Datensätze mit Workflows erstellen

Verwenden Sie einen Workflow, um das Erstellen eines neuen Datensatzes in HubSpot zu automatisieren und die Verwaltungsprozesse für Sie und Ihr Team zu reduzieren. Mit der Aktion Datensatz erstellen können Sie Datensätze für die folgenden Objekttypen erstellen:

• Kontakte
• Unternehmen
• Deals
• Tickets (nur Service Hub Professional und Enterprise)
• Leads (nur Sales Hub Professional und Enterprise ) 
• Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)

Bevor Sie loslegen

Beim Erstellen von Datensätzen mit Workflows sollten Sie Folgendes beachten:

• Wenn Sie Datensätze desselben Typs wie der Workflow erstellen, achten Sie darauf, dass der neu erstellte Datensatz nicht den Aufnahme-Triggern für den Workflow entspricht. Andernfalls könnten Sie eine unendliche Schleife erzeugen, in der neu erstellte Datensätze endlos neue Datensätze erzeugen.
• Um Kontaktdatensätze mit einem Workflow zu erstellen, ist eine E-Mail-Adresse ist erforderlich. Es wird empfohlen, ein Personalisierungstoken zu verwenden, um einen Wert aus dem aufgenommenen Datensatz einzufügen. Wenn Sie z. B. ein Empfehlungsformular auf Ihrer Website haben, können Sie den Wert der Eigenschaft „Empfehlung“ verwenden, um einen neuen Kontaktdatensatz zu erstellen.
• Um benutzerdefinierte Datensätze mit einem Workflow zu erstellen, muss das benutzerdefinierte Objekt mit dem Objekttyp des Workflows verknüpft sein. Wenn Ihr benutzerdefiniertes Objekt beispielsweise nicht mit dem Kontaktobjekt verknüpft ist, können Sie keine benutzerdefinierten Objekt-Datensätze in kontaktbasierten Workflows erstellen. Erfahren Sie mehr über benutzerdefinierte Objekte.

Datensätze mit einem Workflow erstellen

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Automatisierungen > Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+), um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Klicken Sie im linken Bereich auf CRM, um die Liste zu erweitern. Wählen Sie dann Datensatz erstellen.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Art des zu erstellenden Datensatzes und wählen Sie dann den Objekttyp.
• Die Eigenschaften, die in jeder Datensatz erstellen Aktion angezeigt werden, hängen von dem ausgewählten Objekttyp ab:
  • Deal: die erforderlichen Felder sind Deal-Namen und Deal-Pipeline und Status. Es wird auch empfohlen, die Einstellungen Abschlussdatum und Betragvorzunehmen. Erfahren Sie mehr über Standard Deal-Eigenschaften. 
  • Ticket: die erforderlichen Felder sind Ticket-Name und Ticket-Pipeline und Status. Es wird auch empfohlen, die Quelle des Tickets und Ticket-Beschreibungeinzustellen. Erfahren Sie mehr über die Standard Ticket-Eigenschaften von .
  • Kontakt: das erforderliche Feld ist E-Mail. Es wird auch empfohlen, den Vorname und Nachnamedes Kontakts einzustellen. Erfahren Sie mehr über Standardwerte für Kontakteigenschaften.
  • Unternehmen: das erforderliche Feld ist entweder Unternehmensdomainname oder Unternehmensname. Erfahren Sie mehr über Eigenschaften von Unternehmenseigenschaften.
  • Lead: Es gibt keine Pflichtfelder, wenn Sie die Aktion Datensatz erstellen mit Leads verwenden, aber es wird allgemein empfohlen, die Felder Lead label und Lead Pipeline Stage auszufüllen. 

Bitte beachten Sie: ist es nicht möglich, Personalisierungstoken in Feldern mit Nummern zu verwenden.

• Um die Zuordnung von neu erstellten Datensätzen festzulegen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zuweisen an. Wählen Sie dann eine der folgenden Optionen aus: 
  • zuständiger Mitarbeiter für [Objekt]: Weisen Sie den neuen Datensatz dem bestehenden Zuständigen für den eingeschriebenen Datensatz zu. Standardmäßig werden neue Deal-, Ticket- und Unternehmensdatensätze auf diese Option eingestellt. 
    • Wenn der aufgenommene Datensatz nicht zugewiesen ist, wird der neue Deal-Datensatz niemanden zugewiesen.
    • Um eine benutzerdefinierte Mitarbeitereigenschaft auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Welcher Mitarbeiter?“ und wählen Sie die Mitarbeitereigenschaft aus. 
  • Bestimmter Benutzer: den Datensatz einem bestimmten Benutzer zuweisen. Klicken Sie zum Auswählen des Benutzers auf das Dropdown-Menü „Welcher Mitarbeiter?“ und wählen Sie dann den Benutzer aus.
  • No one: wird der Datensatz niemandem zugewiesen. 
• Standardmäßig werden neue Kontaktdatensätze keinem Benutzer zugewiesen. Wenn Sie einen Kontaktdatensatz zuweisen möchten:
  • Klicken Sie auf Legen Sie eine andere Kontakteigenschaft fest.
  • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eine andere Kontakteigenschaft festlegen und wählen Sie Für Kontakt zuständiger Mitarbeiter.
  • Legen Sie die Kontaktzuweisung im Dropdown-Menü Zuweisen an fest. 

• Um weitere Eigenschaften für Ihre neuen Datensätze festzulegen, klicken Sie auf Eine weitere [Objekt]-Eigenschaft festlegen.
• Um eine Eigenschaft des aktuellen Objekts in eine Eigenschaft Ihres neuen Datensatzes zu kopieren, klicken Sie auf Kopieren einer Eigenschaft in eine [Objekt]-Eigenschaft.

Bitte beachten Sie: die Eigenschaften der Quelle und des Ziels müssen kompatible Feldtypen haben, damit sie kopiert werden können. Inkompatible Eigenschaften werden nicht als Optionen in der Zieleigenschaft in Ihrer Workflow-Aktion angezeigt. Erfahren Sie mehr über kompatible Quellen- und Zieleigenschaften für das Kopieren von Eigenschaftswerten in Workflows.

• Richten Sie Ihre neuen Datensatz-Zuordnungen ein:
  • Standardmäßig werden Datensätze, die durch einen Workflow erstellt werden, mit dem Datensatz verknüpft, der in den Workflow aufgenommen wurde.
  • So kopieren Sie alle Chronik-Aktivitäten aus dem registrierten Datensatz in den neuen Datensatz:
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zeitleistenaktivität vom eingeschriebenen [Objekt] zum [neuen Objekttyp] hinzufügen .
    • Wenn diese Option ausgewählt ist, werden standardmäßig die Aktivitäten der letzten 30 Tage übernommen. Um einen anderen Datumsbereich auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datumsbereich und wählen Sie einen anderen Bereich aus. 
  • Verknüpfen des neuen Datensatzes mit anderen Datensätzen:
    • Klicken Sie auf +Hinzufügen einer weiteren Zuordnung.
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Associate . Wählen Sie dann Ihren Datensatztyp aus. 
    • Um ein Label für eine Zuordnung hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü und übernehmen Sie das Label . Wählen Sie dann ein Zuordnungslabel aus. 
    • Um alle Chronik-Aktivitäten aus dem zugehörigen Datensatz in den neuen Datensatz zu kopieren, wählen Sie die Add new record (Neuen Datensatz hinzufügen) aus. Um einen anderen Datumsbereich auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Datumsbereich und wählen Sie einen anderen Bereich aus. 

• • Wenn Sie einen Deal-Datensatz erstellen, können Sie die neu erstellten Deals mit Artikeln verknüpfen:
    • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü +Hinzufügen eines Artikels, um ein Produkt zuzuordnen, wenn Sie einen Datensatz für einen Deal erstellen.
    • Um einen weiteren Artikel hinzuzufügen, klicken Sie auf +Hinzufügen eines Artikels. Um einen Artikel zu löschen, klicken Sie auf das Symbol Mülleimer rechts neben dem Artikel.
  • Nachdem Sie Ihre Datensatz erstellen Aktion eingerichtet haben, klicken Sie oben auf Speichern als. 

Bitte beachten Sie: Angebote können jeweils nur mit einem Deal verknüpft werden. Durch die Zuordnung eines neuen Deals zu bestehenden Angeboten werden die Angebote aus ihren aktuellen Deals entfernt