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Avertissement : cet article est le résultat de la traduction automatique, l'exactitude et la fidélité de la traduction ne sont donc pas garanties. Pour consulter la version originale de cet article, en anglais, cliquez ici.

Créer des fiches d'informations avec des workflows

Dernière mise à jour: février 23, 2024

Disponible avec le ou les abonnements suivants, sauf mention contraire :

Marketing Hub Pro, Entreprise
Sales Hub Pro, Entreprise
Service Hub Pro, Entreprise
Operations Hub Pro, Entreprise

Utilisez un workflow pour automatiser le processus de création d'une nouvelle fiche d'informations dans HubSpot et réduire les processus administratifs pour vous et votre équipe. À l'aide de l'action Créer une fiche d'informations, vous pouvez créer des fiches d'informations pour les types d'objets suivants :

  • Contacts
  • Entreprises
  • Transactions
  • Objets personnalisés (Entreprise uniquement)
  • Tickets (Service Hub Pro et Entreprise uniquement) 

Avant de commencer

Lorsque vous créez des fiches d'informations avec des workflows, tenez compte des points suivants :

  • Lorsque vous créez des fiches d'informations du même type que le workflow, assurez-vous que la fiche d'informations créée ne répond pas aux déclencheurs d'inscription du workflow. Sinon, vous risquez de créer une boucle infinie où les fiches d'informations créées génèrent sans cesse de nouvelles fiches d'informations.
  • Une adresse e-mail est nécessaire pour créer des fiches d'informations de contact avec un workflow. Il est recommandé d'utiliser un jeton de personnalisation pour insérer une valeur à partir de la fiche d'informations inscrite. Par exemple, si vous disposez d'un formulaire de recommandation sur votre site Web, vous pouvez utiliser la valeur de la propriété de recommandation pour créer une nouvelle fiche d'informations de contact.
  • Pour créer des fiches d'informations d'objets personnalisés avec un workflow, l'objet personnalisé doit être associé au type d'objet du workflow. Par exemple, si votre objet personnalisé n'est pas associé à l'objet contact, vous ne pouvez pas créer de fiches d'informations d'objets personnalisés dans les workflows basés sur les contacts. En savoir plus sur la définition d'objets personnalisés.

Créer des fiches d'informations à l'aide d'un workflow

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
  • Cliquez sur le nom  d'un Workflow existant, ou créez un nouveau Workflow.
  • Cliquez sur l'icône plus (+) pour ajouter une action de workflow.
  • Dans le panneau de gauche, cliquez sur pour développer CRM. Sélectionnez ensuite Créer un enregistrement.
 
 

Veuillez noter : il n'est pas possible d'utiliser des jetons de personnalisation dans les champs numériques.

  • Pour définir l'affectation des enregistrements nouvellement créés, cliquez sur le menu déroulant Assign to. Sélectionnez ensuite l'une des options suivantes : 
    • propriétaire actuel de [Objet]: attribuer la nouvelle fiche d'informations au propriétaire actuel de la fiche d'informations inscrite. Par défaut, les nouveaux enregistrements d'affaires, de tickets et d'entreprises sont définis sur cette option. 
      • Si la fiche d'informations n'est pas attribuée, la nouvelle transaction ne sera attribuée à personne.
      • Pour sélectionner une propriété de propriétaire personnalisée, cliquez sur le menu déroulant Quel propriétaire et sélectionnez la propriété de propriétaire
    • Utilisateur spécifique : assigne la fiche d'informations à un utilisateur spécifique. Pour sélectionner l'utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Quel propriétaire, puis sélectionnez l'utilisateur.
    • Personne: la fiche d'informations ne sera attribuée à personne. 
  • Par défaut, les nouvelles fiches de contact ne sont attribuées à aucun utilisateur. Si vous souhaitez attribuer une fiche de contact :
    • Cliquez sur Définir une autre propriété de contact.
    • Cliquez sur le menu déroulant Définir une autre propriété de contact et sélectionnez Propriétaire du contact.
    • Définissez l'affectation du contact dans le menu déroulant Assign to
  • Pour définir des propriétés supplémentaires pour vos nouvelles fiches d'informations, cliquez sur Définir une autre propriété [d'objet].
  • Pour copier une propriété de l'objet actuel vers une propriété de votre nouvel enregistrement, cliquez sur Copier une propriété vers une propriété [objet].

Attention : les propriétés source et cible doivent avoir des types de champs compatibles  pour pouvoir être copiées. Les propriétés incompatibles n'apparaîtront pas comme options dans la propriété cible de votre action de Workflow. En savoir plus sur les propriétés source et cible compatibles pour copier les valeurs des propriétés dans les workflows.


 

  • Créez vos nouvelles associations de fiches d'informations :
    • Par défaut, les fiches d'informations créées par un workflow seront associées à la fiche d'informations qui a été inscrite dans le workflow.
    • Pour copier toutes les activités de la ligne de temps de l'enregistrement inscrit dans le nouvel enregistrement, sélectionnez l'option Ajouter l'activité de la ligne de temps de l'[objet] inscrit à la transaction.
    • Pour associer la nouvelle fiche d'informations à d'autres types de fiches d'informations, cochez les cases à côté de ces types de fiches d'informations.

Remarque : Les devis ne peuvent être associés qu'à une transaction. L'association de la nouvelle transaction aux devis existants supprimera les devis de leurs transactions actuelles.

  • Si vous créez un enregistrement d'affaire, vous pouvez associer les affaires nouvellement créées à des postes :
    • Cliquez sur le menu déroulant Ajouter un article pour associer un produit lorsque vous créez une fiche d'informations de transaction.
    • Pour ajouter une autre ligne d'objet, cliquez sur +Ajouter une ligne d'objet. Pour supprimer une ligne d'objet, cliquez sur l'icône de la corbeille à droite de la ligne d'objet.
  • Après avoir configuré votre action Create record, cliquez en haut sur Save.
     

 
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