle riunioni

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Vendite > Strumento di pianificazione delle riunioni. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Vendite > Strumento di pianificazione delle riunioni.
2. Se stai creando una nuova pagina di pianificazione:

• • Fai clic su Crea pagina di pianificazione.
  • Nella finestra di dialogo, seleziona un'opzione per la riunione.
  • Fai clic sul menu a discesa " Aggiungi collegamento alla videoconferenza " e seleziona Zoom.

3. Se stai modificando un link esistente:

• • Passa con il mouse sulla pagina di pianificazione a cui desideri aggiungere una videoconferenza Zoom e fai clic su "Modifica".
  • Nella scheda Panoramica, clicca sul menu a tendina " Aggiungi link alla videoconferenza " e seleziona Zoom.

Quando un potenziale cliente prenota una riunione con te, un link alla videoconferenza Zoom verrà automaticamente aggiunto all'invito del calendario. I link alle riunioni verranno creati nella lingua predefinita impostata nel tuo account.

Aggiungi Zoom quando pianifichi una riunione nel CRM

1. Accedi ai tuoi record:

• • Contatti: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Contatti. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Contatti.
  • Aziende: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Aziende. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Aziende.
  • Opportunità: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Trattative. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Trattative.
  • Ticket: Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a CRM > Ticket. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a CRM > Ticket.

2. Fai clic sul nome del record.
3. Nel pannello di sinistra, clicca su " meetings Meeting".
4. Nella finestra di dialogo, configura la tua riunione.
5. Fai clic sul menu a discesa "Luogo " e seleziona " Zoom".

Gestisci le impostazioni individuali della riunione su Zoom

Per gestire le impostazioni della riunione e la sincronizzazione dei dati:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fare clic su Zoom.
3. Fai clic sulla scheda Impostazioni.
4. Nella scheda Le mie impostazioni , nella sezione Riunioni :

• • Scegli se le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni Zoom devono essere sincronizzate da Zoom a HubSpot. Se l’impostazione è attivata, verranno sincronizzate le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni attuali e future.
    
  • Puoi anche effettuare una ricerca in base all’ID della riunione Zoom per sincronizzare manualmente i dati delle riunioni Zoom passate, incluse registrazioni, trascrizioni e dettagli dei partecipanti.
    Puoi trovare l’ID della riunione in Zoom. I partecipanti alle riunioni Zoom passate verranno creati come contatti in HubSpot.
    

Nota: se questa sezione è disattivata, significa che l’amministratore del tuo account ha scelto di non sincronizzare i dati delle riunioni Zoom nelle impostazioni globali dell’app

Escludi la creazione di contatti in HubSpot

Se utilizzi Zoom con i membri della tua organizzazione e desideri impedire che i membri del tuo team vengano aggiunti come nuovi contatti in HubSpot, aggiungi l'indirizzo e-mail della tua azienda nella sezione " Esclusioni contatti " delle impostazioni di integrazione di Zoom:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic sull'icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale. Nel menu della barra laterale sinistra, vai a Integrazioni > App connesse.
2. Fai clic su Zoom.
3. Fai clic sulla scheda "Impostazioni ", quindi sulla scheda " Impostazioni globali ".
4. Nella sezione " Esclusioni contatti ", inserisci l'indirizzo e-mail o il dominio e-mail che utilizzi per la tua organizzazione.