Utilisez l'intégration de HubSpot avec Zoom

Avec l'intégration Zoom, vous pouvez ajouter des liens de visioconférence aux réunions planifiées dans HubSpot ajouter facilement des participants à votre webinaire Zoom à l'aide d'un workflow.

Prérequis d'intégration

• Vous devez être un super administrateur dans HubSpot.
• Vous devez disposer d'autorisations d'administrateur dans le compte Zoom.
• Vous ne pouvez pas connecter plusieurs comptes Zoom à HubSpot. Toutefois, plusieurs utilisateurs d'un même compte Zoom peuvent utiliser l'intégration une fois le compte connecté.
• Assurez-vous que votre compte Zoom répond aux conditions énoncées par Zoom. 

Remarque : Il est déconseillé de connecter votre compte Zoom à plusieurs comptes HubSpot si des informations sensibles ou privées ne doivent pas être accessibles pour tous les portails connectés. 

Installer l'intégration Zoom

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Visitez le marketplace des applications.  
• Recherchez l'intégration Zoom, puis survolez-la et cliquez sur Afficher l'intégration. 
• Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Se connecter à Zoom.
• Saisissez les identifiants de connexion Zoom, puis cliquez sur Se connecter.
• Vous serez invité à autoriser Zoom pour HubSpot à accéder à votre compte Zoom. Cliquez sur Autoriser.
• Vous serez redirigé vers HubSpot, où vous verrez Zoom dans Applications connectées. Cliquez sur Zoom pour consulter les autorisations d'intégration, configurer les nouvelles exclusions du contact ou lier un compte utilisateur Zoom.

• Une fois l'intégration installée, si un contact s'inscrit ou participe à un webinaire Zoom, il sera créé en tant que contact dans le compte HubSpot connecté. Si un contact existe déjà dans HubSpot, il ne sera pas créé mais sa fiche d'informations sera mise à jour. 

Remarque : L'intégration de HubSpot avec Zoom ne synchronise que trois champs obligatoires pour les fiches d'informations de contact : Prénom, Nom et Adresse e-mail.

Configurer les paramètres Zoom

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Dans votre liste des applications connectées, cliquez sur l'application Zoom.
• Dans l'onglet Webinaires, configurez vos paramètres de synchronisation pour vos webinaires Zoom. Utilisez le menu déroulant Choisissez un utilisateur de Zoom pour voir ses webinaires pour sélectionner un utilisateur Zoom. Sélectionner la case à cocher Synchronisation ? à côté de votre webinaire pour synchroniser vos données avec HubSpot.

• Pour synchroniser manuellement un webinaire, passez le curseur de la souris sur le nom du webinaire. Dans la colonne Date prévue, cliquez sur Resynchroniser toutes les données.
• Accédez à l'onglet Paramètres pour configurer les exclusions de contact. Cliquez pour activer l'option Exclusions de contact. Les contacts associés à l'adresse e-mail ou au domaine indiqué ici ne seront pas créés dans HubSpot. 

Remarque : Zoom rencontre actuellement des problèmes de synchronisation du webinaire. Ce problème provenant de Zoom, HubSpot ne peut pas le corriger. Jusqu'à ce que Zoom résolve le problème, vous pouvez synchroniser manuellement les webinaires si vos webinaires ne s'affichent pas automatiquement.

Ajouter un lien Zoom à vos liens de réunions

Vous pouvez ajouter un lien de vidéoconférence Zoom à vos liens de prise de rendez-vous pour créer automatiquement une réunion Zoom lorsque les prospects réservent un rendez-vous avec vous. Découvrez-en davantage sur la configuration de l'outil de rendez-vous et la création de liens de prise de rendez-vous.

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
• Passez le curseur de la souris sur le lien de réunions que vous souhaitez ajouter à une vidéoconférence Zoom et cliquez sur Modifier. Ou cliquez sur Créer un lien de réunions. 
• Si vous modifiez un lien existant, sélectionnez Configuration dans le menu latéral de gauche. Si vous créez un nouveau lien de réunion, entrez les détails de la réunion, puis cliquez sur Suivant. 
• Dans la section Configuration , cliquez sur le menu déroulant Ajouter un lien de vidéoconférence et sélectionnez Zoom. 
• Cliquez sur Enregistrer. 

Lorsqu'un prospect planifie une réunion avec vous, un lien vers la vidéoconférence est automatiquement ajouté à l'invitation du calendrier. Si vous utilisez l'intégration bidirectionnelle de Google Agenda avec HubSpot, découvrez-en davantage sur l'ajout d'un lien de vidéoconférence à une réunion planifiée depuis une fiche d'informations dans le CRM.

Remarque : Les webinaires Zoom récurrents ne sont pas pris en charge par cette intégration. 

Afficher les détails de l'inscription et de la participation au webinaire Zoom

Les événements de webinaire Zoom apparaissent également sur la chronologie des contacts, indiquant la date du webinaire, lorsqu'un contact a rejoint et quitté le webinaire, ainsi que le temps de participation du contact. 

Remarque : Les participants doivent utiliser leur adresse e-mail principale. Les inscriptions aux webinaires effectuées avec l'adresse e-mail secondaire d'un contact ne seront pas validées dans HubSpot ou ajoutées à la chronologie d'un contact. 

Segmenter les contacts en fonction de la participation aux webinaires Zoom

Une fois que vous avez connecté votre compte Zoom, vous pouvez synchroniser les informations d'inscription et de participation du webinaire de Zoom à HubSpot et utiliser les informations pour segmenter vos contacts. Vous pouvez segmenter les propriétés de contact suivantes, qui seront automatiquement mises à jour lorsque les contacts s'inscriront et participeront aux webinaires Zoom :

• Durée moyenne de participation au webinaire Zoom : le pourcentage moyen pour chaque webinaire auquel le contact participe. Par exemple, une valeur de 100 % pour cette propriété signifie que le contact reste pendant toute la durée de chaque webinaire.
• Dernier webinaire Zoom enregistré : URL du webinaire auquel le contact s'est inscrit récemment. Cette section est uniquement renseignée si le contact a été ajouté en tant qu'inscrit au webinaire Zoom à l'aide d'un workflow HubSpot ou via une inscription manuelle.
• Nombre total d'inscriptions aux webinaires Zoom : nombre total de webinaires auxquels le contact s'est inscrit.
• Nombre total de participations aux webinaires Zoom : nombre total de webinaires auxquels le contact a participé.

Vous pouvez également segmenter votre liste en fonction des attributs d'un événement Zoom spécifique, en utilisant l'un des filtres suivants :

• Zoom : Événement d'enregistrement : si vous enregistrez l'un de vos événements Zoom, vous pouvez choisir ce filtre, puis affiner selon Thème de l'événement, Heure de début de l'événement ou URL d'enregistrement.
• Zoom : Événement de participation au webinaire : pour filtrer selon la participation, choisissez ce filtre pour segmenter votre liste en fonction de Durée de participation, Pourcentage de durée de participation, Identifiant du webinaire ou Nom du webinaire. 
• Zoom : Événement d'inscription au webinaire : pour filtrer en fonction de l'inscription, choisissez ce filtre pour segmenter votre liste en fonction de ID du webinaire ou Nom du webinaire. 

Par exemple, pour créer une liste de contacts ayant assisté à un événement spécifique, vous pouvez sélectionner ID du webinaire, puis saisir l'ID de la réunion, sans tiret.

Exclure la création de nouveaux contacts de la part des participants aux réunions de votre organisation

Si vous utilisez Zoom avec des membres de votre propre organisation et que vous souhaitez exclure les membres de votre équipe de la création de nouveaux contacts, vous pouvez ajouter votre adresse e-mail professionnelle à vos paramètres d'intégration Zoom :

• Depuis votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Marketplace marketplace dans la barre de navigation principale. Sous Gérer, sélectionnez Applications connectées.
• Dans Applications connectées, cliquez sur Zoom.
• Dans l'onglet Paramètres, saisissez l'adresse e-mail que vous utilisez pour votre organisation. Une fois que vous avez saisi une adresse e-mail valide, le bouton à côté de votre adresse e-mail sera automatiquement activé.

Ajouter des participants à un webinaire Zoom à l'aide des workflows (Pro et Entreprise uniquement)

Remarque : L'intégration de HubSpot avec Zoom n'accepte que trois champs obligatoires dans le lien d'enregistrement Zoom : Prénom, Nom et Adresse e-mail. Si le lien d'enregistrement exige d'autres champs, l'action de workflow d'enregistrement échouera.

Ajoutez vos contacts de HubSpot à votre webinaire Zoom en utilisant une action de workflow :

• Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
• Créer un nouveau workflow ou passez le curseur sur un workflow existant et cliquez sur Modifier.  
• Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur l'icône (+) Plus pour ajouter une nouvelle action. 
• Dans le panneau de droite, sélectionnez Ajouter un contact au webinaire Zoom. 
• Entrez votre ID de webinaire, puis cliquez sur Enregistrer. 

Remarque : Vous devez saisir un ID de webinaire Zoom et non un ID de rendez-vous Zoom pour ajouter des contacts correctement.

• Ajoutez des actions de workflow supplémentaires.
• Cliquez sur Revoir, puis sur Activer pour activer votre workflow et ajouter des contacts à votre webinaire. 

Lorsqu'un contact est ajouté à un webinaire, la propriété de contact Dernier webinaire Zoom enregistré sera mise à jour avec un lien de connexion pour ce webinaire.

Remarque : Si vous recevez un message d'erreur Inscription requise, vous devrez mettre à jour votre webinaire dans votre compte Zoom pour exiger une inscription. 

Vous pouvez utiliser cette propriété en tant que jeton de personnalisation dans vos e-mails ou segmenter les contacts dans une liste par ID de webinaire.

Par exemple, vous pouvez créer une liste en utilisant les critères « La propriété de contact Lien de connexion au webinaire Zoom contient [ID de webinaire] » et créer une liste de tous vos participants à ce webinaire particulier. 

Remarque : La propriété Dernier webinaire Zoom enregistré contient toujours la valeur du webinaire le plus récemment enregistré. 

Afficher les enregistrements cloud de Zoom sur la chronologie de votre fiche d'informations 

Si vous utilisez des enregistrements cloud pour les rendez-vous ou les webinaires dans Zoom, vous pouvez afficher vos enregistrements dans la chronologie des fiches d'informations associées. La protection par mot de passe proposée par Zoom peut être utilisée pour sécuriser vos enregistrements Zoom. La synchronisation créera de nouveaux contacts dans votre compte HubSpot qui ont consulté l'enregistrement.