Zuletzt aktualisiert am: Juni 28, 2023
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Verwenden Sie einen Workflow, um den Prozess der Erstellung eines neuen Datensatzes in der HubSpot-Software zu automatisieren und Verwaltungsprozesse für Sie und Ihr Team zu reduzieren. Mithilfe der Aktion „Datensatz erstellen“ können Sie Datensätze für die folgenden Objekttypen erstellen:
- Kontakte
- Unternehmen
- Deals
- Benutzerdefinierte Objekte (nur Enterprise)
- Tickets (nur Service Hub Professional und Enterprise)
Bevor Sie loslegen
Beim Erstellen von Datensätzen mit Workflows sollten Sie Folgendes beachten:
- Wenn Datensätze vom gleichen Typ wie der Workflow erstellt werden, stellen Sie sicher, dass der neu erstellte Datensatz nicht die Aufnahme-Trigger für den Workflow erfüllt. Andernfalls können Sie eine Endlosschleife erstellen, in der neu erstellte Datensätze endlos neue Datensätze erstellen.
- Um Kontaktdatensätze mit einem Workflow zu erstellen, ist eine E-Mail-Adresse ist erforderlich. Es wird empfohlen, ein Personalisierungstoken zu verwenden, um einen Wert aus dem aufgenommenen Datensatz einzufügen. Wenn Sie z. B. ein Empfehlungsformular auf Ihrer Website haben, können Sie den Wert der Eigenschaft „Empfehlung“ verwenden, um einen neuen Kontaktdatensatz zu erstellen.
- Um benutzerdefinierte Objektdatensätze mit einem Workflow zu erstellen, muss das benutzerdefinierte Objekt dem Objekttyp des Workflows zugeordnet werden. Wenn Ihr benutzerdefiniertes Objekt beispielsweise nicht mit dem Kontaktobjekt verknüpft ist, können Sie keine benutzerdefinierten Objektdatensätze in kontaktbasierten Workflows erstellen. Erfahren Sie mehr über das Definieren von benutzerdefinierten Objekten.
Datensätze mit einem Workflow erstellen
- Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
- Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
- Klicken Sie auf das Plus-Symbol (+), um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
- Wählen Sie im rechten Bereich „Datensatz erstellen“ aus.
- Wählen Sie im Dropdown-Menü „Typ des zu erstellenden Datensatzes“ den Objekttyp aus.
- Legen Sie alle erforderlichen Felder fest, dies hängt vom Objekttyp ab:
- Deal: Die erforderlichen Felder sind Deal-Name und Deal-Pipeline und -Status.
- Ticket: Die Pflichtfelder sind Ticket-Name und Ticket-Pipeline und -Status.
- Kontakt: Das erforderliche Feld ist E-Mail.
- Unternehmen: Das erforderliche Feld ist entweder Domain-Name des Unternehmens oder Name des Unternehmens.
Bitte beachten: Es ist nicht möglich, Personalisierungstoken in Zahlenfeldern zu verwenden.
- Legen Sie die Zuordnung neu erstellter Datensätze im Dropdown-Menü „Zuweisen an“ fest:
- Bestehender Eigentümer von [Objekt]: Ordnen Sie den neuen Datensatz dem vorhandenen Eigentümer des registrierten Datensatzes zu. Standardmäßig werden neue Deal-, Ticket- und Unternehmensdatensätze auf diese Option festgelegt.
- Wenn der aufgenommene Datensatz nicht zugewiesen ist, wird der neue Deal-Datensatz niemanden zugewiesen.
- Um eine benutzerdefinierte Mitarbeitereigenschaft auszuwählen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Welcher Mitarbeiter?“ und wählen Sie die Mitarbeitereigenschaft aus.
- Bestimmter Benutzer: Weisen Sie den Datensatz einem bestimmten Benutzer zu. Klicken Sie zum Auswählen des Benutzers auf das Dropdown-Menü „Welcher Mitarbeiter?“ und wählen Sie dann den Benutzer aus.
- Niemandem: Der Datensatz-Datensatz wird niemandem zugeordnet.
- Bestehender Eigentümer von [Objekt]: Ordnen Sie den neuen Datensatz dem vorhandenen Eigentümer des registrierten Datensatzes zu. Standardmäßig werden neue Deal-, Ticket- und Unternehmensdatensätze auf diese Option festgelegt.
- Standardmäßig werden keine neuen Kontaktdatensätze einem Benutzer zugeordnet. Wenn Sie einen Kontaktdatensatz zuweisen möchten:
- Klicken Sie auf „Eine andere Kontakteigenschaft festlegen“.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Eine andere Kontakteigenschaft festlegen“ und wählen Sie „Kontakteigentümer“ aus.
- Stellen Sie die Kontaktzuordnung im Dropdown-Menü „Zuweisen an“ ein.
- Um weitere Eigenschaften für Ihre neuen Datensätze festzulegen, klicken Sie auf Weitere [Objekt] -Eigenschaft festlegen.
- Um eine Eigenschaft des aktuellen Objekts in eine Eigenschaft in Ihrem neuen Datensatz zu kopieren, klicken Sie auf „Eigenschaft in eine [object] -Eigenschaft kopieren“.
Hinweis: Die Quell- und Zieleigenschaften müssen kompatible Feldtypen aufweisen, um kopiert werden zu können. Nicht kompatible Eigenschaften werden nicht als Optionen in der Zieleigenschaft in Ihrer Workflow-Aktion angezeigt. Erfahren Sie mehr über kompatible Quell- und Zieleigenschaften beim Kopieren von Eigenschaftswerten in Workflows.
- Richten Sie Ihre neue Datensatz-Verknüpfungen ein:
- Standardmäßig wird ein von einem Workflow erstellter Datensatz dem Datensatz zugeordnet, der in den Workflow aufgenommen wurde.
- Um alle Chronikaktivitäten vom aufgenommenen Datensatz zum neuen Datensatz zu kopieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Chronikaktivitäten vom aufgenommenen [Objekt] zum [Datensatz] hinzufügen“.
- Um den neuen Datensatz mit anderen Datensatztypen zu verknüpfen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben diesen Datensatztypen.
Bitte beachten: Angebote können nur jeweils einem Deal-Datensatz zugeordnet werden. Wenn Sie den neuen Deal-Datensatz mit vorhandenen Angeboten verknüpfen, werden die Angebote aus ihren aktuellen Deal-Datensätzen entfernt.
- Klicken Sie auf „Speichern“.
