Créer des fiches d'informations avec des workflows

Utilisez un workflow pour automatiser le processus de création d'une nouvelle fiche d'informations dans HubSpot et réduire les processus administratifs pour vous et votre équipe. À l'aide de l'action Créer une fiche d'informations, vous pouvez créer des fiches d'informations pour les types d'objets suivants :

• Contacts
• Entreprises
• Transactions
• Tickets (Service Hub Pro et Entreprise uniquement) 
• Leads (Sales Hub Pro et Entreprise uniquement)
• Objets personnalisés (Entreprise uniquement)

Avant de commencer

Lorsque vous créez des fiches d'informations avec des workflows, tenez compte des points suivants :

• Lorsque vous créez des fiches d'informations du même type que le workflow, assurez-vous que la fiche d'informations créée ne répond pas aux déclencheurs d'inscription du workflow. Sinon, vous risquez de créer une boucle infinie où les fiches d'informations créées génèrent sans cesse de nouvelles fiches d'informations.
• Une adresse e-mail est nécessaire pour créer des fiches d'informations de contact avec un workflow. Il est recommandé d'utiliser un jeton de personnalisation pour insérer une valeur à partir de la fiche d'informations inscrite. Par exemple, si vous disposez d'un formulaire de recommandation sur votre site Web, vous pouvez utiliser la valeur de la propriété de recommandation pour créer une nouvelle fiche d'informations de contact.
• Pour créer des fiches d'informations d'objets personnalisés avec un workflow, l'objet personnalisé doit être associé au type d'objet du workflow. Par exemple, si votre objet personnalisé n'est pas associé à l'objet contact, vous ne pouvez pas créer de fiches d'informations d'objets personnalisés dans les workflows basés sur les contacts. En savoir plus sur la définition d'objets personnalisés.

Créer des fiches d'informations à l'aide d'un workflow

• Dans votre compte HubSpot, accédez à Automatisations > Workflows.
• Cliquez sur le nom  d'un Workflow existant, ou créez un nouveau Workflow.
• Cliquez sur l'icône plus (+) pour ajouter une action de workflow.
• Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer CRM. Sélectionnez ensuite Créer un enregistrement.

• Cliquez sur le menu déroulant Type de fiche d'informations à créer, puis sélectionnez le type d'objet .
• Les propriétés affichées dans chaque action Créer un enregistrement dépendent du type d'objet sélectionné :
  • Affaire : les champs obligatoires sont Nom de l'affaire et Pipeline et statut de l'affaire. Il est également recommandé de définir les champs Date de clôture et Montant. En savoir plus sur propriétés de l'accord par défaut. 
  • Ticket : les champs obligatoires sont Nom du ticket et Pipeline et statut du ticket. Il est également recommandé de définir la source du ticket et Description du ticket. En savoir plus sur les propriétés par défaut des tickets .
  • Contact : le champ obligatoire est E-mail. Il est également recommandé de définir le nom du contact Prénom et Nom. En savoir plus sur les propriétés de contact par défaut .
  • Entreprise : le champ obligatoire est soit Nom de domaine de l'entreprise ou Nom de l'entreprise. En savoir plus sur propriétés de l'entreprise par défaut.
  • Lead : Il n'y a pas de champs obligatoires lors de l'utilisation de l'action Create record avec des leads, mais il est généralement recommandé de remplir les champs Lead label et Lead Pipeline Stage. 

Veuillez noter : il n'est pas possible d'utiliser des jetons de personnalisation dans les champs numériques.

• Pour définir l'affectation des enregistrements nouvellement créés, cliquez sur le menu déroulant Assign to. Sélectionnez ensuite l'une des options suivantes : 
  • propriétaire actuel de [Objet]: attribuer la nouvelle fiche d'informations au propriétaire actuel de la fiche d'informations inscrite. Par défaut, les nouveaux enregistrements d'affaires, de tickets et d'entreprises sont définis sur cette option. 
    • Si la fiche d'informations n'est pas attribuée, la nouvelle transaction ne sera attribuée à personne.
    • Pour sélectionner une propriété de propriétaire personnalisée, cliquez sur le menu déroulant Quel propriétaire et sélectionnez la propriété de propriétaire. 
  • Utilisateur spécifique : assigne la fiche d'informations à un utilisateur spécifique. Pour sélectionner l'utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Quel propriétaire, puis sélectionnez l'utilisateur.
  • Personne: la fiche d'informations ne sera attribuée à personne. 
• Par défaut, les nouvelles fiches de contact ne sont attribuées à aucun utilisateur. Si vous souhaitez attribuer une fiche de contact :
  • Cliquez sur Définir une autre propriété de contact.
  • Cliquez sur le menu déroulant Définir une autre propriété de contact et sélectionnez Propriétaire du contact.
  • Définissez l'affectation du contact dans le menu déroulant Assign to . 

• Pour définir des propriétés supplémentaires pour vos nouvelles fiches d'informations, cliquez sur Définir une autre propriété [d'objet].
• Pour copier une propriété de l'objet actuel vers une propriété de votre nouvel enregistrement, cliquez sur Copier une propriété vers une propriété [objet].

Attention : les propriétés source et cible doivent avoir des types de champs compatibles  pour pouvoir être copiées. Les propriétés incompatibles n'apparaîtront pas comme options dans la propriété cible de votre action de Workflow. En savoir plus sur les propriétés source et cible compatibles pour copier les valeurs des propriétés dans les workflows.

• Créez vos nouvelles associations de fiches d'informations :
  • Par défaut, les fiches d'informations créées par un workflow seront associées à la fiche d'informations qui a été inscrite dans le workflow.
  • Pour copier toutes les activités de la ligne du temps de l'enregistrement inscrit dans le nouvel enregistrement :
    • Cochez la case Ajouter une activité chronologique de l'[objet] inscrit au [nouveau type d'objet] .
    • Par défaut, lorsque cette option est sélectionnée, les 30 derniers jours d'activité sont copiés. Pour sélectionner une autre plage de dates, cliquez sur la plage de dates dans le menu déroulant et sélectionnez une autre plage.
  • Pour associer le nouvel enregistrement à d'autres types d'enregistrements :
    • Cliquez sur + Ajouter une autre association.
    • Cliquez sur le menu déroulant Associate . Sélectionnez ensuite votre type d'enregistrement . 
    • Pour ajouter un libellé d'association, cliquez sur le menu déroulant et appliquez le libellé . Sélectionnez ensuite un label de l'association . 
    • Pour copier toutes les activités de la ligne de temps de l'enregistrement associé dans le nouvel enregistrement, sélectionnez l'option Ajouter l'activité de la ligne de temps de l'[objet] au [nouveau type d'objet]. Pour sélectionner une autre plage de dates, cliquez sur la plage de dates dans le menu déroulant et sélectionnez une autre plage.

• • Si vous créez un enregistrement d'affaire, vous pouvez associer les affaires nouvellement créées à des postes :
    • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un article pour associer un produit lorsque vous créez une fiche d'informations de transaction.
    • Pour ajouter une autre ligne d'objet, cliquez sur +Ajouter une ligne d'objet. Pour supprimer une ligne d'objet, cliquez sur l'icône de la corbeille à droite de la ligne d'objet.
  • Après avoir configuré votre action Create record, cliquez en haut sur Save. 

Veuillez noter que les devis ne peuvent être associés qu'à une seule transaction à la fois. L'association d'une nouvelle transaction à des devis existants supprimera les devis de leurs transactions actuelles