Dernière mise à jour: juin 28, 2023
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Utilisez un workflow pour automatiser le processus de création d'un nouvel enregistrement dans HubSpot et réduire les procédures administratives pour vous et votre équipe. À l'aide de l' action Créer une fiche d'informations, vous pouvez créer des fiches d'informations pour les types d'objets suivants :
- Contacts
- Entreprises
- Transactions
- Objets personnalisés (Entreprise uniquement)
- Tickets (Service Hub Pro et Entreprise uniquement)
Avant de commencer
Lorsque vous créez des fiches d'informations avec des workflows, tenez compte des points suivants :
- Lorsque vous créez des enregistrements du même type que le workflow, assurez-vous que l'enregistrement nouvellement créé ne répond pas aux déclencheurs d'inscription pour le workflow. Sinon, vous pouvez créer une boucle infinie où les enregistrements nouvellement créés créent sans cesse de nouveaux enregistrements.
- Une adresse e-mail est nécessaire pour créer des fiches d'informations de contact avec un workflow. Il est recommandé d'utiliser un jeton de personnalisation pour insérer une valeur à partir de la fiche d'informations inscrite. Par exemple, si vous disposez d'un formulaire de recommandation sur votre site Web, vous pouvez utiliser la valeur de la propriété de recommandation pour créer une nouvelle fiche d'informations de contact.
- Pour créer des enregistrements d'objets personnalisés avec un workflow, l'objet personnalisé doit être associé au type d'objet du workflow. Par exemple, si votre objet personnalisé n'est pas associé à l'objet du contact, vous ne pouvez pas créer d'enregistrements d'objets personnalisés dans des workflows basés sur les contacts. Découvrez-en davantage sur la définition d'objets personnalisés.
Créer des fiches d'informations avec un workflow
- Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
- Cliquez sur le nom d'un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
- Cliquez sur l'icône plus (+) pour ajouter une action de workflow.
- Dans le panneau de droite, sélectionnez Créer une fiche d'informations.
- Cliquez sur le menu déroulant Type de fiche d'informations à créer, puis sélectionnez le type d'objet.
- Définissez tous les champs requis, cela varie selon le type d'objet :
- Transaction : les champs obligatoires sont Nom de transaction et Pipeline et statut de transaction.
- Ticket : les champs obligatoires sont Ticket name et Ticket pipeline et status.
- Contact : le champ obligatoire est E-mail.
- Entreprise : le champ requis est le nom de domaine de l'entreprise ou le nom de l'entreprise.
Remarque : il n'est pas possible d'utiliser des jetons de personnalisation dans les champs numériques.
- Définir l'affectation des enregistrements nouvellement créés dans le
- Propriétaire existant de [objet] : assignez le nouvel enregistrement au propriétaire existant de l'enregistrement. Par défaut, les nouveaux enregistrements de transaction, de ticket et d'entreprise seront définis sur cette option.
- Si la fiche d'informations n'est pas attribuée, la nouvelle transaction ne sera attribuée à personne.
- Pour sélectionner une propriété de propriétaire personnalisée, cliquez sur le menu déroulant Quel propriétaire et sélectionnez la propriété de propriétaire.
- Utilisateur spécifique : attribuez l'enregistrement à un utilisateur spécifique. Pour sélectionner l'utilisateur, cliquez sur le menu déroulant Quel propriétaire, puis sélectionnez l'utilisateur.
- Personne : la fiche ne sera attribuée à personne.
- Propriétaire existant de [objet] : assignez le nouvel enregistrement au propriétaire existant de l'enregistrement. Par défaut, les nouveaux enregistrements de transaction, de ticket et d'entreprise seront définis sur cette option.
- Par défaut, aucun nouvel enregistrement de contact ne sera attribué à aucun utilisateur. Si vous souhaitez attribuer un enregistrement de contact :
- Cliquez sur Définir une autre propriété de contact (Set another contact property).
- Cliquez sur le menu déroulant Définir une autre propriété de contact et sélectionnez Propriétaire du contact.
- Définissez l'affectation du contact dans le menu déroulant Attribuer
- Pour définir des propriétés supplémentaires pour vos nouveaux enregistrements, cliquez sur Définir une autre propriété [d'objet].
- Pour copier une propriété sur l'objet actuel vers une propriété de votre nouvel enregistrement, cliquez sur Copier une propriété dans une propriété [objet].
Remarque : La source et les propriétés cibles doivent avoir des types de champ compatibles pour être copiées. Les propriétés incompatibles n'apparaissent pas comme options dans la propriété cible de cette action de workflow. Découvrez-en davantage sur les propriétés sources et cibles compatibles pour copier les valeurs de propriété dans les workflows.
- Configurez vos nouvelles associations de disques :
- Par défaut, les enregistrements créés par un workflow seront associés à l'enregistrement inscrit dans le workflow.
- Pour copier toute la chronologie des activités de la fiche inscrite dans la nouvelle fiche, sélectionnez Ajouter l'activité de la chronologie de [objet] inscrite dans la transaction.
- Pour associer le nouvel enregistrement à d'autres types d'enregistrements, sélectionnez les cases à cocher à côté de ces types d'enregistrements.
Remarque : Les devis ne peuvent être associés qu'à une transaction. L'association de la nouvelle transaction aux devis existants supprimera les devis de leurs transactions actuelles.
- Cliquez sur Enregistrer.
