Workflows

Choisir les actions de votre workflow

Dernière mise à jour: octobre 19, 2020

Disponible avec :

Hub Marketing Professional, Enterprise
Hub Sales Professional, Enterprise
Hub Services Professional, Enterprise

Après avoir créé un workflow basé sur les contacts et paramétré les critères d'inscription, choisissez les actions de votre workflow. Les actions sont des fonctions que le workflow exécutera pour les fiches d'informations inscrites.

Ajouter des actions à votre workflow

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
  • Cliquez sur le nom de votre workflow.
  • Cliquez sur l'icône +.

  • Dans le panneau de droite, sélectionnez l'action à ajouter à votre workflow et définissez les détails de l'action.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Vous trouverez ci-dessous toutes les actions de workflow disponibles, séparées par type.

Workflow

Les actions sous Workflow permettent de gérer les contacts inscrits qui parcourent le workflow.

Retardez d'une certaine durée

Définissez un délai entre l'action précédente et la suivante. Les fiches d'informations inscrites seront mises en attente jusqu'à atteindre l'heure spécifiée dans le délai, avant de passer à l'action suivante.

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Définissez le délai en joursen heures, et/ou en minutes. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de ce type de délai.

Remarque : Si vous disposez d'un workflow basé sur les contacts défini sur Centrer sur une date ou Centrer sur une propriété de date, les délais sont calculés par rapport à la date ou à la propriété de date sélectionnée. Découvrez comment planifier les actions dans un workflow basé sur les contacts pour exécuter une date et une heure spécifiques.

Retardez à un jour ou une heure

Vous pouvez utiliser l'action de workflow Repousser jusqu'à un jour ou une heure pour suspendre votre workflow jusqu'à un jour de la semaine et/ou une heure de la journée. 

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Par exemple, si vous utilisez un workflow pour envoyer une série d'e-mails promotionnels, vous souhaitez peut-être que certains e-mails ne soient envoyés que le mardi. Vous pouvez utiliser une action Retardez à un jour ou une heure juste avant l'action d'envoi de l'e-mail pour mettre en pause les contacts retardés jusqu'au mardi à 11 h 00. 

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Découvrez-en davantage sur l'utilisation de ce type de délai.

Repousser jusqu'à l'événement

Utilisez l'action Repousser jusqu'à l'événement pour suspendre les fiches d'informations jusqu'à ce qu'un événement spécifique se produise. Par exemple, repoussez un contact jusqu'à ce qu'il visite une page ou remplisse un formulaire. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de ce type de délai.

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Ajouter une branche si/alors

Redirigez les fiches d'informations directes inscrites vers un chemin en fonction de conditions définies. Découvrez-en davantage sur l'utilisation de la logique de branchement dans les workflows.

Dans cet exemple, si la fiche d'informations d'une entreprise possède la valeur Comptabilité au niveau de sa propriété Secteur d'activité, elle passera par le chemin OUI. Si ce n'est pas le cas, le chemin choisi sera NON.

Autre action Aller à

Connectez des branches si/alors à l'action Autre action Aller à. Cette action peut contribuer à simplifier le processus de création de workflows en développant des branches si/alors.

Vous ne pouvez ajouter des actions Autre action Aller à que dans des branches si/alors et vous ne pouvez sélectionner des actions que dans d'autres branches si/alors. Cela évite les boucles de workflow. Les actions qui ne sont pas disponibles seront grisées.

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Découvrez-en davantage sur l'action Autre action Aller à.

Inscrire à un autre workflow

Inscrivez la fiche d'informations du workflow actuel dans un autre workflow actif.

Remarque : Vous pouvez inscrire une fiche d'informations uniquement dans un workflow du même type (p. ex., les transactions ne peuvent être inscrites que dans un workflow basé sur les transactions).

Si la fiche d'informations est déjà inscrite dans le workflow sélectionné, elle ne sera pas inscrite de nouveau. Une erreur s'affichera à la place dans l'historique de votre workflow. La fiche d'informations passera ensuite à l'étape suivante du workflow. 

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Déclencher un webhook

Remarque : Cette action est uniquement disponible pour les comptes Hub Marketing Entreprise, Hub Sales Entreprise et Hub Services Entreprise.

Déclenchez un webhook vers une application externe. Cela permet à votre workflow de communiquer avec cette application externe. Par exemple, les webhooks peuvent envoyer les informations d'une entreprise HubSpot (formaté en JSON) vers un CRM externe. Découvrez-en davantage sur le déclenchement des webhooks.

Communication interne

Automatisez vos communications internes pour maintenir votre équipe informée.

Envoyer un e-mail interne

Envoyez un e-mail interne à un utilisateur, une équipe ou un propriétaire spécifique. Ce type de notification par e-mail présente le même formatage que d'autres notifications HubSpot. Vous pouvez définir le texte uniquement et utiliser des jetons en fonction du type de workflow (p. ex., les workflows basés sur les contacts peuvent utiliser des jetons de contact). Un e-mail interne peut être utile pour :

  • informer un commercial lorsque l'un de ses leads remplit un formulaire ;
  • informer un responsable commercial lorsqu'un lead qu'il ne possède pas remplit un formulaire de démonstration ;
  • informer un membre du service client lorsqu'un contact consulte une page d'aide spécifique.
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Dans les workflows basés sur les contacts, cette action diffère de l'action Envoyer un e-mail marketing interne, car vous ne pouvez pas sélectionner d'e-mails automatisés existants.

Envoyer un SMS interne

Envoyez un texto à un utilisateur HubSpot ou à un numéro spécifié pour une fiche d'informations inscrite.

Remarque : L'action Envoyer un SMS interne est limitée à 1 000 SMS par mois par compte. Cette limite se réinitialise au début de chaque mois.

HubSpot utilise le service tiers Twilio pour envoyer des SMS via cette action. Lorsque le message est initialement envoyé, l'événement de workflow sera considéré comme l'Action initiée dans l'historique du workflow. La fiche d'informations sera alors mise en attente jusqu'à ce que l'envoi du texte réussisse ou échoue. Un événement d'action réussi présentera le statut Notification par SMS envoyée. En cas d'échec, l'événement d'action présentera le statut Envoi impossible, car une erreur fatale s'est produite.

Dans certains cas, la mise à jour du statut de l'événement peut prendre jusqu'à 72 heures. Si le texto ne s'envoie pas au bout de 72 heures, la fiche d'informations passera à l'action suivante. 

Envoyer une notification dans l'application

Envoyez une notification dans l'application à des équipes ou utilisateurs spécifiques. La notification apparaîtra dans le centre de notification HubSpot et sera envoyée à l'application HubSpot en tant que notification. Dans un workflow basé sur les contacts, cette action est appelée Envoyer une notification.

 

Communication externe

Ces actions permettent d'alerter les contacts associés à la fiche d'informations inscrite.

Envoyer un e-mail

Remarque : Cette action est uniquement disponible pour les comptes Hub Marketing Pro et Entreprise. Lorsque vous déclenchez un e-mail, jusqu'à 100 fiches d'informations associées recevront l'e-mail. Par exemple, si vous disposez de plus de 100 contacts associés à une entreprise, un workflow d'entreprise soumis à une action d'envoi d'e-mail enverra un e-mail à seulement 100 de ces contacts.

Envoyer un e-mail marketing automatisé aux contacts associés à la fiche d'informations inscrite. Vous pouvez sélectionner un e-mail marketing existant, ou créer un e-mail automatisé en cliquant sur + Créer un nouvel e-mail.

Les utilisateurs Hub Services Pro et Entreprise peuvent utiliser cette action pour envoyer des e-mails automatisés lors de la réception ou de la fermeture d'un ticket. Découvrez comment envoyer un e-mail lors de la réception ou de la fermeture d'un ticket.

Intégrations

Les Actions dans Intégrations permettent d'interagir avec les applications externes qui sont intégrées avec HubSpot. HubSpot prend en charge certaines actions d'intégration telles que l'envoi d'une notification Slack, mais il permet également aux partenaires d'intégration de créer d'autres actions d'extension utilisables dans l'outil Workflows qui interagissent avec leur application.

Pour afficher et utiliser ces actions :

  • Une intégration entre l'application externe et HubSpot doit être créée.
  • Le compte HubSpot doit être intégré à l'application externe.
  • Ces actions d'extension doivent être créées.

Lorsque ces actions sont mises au point et prises en charge par le partenaire de l'intégration, découvrez-en davantage sur ces actions via leur documentation.

Envoyer une notification Slack

Envoyez une notification Slack à votre espace de travail Slack intégré lorsqu'une fiche d'informations déclenche l'action. Cette action est prise en charge par HubSpot. Découvrez-en davantage sur l'envoi de notifications Slack via des workflows.

Créer un canal Slack via des workflows d'entreprise et de transaction

Lorsque vous ajoutez une action, sélectionnez Créer un canal Slack. Saisissez le nom du canal. Pour insérer un jeton de personnalisation dans le nom du canal, cliquez sur Jetons de personnalisation contact, puis sur le menu déroulant Ajouter un jeton d'/de [objet] et sélectionnez un jeton. Saisissez une Valeur par défaut et cliquez sur Insérer.

Remarque : Les noms de canal ne doivent pas excéder 80 caractères et ne peuvent contenir que des lettres minuscules, des chiffres, des traits d'union et des traits de soulignement.

Pour modifier la visibilité du canal, cliquez sur le menu déroulant Visibilité du canal et sélectionnez la visibilité du canal. Cliquez sur Enregistrer.
Remarque :
  • La fiche d'informations que vous inscrivez dans le workflow doit avoir un propriétaire défini. Si une fiche d'informations d'entreprise ou de transaction n'a aucun propriétaire défini, le canal ne sera pas créé.
  • Tous les canaux sont créés au nom de l'utilisateur qui a installé l'intégration Slack. Si l'utilisateur est supprimé de Slack, HubSpot ne pourra plus créer des canaux. 
  • Par défaut, l'utilisateur qui a installé l'intégration Slack sera invité dans le canal.

Créer une tâche Asana

Lorsque vous ajoutez une action, cliquez sur l'onglet Connecter une application pour accéder à l'action Créer une tâche Asana. Découvrez-en davantage sur la création de tâches Asana par le biais de workflows.

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Attribution

Pivoter [objet] vers le propriétaire

Attribuez les fiches d'informations inscrites de manière égale à des utilisateurs d'une équipe donnée ou entre des utilisateurs spécifiques. Cette action est compatible uniquement avec les utilisateurs payants. Pour réattribuer des fiches d'informations ayant déjà des propriétaires définis, cochez la case Remplacer si [objet] possède un propriétaire existant.

Si vous choisissez d'effectuer une rotation au sein de l'équipe, seuls les membres principaux de l'équipe seront pris en compte par le workflow. Les fiches d'informations ne seront pas basculées vers d'autres membres de l'équipe.

Si vous ajoutez ou supprimez des propriétaires de l'action après que votre workflow a été activé, les nombres d'attributions de cette action seront réinitialisés et les attributions aléatoires recommenceront. Les fiches d'informations récemment inscrites seront basculées uniformément vers tous les propriétaires ou membres de l'équipe sélectionnés, indépendamment du nombre d'attribution de rotation pour les fiches d'informations inscrites précédemment.

Remarque : Si la propriété Propriétaire HubSpot se synchronise avec Salesforce, il est possible que l'action ne produise pas le résultat attendu. Salesforce peut essayer de mettre à jour HubSpot avec le propriétaire précédent même après que HubSpot a effacé la propriété.

Créer

Ces actions, lorsqu'elles sont activées, créeront une nouvelle fiche d'informations et l'associeront à la fiche d'informations inscrite. Vous pouvez sélectionner les associations de fiches d'informations lors de la configuration de l'action.

Créer une transaction

Remarque : Cette action est uniquement disponible pour les comptes Hub Sales Pro et Entreprise.

Créez une nouvelle transaction lors du déclenchement par une fiche d'informations inscrite. Découvrez-en davantage sur la création de transactions avec des workflows.

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Créer un ticket

Remarque : Cette action est uniquement disponible pour les comptes Hub Services Pro et Entreprise.

Créez un nouveau ticket lors du déclenchement par une fiche d'informations inscrite.

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Créer une tâche

Créer une nouvelle tâche lors du déclenchement par une fiche d'informations inscrite.

Gestion de propriété

Ces actions mettent à jour les propriétés de la fiche d'informations inscrite. Vous pouvez utiliser les actions de gestion des propriétés de fiche d'informations qui sont disponibles selon votre abonnement :

  • Les propriétés de contact et d'entreprise peuvent être gérées à travers tous les produits et abonnements.
  • Les propriétés de transaction peuvent être gérées uniquement par les comptes Hub Sales Pro et Entreprise.
  • Les propriétés de devis peuvent être gérées uniquement par les comptes Hub Sales Entreprise.
  • Les propriétés de ticket peuvent être gérées uniquement par les comptes Hub Services Pro et Entreprise.

Définir une valeur de propriété

Définissez une valeur de propriété dans la fiche d'informations ou dans un type de propriété spécifique. Par exemple, vous pouvez choisir de mettre à jour les contacts associés à la fiche d'informations de la transaction inscrite.

Lorsque vous définissez une valeur de propriété pour une fiche d'informations d'un type différent de celui du workflow, l'action met à jour toutes les fiches d'informations associées de ce type. Par exemple, si vous définissez une propriété de transaction dans un workflow basé sur les contacts, toutes les transactions associées de ces contacts seront mises à jour.

Lorsque vous définissez une propriété de plusieurs cases à cocher, vous pouvez choisir d'Ajouter à la/les valeur(s) actuelle(s) ou de Remplacer la/les valeur(s) actuelle(s) :

  • Ajouter à la/les valeur(s) actuelle(s) : ajoute les valeurs sélectionnées à l'une des valeurs existantes de la fiche d'informations. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que vos fiches d'informations conservent les valeurs actuellement dans la propriété.
  • Remplacer la/les valeur(s) actuelle(s) : attribue à la propriété les valeurs sélectionnées pour chaque fiche d'informations. Sélectionnez cette option si vous souhaitez remplacer les valeurs existantes d'une fiche d'informations dans la propriété.

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Copier une valeur de propriété

Copiez une valeur de propriété de la fiche d'informations inscrite vers une autre propriété de la même fiche d'informations ou une propriété d'un autre type d'objet. Par exemple, vous pouvez copier la valeur d'un numéro de téléphone d'une entreprise inscrite pour une propriété de texte sur une ligne personnalisée dans toutes les transactions associées. Découvrez-en davantage sur les propriétés sources et cibles compatibles avec la copie de valeurs de propriété.

Lorsque la propriété cible présente un type d'objet différent du type de workflow, elle copie la propriété vers toutes les fiches d'informations associées de ce type. Par exemple, si vous copiez une propriété d'entreprise vers une propriété de transaction d'un workflow basé sur les entreprises, toutes les transactions associées à une entreprise seront mises à jour.

Lorsque vous copiez deux propriétés de plusieurs cases à cocher, vous pouvez choisir d'Ajouter à la/les valeur(s) actuelle(s) ou de Remplacer la/les valeur(s) actuelle(s) :

  • Ajouter à la/les valeur(s) actuelle(s) : ajoute les valeurs sélectionnées à l'une des valeurs existantes de la fiche d'informations. Sélectionnez cette option si vous souhaitez que vos fiches d'informations conservent les valeurs actuellement dans la propriété.
  • Remplacer la/les valeur(s) actuelle(s) : attribue à la propriété les valeurs sélectionnées pour chaque fiche d'informations. Sélectionnez cette option si vous souhaitez remplacer les valeurs existantes d'une fiche d'informations dans la propriété.

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Effacer une valeur de propriété

Effacez une valeur dans une propriété. Il peut s'agir d'une propriété de la fiche d'informations inscrite, ou une propriété d'un autre type d'objet. Par exemple, vous pouvez effacer la valeur dans la propriété Statut des leads dans tous les contacts associés à une transaction inscrite.

Lorsque vous effacez une propriété présentant un type différent de celui du workflow, l'action efface la propriété pour toutes les fiches d'informations associées de ce type. Par exemple, si vous effacez une propriété de transaction dans un workflow basé sur les contacts, le workflow effacera cette propriété pour toutes les transactions associées.

Augmenter ou diminuer la valeur d'une propriété

Augmentez ou diminuez une valeur dans une propriété de type Nombre de la fiche d'informations inscrite. Par exemple, vous pouvez augmenter la valeur d'une propriété de nombre personnalisée, les Commandes achetées, pour chaque entreprise inscrite.

 

Autres actions disponibles dans les workflows basés sur les contacts

Ces actions sont spécifiques aux workflows basés sur les contacts et ne sont pas disponibles dans les workflows basés sur des entreprises, des transactions, des tickets ou des devis.

Ajouter à la liste statique

Ajoutez le contact inscrit à une liste statique spécifique.

Remarque : Cette action est uniquement disponible pour les comptes Hub Marketing Pro et Entreprise.

 

Supprimer de la liste statique

Supprimez le contact inscrit d'une liste statique spécifique.

Remarque : Cette action est uniquement disponible pour les comptes Hub Marketing Pro et Entreprise.

Ajouter à l'audience publicitaire

Ajoutez des contacts à une audience publicitaire nouvelle ou existante. Lorsque vous sélectionnez une audience existante, vous pouvez choisir uniquement une audience créée dans l'outil Workflows.

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Supprimer de l'audience publicitaire

Supprimez des contacts d'une audience publicitaire. Vous pouvez choisir uniquement des audiences créées dans l'outil Workflows.

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Gérer le statut de l'abonnement

Personnalisez le statut d'abonnement du contact inscrit. Vous pouvez sélectionner le nouveau statut d'inscription à un type d'abonnement spécifique, la base juridique pour communiquer avec le contact et l'explication de ce consentement de communication.

 

Envoyer un e-mail marketing interne

Envoyez un e-mail automatisé à des adresses e-mail spécifiques ou à une propriété de contact qui stocke une adresse e-mail, y compris les éventuelles propriétés personnalisées. Cette action diffère de l'action Envoyer un e-mail interne car vous pouvez sélectionner des e-mails automatisés existants.

 

Définir une tâche Salesforce

Définissez une tâche Salesforce personnalisée pour le contact inscrit. Le propriétaire du contact ou l'utilisateur de l'intégration recevra une tâche dans Salesforce lorsqu'un contact lui sera attribué et sera inscrit dans le workflow.

 

Définir une campagne Salesforce

Définissez une campagne Salesforce pour le contact inscrit.